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INTRODUCCION

Raven es una herramienta diseada para contribuir a la mejora de la Gerencia


del Conocimiento. Su desarrollo se ha basado en sistemas de informacin
elaborados anteriormente por Lotus. Esta empresa ha concentrado sus
esfuerzos de investigacin en los procesos de conocimiento que se generan al
interior de las organizaciones, los cuales ha estructurado de acuerdo a
parmetros que permitan sistematizarlos, de modo que sea posible
incorporarlos en el desarrollo de sistemas de informacin.

1. PROCESOS DE INFORMACION

Los procesos de informacin se dan en las organizaciones principalmente de


dos formas; espontneamente o con un planeamiento previo. El primer caso,
sucede cuando se producen encuentros imprevistos como la reunin de dos
personas dentro de alguna rea de la empresa y se inician conversaciones
relacionadas a las actividades de la empresa o de sus propios empleos. El
segundo caso es tan comn como el primero pero tiene un corte formal, en
ste se inscriben todas las reuniones oficiales de trabajo.

1.1. Hallar la Informacin

Cmo pueden las compaas sacar el mayor provecho de los procesos de


conocimiento que se generan al interior de sus organizaciones? En su
intento por lograr esto, las empresas han desarrollado sistemas de
informacin que les permitan capturar la informacin que se genera al
interior de las mismas y ponerla a disposicin de sus empleados.

1.2. Hallar a las personas

Tambin es importante identificar a las personas que manejan el


conocimiento dentro de la empresa, empleados que presentan ciertos tipos
de habilidades que pueden ser compartidas con el resto del personal para
mejorar la productividad de los mismos.

1.3. Colaboracin

La colaboracin es el elemento que une las necesidades de informacin


dentro de la organizacin a las necesidades de las personas en un lugar
comn donde se pueda trabajar en equipo. Ello requiere de colaboracin
tanto de las personas como de los sistemas de la empresa, los cuales
deben estar orientados hacia este fin.

2. LA ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO

La administracin del conocimiento involucra encontrar a las personas


adecuadas y reunirlas en un lugar compartido para que puedan hacer uso de la
informacin encontrada o producida por el equipo.
De acuerdo con este fin, Lotus ha creado tres categoras sobre las cuales
estructura sus programas de comunicaciones, estas son:

Personas: Incluyen los colegas, expertos, clientes, socios y amigos.


Lugares: Suponen lugares comunes en los cuales se puedan acceder a
respuestas rpidas, realizar trabajos de equipo como brainstorming y los
procesos de aprendizaje inherentes.
Cosas: Las cosas integran la informacin y los datos que estn a
disposicin de los empleados de la compaa, as como los sistemas de
informacin que administran los datos generados al interior de la
organizacin.

Sobre la base de estas tres categoras Lotus organiza sus paquetes de


informacin, los cuales ha integrado para desarrollar Raven. Estos son:

Notes/Domino: Software de mensajera


Sametime: Aplicacin que permite interactuar en tiempo real
Domino.Doc: Administrador de archivos
QuickPlace: Aplicacin para crear espacios de trabajo en lnea
Domino Extended Search: Buscador de informacin

3. RAVEN

Raven es un elemento clave en la estrategia general de administracin del


conocimiento de Lotus, la cual incluye servicios, metodologas y soluciones
desarrolladas por Lotus e IBM, integradas en las categoras de Personas,
Cosas y Lugares. La arquitectura de Raven se muestra en el grfico siguiente:

Raven contiene un portal que organiza la informacin segn comunidades de


personas (p.e. equipos de trabajo), intereses, tareas o actividad laboral y un
explorador que categoriza los contenidos y a los expertos de la organizacin
dentro de un catlogo de bsqueda.

Por tratarse de una plataforma de administracin del conocimiento, Raven


potencia al mximo la plataforma de mensajera y las herramientas para grupos
(groupware) que ofrece Domino. Raven ayuda a identificar los candidatos
apropiados para un equipo, crea lugares especializados que fomentan la
colaboracin productiva y rene el contenido relevante para un proyecto
determinado. Raven no solamente enva la informacin correcta, a las
personas adecuadas en el momento preciso, sino tambin crea lugares donde
las personas adecuadas, pueden trabajar en el momento adecuado.

3.1. Caractersticas de Raven

Las funciones que realiza Raven proporcionan utilidades especficas al


usuario, cuyos componentes se actualizan constantemente a travs de una
combinacin de procesos automticos y herramientas administrativas.
Seguidamente se presenta un esquema de las caractersticas de Raven:

Clasificar
Clasificar yy archivar
archivar documentos
documentos Generar
Generar un
un catlogo
catlogo de
de
Bsqueda
Bsqueda del contenido yy localizacin
del contenido localizacin contenido
contenido
del
del experto
experto Crear
Crear perfiles
perfiles
Construir
Construir portales
portales Proveer
Proveer acceso
acceso alal usuario
usuario
Generar
Generar afinidades
afinidades yy ponderaciones
ponderaciones Explorar
Explorar aa personas
personas yy
documentos
documentos relevantes
relevantes

Cada una de las funciones del bloque izquierdo del grfico, permiten
generar las utilidades que se definen al otro lado del mismo. Por ejemplo, la
funcin de clasificar y archivar documentos hace posible la generacin del
catlogo de contenido, mediante el cual el usuario puede accesar el tipo de
informacin que requiere. As mismo, la construccin de portales provee al
usuario el entorno adecuado que lo vincula con las utilidades del sistema.

3.2. El Portal de Conocimiento

El Portal de Conocimiento de Raven organiza toda la informacin, las


aplicaciones y los contactos; es el entorno que construye y administra
portales para cada individuo y cada comunidad de usuarios asociada. Los
usuarios pueden crear un portal personal seleccionando entre una lista de
Ventanas de Conocimiento pre configurada. Dichos portales incluyen
mltiples lugares, los cuales pueden ser definidos por el usuario, creados
por un departamento o por las reas de TI de las empresas o quizs
desarrolladas y compartidas por colegas al interior de la organizacin.

Cada portal de un usuario, provee acceso a una lista de otros lugares


autorizados o comunidades, en los cuales los usuarios pueden suscribirse.
Los lugares comunitarios representan una interface ocupacional del usuario,
donde ste pasa parte del tiempo monitoreando el status de la informacin y
participando de la toma de decisiones. Por ejemplo, un "lugar de revisin
del personal" puede incluir una aplicacin para mostrar un reporte de
Recursos Humanos, puestos de trabajo, un manual de polticas y
procedimientos, una lista de empleados bajo revisin y una lista del staff de
RH disponible para ser consultado a cerca de algn tema.
El portal ahorra tiempo valioso para los usuarios finales, al conectarlos con
personas, aplicaciones e informacin necesarios para volver su trabajo ms
productivo.

3.3. La Maquinaria de Exploracin

La Maquinaria de Exploracin o motor de exploracin discurre a travs de


los documentos para inferir el significado, valor y relaciones entre las
personas y el contenido. Sobre la base de lo descubierto por el motor de
exploracin, ste crea un catlogo de contenido y uno de expertos. El
catlogo es una "tabla de contenidos" de toda la informacin escrita al
respecto y todos los expertos al interior de la organizacin. El motor
renueva constantemente el catlogo mediante el rastreo de las
caractersticas del usuario y segn la frecuencia de uso. El resultado es un
sistema que refleja mejor a la organizacin en trminos de dnde estn las
cosas, quines son los expertos, qu es lo importante y cules son los
temas que generan mayor inters e interaccin. El motor de exploracin
tiene dos componentes principales: un localizador de expertos y un catlogo
de contenidos.

3.4. Localizador de Expertos

El Localizador construye y mantiene perfiles en un repositorio que puede


ser consultado directamente por los usuarios para localizar a los expertos
segn sus habilidades, experiencia, algn tipo de proyecto en el que estn
trabajando, educacin, tipo de empleo y muchos otros atributos. Los
perfiles son creados a partir de una serie de variables como datos
demogrficos extrados de algn tipo de directorio, mapas de campo de
aplicaciones especficas como espacios grupales (teamrooms), grupos de
discusin y rastreo de proyectos.

El localizador de expertos tambin utiliza herramientas de medida para


determinar afinidades entre temas y actividades del usuario a fin de inferir
sus intereses y experiencia. Antes de aadir el contenido encontrado al
perfil del individuo, Raven presenta al usuario final una actualizacin del
mismo, el cual debe ser aprobado por dicho usuario antes de que pueda ser
publicado.

3.5. Catlogo de Contenido

El Catlogo de Contenido revisa las fuentes de texto (incluyendo textos a


cerca de personas) para identificar los temas. Analiza el contenido
buscando frecuencias, relacin con otros temas y entre personas y listas de
otras caractersticas. A partir de esta informacin, el Catlogo agrupa
contenidos similares en categoras de bsqueda, llamadas mapas de
contenido, el cual se actualiza constantemente conforme recibe nuevos
contenidos y uso de los datos.

El Catlogo analiza constantemente nuevos contenidos para calcular


patrones de uso y relaciones para determinar el valor y relevancia de las
personas y el contenido entre uno y otro. Al suscribirse a categoras
especficas de su inters, los usuarios pueden configurar sus portales de
conocimiento para que stos les enven informacin relevante a cerca de
noticias, proyectos, personas y la estructura organizacional. Raven utiliza la
Base de Datos Universal DB2 de IBM como soporte tecnolgico para
administrar el Catlogo y el complejo anlisis requerido para realizar la
seleccin entre millones de documentos.

4. RAVEN Y LA GERENCIA DEL CONOCIMIENTO.

Como sabemos la gerencia del conocimiento es la organizacin, direccin y


control de una red de personas en un contexto de cultura organizacional y
apoyada por la Tecnologa de la Informacin, la cual busca la creacin,
renovacin, organizacin, transmisin, uso y proteccin del conocimiento
brindando beneficios tangibles e intangibles o desarrollando ventajas
competitivas para la empresa.

La implantacin de la Gerencia del conocimiento tiene 4 etapas:

Generacin
Codificacin
Distribucin
Uso

Ahora veremos como se relaciona Raven con estas cuatro etapas en la


implantacin de la gerencia del conocimiento.

La generacin se refiere a todo aquel conocimiento que es nuevo para el


individuo o para la organizacin, la creacin del conocimiento puede darse
dentro o fuera de la organizacin. Comienza en la mente de las personas y se
desarrolla gracias a la interaccin de stas al interior de la organizacin y de su
interaccin con fuentes externas. Un elemento importante para que esto se de
es la creacin y manipulacin de espacios compartidos as como el intercambio
de ideas.
Raven permite que todo esto se pueda llevar a cabo, primeramente posibilita
accesar a informacin til para el usuario y el poder conectarse a fuentes
internas y externas a travs del mdulo Domino Extended Search adems de
customizar el portal. Tambin se pueden crear lugares de trabajo virtuales y
compartidos gracias al mdulo Quickplace y Sametime.

La codificacin del conocimiento es la captura y representacin del mismo de


tal manera que pueda ser utilizado por los individuos de la organizacin. La
codificacin no tiene porque alterar la esencia de la informacin, es decir debe
mantener los atributos diferenciales de sta.
Raven presenta la informacin a travs de ventanas, estas ventanas contienen
la informacin respecto al tema buscado por el usuario. Un atributo del software
es que tambin proporciona informacin de los expertos de cada tema buscado
adems de hacer una ponderacin y ordenamiento por importancia de los
temas afines. Esta informacin
La distribucin del conocimiento significa lograr que los miembros de la
organizacin estn enterados y tengan al alcance los conocimientos que tiene
la compaa. Es utilizar los medios de la organizacin para informar a sus
miembros la existencia de informacin acumulada.
Raven cumple esta funcin en forma eficiente debido a que la informacin est
al alcance de las personas que la necesitan dentro de cada una de las reas de
la organizacin. Adems de esto los portales pueden personalizarse de
acuerdo a las necesidades del usuario o rea que demande la informacin.
El uso del conocimiento es darle valor para la organizacin, lo cual genera
ventajas competitivas, reduce costos, mejora la toma de decisiones y ayuda a
encontrar nuevas oportunidades de negocios.
Raven es un software que integra a la organizacin, enlazando y comunicando
a todas las divisiones de sta (nivel interno) y adems permitiendo que est
comunicada con cualquier otra empresa que posea el software.

El obtener informacin acorde a las necesidades de la organizacin y en forma


continua permite gerenciar el conocimiento en forma ptima, debido a la
personalizacin de los requerimientos de informacin y a la actualizacin
constante de la informacin. Es importante resaltar esta ltima caracterstica,
debido a que los constantes cambios en la manera de hacer negocios y en el
desarrollo de nuevas tecnologa demanda la utilizacin de informacin til y
oportuna.

De otro lado, los sistemas expertos son aquellos que estn en capacidad de
autocorregirse y modificarse en funcin a la interaccin con los usuarios. De
esta manera pueden mejorar gracias a la informacin que obtienen producto de
su uso. La semejanza con Raven podra estar en los flujos de informacin que
genera, los cuales son diariamente actualizados. Adems el sistema ordena en
base a ponderaciones la informacin relevante y la correspondiente a los
expertos. Es importante indicar que la llegada de la informacin es constante y
de acuerdo a la personalizacin de cada usuario.