ANEXO 3 Especificaciones Técnicas Alquiler de Carros

CENTRO DE SERVICIOS COMPARTIDOS
ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES Y

MANTENIMIENTO DE LINEA, DE LAS ESTACIONES UBICADAS EN LOS DEPARTAMENTOS DE
CALDAS, ANTIOQUIA, SANTANDER Y TOLIMA DE LA VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE Y
LOGISTICA DE ECOPETROL S.A., DURANTE LAS VIGENCIAS 2012 AL 2014
ESPECIFICACIONES TECNICAS
ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE

OPERACIONES Y MANTENIMIENTO DE LINEA, DE LAS ESTACIONES UBICADAS EN LOS
DEPARTAMENTOS DE CALDAS, ANTIOQUIA, SANTANDER Y TOLIMA DE LA
VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE, DE ECOPETROL S.A., DURANTE LAS VIGENCIAS
2012 AL 2014.
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1. OBJETO
El objeto de la presente contratacin es el ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR

PARA LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES Y MANTENIMIENTO DE LINEA, DE LAS
ESTACIONES UBICADAS EN LOS DEPARTAMENTOS DE CALDAS, ANTIOQUIA,
SANTANDER Y TOLIMA DE LA VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE Y LOSGISTICA DE
ECOPETROL S.A., DURANTE LAS VIGENCIAS 2012 AL 2014.
2. ALCANCE
El servicio de alquiler de vehculos ser suministrado como soporte a las operaciones y al

mantenimiento de lnea de cada una de las estaciones de la Vicepresidencia de Transporte y
Logstica de ECOPETROL S.A., en automvil, camperos, camionetas doble cabina y camionetas
tipo Vans segn las necesidades de ECOPETROL S.A.
Estos servicios se prestarn a los funcionarios de ECOPETROL S.A. ubicados en los

departamentos de Caldas, Antioquia, Santander y Tolima y en los sitios que sean requeridos por
ECOPETROL S.A.
3. DURACION DEL CONTRATO
Para efectos de elaboracin del presupuesto el PROPONENTE debe considerar que la

contratacin se estima iniciar el 01 de Febrero de 2012 y que el plazo de ejecucin es de 881
das o hasta el 30 de Junio de 2014, lo que primero ocurra.
4. ESPECIFICACIONES TCNICAS GENERALES
4.1. CLASIFICACIN DE LOS VEHCULOS
La clasificacin general de los vehculos requeridos es la siguiente:
CAPACIDAD
CILINDRAJE
CLASE DE VEHCULOS DE TRANSMISIN
MINIMO
PASAJEROS
CAMIONETA (DOBLE CABINA) CON 4
4x4 2000 CC
PLATN CUBIERTO
AUTOMVIL TIPO SEDAN 5 PUERTAS 4 1300 CC
CAMIONETA TIPO VANS Mnimo 7 3000 CC
La antigedad permitida del equipo automotor es la siguiente:
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Los vehculos doble cabina y automviles no podrn superar los 4 aos de antigedad durante
toda la vigencia del contrato.
Las camionetas tipo vans no podrn superar los 5 aos de antigedad durante toda la vigencia
del contrato.
La antigedad se debe cumplir a la fecha del inicio del contrato, y este cumplimiento se debe
mantener durante toda la vigencia del mismo. Es decir, los vehculos que por su antigedad
durante la vigencia del contrato superen el tiempo requerido, debern ser reemplazados por el
contratista, sin que esto genere un sobre costo para Ecopetrol S.A.
Para calcular la antigedad de los vehculos se tomara la fecha de matrcula del mismo.
4.2. CARACTERSTICAS DE LOS VEHCULOS
CAMIONETA DOBLE CABINA 4x4 CON PLATN (DIESEL)
Aire acondicionado.
Radio CD
Bola de tiro para remolque
Tapetes de caucho
El vehculo debe estar dotado de alarma sonora de reversa.
Direccin Hidrulica
Doble traccin 4x4 automtica
Alarma con bloqueo central
Luces antiniebla (Exploradoras)
Capacidad de carga mnimo 0.75 Toneladas
Barra antivuelco para vehculos con platn
Debe tener el Platn cubierto con tapa rgida y removible
GPS (Sistema de Posicionamiento Global Satelital) deben ser instalados en todos los
vehculos.
AUTOMVIL TIPO SEDAN 5 PUERTAS
Cilindraje mnimo: 1300 CC.

Aire acondicionado.
Transmisin normal de 5 (cinco) velocidades hacia delante y una hacia atrs.
Capacidad mnima de 4 pasajeros cmodamente sentados (Sin incluir el conductor)
Radio CD
Tapetes de caucho
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vehculos.
CAMIONETA TIPO VANS
Aire acondicionado.
Direccin hidrulica
Apoya Cabezas en cada uno de los asientos del vehculo
Sillas Reclinables y cojinera en espuma.
Radio CD
Dispositivo de velocidad
Cortinas
Tapetes de caucho
vehculos.
El equipo automotor, durante la vigencia del contrato debe cumplir con las siguientes
caractersticas:
La carrocera no debe permitir el paso de agua, polvo, gases, humo o cualquier otro
agente nocivo que cause molestias a los ocupantes.
La configuracin externa debe garantizar que se pueda lavar a mquina todo el contorno.
El vehculo debe estar provisto de accesorios para el mantenimiento rutinario y
extraordinario.
En las camionetas tipo Vans, los asientos deben permitir que los pasajeros vayan
mirando hacia la parte delantera del vehculo.
En las camionetas tipo Vans, todo el piso del pasillo debe estar recubierto por un material
sinttico auto extinguible y de baja velocidad de ignicin, resistente al desgaste,
antideslizante an hmedo, de fcil limpieza, resistente a los detergentes comunes.
Ninguna zona ocupada por el pasajero debe presentar salientes o aristas peligrosas.
No deben utilizar ningn material que se vea afectado por el sudor o por el contacto con
las manos y el cuerpo.
El interior est debidamente aislado, tanto acstica como trmicamente
En ningn caso se deben usar combustibles (ACPM, querosn, gas, aceite, etc.) para
limpiar partes o zonas dentro del habitculo.
Los cojines de los asientos y en general todo el vehculo debe estar en buen estado y
ofrecer comodidad.
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Sistema de Posicionamiento Global Satelital GPS
El GPS es una herramienta eficaz que sirve para realizar la administracin y control de la flota
que prestar el servicio de transporte en las reas relacionadas en el alcance del contrato. Los
GPS deben ser instalados en todos los vehculos que prestaran el servicio de transporte masivo
e individual.
La aplicacin Web le permite la visualizacin de los vehculos y sus rutas en mapas digitales de
Colombia, los cuales se encuentran en permanente actualizacin adems de la posibilidad de
interactuar con Google Maps. Igualmente el Contratista deber generar los siguientes reportes:
Reportes de kilometraje recorrido

Tiempos de uso, cumplimiento de horarios de rutas, oportunidad de respuesta al servicio
Excesos de velocidad e incidentes
Tambin es posible enviar comandos hacia el vehculo que permiten localizar el mismo en
tiempo real y realizar la inmovilizacin del vehculo de forma inteligente.
Las caractersticas del GPS son:
Eventos a reportar en el sistema como: velocidades mximas, recorridos, tiempo de vehculo

en movimiento y estacionado por intervalos incumplimiento de itinerarios, etc.
Datos almacenados en sistema, tales como: distancia recorrida, tiempos de recorrido, rutas
recorridas y conductor asignado.
Acceso a la informacin por parte de Ecopetrol S.A., y el Contratista, junto con los privilegios
a la base de datos del prestador de servicios de GPS.
Acuerdo de reportes y presentacin de la informacin, tambin la carga de datos de rutas y
conductores, para hacer posible el seguimiento de los mismos.
Contratar un nico proveedor de GPS y Capacitacin del personal de auditora de rutas de
transporte por parte del proveedor del servicio.
Generacin de mapas y rutas con el prestador del servicio de GPS, la manera de visualizar
los vehculos por tipo de vehculos (pantallazos) y la recoleccin de informacin (eventos,
etc.).
Realizar Informes solicitados por la Gestora y/o Administracin del contrato:
Implementar la mejor forma de enlace (red inalmbrica).
4.3. EQUIPO DE PREVENCIN Y SEGURIDAD PARA LOS VEHCULOS
El equipo de carretera mnimo para transitar por las vas del territorio nacional, segn el artculo
30 de la ley 769 del 2002, es el siguiente:
Un (1) gato con capacidad para elevar el vehculo

Una (1) cruceta
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Dos (2) seales de carretera en forma de triangulo en material reflectivo y provistas de

soporte para ser colocadas en forma vertical o lmparas con seal de luz intermitente o
de destello.
Un (1) botiqun de primeros auxilios
Un (1) extintor
Dos (2) tacos para bloquear el vehculo
Caja de herramienta bsica que como mnimo deber contener: Alicate, destornilladores,
llaves de expansin y llaves fijas.
Llanta de repuesto
Linterna
Adicionalmente a lo de ley se debe contar con Guantes de cuero para el cambio de repuesto y
chaleco reflectivo.
Es por cuenta del CONTRATRISTA el KIT de primeros auxilios el cual debe estar compuesto
segn lo descrito en la tabla 1, de acuerdo a la Directriz ECP-DHS-J-005:
ELEMENTOS PRESENTACION CANTIDAD
INMOVILIZADORES MALEABLES (PARA BRAZOS Y 4

UNIDAD
PIERNAS)
VENDAJES TRIANGULARES UNIDAD 6
COMPRESAS UNIDAD 4
MASCARILLA FACIAL DE BOLSILLO PARA RCCP
UNIDAD 1
(REANIMACIN CEREBROCARDIOPULMONAR)
INMOVILIZADOR CERVICAL MULTITALLA (ADULTO) UNIDAD 1
GASAS LIMPIAS PAQUETE PAQUETE X 20 4
GUANTES DE LTEX PARA EXAMEN (2 Talla M y 2 PAQUETE X 4

Talla L PAR
ESPARADRAPO DE TELA ROLLO DE 4" UNIDAD 1
VENDA ELSTICA 5 X 4 5 X 4 3
TIJERAS UNIDAD 1
Adicionalmente debe contener
ELEMENTOS PRESENTACION CANTIDAD
BAJALENGUAS Paquete x 20 1
VENDA DE ALGODN 3 X 5 YARDAS Unidad 1
YODOPOVIDONA (JABN Frasco x 120 ml 1
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QUIRURGICO)
ALCOHOL ANTISPTICO Frasco 275 ml 1
BISTURI Unidad 1
SOLUCIN SALINA NORMAL
Bolsa 500 mg 1
El CONTRATISTA deber prever la renovacin del botiqun de acuerdo a la fecha de

vencimiento de los elementos y/o la utilizacin de alguno de ellos.
El extintor deber presentar una fecha de recarga y de vencimiento, con capacidad mnima de
extincin de 2B-C-(5 Libras), debe ser de polvo qumico seco de la clase B y C, y que no sea
nocivo para la salud.
4.4. ESTADO DE LOS VEHCULOS
El CONTRATISTA al inicio del contrato deber relacionar en un documento los vehculos

indicando la marca, modelo ao, nmero de placa, capacidad y nombre del propietario, as como
tambin la correspondiente fotocopia de la tarjeta de propiedad, tarjeta de operacin del vehculo,
SOAT.
Deber llevar el parque automotor requerido, como mnimo TRES (3) das antes con el fin de que
ECOPETROL S.A. a travs de la Gestora del contrato y la Administracin del contrato haga los
chequeos y verificaciones correspondientes a cada uno de los vehculos. Luego de verificado el
estado de cada vehculo, se levantar la respectiva acta de entrega, la cual es requisito para la
iniciacin del contrato
Despus de revisado el parque automotor, el CONTRATISTA deber hacer entrega un da antes

en cada estacin el o los vehculos correspondientes, de acuerdo a lo requerido en las
Especificaciones Tcnicas.
En caso de que uno o ms vehculos, a juicio de ECOPETROL S.A. no cumplan con las
especificaciones previstas, el CONTRATISTA los cambiar o har los ajustes necesarios antes
del inicio del contrato.
4.5. MANTENIMIENTO
El mantenimiento preventivo y correctivo de los vehculos, combustible, peajes y dems costos

que se generen en la operacin de mantenimiento de los mismos, para prestar un eficiente
servicio, son por cuenta del CONTRATISTA.
El CONTRATISTA deber presentar al inicio del contrato un programa, para el mantenimiento

preventivo del parque automotor al servicio del contrato, as mismo llevara una hoja de vida para
registrar las eventualidades que se presenten (mantenimientos correctivos) y deber estar
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proyectado con una periodicidad mensual, indicando con anterioridad al Gestor del contrato
(antes gestor), las fechas en que este se llevar a cabo y el vehculo que ser asignado en su
reemplazo, el cual debe ser de las mismas caractersticas.
Para efectos del mantenimiento preventivo y correctivo de los vehculos ser responsabilidad del
CONTRATISTA, el retiro y entrega de los vehculos que se programen a mantenimiento.
El mantenimiento de cada vehculo se realizar (1) da al mes, preferiblemente fin de semana o

de acuerdo con las recomendaciones del fabricante en cuanto a las revisiones por kilometraje.
No obstante, si como resultado del seguimiento que el contratista haga al kilometraje de recorrido
del vehculo y estado del mismo, se hace necesario aumentar la periodicidad del mantenimiento,
el CONTRATISTA deber efectuarlo atendiendo la misma modalidad de programacin para los
fines de semana.
Cuando un vehculo sea retirado para mantenimiento preventivo y/o correctivo se deber
diligenciar un formato de control establecido, en el cual se especifique la fecha y hora en el cual
se retira el vehculo, las caractersticas del vehculo sustituto (si se requiere), la fecha y hora en la
cual se devuelve el vehculo, justificacin del retiro, registro del kilometraje y equipos entregados.
Dicho formato deber estar firmado por el funcionario y/o gestor de ECOPETROL S.A. o la
persona designada en la Estacin y por el CONTRATISTA o quien ste delegue para tal efecto, y
ser requisito anexarlo a las cuentas de cobro. Igualmente se deber dejar registro del recibo del
vehculo despus del mantenimiento.
El mantenimiento efectuado debe contemplar como mnimo las siguientes actividades y todas las
reparaciones menores necesarias a fin de que garanticen el normal funcionamiento y seguridad
de los vehculos:
Lavado general: Aseo interior y exterior del vehculo, mnimo una (1) vez por semana o
cada vez que se requiera.
Cambio de aceite y lubricantes, segn especificaciones del fabricante.
Revisin de los frenos. Esta debe realizarse de acuerdo con las especificaciones del
fabricante del vehculo.
Revisin de llantas: cada mes se debe revisar el porcentaje de desgaste para determinar
el cambio
Sistema de direccin. De acuerdo a las especificaciones del fabricante.
Sincronizacin, segn especificaciones del fabricante o cuando el vehculo lo requiera
Balanceo y alineacin, cada vez que el vehculo lo requiera
Revisin caja y sistema de transmisin, cada 5.000 km. o segn especificaciones del
fabricante.
Engrase, cada 5.000 km. o segn especificaciones del fabricante.
Petrolizado o grafitado, cada 6 meses
Revisin y mantenimiento de la suspensin, cuando lo requiera el vehculo
Se aclara que todos los repuestos, mano de obra, insumos y dems gastos que se causen en
cualquier reparacin o mantenimiento sern por cuenta del CONTRATISTA y ECOPETROL S.A.
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no reconocer ningn pago adicional por concepto de daos de operacin, accidentes o

cualquier otra causa no prevista.
El CONTRATISTA debe garantizar la continuidad del servicio en los horarios indicados en caso
de falla o mantenimiento de los equipos dispuestos para el contrato.
Las llantas deben ser cambiadas cuando el labrado llegue a un desgaste del 75% y/o de acuerdo
con las especificaciones del fabricante.
As mismo, los despinche de llantas, avera o desperfecto que sufra el vehculo, ser realizado y
asumido por el CONTRATISTA de manera inmediata.
Durante la ejecucin del contrato ECOPETROL S.A., podr solicitar el cambio de los vehculos
que presenten daos reiterativos considerndose daos que no permitan la movilizacin del
mismo, de dos o ms daos en dos meses, o por su deficiente estado que considere constituyan
un peligro para el personal o un obstculo para el buen desarrollo de los servicios y el
CONTRATISTA estar obligado a sustituirlo por uno que cumpla con lo estipulado en las
especificaciones tcnicas.
Es totalmente prohibido realizar trabajos mecnicos ni de mantenimiento dentro de las

instalaciones de ECOPETROL S.A., sea cual fuere el dao. Por lo anterior, el CONTRATISTA
deber retirar el vehculo por sus propios medios y realizarlos s fuera de las instalaciones.
Los costos de traslado de los vehculos varados sern a cuenta del CONTRATISTA.
4.6. COMBUSTIBLE
El CONTRATISTA deber asumir el costo del suministro del combustible en todos los casos y
que estn contemplados en el valor de la tarifa da segn los rangos de kilometrajes promedio
establecidos en el cuadro de oferta econmica, segn la clase de vehculo.
El control del combustible estar a cargo del CONTRATISTA.

4.7. PEAJES
El costo y control de los peajes (tarifa que se cobra a un medio de transporte como derecho de
trnsito para utilizar la infraestructura de la respectiva va) que se presenten en los trayectos que
hagan los vehculos dentro y fuera del permetro urbano y dentro del territorio nacional en las
rutas o recorridos establecidos en la ejecucin del contrato se rreconocern bajo la modalidad de
costo reembolsable. Para que se proceda al reconocimiento econmico y aprobacin de los
gastos reembolsables por parte de Ecopetrol S.A., se requiere que el contratista atienda lo
sealado en el instructivo ECP-VIF-G-002 GUIA PARA EL MANEJO DE GASTOS REEMBOLSABLES.
ECOPETROL S.A., no reconocer porcentaje de administracin sobre los gastos reembolsables.

Una vez presentada la cuenta de cobro junto con los soportes de pago, ECOPETROL S.A., la
cancelar dentro de los diez (10) das siguientes a su presentacin.
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4.8. ASISTENCIA EN CARRETERA
El CONTRATISTA debe tener en cuenta que en caso de presentar un dao el vehculo por
cualquier concepto, este debe recogerlo en el sitio del dao, garantizar el traslado del (los)
funcionario(s) a su lugar de destino y asumir los gastos y riesgos de dicho traslado.
De igual manera debe tener disponible la pliza de seguro para ser utilizada en traslado y
reposicin de vehculo en caso que el CONTRATISTA no de solucin dentro del tiempo
estipulado, entendindose ste como: una (1) hora para logstica (designar nuevo
vehculo/conductor) ms el tiempo de desplazamiento de la ciudad base al sitio donde se
encuentre el vehculo averiado.
4.9. VEHCULO SUSTITUTO
ECOPETROL S.A. exigir que los vehculos sean sustituidos por el CONTRATISTA por uno que
cumpla con las especificaciones tcnicas, en las siguientes situaciones:
Cuando el vehculo sea retirado para mantenimiento y/o reparacin.

Realizacin de trmites que impliquen su retiro durante los das de prestacin del servicio
a la operacin.
Retenciones de las autoridades competentes (trnsito o por orden judicial).
Por hurto del vehculo
Cuando el vehculo sea rechazado por ECOPETROL S.A. debido a su deficiente estado
mecnico, donde no se garantice al mximo la operabilidad de los vehculos y la
seguridad fsica de los pasajeros.
El CONTRATITA, debe tener en cuenta en la presentacin de oferta un vehculo sustituto
para los das de pico y placa en las ciudades donde aplique esta restriccin.
Para las eventualidades que surjan que no sea el mantenimiento, y se deba retirar el vehculo, el
reemplazo del mismo se debe realizar dentro de las 8 horas siguientes al reporte de la
eventualidad.
En caso de prdida por accidentes de trnsito o sea retenido por las autoridades competentes o
en caso de hurto, el CONTRATISTA dispondr de 24 horas para el reemplazo despus de ser
reportado por ECOPETROL S.A., al CONTRATISTA,
En todos los casos el vehculo sustituto deber ser aprobado por el Gestor del contrato antes de
efectuarse el reemplazo.
El CONTRATISTA debe presentar al Gestor del contrato planes de contingencia, que garanticen
la prestacin de los servicios contratados, cuando ocurran eventos de orden pblico, por
anormalidad laboral o cualquier otro evento, en cualquiera de los sitios objeto de la prestacin de
los servicios, que alteren la normalidad de los mismos.
En los casos en que el reemplazo se genere por causas imputables CONTRATISTA, o por
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situaciones contempladas para la normal ejecucin del contrato, de acuerdo con lo contemplado
en las especificaciones tcnicas, no generar un sobrecosto o reconocimiento econmico a
ECOPETROL S.A.
5. FORMA DE PAGO
La unidad de pago para el servicio de alquiler de vehculos ser precios unitarios por da segn
rango de kilometraje.
Se realizarn cortes mensuales donde el valor a facturar se realizar por cada vehculo as:
Se realizar la suma de los kilometrajes diarios realmente ejecutados en el mes (solo los
registrados en uso del objeto contractual, no incluye el kilometraje recorrido por el Contratista
para el mantenimiento del vehculo o para uso propio fuera de los horarios establecidos del
servicio) y dicha suma se debe dividir por los das realmente ejecutados, para sacar un
kilometraje da promedio; este ltimo se ubicar en el rango correspondiente segn el cuadro de
lista de precios para el contrato y segn la clase de vehculo.
Adicionalmente se tendr en cuenta el registro del kilometraje del vehculo sustituto.
De acuerdo con lo anterior, un vehculo podr variar de rango de kilometraje (de la misma clase
de vehculo) durante la ejecucin del contrato, sin que esto le genere a Ecopetrol S.A.,
sobrecostos ni reclamaciones por parte del Contratista a ECOPETROL S.A.
Las infracciones de trnsito que se causen debido por causas imputables al CONTRATISTA
(defectos mecnicos, documentos vencidos, entre otros) debern ser canceladas por el
CONTRATISTA.
De igual manera, en caso de que se requiera hacer uso del seguro contra todo riesgo de los
vehculos, por efecto del siniestro(s) que se presente(n), el contratista deber asumir el
porcentaje o deducible que la aseguradora no reconozca, por lo que queda entendido
ECOPETROL S.A. no reconocer suma alguna por este concepto.
6. COORDINACIN DEL SERVICIO
El contratista deber disponer como mnimo de un coordinador quien estar en contacto con la
gestora del contrato. Esta persona ser el representante y/o responsable de la administracin de
los vehculos y todas las acciones derivadas para el cumplimiento HSE mencionadas en la
directriz ECP-VST-D-001. El contratista suministrar el nombre, direccin, nmero de telfono,
avantel y celular al gestor, para poder localizarlo en caso de emergencia, con objeto de dar
solucin inmediata a anomalas que se presenten relacionadas con la prestacin del servicio. El
representante siempre debe ser fcilmente localizable y atender de inmediato los requerimientos
de la gestora. El representante debe poseer radio avantel compatible con la frecuencia de
ECOPETROL S.A., y debe tener celular con minutos disponibles. Los gastos que se generen
deben ser previstos dentro del ofrecimiento econmico o precios unitarios. El coordinador del
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CONTRATISTA, deber asumir las funciones de Viga durante la ejecucin del contrato, descritas
en Minuta del contrato.
El (los) coordinador (es) deben ser personas con amplios conocimientos del contrato y facultades
para decidir y resolver los problemas que eventualmente se puedan presentar en relacin con el
contrato, es quien permanece directa y constantemente vinculado con la ejecucin del mismo y
est en permanente contacto con el gestor del contrato. La designacin de representacin por
parte del CONTRATISTA, deber este ltimo dejarlo por escrito.
El CONTRATISTA deber tener en cuenta que los vehculos deben contar con un sistema de
comunicaciones en lnea entre todos los vehculos con conductor, el coordinador del servicio, la
gestora y los usuarios del servicio. As mismo, el medio de comunicacin del coordinador y
conductores deber ser compatible con los sistemas de comunicacin que tiene ECOPETROL
S.A., en cada lugar donde se prestar el servicio, para este caso es Avantel. El coordinador del
CONTRATISTA debern reportarse constantemente con la persona nombrada por ECOPETROL
S.A., y/o la gestora para el oportuno cumplimiento de los servicios pactados contractualmente,
para lo cual el plan de servicio de Avantel deber ser suficiente, ECOPETROL S.A., no incurrir
en sobrecostos por este concepto.
El sistema de comunicaciones deber estar en permanente funcionamiento y por el mismo, se

deben reportar las novedades que se presenten durante la prestacin del servicio. Cualquier
novedad que se presente no solo en la prestacin del servicio, sino en la utilizacin indebida del
mismo, deber ser reportada inmediatamente para tomar los correctivos del caso.
Todas las instrucciones y notificaciones, que ECOPETROL S.A., imparta al representante del
CONTRATISTA, se entienden como hechas a ste. Del mismo modo, todos los documentos que
suscriba el representante del CONTRATISTA, tendrn tanta validez como si hubieran sido
emitidos por el mismo CONTRATISTA.
La nica persona autorizada para comunicarle novedades o solicitudes de servicio es el gestor

del contrato y los funcionarios que este autorice por escrito
6.1. PARQUEADEROS
ECOPETROL S.A, facilita el uso del parqueadero en las sedes de la Empresa para salida, arribo
y despacho del personal nicamente o durante la prestacin de los servicios, el cual debe ser
utilizado de acuerdo a las reglamentaciones que ECOPETROL S.A. le imparta para su uso y
cuidado. La custodia de los vehculos estar a cargo del CONTRATISTA. El parqueo de los
vehculos debe hacerse en reversa y se debe respetar el lmite de velocidad permitido dentro de
las instalaciones.
El CONTRATISTA debe contar con un parqueadero externo donde guarde la totalidad de sus
vehculos cuando no estn en servicio. ECOPETROL S.A, no se responsabiliza por el cuidado de
los vehculos.
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6.2 PERSONAL DEL CONTRATISTA
El personal que requiera el CONTRATISTA para el cumplimiento del contrato, ser de su

exclusiva responsabilidad y ECOPETROL S.A declara que no asume responsabilidad laboral
alguna con ellos. Ser obligacin del CONTRATISTA cumplir estrictamente todas las
obligaciones establecidas en la Ley 100 de 1993, la Ley 789 de 2002, y la Ley 828 de 2003, y sus
reglamentos.
El contratista deber suministrar a la Gestora la informacin que ste requiera. As mismo,

deber tomar las precauciones necesarias para la seguridad del personal a su cargo o servicio,
de acuerdo con las disposiciones de carcter legal.
Es obligacin del CONTRATISTA suministrar y mantener durante la ejecucin de los servicios y

hasta la entrega total de los mismos a satisfaccin de ECOPETROL S.A, todo el personal
competente y calificado que se requiera para desarrollar las labores, y la capacitacin sobre la
forma de prestar el servicio de conformidad con las condiciones del servicio contratado.
El CONTRATISTA debe contar con el personal suficiente que haga turnos de acuerdo a la ley
emitida por el Ministerio de la Proteccin Social y respondiendo a las necesidades de servicio de
transporte de ECOPETROL S.A. La vinculacin del personal debe responder a las exigencias del
Cdigo Sustantivo del Trabajo.
De acuerdo con la reglamentacin interna de ECOPETROL S.A, todo el personal del

CONTRATISTA debe asistir al Curso Fomento Trabajo Seguro, Limpio y Saludable.
Al inicio del contrato el CONTRATISTA debe presentar un listado del personal que labora para el
contrato y en cada pago parcial o final presentar a la Gestora los documentos que verifiquen el
cumplimiento del artculo 50 de la ley 789 del 2002 y del artculo 1 de la ley 828 de 2003, pago de
aportes parafiscales.
ECOPETROL S.A se reserva el derecho de aceptar o rechazar el personal que el

CONTRATISTA presente para laborar en la prestacin del servicio objeto del presente contrato,
cuando por comportamientos inapropiados en ejecucin de contratos anteriores al servicio de
ECOPETROL S.A., se compruebe que el aspirante no haya tenido una buena conducta.
El CONTRATISTA debe programar una charla semestral para su personal en atencin al cliente
con el fin de garantizar un servicio amable por parte de los conductores y dems personal
contratado para la ejecucin de este servicio.
El CONTRATISTA debe garantizar que en ningn momento del servicio, su personal consume o
se encuentra bajo la influencia de bebidas alcohlicas o cualquier sustancia psicoactiva o
alucingena; de esta prohibicin se excluyen los medicamentos que deban consumir por
prescripcin mdica y que no alteren las condiciones de seguridad y de servicio de lo contratado
por ECOPETROL S.A, Cuando ECOPETROL S.A lo considere tomar la prueba de alcoholemia
a los conductores que prestan servicio para el contrato.
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Para todas las reas, respetando la autonoma tcnica y administrativa del contratista, verdadero
patrono, y con el fin de que se constituya en un factor que motive la permanencia y ptimo
desempeo de los trabajadores que sean vinculados con dedicacin exclusiva y jornada
completa (8 horas) para el cumplimiento del objeto contractual y una vez adjudicado el contrato
es obligacin del mismo garantizar que todos los trabajadores del Equipo Operativo, reciba como
mnimo el salario establecido en la Tabla de Niveles salariales para actividades no propias de la
Industria del petrleo y calcular sobre este los pagos correspondientes a las prestaciones de ley y
la seguridad social. Cabe resaltar que es responsabilidad del Contratista el pago de todos los
salarios, prestaciones sociales y de ley, en los que se incurra y estos deben estar incluidos
dentro de las tarifas del contrato.
PERSONAL OPERATIVO
Nivel I Categora 1(Tabla de

Los necesarios Niveles salariales para
Conductor de vehculo liviano con
de acuerdo al actividades contratadas no
capacidad mxima de 5 pasajeros
contrato propias de la industria del
petrleo)
Nivel II Categora 1(Tabla de
Los necesarios Niveles salariales para
Conductor de vehculo con capacidad
de acuerdo al actividades contratadas no
superior a 6 pasajeros
contrato propias de la industria del
petrleo)
Nota: para pasar de la Categora 1 a 2, el trabajador debe cumplir con una o ambas de las
siguientes condiciones:
Certificacin de Competencia Tcnica Expedido por el SENA u otro organismo calificado

autorizado por el SENA.
Ser el trabajador Jefe o cabeza de grupo de trabajadores con cargos similares.
6.2.1 DOCUMENTOS A ENTREGAR DEL PERSONAL
Hoja de vida
Fotocopia cdula de ciudadana.
Copia del certificado antecedentes judiciales, expedido por el DAS.
Licencia de conduccin vigente, de la categora necesaria para poder manejar esta clase de
vehculos.
Los conductores debern certificar experiencia mnimo de dos (2) aos en el servicio.
Al inicio del contrato, los conductores no pueden tener partes pendiente de pago, as mismo, si
durante la ejecucin del contrato, quien presta el servicio es objeto de una medida de estas por
parte de las autoridades de trnsito, el conductor se obliga a cancelar el parte o dar solucin al
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inconveniente dentro de un trmino mximo de tres das.
De igual manera deben disponer de un reemplazo inmediato de conductores cuando por solicitud
de ECOPETROL S.A., stos no cumplan con sus obligaciones de seguridad, cumplimiento de
horario, respeto o cualquier causa que atente contra las instalaciones o personas al servicio de
ECOPETROL S.A.
7. VIGILANCIA Y SEGURIDAD
Al entrar y salir los vehculos que prestan el servicio deben reportarse al personal de vigilancia de
la respectiva sede para registrar en planillas las horas de entrada y salida.
El contratista es responsable por la seguridad industrial de todo el personal que trabaje para l,
para lo cual debe cumplir y hacer cumplir las regulaciones definidas por ECOPETROL S.A., para
los contratistas. Igualmente debe cumplir las normas de seguridad y vigilancia de ECOPETROL
S.A.
En ningn caso existir responsabilidad de ECOPETROL S.A., por atentados de cualquier tipo.
ECOPETROL S.A., no asume con el CONTRATISTA ni con terceros, responsabilidad alguna por
el uso que ste haga del mencionado vehculo, mientras est bajo su dependencia, cuidado y
administracin.
7.1. AUTORIZACIONES Y PERMISOS DE INGRESO A REAS DE ECOPETROL
Para el ingreso a las zonas de trabajo tendr acceso el CONTRATISTA, los empleados que
desarrollen el objeto del servicio y las personas autorizadas previamente por ECOPETROL S.A.
Para un mejor control del ingreso a la zona de trabajo, el CONTRATISTA debe llevar una
relacin de las personas autorizadas. Ninguna persona sin la correspondiente autorizacin, podr
entrar o permanecer en la zona de trabajo.
Los permisos de ingreso, carn de autorizacin de ingreso de contratistas, tarjetones de

vehculos y dems permisos y autorizaciones solicitados por vigilancia fsica es responsabilidad
del contratista su trmite y actualizaciones. La gestora del contrato brindar el apoyo a estos
trmites.
8. REAJUSTES
POR LUBRICANTES Y COMBUSTIBLES:

Durante la vigencia del contrato se aplicar reajuste sobre la parte o porcin de la tarifa
ofrecida por el contratista por este concepto, a partir del ao 2012 y en forma trimestral de
acuerdo al informe de variacin del precio de los combustibles en las estaciones de servicio,
emitido por la Unidad de Planeacin de Minera Energtica UPME, as:
15 de 21

Del informe, se tomar la media de todas las ciudades y con estas se realizar el clculo de
una nica media que se comparar con el anterior trimestre y la diferencia se convertir en
porcentaje de variacin de reajuste para este concepto (mximo dos decimales).
Sobre la parte o porcin de la tarifa ofrecida por el contratista por el concepto Lubricantes y
combustibles se aplicarn el porcentaje de variacin de reajuste hallado, de acuerdo con la
siguiente frmula:
NT = {[PTLC (1 + %UPME)] + PTMO + PTDC}, donde:
NT = Nueva tarifa.
PTLC = Porcin tarifa por Lubricantes y Combustibles
PTMO = Porcin tarifa por Mano de Obra
PTDC = Porcin tarifa por Dems Componentes
%UPME = Porcentaje de incremento por Informe UPME
Los reajustes por este concepto se realizarn en las siguientes fechas:
Primer reajuste: 1 de abril de 2012

Segundo reajuste: 1 de julio de 2012
Tercer reajuste: 1 de octubre de 2012
Cuarto reajuste: 1 de enero de 2013
Quinto reajuste: 1 de Abril de 2013
Sexto reajuste: 1 de julio de 2013
Sptimo reajuste: 1 de octubre de 2013
Octavo primer reajuste: 1 de enero de 2014
Noveno Reajuste: 1 de abril de 2014
1. Para los precios unitarios en que el servicio sea exigido en vehculos con el sistema
Biocombustible se tomarn los datos de UPME que se refieren al Gas Natural Vehicular.
2. Para los precios unitarios en que el servicio sea camionetas tipo Vans, se tomarn los
datos de UPME que se refieren al ACPM
3. Y para el caso de los precios unitarios en que el servicio sea prestado en vehculos que no
aplica el punto uno y el punto dos sern reajustadas con los datos de UPME que se refieren a
GMC (gasolina corriente).
POR SALARIO:
e realizar reajuste por este concepto si durante la vigencia del contrato, ECOPETROL S.A.,
por intermedio de los funcionarios competentes para tal fin, emite nuevas directrices a las
contempladas inicialmente con la suscripcin del contrato, en donde se determine ajustar los
salarios pactados en la TABLA DE NIVELES SALARIALES PARA ACTIVIDADES
CONTRATADAS NO PROPIAS DE LA INDUSTRIA DEL PETROLEO.
POR DEMS COMPONENTES:
16 de 21

Durante la ejecucin del contrato se reconocern reajustes a los precios unitarios de los
servicios, de acuerdo con el IPC del DANE del ltimo ao aplicando la siguiente frmula:
NT = {[PTDC (1 + %ITDC)] + PTLC + PTMO}, donde:
NT = Nueva tarifa.
PTLC = Porcin tarifa por Lubricantes y Combustibles
PTMO = Porcin tarifa por Mano de Obra
PTDC = Porcin tarifa por Dems Componentes
%ITDC = Porcentaje de incremento por Dems Componentes
Los reajustes por este concepto se realizarn en las siguientes fechas:
Primer Reajuste: 1 de febrero de 2012

Segundo reajuste: 1 de Enero de 2013
Tercer Reajuste: 1 de Enero de 2014
ECOPETROL S.A., no decidir favorablemente reclamos o solicitudes de reajustes efectuadas

por el CONTRATISTA, por concepto de costos, gastos, actividades o suministros adicionales que
aquel requiera para ejecutar el contrato, y que fueran previsibles al momento de presentacin de
la propuesta.
No se reconocer reajuste sobre los costos indirectos, es decir sobre el AIU ofertado por el
Proponente, el cual se mantendr porcentualmente durante toda la vigencia del contrato. Los
reajustes se formalizarn mediante actas suscritas por el Administrador, Gestor y Contratista.
9. CONDICIONES ESPECFICAS DE CADA GRUPO
El CONTRATISTA debe dar apoyo en las actividades relacionadas con la operacin y/o
autorizadas por el Coordinador, tales como Alimentacin, Transporte de Documentos y
Transporte de Herramientas y Equipos.
El CONTRATISTA, debe tener un Superviso-Viga HSE.
SERVICIO ALQUILER DE VEHCULOS PARA LA PLANTA MEDELLN
El CONTRATISTA debe poseer la siguiente infraestructura para cumplir con el objeto del
contrato.
CLASE DE VEHICULO CANT. DISPONIBILIDAD CIUDAD BASE
AUTOMVIL TIPO SEDAN 1 24 HORAS MEDELLN
17 de 21

CAMIONETA DOBLE CABINA 4x4 PLATN

CON TAPA 2 24 HORAS MEDELLN
RIGIDA Y REMOVIBLE
SERVICIO ALQUILER DE VEHCULOS PARA LA PLANTA CISNEROS
contrato.
CAMIONETA TIPO VANS MIN. 7 PAS. 1 24 HORAS CISNEROS
SERVICIO ALQUILER VEHCULOS PARA LA PLANTA MANIZALES
contrato.
CAMIONETA TIPO VANS MIN. 7 PAS. 1 24 HORAS MANIZALE

CAMONETA DOBLE CABINA 4X4 PLATN
CON TAPA 2 24 HORAS MANIZALES
RIGIDA Y REMOVIBLE
SERVICIO ALQUILER DE VEHCULOS PARA LA PLANTA HERVEO
contrato.

CAMIONETA Y/O CAMPERO 4X4 5
PUERTAS 1 24 HORAS HERVEO
CAPACIDAD 5 PASAJEROS
18 de 21

SERVICIO ALQUILER DE VEHCULOS PARA LA PLANTA FRESNO
contrato.
CAMIONETA TIPO VANS MIN. 7 PAS. 1 24 HORAS FRESNO
SERVICIO ALQUILER DE VEHCULOS PARA LA PLANTA MARIQUITA
contrato.
CAMIONETA TIPO VANS MIN. 7 PAS. 1 24 HORAS MARIQUITA
SERVICIO ALQUILER DE VEHCULOS PARA LA PLANTA SANTA ROSA
contrato.

CON TAPA 1 24 HORAS SANTA ROSA
RIGIDA Y REMOVIBLE
CON TAPA 1 12 HORAS SANTA ROSA
RIGIDA Y REMOVIBLE
SERVICIO ALQUILER DE VEHCULOS PARA LA PLANTA SEBASTOPOL
19 de 21

contrato.

CON TAPA 1 24 HORAS SEBASTOPOL
RIGIDA Y REMOVIBLE
El servicio de alquiler de camioneta 4x4 doble cabina, campero 4x4 5 puertas, camioneta
tipo vans y automvil tipo sedan con conductor deber contemplar la prestacin del
servicio las 24 horas de lunes a domingo, lo que quiere decir que se tendr en cuenta 3
turnos de conductores con sus respectivos reemplazos para sus das de descanso.
En eventos excepcionales, por las especiales circunstancias del servicio, se podr prestar con un
conductor, siempre que se respete la normatividad laboral en cuanto al trabajo suplementario,
descanso diario y dominical, asumiendo todas las consecuencias legales el contratista, que se
puedan desprender del uso del poder subordinante en su calidad de empleador, dentro de la
autonoma tcnica, financiera y administrativa. En todo caso, estos eventos sern autorizados por
el gestor cuando realmente sea necesario y se haga imposible la prestacin del servicio segn lo
previsto en las condiciones especficas del proceso contractual.
PERNOCTADA
Esta se cancelar adicionalmente a los das de servicio, cuando se requiere estada nocturna del
conductor fuera de la ciudad base. Debe contemplar los viticos del conductor y del vehculo para
estada, alimentacin y dems gastos.
Para pernoctadas el contratista deber cancelar al conductor el 80% del valor de la tarifa pactada
en el tem.
Para gasto de viaje en el evento que el conductor salga de su base y regrese el mismo da el
Contratista deber reconocer al conductor el 75% de la tarifa pactada en el tem
10. NORMAS
Al momento de iniciar el contrato y durante su ejecucin, el Contratista debe dar cumplimiento a

las siguientes normas:
La ley 769 de agosto 6 de 2002, Cdigo Nacional de Trnsito y Transporte.
20 de 21

Adicionalmente deber cumplir y acatar todos los lineamientos, directrices y normas internas
establecidas por ECOPETROL S.A., para el transporte de personal y cumplir las normas y leyes
colombianas aplicables al servicio contratado.
Para el desarrollo de las actividades el contratista deber tener en cuenta en su anlisis de

costos y para la ejecucin del servicio los siguientes documentos:
ECP-DHS-J-006 Directriz para el Seguimiento y Manejo del Uso de Sustancias Psicoactivas en

Ecopetrol S.A.
ECP-DHS-J-005 Contenido Kit de Primeros Auxilios.
ECP-DHS-J-001 Directriz HSE en las Actividades Contratadas por Ecopetrol S.A.
ECP-DHS-I-018 Reglas Fundamentales HSE
ECP-DHS-R-001 Reglamento Uso y Manejo de Vehculos en ECOPETROL S.A.
ECP-DHS-P-031 Gestion de Fallas de Control e Incidentes HSE
ECP-DRI-I-007 Uso Matriz Valoracin de Riesgos - RAM.
ECP-DRI-I-033 Anlisis de Trabajo Seguro ATS y Tres QUES.
11. REGISTROS
Los siguientes son los registros que estn a lo largo de las especificaciones y por tanto resultaran
como parte de la ejecucin del presente contrato:
Acta de entrega de vehculo, con el recibo a satisfaccin que su estado inicial es

conforme a lo solicitado.
Programa de mantenimiento de vehculos
Registro de novedades de mantenimiento preventivo o correctivo y control de entrada y
salida de vehculo a mantenimiento.
Certificados de revisin tcnico mecnica.
Copia de: Tarjeta de seguro obligatorio SOAT, Certificado de emisin de gases, tarjeta de
propiedad del vehculo, Pliza de seguro contra todo riesgo, Certificado de paz y salvo
(sin pendientes) emitido por la entidad de trnsito donde est matriculado el vehculo
(Impuestos y sanciones), Certificado de tradicin del vehculo.
Comunicaciones recibidas y enviadas al Contratista
Soporte de pago de peajes
Documentacin del personal
Soporte de pagos de salarios y parafiscales al personal de contratista.
Testigo documental del manejo de incidentes que se presente en el contrato.
Relacin de las personas autorizadas para ingreso a las zonas de trabajo.
21 de 21

ANEXO 3 Especificaciones Técnicas Alquiler de Carros

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CENTRO DE SERVICIOS COMPARTIDOS

ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES Y

ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE

ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES Y

El objeto de la presente contratacin es el ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR

El servicio de alquiler de vehculos ser suministrado como soporte a las operaciones y al

Estos servicios se prestarn a los funcionarios de ECOPETROL S.A. ubicados en los

3. DURACION DEL CONTRATO

Para efectos de elaboracin del presupuesto el PROPONENTE debe considerar que la

4. ESPECIFICACIONES TCNICAS GENERALES

4.1. CLASIFICACIN DE LOS VEHCULOS

La clasificacin general de los vehculos requeridos es la siguiente:

La antigedad permitida del equipo automotor es la siguiente:

ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES Y

4.2. CARACTERSTICAS DE LOS VEHCULOS

CAMIONETA DOBLE CABINA 4x4 CON PLATN (DIESEL)

AUTOMVIL TIPO SEDAN 5 PUERTAS

Cilindraje mnimo: 1300 CC.

ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES Y

CAMIONETA TIPO VANS

ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES Y

Sistema de Posicionamiento Global Satelital GPS

Reportes de kilometraje recorrido

Las caractersticas del GPS son:

Eventos a reportar en el sistema como: velocidades mximas, recorridos, tiempo de vehculo

4.3. EQUIPO DE PREVENCIN Y SEGURIDAD PARA LOS VEHCULOS

Un (1) gato con capacidad para elevar el vehculo

ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES Y

Dos (2) seales de carretera en forma de triangulo en material reflectivo y provistas de

ELEMENTOS PRESENTACION CANTIDAD

INMOVILIZADORES MALEABLES (PARA BRAZOS Y 4

VENDAJES TRIANGULARES UNIDAD 6

GASAS LIMPIAS PAQUETE PAQUETE X 20 4

GUANTES DE LTEX PARA EXAMEN (2 Talla M y 2 PAQUETE X 4

ESPARADRAPO DE TELA ROLLO DE 4" UNIDAD 1

Adicionalmente debe contener

ELEMENTOS PRESENTACION CANTIDAD

VENDA DE ALGODN 3 X 5 YARDAS Unidad 1

YODOPOVIDONA (JABN Frasco x 120 ml 1

ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES Y

ALCOHOL ANTISPTICO Frasco 275 ml 1

El CONTRATISTA deber prever la renovacin del botiqun de acuerdo a la fecha de

4.4. ESTADO DE LOS VEHCULOS

El CONTRATISTA al inicio del contrato deber relacionar en un documento los vehculos

Despus de revisado el parque automotor, el CONTRATISTA deber hacer entrega un da antes

El mantenimiento preventivo y correctivo de los vehculos, combustible, peajes y dems costos

El CONTRATISTA deber presentar al inicio del contrato un programa, para el mantenimiento

ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES Y

El mantenimiento de cada vehculo se realizar (1) da al mes, preferiblemente fin de semana o

ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES Y

no reconocer ningn pago adicional por concepto de daos de operacin, accidentes o

Es totalmente prohibido realizar trabajos mecnicos ni de mantenimiento dentro de las

El control del combustible estar a cargo del CONTRATISTA.

ECOPETROL S.A., no reconocer porcentaje de administracin sobre los gastos reembolsables.

ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES Y

4.8. ASISTENCIA EN CARRETERA

4.9. VEHCULO SUSTITUTO

Cuando el vehculo sea retirado para mantenimiento y/o reparacin.

ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES Y

Adicionalmente se tendr en cuenta el registro del kilometraje del vehculo sustituto.

6. COORDINACIN DEL SERVICIO

ALQUILER DE VEHICULOS CON CONDUCTOR PARA LOS DEPARTAMENTOS DE OPERACIONES Y

El sistema de comunicaciones deber estar en permanente funcionamiento y por el mismo, se