Cons Trucci On Desu Best Acionm o in

Plan de Proyecto de
Construccin de
Subestacin Mon #4
Ampliacin #9
Abstract Resumen
This project was done with the purpose of Este proyecto se realiz con el objetivo de
obtaining a Project Plan for the construction of obtener un Plan de Proyecto para la construccin
electrical substations, some data were taken as de subestaciones de Electricidad, se tomaron
reference for this document from the Moins como referencia algunos datos generales de la
Substation #4 enlargement #9. In this project you Subestacin Mon #4 Ampliacin #9. A travs del
can find themes such as: projects profile, work proyecto se abarcaron temas como: Perfil del
breakdown structure, projects schedule, personal Proyecto, Estructura de Descomposicin del
flow, responsibility matrix, events calendar and Trabajo, Organigrama del Proyecto, Estimacin
complementary management plans. In each one de Costos, Cronograma del Proyecto, Flujo de
of these subjects there are methods, procedures Personal, Matriz de Responsabilidades,
and tools used to begin, plan execute, control and Calendario de Eventos, y Planes de Gestin
close these projects.1 Complementarios. En cada uno de stos se
It was concluded that planning is a mostrarn mtodos, procedimientos y
fundamental tool for decision making in the area herramientas necesarios para iniciar, planear,
of construction. Without planning, the execution, ejecutar, controlar y cerrar proyectos.1
control and closure transform themselves into a Se concluy que la planificacin es una
big problem, which will be reflected in the herramienta fundamental para la toma de
projects development. Planning allows also an decisiones en la construccin. Sin planificacin la
efficient resource utilization and makes the teams ejecucin, control y cierre se transforman en un
position and direction of the project stronger, verdadero problema el cual se reflejar en el
because it minimizes the negative influences and rendimiento del proyecto, adems la planificacin
transfers direct responsibilities to the projects permite una utilizacin eficiente de los recursos y
team members. fortalece la posicin del equipo de direccin de
Keywords: Project Plan, Planning Proyecto, debido a que minimiza las influencias
negativas y transfiere responsabilidades directas
a los miembros del equipo de proyecto.
1
Project Management Institute. A GUIDE TO THE PROJECT
Palabras Clave: Plan de Proyecto, Planificacin.
MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE. Edicin 2000,
Newtown Square, Pennsylvannia, Estados Unidos.
Plan de Proyecto de
Construccin de Subestacin
Mon #4 Ampliacin #9
Plan de Proyecto de Construccin
de Subestacin Mon#4
Ampliacin#9
Ing. Rolando Solano Rodrguez
Diciembre del 2005
INSTITUTO TECNOLGICO DE COSTA RICA

ESCUELA DE INGENIERA EN CONSTRUCCIN
Contenido
Prefacio ................................................................ 1
Resumen ejecutivo............................................... 2
Introduccin .......................................................... 4
Metodologa ......................................................... 6
Marco Terico ...................................................... 8
Definicin de proyecto ...................................... 8
Procesos de la administracin de proyectos .... 9
PROCESO DE INICIACIN ............................... 9
PROCESO DE PLANIFICACIN ........................ 9
PROCESO DE EJECUCIN ............................ 10
PROCESOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO .... 11
PROCESOS DE CIERRE................................ 11
reas de Conocimiento en Administracin ..... 12
GESTIN DE LA INTEGRACIN...................... 12
GESTIN DEL ALCANCE............................... 12
GESTIN DE TIEMPOS ................................. 14
GESTIN DE COSTOS.................................. 14
GESTIN DE LA CALIDAD ............................ 15
GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS....... 15
GESTIN DE LAS COMUNICACIONES ............. 16
GESTIN DE RIESGOS................................. 17
GESTIN DE LAS ADQUISICIONES ................. 18
Desarrollo ........................................................... 19
Gestin de Integracin de Proyecto ............... 30
PERFIL DEL PROYECTO ............................... 30
ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIN DEL
TRABAJO (EDT) ......................................... 40
ORGANIGRAMA DEL PROYECTO ................... 41
ESTIMACIONES DE COSTO ........................... 42
CRONOGRAMA DEL PROYECTO.................... 43
FLUJO DE PERSONAL .................................. 44
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES ................. 45
CALENDARIO DE EVENTOS .......................... 46
PLANES DE GESTIN COMPLEMENTARIOS.... 47
Gestin del Alcance ........................................... 47
Gestin de Tiempos ........................................... 57
Gestin de Costos.............................................. 63
Gestin de Calidad............................................. 82
Gestin de los Recursos Humanos ................... 87
Gestin de las Comunicaciones ........................ 95
Gestin del Riesgo ........................................... 103
Gestin de las Adquisiciones ........................... 110
Conclusiones .................................................... 119
Apndices ........................................................ 121
Anexos ............................................................. 140
Referencias ...................................................... 143
Prefacio
Este proyecto pretende mostrar la forma en la El objetivo general de este proyecto es

cual debe presentarse un Plan de Proyecto y realizar un Plan de Proyecto tomando como
cuales son los temas que debe tratar. Surge referencia terica conceptos del Instituto de
debido a una necesidad que existe en Administracin de Proyectos PMI por sus siglas
Construccin de Obras Electromecnicas ya que en ingls, ste instituto ha crecido para
hasta el momento la planificacin de las obras no convertirse en la organizacin sin fines de lucro
ha sido un punto fuerte dando como resultado lder en la administracin profesional de
problemas en las etapas posteriores al inicio del proyectos. Los estndares establecidos por el
proyecto. PMI son cada da adoptados por un mayor
Este documento abarcar temas referentes a nmero de organizaciones y sus seminarios,
los proyectos dentro de stos estn: Perfil del programas de capacitacin y certificacin
Proyecto, Estructura de Descomposicin del profesional son ampliamente reconocidos.
Trabajo, Organigrama del Proyecto, Estimacin El Plan de Proyecto se aplicar a la subestacin
de Costos, Cronograma del Proyecto, Flujo de Mon #4 Ampliacin # 9, con un enfoque basado
Personal, Matriz de Responsabilidades, en procesos, mediante el cual se desarrolle,
Calendario de Eventos, y Planes de Gestin implemente y mejore su eficacia, tanto para
Complementarios dentro de los cuales estn: aumentar la satisfaccin del cliente como para
Gestin del Alcance, Gestin de Tiempos, desarrollar un ambiente de calidad en nuestras
Gestin de Costos, Gestin de Calidad, Gestin construcciones.
de Recursos Humanos, Gestin de las Agradezco al Ingeniero Miguel Artavia, MAP,
Comunicaciones, Gestin del Riesgo y Gestin profesor gua, al Ingeniero Oscar Marenco Ruiz y
de las Adquisiciones. Todos estos temas a los compaeros de trabajo del Centro de
mostrarn mtodos, procedimientos y Servicio Construccin por el aporte que me
herramientas necesarios para iniciar, planear, brindaron para el desarrollo del documento. Un
ejecutar, controlar y cerrar proyectos. especial agradecimiento a mi familia por todo el
apoyo que me dieron mientras realic el proyecto.
Plan de Proyecto de Construccin Subestacin Mon #4 Ampliacin #9 1

Resumen
ejecutivo
Formular un Plan Gestin de la Calidad que

Este proyecto se realiz con el fin de satisfacer
brinde las herramientas necesarias para
una necesidad que existe en el Centro de
planificar, ejecutar y controlar el proyecto.
Servicio Construccin (ICE) para el desarrollo de
los proyectos. Actualmente la planificacin de las Formular un Plan de Gestin de Recursos
obras no se est realizando adecuadamente es Humanos que brinde las herramientas
por esto que se plante el desarrollo de un Plan necesarias para planificar, ejecutar y controlar
de Proyecto que llene este faltante. el proyecto.
Se realizaron reuniones con el personal Formular un Plan de Gestin de las
involucrado en las obras para definir algunas Comunicaciones que brinde las herramientas
debilidades y aspectos que se consideraba deben necesarias para planificar, ejecutar y controlar
mejorarse para obtener un Plan de Proyecto el proyecto.
acorde con las necesidades de la oficina. Formular un Plan de Gestin de Respuesta a
Dentro de los objetivos especficos que se Riesgos que brinde las herramientas
plantearon estn: necesarias para planificar, ejecutar y controlar
Realizar un Perfil de Proyecto y presentar un el proyecto.
formato que ejemplifique su uso. Formular un Plan de Gestin de las
Formular un plan de gestin del alcance Adquisiciones que brinde las herramientas
tomando como ejemplo prctico la subestacin necesarias para planificar, ejecutar y controlar
de Mon. el proyecto.
Formular un Plan de gestin de Tiempos que Involucrar al personal tcnico y a las reas de
brinde las herramientas necesarias para ingeniera para la obtencin de informacin
planificar, ejecutar y controlar el proyecto. que sirva como base para la elaboracin de
Formular un Plan de Gestin de Costos que formatos de control para futuros proyectos.
brinde las herramientas necesarias para

2 Plan de Proyecto de Construccin Subestacin Mon #4 Ampliacin #9

Se logr obtener una gran cantidad de conceptos, La planificacin es una herramienta
formatos, tablas, grficas y herramientas que se fundamental para la toma de decisiones
describen a lo largo del proyecto, divididos en los en la construccin. Sin planificacin la
grupos de Procesos y las reas de ejecucin, control y cierre se transforman
Conocimiento2, sin embargo, cada uno de estos en un verdadero problema, que se
temas puede ser desarrollado con mayor detalle reflejar en el rendimiento del proyecto.
de acuerdo con los requerimientos del proyecto. La planificacin permite una utilizacin
Dentro de las conclusiones ms importantes que eficiente de los recursos y fortalece la
se determinaron estn: posicin del equipo de direccin de
Con la utilizacin de las guas o Proyecto, debido a que minimiza las
estndares del PMI se puede realizar el influencias negativas y transfiere
planeamiento integral del proyecto responsabilidades directas a los
subdividindolo en grupos y reas de miembros del equipo de proyecto.
conocimiento.
2
Idem p.38

Introduccin
Ante las nuevas necesidades que plantea la Asimismo el planificador de la construccin pocas
globalizacin y la competencia a la que veces cuenta con los datos necesarios en el
prximamente debe enfrentarse el ICE, ste se momento correcto para definir el proyecto y sus
prepara mediante la aplicacin de conocimientos, alcances.
habilidades, herramientas y tcnicas aplicadas a Esto conlleva a la necesidad de modificar una
las actividades de los proyectos para satisfacer cultura organizacional en la cual no se le presta
sus requerimientos y la de sus clientes. Es por la debida atencin al proceso de planificacin, por
esto que el Centro de Servicio Construccin de la lo que posteriormente en el proceso de ejecucin
UEN PySA est sumamente interesado en comienzan a salir problemas que pudieron ser
generar informacin y documentacin que sirva detectados desde mucho tiempo atrs.
de base para el enriquecimiento tcnico de sus El objetivo general de este proyecto es
profesionales. realizar un Plan de Proyecto tomando como
Propiamente dentro de Construccin de referencia algunos datos bsicos de la
Obras Electromecnicas, se da la ejecucin de subestacin Mon #4 Ampliacin # 9, con un
los proyectos de construccin de subestaciones, enfoque basado en procesos, mediante el cual se
labor que se ha realizado durante muchos aos, desarrolle, implemente y mejore su eficacia tanto
sin embargo, toda esta experiencia no ha para aumentar la satisfaccin del cliente como
quedado documentada para beneficio de la para desarrollar un ambiente de calidad en
organizacin, es as como el conocimiento se va nuestras construcciones.
perdiendo y la institucin es la perjudicada. Dentro de los objetivos especficos de este
Esta organizacin posee un sistema de proyecto estn:
planificacin general donde existe un Realizar un Perfil de Proyecto y presentar un
procedimiento para la planificacin de la formato que ejemplifique su uso.
realizacin de obras que aplica a cualquier tipo Formular un plan de gestin del alcance
de proyecto, mas su aplicacin ha sido tomando como ejemplo prctico la subestacin
prcticamente nula, por lo que el compromiso con de Mon.
la planificacin de la obras no ha sido el Formular un Plan de gestin de Tiempos que
esperado. brinde las herramientas necesarias para

Formular un Plan de Gestin de Costos que Formular un Plan de Gestin de Respuesta a
brinde las herramientas necesarias para Riesgos que brinde las herramientas
planificar, ejecutar y controlar el proyecto. necesarias para planificar, ejecutar y controlar
Formular un Plan Gestin de la Calidad que el proyecto.
brinde las herramientas necesarias para Formular un Plan de Gestin de las
planificar, ejecutar y controlar el proyecto. Adquisiciones que brinde las herramientas
Formular un Plan de Gestin de Recursos necesarias para planificar, ejecutar y controlar
Humanos que brinde las herramientas el proyecto.
necesarias para planificar, ejecutar y controlar Involucrar al personal tcnico y a las reas de
el proyecto. ingeniera para la obtencin de informacin
Formular un Plan de Gestin de las que sirva como base para la elaboracin de
Comunicaciones que brinde las herramientas formatos de control para futuros proyectos.
necesarias para planificar, ejecutar y controlar Se pretende que este proyecto sirva de base
el proyecto. para la planificacin de las futuras obras en las
cuales participe personal de Obras
Electromecnicas

Metodologa
Tambin se analiz el procedimiento para la
Para la elaboracin de este proyecto desde el
planificacin de subestaciones F01-GS-07 Plan
inicio se cont con la valiosa gua del Ingeniero
de Calidad de Obras y la metodologa propuesta
Miguel Artavia, MAP (Maestra en Administracin
en la Gua a los Fundamentos de la Direccin de
de Proyectos) con el cual, mediante algunas
reuniones, se logr encaminar el proyecto hacia Proyectos (PMBOK Guide) del Project
los objetivos planteados, posteriormente se Management Institute, adems del procedimiento
realiz una investigacin bibliogrfica en la cual de obra generado de la Gestin del Sistema de la
se recopil mucha la informacin terica sobre la U.E.N. PySA y el libro de Administracin
administracin de proyectos. Profesional de Proyectos La Gua.
Despus de plantear el proyecto al Director Se realizaron reuniones bisemanales con el
del Centro de Servicio se integr una comisin grupo ejecutor ya que al ser un proyecto de un
con la cual se realizaron reuniones semanales alto componente tcnico se necesita una
(cuatro en total) para analizar las mayores coordinacin muy estrecha entre el grupo de
debilidades a las cuales se enfrenta el Centro de profesionales responsables de cada una de las
Servicio en lo que respecta a la administracin de actividades.
sus proyectos. Finalmente se logr realizar el documento
Se busc informacin de cmo se han que contenga los componentes necesarios de un
planificado trabajos anteriores y cul es la Plan de Proyecto de acuerdo con las
metodologa que se utiliz. Adems se recopil necesidades que se plantean en la institucin, y
informacin suministrada por el personal del rea se tomaron algunos datos de S.T Mon como
de Planificacin y control, Gestin del sistema y marco de regencia y ejemplo. La figura #1
los ingenieros de Obras Electromecnicas que muestra la metodologa utilizada para elaborar el
participaron en el proyecto Subestacin La Caja. documento.

Se espera que este documento se utilice en
posteriores procesos de iniciacin, planeacin,
ejecucin, control y cierre de proyectos, en los
diferentes trabajos que se realicen en Obras
Electromecnicas.

Figura 1. Metodologa utilizada para elaborar el documento.
Plan de Proyecto de Construccin de Subestacin Mon #4 Ampliacin #9 7

Marco Terico
.
Definicin de proyecto "Esfuerzo temporal que se emprende
Entre las varias definiciones de qu es un para crear un producto, servicio o
proyecto, se destacan las siguientes: resultado nico".6
"Secuencia de tareas nicas, complejas, Para este trabajo se definir proyecto como
y conectadas que tienen una meta o "un emprendimiento temporario realizado para
propsito y que se deben completar en crear un producto o servicio nico", que es la
un tiempo especfico, dentro de un definicin propuesta por el Project Management
presupuesto y de acuerdo con una Institute (PMI), ya que abarca las tres principales
especificacin".3 caractersticas propias de los proyectos, a saber:
"Intento por lograr un objetivo especfico la temporalidad, unicidad y elaboracin
mediante un juego nico de tareas progresiva.
interrelacionadas y el uso efectivo de La unicidad se refiere a que un proyecto es
recursos"4 un intento nico, ya que antes no se ha hecho y
"Una serie de actividades y tareas que nunca se volver hacer bajo las mismas
tienen un objetivo especfico que debe condiciones y especificaciones. La temporalidad
ser completado bajo ciertas indica que los proyectos se ejecutan dentro de un
especificaciones, tienen fechas definidas marco de tiempo especfico, o sea que tienen
de comienzo, tienen lmites de fechas de comienzo y fin bien definidas. La
presupuesto, consumen recursos elaboracin progresiva significa que los productos
humanos y no humanos y son o servicios deben llevarse a cabo, progresando
multifuncionales".5 continuamente a travs de incrementos.
3
Wysocky, Robert, et al. 2000 EFFECTIVE PROJECT
MANAGEMENT, 2da Ed. Wiley Computer Publishing, p.65
4
Gido, J. 2003 PROJECT MANAGEMENT A SYSTEM
APPROACH TO PLANNING, SCHEDULING AND
CONTROLLING, 8 ta Ed. John Wiley and Sons, p 3
5
Kerzner, H. 2003 PROJECT MANAGEMENT A SYSTEM
6
APPROACH TO PLANNING. SCHEHDULING AND Haugan, Gregory 2002 EFFECTIVE WORK BREAKDOWN
CONTROLLING. 8 Ed. John Wiley And Sons. P.3 STRUCTURES, Managemenconcepts PMI p.3
8 Plan de Proyecto de Construccin de Subestacin Mon #4 Ampliacin #9

Debido a las caractersticas propias de los se satisfar y se hace, adems, una descripcin
proyectos, se ha venido desarrollando una de las caractersticas del producto o servicio que
disciplina que permita su administracin eficiente se desarrollar con el proyecto. Toda esta
y efectiva y ayude a incrementar la probabilidad informacin se recoge en un documento
de terminar un proyecto exitosamente. Esta denominado Charter o Perfil del Proyecto
disciplina es la administracin de proyectos, la Proceso de Planificacin
cual se define como "la aplicacin de Permite la definicin de objetivos y la
conocimientos, habilidades, herramientas y seleccin de la mejor alternativa para lograrlos.
tcnicas a las actividades del proyecto para Su finalidad es la obtencin de un documento
satisfacer los requerimientos del proyecto". 7 denominado Plan de Proyecto, el cual es un
documento formal y aprobado que se utiliza para
Procesos de la administrar su ejecucin, es dinmico y se espera
administracin de proyectos que cambie a lo largo del tiempo a medida que se
La administracin de proyectos se lleva a cabo a disponga de ms informacin sobre el proyecto.
travs de cinco procesos, los cuales atraviesan El plan de proyecto es indispensable ya que
las diferentes fases del ciclo de vida del proyecto, sirve no solo como un plano que indica el trabajo
de tal manera que los productos del cierre de una que se debe realizar, sino que sirve como una
fase sirven como insumo para el inicio de la fase herramienta para la toma de decisiones, ya que
siguiente. Estos procesos son los siguientes: sugiere enfoques alternativos, cronogramas y
Procesos de iniciacin requerimientos de recursos de los cuales el
Procesos de planificacin administrador de proyectos puede seleccionar la
Procesos de ejecucin mejor alternativa.
Procesos de control Los tres principales beneficios de desarrollar
Procesos de cierre un plan de proyecto son:
Proceso de Iniciacin Minimizar la incertidumbre. Aunque

Con este proceso se autoriza formalmente el nunca se espera que el trabajo del
inicio de un proyecto, o bien, la continuacin a proyecto se lleve a cabo exactamente
otra fase dentro de ste. Define cul es el como se plane, el planear permite
problema a solventar, o bien la oportunidad que considerar los resultados ms probables
se aprovechar con la ejecucin del proyecto, y desarrollar las medidas correctivas y
tambin determina la necesidad de negocio que preventivas necesarias.
Aumenta el entendimiento. El solo hecho
7 de planear logra un mejor entendimiento
Project Management Institute. A GUIDE TO THE PROJECT
MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE. Edicin 2000, de las metas y objetivos del proyecto.
Newtown Square, Pennsylvannia, Estados Unidos.
Mejora la eficiencia

El plan de proyecto proporciona adems, las Plan de gestin del riesgo, incluyendo:
bases para medir el trabajo planeado contra el los riesgos clave, con sus restricciones
trabajo realizado, ya que desconocer los e hiptesis, respuestas y contingencias
parmetros de un proyecto impide medir el planeadas para cada uno.
progreso lo que resulta en nunca saber cundo el Planes de gestin complementarios, :
proyecto termina.8 o Plan de gestin del alcance
Aunque no existe una forma nica de o Plan de gestin del cronograma
organizar y presentar un plan de proyecto, o Plan de gestin de costos
generalmente incluye, por lo menos, los puntos o Plan de gestin de la calidad
que se enumeran a continuacin: o Plan de gestin del personal
Acta del proyecto o Plan de gestin de las
Descripcin del enfoque o estrategia comunicaciones
de direccin del proyecto (resumen de o Plan de respuesta al riesgo
los planes de gestin individuales) o Plan de gestin de las
Descripcin del alcance, que incluye adquisiciones9
los objetivos del proyecto y los
entregables del proyecto Proceso de Ejecucin
Estructura de descomposicin del
En este grupo estn incluidos los procesos
trabajo (EDT) al nivel que ser ejercido
necesarios para la coordinacin de las personas
el control
y los recursos necesarios para llevar a cabo el
Estimaciones de costos, fechas de
plan. El proceso central es la ejecucin del plan
inicio y finalizacin del cronograma y
de proyecto llevando a cabo las actividades
asignaciones de responsabilidad para
incluidas en ste.
cada entregable dentro del EDT al nivel
Otros procesos facilitadores, que contempla
que se ejercer el control
el proceso de ejecucin, son los de
Planes de referencia de medicin del
aseguramiento de la calidad, manejo de la
rendimiento para el alcance tcnico, el
informacin. Tambin debe considerarse dentro
cronograma y el costo.
de los procesos de ejecucin las acciones
Hitos ms importantes, fechas y
necesarias para la bsqueda y seleccin de
objetivos para cada uno
proveedores de bienes y servicios y la
Personal clave o requerido y su costo
administracin de los contratos respectivos.
y/o esfuerzo esperado
8
Wysocki, Roberth et al EFFECTIVE PROJECT
9
MANAGEMENT. P 81 Project Management Institute op cit p.45

Procesos de Control y Seguimiento Estos procesos evalan lo que ocurri
Estos procesos son simultneos a los durante el proyecto y proveen de informacin
procesos de ejecucin, permiten asegurar que se histrica til para la planeacin y ejecucin de
cumplan los objetivos del proyecto mediante la proyectos futuros.
supervisin y medicin regular de su avance para Un buen cierre de proyectos proporciona
identificar las variaciones con respecto al plan de respuestas a las siguientes preguntas:
proyecto y tomar las medidas correctivas y Los entregables del proyecto cumplen
preventivas necesarias con las expectativas de los clientes?
Para llevar a cabo estos procesos se deben Los entregables del proyecto cumplen
definir de antemano una serie de plantillas que con las expectativas del administrador de
permitan el reporte del estado de los proyectos, proyecto?
as como el suministro de informes de Complet el equipo de proyecto su
rendimiento que permitan monitorear el progreso trabajo de acuerdo con el plan?
del proyecto.
Qu informacin puede ser til a
Durante cada perodo de presentacin de
proyectos futuros?
informes es necesario recopilar dos clases de
Qu tan bien funcion la metodologa de
datos:
la administracin de proyectos y qu
Datos sobre el desempeo real. Esto incluye
tambin el equipo de proyecto la sigui?
el tiempo real en que iniciaron y/o terminaron las
Qu lecciones; se aprendieron de este
actividades y los costos reales gastados y
proyecto?
comprometidos.
Existen seis pasos bsicos para llevar a cabo
Datos sobre cambios en el alcance,
el cierre de un proyecto,
cronograma y presupuesto del proyecto.
Obtener la aceptacin de los
Los cambios en proyectos son inevitables,
entregables por parte del cliente
por lo que su correcta administracin es
Asegurar que todos los entregables
fundamental dentro de los procesos de control.
estn instalados
Por lo tanto, se deben definir los procedimientos
Asegurar que toda la documentacin
para la administracin de cambios en el alcance
est en el lugar adecuado
del proyecto, en el cronograma y presupuesto.
Obtener la aprobacin del reporte
final
Procesos de Cierre Llevar a cabo auditoras post
El ltimo grupo tiene como finalidad
implementacin
formalizar la aceptacin del proyecto o de una
Celebrar el xito del proyecto10
fase dentro de su ciclo de vida. Incluye tanto el
cierre de contratos de adquisiciones, si los
hubiera y el cierre administrativo del proyecto. 10
Wysocki, Robert, et al. op cit p. 83

El cierre de un proyecto o de una fase de Gestin de la Integracin
este es un hito muy importante que,
desafortunadamente, no se le da la importancia La gestin de la integracin del proyecto
que merece y suele omitirse o hacerse sin el incluye los procesos necesarios para asegurar
cuidado y la atencin apropiada. que los diferentes elementos del proyecto sean
adecuadamente coordinados.
reas de Conocimiento en Est compuesta por tres procesos: el
Administracin desarrollo del plan de proyecto, la ejecucin del
Las reas del conocimiento de la plan del proyecto y el control integrado de
administracin de proyectos describen los cambios. Este ltimo proceso es necesario para
conocimientos y las prcticas de la direccin de mantener la integridad de los planes de
proyectos en trminos de los procesos que la referencia de medicin del rendimiento del
componen. proyecto, para asegurar que los cambios al
Estos procesos se han organizado dentro de alcance del producto se reflejen en la definicin
nueve reas, a saber: del alcance del proyecto y para coordinar los
Gestin de la integracin cambios a travs de las otras reas del
Gestin del alcance conocimiento.
Gestin de tiempos
Gestin de costos Gestin del Alcance
Gestin de la calidad La gestin del alcance del proyecto incluye
Gestin de los recursos humanos los procesos necesarios para asegurar que el
Gestin de las comunicaciones proyecto contemple todo el trabajo necesario
Gestin de riesgos para completarlo con xito. Se definen las
Gestin de las adquisiciones fronteras del proyecto y se detalla,
Segn el PMI un plan de proyecto explcitamente, qu est dentro y fuera de sta.
corresponde al rea de conocimiento Gestin de Los procesos que conforman la gestin del
Integracin y lo conforman las salidas de los alcance son:
procesos de planificacin de las restantes ocho Iniciacin
reas de conocimiento. Planificacin del alcance
Por estar el presente trabajo enfocado en los Definicin del alcance
procesos de planificacin, se profundizar ms en Verificacin del alcance
la explicacin de los diferentes procesos de las Control de cambios del alcance
reas del conocimiento para la planificacin. 11 Dentro de los procesos de planificacin estn
incluidas la planificacin del alcance y su
definicin.
11
Project Management Institute op. cit p7 p8

La planificacin del alcance es el proceso La agrupacin de los elementos en una EDT
progresivo de elaborar y documentar el trabajo est orientada hacia los entregables del proyecto.
del proyecto que crea el producto del proyecto 12. Los trabajos que no estn explcitamente dentro
Su principal producto es un documento llamado de la EDT quedan fuera del alcance.
"Enunciacin del Alcance", el cual provee una La EDT sirve de base para la elaboracin de
base documentada para la toma de decisiones la matriz de responsabilidades del proyecto, la
futuras en el proyecto y para desarrollar un elaboracin del cronograma, el costo de las
entendimiento comn sobre el alcance del tareas, el anlisis de riesgos, la estructura
proyecto entre todos los involucrados en ste. organizacional, la coordinacin de objetivos y el
Como mnimo, la enunciacin del alcance control, incluyendo la administracin de contratos.
debe incluir la justificacin del proyecto, o sea la
necesidad del negocio que debe ser resuelta, un Paquetes de Trabajo
breve resumen de la descripcin del producto, Un paquete de trabajo se puede definir como
una lista de los entregables del proyecto y sus una unidad laboral necesaria para completar un
objetivos, expresados como criterios proyecto especfico, tiene un objetivo especfico
cuantificables en trminos de tiempo, costo y que se realiza a un costo establecido, dentro de
calidad. un cronograma definido y puede negociarse y
El proceso de definicin del alcance se ocupa asignarse a una persona especfica.14
de la subdivisin de los principales entregables Existen seis criterios bsicos que los
del proyecto en componentes ms pequeos y paquetes de trabajo deben cumplir para asegurar
manejables que permitan una mejor estimacin que la divisin que se realiza es la adecuada.
de costo, tiempo y recursos, una clara asignacin stos son:
de responsabilidades y que permita adems, Se puede medir su estado de avance
definir un plan de referencia para la medicin del Los elementos de comienzo y fin estn
rendimiento y control del proyecto. claramente definidos.
Tienen un entregable
Estructura de Descomposicin del
Se pueden estimar fcilmente los tiempos
Trabajo EDT
Es una divisin tipo rbol genealgico, o lista, y costos
que organiza, define y despliega de manera La duracin est dentro de lmites
grfica el producto o proceso que se va a crear y aceptados.
el trabajo que se realizar para alcanzar los Las asignaciones de trabajo son
resultados deseados en un proyecto.13 independientes.15
12
Project Management Institute op. cit p55
13
Cleland, D & Ireland R. MAUELA PORTTIL DEL 14
ADMINISTRADOR DE PROYECTOS. Mc Graw Hill Idem p. 7.72
15
Profesional, 2001, p 7.77 Wysocki, Robert et al op cit pag. 143, 144

Gestin de Tiempos plan de gestin de tiempos, en el cual se define la
Incluye los procesos necesarios para manera en que se administrarn los cambios que
asegurar la ejecucin del proyecto en el tiempo puedan surgir en el cronograma.
fijado. El ltimo proceso de la gestin de tiempo es
Los procesos de la gestin de tiempos el control del cronograma cuyos resultados son
forman parte, en su mayora de los de sus actualizaciones, las acciones correctivas y
planificacin. Slo el Control del cronograma es preventivas, as como las lecciones aprendidas,
parte de los procesos de control. stas deben documentarse.
Su objetivo es el de desarrollar el cronograma
de tiempos del proyecto y el plan de gestin de Gestin de Costos
tiempos. Incluye la definicin de actividades, su Abarca los procesos necesarios para
secuenciamiento, la estimacin de duracin y asegurar que el proyecto se complete sin exceder
finalmente el desarrollo del cronograma. el presupuesto aprobado. Se ocupa
La EDT es el principal insumo para la gestin principalmente del costo de los recursos
de tiempos, ya que sirve de base para la necesarios para completar las actividades del
definicin de todas las actividades necesarias proyecto.
que se van a ejecutar en el proyecto. Con esta La gestin de costos se basa en cuatro
lista de actividades se procede al procesos:
secuenciamiento de las mismas, es decir, la Planificacin de los recursos
identificacin y documentacin de las relaciones Estimacin de costos
lgicas entre las actividades. Asignacin del presupuesto de costos
Existen tcnicas y herramientas para llevar a Control de costos
cabo el secuenciamiento. Entre las principales se La entrada principal para la gestin de costos
pueden citar los mtodos de diagramacin por es la EDT.
precedencia, mtodos de diagramacin con Salidas Principales:
flechas, mtodos condicionales de diagramacin Estimaciones cuantitativas de los costos
y plantillas de red existentes en la organizacin. probables de los recursos necesarios
La estimacin de la duracin de las para completar las actividades del
actividades se realiza bsicamente utilizando el proyecto.
juicio de expertos o bien utilizando informacin Plan de gestin que indica cmo las
histrica de proyectos similares realizados en el variaciones de costos sern manejadas.
pasado. Toda esta informacin se utiliza para Asignacin del presupuesto de costos
desarrollar el cronograma del proyecto, que estimados a cada un de los paquetes de
incluye como mnimo las fechas de inicio y fin trabajo.
planificadas para cada actividad. Adems, junto
con el cronograma del proyecto se desarrolla el

Plan de referencia de costos, es una director de proyecto debe extender la
grfica del presupuesto que se utilizar planificacin hacia reas externas para llevar a
para medir y supervisar su evolucin cabo con xito las funciones que podran
correspondiente. impactar el proyecto.
El control de costos busca influenciar los La salida ms importante de este proceso es
factores que crean cambios en el plan de el plan de gestin de la calidad, en el cual se
referencia de costos para asegurar que sean describe como el equipo de direccin del
acordados, determinar que el plan de referencia proyecto implementar su poltica de calidad.
de costos ha cambiado y administrar los cambios
cuando y segn ocurran.16 Gestin de los Recursos
Humanos
Gestin de la Calidad
La gestin de los recursos humanos agrupa
El Project Management Institute define el los procesos necesarios para realizar el uso ms
rea del conocimiento de gestin de la calidad en efectivo de las personas involucradas en ste, no
el proyecto, como la que encierra los procesos se limita nicamente a las personas que trabajan
necesarios para asegurar que el proyecto directamente para el proyecto, sino que considera
satisfar las necesidades por las cuales fue adems a los patrocinadores, clientes, usuarios,
iniciado. contribuyentes individuales entre otros.
Esta rea del conocimiento Incluye todas las La planificacin de la organizacin
actividades derivadas de la funcin gerencial con comprende la identificacin, documentacin y
las que se establece la poltica de calidad, los asignacin de roles, responsabilidades y lneas
objetivos y las responsabilidades, as como su de reporte del proyecto. Utilizando como insumos
implementacin a travs de la planificacin, el las interfaces o relaciones de reporte, ya sean
aseguramiento, el control y la mejora de la formales e informales, del proyecto, tanto
calidad. organizativas, tcnicas como interpersonales, y el
La gestin de la calidad comprende tres requerimiento de personal, se logra definir la
procesos principales: planificacin, ejecucin asignacin de roles y responsabilidades del
(aseguramiento de la calidad) y control. proyecto, el plan de gestin del personal y el
La planificacin de la calidad: implica la organigrama del proyecto. El plan de gestin del
identificacin de los estndares de calidad para el personal es, bsicamente, un documento que
proyecto y cmo satisfacerlos, abarca tanto describe cundo y cmo los recursos humanos se
acciones internas como externas, llevadas a cabo incorporarn y se desvincularn del equipo de
por personas que no estn directamente bajo el proyecto.
control del director de proyecto, sin embargo, el
16
Idem p. 90

La adquisicin de personal implica la Descripcin de la informacin a ser
obtencin de los recursos humanos necesarios, distribuida
asignados y trabajando en el proyecto. Cronograma
El desarrollo de equipos comprende tanto la Mtodos para acceder a la informacin
mejora de las habilidades de los interesados en el Mtodos para la actualizacin del plan de
proyecto para contribuir individualmente, como la administracin de las comunicaciones.
mejora de las habilidades de los equipos para Bsicamente con un plan de administracin
funcionar como tal. de las comunicaciones se busca determinar qu
informacin necesitarn los diferentes
Gestin de las Comunicaciones interesados en el proyecto, cundo tendrn la
necesidad de la informacin, de qu manera se le
El Project Management Institute incorpora entregar y quin ser la persona autorizada para
dentro de su estndar para la Administracin de hacerlo.
Proyectos, un rea del conocimiento dedicada al Es importante tomar en cuenta, en el
tema de las comunicaciones, en el cual se momento de realizar este plan, los requerimientos
describen los procesos requeridos para asegurar de informacin externa al proyecto, como por
que la generacin, recoleccin, distribucin, ejemplo los de los medios de comunicacin.
almacenamiento y destino final de la informacin Con la distribucin de la informacin se
del proyecto se realicen en una forma oportuna y pretende determinar la forma de poner a
correcta. disposicin de los interesados la informacin que
La gestin de las comunicaciones comprende requieren de una manera oportuna, en otras
cuatro procesos. palabras, es la implementacin del plan de
La Planificacin de las comunicaciones es la administracin de la comunicacin. Las
determinacin de las necesidades de informacin principales salidas que se obtienen de este
y de comunicaciones de los interesados del proceso son los diferentes registros del proyecto,
proyecto. Tomando en cuenta estos informes formales sobre el estado del proyecto y
requerimientos de informacin se disea un plan otros aspectos importantes y presentaciones del
de administracin de las comunicaciones en el proyecto.
proyecto, en el cual se detalla: Los Informes de rendimiento incluyen la
Mtodos de recoleccin y recoleccin y distribucin de informacin sobre el
almacenamiento de informacin uso de los recursos y avance en el logro de los
Estructura de distribucin de la objetivos y entregables del proyecto para ponerla
informacin y los mtodos de distribucin a disposicin de los interesados en el proyecto.
a utilizar para cada interesado

Tambin pueden incluir informes de situacin, de objetivos como las oportunidades de mejora a
rendimiento y de pronstico sobre el estado y el dichos objetivos.17
avance futuros del proyecto. Existe una gran Al igual que en otras reas del conocimiento,
variedad de tcnicas y herramientas para la la EDT es el insumo principal para la planificacin
elaboracin de los informes de rendimiento, sin de la gestin de riesgos.
embargo, una de las herramientas que ms auge Durante la planificacin de la gestin de
e importancia est teniendo en nuestros das es riesgos se desarrollan opciones y se determinan
la del valor ganado, conocida tambin por su las acciones para incrementar las oportunidades
nombre en ingls, "earned value". Esta tcnica y reducir las amenazas a los objetivos del
integra el alcance, los recursos y las mediciones proyecto. Incluye la identificacin y asignacin de
en el cronograma del proyecto para evaluar su individuos o sectores para tomar la
rendimiento. responsabilidad de cada una de las respuestas al
Finalmente el cierre administrativo del riesgo acordadas. Este proceso utiliza cuatro
proyecto consiste en la documentacin de los estrategias para la respuesta al riesgo. stas son:
resultados del proyecto para la formalizacin de Evitacin: Evitar riesgos es cambiar el
la aceptacin del producto por parte del cliente. plan de proyecto para eliminar el riesgo o
Esta es la confirmacin de que el proyecto ha sus condiciones para proteger los
alcanzado todos los requerimientos del cliente o objetivos del proyecto de su impacto.
patrocinador para el producto del proyecto y los Transferencia: La transferencia busca
requerimientos de la organizacin ejecutora del trasladar las consecuencias de un riesgo
proyecto. a una tercera parte conjuntamente con la
responsabilidad por la respuesta.
Gestin de Riesgos Mitigacin: La mitigacin busca reducir la
probabilidad y/o consecuencias de
La gestin de riesgos es el proceso de
sucesos adversos de riesgo a un lmite
identificar, analizar y dar respuesta a los riesgos
aceptable.
del proyecto, con lo que se pretende maximizar
Aceptacin: Esta tcnica indica que el
las probabilidades y consecuencias de sucesos
equipo de proyecto ha decidido no
positivos y minimizar las probabilidades y
cambiar el plan de proyecto para tratar el
consecuencias de sucesos adversos a los
riesgo o es incapaz de identificar
objetivos del proyecto.
cualquier otra estrategia de respuesta
Un riesgo es un evento o una condicin que,
adecuada.
si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo
sobre los objetivos de ste. Un riesgo tiene una
causa y, si ocurre, una consecuencia. Los riesgos
del proyecto incluyen tanto las amenazas a sus 17
Idem p. 127

La aceptacin activa puede incluir el solicitar propuestas a los potenciales vendedores
desarrollo de un plan de contingencia, para y los criterios de evaluacin que se usarn para
ser ejecutado si el riesgo ocurre. La calificar o ponderar las propuestas recibidas.
aceptacin pasiva no requiere de accin Bsqueda de proveedores & seleccin de
alguna, dejando en manos del equipo del proveedores es el proceso que comprende
proyecto la gestin del riego si ste ocurre. obtener respuestas de los potenciales
La supervisin y control de riesgos se ocupa proveedores sobre cmo satisfacer las
del seguimiento de los riesgos identificados, de la necesidades del proyecto. Una vez se tengan las
supervisin de los riesgos residuales y la propuestas se procede con el proceso de
identificacin de nuevos riesgos, asegurando la seleccin, cuya salida es un acuerdo mutuo que
ejecucin de los planes de riesgo y evaluando su obliga al vendedor a proveer un producto
eficacia en la reduccin de stos. especfico y al comprador a pagar por l. Este
acuerdo se puede denominar contrato, memoria
Gestin de las adquisiciones de entendimiento, orden de compra, subcontrato

o acuerdo.
La gestin de las adquisiciones incluye los Una vez el contrato est firmado, ste se
procesos necesarios para adquirir bienes y debe administrar con el fin de asegurar que el
servicios a organizaciones externas, con el fin de vendedor cumple con los requisitos
alcanzar los objetivos del proyecto. 18 establecidos. La naturaleza legal de la
Involucra seis procesos: relacin contractual hace imperativo que el
Mediante la Planificacin de adquisiciones se equipo del proyecto entienda la importancia de
identifican las necesidades del proyecto que las implicaciones legales de las decisiones
sern contratadas fuera de la organizacin. En tomadas al administrar un contrato.
este proceso se toma la decisin de hacer o El cierre administrativo de contratos implica la
comprar, y si la decisin es la segunda se debe verificacin del producto para asegurar que todo
contestar a las preguntas quin, cmo, qu y el trabajo fue completado correcta y
cundo contratar. La salida principal de este satisfactoriamente y el cierre administrativo, que
proceso es el plan de gestin de las implica la actualizacin de registros para mostrar
adquisiciones. los resultados finales y archivo de esta
La planificacin de la bsqueda de informacin para usos futuros.
proveedores comprende la preparacin de los
documentos necesarios para realizar la bsqueda
de proveedores. Su principal aporte son los
documentos de adquisicin, stos se usan para
18
Idem p.55

Desarrollo
El ICE debe cumplir con los retos que le Ausencia de la metodologa moderna y
encomienda su ley constitutiva de contribuir con uniforme de la direccin de proyectos
el desarrollo racional de las fuentes productoras Proliferacin de esfuerzos individuales y
de energa fsica, posteriormente se le confiere la separados en la ejecucin de los
gestin de los servicios de comunicaciones: proyectos reflejando debilidades
telefnicas, telegrficas, radiotelegrficas y conceptuales.
radiotelefnicas. La institucin se da a la tarea reas con deficiente capacitacin de su
de buscar hacer procedimientos tcnicos, personal en administracin de proyectos.
administrativos y financieros que sean modelos Conflictos de competencias entre los
de eficiencia que no slo garanticen el buen diferentes actores por los recursos en
funcionamiento de la Organizacin, sino que todos los niveles de la organizacin y del
puedan servir de norma a otras instituciones proyecto.
nacionales y a todos los costarricenses. El ICE Desconocimiento de los sistemas de
se ve obligado a incrementar su cartera de informacin en la administracin de
proyectos y organizar su plan estratgico por proyectos, su potencial, habilidades y
medio de proyectos, como respuesta a las destrezas.
demandas de la globalizacin, al aseguramiento Dispersin y desintegracin de la
en el servicio al cliente, a las restricciones informacin de los proyectos.
presupuestarias cada vez ms agobiantes, a las Ejecucin presupuestaria no acorde con
exigencias de normalizacin y fiscalizacin y la la priorizacin de los proyectos.
rendicin de cuentas por el uso de los recursos.
Designacin inadecuada de los directores
Dentro de un anlisis que se realiz en la
de proyectos con poca capacitacin en
institucin se identificaron una serie de
administracin de proyectos.
debilidades tanto en el sector de Energa como
A pesar de estas debilidades el ICE est
en Telecomunicaciones, sin embargo, se estn
variando su gestin para orientarse a satisfacer
haciendo grandes esfuerzos por aplicar la
las necesidades del cliente, desarrollar una
direccin de proyectos, es por esto que se
evaluacin y optimizacin de recursos, y
detectaron los siguientes problemas:
orientarse a resultados con indicadores de
desempeo congruentes con los objetivos
estratgicos de la empresa.

Motivada por lo anterior, la Direccin de Control: es la comparacin de lo
Planificacin Estratgica Institucional, estableci ejecutado con lo real para finalizar con:
un proyecto para el desarrollo de una iniciativa Cierre: del proyecto y elaboracin de
que pudiera proponer un plan de accin orientado documentos con resultados finales.
al mejoramiento del proceso corporativo de En la figura #2 se observan los cinco
Gestin de Proyectos, sin embargo, ste no ha procesos y se puede apreciar que se traslapan
tenido el apoyo necesario en la institucin. los diferentes procesos a travs del tiempo, es
Para este trabajo se est tomando como por esto que desde un inicio se debe estar
referencia el proyecto de la subestacin Mon #4 realizando la planificacin y posiblemente se
Ampliacin #9 etapa constructiva, mas el objetivo deban estar ejecutando y controlando algunas
primordial es lograr la obtencin de un plan de actividades que se realizan desde el inicio del
proyecto basado en procesos, que sirva como proyecto. La planificacin es una etapa que est
base para posteriores trabajos que se realicen en a lo largo de casi todo el proyecto con mayor
Obras Electromecnicas, se har un enfoque nfasis al inicio, sin embargo, como todo proyecto
para solventar algunos de los problemas que dinmico la planificacin tambin lo es.
tiene la oficina para lograr dar posibles soluciones Posteriormente la ejecucin crece hasta llegar al
en pos de obtener un producto final acorde a las punto ms alto del proyecto, y comienza a
necesidades de los clientes tanto internos como descender conforme se van realizando y
externos. terminando algunas actividades, paralelo a este
Es por esta razn que se enfoc el proyecto proceso est el control ya que sin planificacin ni
en un desglose de cinco procesos los cuales son: ejecucin no hay control y se termina con el
Inicio: ste establece la visin del cierre, ste debe irse realizando desde antes de
proyecto la finalizacin de la ejecucin para que el
Planeacin: es el desarrollo de un plan proyecto muestre que realimente se planific
Ejecucin: es la implementacin del plan desde inicio hasta el cierre.
Figura 2 Grupos de Procesos graficados con el ciclo de vida de un proyecto.

Para el xito de los proyectos que se realizan requiere, debe desarrollar en conjunto
en el ICE se debe tener una adecuada con el equipo, el plan de proyecto,
administracin, es por esto que se debe plantear convoca y dirige el grupo de trabajo en la
el uso de herramientas que faciliten la gestin en definicin del trabajo por realizar y en la
cada uno de lo procesos en el ciclo de vida de un asignacin de responsabilidades, asume
proyecto. el liderazgo para reunir el equipo de
Para facilitar el entendimiento de los proyecto, debe pronosticar el costo,
procesos se realizaron flujos, ya que es tiempo y desempeo del proyecto,
importante describir algunos trminos y programar reuniones sobre el estado del
responsabilidades de algunos de los proyecto con el equipo y cumplir con el
involucrados. desempeo de todas las tareas.
Administracin Superior: Es la Equipo de Proyecto: stos deben
encargada de aprobar o rechazar el Plan participar activamente en la planificacin
de proyecto, tiene la responsabilidad de y ejecucin del proyecto, adems de
nombrar y comunicar a la organizacin el cumplir con las tareas asignadas del
nombramiento del Director de Proyecto, proyecto dentro del costo, tiempo y
aprueba y solicita los resultados desempeo, preparar documentacin
peridicos de cada proyecto y su impacto tcnica y cumplir las normas aplicables a
en los planes operativos, en el plan las tareas asignadas.
estratgico y toma las decisiones, rea Funcional: Deben generar ideas
adems debe aprobar o rechazar el cierre para la definicin de nuevos proyectos,
del proyecto. adems de proveer los recursos
Unidad de Proyectos: Facilita las necesarios para que se desarrollen los
tcnicas y herramientas para la gestin proyectos, realizan los estudios de
de proyectos, promueve la capacitacin factibilidad tcnica, econmica y
en la metodologa y gestiona los cambios ambiental, y realizan seguimiento al
o actualizacin en procedimientos, debe proceso de implementacin.
administrar la cartera de proyectos. Ya con estos trminos claramente
Director de Proyecto: Su identificados se proceder a explicar el
responsabilidad es negociar con la reas procedimiento por proceso con la ayuda de un
funcionales los recursos que el proyecto flujo para el ciclo de vida del proyecto.

Figura 3 Diagrama de Iniciacin de Proyecto.
La figura #3 muestra que el rea funcional Funcional y a la unidad de Proyectos, de lo
genera la informacin que permite trasladar la contrario puede solicitar un replanteo que lo har
idea de negocio a la Administracin Superior para el rea Funcional o si se enva a la unidad de
su respectiva autorizacin, de no tener dudas proyectos ste archiva la idea del proyecto dando
ante la informacin presentada como Idea del por finalizado el proceso de aprobacin de
Proyecto resultar la aprobacin y envo al rea

la idea que se plante como sugerencia a una Cuando este documento est completo y
necesidad o problema detectado. entregado, procede verificar que la informacin
Si la idea es aprobada el rea Funcional coincida con los objetivos estratgicos del ICE o
procede a elaborar el Perfil del Proyecto esto con del rea en la que se fundamenta el proyecto. Si
el fin de brindar a la Unidad de Proyectos y a la el documento cumple con los objetivos la
Administracin Superior un panorama general del Administracin Superior prioriza el proyecto
alcance del proyecto y as tomar decisiones dentro de la cantera de Proyectos, mientras que
precisas junto con los involucrados. la Unidad de Proyectos procede a actualizar el
sistema referente a la Cantera de Proyectos.
Figura 4 Diagrama de Flujo de Planificacin de Proyecto

La figura #4 muestra que la Administracin Este plan debe ser elaborado por el equipo
Superior formaliza el nombramiento del Director de proyecto y el director, cuando est listo el
del Proyecto y le comunica al rea Funcional. El documento el director lo integra y lo presenta a la
director y la Administracin Superior conforman el Administracin Superior, una vez que el plan es
equipo de proyecto. El director convoca al equipo aceptado se procede a firmar el acta de
del proyecto a la primera reunin y realiza una aceptacin del proyecto y se comunica a la
presentacin formal del Perfil del Proyecto con el organizacin sobre la aceptacin del proyecto,
fin de involucrarlos y mantenerlos al tanto de la posteriormente se enva el documento a la
informacin generada hasta el momento, antes Unidad de proyectos, sta actualiza la Cartera de
de iniciar con el desarrollo del Plan de Proyecto. Proyecto y archiva la informacin suministrada.
Figura 5 Diagrama de Flujo de Ejecucin y Control de Proyecto.

Una vez que se inicia el proceso de ejecucin como los indicadores solicitados por lo entes
(ver figura #5) el director de proyecto debe externos e informa a todos los involucrados,
administrar el proyecto por medio de la estructura adems verifica el cumplimiento del plan segn lo
detallada de trabajo (EDT), matriz de establecido y genera un informe que enva a la
responsabilidades, cronograma, presupuesto, Administracin Superior, Unidad de Proyectos y
riesgos, etc., es por esta razn que inicialmente al rea Funcional, todos los informes deben
debe convocar a una reunin con el equipo de presentarse de acuerdo con una periodicidad
proyecto para dar inicio al proceso de ejecucin. definida con anterioridad y bajo un estndar
En esta reunin se verifica y ajusta la fecha de establecido en el Plan de Proyecto. La Unidad de
inicio de ser necesario, adems se realiza una Proyectos realiza un anlisis del Informe de
revisin del Plan de Proyecto. El rea Funcional Avance del proyecto con respecto a su alcance,
proporciona los recursos solicitados para dar objetivos y cumplimiento de metas e impacto de
inicio a la ejecucin del proyecto, mientras el los resultados del proyecto en la cartera. El
equipo del proyecto reportan al director director de proyectos debe reunirse para
peridicamente los avances de las actividades implementar las medidas correctivas en caso que
asignadas, durante todo este proceso, cada vez el proyecto se vea afectado por las decisiones
que se presenten problemas se deber llenar un tomadas por la Administracin superior y se
formulario de Lecciones Aprendidas. En caso revisa el plan de proyecto para continuar con la
de finalizar la totalidad de las tareas del proyecto, realizacin de las tareas hasta finalizarlas en su
se contina con la fase de cierre, de lo contrario totalidad.
el director actualiza la mtricas del proyecto, as

Figura 6 Diagrama de Flujo de Cierre de Proyecto
Durante este proceso se cierra el proyecto del proyecto y su esquema de aceptacin formal.
(ver figura #6), por lo que se revisan, aprueban y La Unidad de Proyectos mediante los informes
son aceptados sus resultados por las partes presentados por el Director debe evaluar el
involucradas. El director del proyecto informa impacto de la finalizacin del proyecto con
sobre resultados del proyecto con copia a la respecto al Plan Estratgico y la Cartera de
Administracin Superior, rea Funcional y a la Proyectos.
Unidad de Proyectos que contempla todos los
aspectos de valoracin tcnica y administrativa

Para finalizar el director de Proyecto en en la teora del Project Management Institute PMI
conjunto con el administrador del contrato son aplicables y en este proyecto de graduacin
(cuando corresponda) da por finalizado el se espera abarcar los problemas ms importantes
contrato y realiza la documentacin respectiva, que se detectaron en la organizacin. Por
actualiza el expediente en el sistema de ejemplo, en proyectos se tienen las siguientes
informacin de Proyectos y extrae el proyecto debilidades:
finalizado de la Cartera Activa de Proyectos, 1. No se desarrolla un acta de proyecto.
adems registra y archiva el informe sobre los 2. No se planifica adecuadamente el
resultados obtenidos del proyecto para efectos de alcance, tiempo, costo, calidad, recursos
ir creando historial del rendimiento de los humanos, comunicaciones, riesgos y
proyectos que van siendo ejecutados, adquisicin.
posteriormente libera los recursos (El director de 3. Al no existir un alcance definido las
Proyecto es liberado de ste para efectos de ser actividades varan a travs del tiempo.
reasignado a otro proyecto o volver a sus 4. Es difcil realizar una estimacin de
funciones regulares, as como el Equipo del costos si no se tienen los insumos
Proyecto). bsicos para poder hacerlo por lo que
En general la organizacin debe enfocarse en generalmente se recurre a la experiencia
la administracin por proyectos, es por esto que de sus profesionales.
se agruparon los nueve procesos de gestin de 5. La organizacin no est claramente
proyecto y los cinco grupos de procesos para definida lo que dificulta el desarrollo del
lograr identificar qu actividades o documentos se proyecto.
deben generar a lo largo del proyecto en sus 6. Falta de elaboracin de informes
diferentes etapas ya que en muchas ocasiones ( Avance mensual, avance bisemanal ) y
los proyectos se inician y no se tiene claro qu no se tienen claro de las
responsabilidades tendrn los integrantes del responsabilidades ni tiempos de entrega.
equipo de proyecto. 7. Cada vez que se realizan cambios no se
documentan ni se realiza ningn control
En el Centro de Servicio Construccin de cambios que se refleje en el programa
durante aos se han realizado proyectos de y el presupuesto por lo que los clientes
transmisin, ya sea lneas de transmisin, siempre quieren tener la obra terminada
subestaciones y en menor escala lneas de en el mismo tiempo y costo.
distribucin, edificaciones y microcentrales 8. No se elabora un calendario de eventos
Hidroelctricas, sin embargo, la planificacin de por lo que es difcil lograr conjuntar los
sus obras no ha sido lo efectiva que se quisiera, integrantes del proyecto en una forma
es por esto que muchos de los temas abarcados oportuna.

9. No se tiene un control de costos por 20. Poco control de flujo de personal
unidad de trabajo para materiales, mano 21. Poco control de inventarios (materiales,
de obra, herramientas, maquinaria, herramientas, vehculos, maquinaria, y
viticos, etc. equipo menor), ya que se utilizan
10. No se realiza un control de programa formatos poco adecuados.
adecuado. 22. No se tiene claro el manejo de la
11. No se le da seguimiento a las matrices informacin, ni cmo se distribuir, ni qu
de Roles y de abastecimiento. tipo de informes se deben entregar
12. Falta un Plan de Gestin de Calidad. (Informe de entradas y salidas de
13. No se tiene claro cmo hacer el Cierre almacn, informe de avance, informe de
Administrativo y Contractual. costos, informe de rendimientos, calidad,
14. No se elabora un reporte final. recursos humanos).
15. No se documentan las experiencias de 23. Existe poco conocimiento del sistema de
los proyectos por lo que la experiencia informacin para proyectos por lo que
slo queda en manos de los aunque es una herramienta valiosa no se
profesionales y tcnicos que estuvieron ha logrado obtener la informacin pronta
en esa obra. y oportuna.
16. Es inadecuado el control de presupuesto 24. El cierre de los proyecto se da en una
vrs gasto real, por lo cual no se logran forma desordenada y no planificada.
obtener datos claros de cmo va la obra.
17. No hay un procedimiento para la compra
por caja chica, ni se realiza ningn
control.
18. No se tiene claro cul es el procedimiento
para Adquisiciones de materiales por
compra directa, ni en cuanto tiempo se
pueden obtener los materiales.
19. El control de gasto de materiales es
deficiente por lo que no se obtienen datos
que sirvan como base para posteriores
proyectos.

En la figura #7 se pretende mostrar cules informacin para la construccin de la
procesos de direccin de proyectos se abarcaron Subestacin de Mon.
en este proyecto, tomando como ejemplo
Figura 7. Grupos de procesos de Direccin de Proyectos y reas de Conocimiento.

Se desarrollar cada uno de los temes del
Gestin de Integracin de
Plan de Proyecto, as pues muchos de ellos se
Proyecto
detallarn en los diferentes planes de gestin
complementarios.
La integracin del proyecto incluye los
procesos requeridos para asegurar que los Perfil del Proyecto
diferentes elementos del proyecto sean
adecuadamente coordinados, es por esto que se La iniciacin es el proceso en el cual se
debe obtener un documento formal que se utilice autoriza un proyecto, durante esta etapa se
para administrar la ejecucin del proyecto el cual deben identificar claramente los involucrados
se denominar Plan de Proyecto. para conocer cules son sus necesidades, en
Para organizar y presentar el plan de este caso surge por causa de una demanda del
Proyecto ste deber contener como mnimo la mercado por lo cual el ICE autoriza la
siguiente informacin: construccin de una nueva subestacin con el fin
Perfil de Proyecto. de vender energa, se hace una revisin del plan
Descripcin del Alcance estratgico y de esta manera se incorpora en la

cartera de proyectos que tiene la institucin,
Estructura de Descomposicin del
como primer documento se debe confeccionar un
Trabajo (EDT)
Perfil de Proyecto que formalice su inicio, adems
Organigrama del Proyecto
que documente cules son las expectativas que
Presupuesto del Proyecto
se tienen del proyecto.
Cronograma del Proyecto
El perfil de proyecto debe incluir:
Flujo de Personal
Fecha de gestin: Desde aqu se da el
Matriz de Responsabilidades
arranque formal del proyecto.
Calendario de Eventos
Cdigo del proyecto: Para darle
Planes de Gestin Complementarias
seguimiento en minutas y notas oficiales
o Plan de Gestin del Alcance
es necesario la codificacin del proyecto.
o Plan de Gestin del cronograma
Nombre del proyecto: Con el nombre se
o Plan de Gestin de Costos
identifica cul es el proyecto.
o Plan de Gestin de la Calidad
o Plan de Gestin del Personal
o Plan de Gestin de las
Comunicaciones
o Plan de Gestin del Riesgo
o Plan de Gestin de las
Adquisiciones

Nmero de Orden de Servicio: Este suministre este dato para que comiencen
nmero se utiliza para comenzar a a trabajar los integrantes del equipo de
cargar los costos que se generan por proyecto. En la figura #8 se muestra el
causa de la planificacin, es fundamental documento que debe ser entregado por
que la Administracin Superior la Administracin Superior.
Figura 8 Informe de proyectos con nmero de orden de Servicio.
Fecha estimada de Inicio: Se debe necesidad que tiene la institucin para

estimar una fecha de acuerdo con la llevar a cabo el proyecto.
necesidad de la obra. Descripcin del Proyecto: Detalla cules
Fecha estimada de Finalizacin: De son los entregables del proyecto, stos
acuerdo con experiencias pasadas se deben tener la facultad de ser medibles.
puede estimar la fecha de finalizacin Procesos que abarca el Proyecto: Es
para ver si cumple con las expectativas. importante la identificacin de los
Costo Aproximado: Como todo proyecto procesos ya que un proyecto puede
se debe determinar un costo aproximado incluir solamente uno o dos de estos
de acuerdo con la experiencia adquirida procesos, sin embargo, al ser el ICE una
en otros proyecto. institucin que cuenta con el personal
Propsito del Proyecto: Este debe requerido para realizar estos proyectos
evidenciar cul es la importancia o ste abarca generalmente todos los
procesos.

Supuestos: Se consideran como ciertos y Autorizaciones: Deben incluir la firma del
conforme avance el proyecto se verificar patrocinador y el director de proyecto ya
el cumplimiento de estos supuestos. que este documento le da autoridad.
Restricciones: Son factores que limitan al En la figura #9 se detalla el Perfil de Proyecto
equipo de proyecto, pero deben ser propuesto, en este caso se utilizarn algunos
tomados en cuenta desde un inicio para datos de la subestacin de Mon.
que no afecten negativamente la
planificacin.

Figura 9. Formato para Elaboracin de Perfil de Proyecto.

Descripcin del Alcance Transformadores de Instrumento
Los transformadores de corriente tendrn las
Esta ampliacin de la subestacin de Mon es siguientes relaciones: en las secciones de lnea:
prcticamente una nueva subestacin, ya que 300-600-1200/1-1-1-1 Amp, para las secciones
estar aislada a 230 kV, interconectada con la de transformacin de los autotransformadores
actual por medio de los autotransformadores. 150-300/1-1-1-1 Amp.
Los equipos de potencia de 230 kV para esta Los transformadores de potencial sern
obra fueron adquiridos mediante la contratacin monopolares y debern tener una relacin
que hizo CNFL con Marubeni, empresa 230/3-0.100/3 kV .
adjudicataria de las unidades generadoras y Todos los transformadores de corriente y
ampliacin de la subestacin de 138 kV. potencial tendrn una precisin, en el devanado
El sistema de barras en 230 kV tendr una de medicin de Clase 0.3.
configuracin de barra principal sencilla Barras principales
seccionada con interruptor de enlace y con barras Las barras principales en 230 kV estarn
auxiliares en U, con un interruptor de reserva. constituidas por dos conductores por fase: 2 x
Tendr dos autotransformadores 66/110 MVA 1.113 MCM ACSR (Blue Jay) y las auxiliares y los
230/138/13.8 kV con sus respectivas secciones bajantes y entre equipos, estarn constituidas por
de transformacin a 230 kV, para interconectarse dos conductores por fase: 2 x 795 MCM ACSR
con las barras de 138 kV, cuyas secciones de (Tern). Su esquema ser: barra principal
transformacin a 138 kV ya fueron construidas seccionada con interruptor de enlace y barra
cuando se hizo la ampliacin para la auxiliar en U, con interruptor de reserva.
interconexin de las unidades generadoras de Las cadenas de aisladores que soportan
CNFyL. estas barras sern dobles y se soportarn a las
Tambin se instalarn 3 secciones de lnea, estructuras en dos puntos diferentes. Las
una para alimentar la L.T. Cach Mon, cadenas se unirn por medio de un yugo, el cual
actualmente en reconstruccin para operarla a a su vez se conectar a cada una de las grapas
230 kV, otra para alimentar a la S.T. Cahuita y a de soporte de las barras, de tal forma que si un
la vez interconectarse con Panam. Tambin aislador falla, la barra no se caiga ni se deforme.
contar con otra seccin de lnea, la cual quedar Cada cadena estar compuesta por 16 en 230
prevista para otro enlace que se construya en el kV.
futuro hacia alguna subestacin cercana al Gran
rea Metropolitana.

Capacidad de cortocircuito de los equipos. Para la proteccin por cada de rayos
Los equipos debern solicitarse para resistir directamente en la subestacin, se proveer de
una corriente de corto circuito de 25 kAmp en 230 un acorazamiento realizado con cables de acero
kV. galvanizado de 12.7 mm () de dimetro,
La subestacin y todos los equipos estarn interconectando todas las cspides de las
aislados por un nivel bsico de impulso (BIL) de estructuras.
1050 kV y 1200 Amp de corriente nominal. Corriente directa
Seccionadores La distribucin de corriente directa debe ser
Las seccionadoras en 230 kV sern de un alimentada del banco de bateras existente de la
solo punto de apertura central, tipo E, segn subestacin de 138 kV Mon Gas (planta CNFL).
ANSI. Todas las seccionadoras sern de Se utilizarn circuitos independientes protegidos
disposicin paralela y tendrn mando manual, por fusibles para la alimentacin de los esquemas
excepto las de derivacin que sern serie y con de proteccin.
mando con motor elctrico. Sin embargo, de acuerdo con un estudio de
Disyuntores tiempos crticos del SEN, esta instalacin se
Los disyuntores en 230 kV sern del tipo convierte en subestacin crtica en el ao 2008.
Puffer en gas SF6, como medio de extincin y con Por ese motivo el diseo del sistema de
un tiempo mximo de apertura de 6 milisegundos distribucin de corriente directa debe dejar
(considera slo tiempo de apertura del prevista la incorporacin, en el futuro, de otro
interruptor). banco de bateras de 125 V, segn lo establecido
Proteccin contra rayos para la proteccin de respaldo local, la que
Para la proteccin por sobre tensiones implica la necesidad de duplicar elementos de los
inducidas en los cables de las lneas de sistemas de proteccin para evitar fallos de modo
transmisin por rayera, se debern instalar a la comn de las protecciones primarias.
entrada de cada lnea, pararrayos autovalvulares Sistemas de Control y Proteccin
de una sola pieza o cuerpo para una tensin El sistema de control debe permitir en general
nominal de 196 kV. Tambin se utilizarn el manejo de las rdenes de apertura y cierre de
pararrayos a ambos lados de los terminales de los interruptores de potencia y de las
los equipos de transformacin de potencia, seccionadoras con mando elctrico, las rdenes
incorporados a stos por medio de una estructura de subir y bajar derivaciones (taps) de los
apropiada. autotransformadores de 230/138 kV, las
indicaciones de posicin y enclavamientos de los
equipos de maniobra de alta tensin, las seales
de alarmas y la verificacin de sincronismo de las
seales de cierre.

Este sistema debe poseer una arquitectura alarmas de cada seccin de la subestacin) y el
de tres niveles: envo de las seales de mando hacia los equipos
El nivel cero o nivel de equipo se refiere de maniobra de alta tensin.
al control desde el propio equipo en el Un controlador de la subestacin para tomar
patio de la subestacin. los datos (indicacin de posicin, medicin y
El nivel uno o nivel de seccin se define alarma), distribuir los mandos remotos a travs de
como el control local de las secciones de las unidades de entrada y salida
la subestacin (mdulos de lnea de alta correspondientes y realizar el enlace entre la
y mediana tensin, mdulos de subestacin y el centro de control remoto de la
transformacin), ubicado en el edificio de UEN CENCE.
control de la subestacin (bnker). Un servidor de base de datos para monitoreo
El nivel dos o nivel de subestacin se para la adquisicin, procesamiento y
refiere al control desde la estacin de almacenamiento de eventos, datos y mediciones
mando ubicada en el edificio de control de parmetros elctricos de todos los
de la planta trmica Mon Gas. subsistemas del nivel de seccin de la
El nivel tres o nivel remoto se define subestacin.

como el control que se debe realizar Una red de campo de fibra ptica con una
desde el Centro de Control de Energa de topologa resistente a fallos para la comunicacin

la UEN CENCE. Esta subestacin ser entre el controlador de la subestacin y las
atendida localmente desde el nivel 2; y unidades de entrada y salida, as como entre el
as el nivel de operacin normal ser servidor de base de datos para monitoreo y esas
remoto. unidades.
El edificio de control existente tipo bnker Un panel de informacin donde se muestren
de la subestacin de 138 kV Mon Gas (planta los eventos registrados y las alarmas que se
CNFL) albergar los equipos de control, generen en toda la subestacin, as como el
medicin, comunicacin y proteccin del nivel 1. diagrama unifilar general con los estados de cada
Los equipos necesarios para este sistema de uno de los equipos de maniobra de alta tensin y
control sern tomados de la licitacin pblica las mediciones correspondientes.
7072 del suministro correspondiente a la futura Una estacin de operacin local para control
subestacin de La Garita 230 kV. y monitoreo de toda la subestacin para el
El suministro debe considerar lo siguiente: respaldo de la operacin del centro de control de
Unidades de entrada y salida con su respectivo la UEN CENCE, prevista con los perifricos de
panel de operacin local para cada una de las operacin: monitor, teclado, mouse e impresora
secciones de la subestacin para la obtencin de para eventos y alarmas
las seales de campo (indicacin, medicin y .

Un sistema de verificacin de sincronismo Los dos esquemas de proteccin deben recibir
para el cierre de cada uno de los interruptores de seales desde devanados secundarios diferentes
potencia de 230 kV antes del envo de la seal de de los transformadores de corriente y potencial,
cierre. actuar sobre bobinas de disparo diferentes del
Un sistema de control de paralelismo y interruptor y recibir alimentacin de corriente
regulacin automtica de voltaje de los directa para el disparo desde bateras diferentes.
transformadores 230/138 kV que permita la Esquema de proteccin de respaldo local
operacin manual o automtica de subir o bajar Los rels de falla de interruptor para la
derivaciones (taps) de los auto transformadores, proteccin de respaldo local sern suministrados
de manera individual o en paralelo, en modo de por el rea de Proteccin y Medicin de la regin
mando local o remoto desde el Centro de Control Huetar Brunca. Estos dispositivos enviarn una
de Energa. seal de disparo temporizado a todos los
Sistema de proteccin interruptores conectados a la seccin de barras a
Lneas 230 kV la que pertenece el interruptor fallado.
El sistema de eliminacin de fallas debe estar Esquema de proteccin de respaldo remoto
compuesto por esquemas de proteccin primaria Este esquema utiliza la segunda y tercera
1, proteccin primaria 2, proteccin de respaldo zonas del rel de fase (21) y de tierra (21N) de la
local y proteccin de respaldo remoto. proteccin primaria de distancia marca Alstom.
Esquemas de proteccin primaria 1 y 2 Barras 230 kV
Las protecciones de la lnea Mon - Ro Macho El sistema de eliminacin de fallas de cada
(en las subestaciones Mon y Ro Macho) una de las secciones de barra de la subestacin
utilizarn los rels marca Alstom instalados en ser de tipo diferencial (87B) con elementos
ambos extremos de la lnea de transmisin actual independientes para cada fase.
de 138 kV Mon Siquirres. Las protecciones de Los rels marca Siemens, tipo 7SS1331, se
la lnea a Cahuita se tomarn del suministro de la tomarn del almacn nmero 633 de Colima, as
licitacin 7404. como los transformadores mezcladores
Ambos esquemas para esas lneas son de correspondientes. Esta proteccin garantiza un
tipo piloto, con principios de operacin de tiempo de eliminacin de la falla de no ms de
comparacin direccional (relevador de distancia 100 ms y la seguridad ante fallas externas con
de tipo no conmutado) y diferencial con canal de saturacin de los transformadores de corriente
fibra ptica.
De la lgica al menos uno de estos dos
esquemas de proteccin se debe activar para
obtener la proteccin de respaldo de fallo de
interruptor (50BF) y la funcin de recierre.

Auto transformadores de potencia 230/138 kV Riesgo de derrame de aceite aislante
El sistema de eliminacin de fallas para cada El diseo de la subestacin debe incluir
auto transformador estar compuesto por los piletas en el cimiento y fosos recolectores con
siguientes esquemas de proteccin, stos sern capacidad para contener la totalidad del aceite de
tomados del almacn nmero 633 de Colima: uno de los autotransformadores. Asimismo, debe
Esquema de proteccin primaria 1 disearse un sistema de bombeo capaz de
Est compuesto por una proteccin de tipo mantener este foso vaco, en caso que llueva. El
diferencial (87T) marca SIEMENS, tipo 7UT5121, aceite dielctrico flota en el agua y si el foso est
con elementos independientes para cada fase, lleno, ste se regara rpidamente al suelo.
caracterstica de porcentaje diferencial y Se recomienda tener a disposicin bolsas
retencin por armnicos. sta garantiza un llenas con arena seca para facilitar la absorcin
tiempo de eliminacin de la falla de no ms de de pequeos regueros de aceite que se den, y
100 ms. facilitar as su disposicin final. Luego de dejarla
Esquema de proteccin primaria 2 absorber se barre o se recoge con una pala.
Est formado por una proteccin de Riesgo de incendio y explosin de un
sobrecorriente de fase con retardo de tiempo (51) transformador
marca SIEMENS, tipo 7SJ6211, con Deben mantenerse los indicadores qumicos
caracterstica de tiempo inverso, colocado en el que sealan cundo el aceite aislador est
lado de alta tensin de cada auto transformador. excesivamente caliente. La vlvula de alivio de
Medidas de Mitigacin Ambiental presin de los transformadores debe revisarse
A continuacin se presenta una serie de peridicamente.
recomendaciones o medidas correctoras que Deben existir muros cortafuego en el diseo
ayudarn a reducir, eliminar o compensar los integral de la subestacin, de modo que de darse
efectos derivados de la construccin de este una explosin o incendio, protejan reas
proyecto. Estas medidas correctoras deben estar adyacentes de la subestacin.
contempladas en el diseo del proyecto y en su Tambin se recomienda la instalacin de
plan normal de ejecucin. extintores con los qumicos apropiados (de
acuerdo con el encargado de seguridad
ocupacional) cerca de los transformadores para
extinguir rpidamente cualquier incendio que se
pudiera presentar, siempre y cuando la magnitud
del siniestro lo amerite.

Almacenamiento de sustancias peligrosas o Transporte de transformadores a la
txicas Subestacin
Materiales contaminantes tales como Adems:
combustibles, lubricantes, aceite aislador para Movimiento de tierra de la excavacin
transformadores, hexafluoruro de azufre, deben Erosin superficial en nivelaciones y
guardarse en un lugar cuyo piso sea excavaciones
impermeable. Cada sustancia debe estar Desechos slidos industriales y
perfectamente rotulada, y si es txica debe municipales
disponerse de un protocolo de procedimiento Limpieza final
para su manipulacin, lo mismo en caso de Riesgos humanos o de prdidas
accidente o emergencia. materiales
En caso de requerirse explosivos durante el Riesgo sanitario
movimiento de tierra, stos no deben
rea asociada a la escombrera de la
almacenarse en el rea ms tiempo del que
subestacin
requiera su uso. Se traern al sitio slo las
vifauna
cantidades necesarias, y los remanentes sern
Reforestacin de las reas aledaas a la
devueltos a un depsito autorizado con la mayor
subestacin
brevedad. Para su transporte y almacenamiento
deben cumplirse las normas nacionales
(Ministerio de Seguridad, etc.) y las
internacionales simultneamente (la ms
estricta). En almacenamiento, si no se contara
con normas nacionales se seguirn las de los
Estados Unidos de Amrica.
Otros aspectos a considerar:
Alteracin del paisaje regional en el rea
de la subestacin
Campos elctricos y electromagnticos
en la subestacin
Daos en los caminos de acceso (fase
construccin)
Peligro por trnsito de vagonetas por la
ciudadela
Impactos por trnsito de maquinaria
pesada

Estructura de Descomposicin En la figura #10 se detalla la estructura para
del Trabajo (EDT) todo el proyecto, sin embargo, este proyecto se
enfocar en el proceso Constructivo.
Figura 10 Estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT)
Cada una de las obras se encuentra dividida 9. Estructuras Mayores

en las actividades de Control, en el caso de 10. Bunker
construccin se analizarn: 11. Tendido de Piedra
1. Talleres 12. Malla Perimetral
2. Obras Transitorias 13. Drenajes
3. Terrenos 14. Ducto
3.1 Tala y limpieza 15. Alumbrado
3.2 Caminos de acceso 16. Malla de Tierra
3.3 Canal de desvo 17. Servicio Propio
3.4 Excavacin de terraza 18. Cableado Control
3.5 Relleno de Terraza 19. Alambrado de tableros
3.6 Sitio de escombrera 20. Pruebas Elctricas
4. Mdulo Cahuita 21. Pruebas de Mantenimiento
5. Autotrafo
6. Mdulo Trafo
7. Vas de Trafo
8. Tanque de aceite

Organigrama del Proyecto
En la figura #11 se muestra el organigrama
El organigrama es una representacin de la del proyecto de la subestacin de Mon.
lnea de autoridad, la dependencia organizacional
y la toma de decisiones.
Figura 11 Organigrama del Proyecto Subestacin Mon

Estimaciones de Costo necesidades para lograr generar estimaciones de
acuerdo con los requerimientos.
La necesidad de establecer Estimados de En el cuadro #1 se observa la estimacin de
Costos se inicia desde que se define el alcance. costos de la subestacin de Mon.
El cliente deber expresar cules son sus
CUADRO 1. ESTIMADO DE COSTOS (PROCESO CONSTRUCTIVO)

Cronograma del Proyecto de cierre. Adems l controlar el avance de
obra de acuerdo con el programa.
El cronograma del proyecto es fundamental, En la figura #12 se detalla el cronograma del
ya que el cliente necesita conocer a partir de qu proceso constructivo de la subestacin.
momento se iniciar la obra y cul ser su fecha
Figura 12 Cronograma del Proyecto (Proceso Constructivo)

Flujo de Personal
El flujo de Personal es bsico para En el cuadro 2 se demostrar cul es el

administrar la cantidad de plazas que necesita a comportamiento del la contratacin del personal a
travs de la obra, stas no podrn ser variadas a travs del proyecto, en la etapa constructiva.
menos que vare el alcance del proyecto. En la figura #13 se observa el flujo de
personal a lo largo del proyecto
CUADRO 2 FLUJO DE PERSONAL (PROCESO CONSTRUCTIVO)
Figura 13 Contratacin de Personal a lo largo del Proyecto.

Matriz de Responsabilidades La figura #14 muestra la matriz fue definida
por el equipo de proyecto en conjunto con todas
las reas involucradas, se le dar seguimiento a
travs de todo el proyecto.
Figura 14 Matriz de Responsabilidades

Calendario de Eventos
En la figura #15 se muestra el calendario de calendario en el cual se especifiquen los hitos
eventos, desde un inicio es fundamental crear un importantes a travs del proyecto y que sea del
conocimiento de todos los involucrados.
Figura 15 Calendario de Eventos

Planes de Gestin conocimiento de la organizacin pueden
Complementarios reconocerse como tpicos del proyecto.
6. Factores Crticos de xito: Deben
documentarse los aspectos ms
Gestin del Alcance
importantes que deben ocurrir o no para
Una vez que se tiene el Perfil del Proyecto el conseguir el objetivo del proyecto y su
director y su equipo de trabajo realizarn la cumplimento es absolutamente
declaracin del alcance, definiendo cules son necesario.
los entregables del proyecto para asegurar que el Es importante definir claramente la
Patrocinador y el Cliente conozcan hasta dnde declaracin del alcance ya que es en esta etapa
llegar el proyecto. Estos entregables los se cuando se pueden obtener la mayor oportunidad
pueden descomponer en sub entregables que para lograr ahorrar en el proyecto.
sern descritos y se debern utilizar criterios de En la figura #15 se presenta el detalle de una
aceptacin para verificar que se est cumpliendo declaracin del alcance tomando como referencia
con lo acordado en un inicio. La declaracin del la construccin de cimientos C22 de una
alcance debe incluir: subestacin:
1. Propsito del Proyecto: Establece la

necesidad que el proyecto llegar a
satisfacer o resolver.
2. Entregables: Establecer la lista de
entregables y sub entregables para
cumplir con los requerimientos del
proyecto.
3. Descripcin: Hacer una pequea
descripcin de los entregables.
4. Criterios de Aceptacin: Son los criterios
en los cuales se dar por aceptado un
entregable, deben estar en trminos
cuantificables para poder medir el
desempeo.
5. Lista de exclusiones identificadas:
Pueden ser entregables no establecidos
en el alcance del proyecto pero dentro del

Figura 15 Declaracin del Alcance del Proyecto (Proceso Constructivo)

Elaboracin de una Estructura de entre el equipo ejecutor y el cliente a travs del
descomposicin del Trabajo
ciclo de vida del proyecto. Toda la informacin
que brinda la EDT puede ser fcilmente agrupada
La Estructura de descomposicin del Trabajo
o desglosada al nivel de detalle que se requiera
sirve como marco de referencia y estructura base
para su anlisis por parte de los diferentes
para la realizacin de la planificacin en las
participantes del proyecto y su capacidad de
gestiones o reas de conocimiento de la direccin
entendimiento.
de proyectos. La EDT se define como
El trabajo que no se detalla en la EDT estar
Agrupamiento de elementos del proyecto
fuera del alcance del proyecto y por tanto no ser
enfocado en entregables que organizan y definen
realizado. En la figura #16 se muestra un
la totalidad del trabajo para lograr el alcance del
ejemplo de una EDT para el proyecto de
proyecto19
subestacin Mon #4 Ampliacin #9 en la cual se
La EDT divide el alcance del proyecto en
puede observar todo el ciclo del proyecto desde
paquetes de trabajo desglosados
que inicia hasta el cierre
jerrquicamente, administrables, definibles que
equilibran la necesidad de control de la
administracin con un apropiado y efectivo nivel
de informacin, entindase por entregable el
producto, resultado o elemento medible, tangible
y verificable que tiene que ser producido para
completar el proyecto o parte de l, mientras que
un paquete de trabajo es un entregable en el
mximo nivel inferior de detalle de la EDT.
A travs de la EDT el trabajo para lograr los
entregables se estructura, se asigna, se
programa, se le da seguimiento y se reporta esto
con el fin de facilitar cules son las expectativas
de los clientes. Adems la EDT facilita las
comunicaciones de la informacin
correspondiente al alcance del proyecto,
dependencias, riesgos, progreso y rendimientos
19
Project Management Institute. A GUIDE TO THE
PROJECT MANAGEMENT BODY OF
KNOWLEDGE. , Estados Unidos: Newtown
Square, Pennsylvannia.

Figura 16 Estructura de descomposicin del Trabajo del proyecto Subestacin Mon (Incluye todos los procesos)

VERIFICACIN DEL ALCANCE Las inspecciones pueden denominarse
revisiones, revisiones de producto, auditoras y
Esta verificacin se realizar durante el pruebas de funcionamiento, pues son bsicas
proceso de Control, y lo que se pretende es para garantizar que los entregables sean
obtener la aceptacin formal del alcance, para aceptados por el cliente. Para esto se propone la
esto se debe involucrar al cliente, patrocinador y utilizacin de una lista de chequeo que debe ser
usuarios con el fin de verificar los entregables y aprobada por el cliente y ser firmada por los
los resultados del trabajo del proyecto y que todo involucrados.
est a satisfaccin de los involucrados. Si el Cuando ya se ha aceptado el entregable se
proyecto se termina antes de lo previsto, se debe elaborar un documento (ver Figura #17) en
deber documentar y determinar qu cantidad de el cual se especifique que tanto el cliente como el
obra fue completada y esta situacin se reflejara patrocinador han aceptado el producto de la fase
en la verificacin del alcance. del proyecto. Esto es fundamental en el
Para realizar la verificacin del alcance se momento de la aceptacin formal con la que el
recurrir a la inspeccin, sta incluye actividades director de proyecto ya conoce que el trabajo est
como medicin, examen y pruebas que se le con la satisfaccin del cliente y no tener que
realizarn a los entregables con el fin de esperar fases ms avanzadas del proyecto para
establecer si stos cumplen con los tener que hacer correcciones que probablemente
requerimientos que se solicitaron al inicio del tengan un alto costo econmico, causen atrasos
proyecto. en el avance del proyecto y afecten la calidad.

Figura 17 Verificacin del Alcance (Proceso Constructivo)

CONTROL DEL ALCANCE Cambios solicitados por el Director del
Proyecto
Los cambios podrn ser manifestados tanto
1. Rendimientos diferentes a los previstos:
por el cliente como por cualquier integrante del
Cambios debidos a rendimientos de
equipo de trabajo, de acuerdo a los
tiempo y costo diferentes a los
procedimientos establecidos en esta seccin.
previstos por el Director de Proyecto
Las posibles causas de cambios identificadas 2. Condiciones encontradas diferentes a
son las siguientes: lo previsto: Cambios debidos a
Cambios solicitados por el cliente o condiciones encontradas durante la
patrocinador: ejecucin de las obras diferentes a
1. Aumento o disminucin de la las supuestas. Dentro de stas se
cantidad de cualquier parte del pueden mencionar: condiciones
producto ambientales, condiciones
2. Eliminacin de cualquier parte del geotcnicas, condiciones de accesos,
producto etc.
3. Cambio en las especificaciones 3. Cambios debido a errores u omisin en
tcnicas o regulaciones que la definicin del alcance
afecten el proyecto 4. Cambios debidos a la implementacin
4. Solicitud de trabajo adicional de de un plan de contingencia
cualquier tipo requerido para la
realizacin del Proyecto. En el caso del ICE la figura 18 muestra cmo
se realiza una solicitud de cambio.

Figura 18 Flujo de Solicitud de Cambio.
Para el caso del proyecto de construccin de apndice # 1), resolucin en la que se

la subestacin de Mon #4 los cambios pueden especifique si el cambio solicitado ser aprobado
ser solicitados por el rea funcional, o rechazado o si se considera un nuevo proyecto,
administracin superior, director de proyecto, nombre del solicitante, hacer una descripcin del
equipo de proyecto o Unidad de Proyecto. Esta cambio, impacto en el programa, costo, planos y
solicitud tendr un nmero de consecutivo, fecha fecha de finalizacin de la obra. En la figura #19
en la cual fue solicitada, fecha en la que se se detalla la herramienta a utilizar para el Control
resolvi la solicitud, cuenta segn catlogo (ver de Cambios en el Alcance.

Figura 19 Solicitud de Cambio

En caso de que alguno de los involucrados
considere que deben hacerse cambios en el
alcance debe hacer la solicitud al Director del
Proyecto, ste llenar el formulario de control de
cambios y lo enviar a la administracin superior
para su aprobacin. La Administracin analiza la
solicitud de cambios por lo que autoriza o rechaza
el cambio, finalizando el proceso.
Si la administracin autoriza el cambio lo
comunica, por lo que el director de proyecto y el
equipo de proyecto ajusta y actualiza el Plan de
Proyecto e informa a la administracin superior y
a la Unidad de Proyectos, la Unidad actualiza el
expediente y se finaliza el proceso.
El sistema de control de cambios se
establece durante el desarrollo del Plan de
Proyecto y actualizarla mientras dure el proyecto,
al presentarse los cambios.

Gestin de Tiempos cronograma se deben incluir las fechas de inicio y
finalizacin esperada para cada actividad y se
La gestin de tiempos del proyecto muestra en forma resumida ya que ste se
Subestacin MOIN #4 se realiz de manera tal compone de una gran cantidad de actividades.
que incluyera todos los procesos y actividades En la figura #20 se presenta el cronograma
principales que conforman el proyecto. En este resumido de todo el proyecto.
Figura 20 Programa general de la Subestacin

Por motivo del alcance de este proyecto se este caso el proceso de Construccin ser el que
enfoca a mostrar el cronograma del proceso de se utilizar.
construccin de la subestacin la cual estar a Para realizar este programa se debi definir
cargo del Centro Servicio Construccin sin las actividades que conformaron la estructura de
embargo, la administracin de proyecto es descomposicin del Trabajo (EDT). En la figura
aplicable para las diferentes entregables y en #21 se muestra la que dar origen a proceso de
construccin.
Figura 21 Actividades involucradas en el Proceso Constructivo de una Subestacin.

Esta estructura permitir crear contablemente Este proyecto puede generar una gran
un sistema de control para cada actividad y cantidad de actividades y sub-actividades pero se
subactividad. mostrarn nicamente unas pocas, en anexos se
Seguidamente se le asignaron a las actividades encontrar el desglose total de las actividades de
una secuencia lgica que mostrara los niveles de una subestacin. Ver apndice # 2.
dependencia con sus respectivas duraciones. 1. Talleres
Una vez definidas las actividades, su 2. Obras Transitorias
secuencia y duracin, se desarrollar el 3. Terrenos
cronograma del proyecto con la asignacin de 3.1 Tala y limpieza
recursos tanto humanos como de equipos y 3.2 Caminos de acceso
maquinaria. 3.3 Canal de desvo
3.4 Excavacin de terraza
Definicin de las Actividades 3.5 Relleno de Terraza
En la construccin de Subestaciones de 3.6 Sitio de escombrera
Electricidad existe una gran cantidad de 4. Mdulo Cahuita
actividades que conllevan la participacin de un 5. Autotrafo
grupo de profesionales tanto del rea civil, como 6. Mdulo Trafo
mecnica y elctrica es por esto que la divisin 7. Vas de Trafo
de entregables y subentregables es slo posible 8. Tanque de aceite
bajo la participacin de un grupo interdisciplinario 9. Estructuras Mayores
con conocimiento en este tipo de proyectos. 10. Bnker
Estas actividades son parte de la EDT de la obra, 11. Tendido de Piedra
adems estn en relacin directa con la 12. Malla Perimetral
estructura contable y de control para medir los 13. Drenajes
costos y su trazabilidad. 14. Ducto
Dentro de los problemas que se tienen para 15. Alumbrado
realizar el programa est el que coincidieran las 16. Malla de Tierra
actividades con el catlogo contable institucional, 17. Servicio Propio
que es de uso obligatorio, adems se logr la 18. Cableado Control
realizacin de cambios en los niveles de costos 3 19. Alambrado de tableros
y 4 en coordinacin con el grupo de planeamiento 20. Pruebas Elctricas
y control, obtenindose excelentes resultados. 21. Pruebas de Mantenimiento
22. Entrega al cliente

La secuencia de las actividades debe Hitos: Los hitos necesitan ser parte del
realizarse mediante la identificacin de relaciones secuenciamiento de actividades para
lgicas entre las actividades, esto se logra asegurar que se cumplan los
mediante un trabajo en equipo que relacione las requerimientos necesarios para
actividades con las necesidades de cada grupo alcanzarlos. Por ejemplo la fecha de
de trabajo, a saber rea civil, mecnica o entrega es un hito que necesita ser
elctrica. cumplido por el constructor.
Para la construccin de una subestacin es
fundamental la coordinacin de las tres reas ya Duracin de las Actividades
que anteriormente cada quien realizaba sus Para definir el periodo de tiempo necesario
programas por separado y posteriormente se para realizar las tareas se debe recurrir al
unan sin tener entre ellos un orden adecuado conocimiento y experiencia del personal que
pues cada quien reflejaba sus necesidades sin trabaja en la oficina, esto se logra mediante un
tomar en cuenta las del compaero. trabajo en conjunto entre profesionales y
Dentro de las dependencias que se pueden tcnicos, lamentablemente esta oficina no posee
identificar en el proyecto estn: informacin histrica, por lo que el juicio de
Dependencias Obligatorias: Son aqullas expertos es la tcnica o herramienta utilizada
que son inherentes a la naturaleza del para la estimacin de tiempos en las actividades.
trabajo que se desarrollar. Por ejemplo: Debido a la limitacin ya antes mencionada,
Las columnas de las estructuras mayores igualmente no se tienen registros de rendimientos
no pueden ser colocadas hasta tanto no que faciliten identificar ms fcilmente el personal
se haya terminado el cimiento de torre. necesario para realizar la labor, por lo que
Dependencias Externas: Son aquellas tambin se debe hacer con base a la experiencia,
que implican una relacin entre las especialmente de los tcnicos. Para este trabajo
actividades del proyecto y las actividades de Mon se espera recopilar la informacin
que no son del proyecto. Para la necesaria para mejorar en este aspecto y corregir
aceptacin de la malla de tierra se debe esta deficiencia que viene desde hace muchos
colocar Bentonita mas esto lo realiza un aos.
ente externo.

Desarrollo del Cronograma Para realizar el cronograma se deben definir
Una vez definidas las actividades, su la jornada de trabajo, los requerimientos de los
secuencia y duracin es posible realizar un recursos, as como las restricciones de las tareas,
cronograma que muestre las fechas de inicio y fin adems de la informacin de actividades,
de cada una de ellas, en el ICE se cuenta con el duracin y precedencias, esto da como resultado
Software Microsoft Project que ha sido la un grfico de barras (Grfico de Gantt) el cual es
herramienta ms utilizada y en general todos los simple de entender.(Ver Figura 22)
profesionales lo han utilizado.
Figura 22. Cronograma de la subestacin (Procesos Constructivo)

Control del Cronograma patrocinador, ya que al comparar un programa
real contra uno base se pueden identificar las
Durante la planificacin se plantearon todos diferencias y plantear la accin correctiva cuando
los entregables del Proyecto desglosndolos en an el proyecto tiene tiempo para hacerlo.
la EDT, adems se obtuvieron las duraciones, El monitoreo del proyecto debe realizarse
fechas de inicio, fecha de fin, predecesoras y semanalmente o mximo quincenalmente para
recursos a utilizar, con toda esta informacin se garantizar un control adecuado de las
logra obtener un Programa Base el cual servir actividades. Si al controlar verificamos que hay
como referencia contra la cual se comparar el diferencia entre lo programado y lo real se debe
avance real contra el programado y en caso de comunicar inmediatamente a los integrantes del
que hayan desviaciones o no cumplimiento de equipo para en conjunto determinar la forma en la
tiempos tomar las medidas correctivas que sean cual se recuperar el tiempo perdido, tambin se
necesarias para tratar de evitar atrasos y debe tener en cuenta si esta variacin del
prdidas econmicas. cronograma requiere de una accin correctiva
La EDT permite organizar y definir el alcance porque puede ser que la actividad tenga holgura
del proyecto, es por esto que el cronograma, y no est dentro de la ruta crtica.
presupuesto y catlogo contable pretenden estar Dentro de las propuestas est la utilizacin
relacionados para obtener una estandarizacin de un control de programa, la cual llenara el
de los nombres de las actividades, adems da ingeniero residente con el fin de obtener
una gua para la preparacin de los costos, informacin de acuerdo con las fechas de corte y
programa y contabilidad. de esta forma ir obteniendo informacin del
Todo cambio debe analizarse con respecto al proyecto (Ver figura #23)
alcance que se desarroll con la EDT y que fue
aceptada por los involucrados.
En general la EDT sirve de base para la
elaboracin de matriz de responsabilidades del
proyecto, elaboracin del cronograma, el costo de
las actividades, el anlisis de los riesgos, la
estructura organizacional, la coordinacin de
objetivos y el control, incluyendo la administracin
de contratos.
Para lograr obtener un control adecuado del
proyecto se debe tener claro que el programa
base no debe modificarse a menos que existan
cambios que sean autorizados por parte del

Figura 23 Control del Programa del Proyecto de acuerdo con las actividades de la EDT (Estructura de descomposicin del Trabajo)
Gestin de Costos
proyectos que realiza el ICE se deben realizar
La gestin de Costos del Proyecto incluye los
una serie de pasos para obtener una Autorizacin
procesos requeridos para asegurar que el
de Trabajo con la cual la Administracin Superior
proyecto se complete sin exceder el presupuesto
posteriormente llevar el control de los costos.
aprobado. Es por esta razn que aplicado a los

Inicialmente el director de proyecto es el realizar trabajos sin esta autorizacin. En la
encargado de abrir esta Autorizacin de Trabajo, figura #24 se presenta la Autorizacin de Trabajo
es fundamental que esto se haga al inicio del AT que se utiliza en la institucin:
proyecto porque de lo contrario no se deberan
Figura 24 Autorizacin de Trabajo (A.T.)

Este es el inicio de todo proyecto, en ste se Planificacin de los Recursos.
realizan las primeras estimaciones de costos, La planificacin de los recursos implica la
mano de obra, cargas sociales, viticos, determinacin de los recursos fsicos (personal,
materiales, uso de equipos, contratos y bienes y materiales, maquinaria, equipo menor, contratos,
servicios varios. Esta autorizacin de trabajo ha viticos, bienes y servicios varios) es por esto que
ido modificando sus necesidades de entrega de se debe presentar a la Administracin el detalle
la informacin por lo que ahora se pide ms de cada uno de estos temes por lo que es
detallada y no globalmente como se hizo durante importante conocer cundo se necesitarn estos
muchos aos, pero todava existe incertidumbre a recursos porque para algunos de estos se debe
nivel general de cmo se tiene que entregar la hacer una solicitud que ser revisada de acuerdo
informacin por lo que en la planificacin de los con los flujos que se envan.
recursos se plantearn algunos formatos para la Dentro de los ms importantes se tienen el
entrega de la informacin. flujo de personal que se debe entregar, en el
cuadro #3 se ver un ejemplo
CUADRO 3 FLUJO DE PERSONAL (PROCESO CONSTRUCTIVO)

Este flujo debe demostrar la cantidad de Adems se debe adjuntar el presupuesto
personal requerido por mes y qu puesto es el estimado de este flujo mensual y el costo total de
solicitado para ejecutar todas las actividades del la mano de obra para el proyecto dividido en flujo
proyecto, la nota de aprobacin de plazas que se efectivo y no efectivo. Como ejemplo ver cuadro
har cuando se tenga la autorizacin de trabajo, #4.
debe coincidir con este flujo de Personal.
CUADRO 4 PRESUPUESTO ESTIMADO PARA SALARIOS
Otro tem importante es el rubro de viticos, el proyecto de Mon se utilizarn unos
en general se debe utilizar la tarifa impuesta por campamentos construidos por la institucin de
la Contralora General de la Repblica, mas para este modo existe un ahorro considerable en el
costo global de los viticos. Ver cuadro #5

CUADRO 5 PRESUPUESTO ESTIMADO PARA PAGO DE VITICOS
En cuanto a los materiales se debe entregar construccin del Bnker (Cuarto de Control de
una tabla en la cual resuma los materiales a Proteccin y Medicin para una subestacin de
utilizar por entregable segn la EDT, de este electricidad). Ver cuadro #6.
modo se puede llevar un control cuando se est
realizando la actividad, como ejemplo de esto
mostrar los materiales civiles para la

CUADRO 6 PRESUPUESTO DE MATERIALES DE LA OBRA CIVIL PARA LA
CONSTRUCCIN DEL BNKER.

Adems de esta hoja resumen por entregable las compras del siguiente ao por lo que ah se
se debe adjuntar un resumen de materiales de deben incluir los materiales que sern adquiridos
todo el proyecto, esto debido a que en el mes de por los diferentes proyectos. Ver Cuadro #7
noviembre de cada ao es cuando se planifican
CUADRO 7 LISTADO DE MATERIALES DE OBRA CIVIL PARA LA CONSTRUCCIN

DE LA SUBESTACIN

Para los contratos de maquinaria se deben proyecto, como ejemplo se ver en el cuadro #8
especificar los tipos que se usarn y qu el detalle de maquinaria para el movimiento de
cantidades de horas para cada entregable del tierras de la subestacin.
CUADRO 8 PRESUPUESTO ESTIMADO PARA MAQUINARIA

Otros datos adicionales que es importante cuenta el cambio de ao para lo cual se debe
incluir en la Autorizacin de Trabajo (A.T) es un diferenciar cuntos horas son para el 2005 y
estimado de horas extras, lo que puede variar de cuntas para el 2006, en el cuadro #9 se
acuerdo con las necesidades propias del presenta la tabla para horas extra.
proyecto. Lo que s es importante es tener en
CUADRO 9 PRESUPUESTO ESTIMADO PARA HORAS EXTRAS
Otro dato que es necesario es el detalle la tarifa que se cobra por parte de la institucin
general del uso de equipo ICE, ste debe incluir por la utilizacin de ste. Ver cuadro #10
CUADRO 10 PRESUPUESTO ESTIMADO PARA EQUIPO ICE

A esta informacin se le debe adjuntar el Catlogo de cuentas: Describe la
programa de trabajo y el catlogo de cuentas, estructura codificada utilizada por el ICE
sta ser la informacin mnima necesaria para la para reportar informacin financiera en
aprobacin de la autorizacin de trabajo. Mucha los libros contables.
de esta informacin debera estar en bases de Informacin Histrica: Tomar en cuenta a
datos para obtener un presupuesto aproximado los miembros del equipo del proyecto que
inicial que agilice el trmite de la autorizacin ,sin ya realizaron estimaciones anteriores,
embargo, esto no se da ya que no se ha logrado pero lo ideal es obtener informacin
obtener un costo unitario que facilite esta documentada.
informacin. Informacin de la actividad: Dentro de la
Estimacin de Costos cual se necesita cantidad, unidad,
La Estimacin de Costos implica el desarrollo duracin, mano de obra, materiales,
de una aproximacin de los costos de los equipo, contratos, herramienta.
recursos necesarios para completar las De esta manera se requiere generar una
actividades del proyecto, ste servir para herramienta que facilite la estimacin del costo
desarrollar el Presupuesto Base. Cuando la por unidad de trabajo por lo que para la
estimacin de costos sea autorizada se integra el subestacin de Mon se propone utilizar la
presupuesto base y no se altera, a menos que siguiente (figura 25):
existan rdenes de cambio autorizadas. Para
realizar un estimado de costos es necesario
tomar en cuenta los siguientes aspectos:
Estructura de descomposicin del
Trabajo: sta se utiliza para organizar
las estimaciones de costos y para
asegurar que todo el trabajo identificado
ha sido estimado.

Figura 25 Formato para la elaboracin de los resmenes por actividad.
Con base en el costo de las actividades y las necesidades y prioridades establecidas en el

posterior agrupamiento para lograr un estimado alcance del proyecto. Para la Subestacin Mon
de costo del entregable, y tomando siempre como se elabor el siguiente estimado de Costo. Ver
referencia la EDT se crea una hoja de clculo cuadro #11
para realizar la estimacin de Costos con base en

CUADRO 11 ESTIMADO DE COSTO (PROCESO CONSTRUCTIVO)
Se debe diferenciar claramente lo que es una solicitando es un estimado de costos, el

Estimacin de Costos y el presupuesto, ya que presupuesto slo se refiere al monto con el que
generalmente cuando se estn realizando los cuenta el cliente para realizar el proyecto.
clculos de materiales y se pide una cotizacin
generalmente se llama Presupuesto, lo que
constituye un error pues lo que se est

Presupuesto Base lo posible antes del requerimiento del
presupuesto.
El presupuesto base permite aplicar la
Es importante recordar que el presupuesto es
tcnica del valor ganado, que mide el desempeo
el monto mximo autorizado para el proyecto,
del proyecto tanto en tiempo como en costo, ste
mediante el control de costos se determinar si
mostrar las obligaciones financieras que sern
se est gastando ms de lo previsto, este
asumidas por el proyecto. El presupuesto se
presupuesto base slo se podr actualizar si
asignar a partir de los entregables de la EDT,
existe algn cambio en el alcance.
mediante el mtodo de porcentaje de avance, el
En el cuadro #12 se ver la herramienta que
cual realiza estimados de avance del proyecto
se utilizar para el presupuesto Base
con base en porcentajes.
(ver apndice # 3 para mayor detalle ):
Si bien en la realidad las estimaciones se
hacen despus de que el presupuesto ha sido
aprobado, las estimaciones deberan hacerse en
CUADRO 12 PRESUPUESTO BASE

Este presupuesto base lo que contiene es obtener el monto por mes y su acumulado a lo
una descripcin del entregable segn la EDT, el largo del proyecto.
monto del presupuesto base, la informacin de De esta informacin se puede hacer una
duracin, inicio y fin de la actividad, y para el curva que representa el acumulado del
clculo de los montos por mes se utiliz el presupuesto a travs del tiempo, tomando como
mtodo del porcentaje de avance que consiste en criterio el prorratear uniformemente los importes
dividir el monto total de la actividad entre su del presupuesto entre el nmero de das
duracin total y multiplicarlo por el nmero de laborables por mes. Ver figura #26
das hbiles de cada mes. Adems se puede
Figura 26 Curva de Presupuesto Acumulado
Control de Costos para posteriormente informar a los interesados de

El control de costos lo se realizar con base
estos cambios.
en una herramienta que permita monitorear el
El control de los costos debe permitir
desempeo del presupuesto en el proyecto.
averiguar si el proyecto est dentro de los lmites
Este control nos permitir supervisar la evolucin
establecidos por el presupuesto antes que ste
de los costos para detectar variaciones que
finalice para tomar las medidas correctivas, en
afecten al final del proyecto, adems nos permite
caso que el proyecto est adquiriendo atrasos en
tener claramente identificados todos los cambios
la finalizacin de los entregables o costos muy
solicitados y cmo afectan a la obra en general
elevados.

Para este proyecto se utilizar un control de presupuestal aplicada a los entregables de la
costos que requiere el seguimiento de los construccin de la subestacin de Mon, por
parmetros de presupuesto original, rdenes de supuesto algunos datos como los montos en
cambio autorizadas, presupuesto actual, rdenes autorizaciones para control de cambio sirven
de cambio por autorizar y el presupuesto nicamente como ejemplo y no corresponden
proyectado. En el cuadro #13 se presenta la necesariamente al proyecto.
herramienta que permitir realizar el control
CUADRO 13 CONTROL DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Otra herramienta que puede utilizarse es la presupuesto equivalente al alcance del trabajo,
tcnica del valor ganado ya que sta permite actualmente terminado y al compararlo con el
medir integralmente el desempeo del proyecto, valor planeado se identifica si el proyecto se
tanto en tiempo como en costo. Para utilizar esta encuentra adelantado o atrasado respecto al
tcnica se requieren los valores obtenidos en el programa. Asimismo, al comparar el valor
presupuesto actual (Ver cuadro 13 columna 5 ) el ganado contra el costo real se puede concluir si
que incluye las rdenes de cambio autorizadas, los costos del proyecto se encuentran dentro o
pero el monto total puede ir variando a lo largo fuera del presupuesto.
del proyecto ya que pueden surgir nuevos En el cuadro #14 se presenta la herramienta para
elementos que modifiquen el alcance del poder utilizar la tcnica del valor ganado.
proyecto. El valor ganado es el porcentaje del
CUADRO 14 TCNICA DEL VALOR GANADO

En esta hoja se detalla una descripcin del Posteriormente un grupo de personal tcnico
entregable que se est controlando, el monto del lleg a las siguientes conclusiones previendo que
presupuesto actual, y posteriormente se debe la situacin futura sera muy diferente, como lo es
realizar un corte a una fecha dada, en este caso hoy da, donde se encuentra lo siguiente:
se realizar un corte en el mes de Octubre para Se desarrollan proyectos de generacin,
obtener el presupuesto a ese mes, por lo que transmisin, distribucin y muchos otros
ste incluir las rdenes de cambio autorizadas de menor tamao y en forma simultnea.
que sean de aplicacin de ese lapso para obtener Se hace necesario conocer el porqu del
el presupuesto actual (Valor Planeado al Corte ), costo de las obras para poder dar
se debe estimar un porcentaje de avance real y cuentas claras y justificar las inversiones.
un costo real al corte. Si se quiere competir en el mercado de la
Este costo real ser el obtenido de la obra construccin se debe tener informacin
mediante el SIPP (Sistema de Informacin para histrica que permita presupuestar con
Proyectos) el que permite obtener la informacin acierto.
en forma oportuna en cuanto a los costos por La informacin de los proyectos debe ser
maquinaria, herramienta, equipo, materiales, compatible, debe de responder a polticas
recursos humanos, inventarios, compras por caja de costos estndar regulados por un ente
chica y muchas otras aplicaciones. centralizado que tenga claridad y la
Como dato de referencia en 1997 en el ICE experiencia suficiente para administrar el
se realiz un anlisis, de ste se determin lo conocimiento.
siguiente: Basados en la imperante necesidad de
Se desarrollan grandes proyectos de cambio se toma la decisin de crear una nueva
generacin y transmisin pero aunque la plataforma informtica que proporcione las
contabilidad permite saber cunto herramientas necesarias para poder afrontar este
cuestan las obras, no as el porqu de nuevo ambiente en el ICE. Por eso arranc un
ese costo. proceso que permite actualizar la plataforma
No se cuenta con informacin histrica informtica, aprovechado el conocimiento ya
que nos permita presupuestar un nuevo existente, pero agregndole una nueva visin de
proyecto costos.
Si se desarrollan dos proyectos
simultneos la informacin de stos no es
comparable ya que utilizan
procedimientos y polticas de costos
diferentes.

Toda esta informacin est disponible para Para el caso de la subestacin en el proceso
directores de proyecto y equipo de trabajo las 24 de construccin esta informacin del Sistema de
horas del da para ser consultada desde Internet informacin para proyectos (SIPP) es bsica para
por lo que se puede llevar un control bastante obtener los costos reales y poder desarrollar el
bueno de cmo est el proyecto. cuadro #15 que se detalla a continuacin.
CUADRO 15 VALORES PARA ELABORACIN DE GRFICA DEL DESEMPEO

Aqu se deben calcular los siguientes datos: EAC CPISPI (Pronstico de costo al
PV (Valor planeado) : Para cada trmino): Permite conocer con
elemento de la EDT obtener el valor del anticipacin si el proyecto terminar fuera
presupuesto del trabajo planeado a la del presupuesto y programa.
fecha de corte EAC CPISPI = AC+(BAC-EV) / (CPI*SPI)
EV (Valor estimado del trabajo realizado): ETC CPI (Cunto costar completar el
Para cada elemento de la EDT se proyecto): Permite cuantificar cunto
multiplica el % de avance a la fecha de costar completar el proyecto a partir del
corte por el valor del presupuesto actual. momento del corte. ETC CPI = EAC CPI -
AC (Costo Real) : Es la sumatoria de los AC
gastos de trabajo realizado. ETC CPISPI (Cunto costar completar el
BAC (Presupuesto Total): Valor total proyecto): Permite cuantificar cunto
planeado del presupuesto base costar completar el proyecto a partir del
incluyendo rdenes de cambio momento del corte tomando en cuenta
autorizadas. costo y programa. ETC CPISPI = EAC
CV (variacin del costo): Nos permite CPISPI - AC
cuantificar la variacin entre el VAC CPI (Ahorro o gasto esperado):
presupuesto y el costo a la fecha de Indicar si se tendr algn ahorro o gasto
corte. CV = EV AC adicional para completar el proyecto.
SV (Variacin del cronograma) : Permite VAC CPI = BAC - EAC CPI
cuantificar la variacin entre el avance VAC CPISPI (Ahorro o gasto esperado):
real y el planeado a la fecha de corte. SV Indicar si se tendr algn ahorro o gasto
= EV PV adicional para completar el proyecto.
CPI (ndice de rendimiento del costo): VAC CPISPI = BAC - EAC CPISPI
Indica cunto dinero se ha obtenido por PTF (Pronstico de la fecha de
cada coln que se gasta en el proyecto. terminacin): Indicar cuntos das
CPI = EV / AC durar el proyecto. PTF = 1/ SPI X
SPI (ndice de rendimiento de programa): Duracin del proyecto.
Indica cunto se ha avanzado de acuerdo Finalmente ya con los datos se elabora un
con lo planificado. SPI = EV / PV grfico (ver figura #27) en el cual estn detallados
EAC CPI (Pronstico de costo al trmino): PV, EV, AC, EAC CPI Y EAC CPISPI.
Permite conocer con anticipacin si el
proyecto terminar fuera de presupuesto.
EAC CPI = AC+(BAC-EV) / CPI

Figura 27 Control del desempeo
Es importante indicar en estas grficas a que puede observar que todos los datos de EV estn
se deben las diferencias entre lo planeado y lo por debajo de lo planeado y se ha gastado ms
realizado. Por ejemplo para este caso AC es dinero sin hacer la obra que debi realizarse.
mayor que EV por lo tanto el proyecto se
encuentra fuera del presupuesto, adems EV es
menor que PV por lo tanto se deduce que el
proyecto se encuentra atrasado. Tambin se
Gestin de Calidad
gestin integral de la calidad y la productividad,
El Instituto Costarricense de Electricidad se
esto para asegurar que el producto satisfaga las
ha dado a la tarea de tener dentro de su
necesidades para las cuales inici.
organizacin polticas sobre la calidad del servicio
Dentro de las polticas de calidad se encuentran:
al cliente, calidad del servicio, estrategias de

a. Sobre el servicio al cliente: La esencia Dentro de las grandes reas que administra
del enfoque competitivo del grupo ICE un director de proyecto est la construccin y
radica en la orientacin de la sta a su vez tiene polticas claras de calidad
organizacin hacia la satisfaccin de las dentro de las cuales estn:
demandas de los segmentos del a. Mejorar, de forma continua, los
mercado, por ello la actitud bsica de procesos elevando al mximo su
toda accin radica en la orientacin hacia eficacia para la satisfaccin del
el servicio a los clientes y en el cliente
entendimiento de que nuestra principal b. Asegurar el cumplimiento de las
ventaja competitiva es el acceso al especificaciones tcnicas
cliente. c. Mantener un sistema de gestin de
b. Sobre la calidad de los servicios: La calidad basado en la norma ISO
calidad de los servicios debe entenderse 9001:2000.
referida a los mejores estndares de la Con la construccin de la subestacin se
industria, de tal manera que en el grupo espera mejorar la calidad del servicio nacional,
ICE la calidad es de nivel internacional as como mantener abierta la posibilidad de venta
c. Estrategia de Gestin: Apoyar la de energa a Panam, es por esta razn que se
estrategia de negocios a travs de una necesita que el Director de Proyecto tenga
gestin empresarial que permita lograr presente cules son sus responsabilidades en
una organizacin eficaz altamente cuanto a la gestin de la Calidad, por lo que debe
enfocada en el cliente, donde la gestin asegurar:
de cada una de las empresas y unidades a. Que las necesidades establecidas
estratgicas de negocio sea realizada por el cliente sean definidas como
bajo los enfoques, conceptos, principios y requerimientos del proyecto
prcticas de la Gestin Total de la b. Controlar y asegurar el resultado de
Calidad los procesos de estudios bsicos,
d. Sobre la gestin Integral de la Calidad y Unidad de manejo del entorno,
la Productividad: El fin fundamental de construccin y Diseo.
un movimiento hacia la calidad y c. Mantener un sistema de gestin de
productividad es armonizar la Calidad basado en la norma ISO
permanente satisfaccin del cliente con la 9001:2000
estrategia de negocios (estrategia d. Dotar de los recursos necesarios
competitiva) y el aseguramiento y para los diferentes procesos hasta
mejoramiento continuo de los procesos obtener el producto final.

e. Asegurar el cumplimiento de con las especificaciones tcnicas establecidas en el
procedimientos institucionales en Manual de especificaciones Tcnicas .
los diferentes procesos. La gestin de la calidad describe el proyecto
La calidad del producto se determina al inicio desde el punto de vista de las necesidades del
cuando se rene el cliente con el director de cliente, alcance del proyecto, objetivos y enfoque.
proyecto y se hace el charter y la declaracin del Desde el punto de vista del PMI, calidad no slo es
Alcance, esta calidad es responsabilidad del identificar los requisitos del cliente sino tambin
Director de Proyecto y su equipo de trabajo. cmo satisfacerlos, es decir, se deben cumplir en
A travs del ciclo del proyecto se verificar la trminos de criterios de aceptacin en los que se
calidad de acuerdo con las normas establecidas evalen cmo y cundo verificar su cumplimiento y
por las siguientes organizaciones: registrar esas verificaciones.
ANSI - American National Standard Institute Resume las actividades que garantizan la
IEEE - Institute of Electrical and Electronic calidad, pruebas y la aceptacin del proceso y
Engineers debera explicar cmo estas interfases del plan
NEMA - National Electrical Manufacturer dependen de la poltica de calidad y sistema de
Association calidad de la organizacin.
ASME - American Society of Mechanical De ser necesario, debido a la complejidad o
Engineers tamao del proyecto, el director debe garantizar la
ASTM - American Society of Testing and calidad del proyecto nombrando a la persona que
Materials asumir esa responsabilidad, as como las
NESC - National Electric Safety Code herramientas a utilizar (Ishikawa). Se debe enfocar
IEC - International Electrotechnical Commission la calidad al producto (entregas) y al proceso, como
AISI - American Iron and Steel Institute se explica a continuacin:
AISC - American Institute of Steel Construction Calidad de las entregas: La definicin de
ASCE - American Society of Civil Engineers las entregas, debe incluirse en el Plan de
AWWA - American Water Works Association Proyecto, junto con los detalles pertinentes
AASHTO - American Association of State Highway a los aspectos que se prueban durante los
and Transportation Officials procesos de aceptacin. Los procesos
SETENA- Secretara Tcnica Nacional del para aprobar y aceptar las entregas deben
Ambiente ser detallados, as como los criterios de
Todas las actividades de proceso Constructivo aceptacin acordados con el cliente para
debern realizarse de acuerdo con lo establecido certificar la entrega.
en el Manual de Construccin de Subestaciones
y todos los materiales sern adquiridos de acuerdo

Calidad de los Procesos: Deben Dentro de las Herramientas se puede utilizar
describirse los procesos de verificacin un diagrama de Causa-Efecto (ver figura #28)
para determinar las especificaciones del que identifica las actividades necesarias para
proyecto o aquellos procesos implicados lograr satisfacer los requerimientos de calidad
de la organizacin funcional. Esta seccin establecidos, esto permite identificar la raz de las
identifica la mtrica a usar, el proceso para causas por problemas de calidad y as tomar las
recolectar las medidas y la manera para medidas correctivas necesarias para la mejora
procesar e informar sobre cundo y quin continua.
desempea cada tarea de control.
Figura 28 Diagrama de Causa-Efecto para asegurar la Calidad en el Proyecto.
Este diagrama es ilustrativo para efectos del Posteriormente se realiza una lista de
proyecto, sin embargo, para realizar el diagrama es verificacin que confirma efectivamente el
conveniente seguir desglosando hasta llegar a las desempeo de los factores incluidos en el
causas de manera que este diagrama nos lleve a Diagrama Causa Efecto con fines preventivos.
detectar las causas de los problemas y sobre ellos Como ejemplo se utilizar el proceso de
trabajar el Plan. construccin con sus respectivos factores Ver
figura#29.

Figura 29 Criterios de Calidad para las actividades.
Segn PMI la gestin de calidad incluye: tiene los conocimientos y experiencia para
planeacin, aseguramiento y control, todos realizarlas.
envueltos por la mejora continua. Control de la Calidad
Para el aseguramiento de la calidad del Se realizar un programa de pruebas para
proyecto se seguirn los procedimientos determinar si los procesos, subproductos y
establecidos por la oficina de planeamiento y servicios generados en el proyecto cumplen con los
control del Centro de Servicio Construccin. estndares de calidad relevantes e identifica las
CS CON 4106.00456.2001 maneras de eliminar las causas de los resultados
Posteriormente se debern realizar auditoras insatisfactorios.
de calidad para identificar las lecciones aprendidas El mejoramiento de la calidad ser
que puedan mejorar el desempeo del proyecto y responsabilidad del director de Proyecto ya que
as documentar para otros trabajos que se estn con su equipo de trabajo debe documentar y dar
ejecutando. Estas auditoras podrn ser seguimiento a todas las lecciones aprendidas en la
planificadas o aleatorias y las realizar el realizacin del proyecto para que stas puedan ser
encargado de Calidad del rea de Logstica quien tomadas en consideracin para futuros trabajos.

Se debern realizar reuniones bisemanales la oferta y la demanda de empleo el personal
con los encargados de campo del personal tcnico ocasional ahora cuando ya tiene algn grado de
para discutir aspectos referentes a la calidad de las capacitacin, se cotiza bastante bien con las
obras que se estarn desarrollando. empresas privadas.
El mejoramiento de la calidad del producto ser
producto de la documentacin de las lecciones Identificacin de Stakeholders
aprendidas y de los anlisis de causa efecto de Para que los procesos de esta rea de
los defectos o problemas encontrados en los conocimiento sean ms efectivos se requiere una
diferentes procesos. adecuada y minuciosa identificacin de los
interesados en el proyecto. El equipo de
Gestin de los Recursos Humanos direccin de proyectos debe identificar a los
interesados, determinar sus requerimientos y
La Gestin de los Recursos Humanos del entonces garantizar e influir sobre estos
Proyecto incluye los procesos necesarios para requerimientos para asegurar el xito del
realizar el uso ms efectivo de las personas proyecto.
involucradas en ste. Con la conformacin del Dentro de este proyecto se pueden identificar
equipo de proyecto a cada uno se le asignarn los siguientes interesados:
roles y responsabilidades a las cuales se les dar Director de proyecto
seguimiento a lo largo de todo el proyecto. Cliente
La fuerza de trabajo en proyectos de
Organizacin Ejecutora
construccin puede ser dividida en gerencial o
Miembros del equipo de Proyecto
administrativa y de trabajo de campo, este ltimo
Patrocinador
es el componente ms grande del equipo
Sin embargo, en adicin a estos cinco
destacado para el proyecto.
Stakeholders principales, cada proyecto de
Un aspecto importante a ser tomado en
construccin puede involucrar algunos
cuenta es que al ser el ICE una Institucin
adicionales como por ejemplo:
Pblica, el director de Proyecto no tiene la
Entes Reguladores: Pueden ser
facilidad de escoger su grupo de trabajo, ya que
gubernamentales locales o
aunque l identifique las habilidades y
internacionales que emitan permisos o
conocimientos que se requieren en los
ejerzan control sobre ciertos aspectos del
integrantes del equipo, se ver sometido a utilizar
proceso constructivo.
el personal fijo de la institucin y slo en casos
muy especiales se podr contratar personal de
acuerdo con los requerimientos del director. La
idea de esto es mantener el conocimiento en el
personal que es fijo en la institucin, ya que con

Pblico en General: Pueden ser grupos 1. Estructura Funcional: Estn organizadas
organizados o ciudadanos que se ven de acuerdo con los diferentes
afectados por el proyecto de construccin departamentos.
en fase de ejecucin o la operacin de 2. Estructura en base a proyectos: Los
las facilidades una vez finalizado el participantes del proyecto trabajan
proyecto y puesto en marcha. Este grupo directamente para el director de proyecto.
de interesados tienen una influencia cada As pues a travs del tiempo se ha ido
vez ms creciente en el inicio o no del modificando y se busca trabajar bajo una
proyecto, tambin pueden generar una estructura matricial que considera la combinacin
modificacin en el alcance del proyecto de ambas estructuras, ya que se debe utilizar el
hasta en algunos casos la cancelacin de personal fijo de la institucin el cual tiene un alto
las obras. grado de especializacin para combinarlo con
Influencia de la organizacin en los proyectos personal contratado para el proyecto en
Durante muchos aos en el ICE se ha dado especfico.
una discusin de cmo administrar los proyectos En la figura #30 se detalla una estructura
por lo que se han tenido los dos tipos de matricial:
estructuras organizacionales:
Figura 30 Estructura Matricial

Con base en esta estructura matricial se El tipo y cantidad de miembros del equipo del
podra detallar una estructura organizacional para proyecto dependen de varios factores:
la S.T Mon, por lo que identificando a los Factores ambientales de la empresa
involucrados de los diferentes centros o Organizativos
funcionales, a manera de ejemplo se presentar o Tcnicos
bajo la estructura de proyecto (ver figura #31). Complejidad de la Obra
Tamao del proyecto
o Interpersonales
Cantidad de interrelaciones
o Logsticos
o Polticos
Restricciones
o Estructura de la organizacin
o Convenios colectivos de trabajo
o Condiciones econmicas
Identificacin, documentacin y asignacin de

roles y responsabilidades.
Un rol es el patrn de acciones que se espera

de una persona en actividades que involucran a
otra. El rol que adopta una persona es indicativo
de la posicin que ocupa en el sistema social, la
cual implica derechos y obligaciones, poder y
responsabilidad. Para poder interactuar entre s,
las personas necesitan disponer de algn medio
Figura 31 Organizacin por proyecto
que les permita prever el comportamiento de los
El equipo de direccin de proyecto es un dems. Los roles desempean esta funcin en el
subgrupo del equipo de proyecto y es sistema social.
responsable de las actividades de direccin de
ejecucin de la construccin del proyecto
Subestacin. Mon, pero para realizar su labor
tambin deben realizar los cinco procesos
involucrando las 9 reas del conocimiento para
obtener un plan de proyecto.

Dentro de un proyecto se debe tener claro el Director de Proyecto:
rol de: 1. Coordinar para que se realice el
Patrocinador planeamiento, programacin y las
Director de Proyecto previsiones presupuestarias necesarias para
Asistencia Administrativa el proyecto en su etapa de ejecucin y
Coordinacin de Salud Ocupacional responsabilizarse de que la ejecucin de la
Prevencionista obra se realice de acuerdo con los planes
Planeamiento y Control establecidos.
Control de produccin y costos 2. Coordinar con los ministerios o las

dependencias (estatales o privadas) que, en
Contabilidad
razn de sus programas o campos de accin,
Coordinador de Almacenes
tengan relacin con el proyecto en su etapa
Director de Construccin del Proyecto
de desarrollo.
Coordinador administrativo de la obra
3. Establecer un sistema para evaluar
Coordinacin de suministros
peridicamente el proyecto y medir el logro
Coordinacin de Transportes
de los objetivos definidos, de manera que
Coordinacin de Recursos Humanos
oportunamente se obtenga informacin
Soporte Informativo
exacta sobre su estado y se comuniquen los
Contratacin de Vehculos y Maquinaria
resultados a las autoridades competentes.
Gestor Ambiental
4. Realizar la gestin y administracin integral
Encargado de Campo
del proyecto, as como velar para que se
Encargado de Cuadrilla efecten evaluaciones peridicas de ste.
Inspector de Calidad 5. Autorizar el inicio de la obra o de cualquier
Y muchos otros involucrados que trabajo no contemplado en los planos
aparecen por todo el ciclo del proyecto. originales, que deba cargarse a los fondos
destinados al proyecto, una vez modificados
Para dar una muestra se realizar una los trminos de referencia del Convenio
descripcin de funciones del personal involucrado Interno, previa negociacin con el
en la ejecucin de la construccin del Proyecto administrador del contrato.
de Mon. 6. Autorizar pagos a contratistas, de acuerdo
con los contratos formalizados
Existen documentos normativos con el
manual tcnico para el desarrollo de Proyectos de
Obra Pblica Cdigo 02.00.001.1999, donde se
establecen las funciones de un director de
Proyecto:

7. Establecer la estructura organizativa 2. Gestin de Comunicaciones
apropiada para la ejecucin de la obra, Informes Bisemanales
considerando todos los aspectos que Informes de No Conformidades
intervienen en ella y definir las funciones, Informes de Salud Ocupacional
responsabilidades y autoridad de los Tcnico SPC (Seguridad, Productividad y
participantes, asimismo, proporcionar el Calidad)
apoyo logstico requerido cuando sea 1. Coordinar aspectos de Salud Ocupacional
necesario. Control de uso de Equipo de Proteccin
8. Nombrar al Jefe de Construccin que se Personal
encargue de la construccin del Proyecto. Investigacin de Accidentes
9. Velar por el cumplimiento de las Adquisiciones de Equipo de Seguridad
disposiciones en materia de mitigacin del Revisin de mtodos seguros de
impacto sobre el medio ambiente, indicadas Trabajo
en los estudios de impacto ambiental.
Capacitacin del personal en Salud
10. Velar por el cumplimiento de las normas
Ocupacional
relacionadas con la seguridad y la salud
2. Control de Productividad
ocupacional.
Utilizacin de Mano de Obra
Cualquier otra funcin compatible con su
Utilizacin de maquinaria, vehculos y
cargo, designada por la Autoridad Competente.
equipo
Coordinador administrativo de Obra
Utilizacin de Materiales
1. Coordinar todos los aspectos administrativos
Informes de avance de Obra
de cada obra, entre otros:
3. Control de Calidad
Control de Costos
Lista de Verificacin de actividades
Control de Avance
Mtodos de Trabajo
Control de Inventarios
Identificaciones de no conformidades
Control de Tiempos
Inspector de Control de Produccin y Costos
Gestin de Adquisiciones
1. Captura de Informacin de Costos
Pago de Viticos
2. Captura de Informacin de Avance
Gestin de Recursos Humanos
3. Captura de informacin de tiempos
Solicitud de Movimientos de 4. Digitacin de Informacin de Sistema de
Personal Informacin de Proyectos.
rdenes Patronales
Constancias de salarios
Certificaciones de tiempo
laborado

Encargado de Almacn Organizacin de la empresa
1. Control de inventarios de materiales Influencia de los Sindicatos
2. Control de inventarios de herramientas Convenios colectivos de trabajo
3. Control de inventarios de vehculos Condiciones econmicas
4. Control de inventarios de maquinaria Polticas de ascenso
5. Control de inventarios de equipo menor Entradas a la Planificacin de la
Encargado de Campo organizacin
1. Administracin de campo de la construccin Recursos Humanos
Control de Costos 1. Reclutamiento y seleccin de Personal
Control de Tiempos 2. Trmites de nombramiento de Personal
Control de avance 3. Trmites de movimientos de Personal
Control de Calidad (reasignaciones, vacaciones, ascensos,
Control de Recursos Humanos cambios de centro funcional, permisos con
Control de Alcance goce de salario, permisos sin goce de
Encargado de Cuadrilla salario)
1. Control de recursos asignados 4. Induccin del trabajador en el puesto de
2. Cumplimiento de metas de trabajo trabajo
peridicas (diarias, semanales, 5. Orientacin a nuevos funcionarios
bisemanales) 6. Autorizacin de firmas
3. Control de avance 7. Trmites de personal (En General)
4. Reportes de Produccin 8. Capacitacin de personal
5. Reportes de no conformidades 9. Clasificacin y valoracin de puestos
6. Utilizacin de Equipo de Proteccin 10. Planillas
Personal 11. Captura de tiempo
7. Seguimiento de mtodos correctos de
trabajo
8. Seguridad Basada en el comportamiento.
Para determinar el tipo de organizacin que
se debe utilizar para administrar el proyecto
deben tomarse en cuenta los siguientes puntos:
Complejidad tcnica de la obra
Ubicacin geogrfica
Tamao de la obra
Cantidad de personal
Controles de obra por implementar

En la siguiente figura #32 se observa una Otra herramienta que puede ayudar a planear
representacin de los diferentes involucrados en y que permite confirmar con los involucrados
el proceso de Construccin, con esto lo que se clave dnde se requiere que apliquen sus
pretende es que se visualice que en todo conocimientos y habilidades es una matriz de
proyecto existe una gran cantidad de personas y funciones en la cual se detalla quin debe hacer
que el aporte de cada uno es fundamental para la actividad y quin la ejecuta, esta matriz se
obtener el producto final, cumpliendo de este disea durante el desarrollo del Plan y se debe
modo las expectativas del cliente. actualizar a lo largo del proyecto.
En este caso utilizar la matriz de funciones
para la Subestacin Mon en la etapa de
ejecucin la cual involucra a Planeamiento y
Control, Estudios Bsicos, Diseo, Permisos,
Adquisiciones, y el Sistema Constructivo. Ver
figura #33.
Figura 32 Representacin de los involucrados del proyecto

Figura 33 Matriz de funciones para la Subestacin de Mon

Gestin de las Comunicaciones diseador/director de proyecto pueden tener un
efecto serio en el costo y programa del proyecto y
La gestin de las comunicaciones del podran llevar a reclamos. Se debe tratar de
proyecto incluye los procesos requeridos para estimar la cantidad de RFIs que podran
asegurar la generacin, la recoleccin, la generarse durante la vida del proyecto.y
distribucin y almacenamiento y disposicin final determinar una manera eficiente y rpida para
de la informacin del proyecto en forma oportuna responderlas y registrar los resultados. Algunas
y apropiada. Representa el enlace crucial entre veces estas indicaciones estn o se pueden
las personas, las ideas y la informacin necesaria establecer en el contrato del proyecto incluyendo
para una comunicacin exitosa. Cualquier el tiempo permitido para responder.
persona involucrada en el proyecto debe estar
preparada para enviar o recibir comunicaciones, y Requerimientos de Comunicacin.
debe entender cmo las comunicaciones en las Los requerimientos de comunicacin son la
que estn involucrados, afectan el proyecto como suma de los requerimientos de informacin de
un todo. todos los stakeholders y particularmente de los
Para un proyecto de construccin, el equipo involucrados directamente en la construccin del
de proyecto y principalmente el director de proyecto. El PMBOK establece que los
proyecto son el punto focal de las requerimientos se definen por la combinacin
comunicaciones del proyecto, no solamente para del tipo y formato de la informacin requerida
distribuir informacin generada por el proyecto, con un anlisis del valor de la informacin. Deben
sino que tambin para recolectar, analizar y invertirse recursos solamente en comunicar
responder a informaciones de los stakeholders. informacin que contribuya al xito o donde la
falta de comunicacin pueda llevar a un fracaso.
Planificacin de las Comunicaciones.
La planificacin de las comunicaciones Plan de gestin de las comunicaciones:
involucra la determinacin de las necesidades de 1. Estructura de recoleccin y archivo que
informacin y comunicacin de los stakeholders. detalla qu mtodos se usarn para
Debe definirse qu informacin se genera, en qu obtener y almacenar los distintos tipos
plazo, cmo se distribuir y quin tendr esta de informacin. Los procedimientos
responsabilidad. deben cubrir tambin la recoleccin y
Una de las mayores consideraciones en distribucin de actualizaciones y
planificacin del sistema de comunicaciones para correcciones del material distribuido
un proyecto de construccin es la forma en que anteriormente
se manejarn las solicitudes de informacin
(Request for information, RFI). Estas .
comunicaciones entre el constructor y el

2. Estructura de distribucin que detalle a Matriz de Comunicaciones
quin se entregar la informacin Para este proyecto ubicado en Mon se
(informes de situacin, datos, determin que una de las deficiencias que se
cronogramas, documentacin tcnica, tienen es la comunicacin entre los diferentes
etc.) y qu mtodos (informes escritos, grupos que componen el equipo de trabajo, es
reuniones, etc.) se usarn para por esta razn que se promueve la utilizacin de
distribuir los distintos tipos de una matriz de comunicacin que permita
informacin. Esta estructura debe ser mantener informados a los involucrados y
compatible con las responsabilidades y asegurar una comunicacin efectiva. Ver figura
relaciones de reporte descritas por el #34
organigrama del proyecto.
Figura 34 Matriz de Comunicacin

Esta matriz se disea durante la planeacin y electrnico, impreso y sobre todo quin es el
se actualiza a lo largo del proyecto, debe incluir el responsable de generar la informacin y su
nombre de los involucrados, qu rol desempean posterior distribucin.
en el proyecto, nmero telefnico y correo Calendario de Eventos
electrnico, esta informacin es bsica pues en El calendario de eventos permite tener una
muchas ocasiones se tienen preguntas sobre visin grfica completa de los eventos ms
algn tema en especfico, sin embargo, no se importantes a lo largo del calendario del proyecto,
conoce dnde localizar a la persona o se invierte facilitando la integracin de sus objetivos. Por
una gran cantidad de tiempo para poder experiencia, en este tipo de proyecto al no tener
encontrarlo. Incluir en los dos reglones claro un calendario de eventos, generalmente, no
superiores el tipo de reporte o documento y su se genera la informacin en las fechas indicadas
periodicidad, se pueden utilizar smbolos que ni tampoco llega el personal clave a las reuniones
indiquen si la informacin se entregar por correo de seguimiento. Ver ejemplo en la figura #35
Figura 35 Calendario de Eventos

Este calendario permite programar El informe bisemanal sirve para verificar qu
adecuadamente las actividades por realizar a actividades se deben desarrollar durante la
travs de la duracin del proyecto o enviar un siguiente bisemana, adems, permite visualizar
representante en caso que no pueda asistir. qu problemas se tienen y cmo stos pueden
Adems mediante las minutas (ver ejemplo en generar un atraso o costo mayor en la obra, por lo
anexo # 1) se podr conocer el desarrollo de las tanto se deben proponer acciones correctivas que
juntas. Con este calendario se identificarn las vayan en pro de solventar esas dificultades.
fechas importantes del proyecto y as estar Tambin se debe entregar informacin del valor
atentos por si se debe entregar algn reporte o ganado que mide el desempeo, tomando en
informe. cuenta parmetros tanto de tiempo como de
costo, es importante llevar el control del gasto y el
Informes costo en las rdenes de cambio as como las
fechas clave y lecciones aprendidas durante esa
Desde que se elabor el calendario de bisemana. Para finalizar se debe especificar
eventos se programaron las fechas de entrega de cules son los requerimientos para ejecutar la
los informes bisemanales y mensuales por lo obra normalmente y un detalle de fotos del
tanto se debe elaborar una herramienta en la que avance obtenido a la fecha.
establezcan los contenidos generales del En la figura #36 se detalla el formato en el
desarrollo del proyecto. cual debe entregarse el informe Bisemanal:

Figura 36 Informe Bisemanal
El informe mensual es otra herramienta una documentacin fotogrfica. En la figura #37

bsica para mantener informados a los se detalla el formato propuesto para realizar el
involucrados clave del proyecto, este informe informe mensual.
debe ser ms detallado ya que debe abarcar
informacin de actividades, alcance, tiempo,
presupuesto, calidad, riesgos, requerimientos y

Figura 37 Informe Mensual

Gestin del Riesgo
La Administracin del Riesgo, implica el arte

y la ciencia de identificar, medir y responder a las d) Planes de Continuidad de Negocio
amenazas de una empresa o proyecto, a travs e) Financiamiento de Riesgos
de su ciclo de vida y en funcin de los mejores Por otro lado, el Consejo Directivo del ICE
intereses y de los objetivos planteados. aprob una serie de polticas (30 artculos)
Todas las decisiones organizacionales relacionadas con la temtica del riesgo y la
implican cierto nivel de riesgo, para lo cual las organizacin pone a disposicin de los gerentes
empresas desarrollan modelos para su manejo de de proyectos una serie de herramientas que
acuerdo con sus expectativas, cultura y permiten crear un ambiente de trabajo orientado
objetivos. a mitigar el riesgo de forma pro - activa.
La importancia de la Administracin de Los riesgos de un proyecto son
Riesgos, es que ayuda a evitar la mentalidad de circunstancias o eventos que existen fuera del
apaga incendios en las organizaciones; a travs control del equipo de proyecto y que tendrn un
del tratamiento con riesgos antes de que stos se impacto positivo o negativo en el proyecto si los
vuelvan verdaderos problemas. mismos ocurren. Puede no ser posible eliminar
El Riesgo son las actividades en las cuales por completo los riesgos pero pueden ser
no se puede tener total control y que si se dan anticipados y administrados reduciendo as la
podran poner en riesgo el proyecto. Con el probabilidad (y el efecto) de que ocurran.
anlisis de riesgo se busca ser muy preventivo
desde la planeacin. Tcnicas de Diagramacin.
Para identificar los riesgos del proyecto actual
Polticas de Gestin de Riesgos de la se utiliz la herramienta de anlisis del diagrama
Organizacin Causa Efecto, con el objetivo de enlistar todas
En el Instituto Costarricense de Electricidad las causas o riesgos potenciales que pueden
existe un rea denominada Direccin de Gestin tener un efecto negativo en el proyecto o sobre la
Integral de Riesgos, adscrita a la Gerencia calidad de los entregables. La figura #38 muestra
General, dicha instancia ha desarrollado un los riesgos identificados para el proyecto por
modelo integral para la atencin de riesgos, el medio de la espina de pescado.
cual se basa en cinco pilares fundamentales:
a) Proteccin del Recurso Humano
b) Proteccin del Patrimonio y los Ingresos
c) Proteccin a los procesos y las
actividades

DIAGRAMA DE ANLISIS CAUSA-EFECTO
IDENTIFICACIN DE RIESGOS PROYECTO
SUBESTACIN MON #4 AMPLIACIN #9
Riesgos Riesgos de la
Externos Organizacin
Inadecuada
Restricciones No priorizacin
Hurto o robo distribucin de
presupuestaria de proyectos
recursos
Sabotaje -
No obtencin de terrenos Carencia de polticas Inadecuada
Vandalismo
y procedimientos estructura
Variaciones en el documentados organizacional
Huelgas
costo de materiales
Oposicin de Financiamiento
Impacto Ambiental
Vecinos interrumpido
Inapropiada Eventos o desastres

Gestin Ambiental de la naturaleza
Riesgos del
Proyecto
Personal no Mala definicin
idneo del alcance Baja calidad Diseos
constructiva inadecuados
Inadecuada administracin Plan de proyecto
del proyecto inadecuado
Mala
Estimacin de costos y Atraso en el abastecimiento Diseos
conceptualizacin
tiempo inapropiados de materiales incompletos
del proyecto
Riesgo laboral
Riesgos de la Gestin Riesgos Tcnicos,

del Proyecto Calidad y Ejecucin
Figura 38 Diagrama de Causa Efecto. Identificacin de Riesgos en el Proyecto

Tipos de Riesgos otros proyectos de la organizacin. Los
riesgos identificados van desde una
Los riesgos identificados estn agrupados en cambiante priorizacin de proyectos,
cuatro categoras principales, a saber, carencia de polticas y procedimientos
a) Riesgos Tcnicos, de Calidad o documentados hasta financiamiento
Ejecucin: se refieren a la confiabilidad interrumpido.
de la tecnologa o an no probada, d) Riesgos Externos: se refieren al entorno
objetivos de ejecucin no realistas, legal o regulatorio cambiante, cuestiones
cambios a la tecnologa usada o a los laborales, prioridades variantes del
estndares de la industria durante el dueo, riesgo del pas y clima. Riesgos
proyecto. Se orienta a aspectos tcnicos de fuerza mayor, tales como terremotos,
y especializados como estudios y inundaciones e intranquilidad social, los
diseos inadecuados o incompletos, la cuales requieren ms que gestin del
baja calidad constructiva, riesgos riesgo, acciones de recuperacin efectiva
laborales, hasta la mala ante los desastres.
conceptualizacin del proyecto. Posteriormente se debe definir el impacto
b) Riesgos de Gestin del Proyecto: se potencial de cada riesgo y su probabilidad de
orientan a la deficiente asignacin de ocurrencia, esto se logra mediante un cuadro de
tiempos y recursos, calidad inadecuada medicin de impacto (cuadro #16) y otra de
del plan del proyecto y pobre uso de las convenciones de probabilidad (La medicin de la
disciplinas de gestin del proyecto. probabilidad es un elemento netamente
Dentro de esta categora se pueden estadstico. Si la organizacin no cuenta con
nombrar el no contar con el personal datos estadsticos se puede recurrir al juicio de
idneo, tener una inadecuada experto) Ver cuadro #17
administracin del proyecto, una mala CUADRO 16 MEDICIN DEL IMPACTO
definicin del alcance y por ende un EN LA MATRIZ DE RIESGO
inadecuado plan de proyecto, hasta
atrasos en el abastecimiento de
materiales.
c) Riesgo de Organizacin del Proyecto:
tales como objetivos de costo, tiempo y
alcance que son internamente
inconsistentes, falta de priorizacin de
proyectos, financiacin inadecuada o
interrumpida y conflictos de recursos con

CUADRO 17 CONVENCIONES DE CUADRO 18 CATEGORIZACIN DE
PROBABILIDAD RIESGOS
Posteriormente se debe categorizar el riesgo

en funcin de su impacto y probabilidad, cuyos
valores se definen desde muy alto hasta muy
bajo. Ver cuadro #18
Alternativas de Manejo
Una vez establecida la categorizacin de los

riesgos para aqullos con categora desde alta y
muy alta se debe desarrollar un enfoque de
alternativa de manejo de cada riesgo. En el
cuadro #19 se presentan cinco formas para
enfrentar los riesgos.
CUADRO 19 ALTERNATIVAS DE MANEJO

Con toda la informacin de las tablas utilizar durante el desarrollo del proyecto y se
anteriores se puede realizar una matriz que actualizar cuando las condiciones de riesgo
desarrolle posibles respuestas y asignar cambien. Ver cuadro #20
responsables para el manejo de riesgos, sta se
CUADRO 20 MATRIZ DE ADMINISTRACIN DE RIESGO

Posibles
RIESGO Impacto Prob % Categor Plan de accin Responsable
respuestas
Evitar: Iniciar trmite de Programar un monitoreo
Adquisicin de Director de
Cr 90% Muy Alto compra 1 ao antes del mensual de avance de
terreno proyecto
inico compra
Reducirlo: Informar a Buscar alternativas de
Financiamiento los involucrados sobre materiales, mano de obra, Director de
Cr 90% Muy Alto
interrumpido las limitaciones equipo y herramientas de proyecto
econmicas otros proyectos
Verificacin mensualmente
Diseos Reducirlo: Controlar Director de
Cr 30% Alto que los requerimientos avance en el desarrollo de proyecto
Inadecuados
del cliente sean claros los planos
Reducirlo: Realizar un
Monitorear e implementar
Impacto estudio de Impacto Director de
Se 40% Medio el estudio de impacto
Ambiental ambiental proyecto
Ambiental

Administracin y Monitoreo de Acciones
6. Responsable: Registra el nombre de la
Cada uno de los riesgos debe ser registrado entidad o persona responsable de desarrollar el
y estructurado en un Plan de Accin el cual forma proceso de manejo del riesgo.
parte integral del plan de proyecto. 7. Nombre de la Actividad: Registra el nombre o
ste describe brevemente las acciones descripcin de la actividad asociada de forma
definidas (ya sean mitigantes o contingentes) directa al riesgo.
correspondientes a cada riesgo. En este caso la 8. EDT: Registra el cdigo o identificador de la
documentacin del plan de accin sirve para actividad en la estructura de desglose de
monitorear las acciones y define toda la trabajo (WBS Work Breakdown Structure).
estrategia de manejo de la mitigacin o la 9. Descripcin del riesgo: explica en detalle en
contingencia. El Plan de Accin debe qu consiste el riesgo asociado a la
administrarse en caso de que se presente el actividad.
evento, para ello se utiliza un esquema de 10. Interno/Externo: define si el riesgo proviene
documentacin de riesgos (ver figura #39) con los de una fuente interna o externa. Esto permite
siguientes componentes: establecer el grado de dificultad o la
1. Nmero de riesgo: nmero que identifica al capacidad de manejo del riesgo por parte del
riesgo en todo el plan. responsable.
2. Clasificacin: establece la categora del 11. Impacto: determina el grado o nivel de
impacto del riesgo en: Crtico, Serio, impacto del riesgo, en bajo, medio o alto.
Moderado, Menor y Despreciable. 12. Descripcin del impacto: explica en detalle
3. Estado del Riesgo: define si el riesgo est cul es la consecuencia de la ocurrencia del
activo (riesgo potencial que hay que monitorear), riesgo sobre la actividad y el proyecto.
si el riesgo es pasivo (por ahora no representa 13. Alternativa: define cul es la alternativa ms
peligro, aunque puede activarse en cualquier viable para enfrentar el riesgo, segn los
momento) o si se ha desestimado (el riesgo ha criterios de evitarlo, reducirlo, asumirlo,
dejado de serlo ya sea porque ya ocurri o transferirlo u obtener mayor informacin.
porque nunca se va a dar, no es necesario 14. Plan de accin: explica en detalle en qu
monitorearlo ms). consisten las acciones correctivas a
4. Fecha: establece una fecha de referencia desarrollar, segn sea la alternativa elegida.
para ubicar en el tiempo, el momento de
identificacin o documentacin del riesgo.
5. Probabilidad: establece la probabilidad de
que el riesgo ocurra en un rango definido

Figura 39 Plantilla para documentacin de Riesgos

Gestin de las Adquisiciones Definir responsabilidades para las
diferentes reas y grupos vinculados a la
obtencin de los equipos por medio de
En la gestin de las adquisiciones deben
las compras directas y por las realizadas
identificarse las necesidades (bienes y servicios)
por caja chica.
del proyecto que sern adquiridas con el fin de
El ICE est facultado para la realizacin
alcanzar los objetivos propuestos. El resultado
diferentes tipos de contrataciones dentro de
final de este proceso es un plan de adquisiciones
las cuales estn:
que refleje una estrategia a seguir para cada una
Compra Directa: Van hasta un monto de
de las compras.
28.300.000,00
Una de las polticas de la empresa es
proporcionar a los grupos operativos equipos y Licitacin Restringida: Van desde
materiales de primera calidad, con los cuales 28.300.000,00 hasta 90.500.000,00
puedan realizar sus actividades en el tiempo Licitacin por Registro: Van desde
indicado y con los estndares de calidad fijados 90.500.000,00 hasta 204.000.000,00
para el proceso operativo, es por esta razn que Licitacin Pblica: Son los montos
las adquisiciones son un tema fundamental en el mayores a 204.000.000,00
desarrollo de los proyectos y pueden inclinar la Tambin se tiene la opcin de compras por
balanza para indicar que el proyecto fue exitoso o caja chica hasta un monto por 300.000,00
no.
El alcance de esta gestin de adquisiciones Las compras deben planificarse con
abarcar los grupos operativos vinculados suficiente tiempo de anticipacin ya que algunas
directamente a la realizacin de proyectos de de estos tipos de compras duran ms de un ao
construccin de Obras Electromecnicas de la para lograr tener el producto en Costa Rica. Es
UEN PySA. recomendable la utilizacin de un formulario que
Dentro de los objetivos que existen para la nos permita planear las adquisiciones. En la
elaboracin de un plan de adquisiciones estn: figura #40 se detalla el propuesto:
Adquirir los equipos, herramientas y

materiales en el menor tiempo posible, de
esta manera fortalecemos la realizacin
de la actividades en forma eficiente y
eficaz.
Establecer tiempos reales y precisos para
la realizacin de las compras necesarias,
sin necesidad de presentarse retrasos de
tiempo en la obtencin de los artculos.

Figura 40 Plan de Adquisiciones
Para este proyecto se analizarn las cotizacin deber ser realizado por el gestor de
adquisiciones que ser realizan por medio de seguridad del grupo.
solicitud de suministro o compra directa y las que Todas las ofertas debern ser revisadas para
se ejecutan por medio de la caja chica. verificar si el artculo ofertado cumple con las
En general en el proceso de cotizacin de especificaciones tcnicas solicitadas por el
equipos y materiales se deben realizar como ingeniero de la obra, una vez hecha la revisin de
mnimo tres cotizaciones de diferentes oferentes. las ofertas se procede a adjudicar aqulla que
Estas cotizaciones debern contener: brinde las mejores condiciones para la institucin.
1. Costo Unitario y total de los artculos Las adquisiciones generalmente son un punto
solicitados. crtico para los proyectos, su tarea consiste en
2. Especificaciones tcnicas del equipo o abastecer la obra con todos los elementos
material solicitado. necesarios (maquinaria, equipos, materiales y
3. Tiempo y lugar de entrega del equipo o otros) y que cumplan con las condiciones de
material solicitado. costo, calidad y oportunidad, requeridas por el
Estas cotizaciones estarn a cargo del proyecto.
encargado de compras o del jefe administrativo. Bsicamente la gestin de adquisiciones del
Si el equipo a adquirir es especializado y/o proyecto deber contemplar algunos aspectos
vinculado a aspectos de seguridad, el proceso de bsicos como:

Definicin de compras que se realizarn mismas, es por esto que se recomienda la
internacionalmente y cules utilizacin de un formato que permita obtener
nacionalmente. informacin detallada del material o equipo a
Identificar los tipos de contrato para cada comprar. En la figura #41 se ver el
compra recomendado:
Organizar los equipos de trabajo
oportunamente estableciendo adecuados
mecanismos de coordinacin y control
documentario con la ingeniera, finanzas,
construccin, administracin.
Para lograr una adecuada gestin de
adquisiciones se debe realizar, adems del plan
de adquisiciones, una planificacin de las
Figura 41 Planificacin de las Adquisiciones
Control del Plan El control tiene por objetivo informar del

cumplimiento del plan, mediante una supervisin
Una vez definido el plan de adquisiciones, la en el cumplimiento de los hitos programados para
organizacin y los servicios de apoyo, se deben cada orden de compra. Inicialmente se detallarn
acordar los procedimientos para ejecutar al las adquisiciones por Caja Chica:
detalle las tareas que se realizarn.

Inicialmente la persona solicitante debe Finalmente el comprador gestiona la
realizar un anlisis de las necesidades, en las autorizacin de las facturas ante las jefaturas. Si
cuales debe tomar en cuenta las caractersticas el monto es inferior o igual a 200.000 lo autoriza
tcnicas del bien o servicio, la cantidad si, es un el coordinador de rea, si el monto es superior a
bien, o el perodo si se trata de un servicio. 200.000 o igual a 300.000 lo autoriza el
Adems, el solicitante debe fundamentar sus Director del Centro de Servicio, si se trata de
necesidades de acuerdo con un plan de trabajo, a formacin de capital (activos) la aprobacin es
fin de hacer la solicitud con suficiente tiempo, exclusiva del Director. El comprador liquida las
para que de tal manera el comprador pueda facturas en el fondo de trabajo #402 del Centro
programar la compra. de Servicio de Construccin.
Se procede a llenar la Frmula Solicitud En la figura #42 se detalla el diagrama de
Autorizacin de Compra (Ver anexo # 2), con los compras por caja Chica:
datos iniciales: Fecha, caractersticas del bien o
servicio y actividad en que se utilizar,
cantidades, cuenta, nombre y firma del solicitante.
Se informa al encargado de Obra o
Coordinador de rea a fin de obtener su anuencia
para adquirir el bien o servicio, si la respuesta es
negativa concluye el trmite, si por el contrario la
respuesta es positiva se le solicita el visto bueno
en la solicitud, Si el bien es un activo (formacin
de capital) requiere la aprobacin del coordinador
financiero y el visto bueno del Director del Centro
de Servicio, as como el visto bueno de la Unidad
Estratgica de Negocios.
Al comprador le corresponde hacer las
cotizaciones, realiza el cuadro comparativo,
termina de llenar la frmula de Solicitud de
autorizacin de Compra, enva el documento al
solicitante para su respectiva adjudicacin.
Posteriormente se procede a realizar la
compra y entrega del bien o contrato de servicio
al respectivo solicitante quien debe firmar la copia
de la factura como recibida.

Figura 42 Flujo para adquisiciones por fondo de Trabajo.
Las adquisiciones por solicitud de suministro Cumplimiento de lugar de entrega

se realizan para los montos que no superen los Aceptacin de la forma de pago
28.300.000, se debe elaborar un cartel, ste es Cumplimiento de la garanta solicitada.
publicado, se reciben las ofertas, son revisadas Para este tipo de compras en algunas
segn los criterios solicitados, dentro de los ocasiones los oferentes deben presentar
cuales se citan: muestras de los artculos ofrecidos con la
Cumplimiento de la cantidad solicitada finalidad de verificar el cumplimiento de
Cumplimiento de especificaciones especificaciones tcnicas y aspectos de calidad.
tcnicas
Cumplimiento de tiempo de entrega

Se deber realizar un cuadro comparativo en al final llega a proveedura y sale la orden de
el cual se analice el cumplimiento de compra que es retirada por el oferente, que hace
especificaciones y ser ordenado de mayor a entrega del material segn lo solicitado en el
menor costo. Cartel.
Posteriormente inicia un proceso de firmas a En la figura #43 se detalla el diagrama de
travs de varias reas de la institucin hasta que compras por Solicitud de Suministro:
Figura 43 Flujo para adquisiciones por Solicitud de Suministro

En el rea de compras el encargado deber cdigo del material, descripcin del material,
entregar un informe mensual de cmo van todas costo estimado, costo recomendado, fecha de
las compras de la obra, para esto deber inicio del proceso de compra y fecha de
especificar el nmero de solicitud, nmero de finalizacin, para obtener el nmero de das que
consecutivo, obra, responsable de la compra, dur en adquirirse el material. Ver cuadro #21
CUADRO 21 INFORME DE SOLICITUDES DE SUMINISTRO
Cierre del Proyecto
A travs de todo el desarrollo del proyecto se

van dando errores y logros que deberan ser
documentados para buscar un mejor desempeo
en la prxima experiencia, es por esto que se
debe realizar una base de datos que permita
obtener soluciones a los problemas que se
afrontan diariamente.

Las lecciones aprendidas pueden ser situacin, adems se debe crear un cambio de
documentadas a travs de las 9 reas del cultura en el cual no solamente documentemos
conocimiento y en los cinco grupos de proceso, los logros sino tambin los errores, ya que a base
es por esto que no se ha incluido en el trabajo de stos se genera la experiencia para los futuros
sino es hasta ahora, pues sera sumamente proyectos. El formato propuesto se detalla en la
repetitivo, sin embargo es importante figura 44:
documentarla en el momento que sucedan y no
esperar que se pierda el objetivo de obtener
todos los aspectos que estn involucrados en la
Figura 44 Lecciones Aprendidas
El cierre considera la entrega de todos los El cierre administrativo pretende documentar

documentos generados durante el desarrollo del el presupuesto y programa finales, reportes de
proyecto, se puede analizar el cierre tanto campos, lecciones aprendidas y una gran
administrativo como el contractual, stos tienen cantidad de informacin que se puede obtener de
como objetivo facilitar la informacin del proyecto las diferencias reas de conocimiento a travs de
para ser tomada como referencia en posteriores los procesos.
trabajos. Para realizar el cierre se deber realizar un
informe segn el formato que se detalla en la
figura #45.

Figura 45 Informe Administrativo de Cierre
Dentro del cierre contractual, generalmente lo de esta forma se procede con el cierre de las
que se hace es entregar los planos de cmo el cuentas.
proyecto fue construido esto para facilitar las
labores del grupo de mantenimiento o para
posteriores ampliaciones en las subestaciones,
adems se debe enviar una nota al rea de
Financiero indicando que el proyecto se finaliz y

Conclusiones
Se debe capacitar al personal de la Actualmente en el ICE se utiliza una

institucin para la utilizacin del SIPP Autorizacin de Trabajo (A.T), como
(Sistema de Informacin para Proyectos) documento formal para la aprobacin de
y de esta manera se tendr un mayor la ejecucin de un proyecto, pero ste no
control de costos en las diferentes obras. contempla toda la informacin necesaria
La concientizacin del personal de la por lo que es indispensable realizar un
importancia de la elaboracin de un plan cambio que permita desarrollar un plan
de proyecto que permita recoger integrado del proyecto y que la A.T sea
informacin tcnica y prctica muy un documento de apoyo al plan.
valiosa para futuros proyectos. La definicin clara y completa del alcance
Con la utilizacin de la metodologa PMI permite crear un marco referencial para
se puede realizar el planeamiento integral todos los interesados lo cual minimiza los
del proyecto subdividindolo en grupos y cambios en las obras a ejecutar.
reas de Conocimiento. La estructura organizacional del ICE vara
La planificacin es una herramienta dentro de la misma Unidad Estratgica de
fundamental para la toma de decisiones Negocios por lo que las facultades del
en la construccin. Sin planificacin, la Director de Proyecto muchas veces estn
ejecucin, control y cierre se transforman limitadas, por lo que los proyectos no
en un verdadero problema que se avanzan de acuerdo con lo esperado.
reflejar en el rendimiento del proyecto. Unificar esfuerzos mediante reuniones en
Debe evitarse la duplicacin de funciones las cuales un grupo de profesionales
y roles pues esto encarece los costos aporten sus ideas para el mejoramiento
globales para la empresa. de la administracin de nuestros
Mediante reuniones ejecutivas en las proyectos.
cuales se informe sobre el avance de los
proyectos permitir involucrar a todos los
involucrado de la obra.

Mediante la elaboracin de un plan de La asignacin de recursos en relacin
gestin de las comunicaciones se con las restricciones presupuestarias es
asegura que la comunicacin entre los un aspecto importante a considerar en el
interesados en el proyecto sea efectiva desarrollo de los proyectos, mientras no
para evitar polmicas a lo largo del se cuente con la autoridad y autonoma
proyecto. para decidir cunto presupuesto se va a
El anlisis de riesgo es un aspecto que asignar a un proyecto es difcil proyectar
no se ha incorporado a los proyectos, sin la cantidad requerida y se recurre a
embargo, mediante la elaboracin de un desplazamientos en detrimento del costo,
plan de gestin de riesgo se puede calidad y tiempo del proyecto.
definir, evaluar y valorar el riesgo Mediante la elaboracin de un plan de
asociado al proyecto en cuanto a costo, gestin de Costos se podr realizar un
tiempo y calidad. control efectivo del presupuesto
La naturaleza temporaria de los destinado para las obras.
proyectos implica que las relaciones La gestin de Integracin de Proyecto
personales y organizacionales sern deber contener como mnimo
generalmente temporales y nuevas, pero informacin sobre el perfil del proyecto,
es importante crear un pool de recursos EDT, organigrama, estimaciones de
que permita garantizar el acople con la costo, cronograma, flujo de personal,
cultura organizacional de la empresa y matriz de responsabilidades, calendario
los roles y responsabilidades que deben de eventos y los ochos planes de gestin
desempear en los proyectos. complementarios.

Apndices
Apndice # 1
Catlogo Contable
Apndice # 2
Cronograma de Actividades de Subestacin Mon
Proceso Constructivo
Apndice # 3
Presupuesto Base
Apndice # 4
Control Presupuestal

Apndice # 1

Apndice # 2

Apndice # 3

Apndice # 4

Anexos
Anexo # 1
Minutas
Elabor: ICE
Anexo # 2
Frmula de Solicitud Autorizacin de Compra
Elabor: ICE

Anexo # 1

Anexo # 2

Referencias
Briceo, P. 1996. ADMINISTRACIN Y

DIRECCIN DE PROYECTOS.
Chile: : McGraw-Hill Interamericana de
Chile LTDA.
Chamoun, Y. 2002. ADMINISTRACIN
PROFESIONAL DE PROYECTO LA GUIA
Mxico: McGraw-Hill Interamericana
Editores, S.A. de C.V.
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PROJECT MANAGEMENT, 2da Ed.
Wiley Computer Publishing, p.65


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Plan de Proyecto de

Ing. Rolando Solano Rodrguez

Diciembre del 2005

INSTITUTO TECNOLGICO DE COSTA RICA

Este proyecto pretende mostrar la forma en la El objetivo general de este proyecto es

Plan de Proyecto de Construccin Subestacin Mon #4 Ampliacin #9 1

Formular un Plan Gestin de la Calidad que

obras no se est realizando adecuadamente es Humanos que brinde las herramientas

de Proyecto que llene este faltante. el proyecto.

Se realizaron reuniones con el personal Formular un Plan de Gestin de las

mejorarse para obtener un Plan de Proyecto el proyecto.

acorde con las necesidades de la oficina. Formular un Plan de Gestin de Respuesta a

plantearon estn: necesarias para planificar, ejecutar y controlar

Realizar un Perfil de Proyecto y presentar un el proyecto.

formato que ejemplifique su uso. Formular un Plan de Gestin de las

brinde las herramientas necesarias para ingeniera para la obtencin de informacin

brinde las herramientas necesarias para

2 Plan de Proyecto de Construccin Subestacin Mon #4 Ampliacin #9

Plan de Proyecto de Construccin Subestacin Mon #4 Ampliacin #9 3

globalizacin y la competencia a la que veces cuenta con los datos necesarios en el

prepara mediante la aplicacin de conocimientos, alcances.

habilidades, herramientas y tcnicas aplicadas a Esto conlleva a la necesidad de modificar una

esto que el Centro de Servicio Construccin de la lo que posteriormente en el proceso de ejecucin

de base para el enriquecimiento tcnico de sus El objetivo general de este proyecto es

profesionales. realizar un Plan de Proyecto tomando como

Propiamente dentro de Construccin de referencia algunos datos bsicos de la

Obras Electromecnicas, se da la ejecucin de subestacin Mon #4 Ampliacin # 9, con un

los proyectos de construccin de subestaciones, enfoque basado en procesos, mediante el cual se

quedado documentada para beneficio de la para desarrollar un ambiente de calidad en

organizacin, es as como el conocimiento se va nuestras construcciones.

perdiendo y la institucin es la perjudicada. Dentro de los objetivos especficos de este

Esta organizacin posee un sistema de proyecto estn:

planificacin general donde existe un Realizar un Perfil de Proyecto y presentar un

procedimiento para la planificacin de la formato que ejemplifique su uso.

4 Plan de Proyecto de Construccin Subestacin Mon #4 Ampliacin #9

Plan de Proyecto de Construccin Subestacin Mon #4 Ampliacin #9 5

los objetivos planteados, posteriormente se Management Institute, adems del procedimiento

se recopil mucha la informacin terica sobre la U.E.N. PySA y el libro de Administracin

administracin de proyectos. Profesional de Proyectos La Gua.

Despus de plantear el proyecto al Director Se realizaron reuniones bisemanales con el

Servicio en lo que respecta a la administracin de actividades.

sus proyectos. Finalmente se logr realizar el documento

Se busc informacin de cmo se han que contenga los componentes necesarios de un

planificado trabajos anteriores y cul es la Plan de Proyecto de acuerdo con las

metodologa que se utiliz. Adems se recopil necesidades que se plantean en la institucin, y

de Planificacin y control, Gestin del sistema y marco de regencia y ejemplo. La figura #1

participaron en el proyecto Subestacin La Caja. documento.

6 Plan de Proyecto de Construccin Subestacin Mon #4 Ampliacin #9

Plan de Proyecto de Construccin de Subestacin Mon #4 Ampliacin #9 7

Definicin de proyecto "Esfuerzo temporal que se emprende

Entre las varias definiciones de qu es un para crear un producto, servicio o

proyecto, se destacan las siguientes: resultado nico".6

propsito y que se deben completar en crear un producto o servicio nico", que es la

un tiempo especfico, dentro de un definicin propuesta por el Project Management

especificacin".3 caractersticas propias de los proyectos, a saber:

"Intento por lograr un objetivo especfico la temporalidad, unicidad y elaboracin

mediante un juego nico de tareas progresiva.

interrelacionadas y el uso efectivo de La unicidad se refiere a que un proyecto es

recursos"4 un intento nico, ya que antes no se ha hecho y

tienen un objetivo especfico que debe condiciones y especificaciones. La temporalidad

de comienzo, tienen lmites de fechas de comienzo y fin bien definidas. La

presupuesto, consumen recursos elaboracin progresiva significa que los productos

humanos y no humanos y son o servicios deben llevarse a cabo, progresando