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Aplicacin del
sistema de gestin
de instalaciones y
actividades
Gua de seguridad
N GS-G-3.1
%
NORMAS DE SEGURIDAD DEL OIEA Y
PUBLICACIONES CONEXAS
NORMAS DE SEGURIDAD DEL OIEA
Con arreglo a lo dispuesto en el artculo III de su Estatuto, el OIEA est autorizado a
establecer o adoptar normas de seguridad para proteger la salud y reducir al mnimo el peligro
para la vida y la propiedad, y a disponer lo necesario para aplicar esas normas.
Las publicaciones mediante las cuales el OIEA establece las normas pertenecen a la
Coleccin de Normas de Seguridad delOIEA. Esta serie de publicaciones abarca la seguridad
nuclear, radiolgica, del transporte y de los desechos. Esta serie comprende las siguientes
categoras: Nociones Fundamentales de Seguridad, Requisitos de Seguridad y Guas
deSeguridad.
Para obtener informacin sobre el programa de normas de seguridad del OIEA puede
consultarse el sitio del OIEA en Internet:
http://www-ns.iaea.org/standards/
En este sitio se encuentran los textos en ingls de las normas de seguridad publicadas y
de los proyectos de normas. Tambin figuran los textos de las normas de seguridad publicados
en rabe, chino, espaol, francs y ruso, el Glosario de Seguridad del OIEA y un informe
de situacin sobre las normas de seguridad que estn en proceso de elaboracin. Para ms
informacin se ruega ponerse en contacto con el OIEA en la direccin: Vienna International
Centre, PO Box 100, 1400Viena(Austria).
Se invita a los usuarios de las normas de seguridad del OIEA a informar al Organismo
sobre su experiencia en la utilizacin de las normas (por ejemplo, si se han utilizado como base
de los reglamentos nacionales, para realizar exmenes de la seguridad o para impartir cursos
de capacitacin), con el fin de asegurar que sigan satisfaciendo las necesidades de los usuarios.
Se puede hacer llegar la informacin a travs del sitio del OIEA en Internet o por correo postal
a la direccin anteriormente sealada, o por correo electrnico a la direccin: Official.Mail@
iaea.org.
PUBLICACIONES CONEXAS
El OIEA facilita la aplicacin de las normas y, con arreglo a las disposiciones del artculo
III y del artculo VIII.C de su Estatuto, pone a disposicin informacin relacionada con las
actividades nucleares pacficas, fomenta su intercambio, y sirve de intermediario para ello entre
sus Estados Miembros.
Los informes sobre seguridad en las actividades nucleares se publican como Informes
de Seguridad, en los que se ofrecen ejemplos prcticos y mtodos detallados que se pueden
utilizar en apoyo de las normas de seguridad.
Existen asimismo otras publicaciones del OIEA relacionadas con la seguridad, como
las relativas a la preparacin y respuesta para casos de emergencia, los informes sobre
evaluacin radiolgica, los informes del INSAG (Grupo Internacional Asesor en Seguridad
Nuclear), los Informes Tcnicos, y los documentos TECDOC. ElOIEA publica asimismo
informes sobre accidentes radiolgicos, manuales de capacitacin y manuales prcticos, as
como otras obras especiales relacionadas con la seguridad.
Las publicaciones relacionadas con la seguridad fsica aparecen en la
ColeccindeSeguridad Fsica Nuclear del OIEA.
La Coleccin de Seguridad Fsica Nuclear del OIEA comprende publicaciones de
carcter informativo destinadas a fomentar y facilitar la investigacin, el desarrollo y la
aplicacin prctica de la energa nuclear con fines pacficos. Incluye informes y guas sobre la
situacin y los adelantos de las tecnologas, as como experiencias, buenas prcticas y ejemplos
prcticos en relacin con la energa nucleoelctrica, el ciclo del combustible nuclear, la gestin
de desechos radiactivos y la clausura.
APLICACIN DEL
SISTEMA DE GESTIN DE
INSTALACIONES Y ACTIVIDADES
Los siguientes Estados son Miembros del Organismo Internacional de Energa Atmica:
APLICACIN DEL
SISTEMA DE GESTIN DE
INSTALACIONES Y ACTIVIDADES
GUA DE SEGURIDAD
OIEA, 2016
APLICACIN DEL
SISTEMA DE GESTIN DE
INSTALACIONES Y ACTIVIDADES
OIEA, VIENA, 2016
STI/PUB/1253
ISBN 978920307516-9
ISSN 10205837
PRLOGO
ANTECEDENTES
1
Vanse tambin las publicaciones de la Coleccin de Seguridad Fsica Nuclear
del OIEA.
Nociones Fundamentales de Seguridad
Principios fundamentales de seguridad
Parte 5. Gestin previa a la disposicin final de 4. Seguridad de las instalaciones del ciclo
desechos radiactivos del combustible nuclear
Requisitos de Seguridad
Un conjunto integrado y coherente de requisitos de seguridad establece los
requisitos que se han de cumplir para garantizar la proteccin de las personas y
el medio ambiente, tanto en el presente como en el futuro. Los requisitos se rigen
por los objetivos y principios de las Nociones Fundamentales de Seguridad. Si los
requisitos no se cumplen, deben adoptarse medidas para alcanzar o restablecer el
grado de seguridad requerido. El formato y el estilo de los requisitos facilitan su
uso para establecer, de forma armonizada, un marco nacional de reglamentacin.
En los requisitos de seguridad se emplean formas verbales imperativas, junto con
las condiciones conexas que deben cumplirse. Muchos de los requisitos no se
dirigen a una parte en particular, lo que significa que incumbe cumplirlos a las
partes que corresponda.
Guas de seguridad
Las guas de seguridad ofrecen recomendaciones y orientacin sobre cmo
cumplir los requisitos de seguridad, lo que indica un consenso internacional en el
sentido de que es necesario adoptar las medidas recomendadas (u otras medidas
equivalentes). Las guas de seguridad contienen ejemplos de buenas prcticas
internacionales y dan cuenta cada vez ms de las mejores prcticas que existen
para ayudar a los usuarios que tratan de alcanzar altos grados de seguridad. En la
formulacin de las recomendaciones de las guas de seguridad se emplean formas
verbales condicionales.
Secretara y consultores:
elaboracin de nuevas normas
de seguridad o revisin de las
existentes
Proyecto
Proyecto final
Apoyo
de la CSS
Fig. 2. Proceso de elaboracin de una nueva norma de seguridad o de revisin de una norma
existente
1. INTRODUCCIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Antecedentes (1.11.3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Objetivo (1.4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Alcance (1.51.6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Estructura (1.7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
2. EL SISTEMA DE GESTIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
REFERENCIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
GLOSARIO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
COLABORADORES EN LA PREPARACIN Y EXAMEN. . . . . . . . . . . . 103
ENTIDADES ENCARGADAS DE LA APROBACIN DE LAS
NORMAS DE SEGURIDAD DEL OIEA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
1. INTRODUCCIN
ANTECEDENTES
1.2. Para cumplir los requisitos establecidos en la Ref. [1], tambin pueden
ser aceptables mtodos y soluciones diferentes de los recogidos en esta gua
de seguridad, siempre y cuando proporcionen por lo menos el mismo grado de
seguridad.
1.3. Las organizaciones pueden servirse de las directrices que se dan en esta
obra de las siguientes maneras:
OBJETIVO
1
fsica1, relativos a la calidad y econmicos, con objeto de cumplir los requisitos
establecidos en la Ref. [1]. La presente gua de seguridad tambin da ejemplos
que ilustran la aplicacin de los requisitos relativos al sistema de gestin.
ALCANCE
1.6. La presente gua de seguridad es aplicable durante toda la vida til de las
instalaciones y durante todo el tiempo que duren las actividades en situaciones
normales, transitorias y de emergencia. Lo anterior comprende cualquier perodo
consecutivo de control institucional que pueda ser necesario. En el caso de una
instalacin, estas fases son normalmente las de seleccin del emplazamiento,
diseo, construccin, puesta en servicio, explotacin y clausura (o cierre
definitivo).
ESTRUCTURA
1
La presente Gua de seguridad abarca la seguridad fsica de las instalaciones,
los materiales nucleares y las fuentes de radiacin slo en los casos en que las medidas de
seguridad adoptadas con fines de proteccin fsica son esenciales para la seguridad tecnolgica
y la ineficacia de tales medidas repercute en esta ltima.
2
personal directivo superior2 en lo relativo a la concepcin y aplicacin de un
sistema de gestin. La Seccin 4 da directrices sobre la gestin de los recursos,
que abarcan los recursos humanos, la infraestructura y el entorno de trabajo.
La Seccin 5 da directrices sobre cmo determinar y desarrollar los procesos
de la organizacin, comprendidas directrices sobre algunos procesos de carcter
general de los sistemas de gestin. La Seccin 6 da directrices para medir, evaluar
y mejorar el sistema de gestin. Los apndices y anexos dan ejemplos ilustrativos
que complementan el texto.
2. EL SISTEMA DE GESTIN
2
Por personal directivo superior se entiende la persona o el grupo de personas
que dirige, controla y evala una organizacin al nivel ms elevado. Se utilizan numerosas
denominaciones distintas, entre ellas: oficial ejecutivo principal, director general, grupo
ejecutivo, director de la central, director principal, regulador principal, vicepresidente del
emplazamiento, director administrativo y director de laboratorio.
3
en consecuencia, para acoger los cambios y asegurar que las personas comprendan
lo que se tiene que hacer para cumplir todos los requisitos aplicables y que les
ataen.
2.5. En un sistema de gestin integrada, todas las metas y las estrategias y todos
los planes y los objetivos de una organizacin deberan ser considerados de
manera coherente, para lo cual habr que:
CONSIDERACIONES GENERALES
2.8. El sistema de gestin debera disearse para que posibilite alcanzar los
objetivos de la organizacin de manera segura, eficiente y eficaz.
2.9. El sistema de gestin debera ser vinculante para todas las personas.
4
debera describir la responsabilidad de cada organizacin respecto de los trabajos
que se le hubieren asignado.
2.16. Las acciones de los directivos y supervisores o jefes de grupo tienen una
gran influencia en la cultura de la seguridad dentro de la organizacin. Esas
acciones deberan promover buenas prcticas de trabajo y eliminar las malas
prcticas. Los directivos y los supervisores o jefes de grupo deberan mantener
una presencia en el centro de trabajo mediante la realizacin de visitas, recorridos
5
de la instalacin y observaciones peridicas de las tareas de especial importancia
para la seguridad.
2.21. Todos los trabajos que se vayan a efectuar deberan ser planeados
y autorizados antes de que se inicien. Los trabajos se deberan realizar en
condiciones controladas adecuadamente por personas competentes tcnicamente
que utilicen normas tcnicas, instrucciones, procedimientos u otros documentos
apropiados.
6
Aplicacin del sistema de gestin
Plan de aplicacin
2.24. El personal directivo superior debera preparar un plan para lograr la plena
puesta en prctica del sistema de gestin. El plan de aplicacin debera someterse
a la aprobacin y supervisin del directivo superior de mayor categora a quien se
hubiere asignado la responsabilidad de concebir y aplicar el sistema de gestin3.
3
En algunos Estados Miembros la persona que ocupa el cargo de rango ms elevado
designa un gestor o director del sistema de gestin a tiempo completo (vase el prr. 3.18).
Ese gestor o director del sistema de gestin puede tener el apoyo de un grupo integrado por
representantes de todas las dependencias de la organizacin, que se rene regularmente para
intercambiar experiencias y buenas prcticas y para resolver los problemas o dificultades que
surjan durante la concepcin del sistema de gestin.
7
2.25. El plan de aplicacin debera contener disposiciones para contratar,
seleccionar, capacitar, asignar y actualizar la capacitacin de cantidades
suficientes de personas habida cuenta de los calendarios y plazos de ejecucin
y de los volmenes de trabajo. Se deberan tener presentes las necesidades de
aptitudes y capacitacin especiales. Esas disposiciones deberan tomar en cuenta
las condiciones demogrficas y econmicas.
2.26. Se debera elaborar los planes de trabajo, los calendarios y plazos, las
instrucciones, las especificaciones tcnicas y los planos necesarios para definir
las acciones especficas para realizar los trabajos, que deberan ser aprobados y se
deberan utilizar, o a los que habra que remitirse, segn convenga, en los procesos
del sistema de gestin. Se debera planear y programar su preparacin para que
las personas tengan instrucciones claras sobre cmo ordenar cronolgicamente y
realizar sus trabajos correctamente.
2.30. Se debera elaborar cuando fuese apropiado acuerdos sobre las interfaces,
denominados a veces memorandos de entendimiento, o acuerdos oficiales
equivalentes que definan las interfaces entre las dependencias de la organizacin.
Por ejemplo, esas disposiciones pueden ser apropiadas cuando la seguridad
8
pudiera verse afectada, cuando las disposiciones en materia de trabajo son
complejas o cuando las interfaces ataen a varias organizaciones. Su aceptacin
por los directivos de las organizaciones y dependencias en situacin de interfaz
debera ser dada por escrito. Las disposiciones sobre las interfaces deberan
distribuirse a todos los participantes a quienes ataan.
2.31. Al preparar los documentos relativos a las interfaces, se debera abordar los
puntos siguientes:
LA CULTURA DE LA SEGURIDAD
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2.33. El sistema de gestin influir en la cultura global de la organizacin y esta
influir en l. Todas las personas de la organizacin deberan comprender la
relacin entre el sistema de gestin y la cultura de la organizacin.
2.35. Los directivos de todos los niveles deberan promover los tipos de
comportamiento, valores y creencias bsicas que conducen al desarrollo y la
instauracin de una slida cultura de la seguridad. Los directivos deberan vigilar
y reforzar los atributos que se haya determinado que son esenciales para alcanzar
una slida cultura de la seguridad y deberan prestar atencin a los indicios
tempranos de declive de esos atributos y por ende en la cultura de la seguridad.
2.36. Una slida cultura de la seguridad tiene los siguientes atributos importantes:
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La direccin busca la participacin activa de las personas en la mejora de
la seguridad.
Las consecuencias sobre la seguridad se tienen en cuenta en los procesos
de gestin del cambio.
La direccin despliega manifiestamente un esfuerzo permanente a favor
de la apertura y la buena comunicacin en toda la organizacin.
La direccin posee la capacidad necesaria para resolver los conflictos que
surjan.
Las relaciones entre los directivos y las personas se basan en la confianza.
La responsabilizacin respecto de la seguridad est clara:
Existe una relacin adecuada con el rgano regulador que garantiza que la
responsabilidad de la seguridad corresponde al titular de la licencia.
Las funciones y las responsabilidades estn definidas y se comprenden
claramente.
Existe un alto grado de cumplimiento de los reglamentos y los
procedimientos.
La direccin delega la responsabilidad con las facultades apropiadas para
asegurar que se establezcan rendiciones de cuentas claras.
La participatin en la seguridad es evidente en todos los planos de la
organizacin y respecto de todas las personas.
La seguridad est integrada en todas las actividades:
La confianza reina en toda la organizacin.
Es evidente que se toman en cuenta todos los tipos de seguridad
tecnolgica, incluidas la seguridad industrial y la seguridad ambiental, as
como la seguridad fsica.
La calidad de la documentacin y de los procedimientos es buena.
La calidad de los procesos, desde la planificacin a la ejecucin y el
examen, es buena.
Las personas tienen los necesarios conocimientos y comprensin de los
procesos de trabajo.
Se tienen en cuenta los factores que afectan a la motivacin para trabajar
y la satisfaccin en los puestos de trabajo.
Existen buenas condiciones de trabajo con respecto a las presiones para
cumplir los plazos, el volumen de trabajo y el estrs.
Hay cooperacin interfuncional e interdisciplinaria y trabajo de grupo.
El mantenimiento de los locales y las condiciones materiales reflejan el
compromiso de alcanzar la excelencia.
La seguridad est impulsada por el aprendizaje:
En todos los niveles de la organizacin prevalece una actitud inquisitiva.
Se alienta la comunicacin sin trabas de los desvos y los errores.
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Se utilizan evaluaciones internas y externas, comprendidas las
autoevaluaciones.
Se utilizan la experiencia institucional y la experiencia en materia de
explotacin (interna y externa a la instalacin).
Se facilita el aprendizaje mediante la capacidad para reconocer y
diagnosticar los desvos, formular y poner en prctica soluciones y vigilar
los efectos de las medidas correctoras.
Se vigila los indicadores del comportamiento en materia de seguridad, se
extraen sus tendencias, se evalan y se acta al respecto.
Hay un perfeccionamiento sistemtico de las competencias de cada
persona.
Enfoque escalonado
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menor importancia, luego ser posible determinar si son necesarios todos los
controles y comprobaciones del proceso. Los controles y comprobaciones
que se podra escalonar son, por ejemplo, aspectos como la cualificacin y la
capacitacin de las personas, el tipo y el formato de los procedimientos, y los
requisitos en materia de verificacin, inspeccin, ensayos, materiales, registros y
el comportamiento de los suministradores.
2.42. Para aplicar controles se precisan recursos. Los recursos deberan aplicarse
y focalizarse donde sean necesarios en funcin de aspectos como la importancia
de la seguridad y los riesgos. Se deberan aplicar en menor medida a los productos
o actividades menos importantes. Los errores que haya en productos o actividades
ms importantes podran dar lugar al desvo de grandes cantidades de recursos,
ocasionar el cierre de una instalacin o lnea de produccin y causar una amenaza
para las personas y el medio ambiente. Es, pues, sumamente beneficioso instaurar
controles adicionales que puedan reducir o eliminar esos errores.
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lasresponsabilidades en lo relativo a la eliminacin de los registros;
lostipos de medios de almacenamiento, de conformidad con la duracin
especificada del almacenamiento.
Para el proceso de compras:
las expectativas de los suministradores en materia de valoracin,
evaluacin y cualificacin;
el alcance y el grado de detalle de la especificacin de la compra;
la necesidad y el alcance de los planes de calidad del suministrador;
la amplitud de las actividades de inspeccin, vigilancia y auditora
realizadas a los suministradores;
el alcance de los documentos que habr de presentar el suministrador y
aprobar la organizacin;
los registros que habr que proporcionar o almacenar y conservar.
Consideraciones generales
14
fin, todos los documentos deberan estar escritos de manera acorde al nivel
de los conocimientos especializados de sus usuarios y de forma que refleje la
manera correcta de trabajar (es decir, que sean, como suele decirse, de fcil
comprensin).
2.49. Los documentos que han sido traducidos deberan ser revisados para
cerciorarse de que el texto refleja el propsito del documento original y no es
una mera traduccin literal. El vocabulario propio de una organizacin debera
ser puesto a disposicin de los contratistas y subcontratistas que contrate la
organizacin para realizar un trabajo o para prestar servicios.
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Estructura de la informacin
Nivel 1
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2.55. El directivo de mayor rango de la organizacin debera asegurar que se
distribuya la informacin de nivel 1 a las personas a los efectos de la aplicacin y
que se comprenda realmente y aplique con eficacia su contenido.
Nivel 2
2.57. La informacin de este nivel debera dar una orientacin administrativa a los
directivos de todos los rangos. Debera bosquejar las medidas que los directivos
tendran que adoptar para aplicar el sistema de gestin de la organizacin. No se
debera utilizar para dar los pormenores de cmo habrn de realizarse las tareas
tcnicas, las cuales tendran que detallarse en la informacin de nivel 3.
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Se debera definir y explicar claramente esos trminos y cualquier jerga que
pueda causar confusin.
Referencias: Seran tiles otros documentos para quienes tienen que
utilizar el documento? Si la respuesta fuese afirmativa, se debera enumerar
las especificaciones, normas u otros documentos que se citen en el texto y
que tal vez aporten informacin adicional a los usuarios. Si se citan partes
de documentos, se debera dar los nmeros de la pgina o las pginas y del
prrafo o los prrafos.
Detalles: Cmo se realiza el trabajo que constituye el tema del documento?
Esta informacin puede adoptar la forma de un diagrama de flujo o de un
mapa de los procesos en que se describa la secuencia de acciones necesarias
para cumplir la labor. El texto debera ser simple y directo. Se debera
utilizar la numeracin y la nomenclatura aprobadas de las denominaciones
de los puestos de trabajo y los documentos. La seccin relativa a los detalles
de un documento debera describir qu se va a hacer, normalmente dando la
siguiente informacin:
los criterios de la planificacin y el calendario, para garantizar que el
trabajo se aborde con seguridad y de manera sistemtica y rpida;
informacin de carcter administrativo y tcnico;
las etapas del trabajo y las acciones que se llevarn a cabo;
las responsabilidades y facultades;
las interfaces;
las lneas de comunicacin dentro fuera de la organizacin;
las referencias cruzadas que haya entre el documento y otros documentos,
comprendidos los documentos de trabajo de nivel 3.
Registros: Que registros son necesarios para permitir el trabajo y cules
hay que conservar una vez concluido el trabajo? Se debera determinar los
registros que son necesarios para demostrar que se han realizado las tareas
especificadas en el documento.
Apndices (cuando proceda), si es necesaria ms informacin.
Nivel 3
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los documentos de este nivel pueden variar considerablemente, en funcin de la
aplicacin de que se trate. La consideracin primordial debera ser asegurar que
los documentos sean apropiados para su utilizacin por las personas adecuadas y
que sus contenidos sean claros, concisos e inequvocos, sea cual fuere su formato.
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3. LAS RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIN
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3.7. El hecho de habilitar a las personas y de responsabilizarlas de su trabajo
debera alentarlas a hacer suyo su trabajo y a buscar mejorar su desempeo.
Consideraciones generales
3.9. El personal directivo superior debera velar por que la organizacin haya
determinado todos los requisitos legales y reglamentarios en vigor que se aplican
4
Interesado directo: parte interesada. Por interesado directo se entiende una parte
interesada, ya sea que se trate de una persona, empresa, etc., que tiene inters en garantizar
el xito de una organizacin, negocio, sistema, etc. Tener inters en algo significa, en sentido
figurado, tener algo que ganar o perder de la forma como se desarrollan los sucesos, o tener
algn inters en ello. El trmino interesado directo se emplea en sentido amplio para denotar
una persona o grupo de personas interesadas en el desempeo de una organizacin. Los que
pueden influir en los acontecimientos pueden convertirse en partes interesadasse considere
o no que su inters es legtimoen el sentido de que sus puntos de vista se deben tener en
cuenta. Normalmente el trmino abarca las siguientes personas o grupos de personas: clientes,
propietarios, explotadores, empleados, suministradores, asociados, sindicatos, la industria
reglamentada o profesionales; rganos cientficos; organismos pblicos o reguladores (locales,
regionales y nacionales) que puedan tener responsabilidades en la esfera de la energa nuclear;
los medios de informacin; el pblico (individuos, grupos comunitarios y grupos interesados);
y otros Estados, especialmente los Estados vecinos con los que se han concertado acuerdos que
prevn el intercambio de informacin sobre los posibles efectos transfronterizos, o los Estados
que participan en la exportacin o importacin de tecnologas o materiales de cierto tipo.
21
a sus productos, procesos y actividades, y debera incluir en el sistema de gestin
los mtodos para cumplir esos requisitos.
POLTICAS INSTITUCIONALES
22
Se debera suministrar recursos suficientes para ejecutar todas las polticas,
lo cual comprende el suministro de los necesarios:
PLANIFICACIN
3.15. Los objetivos descritos en los planes deberan ser difundidos ampliamente
dentro de la organizacin. Toda la organizacin debera conocer los objetivos y
estar plenamente comprometida con ellos.
23
RESPONSABILIDADES Y FACULTADES RESPECTO DEL SISTEMA DE
GESTIN
24
4. LA GESTIN DE LOS RECURSOS
SUMINISTRO DE RECURSOS
5
El trmino recursos abarca las personas, la infraestructura, el entorno de trabajo,
la informacin y los conocimientos, y los suministradores, as como los recursos materiales y
financieros.
25
mejorar el rendimiento, la organizacin debera alentar la participacin y el
perfeccionamiento profesional de las personas que trabajan en ella mediante lo
siguiente:
26
utilizar los datos, la informacin y los conocimientos para establecer y
cumplir las estrategias y los objetivos de la organizacin;
garantizar la seguridad fsica y la confidencialidad apropiadas;
evaluar los beneficios que reporta la utilizacin de la informacin para
mejorar la gestin de la informacin y los conocimientos;
asegurar la preservacin de los conocimientos institucionales y captar
conocimientos tcitos para transformarlos adecuadamente en explcitos.
Recursos financieros
RECURSOS HUMANOS
Competencia
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las condiciones demogrficas y econmicas;
los cambios planeados en los procesos, los instrumentos y el equipo de la
organizacin;
la competencia actual de las personas para realizar actividades definidas;
los cambios de los requisitos legales y reglamentarios y de las normas que
puedan afectar a la organizacin y sus partes interesadas;
la experiencia internacional en empresas e industrias pertinentes.
Conciencia y capacitacin
6
En algunos Estados Miembros se elabora un plan de capacitacin anual que refleja el
calendario de los cursos de capacitacin planeados.
28
4.10. Para apoyar la consecucin de los objetivos de la organizacin y el
perfeccionamiento profesional de las personas, se debera considerar lo siguiente
al planear las actividades de educacin y capacitacin:
29
debera poner el acento en el desempeo correcto del trabajo y proporcionar una
comprensin de:
30
llevar a cabo la tarea. La organizacin debera determinar cules son esos puestos
de trabajo y se deberan cumplir los requisitos sobre cualificaciones que se haya
establecido.
4.23. El xito del sistema de gestin en cuanto a dar lugar a mejoras constantes
depende de la aceptacin del sistema de gestin y de la confianza que se tenga
31
en l dentro de la organizacin. Todas las personas, comprendidas las que ocupen
cargos de direccin de distintas categoras, deberan estar al corriente de la
importancia de sus respectivas funciones.
4.25. Como medio para mejorar los futuros planes de capacitacin, se debera
evaluar toda la educacin y la capacitacin impartidas por lo que hace a las
expectativas de la direccin y las repercusiones de la educacin y la capacitacin
en la seguridad y en la eficacia y la eficiencia de la organizacin. Para mejorar los
procesos y la calidad de los productos y los programas de capacitacin y fomentar
la cultura del aprendizaje de la organizacin, se debera crear competencia en
los temas fundamentales mediante una colaboracin con instituciones docentes
superiores y la industria.
Infraestructura
32
los requisitos relativos al comportamiento; las restricciones que imponen
los costos; y las necesidades de renovacin;
la evaluacin de la infraestructura con respecto a las necesidades y
expectativas de las partes interesadas;
la toma en cuenta de las cuestiones ambientales asociadas a la
infraestructura, por ejemplo, diversas cuestiones relacionadas con la
conservacin, la contaminacin, los desechos y el reciclado.
Entorno de trabajo
33
la temperatura, la humedad, la luz y la circulacin del aire;
la higiene, la limpieza de los locales, el ruido, las vibraciones y la
contaminacin.
34
la necesidad de conservar el conocimiento de los procesos;
la complejidad de los procesos.
5.4. Cuando sea necesario documentar los procesos, se debera utilizar mtodos
apropiados, como representaciones grficas, instrucciones por escrito, listas de
control, diagramas de flujos, mtodos que utilicen medios visuales y mtodos
electrnicos.
5.6. Para concebir los procesos necesarios para la aplicacin eficaz del sistema
de gestin (vase el prr. 5.13), la organizacin debera tener en cuenta lo
siguiente:
35
la documentacin de los sistemas de gestin;
el control de los registros;
la medicin, la evaluacin y las mejoras;
las interacciones entre los procesos;
la documentacin de los procesos.
5.7. El anlisis de los procesos debera ser la fuerza motriz para definir la
cantidad de documentacin necesaria para el sistema de gestin; la documentacin
no debera determinar los procesos.
5.8. Se debera emplear el siguiente enfoque para concebir los procesos de una
organizacin:
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Asegurar la disponibilidad de los recursos y la informacin necesarios para
apoyar el funcionamiento y la vigilancia de esos procesos:
Cules son los recursos necesarios para cada proceso?
Cules son los canales de comunicacin?
Cmo se puede facilitar informacin externa e interna sobre cada
proceso?
Cmo se obtendr informacin sobre las reacciones suscitadas?
Qu datos habr que recoger?
Qu registros habr que llevar?
Medir, vigilar y analizar los procesos:
Cmo se puede vigilar el comportamiento de los procesos (la capacidad
del proceso de que se trate, la satisfaccin de las partes interesadas)?
Qu mediciones son necesarias?
Cul es la mejor manera de analizar los datos reunidos (tcnicas
estadsticas)?
Qu informacin proporcionan los resultados de este anlisis?
Aplicar las medidas necesarias para alcanzar los resultados planeados y la
mejora constante de esos procesos:
Cmo se puede mejorar cada proceso?
Qu medidas correctoras y/o preventivas son necesarias?
Se han ejecutado esas medidas correctoras/preventivas?
Son eficaces?
37
elaborar un diagrama de flujo del proceso que incorpore las expectativas
pertinentes y seale la documentacin correspondiente;
elaborar una descripcin del proceso que determine:
los documentos rectores, las definiciones y los requisitos fundamentales;
las responsabilidades fundamentales respecto del proceso y las
descripciones de las actividades;
la documentacin justificativa y los requisitos relativos a los registros;
cmo se valida o se ha validado el proceso cuando es necesario;
los procedimientos de aprobacin y distribucin de los documentos del
proceso.
Consideraciones generales
los procesos que ponen en prctica la visin, las metas, la estrategia, las
polticas y los objetivos de la organizacin;
los requisitos relativos a la aportacin a los procesos y el producto de los
procesos;
cmo interactan los procesos para posibilitar la consecucin de los
objetivos de organizacin.
38
Determinar los procesos de la organizacin
39
5.15. La asuncin de los procesos no debera ser considerada una cuestin de
rango. No se debera seleccionar a los encargados de los procesos por el lugar
que ocupen en la estructura de direccin. La asuncin de los procesos debera
llegar a los niveles inferiores de la direccin de la organizacin.
5.16. Los directivos superiores no deberan sentir que tienen que poseer todos
los procesos personalmente; antes bien, deberan utilizar informacin sobre los
procesos de los propietarios de los procesos para ayudarles a dirigir y gestionar
la organizacin.
40
5.20. Cuando una organizacin posea la competencia necesaria para realizar un
proceso, pero decida externalizarlo por motivos comerciales o de otra ndole,
se debera definir los criterios del control del proceso dentro de la organizacin
y convertirlos en requisitos a cumplir por el suministrador del proceso
externalizado.
5.22. Los procesos externalizados a veces interactan con otros procesos dentro
del sistema de gestin de la organizacin. Esas interacciones tambin deberan
gestionarse como parte del sistema de gestin. Esos otros procesos pueden ser
ejecutados por la propia organizacin o ser procesos externalizados. La gestin
de las interacciones debera comprender:
41
PROCESOS GENRICOS DEL SISTEMA DE GESTIN
5.26. Los tipos de documentos que se habr de controlar deberan ser, pero sin
limitarse a ellos: los documentos que definen el sistema de gestin; los requisitos
en materia de seguridad; las instrucciones de trabajo; los informes de evaluacin;
los planos; los ficheros de datos; las especificaciones; los cdigos informticos;
los pedidos y documentos conexos; y los documentos del suministrador.
42
El Apndice II da orientaciones ms detalladas sobre estas actividades del
proceso. Vase la Ref. [1], prrs. 5.12 y 5.13.
5.29. El personal directivo superior (o una persona designada para hacerlo, por
ejemplo, el propietario del proceso) debera precisar los tipos de trabajos para
los que se necesitan actividades oficiales de inspeccin, ensayo, verificacin y
validacin y exponer los criterios de aceptacin y las responsabilidades en lo
relativo a efectuar los trabajos. Se debera establecer un proceso para precisar qu
tipos de inspeccin, ensayos, verificacin y validacin deben llevarse a cabo, y
cundo, habida cuenta de los tipos de trabajos que se ejecutan.
43
producto o su situacin operacional. Habra que definir las responsabilidades en
lo relativo a los controles del equipo de medicin y ensayos. Vase la Ref. [1],
prr. 5.15.
las especificaciones;
los informes de evaluacin
los informes sobre la seguridad;
los documentos de compra;
los informes de disconformidad;
los informes de recepcin y de inspeccin del almacenamiento;
los resultados de los ensayos;
los datos de la calibracin de los aparatos de medicin y ensayo.
44
estn indexados y colocados en sus ubicaciones apropiadas en los ficheros
de la instalacin de los registros con los perodos de conservacin
especificados claramente;
estn almacenados en un entorno controlado y seguro;
estn almacenados en medios de almacenamiento apropiados (vase el
Anexo I);
no experimentan ningn cambio en circunstancias normales.
5.42. Los registros deberan ser clasificados por categoras conforme a las
necesidades de la organizacin y el necesario perodo de conservacin de los
registros. El Anexo II da directrices sobre los perodos de conservacin de los
registros.
5.43. Todos los registros deberan ser legibles, estar completos y ser identificables
con el producto o proceso correspondiente. Deberan conservarse de modo que
no se deterioren durante los necesarios perodos de conservacin.
45
5.45. Los registros deberan ser anotados y recogidos en un ndice. Antes de
recibir los registros se debera establecer los mtodos de anotacin e indexacin
que se habrn de utilizar. El ndice debera proporcionar informacin suficiente
para identificar los productos y los correspondientes registros.
Recuperacin y accesibilidad
5.46. El personal directivo superior (o una persona designada para hacerlo, por
ejemplo, el propietario del proceso) debera cuidar de que se indexen, archiven,
almacenen y mantengan los registros en instalaciones que permitan recuperarlos
cuando sea necesario. Los registros deberan ser accesibles en todo momento
durante los perodos de conservacin especificados. Se debera controlar el
acceso a los lugares en que se conservan los registros. Se debera estudiar la
conveniencia de almacenar en un lugar aparte de la instalacin los documentos
que puedan ser necesarios en situaciones de emergencia.
Eliminacin
5.49. El personal directivo superior debera determinar quin ser responsable del
traslado o la eliminacin de los registros. Los registros deberan ser clasificados
por categoras y conservados durante el perodo de conservacin especificado por
la organizacin. Una vez transcurrido el perodo de conservacin especificado
para un registro, se puede eliminar este. Deber hacerlo la organizacin, o se
deber hacer con el acuerdo de esta.
46
Compras
47
haciendo participar a los suministradores en las actividades de desarrollo
de la organizacin para compartir los conocimientos y mejorar los procesos
de realizacin y entrega con eficacia y eficiencia de productos conformes;
haciendo participar a los suministradores en la determinacin de las
necesidades de compras y la elaboracin de estrategias conjuntas;
evaluando, reconociendo y recompensando los esfuerzos y los logros de los
suministradores.
Comunicacin
5.53. La comunicacin debera ser sencilla y concisa y haber sido concebida para
que llegue al pblico ms amplio posible. La comunicacin debera tener los
siguientes fines:
48
utilizar cauces de comunicacin apropiados, por ejemplo, cartas, mensajes
de correo electrnico y reuniones personales;
atraer a partes interesadas externas para cerciorarse de que comprenden los
mensajes, sobre todo cuando es necesario para obtener su aceptacin;
atraer a las partes interesadas internas para mejorar su comportamiento
asegurndose de que:
conocen qu relacin guardan sus acciones cotidianas con los objetivos y
las polticas de la organizacin;
conocen cmo puede influir en las decisiones empresariales;
tienen la informacin que necesitan para orientar sus acciones;
conocen que compartirn el xito en funcin de sus contribuciones
personales y en grupo;
asegurar que todas las partes interesadas externas estn al corriente de la
informacin pertinente ms actual;
evaluar la eficacia de los procesos y los mensajes que se difunden.
49
la seguridad y velar por que se d a las consideraciones en materia de seguridad
una prioridad acorde con su importancia durante cualquier proceso de cambio de
importancia.
5.60. En cuanto a los cambios de los que se crea que podran dar lugar a efectos
importantes en la seguridad, se debera efectuar evaluaciones para asegurar que
se tengan en cuenta los siguientes factores:
50
5.62. Se debera concebir una evaluacin de la seguridad ante cualquier cambio
que pueda afectar a la seguridad. En cuanto a los cambios ms importantes, se
debera buscar el asesoramiento de expertos internos y externos.
5.63. Los criterios para evaluar las consecuencias y controlar los impactos de los
cambios institucionales deberan tener en cuenta lo siguiente:
5.65. Respecto de cada cambio, el jefe del proyecto de que se trate debera aplicar
un proceso de gestin del proyecto sistemtico y transparente, cuyo rigor debera
ser acorde con la importancia del cambio. Paralelamente, el personal directivo
superior debera tomar en cuenta la integracin general de todos los cambios,
y supervisar los cambios de gran importancia que se impongan y los efectos
acumulados de los cambios ms pequeos que pueden interactuar entre ellos. Se
debera estudiar bien y analizar cuidadosamente los efectos en las actividades en
curso durante la puesta en prctica de los cambios.
51
5.67. Se debera analizar cuidadosamente las interacciones entre los diferentes
cambios. Los cambios que por s solos pueden tener un efecto nicamente limitado
en la seguridad pueden conjugarse e interactuar para producir efectos mucho
ms importantes. Cuando sea posible, se debera reducir al mnimo diferentes
iniciativas relativas a los cambios que se persiguen en un momento dado y que
pueden afectar a la seguridad. Adems, se debera analizar cuidadosamente el
volumen de trabajo total impuesto a la organizacin para ejecutar los cambios
mientras prosiguen las actividades operacionales.
5.68. Se debera designar claramente a la persona que est facultada para aprobar
los cambios que se ejecutarn. Con respecto a cada cambio, y basndose en la
importancia del cambio, se debera aplicar controles para asegurar que sea posible
saber quin es la persona de la organizacin que est facultada para aprobar el cambio.
5.69. De ser posible, una persona debera aprobar cada cambio, y el cambio
debera ser refrendado por las personas cuyas esferas de responsabilidad resulten
ms afectadas. Se debera dar especial importancia a esto cuando las actividades
que permitirn que se haga el cambio sean de responsabilidad de diferentes
partes de la organizacin. Se debera dar a conocer las pruebas de que el cambio
satisface los requisitos en materia de seguridad y se debera buscar el refrendo
de la dependencia de seguridad de la organizacin. La aprobacin debera
indicar si se ha realizado un examen independiente y cmo se han atendido las
recomendaciones del examen, de haberlas.
5.71. Se debera realizar una vigilancia adecuada para dar la alerta temprana de
cualquier efecto en el comportamiento, gracias a lo cual se asegurar que haya
tiempo suficiente para adoptar medidas correctoras antes de que corran peligro
los niveles de seguridad aceptables. Siempre que sea posible, se debera planear
por adelantado esas medidas correctoras. Se debera tener cuidado al elegir
las medidas que se supervisarn y al evaluar su eficacia en cuanto a advertir
tempranamente de cualquier tendencia al deterioro. Los cambios que puedan
tener grandes efectos en los niveles de seguridad deberan ser objeto de una
vigilancia ms exhaustiva para detectar tempranamente las tendencias negativas.
Tambin se debera tener en cuenta la probable eficacia de los cambios y se
debera evaluar la velocidad a la que se puede rectificar una situacin que puede
ser crtica para la seguridad.
52
6. MEDICIN, EVALUACIN Y MEJORA
CONSIDERACIONES GENERALES
VIGILANCIA Y MEDICIN
53
producto que proporciona la organizacin y basarse en los objetivos fijados por
el personal directivo superior. Una vez establecidas las normas, se debera medir
conforme a ellas el comportamiento. Esas mediciones deberan ser supervisadas
a intervalos regulares para determinar si son o no necesarias mejoras en la calidad
del producto o proceso. Se debera utilizar indicadores del comportamiento y se
debera concebir otros mtodos de medicin apropiados.
Vigilancia y medicin
de los procesos PERSONAL DIRECTIVO
SUPERIOR
Mejora
Medidas correctoras y [Decidir y actuar]
preventivas contra las
disconformidades
Fig. 1. Relaciones entre las actividades de medicin, evaluacin y mejora. Las lneas de
puntos muestran dnde se utiliza una actividad como aportacin para centrar las actividades
de otra evaluacin.
6.5. El personal directivo superior debera tener presente que muchas veces
los problemas se originan en el sistema de gestin y que las personas no tienen
ningn control, o muy escaso, que les permita eliminar esos problemas o mejorar
el comportamiento. Cuando se detecta la necesidad de cambiar procesos de
gestin, se debera proponer, convenir e instaurar oficialmente ese cambio.
Puede ser necesario remitir las recomendaciones de cambio al personal directivo
superior.
AUTOEVALUACIN
54
consecucin de los objetivos de la organizacin. La autoevaluacin del personal
directivo superior debera ir ms all de cuestiones como la conformidad con
las reglamentaciones, las normas relativas a los productos o los procedimientos
establecidos. La autoevaluacin del personal directivo superior debera evaluar
cuestiones como las siguientes:
6.7. Una autoevaluacin del personal directivo superior eficaz debera evaluar
factores como: el estado de los conocimientos, la motivacin y la moral
de las personas; la cultura de la seguridad; el grado de confianza mutua y de
comunicacin entre las personas; la existencia de un ambiente de creatividad y
mejoras; y la idoneidad de los recursos humanos y materiales.
55
6.11. Los resultados de la autoevaluacin del personal directivo superior
deberan utilizarse como aportacin para el proceso de mejora constante de la
organizacin. El proceso de mejora debera conducir a niveles mejorados de
seguridad y comportamiento.
6.12. Las personas y los directivos (que no formen parte del personal directivo
superior) que trabajan en todos los niveles de la organizacin deberan comparar
peridicamente el comportamiento actual con las expectativas de la direccin, las
normas de excelencia de su sector en el mundo y los requisitos reglamentarios
para determinar las esferas que necesiten mejoras.
6.14. Los directivos y las personas deberan buscar una mejora constante
determinando las esferas que necesitan mejoras y adoptando luego medidas
correctoras. Se debera reconocer que la necesidad de mejoras es una parte
normal del trabajo habitual.
56
caractersticas, que son habituales en las organizaciones muy eficaces, son las
siguientes:
57
6.20. Se debera poner en marcha autoevaluaciones ante situaciones que indican
la necesidad de examinar ms a fondo el comportamiento; por ejemplo:
EVALUACIN INDEPENDIENTE
58
encontrado problemas. Se debera revisar y ajustar los planes de evaluacin
para que reflejen las preocupaciones en materia de gestin nuevas o que estn
surgiendo y los problemas de comportamiento. Se debera utilizar combinaciones
adecuadas de diversos tipos de evaluacin para proporcionar una evaluacin
del comportamiento equilibrada. Se debera verificar los resultados conforme a
criterios escritos y, siempre que sea posible, evaluarlos objetivamente en funcin
de normas y/o requisitos especificados. En el Apndice IV se dan orientaciones
detalladas sobre cmo efectuar evaluaciones independientes.
Auditoras internas
6.25. Las auditoras internas tambin deberan ser inducidas por los cambios de
importancia en el sistema de gestin o los procesos conexos, o por las deficiencias
del comportamiento o de la seguridad.
Vigilancia
59
6.28. Se debera efectuar una vigilancia cuando:
6.29. Con respecto a los trabajos o las tareas que tienen lugar frecuentemente,
habra que efectuar varias visitas de vigilancia a lo largo de un perodo para
determinar si existen algunas tendencias negativas.
60
determinar las listas de distribucin de los informes de evaluacin;
adoptar disposiciones relativas a las actividades de seguimiento.
6.39. Se debera nombrar un jefe de grupo que gestione todas las fases de cada
evaluacin. El jefe de grupo debera encargarse de:
61
representar al grupo;
dirigir al grupo durante la evaluacin;
interactuar con los directivos de los trabajos que se evalen;
elaborar y presentar el informe;
comprobar la eficacia de las medidas correctoras.
6.40. Los miembros del grupo deberan actuar bajo el liderazgo, la direccin y la
orientacin del jefe del grupo.
6.41. Los miembros del grupo que carezcan de experiencia deberan ser vigilados
y supervisados adecuadamente hasta que se les considere duchos en el tipo de
evaluacin que se realiza.
62
6.46. Las necesidades de la organizacin deberan determinar la frecuencia de la
revisin. Las aportaciones al proceso de revisin deberan dar lugar a productos
que proporcionasen datos tiles para planear mejoras del comportamiento de la
organizacin.
Aportaciones a la revisin
Productos de la revisin
63
6.49. Los productos adicionales para mejorar la eficiencia deberan comprender:
6.50. En muchas organizaciones hay varios procesos para controlar los productos
o procesos disconformes, por ejemplo, inspecciones de los productos. El proceso
o los procesos deberan incluir disposiciones para evitar la utilizacin o la
instalacin por inadvertencia de productos o procesos disconformes y asegurar
que se adopten medidas correctoras eficaces.
6.54. Todas las personas deberan tener la posibilidad de detectar, y se les debera
alentar a hacerlo, los productos y procesos disconformes, y deberan tener
64
la posibilidad de determinar mejoras y de proponerlas a travs del sistema de
gestin.
Control de disconformidades
Determinacin de disconformidades
65
6.60. El proceso de control de las disconformidades debera ocuparse de las
siguientes situaciones y sucesos:
Presentacin de informes
6.62. Se debera informar de las disconformidades con detalle suficiente para que
se pueda efectuar un anlisis correcto. Se debera atribuir una identificacin nica
a cada informe para que se pueda efectuar un seguimiento eficaz del producto o
proceso disconforme.
Medidas iniciales
66
confirmar que se ha identificado como disconforme el producto o proceso
(es decir, que se ha marcado fsicamente, etiquetado, separado o controlado
de otro modo);
determinar qu restricciones deberan aplicarse a la utilizacin en lo
sucesivo del producto, servicio o proceso;
disponer un examen ms detallado de la disconformidad;
examinar otras disconformidades conexas.
Medidas correctoras
67
6.69. Normalmente, se debera tener en cuenta los siguientes criterios para que el
proceso de medidas correctoras tenga xito:
6.71. El personal directivo superior debera asegurar que las medidas correctoras
sean sometidas a aprobacin, ordenadas conforme a su prioridad y realizadas
puntualmente, en funcin de su importancia. Los directivos deberan ser
responsables de que se cumplan las fechas fijadas para las medidas correctoras.
Las prrrogas o las excepciones a las fechas fijadas para efectuar las medidas
correctoras deberan ser controladas y solo se deberan poner en prctica en
respuesta a nuevas cuestiones de mayor prioridad.
68
y las deficiencias mientras las deficiencias an se hallen en un nivel en el que no
planteen peligro de importancia.
Medidas preventivas
adoptar medidas proactivas para asegurar que no tenga lugar una posible
disconformidad;
utilizar el anlisis de procesos para determinar cmo introducir cambios en
los procesos.
69
cumplir y obligar a cumplir los requisitos relativos a los documentos;
emitir nuevos documentos.
MEJORAS
70
6.80. Los proyectos de mejora importantes entraan muchas veces un rediseo
considerable de los procesos existentes y deberan comprender:
6.84. Las mejoras constantes deberan hacerse mediante un proceso que contenga
los siguientes elementos:
71
la solucin ha sido eficaz y que se ha alcanzado el objetivo del proceso de
mejora.
Aplicacin y normalizacin de la nueva solucin: se debera sustituir el
proceso anterior por el proceso mejorado, lo cual evitar que reaparezcan el
problema y sus causas.
Evaluacin de la eficacia y la eficiencia del nuevo proceso: se debera
evaluar la eficacia y la eficiencia del proyecto de mejora y se debera
estudiar la conveniencia de aplicar su solucin en otros lugares de la
organizacin.
72
Apndice I
73
los requisitos de forma integrada en lugar de tener sistemas separados
para la gestin de la seguridad tecnolgica, la de la salud, la del medio
ambiente, la de la seguridad fsica, la de la calidad y la de las actividades
empresariales.
74
Apndice II
II.1. Las personas que preparan, revisan, examinan o aprueban los documentos
deberan tener acceso a la informacin apropiada.
II.6. Durante la preparacin, se debera evaluar las actividades descritas por los
documentos utilizando el proceso de escalonamiento, de manera que se escojan e
incluyan los controles apropiados.
75
II.9. La organizacin o las personas que efecten el examen deberan tener acceso
a la informacin pertinente en la que basar un examen eficaz, para cerciorarse de
que se aborden adecuadamente las cuestiones relativas a la seguridad.
II.11. Se debera preparar un registro del examen que muestre la fecha del examen
y el nombre de la persona que lo haya efectuado, junto con sus observaciones y
su resolucin.
II.12. Un aspecto del examen puede comprender validar la puesta en prctica del
documento por medio de una simulacin, un modelo o prototipo del producto
propuesto, un recorrido del procedimiento propuesto o una actividad similar. Este
proceso de validacin se aplica normalmente a instrucciones y procedimientos
relativos a los trabajos.
II.15. Se debera marcar los documentos publicados de forma que quede clara
la ndole de su utilizacin, especialmente si est limitada a una finalidad
76
determinada. Ejemplos de marcado son aprobado para utilizacin o solo para
fines de ensayo.
II.18. Se deber conservar copias maestras de los documentos hasta que sean
superados o retirados. Se debera estudiar la conveniencia de archivar copias
maestras de los documentos.
DOCUMENTOS PROVISIONALES
II.20.
En determinadas circunstancias, puede ser necesario un documento
provisional para cubrir una actividad durante un perodo limitado. Ser necesario
cuando no se justifique una modificacin inmediata de un documento existente.
Los documentos provisionales deberan ser sometidos a los mismos controles
que los permanentes.
II.21.
Los documentos provisionales deberan tener un perodo de validez
determinado. Cuando expire ese perodo, debera retirarse el documento o
integrar su contenido en un documento apropiado, o bien se debera renovar el
perodo de validez temporal.
77
CONTROL DE LAS MODIFICACIONES DE LOS DOCUMENTOS
78
ARCHIVOS DE DOCUMENTOS
II.27. Cuando se retiran del uso documentos como los procedimientos y planos
que fueron sometidos al proceso oficial de emisin, se debera archivar las copias
maestras como registros, siguiendo las orientaciones de esta gua de seguridad.
79
Apndice III
Organizacin Suministrador
Determinacin y planificacin
de los procesos de compra,
con inclusin de la inspeccin y los ensayos
80
PREPARACIN DE LOS DOCUMENTOS DE COMPRA
III.2. Por lo general, los documentos de compra deberan abarcar los puntos
que se exponen a continuacin. Tambin se debera indicar las correspondientes
responsabilidades.
Alcance del trabajo: descripcin completa del trabajo que llevar a cabo un
suministrador, comprendidas las interfaces con otros trabajos, de manera
que se entienda claramente el propsito y que los posibles suministradores
puedan entregar los productos o prestar los servicios conforme se haya
especificado.
Requisitos tcnicos: los requisitos tcnicos de los productos o servicios
deberan precisarse por referencia a documentos tcnicos como: cdigos,
especificaciones, requisitos reglamentarios, normas, documentos base
del diseo y planos, requisitos relativos al proceso y requisitos relativos
a la aprobacin o calificacin de los productos, procedimientos o
procesos. Todos los requisitos especificados deberan ser alcanzables y su
consecucin debera ser verificable. Se debera asegurar que, cuando se
cumpla el requisito, el producto o servicio ser apto para la finalidad a la
que est destinado.
Requisitos relativos a la capacitacin: Se debera indicar las necesidades
y los requisitos y proporcionar los recursos necesarios; por ejemplo,
la necesidad de capacitacin introductoria a la instalacin nuclear para
habilitar a las personas para trabajar en el emplazamiento y desplazarse por
el emplazamiento sin ser acompaadas.
Requisitos en materia de inspeccin y ensayos: cuando sea necesario
inspeccionar o ensayar productos, se debera indicar. Tambin se deberan
precisar los criterios de aceptacin de los requisitos.
Acceso a las instalaciones del suministrador: se debera definir las
condiciones de acceso a los locales del suministrador para efectuar
actividades como inspecciones, auditoras y vigilancia. Esas actividades
puede realizarlas la organizacin o bien otras partes autorizadas que acten
en su nombre.
Determinacin de las normas aplicables al sistema de gestin: deben
definirse claramente las normas relativas al sistema de gestin que
deben cumplirse. Si la organizacin desea citar normas nacionales o
internacionales relativas a sistemas de gestin, debera efectuarse una
evaluacin para determinar si son necesarios ms requisitos que los que se
establecen en la Ref. [1]. Cuando se citen normas internacionales distintas
de las del OIEA, se debera tener cuidado en asegurar que los requisitos
adicionales sean abordados adecuadamente por el sistema de gestin.
81
Requisitos relativos a los documentos: los documentos que el suministrador
est obligado a proporcionar a la organizacin para que esta los apruebe o
formule observaciones al respecto deberan ser identificados claramente en
los documentos de compra.
Requisitos relativos a los registros: Se debera dejar claros los requisitos
relativos a los registros y muestras de materiales al suministrador antes de
firmarse el contrato. La mejor manera de hacerlo sera proporcionando o
solicitando una tabla de registros que detalle todos los requisitos relativos
a los registros que habr de presentar el suministrador. Se debera precisar
las instrucciones apropiadas para la conservacin o la transferencia de
registros del suministrador y/o los suministradores subsidiarios. Deberan
formar parte de estos los registros que solicita la organizacin para
cerciorarse de que los productos o servicios han cumplido o cumplirn los
requisitos. Tambin se deberan precisar los perodos de conservacin y
las responsabilidades del suministrador en cuanto al mantenimiento de los
registros.
Calendario de las entregas: se debera dar instrucciones claras a los
suministradores acerca de los distintos momentos en que se deberan
entregar los documentos y registros necesarios.
Comunicacin de las disconformidades: El suministrador debera
comprender claramente el proceso de control de las disconformidades.
Debera estar claro qu parte podr sancionar qu tipo de disconformidad.
Controles de los suministradores subsidiarios: Salvo que la organizacin
precise otra cosa, el suministrador debera ser responsable del control de
los suministradores subsidiarios. As pues, si se adjudica un subcontrato,
se debera exigir al suministrador que imponga al suministrador subsidiario
el requisito contractual de gozar de plenos derechos de acceso. Se debera
exigir al suministrador que imponga al suministrador subsidiario requisitos
relativos al sistema de gestin acordes con la importancia del producto
subcontratado. De esto formara parte, por ejemplo, la responsabilidad de
vigilar y evaluar el comportamiento del suministrador subsidiario.
82
estn en conformidad con los procedimientos especificados de la organizacin
compradora y los requisitos reglamentarios. Los cambios de los documentos
de compra se deberan efectuar de manera controlada, sometindolos al mismo
grado de control que los documentos originales.
SELECCIN DE SUMINISTRADORES
III.7. Entre los mtodos que se utilicen para evaluar a los posibles suministradores
deberan estar, por ejemplo:
83
III.8. Una vez efectuada la seleccin inicial de los posibles suministradores,
se deber enviarles los documentos de compra indicando la fecha lmite para
la presentacin de ofertas (presupuestos) y los procedimientos para solucionar
los interrogantes y solicitar aclaraciones (por ejemplo, mediante reuniones,
exposiciones y/o evaluaciones).
84
coordinar el intercambio de experiencia entre la organizacin y los
suministradores;
determinar y procesar los cambios de la informacin;
establecer un mtodo para el intercambio de documentos entre la
organizacin y el suministrador.
85
suministrador inmediatamente para su tratamiento por medio del proceso de
control de disconformidades del suministrador.
ENTREGA DE PRODUCTOS
86
Apndice IV
PLANIFICACIN Y CALENDARIO
IV.4. Para cada evaluacin, se debera establecer un plan para seleccionar las
esferas, los procesos o actividades y los requisitos que se evaluarn.
87
REALIZACIN
IV.9. Los asesores deberan estar atentos a las situaciones que reflejan buenas
prcticas de las que la organizacin podra transferir las enseanzas extradas.
Podran formar parte de ellas las esferas en que se alcanzan o superan
sistemticamente los objetivos.
EVALUACIN
88
INFORMES
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
89
REFERENCIAS
90
Anexo I
91
de los documentos en el SGDE permite que los vea cualquier usuario con la
adecuada habilitacin de seguridad.
I6. En las organizaciones en las que se utiliza un SGDE para ayudar a gestionar
el flujo de trabajo, se puede conocer en todo momento la situacin de los trabajos,
ya que los directivos y los supervisores pueden ver electrnicamente los trabajos
en espera y desplazar o reasignar trabajos segn convenga.
I7. Los documentos almacenados en el SGDE tendrn que estar protegidos por
medidas de seguridad en lnea.
I11. Un SGDE tendr que gestionar toda la vida til de un documento, tarea esta
que comprende:
92
se almacenen correctamente y se pueden intercambiar (enviar, procesar y
distribuir) utilizando normas y formatos aceptables que sean adecuados
para los documentos.
Proteger los documentos, especialmente los documentos valiosos,
manteniendo su disponibilidad y confidencialidad. La confidencialidad del
contenido intelectual de los documentos puede ser puesta en peligro por
accesos no autorizados a ellos. Los documentos tambin se pueden perder
a causa de accesos no autorizados o de injerencias deliberadas que los
corrompan. Los programas informticos que se propongan debern llevar
incorporadas medidas de seguridad rigurosas.
Proporcionar acceso adecuado a los documentos. Los documentos tendrn
que estar disponibles para todas las personas que necesiten acceder a la
informacin que contienen y que puedan obtener el grado de autorizacin
de acceso apropiado. Las personas tendrn que poder conocer rpidamente
qu documentos estn disponibles. Habr que instaurar normas adecuadas
para garantizar que sea posible el acceso en diferentes entornos tecnolgicos
y que los documentos sean accesibles con el paso del tiempo conforme
evolucione la tecnologa.
93
I15. Los mtodos utilizados para captar informacin especfica de documentos
debern facilitar la recuperacin en el futuro de los documentos.
I18. El SGDE tendr que poder gestionar los documentos archivados as como
los documentos en curso de elaboracin, correccin o aprobacin. El SGDE
tendr que controlar el acceso a los documentos archivados para que no se pueda
modificarlos.
94
contraseas y plazos de desactivacin de sesiones inactivas en los sistemas
esenciales);
aplicar obligatoriamente disciplinas relativas a las contraseas (por
ejemplo, las contraseas sern obligatorias, se cambiarn frecuentemente y
se guardarn en formato encriptado; adems, no se podrn volver a utilizar
inmediatamente);
instaurar procedimientos de carcter oficial para autorizar el acceso a los
sistemas de informacin, comprendida una declaracin de que el usuario
observar la poltica de la organizacin sobre seguridad fsica de la
tecnologa de la informacin;
limitar el acceso a la informacin sensible a las personas que la necesiten
e impedir el acceso a ella a todas las dems. Salvar la informacin en una
computadora personal el acceso a la cual no tiene restricciones es una
violacin de la seguridad fsica. As pues, o bien se imponen restricciones
al acceso a esa computadora, o bien debe prohibirse el almacenamiento de
materiales sensibles en la computadora;
clasificar los documentos en funcin de su contenido. Se puede autorizar
el acceso electrnico a ellos atendiendo a la necesidad de conocerlos y
aplicando niveles de clasificacin de los mismos;
hacer saber a todos los usuarios autorizados la responsabilidad que tienen de
mantener la confidencialidad de los documentos, proteger sus contraseas,
observar la poltica de seguridad fsica de la organizacin e informar de las
violaciones que detecten;
emplear el encriptado para el almacenamiento y la transmisin de
informacin confidencial;
instruir a las personas en la vulnerabilidad de la informacin no encriptada
conservada en computadoras conectadas en red.
95
Anexo II
II2. Se considera que los siguientes medios sern aceptables para registros con
perodos de conservacin de hasta 30 aos:
96
II3. Se considera aceptables los siguientes medios para registros con perodos
de conservacin de hasta cinco aos:
II4. Se considera aceptables los siguientes medios para registros con perodos
de conservacin de hasta tres aos:
97
Anexo III
ms de 30 aos;
30 aos;
cinco aos;
tres aos.
98
un mtodo para verificar que los registros recibidos estn en conformidad
con el documento de transmisin y que los registros estn en buenas
condiciones;
un mtodo para verificar que los registros coinciden con el ndice de
registros;
normas que rijan el acceso a los archivos y su control;
un mtodo para mantener el control y la responsabilidad de los registros
que se saquen de la instalacin de almacenamiento;
un mtodo para archivar informacin corregida o complementaria y para
eliminar los registros que hayan sido sustituidos por otros;
controles peridicos para asegurase de que los registros no estn daados,
deteriorndose o perdidos.
III6. Los registros en papel tendrn que estar sujetos firmemente en carpetas
de anillas o similares o recogidos en carpetas simples o en sobres para su
almacenamiento en estantes o en contenedores. Son preferibles los armarios o las
cajas fuertes de acero.
III7. Los registros que se procesen con mtodos especiales tendrn que ser
embalados y almacenados conforme se recomiende en las instrucciones del
fabricante, en consonancia con las normas aplicables. Son ejemplos de esto:
las radiografas, las fotografas, los microfilmes, las cintas magnticas, las
microdisquetes, los discos de lser y los registros que puedan ser sensibles a la
luz, la presin, la humedad, los campos magnticos, el polvo y la temperatura.
99
III9. Entre otros, habr que tener en cuenta los siguientes factores al construir
una instalacin de almacenamiento:
100
GLOSARIO
101
radiactivos, as como la autoridad reguladora en materia de proteccin y
seguridad radiolgicas.
102
COLABORADORES EN LA REDACCIN Y EL EXAMEN
103
Florescu, N. CNE-PROD Cernavoda (Rumania)
104
Pieroni, N. Organismo Internacional de Energa Atmica
105
ENTIDADES ENCARGADAS DE LA APROBACIN DE LAS
NORMAS DE SEGURIDAD DEL OIEA
Alemania: Majer, D.; Argentina: Oliveira, A.; Australia: Loy, J.; Brasil: Souza de
Assis, A.; Canad: Pereira, J. K.; China: Li, G.; Corea, Repblica de: Eun, Y. -S.;
Dinamarca: Ulbak, K.; Egipto: Abdel-Hamid, S. B.; Espaa: Azuara, J. A.;
Estados Unidos de Amrica: Virgilio, M.; Federacin de Rusia: Malyshev,A. B.;
Francia: Lacoste, A. -C. (Presidencia); India: Sharma, S. K.; Israel: Levanon, I.;
Japn: Abe, K.; Pakistn: Hashmi, J.; Reino Unido: Weightman, M.; Repblica
Checa: Drbov, D.; Sudfrica: Magugumela, M. T.; Suecia: Holm,L. E.; Suiza:
Schmocker, U.; Agencia para la Energa Nuclear de la OCDE:
Tanaka,T.; Comisin Europea: Waeterloos, C.; Comisin Internacional de
Proteccin Radiolgica: Holm, L. -E.; OIEA: Karbassioun, A. (Coordinacin).
Alemania: Herttrich, M.; Argentina: Sajaroff, P.; Australia: MacNab, D.; Austria:
Sholly, S.; Blgica: Govaerts, P.; Brasil: de Queiroz Bogado Leite, S.; *Bulgaria:
Gladychev, Y.; Canad: Newland, D.; China: Wang, J.; *Chipre: Demetriades, P.;
Corea, Repblica de: Kim, H. K.; Croacia: Valcic, I.; Egipto: Aly, A. I. M.;
Eslovaquia: Uhrik, P.; Eslovenia: Levstek, M. F.; Espaa: Zarzuela, J.; Estados
Unidos de Amrica: Mayfield, M. E.; Federacin de Rusia: Shvetsov, Y. E.;
Finlandia: Reiman, L. (Presidencia); Francia: Saint Raymond, P.; *Grecia:
Camarinopoulos, L.; Hungra: Vrss, L.; India: Kushwaha, H. S.; *Iraq: Khalil
Al-Kamil, A. -M.; Irn, Repblica Islmica del: Alidousti, A.; Irlanda: Hone, C.;
Israel: Hirshfeld, H.; Italia: Bava, G.; Japn: Nakamura, K.; Lituania:
Demcenko, M.; Mxico: Gonzlez Mercado, V.; Pases Bajos: Jansen, R.;
Pakistn: Habib, M. A.; Paraguay: Troche Figueredo, G. D.; *Per: Ramrez
Quijada, R.; Portugal: Marques, J. J. G.; Reino Unido: Vaughan, G. J.; Repblica
Checa: Bhm, K.; Rumania: Biro, L.; Sudfrica: Bester, P. J.; Suecia:
Hallman, A.; Suiza: Aeberli, W.; *Tailandia: Tanipanichskul, P.; Turqua:
Bezdegumeli, U.; Ucrania: Bezsalyi, V.; Agencia para la Energa Nuclear de la
107
OCDE: Reig, J.; *Asociacin Nuclear Mundial: Saint-Pierre, S.; Comisin
Europea: Vigne, S.; OIEA: Feige, G. (Coordinacin); Organizacin Internacional
de Normalizacin: Nigon,J. L.
Alemania: Rein, H.; Argentina: Lpez Vietri, J.; Australia: Sarkar, S.; Austria:
Kirchnawy,F.;Blgica:Cottens,E.;Brasil:Mezrahi,A.;Bulgaria:Bakalova,A.;Canad:
Faille, S.; China: Qu, Z.; *Chipre: Demetriades, P.; Corea, Repblica de: Kim, Y. -J.;
Croacia: Kubelka, D.; Cuba: Quevedo Garca, J. R.; Dinamarca: Breddan,K.;
108
*Egipto: El-Shinawy, R. M. K.; Espaa: Zamora Martn, F.; Estados Unidos de
Amrica: Brach, W. E.; Boyle, R.; Federacin de Rusia: Ershov, V. N.; Filipinas:
Kinilitan-Parami, V.; Finlandia: Tikkinen, J.; Francia: Aguilar, J.; *Grecia:
Vogiatzi,S.; Hungra: Sfr,J.; India: Agarwal, S. P.; *Iraq: Khalil AlKamil, A. -M.;
Irn, Repblica Islmica del: Kardan, M. R.; Irlanda: Duffy, J. (Presidencia);
Israel: Koch, J.; Italia: Trivelloni, S.; Japn: Amano, M.; Malasia:
Sobari, M. P. M.; Noruega: Hornkjl, S.; Nueva Zelandia: Ardouin, C.; Pases
Bajos: Van Halem, H.; Pakistn: Rashid, M.; Paraguay: More Torres, L. E.;
Portugal: Buxo da Trindade, R.; Reino Unido: Young, C.N.; Repblica Checa:
Duchek, V.; Rumania: Vieru, G.; Sudfrica: Jutle, K.; Suecia: Dahlin, G.; Suiza:
Knecht, B.; *Tailandia: Wanitsuksombut, W.; Turqua: Ertrk, K.; Ucrania:
Sakalo, V.; Asociacin de Transporte Areo Internacional: Abouchaar, J.;
Comisin Econmica de las Naciones Unidas para Europa: Kervella, O.; Comisin
Europea: Venchiarutti, J. -C.; Federacin Internacional de Asociaciones de
Pilotos de Lneas Areas: Tisdall, A.; Instituto Mundial de Transporte Nuclear:
Green, L.; OIEA: Wangler, M. E. (Coordinacin); Organizacin de Aviacin
Civil Internacional: Rooney, K.; Organizacin Internacional de Normalizacin:
Malesys, P.; Organizacin Martima Internacional: Rahim, I.; Unin Postal
Universal: Giroux, P.
Argentina: Siraky, G.; Australia: Williams, G.; Austria: Hohenberg, J.; Blgica:
Baekelandt, L.; Brasil: Heilbron, P.; *Bulgaria: Simeonov, G.; Canad: Lojk, R.;
China: Fan, Z.; *Chipre: Demetriades, P.; Corea, Repblica de: Park, W.;
Croacia: Subasic, D.; Cuba: Salgado Mojena, M.; Dinamarca: Nielsen, C.;
*Egipto: El-Adham, K. E. A.; Eslovaquia: Konen, L.; Eslovenia: Mele, I.;
Espaa: Sanz, M.; Estados Unidos de Amrica: Camper, L.; Federacin de Rusia:
Poluektov, P. P.; Finlandia: Ruokola, E.; Francia: Cailleton, R.; Hungra:
Czoch, I.; India: Raj, K.; Indonesia: Yatim, S.; *Iraq: Abass, H.; Irn, Repblica
Islmica del: Ettehadian, M.; Israel: Dody, A.; Italia: Dionisi, M.; Japn:
Ito,Y.; *Letonia: Salmins, A.; Lituania: Paulikas,V.; Marruecos: Soufi, I.; Mxico:
Aguirre Gmez, J.; *Noruega: Sorlie, A.; Pases Bajos: Selling, H.; Pakistn:
Rehman, R.; Paraguay: Facetti Fernndez, J.; Portugal: Flausino de Paiva, M.;
Reino Unido: Wilson, C.; *Repblica Checa: Lieteva, P.; Rumania: Tuturici, I.;
Sudfrica: Pather, T. (Presidencia); Suecia: Wingefors, S.; Suiza: Zurkinden, A.;
Turqua: zdemir, T.; Ucrania: Iievlev, S.; Agencia para la Energa Nuclear
de la OCDE: Riotte, H.; Asociacin Nuclear Mundial: Saint-Pierre, S.;
Comisin Europea: Hilden, W.; OIEA: Hioki, K. (Coordinacin); Organizacin
Internacional de Normalizacin: Hutson, G.
109
%
PEDIDOS DE PUBLICACIONES
N 24
En los siguientes pases, las publicaciones de pago del OIEA pueden adquirirse a travs de los
proveedores que se indican a continuacin o en las principales libreras locales.
Los pedidos de publicaciones gratuitas deben hacerse directamente al OIEA. Al final de la lista de
proveedores se proporcionan los datos de contacto.
ALEMANIA
Goethe Buchhandlung Teubig GmbH
Schweitzer Fachinformationen
Willsttterstrasse 15, 40549 Dsseldorf, ALEMANIA
Telfono: +49 (0) 211 49 874 015 Fax: +49 (0) 211 49 874 28
Correo electrnico: kundenbetreuung.goethe@schweitzer-online.de
Sitio web: http://www.goethebuch.de
BLGICA
Jean de Lannoy
Avenue du Roi 202, 1190 Bruselas, BLGICA
Telfono: +32 2 5384 308 Fax: +32 2 5380 841
Correo electrnico: jean.de.lannoy@euronet.be Sitio web: http://www.jean-de-lannoy.be
CANAD
Renouf Publishing Co. Ltd.
20-1010 Polytek Street, Ottawa, ON K1J 9J1, CANAD
Telfono: +1 613 745 2665 Fax: +1 643 745 7660
Correo electrnico: order@renoufbooks.com Sitio web: http://www.renoufbooks.com
Bernan Associates
4501 Forbes Blvd., Suite 200, Lanham, MD 20706-4391, ESTADOS UNIDOS DE AMRICA
Telfono: +1 800 865 3457 Fax: +1 800 865 3450
Correo electrnico: orders@bernan.com Sitio web: http://www.bernan.com
FEDERACIN DE RUSIA
Scientific and Engineering Centre for Nuclear and Radiation Safety
107140, Mosc, Malaya Krasnoselskaya st. 2/8, bld. 5, FEDERACIN DE RUSIA
Telfono: +7 499 264 00 03 Fax: +7 499 264 28 59
Correo electrnico: secnrs@secnrs.ru Sitio web: http://www.secnrs.ru
FRANCIA
Form-Edit
5 rue Janssen, PO Box 25, 75921 Pars CEDEX, FRANCIA
Telfono: +33 1 42 01 49 49 Fax: +33 1 42 01 90 90
Correo electrnico: fabien.boucard@formedit.fr Sitio web: http://www.formedit.fr
Lavoisier SAS
14 rue de Provigny, 94236 Cachan CEDEX, FRANCIA
Telfono: +33 1 47 40 67 00 Fax: +33 1 47 40 67 02
Correo electrnico: livres@lavoisier.fr Sitio web: http://www.lavoisier.fr
LAppel du livre
99 rue de Charonne, 75011 Pars, FRANCIA
Telfono: +33 1 43 07 43 43 Fax: +33 1 43 07 50 80
Correo electrnico: livres@appeldulivre.fr Sitio web: http://www.appeldulivre.fr
HUNGRA
Librotrade Ltd., Book Import
Pesti ut 237. 1173 Budapest, HUNGRA
Telfono: +36 1 254-0-269 Fax: +36 1 254-0-274
Correo electrnico: books@librotrade.hu Sitio web: http://www.librotrade.hu
INDIA
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1st Floor, Dubash House, 15, J.N. Heredi Marg, Ballard Estate, Bombay 400001, INDIA
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Correo electrnico: alliedpl@vsnl.com Sitio web: http://www.alliedpublishers.com
Bookwell
3/79 Nirankari, Delhi 110009, INDIA
Telfono: +91 11 2760 1283/4536
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ITALIA
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REPBLICA CHECA
Suweco CZ, s.r.o.
SESTUPN 153/11, 162 00 Praga 6, REPBLICA CHECA
Telfono: +420 242 459 205 Fax: +420 284 821 646
Correo electrnico: nakup@suweco.cz Sitio web: http://www.suweco.cz
Yukiya Amano
Director General