ISO 14001: La documentacin del Sistema de Gestin

Ambiental

ISO 14001
Toda organizacin deber crear, almacenar y mantener al da toda la documentacin
necesaria para su Sistema de Gestin Ambiental (SGA) basado en la norma ISO 14001.
Normalmente, se habla de un manual de gestin ambiental en el que la empresa incluye
todos los elementos bsicos e importantes del Sistema.

El manual es el elemento bsico del Sistema y en l se describe las responsabilidades,

obligaciones, la estructura organizativa y el alcance del propio sistema. Asimismo, se
recogen todos los recursos y mtodos especficos, generales, conocimientos,
procedimientos o cualquier otro documento que desarrolle las exigencias del sistema o
sea necesario para el mismo. Adems, el manual incluir la poltica ambiental, los objetivos
y fines de la empresa.

El manual responder a todas las cuestiones relacionadas con el Sistema de Gestin

Ambiental ya que en este documento se recoge toda la informacin importante y
destacada para saber lo que hay que hacer, el cmo, cundo y a quin se le pueden pedir
responsabilidades al respecto.

La documentacin debe aparecer muy detallada, lo suficiente como para describir los
elementos referentes y centrales del Sistema de Gestin Ambiental, sus interacciones y
proporcionar orientacin sobre dnde conseguir informacin ms especfica respecto a
una operacin puntual del Sistema de Gestin Ambiental. Dependiendo de la empresa,
la documentacin se podr guardar en papel o en formato digital.
Habitualmente, la manera de estructurar la documentacin del sistema es en forma
piramidal.

Nivel I:

Se trata del manual del Sistema de Gestin Ambiental. En este texto se describe la
poltica ambiental y se utiliza como gua para documentar las responsabilidades y
funciones principales, detallar las relaciones del sistema, los fines generales y ofrecer
orientacin sobre la documentacin de referencia. En este escrito se reflejan todos los
documentos que conforman el sistema y sirve de base para el desarrollo de los
procedimientos especficos, generales e instrucciones.

Nivel II:

En el segundo nivel de esta pirmide se encuentran los procedimientos. En este

documentos se recogen los mtodos a aplicar y los criterios a seguir para cumplir con los
requisitos necesarios con el fin de implementar correctamente un Sistema de Gestin
Ambiental. Cada captulo del manual est desarrollado por uno o varios procedimientos y
adems en cada captulo se debe hacer referencia a los procedimientos que desarrolla.

Nivel III:

En este nivel se incluyen los procedimientos especficos del Sistema y orientaciones

tcnicas. Se trata de documentos de un nivel ms concreto sobre aspectos puntuales del
funcionamiento del Sistema de Gestin Ambiental.

Nivel IV:

En este apartado se recoge toda la documentacin que debe formar parte del Sistema y
que no se encuentra recogida en ninguno de los niveles anteriores. Destacan los registros
del Sistema de Gestin Ambiental que proceden del uso de los formatos incluidos en los
procedimientos o planes de actuacin (plan de formacin, de auditora, etc.)

Una vez desarrollados los cuatro niveles de la organizacin de la documentacin

del Sistema de Gestin Ambiental, se debe hablar sobre el control de la misma cuya
responsabilidad recae en la propia organizacin que deber establecer y mantener al da
uno o varios procedimientos para tener controlada toda la documentacin de su Sistema
de Gestin Ambiental.

Es necesario que la documentacin est localizada, se apruebe y revise cuando sea

conveniente y retirada cuando se encuentre obsoleta. La documentacin debe identificarse
fcilmente (nombre, nmero o referencia de los documentos), estar accesible en el
momento que se precise (distribuyendo copias en los lugares correctos), incluir fechas de
edicin y revisin y estar totalmente actualizada.

Hay casos en los que el archivo del documento ya antiguo sirva para satisfacer un
requisito legal. En ese caso, dicho texto debe identificarse de una forma adecuada.
 La empresa tiene la obligacin de explicar los procedimientos a seguir para conocer cmo
se efectuar la distribucin, revisin y aprobacin, identificacin y retirada de los
documentos antiguos. Una persona debe encargarse de esta gestin documental para
revisar los textos y asegurar que no se contradicen con algn requisito o requerimiento de
la norma y, posteriormente, aprobarlo. El archivo de los documentos se mantendr,
durante al menos los tres aos de vigencia del certificado, aunque alguno de ellos quede
en desuso.

Toda la documentacin que se produzca y genere como consecuencia de la aplicacin de

los procedimientos del Sistema de Gestin Ambiental que no establezca registros del
sistema y aquella documentacin externa que afecte a la gestin ambiental, sern
controlados y analizados.

El objetivo que se persigue en el control de la documentacin es el establecer los controles

necesarios para asegurar que los aspectos ambientales se trabajan adecuadamente,
reduciendo los impactos ambientales relacionados, identificando las actividades que
puedan provocar colisin con el medio ambiente tanto en los servicios como procesos de
produccin.

La empresa deber determinar las actividades y operaciones que estn vinculadas con los
aspectos ambientales representativos para llevar a cabo un adecuado control, de acuerdo
con su poltica ambiental, fines y objetivos. Para ello, la empresa podr hacer uso de la
lista de aspectos ambientales:

Uso de agua

Uso de energa

Utilizacin de productos qumicos

Uso de materias primas y empleo de recursos naturales

Almacenaje

Vertidos

Emisiones atmosfricas

Generacin de residuos

Contaminacin y degradacin del suelo

Riesgos de accidentes

Otros (ruido, olores, vibraciones, impacto visual, biodiversidad, etc.)

A continuacin, se debern describir la forma en que se llevarn a cabo esas
actividades y actuaciones para que los impactos que generan se pudieran considerar
controlados o no lleguen a producirse. Para ello, se recomienda realizar una
planificacin, elaborar los criterios necesarios para decidir si se estn desenvolviendo
conforme a lo planeado y establecer mtodos de correccin.

El control de las operaciones debe englobar a las operaciones de mantenimiento y a

proveedores y subcontratistas en sus actividades relacionadas con la empresa en
particular. Asimismo, es de destacar que los procedimientos de control operacional se
informen a todos los proveedores y subcontratistas, as como mantener un registro de
tal comunicacin.

Adems, si la empresa ve necesario incluir a los proveedores y subcontratistas

medioambientales en el procedimiento de evaluacin, deber establecer los criterios
medioambientales que se exigen y tener control del anlisis y de su mantenimiento.

Algunas actividades sobre las que se requiere un control operacional pueden ser: las
emisiones atmosfricas, los vertidos, la gestin de residuos, el almacenamiento de
productos qumicos, subcontratistas, proveedores, etc.

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El Software ISO 14001 facilita el control, gestin y automatizacin del Sistema de
Gestin Ambiental de una manera correcta y eficaz. Posibilita soluciones muy
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