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BASES NORMATIVAS Y APLICACIN DE LA AUDITORA

ADMINISTRATIVA

Las bases normativas de auditora, son los requisitos mnimos de calidad


relativos a la personalidad de auditor, al trabajo que desempea y a la
informacin que rinde como resultado de este trabajo.
Las normas de auditora se clasifican en:
- Normas personales.
- Normas de ejecucin del trabajo.
- Normas de informacin.
Normas personales
Se refieren a las cualidades que el auditor debe tener para poder asumir,
dentro de las exigencias que el carcter profesional de la auditora impone, un
trabajo de este tipo. Dentro de estas normas existen cualidades que el auditor
debe tener preadquiridas antes de poder asumir un trabajo profesional de
auditora y cualidades que debe mantener durante el desarrollo de toda su
actividad profesional, y son:
Entrenamiento tcnico y capacidad profesional.
El trabajo de auditora debe ser desempeado por personas que teniendo un
ttulo profesional legalmente expedido y reconocido, tengan entrenamiento
tcnico adecuado y capacidad profesional como auditores
Cuidado y diligencia profesionales
El auditor est obligado a ejercita cuidado y diligencia razonables en la
realizacin de su examen y en la preparacin de su dictamen o informe.
Independencia
El auditor est obligado a mantener una actitud de independencia mental en
todos los asuntos relativos a su trabajo profesional.
Normas de ejecucin del trabajo.
An cuando es difcil definir lo que en cada tarea puede representar un cuidado
y diligencia adecuados, existen elementos que por su importancia, deben ser
cumplidos. Estos elementos bsicos, fundamentales en la ejecucin del trabajo,
constituyen la especificacin particular, por lo menos al mnimo indispensable,
de la exigencia de cuidado y diligencia, son las que constituyen las normas
denominadas de ejecucin del trabajo:
Planeacin y supervisin.
El trabajo de auditora debe ser planeado adecuadamente y, si se usan
ayudantes, stos deben ser supervisados en forma apropiada.
Estudio y evaluacin del control interno.
El control interno son las polticas y procedimientos establecidos para la
obtencin de informacin financiera veras y confiable, salvaguarda de los
activos y promover la eficiencia en la operacin.
El auditor debe efectuar un estudio y evaluacin adecuados del control interno
existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a
depositar en l; asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensin y
oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditora.
Obtencin de evidencia suficiente y competente.
Mediante sus procedimientos de auditora, el auditor debe obtener evidencia
comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para
suministrar una base objetiva para su opinin.
Normas de informacin
El resultado final del trabajo del auditor es su dictamen o informe. Mediante l,
pone en conocimiento de las personas interesadas los resultados de su trabajo
y la opinin que se ha formado a travs de su examen. El dictamen o informe
del auditor es en lo que va a reposar la confianza de los interesados, para
prestarles fe a las declaraciones que aparecen sobre la situacin financiera y
los resultados de operaciones de la empresa.
Por ltimo, es principalmente, a travs del informe o dictamen, como el pblico
y el cliente se dan cuenta del trabajo del auditor y, en muchos casos, es la
nica parte, de dicho trabajo que queda a su alcance.
Esa importancia que el informe o dictamen tienen para el propio auditor, para
su cliente y para los interesados que van a descansar en l, hace necesario
que tambin establezcan normas que regulen la calidad y requisitos mnimos
del informe o dictamen correspondiente. A esas normas las clasificamos como
normas de dictamen e informacin, que aunque en este caso se refieren
bsicamente a las auditoras tradicionales, vale la pena mencionarlas:
Aclaracin de la relacin con estados o informacin financiera y
expresin de opinin.
En todos los casos en que el nombre de un contador pblico quede asociado
con estados o informacin financiera, deber expresar de manera clara e
inequvoca la naturaleza de su relacin con dicha informacin, su opinin sobre
la misma y en su caso, las limitaciones importantes que haya tenido su
examen, las salvedades que se deriven de ellas o todas las razones de
importancia por las cuales expresa una opinin adversa o no puede expresar
una opinin profesional a pesar de haber hecho un examen de acuerdo con las
normas de auditora.
Bases de opinin sobre estados financieros y la administracin
El auditor al opinar sobre estados financieros y la administracin, deben
observar que:
- Fueron preparados de acuerdo con principios de contabilidad
- dichos principios fueron aplicados sobre bases consistentes.
- La informacin presentada en los mismos y en las notas relativas, es
adecuada y suficiente para su razonable interpretacin.
- Si administracin es eficiente
Por lo tanto, en caso de excepciones a lo anterior, el auditor debe mencionar
claramente en qu consisten las desviaciones y su efecto cuantificado sobre
los estados financieros y la administracin
Otras directrices de actuacin se pueden mencionar, en este caso para los
auditores que desempeen funciones de auditora administrativa, y que
contribuyen a tener una actitud objetiva son:
a) El auditor, antes de aceptar su designacin en un trabajo de auditora
administrativa, debe precisar si tiene los conocimientos y la experiencia que
requiere el caso particular. Cabe destacar que por la naturaleza de la auditora,
el auditor, en ocasiones, tendr la necesidad de trabajar en coordinacin con
especialistas de otras disciplinas; en estos casos, podr tomar como suya la
labor realizada por otros profesionales y aceptar la responsabilidad
correspondiente cuando tenga la capacidad de supervisarla. Adems, deber
indicar claramente en su informe, que se ha apoyado en el trabajo de otros
profesionales. Debido a esto recalcamos la necesidad de una actitud mental,
conocimiento y experiencia adecuada por parte del auditor a fin de que est
tenga las posibilidades de llevar a cabo este tipo de auditoras.
b) Al igual que en cualquier otro trabajo profesional cuando se delega parte de
su ejecucin a colaboradores, el auditor tiene la obligacin de cerciorarse de su
capacidad y experiencia, y debe ejercitar una adecuada supervisin de sus
labores.
c) Por ltimo, es necesario indicar que el auditor al obtener evidencia suficiente
que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe, deber
quedar debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor.
Establecer Normas de Desempeo.
Para desarrollar una auditora administrativa, es importante la formulacin de
normas de desempeo administrativo, necesarias para evaluar los
procedimientos y los resultados.
Debido a que el propsito principal que la direccin superior busca, es lograr el
efectivo control administrativo sobre las operaciones de su empresa,
establecen un conjunto de sistemas y procedimientos, y aunque estos por si
solos no pueden crear el control, es importante evaluar la efectividad del control
administrativo, por medio de la evaluacin de los sistemas y procedimientos
que se han establecido.
Para la creacin de medidas de control, es importante identificar los factores de
control administrativo dentro de la empresa. Una clasificacin propuesta sera
la que se muestra a continuacin:
Factores internos
Sistema de planeacin
Planeacin estratgica y tctica
Fijacin de: objetivos-planes-polticas
Establecimiento de: procedimientos-programas-presupuestos.
Sistema de organizacin
Divisin del trabajo
Jerarquizacin
Departamentalizacin
Sistema de direccin
Mando o autoridad
Motivacin
Comunicacin
Supervisin
Sistema de control
Establecimiento de normas
Comparacin de resultados
Medicin y correccin
Sistemas operacionales
Produccin
Ventas
Compras y abastecimiento
Crdito y cobranzas
Recursos humanos
Finanzas
Factor analtico
Sistemas y procedimientos
Actividades
Simplificacin administrativa

Factores externos
Medio ambiente
Funcin social
Mercados
Competencia
Dentro de los seis factores internos, identificamos los procedimientos que son
tiles para mejorar la calidad de la administracin y de los procesos con que se
opera. El factor externo ayuda a controlar a la calidad de las relaciones de la
empresa con el entorno social, econmico y poltico en el que se desenvuelve
la empresa.
En el enfoque de trabajo de la auditora administrativa, las operaciones que
realiza la empresa deben considerarse de manera integral,
independientemente de que en la mayora de los casos la ejecucin de una
operacin en particular est asignada a varios departamentos, oficinas,
secciones o dependencias.

APLICACIN DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

Es utilizada en el desarrollo del trabajo de auditora administrativa, es


sumamente flexible ya que permite manejar diferentes recursos como son;
normas de auditora , tcnicas o procedimientos de trabajo que se desarrollan a
lo largo del trabajo.
Cabe hacer mencin que hasta el momento no existen normas de aceptacin
generalizada para el trabajo de auditora operativa, se toman como base las
normas de auditora generalmente aceptadas.
Si se habla propiamente de un mtodo a seguir por un auditor como
recomendacin general, podra decirse que de acuerdo a su importancia las
etapas a seguir son:

Familiarizacin.

Investigacin y anlisis.

Diagnstico.

Informe.

1. Familiarizacin.

Tambin conocida como etapa preliminar, la cual tiene como principal objetivo
el de obtener toda la informacin concerniente al rea por auditar
operativamente, as como informacin a la empresa u organismo, la cual
servir de instrumento para el desarrollo de la actividad en etapas posteriores y
para ilustracin del personal de auditora administrativa

Dentro de esta etapa se debe recopilar la mxima informacin en el menor


tiempo posible en algunos aspectos importantes como pueden ser:

Antecedentes.
Cambios en los objetivos iniciales.
Informacin financiera reciente.
Marco legal.
Reglamentos.
Convenios.
Organigrama.
Asignacin de responsabilidades.
Manuales de procedimientos.
Polticas.
Presupuestos.
Informacin adicional relevante.

La etapa de familiarizacin presenta algunas caractersticas que se mencionan


a continuacin:

No es una lectura detallada de la informacin o manuales.


Es un proceso de recopilacin de informacin sin involucrarse de lleno
en su contenido, mediante algunas entrevistas con el personal
involucrado.
Si dentro de esta fase se detectan de primera vista indicios de
desviaciones o riesgos no se deber abundar, solamente se dejar
constancia para ser atendidos en la etapa de investigacin y anlisis.

De forma generalizada los procedimientos que se deben desarrollar durante


esta fase inicial del trabajo son:

Entrevista con el titular de la administracin (jefe, gerente, director,


etc.) y dems empleados de importancia, para obtener informacin
relevante.
Visita de familiarizacin a las oficinas e instalaciones de la empresa
para conocer su ubicacin fsica, el tamao de la organizacin, plantas
centros de distribucin y platicar brevemente con los funcionarios
responsables.
Clasificacin y referenciacion de la informacin.

A manera de resumen en esta fase de familiarizacin se recopila la mayor


cantidad de informacin y su clasificacin, se toma en cuenta el tipo de
informacin que se genera, ya que sern todos los elementos que ayudaran al
auditor a elaborar el trabajo de auditora de operativa, principalmente si se trata
de la primera.
Estudio de la gestin administrativa.

Respecto al estudio de la gestin administrativa de la operacin por auditar, se


deben tomar en cuenta factores como:

Planeacin.
Organizacin.
Direccin.
Control.

Dentro de esta fase el auditor evaluar su capacidad de administracin


utilizando las fases de la gestin administrativa ya mencionadas, que le
proporcionarn los elementos prcticos para poder detectar posibles
deficiencias, que en fases posteriores se evaluarn.

Hay palabras clave que ayudarn a comprender, la razn de muchas


actividades que se llevan a cabo en la operacin natural como es el caso de la
palabra "Que" Qu actividades se realizan en esta operacin?, Qu
funciones primarias tiene la operacin?, y algunas otras de la misma naturaleza
son las que ayudan al auditor a conocer las caractersticas propias y
procedimientos vigentes.

Las preguntas "Para qu", "Dnde", pueden ayudar para conocer tanto el
propsito, como el lugar en el que se ejecuta la operacin.

Las pregunta "Cundo" y "Quin", da una idea de la periodicidad tanto en


tiempo como en orden de las operaciones inherentes, as como el personal
involucrado y responsable de tal o cual parte del proceso.

Las anteriores interrogantes son instrumentos que ayudan al auditor operativo


a comprender y evaluar de una manera mas clara la operacin de una empresa
en cualquiera de sus ciclos.

Una vez cubierta la etapa preliminar o de familiarizacin el auditor estar en


posibilidades de elaborar un plan de trabajo y delegar actividades as como la
supervisin del trabajo por realizar.
Es importante conocer si el rea operativa a sido auditada operativamente en el
pasado ya que esto nos puede ayudar a no repetir evaluaciones y confirmar si
las propuestas y sugerencias emitidas anteriormente fueron aplicadas.

2. Investigacin y anlisis.

El objetivo principal de esta etapa dentro de la metodologa es el de analizar la


informacin obtenida en etapas anteriores as como la evaluacin de la
documentacin relativa a la operacin, esto con el objeto de medir la eficiencia
de operacin as como la eficacia para el logro de los objetivos.

Para cumplir con el objetivo de esta etapa de la auditora, se recomienda


realizar actividades como las que se mencionan a continuacin:

Revisin analtica y detenida de la informacin recopilada en fases


anteriores relacionada con la operacin.
Recopilacin de informacin complementaria como puede ser:
entrevistas, inspeccin fsica, observacin directa de operacin
consulta bibliogrfica especializada.
Determinacin de utilidad y confiabilidad de informacin para uso de la
gerencia o direccin.
Seleccin de la operacin o ciclo de la misma, que se considere
importante para ser examinada con mayor profundidad, sin perder de
vista el tiempo estimado para su evaluacin.
Identificacin de las caractersticas de los hallazgos, para identificar
de que manera desvan los objetivos primarios del rea operativa y
que resultado tienen en los objetivos de la organizacin.
Formulacin de conclusiones y recomendaciones en busca de mejorar
la efectividad y eficiencia de las operaciones donde se detectaron
dichos hallazgos.

Los anteriores puntos sern la base para discutir los resultados del trabajo de
auditora con los principales funcionarios que nos lleven de una manera mutua
a un acuerdo sobre los mismos.

Los programas de auditora operativa deben ser sumamente flexibles, que


permitan desarrollar iniciativa por parte del personal de auditora, para alcanzar
los objetivos establecidos y mejorar el logro de las metas (efectividad), a
reducir costo de operacin (economa), y establecer el ptimo desempeo de
los recursos disponibles (eficiencia). El personal corre el riesgo de encontrarse
con circunstancias imprevistas durante el desarrollo de la evaluacin, lo cual se
debe neutralizar con base en la experiencia del auditor y tacto profesional.

Cuando se empieza a comprender la operacin auditada, el auditor debe


examinar la informacin que se recopil en la etapa de familiarizacin esto con
el objeto de determinar y evaluar los objetivos primarios de la operacin.

Algunas actividades que se necesitan comprender para tener una visin ms


clara de la operacin y del trabajo al cual se pretende llegar son:

Desde un punto global, cul es la misin del departamento u operacin.


Determinar si los objetivos iniciales han sufrido modificaciones durante el
transcurso del tiempo.
Cules son los objetivos principales para llegar a alcanzar la misin.
Identificar las actividades que son la parte medular del funcionamiento de
la operacin.

Al concluir con la comprensin de algunas actividades de importancia, el


auditor habr adquirido un mayor grado de conocimiento acerca de la
operacin en la cual est actuando, esta le permitir intercambiar opiniones
vlidas con los principales funcionarios ya sea de la organizacin o de la
operacin.

Dentro de esta etapa cuando se tienen todos los elementos (evidencias) que
fueron recopilados en la etapa de familiarizacin, se establecen prioridades de
anlisis de operaciones y seguimiento de objetivos, los cuales son los ms
significativos en resultados y repercusin financiera (econmicamente
hablando), mediante la asignacin con el nmero uno, como de mayor
importancia.

Importancia de la evidencia en la auditora operativa.

Se requiere hacer una recopilacin de la evidencia de operacin para su


posterior anlisis y evaluacin y as construir un juicio y emitir una opinin
vlida sustentada sobre bases firmes.
Es muy importante mencionar que si se cometen errores al recopilar
informacin, el auditor no estar actuando de forma correcta y sus sugerencias
y propuestas no tendrn validez, ya que las pruebas en las que descansa su
confianza distorsionan su capacidad de juicio, y por consecuencia emitir
opiniones o sugerencias incorrectas.

La clasificacin de las fuentes de la evidencia son:

Evidencia Interna: es la que emana y se genera de la operacin natural y que


se encuentra alrededor, se dice interna ya que se produce dentro de la misma
organizacin

1. Evidencia externa: es toda aquella que se genera o produce fuera de la


organizacin como puede ser; informacin de la situacin econmica del
pas emitida por el gobierno, tipo de cambio, estados de cuenta, recibos,
confirmaciones, informacin de la competencia, reglamentos, Internet, etc.

Las principales cualidades de la evidencia son que sea suficiente y


competente, en cuanto a lo suficiente de la evidencia se refiere a que sea el
material necesario para soportar la opinin, respecto a que sea competente
refiere a que las circunstancias o criterios sean realmente de importancia en
relacin directa con lo examinado y que se vuelva en una herramienta til.

Aplicacin de pruebas selectivas.

Es un procedimiento de seleccin que ayuda en la auditora de operaciones


para llegar a conclusiones sobre las caractersticas de un grupo grande de
transacciones homogneas, mediante el examen a un grupo parcial de las
mismas.

Los propsitos generales para su aplicacin son los siguientes:

a. Llegar a conclusiones despus de evaluar una muestra.


b. Obtener seguridad en la evaluacin sobre el estado actual de las
operaciones y registros contables.
c. Acelerar el proceso de revisin de auditora operativa.
Identificacin y seleccin de reas crticas o dbiles.

El alcance ilimitado de la auditora administrativa enfrenta el problema de que


para poder evaluar una compaa en su totalidad se requieren muchos meses
de esfuerzo y en algunos casos rebazar el ao.

Esto obliga a que el tiempo de evaluacin debe ser reducido en base a los
resultados obtenidos en las diferentes reas de la operacin iniciando por la
que obtuvo los resultados menos deseados, en tiempos razonables tanto en
eficiencia, como en eficacia; sin perder de vista los costos en los que se incurre
con un grupo de auditores razonable.

El hecho de que la evaluacin se aplique solo a una parte de la operacin de


una entidad, no significa que se reduce su beneficio y utilidad para la
compaa, por prioridad los esfuerzos deben dirigirse al proceso o actividad
funcional dentro del rea operativa donde se identifican reas crticas o dbiles
con mayor grado de impacto en la operacin, para as enfocar el trabajo de
manera correcta.

La facilidad para la identificacin de reas crticas o dbiles depender mucho


del grado de conocimiento que se tenga en diferentes operaciones, la cual
adquiere el auditor operativo por la experiencia, y de las diferentes
circunstancias que examine dentro de la operacin auditada.

Si se conocen indicios confiables que sealen las reas crticas, se puede


iniciar evaluando en control interno, esto ayuda al auditor a identificar procesos
o reas dbiles dentro de la operacin, esto resulta muy confiable ya que se
vuelve el soporte de la aseveracin que presenta deficiencias comentadas por
el personal de auditora operativa, lo cual puede repercutir en falta de eficiencia
operativa, incremento en los costos, y falta de eficacia operacional.

Evaluacin del control interno.

Para una correcta evaluacin del control interno se deben tomar en cuento
algunos factores que se mencionan a continuacin:
Objetivos: conocer los objetivos del rea por auditar, los cuales deben
estar dentro de los objetivos primarios de la organizacin.
Medicin de resultados: identificar los mecanismos que determina la
organizacin para medir sus resultados.
Seguimiento: comprobar si se ha dado seguimiento a problemas que
surgen dentro del rea, o se tienen planes de accin para su
desactivacin.