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Oficina de Proyectos
Historial de Revisiones
Fecha Versin Descripcin Autor
01/01/09 1 Versin inicial PMO
01/01/2010 2 Versin revisada PMO
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS
ndice
NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS.........................................................................3
0.Resumen Ejecutivo .................................................................................................4
1.Acta de Constitucin del Proyecto ..........................................................................4
2.Declaracin de Alcance del Proyecto......................................................................6
3.Gestin de cambio...................................................................................................7
4.Solicitud de Cambio.................................................................................................8
5.Matriz RACI, de interesados y de comunicaciones..................................................8
6.Cronograma............................................................................................................ 9
7.Presupuesto ...........................................................................................................9
8.Anlisis de Riesgos.................................................................................................9
9.Actas de reuniones................................................................................................10
10.Informes de avance.............................................................................................10
11.Control de cambios, Registro de Incidentes ........................................................11
12.Registro de horas ...............................................................................................12
13.Plan de proyecto ................................................................................................12
14.Interesados.......................................................................................................... 13
15.Glosario............................................................................................................... 14
16.EDT Estructura de desglose del trabajo...........................................................14
17.Lecciones Aprendidas..........................................................................................14
18.Informe de cierre.................................................................................................14
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS
NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS
Dicho documento propone utilizar los estndares abiertos ODF y PDF para la creacin,
almacenamiento e intercambio de documentos de ofimtica dentro de las instituciones
estatales y en su relacin con el resto de la sociedad.
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS
Plantillas
Todos los documentos de la PMO para los cuales existe un formulario estndar,
contienen los tems que los proyectos de porte mediano requieren. Los mismos deben
ser instanciados al proyecto particular, y es posible que algunos de los ttulos deben
ser eliminados porque no corresponde su descripcin.
0. Resumen Ejecutivo
El resumen ejecutivo es un breve anlisis de los aspectos ms importantes del
proyecto y es lo primero o a veces nico que lee el pblico en general.
En pocas palabras, no ms de una carilla, se debe describir el producto o servicio a
entregar, los factores de xito del proyecto, los resultados esperados, etc. etc.
Cuando se requiere la elaboracin de un resumen ejecutivo de una pgina el
archivo que lo contiene debe tener la siguiente nomenclatura:
00_XXX_Resumen_Ejecutivo_.odt
Introduccin
Cuales son las necesidades, la justificacin del proyecto, la comprensin efectiva de
los requisitos del cliente, y del nuevo producto, servicio o resultado destinado a
satisfacer dichos requisitos. Se identifica al Director del proyecto.
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS
Equipo de Trabajo
Se describe los siguientes datos de las personas que integran el equipo de trabajo:
nombre, rol, organizacin/rea, e-mail.
Se detalla adems a continuacin de la tabla:
la participacin esperada del Patrocinador en el proyecto
las atribuciones dadas al Director y, si corresponde, los recursos asignados al
proyecto
Presupuesto Inicial
Se describe el presupuesto asignado inicialmente (Ver Punto Presupuesto)
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS
Supuestos y Restricciones
Los supuestos refieren a factores que a los efectos de la planificacin se consideran
ciertos sin tener una prueba de ello.
Las restricciones identifican limitaciones al proyecto que deben ser tenidas en cuenta
para su desarrollo.
Referencias
Se identifican en el cuadro que sigue los documentos ya elaborados que forman parte
de los antecedentes. Ejemplos usuales son los pliegos licitatorios, los contratos y/o los
casos de negocio elaborados para la seleccin del proyecto.
Documento a generar:
01_XXX_Acta_de_Constitucion_vxx.odt
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS
Riesgos Iniciales
Identificacin inicial de riesgos. En este documento solamente se elabora una lista de
los mismos.
Organizacin Prevista
Integracin inicial del equipo de proyecto enumerando el Nombre del integrante, su rol
(patrocinador, director, etc.) y la Organizacin rea a la que pertenece.
Referencias
Se identifican los documentos ya elaborados que forman parte de los antecedentes,
enumerando el nombre del Documento, una descripcin y la ubicacin fsica del
documento. Ejemplos usuales son los pliegos licitatorios, los contratos y/o los casos de
negocio elaborados para la seleccin del proyecto. Se enumeran
Documento a generar:
02_XXX_Alcance_vxx.odt
3. Gestin de cambio
Asociado a cada proyecto deber existir un Procedimiento de Gestin de Cambios
definido y acordado entre todas las partes.
El Objetivo de este documento es otorgar a todas las partes involucradas en el proyecto
de un mecanismo controlado y ordenado para solicitar cambios al alcande definido
originalmente del proyecto, as como cualquier otro tipo de cambio que afecte el
presupuesto, el cronograma y/ el contenido del proyecto.
El archivo 03_Procedimiento_Gestion_de_Cambios_v01.odt contiene un ejemplo de lo
que podra ser el Procedimiento para un proyecto normal.
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS
4. Solicitud de Cambio
El documento de Solicitud de Cambio, es un documento cuyo objetivo es
formalizar una solicitud de cambio, para que pueda ser tratada de acuerdo a
los canales formales definidos en el procedimiento.
Para cada Solicitud de Cambio se deber generar un documento:
04_XXX_Solicitud_de_cambio_nnn_vxx.odt
La Matriz de Interesados registra las personas que tienen algn tipo de inters en el
proyecto, por lo que se debe registrar: la incidencia que tiene el proyecto, la estrategia
las acciones que se deben tomar, el responsable y la fecha lmite.
El objetivo de este documento es identificar a los interesados, determinar sus
requisitos y expectativas y, en la medida de lo posible, gestionar su influencia en
relacin con los requisitos para asegurar un proyecto exitoso.
Se describe en una matriz la Identificacin de interesados, pudiendo elaborarse un
cuadro inicial con la siguiente informacin: Identificacin de Interesados, sus
expectativas y que grado de influencia que tienen en el proyecto.
Es un documento de carcter reservado, para uso del Director de Proyecto y un
equipo reducido de miembros.
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Documento a generar:
05_XXX_RACI_interesados_comunicaciones_vxx.ods
6. Cronograma
Documento a generar:
06_XXX_Cronograma_vxx.pod
7. Presupuesto
Documento a generar:
07_XXX_Presupuesto_vxx.ods
8. Anlisis de Riesgos
El documento de Anlisis de Riesgo tiene como objetivo la Gestin de los Riesgos del
Proyecto con el fin de aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y
disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto.
El Anlisis de Riesgo est comprendido por una Lista de Riesgos que registra todos
los riegos con los siguientes detalles de cada uno: una descripcin que lo identifica, la
fecha de registrado, la probabilidad de ocurrencia, el impacto de su ocurrencia y el
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Tel/Fax: (+598) 2901. 2929*
Email: contacto@agesic.gub.uy
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS
En la hoja 2 aparece una matriz grfica, que permite visualizar grficamente el nivel
de riesgo tiene el proyecto tomando como indicadores la probabilidad de ocurrencia
del riesgo y el grado de impacto que produce en el proyecto de acuerdo a los criterios
definidos.
Documento a generar:
08_XX_Riesgos_vxx.ods
9. Actas de reuniones
El documento de Actas de Reuniones describe toda la informacin relevante que
arroja cada reunin realizada en el marco de cada proyecto.
Documento a generar:
09_XXX_Acta_aammdd_vxx.odt
El documento Informe de Avance forma parte de las Comunicaciones del Proyecto que
busca asegurar la generacin, recogida, distribucin, almacenamiento, recuperacin y
destino final de la informacin del proyecto en tiempo y forma.
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS
Documento a generar:
10_XXX_Avance_aammdd_vxx.odt
Para registrar los incidentes se debe enumerar una descripcin breve del incidente,
la fecha de ocurrencia, el estado, comentarios pertinentes, el responsable, fecha lmite
y la fecha de resolucin. Esta planilla es la bitcora del da a da del proyecto.
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS
La matriz Mensual por Persona registra la dedicacin (en horas) por cada persona a
cada proyecto y en cada da del mes. Se enumeran el nombre de la persona, el mes y
ao de registro, el nombre del proyecto, el nombre de la actividad realizada, su
identificador y para cada da del mes se registra el tiempo insumido en horas.
La matriz Acumulado Anual registra un acumulado mensual de la dedicacin (en
horas) de cada persona a cada proyecto. Se enumeran el ao, el proyecto, la persona
y para cada mes del ao se registra el tiempo insumido en horas.
Documento a generar:
12_XXX_Persona_Registro_de_horas_vxx.ods
El mismo incluye:
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS
Ciclo de vida
Revisiones claves
Los detalles de cada uno de estos puntos, estn en el documento gua del Plan de
Proyecto, donde adems se especifica otra informacin de inters para su elaboracin:
Documento a Generar:
13_XXX_Plan_de_Proyecto_vxx.odt
14. Interesados
El Directorio de Proyecto Agenda es un documento que registra todos los contactos
de inters para el proyecto.
Se enumera: el nombre de la persona de contacto, el nombre de la Organizacin a la
que pertenece la persona, su correo electrnico, telfonos fijos y mviles, la direccin
fsica y las Observaciones a tener en cuenta.
Documento a generar:
14_XXX_Interesados_vxx.ods
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS
15. Glosario
El Glosario es un documento diccionario con la definicin de todos los trminos, siglas
palabras particulares propias del proyecto que son utilizadas en la documentacin
que lo acompaan. Esto es de gran importancia para poder entender y realizar un
seguimiento correcto al proyecto.
Documento a generar:
15_XXX_Glosario_vxx.odt
Documento a generar:
16_XXX_EDTvxx.odt
17_XXX_LA_vxx.odt
18. Informe de cierre
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INVENTARIO DE DOCUMENTOS
18_XXX_Informe de Cierre_vxx.odt
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