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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

GUA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE


FORMACIN COMPLEMENTARIA VIRTUAL
Cdigo: F00x-P00x-GFPI versin: 01
Proceso Gestin de la Formacin Profesional Integral
Procedimiento Creacin y Adecuacin de Programas
de Formacin Virtual y a Distancia

GUA DE APRENDIZAJE
3 N

1. IDENTIFICACIN DE A
LADE
GU
APRENDIZAJE

Programa de Formacin: Cdigo: 250601029

Administracin Documental en el Entorno Laboral Versin: 2

Resultados de Aprendizaje: Competencia:

Administrar las comunicaciones oficiales producidas y recibidas Organizar archivos de gestin, de


en razn a las actividades, aplicando la normatividad vigente y acuerdo con la normatividad vigente y
la Gua Tcnica Colombiana 185 ICONTEC las polticas institucionales.

Duracin de la gua (en horas): 10


La realizacin total de la gua abarca
un tiempo mnimo de diez (10) horas en
una semana de trabajo individual.

Se sugiere que para un adecuado


desarrollo de la gua el aprendiz destine
2 horas diarias de trabajo.

Es indispensable identificar la importancia de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y


privadas, as como tambin el proceso que se lleva a cabo desde el momento en que se reciben los
documentos hasta que se envan a su destino final. Este proceso cumple funciones especiales para el
manejo de documentos como: la recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin, eliminacin
de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. Por lo tanto, cada una de las funciones
existentes dentro del proceso de recepcin y envo de los documentos, controlan tanto las comunicaciones
producidas, como las recibidas, de manera gil y oportuna, siendo esto parte integral del proceso de
Gestin Documental.

Estimado aprendiz:
Gua de Aprendizaje

A continuacin usted encontrar descrita cada una de las actividades que conforman la gua de aprendizaje
N 3, la cual se debe desarrollar teniendo en cuenta el cuarto contenido de estudio y el material adicional,

2. INTRODUCCIN
dispuesto para la realizacin de esta gua.

Durante el desarrollo de la gua, usted contar con la orientacin necesaria para alcanzar el resultado de
aprendizaje correspondiente.

Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta gua, resulta
indispensable recordar el uso de fuentes bibliogrficas y web grafas, en caso de que sea necesario.

Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente referencia y cita.

Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado proceso


y culminacin del programa.

3.ESTRUCTURACIN DIDCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividades de Reflexin inicial

Descripcin:

Las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas cumplen funciones especiales para el
manejo de documentos como: la recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin, eliminacin
de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta.

Despus de haber estudiado el cuarto contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione
acerca de algunos aspectos claves de la temtica planteada.

Por lo anterior, se presenta el video denominado: ACUERDO 060, con el fin de que usted reflexione acerca
de la importancia de las pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades
pblicas y privadas.

Recomendacin:

Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga en cuenta la informacin
relacionada con el anlisis realizado, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.

R//

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Est muy completa la informacin del video del ACUEDO 060 porque nos da un claro
ejemplo paso a paso de la gestin de un documento con sus diferentes estaciones como
son la recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin, eliminacin de las
solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. Nos muestra tambin como
es una oficina de archivo y todas las caractersticas que en testas se encuentran.
De esta manera me he familiarizado un poco ms la gestin documental en su ejecucin.

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3.2. Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el


aprendizaje

Descripcin:

La normatividad vigente y la caracterizacin de diferentes trminos de la temtica del cuarto contenido de


estudio son indispensables para una adecuada comprensin de las comunicaciones oficiales en las
entidades pblicas y privadas.

Por lo anterior, es indispensable que usted indague y refuerce an en la temtica, realizando la lectura
detallada de los siguientes documentos:

Archivo General de la Nacin- Acuerdo 060 / 2001


Procedimiento para la gestin de la correspondencia

Recomendacin:

Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga informacin relacionada con
las lecturas realizadas, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.

Archivo General de la Nacin- Acuerdo 060 / 2001

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Procedimiento para la gestin de la correspondencia

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3.3. Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Adems de conocer acerca del proceso de recepcin, radicacin, distribucin, seguimiento, conservacin,
eliminacin de las solicitudes enviadas y recibidas para su posterior consulta, es indispensable saber
aplicar estos procesos al entorno laboral.

Entonces, teniendo en cuenta las lecturas indicadas en la actividad de contextualizacin y la informacin


descrita al inicio de esta actividad, usted debe identificar y analizar diferentes procesos de un contexto
laboral, a travs del siguiente ejercicio:

Inicialmente, identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de correspondencia o una oficina en
donde se evidencie la clasificacin de las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual
tenga acceso o conozca.

Basado en la terminologa empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es


momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccion, los siguientes aspectos:

Cmo se realiza el proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un documento?

R//

La Unidad de Correspondencia es responsable que los originales lleguen oportunamente


a su destino; utilizando mensajero interno, Fax, correo electrnico y servicios de correo y
mensajera externa autorizados por la empresa. Con el fin de realizar esta actividad en
forma eficiente el responsable de la Unidad de Correspondencia, cuando numere, registre
y clasifique las comunicaciones y los dems documentos, los ubicar en un casillero
identificado con cada una de las dependencias de la Entidad y una para el medio externo;
en donde reposarn los documentos hasta la hora de los recorridos.

Recepcin: consiste en recibir las comunicaciones internas y externas (solicitudes,


derechos de peticin, tutelas, procesos ejecutivos, libros, folletos, publicidad).

Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales
o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o
destinataria, Nombre o cdigo de la(s) Dependencia(s) competente(s), Nmero de
radicacin, Nombre del funcionario responsable del trmite, Anexos y Tiempo de
respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Distribucin: Es el proceso mediante el cual se enva y se controla oportunamente el


trmite de las comunicaciones de carcter oficial, mediante servicios de mensajera
interna y externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios
que rigen la administracin pblica.

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Distribucin de documentos externos

Identificacin de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.


Clasificacin de las comunicaciones.
Organizacin de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Reasignacin de documentos mal direccionados.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.

Distribucin de documentos internos

Identificacin de dependencias.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
Registro de control de entrega de documentos internos.

Determine si la comunicacin se genera de forma interna o externa.

La comunicacin es externa.

En todas las empresas siempre hay comunicaciones internas y externas, al momento de


recibirlas hay q clasificarlas.
Las comunicaciones internas van dirigidas al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace
como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas de motivar a su equipo
humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez
ms rpido.

Las comunicaciones externas van dirigidas al exterior con clientes, intermediarios,


proveedores, competencia, medios de comunicacin y pblico en general es tan vital para
la organizacin como la comunicacin interna.

Teniendo en cuenta la forma de comunicacin que se genere en la empresa determinada mencione cules
son los pasos a seguir para llegar a su destino?

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Es el conjunto de procedimientos de las comunicaciones oficiales, el cual le corresponde


a la unidad de correspondencia para el despacho de documentos.

La elaboracin
Es el paso ms importante en la gestin documental, pues en l se definen los
parmetros y especificaciones que determinan el carcter administrativo y su destinacin.

Firma
La firma en un documento es importante e indispensable, ya que es el smbolo, dibujo,
escrito o grfico que impone la validez de su contenido, adems de identificar al
responsable de su expedicin

El traslado de documentos significa el paso de stos desde el rea que lo origina a la


unidad de correspondencia, para ser enviado a su destino final.

Cabe resaltar que el documento debe ser elaborado con los ms mnimos detalles, ya que
adems de que la norma indica los parmetros para su elaboracin, su ciclo vital muestra
el proceso que debe seguir secuencialmente para alcanzar el objetivo para el cual ha sido
diseado. Es decir que, adems de contener un encabezado, un contenido y una
despedida, tambin debe reflejar al final de ste al responsable de su origen con la firma.
Posterior a ello, s debe trasladarse a la unidad de correspondencia donde efectan la
verificacin de datos, la numeracin, fechado, registro, separacin y luego su envo al
destino final.

Transmisin de fax
La dependencia debe elaborar la carta a enviar por fax
El usuario debe dejar en la carpeta del recorrido el formato de Transmisin de Fax
diligenciado con la carta en original y una copia y/o documento a enviar.
El usuario debe registrar en la planilla Control Correspondencia la informacin
correspondiente al envo del fax.
Al llegar en el recorrido la tirita de confirmacin del envo del fax, el usuario debe firmar en
la planilla del recorrido la recepcin del mismo.
Cuando se requiera enviar una comunicacin nicamente por va fax, las dependencias
deben elaborar las cartas en original y una copia.

Mensajero interno
Se refiere a la entrega de documentos que se realicen entre dependencias Se
imprime la planilla Correspondencia Externa Recibida para realizar el recorrido y se

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registra en la misma el nombre claro del usuario en seal de recibido.


El mensajero debe registrar en la planilla Control Recorrido Interno la hora de
salida y la hora de llegada.
El mensajero ser el encargado de recoger las solicitudes de bienes y servicios
que se centralicen con las secretarias de cada dependencia, para que sean entregadas
por los mensajeros
Mensajero externo
Se refiere a las diligencias que se generan en estas dependencias y que deben ser
enviadas fuera de la entidad.
Todas las diligencias deben ser registradas en la planilla Informe Mensajero
Externo, con fecha y hora de ejecucin de cada trmite y enviarla a la Direccin de
Archivo y Correspondencia, para confirmar la ejecucin satisfactoria de la misma.
Los mensajeros de las dependencias deben radicar las cartas, con el consecutivo,
en el Departamento de Archivo y Correspondencia antes de salir.

Correo certificado
La dependencia que necesite enviar comunicaciones, paquetes o cajas por correo
certificado, debe enviar en una hoja en Excel el listado de los mismos (nombre del
destinatario, direccin del envo, ciudad y telfono), va correo electrnico, a la Direccin
de Archivo y Correspondencia (para casos que superen los treinta (30) sobres).
Todas las comunicaciones, paquetes o cajas deben ir debidamente marcados con
los datos del remitente y destinatario (nombre, direccin, ciudad y telfono).
Cuando el envo es personal y contiene dinero o cheque, debe diligenciar el
formato Entrega de Dinero
En el momento en que la Direccin de Archivo y Correspondencia decida enviar
comunicaciones o documentos por medio de correo certificado, elegir la empresa
autorizada por la Institucin.
En el evento en que se realice un envo por correo certificado, la Direccin de
Archivo y Correspondencia deber comunicar el valor del mismo a la dependencia
solicitante, para que sta a su vez de la aprobacin para realizar el envo por este medio.
Archivo y Correspondencia deber entregar una orden de trabajo (talonario
entregado por la empresa de correo) a la empresa de correo certificado, en donde se
adjunte la relacin y los documentos a enviar. Adems, se debe especificar la cantidad y
destino de los mismos (urbano, nacional o internacional).
La empresa de correo debe entregar a la Direccin de Archivo y Correspondencia
un informe de las diligencias realizadas con las pruebas de entrega correspondientes,
igualmente, debe entregar un informe de las diligencias que no fueron efectuadas.

Entrega personal
Se refiere a la entrega de comunicaciones que directamente al destinatario desea hacer la
dependencia.

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En el evento en que las dependencias ubicadas en la Sede principal generen


correspondencia y su entrega sea directamente al destinatario, debern solicitar
previamente la radicacin del documento en la oficina de Archivo y Correspondencia.

Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la informacin obtenida en esta actividad.

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Recomendacin:

Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga informacin relacionada
con el mapa conceptual realizado y la informacin obtenida de la actividad, para el desarrollo de las

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actividades de evaluacin.

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3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

Descripcin:

En el foro temtico correspondiente al cuarto contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada
las siguientes preguntas :

a. Cul es la importancia del proceso de clasificacin de las comunicaciones internas y externas?

Las comunicaciones son muy importantes para una empresa, por medio de estas nos
podemos enterar de lo que est pasando con las empresas hay muchos tipos de
empresas u organizaciones:

Comunicacin interna

La comunicacin interna es la comunicacin dirigida al cliente interno, es decir, al


trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas de motivar
a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio
es cada vez ms rpido.

Por ello, transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de la
empresa, motivar y establecer una lnea de comunicacin eficaz entre los empleados, la
direccin y los diferentes departamentos de la empresa son algunos de los objetivos que
persigue la comunicacin interna. (Estilosorganizados.net)

Comunicacin externa

No existe una buena comunicacin externa sin una buena poltica de comunicacin
interna; dos caras de una misma moneda que se mantienen unidas en su planteamiento
terico pero que en la prctica de la empresa existe una disociacin.

a) Comunicacin externa operativa. Es aquella que se realiza para el desenvolvimiento


diario de la actividad empresarial, se efecta con todos los pblicos externos de la
compaa: clientes, proveedores, competidores, administracin pblica, etc.

b) Comunicacin externa estratgica. Tiene por finalidad enterarse de los posibles


datos de la competencia, la evolucin de las variables econmicas, los cambios en la
legislacin laboral, etc., que pueden ser relevantes para la posicin competitiva de la

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empresa.

c) Comunicacin externa de notoriedad. Su finalidad es mostrar a la empresa como


una institucin que informa dando a conocer sus productos, mejorar su imagen, etc. Las
formas de darlo a conocer seran mediante la publicidad, promocin, donaciones,
patrocinios, etc.

Por estas razones la clasificacin de las comunicaciones es de mucha importancia para el


buen funcionamiento de las empresas, para saber exactamente lo que tienen y lo que
comunican.

La clasificacin nos permite:

Verificar que tipo de comunicacin se est recibiendo, que puede ser de tipo oficial
o de tipo personal.
Realizar el proceso de atencin y trmite acorde a la comunicacin.
Generar orden al interior de la empresa
Crear coherencia entre los diferentes departamentos de la empresa.
Formar una mejor imagen de la organizacin.
Interactuar con otras entidades.
Llevar un control integral de todos los procesos que se llevan en la empresa.
Un posicionamiento en el mercado.

b. En relacin con la normatividad e informacin expuesta en las lecturas sugeridas en la actividad de


contextualizacin, mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que
seleccion en la actividad de apropiacin.

En la empresa que seleccione se cumplen con todos los aspectos respecto a la ley,
organizan los documentos en tablas, series, sub series, lo nico medio demorado son los
tiempos, ponen a esperar mucho a las personas con cierta documentacin,
Esos servicios se pueden mejorar y as sera mejor y ms rpida la realizacin de
procesos.

En mi lugar de trabajo se cumplen todo los aspectos de documentacin tanto interna


como externa, se determinan tiempos de respuesta a todas las comunicaciones, se
guardan muy bien los documentos para que no se deterioren y se hacen todos los
procedimientos de acuerdo al video del acuerdo 060.

c. Brinde su opinin frente al aporte de uno de sus compaeros.

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Recomendacin:

Tome apuntes cuando est desarrollando la actividad. Es importante que tenga informacin relacionada con
los aportes que usted realiz, para el desarrollo de las actividades de evaluacin.

Nota:

Realice el aporte del foro y las opiniones frente al trabajo de sus compaeros a travs del espacio
actividades o el espacio Foros, dispuesto en la plataforma Blackboard.

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3.5. Actividades de evaluacin

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluacin Tcnicas e Instrumentos de


Evaluacin

De Conocimiento: Realiza con precisin y TCNICAS


rapidez los procesos de
Inicialmente, usted deber radicacin, registro y S.S.= simulacin de situaciones
recopilar la informacin de las distribucin de las
anteriores actividades y luego F.P. = formulacin de preguntas
comunicaciones
complementarla con trminos o oficiales, utilizando
conceptos que usted considere herramientas
pertinentes en la realizacin de tecnolgicas y/o
las mismas. manuales.
INSTRUMENTOS
De Desempeo:
Determina con facilidad
C.T.= Cuestionarios
Para desarrollar este tem de la el embalaje de los
actividad de evaluacin, usted envos, teniendo en M. v. = Matriz de valoracin o
deber realizar el siguiente cuenta las polticas rbrica
ejercicio: institucionales.

Despus de haber recopilado la


informacin, usted deber
realizar en una herramienta
ofimtica o procesador de texto
de su preferencia, un informe
en el que incluya los datos o
elementos realizados en las
actividades realizadas
anteriormente, respecto a esta

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semana de estudio.

Por lo tanto, el documento se


deber presentar de la siguiente
forma:

1. Portada

2. Tabla de contenido

3. Escribir la reflexin realizada


acerca del video ACUERDO 060.

4. Mencione 5 ideas claves por cada


una de las lecturas realizadas en
la actividad de
contextualizacin.

5. Informacin recopilada de la
empresa que poda ser su
propio lugar de trabajo o una
entidad cercana que tuviera
acceso o conociera.

6. Los aportes realizados en el foro


temtico.

Recomendacin:

No olvide la importancia de citar


y referenciar cuando emplea
material de diferentes fuentes.

De Producto:

Usted deber entregar el


informe a travs del espacio
dispuesto para ello en la
plataforma Blackboard,
denominado: ESPACIO ENVO
DE LA ACTIVIDAD.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Plataforma Blackboard
Contenido 4

Disponible en: Espacio material del programa

Gua de aprendizaje RA N 3

Disponible en: Espacio actividades 4

Video - Acuerdo 060

Disponible en: Espacio actividades 4

Lecturas sugeridas
Archivo General de la Nacin- Acuerdo 060 del 2001/ Procedimiento para la gestin de la
correspondencia

Disponible en: Espacio actividades 4

Reconocimiento del proceso de administracin documental en una empresa real, determinado por el
aprendiz.

5. GLOSARIO DERMINOS
T

Abreviatura: Representacin grfica de una palabra reducida en una o varias de sus letras.

Acuerdo 060 de 2001: Es una publicacin en la cual se reflejan jurdicamente las disposiciones legales que
deben contener los contenidos de los documentos, as como sus caractersticas internas y externas y la
forma de cmo se deben recibir y despachar, segn las especificaciones de la unidad de correspondencia.

Almacenar: agrupar documentos en un archivo o gabinete

Catlogo: conjunto de series ordenadas en materias o asuntos que maneja un archivo o bien de las
entidades fsicas o intervienen en la tramitacin de ellos.

Expediente: Conjunto de documentos ordenados de una forma especial de un mismo asunto en una
carpeta, la cual tiene la pestaa rotulada.

Manejo de Documentos: Planeacin, organizacin y control de la creacin, proteccin, utilizacin,


almacenamiento y eliminacin de documentos.

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Sigla: Palabra que se construye con las iniciales o partes de otras palabras.

6. BIBLIOGRAFA/
WEB GRAFA

BIBLIOGRAFA

ANG, 2001. Cartilla de clasificacin documental.

Centro del comercio y especialidad archivstica (s.a.). Fundamentos bsicos de Administracin Documental.

Lpez Hernndez, M. L. 2013. Material compilado de archivstica. Antioquia.

WEB GRAFA

Archivo General de la Nacin (s.a.) Acuerdo 060 de 2001.


Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1988

7. CONTROL DEL DOCUMENTO


(ELABORADA )POR

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Margaret Quevedo Expertas temticas Centro de la tecnologa Agosto 2013


del diseo y la
Irma Libia Tecano productividad
Gonzlez empresarial
Julin Andrs Mora Lder de lnea

Yiced Pulido Asesor pedaggico y Lnea de produccin - Octubre 2013


metodolgico SENA Girardot

Editora de contenido
Luisa Fernanda Boada
Noviembre 2013
Tllez

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