ORGANIZAR LA DOCUMENTACIN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS

LEGALES Y DE LA ORGANIZACIN
GUIA N 1

ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

Instructora:
CLARA INES ANGULO YAEZ

Aprendiz:
JESUS GUILLERMO PACHECO GUTIERREZ

TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

SENA CONVENIO COMFANORTE
2017
ORGANIZAR LA DOCUMENTACIN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS
LEGALES Y DE LA ORGANIZACIN
GUIA N 1

Instructora:
CLARA INES ANGULO YAEZ

Aprendiz:
JESUS GUILLERMO PACHECO GUTIERREZ

TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

SENA CONVENIO COMFANORTE
2017
 ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

Su compromiso y participacin en la normalizacin de procedimientos y procesos

o modernizacin de los mismos en la Unidad de Correspondencia, es clave para
responder a la demanda de informacin por parte de los usuarios.

Para que usted se empodere de su nuevo rol como aprendiz por competencias
laborales y alcance el perfil requerido para el desempeo de un puesto de trabajo,
de acuerdo con su especialidad, es necesario desarrollar las siguientes
indagaciones-:

1. Indague en el acuerdo 060 de 2001, la diferencia entre correspondencia y

comunicaciones oficiales.

DIFERENCIA DE CORRESPONDENCIA Y COMUNICACINES OFICIALES

CORRESPONDENCIA COMUNICACINES OFICIALES

Son las comunicaciones de carcter Los procedimientos para la radicacin
privado, encontramos diferentes clases velaran por la transparencia de la
de documentos: actuacin administrativa:

1. DOCUMENTO ELECTRNICO DE No se puede reservar nmeros de

ARCHIVO: Informacin generada, radicacin ni habr nmeros:
recibida, almacenada y comunicada 1. Repetidos
por medios electrnicos. 2. Enmendados
3. Corregidos
2. DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente
primaria de informacin y tiene La numeracin ser asignada en
caractersticas de autenticidad. orden de recepcin de los
documentos
3. DOCUMENTO PBLICO: Producido
o tramitado por funcionario pblico Cuando el usuario presente
en ejercicio de sus funciones.
 personalmente la correspondencia,
se entregara de inmediato su copia
radicada.
4. RADICACIN DE
COMUNICACIONES OFICIALES: Al inicio de ao se comenzara con

2. Identifique los muebles, equipos y herramientas necesarios para el recibo

de documentos.

MUEBLES EQUIPOS Y HERRAMIENTAS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS

Para la recepcin y despacho de documentos de documentos es necesarios que

la unidad de correspondencia de toda la entidad cuente con implementos
indispensables para llevar a cabo una detenida realizacin de las funciones
correspondientes entre los cuales tenemos:
EQUIPOS

Computador

Impresora

Scanner

Fax

Fotocopiadora

Telfono

Reloj electrnico

ELEMENTOS

Perforadora

Cosedora

Sobres, manila ventanilla

Papelera

Guillotina

Cajonera

Sellos
 Hojas

Tinta para sellos

Tijeras

Tner etc...

MUEBLES

Mesas

Sillas

Casilleros

Estantes

3. Investigue el concepto de: misin, objetivos, funciones y servicios de la

Unidad de Correspondencia.
 MISIN
Satisfacer totalmente las necesidades de logstica y comunicacin integral de
nuestros Clientes, a travs de la excelencia en el servicio, el desarrollo integral de
nuestros Lderes de Accin y el sentido de compromiso con nuestra familia y
nuestro Pas.

VISIN
Queremos que Servientrega sea un modelo de empresa lder en servicios de
logstica y comunicacin, por seguridad, oportunidad y cubrimiento en Amrica,
con presencia competitiva a nivel mundial.

POLITICA NTEGRAL
Basados en nuestro direccionamiento estratgico del Sptimo Quinquenio
"Sustentabilidad" orientados al eje social ambiental y econmico, fortaleciendo el
estndar gerencial Modelo "S", nos comprometemos a satisfacer las necesidades
y expectativas de las partes interesadas (clientes, gobierno, proveedores,
empresarios satlites, colaboradores, comunidad y accionistas), mediante:

El aumento de la satisfaccin del cliente.

El mejoramiento continuo y desempeo de los Sistemas de Gestin.

La implementacin de controles para blindar a la Compaa de actividades

ilcitas.

La gestin integral de riesgos en la organizacin.

El cumplimiento de las normas de seguridad de la informacin garantizando

su confidencialidad, integridad y disponibilidad.

La prevencin de accidentes de trabajo y/o enfermedades laborales,

mediante la identificacin de los peligros, evaluacin, valoracin y
tratamiento de los riesgos de todos los colaboradores en sus centros de
trabajo.

La proteccin del medio ambiente, mediante la prevencin de la

contaminacin y bsqueda de estrategias para la mitigacin de la huella de
carbono en pro del desarrollo sostenible.

El cumplimiento de la legislacin la normatividad aplicable a las directrices

institucionales y otros requisitos que la empresa suscriba.

Implementar buenas prcticas de continuidad de negocio.

FUNCIONES Y SERVICIOS EN LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA
 SOLUCIONES DE DOCUMENTOS

Ponemos a su disposicin toda nuestra asesora y gestin en la impresin,

alistamiento, recoleccin, transporte y/o entrega de documentos, peridicos,
revistas, y dems medios impresos.
SERVICIOS

DOCUMENTO UNITARIO

Servicio de recoleccin, transporte y entrega certificada puerta a puerta de

documentos o sobres uno a uno, amparados cada uno con una gua para mltiples
destinos y destinatarios. (Peso inferior a 2 kilos).

DOCUMENTO MASIVO

Producto especializado en impresin, recoleccin, alistamiento, empaque,

transporte y entrega de grandes volmenes de envos (de 100 en adelante) con
peso inferior a 250 gramos tales como facturas, extractos, invitaciones, discos
compactos, piezas promocionales, etc.

SOLUCIONES DE ALMACENAMIENTO Y DE ADMINISTRACION DE

INVENTARIOS

Son Soluciones integrales que soportan operaciones de almacenamiento temporal

o permanente, con procesos de recepcin, ubicacin, picking & parking, despacho,
manejo de devoluciones y acondicionamientos especiales, que nos permiten
optimizar los flujos de la cadena de abastecimiento asegurando la administracin y
el control de los inventarios de principio a fin.

Diseamos operaciones adaptadas a las medidas de nuestros clientes, con el fin

de generar valor agregado y permitirles la concentracin total en su actividad
principal.
4. Compare los procedimientos, procesos y normatividad (Acuerdo 060 de
2001, AGN, NTC), que presenta la gua para el registro de comunicaciones
oficiales, con las actividades que se desarrollan diariamente en la Unidad
de Correspondencia del Centro de Servicios Administrativos.

ACUERDO 060 DE 2001

1. PROCEDIMIENTO

Sistema automtico de trmites - radicacin externa

La correspondencia recibida en el C.D.I. se clasifica en: oficial, confidencial o

reservada y personal.

La correspondencia confidencial o reservada no debe abrirse. Su radicacin y

control se hace a travs del sistema automtico.
La correspondencia oficial debe abrirse por el funcionario encargado de este
proceso de radicacin.

Su radicacin se hace por el sistema automtico y para su direccionamiento se

hace por competencia y no por nombre del destinatario, impresa en rtulos que
se adhieren al original y a las copias de la comunicacin.

De este proceso automtico, se generan reportes de radicacin por

dependencias, que son enviados en cada recorrido para verificacin con la
entrega fsica, debiendo ser devueltos en el siguiente recorrido con la fecha y
firma de la persona encargada y responsable de tal funcin.

La correspondencia que en forma equivocada haya sido direccionada a otra

dependencia debe ser devuelta en el siguiente recorrido al de su recibo,
registrando la novedad en el reporte correspondiente. As mismo, en el evento
en que se radique correspondencia que no sea de competencia y aparezca en
el reporte deber devolverse inmediatamente.

Sistema automtico de trmites - radicacin interna, de traslado y salida.

2. PROCESOS

1. Control de Ingreso de la Documentacin.

2. Organizacin del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).

3. Conservacin.

4. Servicio y Control de Prstamo de los documentos.

5. Seleccin y Traslado de la Documentacin al archivo central.

6. Digitalizacin de los Documentos.

7. Atencin de consultas sobre informes estudiantiles.

8. El rea de Correspondencia debe velar tambin por la adecuada

conservacin y el control en la produccin documental, radicando y
tramitando solamente las comunicaciones que cumplan con los requisitos
exigidos en acuerdo 060 del 31 de octubre de 2001, en cuanto al formato y
firmas responsables.

3. NORMATIVIDAD

El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, en uso de sus

facultades legales, en especial las otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489
de 1998 y la Ley 594 de 2000 Que para la adecuada prestacin de los
servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades
pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas, es necesario establecer
pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la
Administracin Pblica.

Que la Ley 80 de 1989, seala las funciones del Archivo General de la Nacin,
entre ellas la de fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios y en su
Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de
Archivos, como norma reguladora del que hacer archivstico.
Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios
generales que regulan la funcin archivstica del Estado, por intermedio del
Archivo General de la Nacin.

Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes
de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales y establece las
entidades de certificacin.

Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos

o trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica.

Que la planeacin, programacin, organizacin, direccin y avance de las

entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la
informacin y en consecuencia se hace necesario normalizar los
procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestin
documental

5. Elabore una planilla para el recibo de documentos producidos y

simule el proceso de recibo en una Unidad Administrativa de su
Centro de Formacin.

6. Indague en el Manual de Correspondencia de su empresa

patrocinadora o del SENA o de cualquier otra institucin y analice los
procedimientos para el registro y distribucin de documentos
recibidos.
 Compare los procesos con los establecidos en el Acuerdo 060 de 2001.

INSTITUTO TCNICO NACIONAL DE COMERCIO

INTENALCO

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA DENTRO DEL PROGRAMA DE GESTION

DOCUMENTAL DE INTENALCO EDUCACION SUPERIOR

La unidad de correspondencia, es la unidad administrativa encargada de gestionar

de manera centralizada los servicios de recepcin, radicacin y distribucin de las
comunicaciones oficiales que tramite INTENALCO EDUCACION SUPERIOR, esta
unidad debe cumplir con las fases de recepcin, distribucin y trmite del
Programa de Gestin Documental.

Funciones de la Ventanilla nica Documental

Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de

informacin sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan
de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva,
con oportunidad y en orden consecutivo.

Guardar estricta reserva sobre los documentos, la informacin a la cual se

tiene acceso y los asuntos de su competencia.
 Proponer mtodos, procedimientos e incorporacin de nuevas tecnologas,
que permitan modernizar y agilizar los procesos en las unidades de
correspondencia.

Prestar asesora en materia de administracin de las comunicaciones

oficiales a las dependencias que lo requieran.

Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el

vencimiento de trminos para dar respuesta a los trmites y solicitudes por
los ciudadanos.

Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y

respetando el derecho de turno.

Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos

mayores que acudan a INTENALCO EDUCACION SUPERIOR, a fin de
entregar y radicar comunicaciones o solicitar informacin sobre el trmite de
su requerimiento.

Recibo de las Comunicaciones Oficiales

La respuesta oportuna de las comunicaciones que se reciben proyecta una buena

imagen y contribuye a que nuestra gestin sea eficaz y nuestra imagen
institucional sea cada vez mejor.

El propsito de establecer y divulgar las normas fundamentales sobre los

procedimientos que se siguen en INTENALCO EDUCACION SUPERIOR, con
relacin al recibo, codificacin y manejo de las comunicaciones, con el fin de:

Asegurar la rpida tramitacin de todas las comunicaciones recibidas para

despachar y circular.
Mantener el control efectivo sobre la circulacin y contestacin.
Uniformar y facilitar el proceso de archivo.
Garantizar una circulacin interna gil y eficiente.
Proyectar una buena imagen institucional mediante la contestacin
oportuna de las comunicaciones.
Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legamente a los funcionarios de
INTENALCO EDUCACION SUPERIOR, independiente del medio utilizado. Estas
comunicaciones van unidas a un trmite.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan

a INTENALCO EDUCACION SUPERIOR, a ttulo personal, citando o no el cargo
del funcionario, esta correspondencia no general ningn trmite para la entidad

En la oficina de correspondencia de INTENALCO EDUCACION SUPERIOR se

recibirn nicamente las comunicaciones que conciernan a la entidad, en caso de
no ser para la entidad se devolvern al respectivo destinatario.

Las comunicaciones que recibe INTENALCO EDUCACION SUPERIOR se

sometern a un proceso de seleccin antes de legalizar su recibimiento, con
fecha, hora, firma o sello, para determinar si son de carcter oficial o personal, si
ameritan su registro y radicacin, igualmente, se
comprobara si la informacin recibida est
completa, tiene anexos y se encuentra en buen estado de
conservacin, luego de estos procedimientos, se
escanea el documento y se enva al interesado para ir
agilizando el trmite.

En el horario acordado por la oficina de correspondencia se har entrega del

documento original.
La correspondencia o comunicaciones de carcter privado, no se abrirn, para su
entrega se implementaran unas casillas donde se depositaran, para que el
interesado acceda a ellas, las dems comunicaciones que lleguen a la entidad en
sobre cerrado se abrirn, seleccionarn, radicaran y se dar el trmite
correspondiente, a no ser que se trate de comunicaciones con sellos de
confidencial, privado, estrictamente personal o mensajes similares, estas se
entregaran directamente al interesado.

Las revistas, folletos y dems

comunicaciones de
carcter informativo como
plegables, publicidad, no se
radicarn, sern puestas en el
casillero para que el interesado acceda
a ellas.

Las publicaciones o libros de inters general sern enviadas a biblioteca para que
sean expuestas al pblico interesado.

Registro y Radicacin de Comunicaciones Oficiales

En INTENALCO EDUCACION SUPERIOR Es el procedimiento por medio del cual

se ingresa en sus sistemas manuales o automatizados las comunicaciones
producidas o recibidas, registrando los siguientes datos:
Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinatario, nombre o cdigo de las
dependencias competentes, numero de radicacin, nombre del funcionario
responsable del trmite, anexos, tiempo de respuesta (si lo amerita) entre otras.

La radicacin de las comunicaciones oficiales en INTENALCO EDUCACION

SUPERIOR, consiste en agregar un numero consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas dejando constancia de la fecha y hora de su recibo o de su
envi, con el propsito de oficializar su trmite y cumplir con los trminos de
vencimiento que establezca la ley. Estos trminos empiezan a contar a partir del
da siguiente de radicado el documento.

El registro y radicacin ser en el siguiente horario de 8:30 a 11:30 y de 2:00 a

5:30

Despacho de Comunicaciones Oficiales

Tendremos los siguientes horarios para entrega de comunicaciones recibidas: el

primer recorrido se realizara a las 8:30 am,
el segundo recorrido en la maana ser a las 11
am en las horas de la tarde se tendrn dos
horarios, el primero a las 2:30 pm y el segundo
de la tarde a las 5 pm.

La documentacin para despachar ser

entregada por los funcionarios directamente en la oficina de correspondencia para
hacer el respectivo tramite, en la copia y original se consignara el da, fecha, hora
y numero de recibido de recibo, luego se proceder a su envi.

l envi de las comunicaciones externas tendr dos horarios, el primero ser a las
9 am y el segundo ser a las 3 pm, dicho recorrido ser realizado por el mensajero
de INTENALCO EDUCACION SUPERIOR.

En ningn caso la oficina de correspondencia reservara nmeros de radicacin

interna o externa.
Manejo de la correspondencia

En la oficina de correspondencia se llevara un control de movimiento de la

correspondencia registrada, con el fin de asegurar la ubicacin de los documentos.

El traslado de la correspondencia de dependencia en dependencia debe ser

registrado en los formatos ambientados por calidad para tal fin.

Tiempo de Respuesta de las Comunicaciones Oficiales

Toda la correspondencia externa debe ser contestada dentro de los 8 das

siguientes a su recibo, especialmente si proviene de una autoridad del Gobierno.
La oficina de correspondencia registrar a quien le corresponde el trmite de dicha
respuesta, Si por alguna razn la elaboracin de la respuesta requiere de ms
tiempo, es conveniente que se tomen las previsiones pertinentes a fin de que la
respuesta se d a la menor brevedad posible.

En caso de que la respuesta no se d en el tiempo establecido, la oficina de

correspondencia le har un respectivo recordatorio informndole que se han
vencido los trminos de respuesta, la oficina responsable deber tomar las
medidas correspondientes ya sea pidiendo una prrroga, la cual ser mximo de 3
das, o realizando el respectivo trmite.
Precaucin para el manejo de las Comunicaciones

Debido a que las manifestaciones de terrorismo dentro de las empresas llegan por
medio de la correspondencia, se hace necesaria la implementacin de ciertas
medidas para evitar atentados terroristas contra cualquier funcionario de la
entidad.

Se deben identificar sobre o paquetes sospechosos.

Sobres o paquetes sin remitente.
Paquetes sucios, manchados o con colores extraos.
Exceso de avisos o de sellos postales.
Palabras restrictivas.
Paquetes amarrados con cables o presencia de cables.

En caso de llegar a INTENALCO EDUCACION SUPERIOR un paquete con estas

caractersticas se aislar el paquete, se averiguar su procedencia, por ningn
motivo se debe abrir, inmediatamente se debe
llamar a expertos en explosivos o pernas
competentes en el rea de seguridad.
 COMUNICACIONES ELECTRONICA (E-Mail)

Es uno de los medios ms comunes de comunicacin.

Algunos de los asuntos tratados electrnicamente requieren seguimiento y toma

de decisiones por lo que es necesario contar con los antecedentes e informacin
pertinente.

En vista de lo anterior es conveniente que las personas que manejen asuntos

importantes electrnicamente, guarden copia en su archivo de gestin y si la
respuesta de INTENALCO EDUCACION SUPERIOR, se da por e-mail, debe ser
tambin conservada en fsico archivada en la
serie correspondiente.

IMPLEMENTOS PARA FUNCINAMIENTO DE

LA VENTANILLA UNICA

Para iniciar con la ventanilla nica manual se necesita:

1 Escner
1 Fax
Sellos de recibido, devuelto, urgente.
1 equipo de cmputo
Dos casilleros uno para el despacho de comunicaciones
Otro para correspondencia de tipo personal
Fotocopiadora (opcional)
 TAREAS DE MENSAJERIA EXTERNA

1. Entregar y recoger la documentacin en las diferentes entidades y llevar

control diario en la planilla.
2. Realizar las diferentes diligencias de afiliacin y pagos de nmina, pensiones,
subsidios, autoliquidaciones, consignaciones, etc.
3. Conocimiento de la nomenclatura de la ciudad para direcciones bancarias,
cobros de cheques para cartera, recoleccin de extractos bancarios, etc.
4. Relacionar todo, diligenciar en la Planilla de Mensajera para control de la
Documentacin que entra y sale de la empresa.

FORMATO RADICADOR

Es un instrumento, cuya finalidad es conseguir un

sistema de control y de garanta externa e interna de
los documentos que se presentan en INTENALCO
EDUCACION SUPERIOR y de los
documentos que se envan a otros rganos o a particulares.

El registro permite certificar la existencia de un documento aunque ste no se

haya conservado.
El registro de la correspondencia se hace
utilizando el formato radicador que se
han implementado en INTENALCO
EDUCACION SUPERIOR PARA TAL
FIN (ver anexos.)

Este tiene como objetivo principal la localizacin de la documentacin, para ello es

necesario que todas las dependencias lleven un adecuado control de lo que
ingresa y sale.

Todos los formatos utilizados en la Ventanilla nica estarn ambientados por

Calidad.

PRSTAMO DE DOCUMENTOS PARA DAR RESPUESTA A LOS TRMITES

ADMINISTRATIVOS

El prstamo de documentos a las unidades productoras tiene como fin dar

continuidad a la tramitacin de los procedimientos administrativos que requieren,
por cualquier razn, de determinados documentos o expedientes, durante un
perodo de tiempo y de acuerdo con unas necesidades que superan la simple y
puntual consulta de documentos en las instalaciones de INTENALCO
EDUCACION SUPERIOR.
Cuando se requiera efectuar un prstamo documental al archivo Central, el
productor del documento deber hacer la solicitud por escrito y se har
responsable de la documentacin que se le facilite.

El prstamo de documentos tiene un carcter temporal, de modo que las unidades

que requieran del mismo en el ejercicio de su funcin reintegrarn al Central los
documentos tan pronto decaiga la necesidad de disponer de ellos en la propia
oficina.

Transcurrido un mes desde el prstamo de los documentos, el Central lanzar un

escrito dirigido
al

Responsable de la Unidad correspondiente, en el que le recordar la obligacin de

reintegrar los documentos si el trmite del asunto para el que requiere el
documento no ha finalizado, deber solicitar una prrroga del prstamo.

En caso de que sea necesario mantener el prstamo de los documentos durante

un perodo superior, el Responsable de la oficina solicitar la prrroga por escrito
al Responsable del Archivo Central.

La prrroga del plazo se gestionar como una nueva, solicitud transcurridos dos
meses desde la fecha del prstamo sin que se hayan reintegrado los documentos
al Archivo Central, ni se haya solicitado la correspondiente prrroga, los
expedientes se considerarn reactivados a todos los efectos.

La reactivacin de un expediente supone un traspaso en la responsabilidad de

custodia de los documentos del Archivo Central con destino al Responsable de la
oficina correspondiente.

ANEXOS

1. RECORDATORIO DE CORRESPONDENCIA SIN CONTESTAR

2. FORMATO DE REGISTRO Y RADICACION DE COMUNICACIONES
RECIBIDA

3. FORMATO DE REGISTRO Y RADICACION DE COMUNICACIONES ENVIADAS

4. FORMATO DE REGISTRO COMUNICACIONES PARA ENTREGA DIRECTA

EN LAS ENTIDADES

5. FORMATO DE REGISTRO COMUNICACIONES ENVIADAS POR FAX

 6. FORMATO DE REGISTRO COMUNICACIONES PARA ENTREGA
DIRECTA EN LAS OFICINAS

7. FORMATO DE REGISTRO MATERIAL BIBLIOGRAFICO

La comparacin que realice y que antes menciono paso a paso del procedimiento
de registro y distribucin de los documentos recibidos del INTENALCO, son las
mismas funciones que realizan con el Acuerdo 060 de 2001, que cambien
nombres horas y establecidas para la respuesta de un radicado, pero lo visto es el
manejo de un procedimiento, un proceso y las normatividad son las mismas que
aplican en este Instituto que puse de ejemplo para la comparacin de la Unidad de
Correspondencia.

7. Formule indicadores de gestin para el control de los documentos

recibidos, en la empresa.
En esta medicin, los indicadores de gestin se convierten en los signos vitales de
la organizacin, y su continuo monitoreo permite establecer los condiciones e
identificar los diversos sntomas que se derivan del desarrollo normal de las
actividades. En una organizacin se debe contar con el mnimo nmero posible de
indicadores que nos garanticen contar con informacin constante, real y precisa
sobre aspectos tales como: efectividad, eficiencia, eficacia, productividad, calidad,
la ejecucin presupuestal, la incidencia de la gestin, todos los cuales constituyen
el conjunto de signos vitales de la organizacin.

La gestin moderna de la empresa y la teora de la organizacin tienden a estudiar

el microclima social de las empresas ms que los factores econmicos
tradicionales: el comportamiento de los individuos dentro de una estructura
organizativa es tan importante como la propia estructura. As, aunque el pago por
ejecucin y otros incentivos siguen siendo factores clave para lograr mayores
beneficios y cuotas de mercado, otras medidas, como el control de calidad y la
gestin de recursos humanos se emplean al margen de las estrategias
tradicionales.

CONCEPTOS DE INDICADORES.

BASES DE MEDICIN:

Los objetivos y tareas que se propone una organizacin deben concretarse en

expresiones medibles, que sirvan para expresar cuantitativamente dichos objetivos
y tareas, y son los "Indicadores" los encargados de esa concrecin.

Qu son los indicadores?

El trmino "Indicador" en el lenguaje comn, se refiere a datos esencialmente

cuantitativos, que nos permiten darnos cuentas de cmo se encuentran las cosas
en relacin con algn aspecto de la realidad que nos interesa conocer. Los
Indicadores pueden ser medidas, nmeros, hechos, opiniones o percepciones que
sealen condiciones o situaciones especficas.

Los indicadores debern reflejarse adecuadamente la naturaleza, peculiaridades y

nexos de los procesos que se originan en la actividad econmica - productiva, sus
resultados, gastos, entre otros, y caracterizarse por ser estables y comprensibles,
por tanto, no es suficiente con uno solo de ellos para medir la gestin de la
empresa sino que se impone la necesidad de considerar los sistemas de
indicadores, es decir, un conjunto interrelacionado de ellos que abarque la mayor
cantidad posible de magnitudes a medir.

Cul es la importancia de los indicadores?

1. Permite medir cambios en esa condicin o situacin a travs del tiempo.

2. Facilitan mirar de cerca los resultados de iniciativas o acciones.
3. Son instrumentos muy importantes para evaluar y dar surgimiento al proceso
de desarrollo.
4. Son instrumentos valiosos para orientarnos de cmo se pueden alcanzar
mejores resultados en proyectos de desarrollo.

Cmo construir buenos indicadores?

Algunos criterios para la construccin de buenos indicadores son:

Mensurabilidad: Capacidad de medir o sistematizar lo que se pretende

conocer.
Anlisis: Capacidad de captar aspectos cualitativos o cuantitativos de las
realidades que pretende medir o sistematizar.
Indicadores Cuantitativos: Son los que se refieren directamente a medidas en
nmeros o cantidades.
Indicadores Cualitativos: Son los que se refieren a cualidades. Se trata de
aspectos que no son cuantificados directamente. Se trata de opiniones,
percepciones o juicio de parte de la gente sobre algo.
Indicadores Directos: Son aquellos que permiten una direccin directa del
fenmeno.
Indicadores Indirectos: Cuando no se puede medir de manera directa la
condicin econmica, se recurre a indicadores sustitutivos o conjuntos de
indicadores relativos al fenmeno que nos interesa medir o sistematizar.
Indicadores Positivos: Son aquellos en los cuales si se incrementa su valor
estaran indicando un avance hacia la equidad.
Indicador Negativo: Son aquellos en los cuales si su valor se incrementa
estaran indicando un retroceso hacia la inequidad.
Indicadores: El sistema de indicadores debe caracterizar el nivel tcnico -
organizativo de desarrollo de la empresa, los recursos que posee y los
resultados generales de la actividad productiva con una alta calidad, los
recursos que posee y la eficiencia de su empleo. De la correcta aplicacin de
estos indicadores depende la localizacin y movilizacin de la reserva internas.
Indicadores de Gestin y Gerencia

La planificacin estratgica es una herramienta, que como toda ser efectiva en el

sentido de quien la utilice (gerente), su gestin a futuro tendr un comportamiento
excelente o deficiente:

Planificacin Estratgica

Es el proceso de reflexin aplicado a la actual misin de la organizacin y a las

actuales condiciones del medio en que sta opera. El cual permite fijar
lineamientos de accin que orienten las decisiones y resultados futuros.

Everett Adams.

La Planificacin Estratgica es un proceso sistemtico y organizado, conducido

sobre la base de una realidad que permite decidir anticipadamente:

Qu tipo de esfuerzos de planificacin deben hacerse?

Cundo y cmo deben realizarse?
Quin los llevar a cabo?
Qu se har con los resultados?
Igualmente, como proceso, es continuo, especficamente en cuanto a la
formulacin de estrategias, ya que el entorno o medio ambiente donde se
desenvuelve la empresa, no es esttico. Es decir, cambiante.

Objetivos de la Planificacin Estratgica

1. Conseguir una ventaja competitiva: Diferencia positiva, en la medida de lo

posible, no imitable y mantenible respecto a los dems competidores.
2. Adaptacin al medio ambiente
3. Identificacin de opciones para aprovechar oportunidades / reducir riesgos.
4. Utilizacin ptima de los recursos.
5. Lograr que la gestin estratgica abandone la rigidez de los planes
corporativos y una mayor flexibilidad: La preparacin y adaptacin al cambio
deben ser considerados como un elemento clave en unos entornos cada vez
ms difciles, turbulentos y cambiantes.
Comentario: De nada vale ventajas muy importantes que no pueden ser
mantenidas en el tiempo o que difcilmente puede traspasarse a otros entornos o
situaciones en el espacio de tiempo.

1. La planificacin estratgica se diferencia de la simple planificacin: Eleva el

nivel en el cual se formul, pasando de una planificacin departamental
realizada por los empleados, a una planificacin que involucra a los directivos y
el Top Managament, en el diseo y formulacin de la estrategia genrica o de
la organizacin.
2. Consecucin de metas.

Gerencia Estratgica y Planificacin Estratgica

Gerencia Estratgica es un proceso donde la organizacin planifica con claridad lo

que desea lograr y utiliza estrategias para disminuir o anular la incertidumbre, a
travs de la incorporacin de mucha creatividad e innovacin, respondiendo
rpidamente, con opciones flexibles a los problemas que impactan la empresa,
todo con el fin de tener xito crear el futuro y agregar valor

8. Indague por el modelo de recordatorio de correspondencia de una

empresa privada.

Recordatorio de pago
Modelos de recordatorio de pago para clientes o proveedores

Cartas modelo para la elaboracin de recordatorios de pago.

Para: Departamento de Contabilidad.
Valoracin: Fcilmente adaptables a la empresa.
Contenido: Tres modelos de recordatorios de pago.

Otra forma de cobrar

Modelos de reclamaciones por impago para clientes o proveedores

Cartas modelo para la elaboracin de reclamaciones por impago.

Para: Departamento de Contabilidad.
Valoracin: Frmulas cordiales para adaptar a la empresa.
 Contenido: Ocho modelos de reclamaciones.

Reclamacin impagados

Modelos de reclamaciones por impago para clientes o proveedores

Cartas modelo para la elaboracin de reclamaciones por impago.

Para: Departamento de Facturacin.
Valoracin: Formularios muy necesarios en la empresa.
Contenido: Cuatro modelos de reclamaciones.

Pedir ampliacin plazos de pago

Modelos de solicitud de ampliacin de plazos de pago para clientes o

proveedores.

Cartas modelo para la elaboracin de solicitudes de ampliacin de plazos de pago.

Para: Departamento de Contabilidad.
Valoracin: Muy fciles y tiles para adaptar a las necesidades de la empresa.
Contenido: Cuatro modelos de solicitudes de solicitud de ampliacin de plazos
de pago.

9. Establezca un formato de recordatorio, fruto de la comparacin del

formato del Sena y la empresa privada y aplquelo en tres
documentos.
 CARTAS CON SUS RESPECTIVOS PASOS QUE DEBE TENER UNA
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA DE LA INSTITUCIN EDUCATIVA EN
LA CUAL ME ENFOQUE.

10. Realice 5 cartas las cuales entrego en la unidad de correspondencia y

cumplo con los pasos:

1. SE RECEPCIONA
2. SE CLASIFICA
3. SE REVISA
4. SE RADICA
5. SE REGISTRA
6. SE DISTRIBUYE

EL RECORDATORIO
LA RESPUESTA