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AGESIC

Oficina de Proyectos

Gua Metodolgica para la Documentacin de


Proyectos

Historial de Revisiones
Fecha Versin Descripcin Autor
01/01/09 1 Versin inicial PMO
01/01/2010 2 Versin revisada PMO

Nombre actual del archivo: 355735818.odt

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INVENTARIO DE DOCUMENTOS

ndice
NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS.........................................................................3
0.Resumen Ejecutivo .................................................................................................4
1.Acta de Constitucin del Proyecto ..........................................................................4
2.Declaracin de Alcance del Proyecto......................................................................6
3.Gestin de cambio...................................................................................................7
4.Solicitud de Cambio.................................................................................................8
5.Matriz RACI, de interesados y de comunicaciones..................................................8
6.Cronograma............................................................................................................ 9
7.Presupuesto ...........................................................................................................9
8.Anlisis de Riesgos.................................................................................................9
9.Actas de reuniones................................................................................................10
10.Informes de avance.............................................................................................10
11.Control de cambios, Registro de Incidentes ........................................................11
12.Registro de horas ...............................................................................................12
13.Plan de proyecto ................................................................................................12
14.Interesados.......................................................................................................... 13
15.Glosario............................................................................................................... 14
16.EDT Estructura de desglose del trabajo...........................................................14
17.Lecciones Aprendidas..........................................................................................14
18.Informe de cierre.................................................................................................14

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INVENTARIO DE DOCUMENTOS

NOMENCLATURA DE DOCUMENTOS

La AGESIC ha elaborado recomendaciones de formatos de archivo a utilizar en las


aplicaciones de ofimtica por el Estado uruguayo. Todos los documentos referidos en
esta Gua Metodolgica deben seguir dicha norma. Esta norma recomienda la
adopcin de una poltica de almacenamiento e intercambio de documentos en medios
digitales, y el apoyo y asesoramiento a los organismos pblicos en la implementacin
y seguimiento de esta poltica.

Dicho documento propone utilizar los estndares abiertos ODF y PDF para la creacin,
almacenamiento e intercambio de documentos de ofimtica dentro de las instituciones
estatales y en su relacin con el resto de la sociedad.

En particular la nomenclatura de los documentos es:

{id_doc}_{nombre corto del proyecto}_{texto estndar}_v{nmero de


versinXX}.{ext}

El identificador de documento ser de dos cifras.


El nombre corto tendr hasta 8 caracteres y ser un identificatorio de los documentos
del proyecto.
El texto estndar identifica el contenido del documento y es uno de los que se indican
ms abajo.
El nmero de versin se inicia en 01.
El formato de archivo de documentos aprobados debe ser PDF.

En el caso de documentos en elaboracin se deben utilizar formatos de Open


Document. Slo en caso de intercambiar documentos de trabajo con otras
Instituciones se puede utilizar temporalmente formatos propietarios.
Se detallan a continuacin las extensiones de archivos OASIS:
Documentos

Tipo de fichero Extensin Tipo Mime


Texto .odt application/vnd.oasis.opendocument.text
Hoja de clculo .ods application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet
Presentacin .odp application/vnd.oasis.opendocument.presentation
Dibujo .odg application/vnd.oasis.opendocument.graphics
Grfica .odc application/vnd.oasis.opendocument.chart
Frmula matemtica .odf application/vnd.oasis.opendocument.formula
Imagen .odi application/vnd.oasis.opendocument.image
Documento maestro .odm application/vnd.oasis.opendocument.text-master

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Plantillas

Tipo de fichero Extensin Tipo Mime


Texto .ott application/vnd.oasis.opendocument.text-template
Hoja de clculo .ots application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet-template
Presentacin .otp application/vnd.oasis.opendocument.presentation-template
Dibujo .otg application/vnd.oasis.opendocument.graphics-template

Todos los documentos de la PMO para los cuales existe un formulario estndar,
contienen los tems que los proyectos de porte mediano requieren. Los mismos deben
ser instanciados al proyecto particular, y es posible que algunos de los ttulos deben
ser eliminados porque no corresponde su descripcin.

0. Resumen Ejecutivo
El resumen ejecutivo es un breve anlisis de los aspectos ms importantes del
proyecto y es lo primero o a veces nico que lee el pblico en general.
En pocas palabras, no ms de una carilla, se debe describir el producto o servicio a
entregar, los factores de xito del proyecto, los resultados esperados, etc. etc.
Cuando se requiere la elaboracin de un resumen ejecutivo de una pgina el
archivo que lo contiene debe tener la siguiente nomenclatura:

00_XXX_Resumen_Ejecutivo_.odt

1. Acta de Constitucin del Proyecto


El objetivo principal de este documento es reconocer formalmente la existencia del
proyecto e identificar al Director del mismo. La responsabilidad sobre su contenido es
de quien acta como Patrocinador.
Su elaboracin es una instancia formal de transferencia de conocimiento entre ambos.
Este documento no debe exceder las 2-3 pginas.
El Acta de Constitucin del Proyecto incluye los siguientes puntos:

Introduccin
Cuales son las necesidades, la justificacin del proyecto, la comprensin efectiva de
los requisitos del cliente, y del nuevo producto, servicio o resultado destinado a
satisfacer dichos requisitos. Se identifica al Director del proyecto.

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Propsito del Proyecto


Cul es la razn por la cual se realiza el proyecto. Este tem evolucionar hacia la
descripcin de objetivos

Beneficio esperado del proyecto


Cul es la vinculacin del proyecto a los lineamientos estratgicos de la organizacin y
la descripcin, en trminos cuantitativos, del beneficio esperado de su ejecucin.
Descripcin Breve
Se describe brevemente el producto o servicio a desarrollar. En caso de ser necesario
extenderse, se elaborarn documentos anexos o de referencia.

Equipo de Trabajo
Se describe los siguientes datos de las personas que integran el equipo de trabajo:
nombre, rol, organizacin/rea, e-mail.
Se detalla adems a continuacin de la tabla:
la participacin esperada del Patrocinador en el proyecto
las atribuciones dadas al Director y, si corresponde, los recursos asignados al
proyecto

Influencia de los Interesados


Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que participan de forma
activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la
ejecucin del proyecto o de su conclusin. Tambin pueden influir sobre los objetivos y
resultados del proyecto.

Fases, Hitos y Entregables


Se describe el nombre de las fases, los hitos y principales entregables, en el caso de
que dicha informacin est disponible al inicio del proyecto.

Presupuesto Inicial
Se describe el presupuesto asignado inicialmente (Ver Punto Presupuesto)

Factores Crticos de xito


Descripcin de elementos crticos para el xito del proyecto.

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Supuestos y Restricciones
Los supuestos refieren a factores que a los efectos de la planificacin se consideran
ciertos sin tener una prueba de ello.
Las restricciones identifican limitaciones al proyecto que deben ser tenidas en cuenta
para su desarrollo.

Referencias
Se identifican en el cuadro que sigue los documentos ya elaborados que forman parte
de los antecedentes. Ejemplos usuales son los pliegos licitatorios, los contratos y/o los
casos de negocio elaborados para la seleccin del proyecto.

Documento a generar:
01_XXX_Acta_de_Constitucion_vxx.odt

2. Declaracin de Alcance del Proyecto


La Declaracin del alcance del proyecto contiene la descripcin del alcance del
proyecto.. El proceso de desarrollar el enunciado del Alcance del Proyecto aborda y
documenta las caractersticas y los lmites del proyecto, y sus productos y servicios
relacionados, as como los criterios de aceptacin acordados.

La declaracin del Alcance del Proyecto incluye los siguientes puntos:

Objetivos del Proyecto


Los objetivos del proyecto deben contener criterios medibles de xito fcilmente
verificables y deben estar asociados a una mtrica. Se especifican en trminos
tcnicos, de tiempo, de costo y/o de calidad.
Se pueden especificar objetivos primarios y secundarios.

Finalidad del Producto


Son conceptos similares al punto 01 pero aplicado al producto. Se asocia naturalmente
al beneficio esperado identificado durante la etapa de seleccin de proyectos.

Descripcin del Alcance del Producto


Detalla las caractersticas del producto, servicio o resultado a proveer.

Fases, Hitos y Entregables


Se enumeran las fases, los hitos y los principales entregables, los requisitos que los
mismos deben cumplir y los criterios de aceptacin de cada uno de ellos. En los casos
en que se requiera una aprobacin formal asociada se indica quin es responsable de
la misma.
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Lmites, Restricciones y Supuestos


Los lmites determinan claramente el alcance contenido dentro del proyecto y qu
entregables y requerimientos posibles quedan fuera del mismo.
Las restricciones y supuestos se deben tomar de las detalladas en el Acta y
profundizar.

Riesgos Iniciales
Identificacin inicial de riesgos. En este documento solamente se elabora una lista de
los mismos.

Organizacin Prevista
Integracin inicial del equipo de proyecto enumerando el Nombre del integrante, su rol
(patrocinador, director, etc.) y la Organizacin rea a la que pertenece.

Estimacin inicial de Costos


Presupuesto asignado inicialmente e indicaciones de flujo de caja o de presupuesto, si
corresponde (puede estar asociado a los hitos del proyecto).

Referencias
Se identifican los documentos ya elaborados que forman parte de los antecedentes,
enumerando el nombre del Documento, una descripcin y la ubicacin fsica del
documento. Ejemplos usuales son los pliegos licitatorios, los contratos y/o los casos de
negocio elaborados para la seleccin del proyecto. Se enumeran

Documento a generar:
02_XXX_Alcance_vxx.odt

3. Gestin de cambio
Asociado a cada proyecto deber existir un Procedimiento de Gestin de Cambios
definido y acordado entre todas las partes.
El Objetivo de este documento es otorgar a todas las partes involucradas en el proyecto
de un mecanismo controlado y ordenado para solicitar cambios al alcande definido
originalmente del proyecto, as como cualquier otro tipo de cambio que afecte el
presupuesto, el cronograma y/ el contenido del proyecto.
El archivo 03_Procedimiento_Gestion_de_Cambios_v01.odt contiene un ejemplo de lo
que podra ser el Procedimiento para un proyecto normal.

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4. Solicitud de Cambio
El documento de Solicitud de Cambio, es un documento cuyo objetivo es
formalizar una solicitud de cambio, para que pueda ser tratada de acuerdo a
los canales formales definidos en el procedimiento.
Para cada Solicitud de Cambio se deber generar un documento:
04_XXX_Solicitud_de_cambio_nnn_vxx.odt

5. Matriz RACI, de interesados y de comunicaciones


En un mismo archivo estn contenidos distintos formularios.

La Matriz RACI es una matriz de asignacin de responsabilidades y se usa para


ilustrar las conexiones entre el trabajo que debe realizarse y los miembros del equipo
del proyecto. El nombre que recibe el diagrama (RACI) es debido a que los nombres
de los roles que se documentan son:
Responsible (Responsable) - Responsable de Ejecucin - La o las personas
responsables de que el trabajo est hecho.
Accountable (Responsable Directo) - Responsable de Cumplimiento Slo una
(1) persona puede ser responsable directo de cada tarea.
Consult (Consultado) Aquellas personas a quienes se les consulta porque
participan en la planificacin y la toma de decisiones de la tarea.
Inform (Informado) Las personas a las cuales se les debe informar
peridicamente el estado de progreso de la tarea, las decisiones, y otras
informaciones relacionadas a coordinar el trabajo y facilitar la colaboracin.

En el eje horizontal se especifican las personas el grupo de personas y en el eje


vertical se especifican las actividades a asignar. Los valores que definen el rol
asignado son R, A, C e I.

La Matriz de Interesados registra las personas que tienen algn tipo de inters en el
proyecto, por lo que se debe registrar: la incidencia que tiene el proyecto, la estrategia
las acciones que se deben tomar, el responsable y la fecha lmite.
El objetivo de este documento es identificar a los interesados, determinar sus
requisitos y expectativas y, en la medida de lo posible, gestionar su influencia en
relacin con los requisitos para asegurar un proyecto exitoso.
Se describe en una matriz la Identificacin de interesados, pudiendo elaborarse un
cuadro inicial con la siguiente informacin: Identificacin de Interesados, sus
expectativas y que grado de influencia que tienen en el proyecto.
Es un documento de carcter reservado, para uso del Director de Proyecto y un
equipo reducido de miembros.

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La Matriz de Comunicaciones refleja todas las comunicaciones efectuadas durante el


transcurso del proyecto registrando: la fase en que debe realizarse, con que
frecuencia, informacin a comunicar, responsable, etc.
Es un documento especialmente importante teniendo en cuenta que la mayor causa
de fracaso en los proyectos se debe a problemas de comunicacin.

Documento a generar:
05_XXX_RACI_interesados_comunicaciones_vxx.ods

6. Cronograma

El desarrollo del Cronograma del proyecto es un proceso iterativo, determina las


fechas de inicio y finalizacin planificadas para las actividades del proyecto. El
desarrollo del cronograma exige que se revisen y se corrijan las estimaciones de
duracin y las estimaciones de los recursos para crear un cronograma del proyecto
aprobado que pueda servir como lnea base con respecto a la cual poder medir el
avance. El desarrollo del cronograma contina a lo largo del proyecto, a medida que el
trabajo avanza, el plan de gestin del proyecto cambia, y los eventos de riesgo
anticipados ocurren o desaparecen al tiempo que se identifican nuevos riesgos.

Recomendamos la utilizacin de la herramienta OpenProj que se puede obtener en


http://www.projity.com/.

Documento a generar:
06_XXX_Cronograma_vxx.pod

7. Presupuesto

El documento de Presupuesto contiene todos los costes del Proyecto. Enumera


determinada informacin que debe ser adaptada a cada proyecto, no siendo siempre
vlida la descripcin del formulario modelo.

Documento a generar:
07_XXX_Presupuesto_vxx.ods

8. Anlisis de Riesgos

El documento de Anlisis de Riesgo tiene como objetivo la Gestin de los Riesgos del
Proyecto con el fin de aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y
disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos adversos para el proyecto.

El Anlisis de Riesgo est comprendido por una Lista de Riesgos que registra todos
los riegos con los siguientes detalles de cada uno: una descripcin que lo identifica, la
fecha de registrado, la probabilidad de ocurrencia, el impacto de su ocurrencia y el
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ndice de riesgo que se calcula automticamente a partir de los campos anteriores.


Tener el cuenta que dicho valor debe ser menor a 100 %. Luego aparece el efecto que
produce en la fase el proyecto, la estrategia de mitigacin, evento disparador que
nos permite anticipar su ocurrencia y el plan de contingencia asociado.

En la hoja 2 aparece una matriz grfica, que permite visualizar grficamente el nivel
de riesgo tiene el proyecto tomando como indicadores la probabilidad de ocurrencia
del riesgo y el grado de impacto que produce en el proyecto de acuerdo a los criterios
definidos.

Documento a generar:
08_XX_Riesgos_vxx.ods

9. Actas de reuniones
El documento de Actas de Reuniones describe toda la informacin relevante que
arroja cada reunin realizada en el marco de cada proyecto.

Se debe detallar la asistencia a la reunin con las personas citadas y el porcentaje de


participacin; describir la agenda, el desarrollo y cada una de las resoluciones
tomadas -si las hubo- durante la reunin; enumerar las tareas asignadas -si las hubo-
con sus responsables y la fecha de entrega; describir los temas que quedaron
pendientes de discusin si los hubo-, realizar una evaluacin de la reunin indicando
un ndice de productividad entre 0 y 5 y por ultimo citar los datos de la prxima reunin
pautada (fecha, hora, lugar y agenda tentativa). En la reunin siguiente se debe revisar
el estado de las tareas asignadas previamente.

Documento a generar:
09_XXX_Acta_aammdd_vxx.odt

10. Informes de avance

El documento Informe de Avance forma parte de las Comunicaciones del Proyecto que
busca asegurar la generacin, recogida, distribucin, almacenamiento, recuperacin y
destino final de la informacin del proyecto en tiempo y forma.

El modelo del documento corresponde a un informe detallado de avance para poder


conocer cul es el estado actual del proyecto.

El nombre del informe de avance indicar el nmero y la fecha a la que corresponde.

El contenido del informe comprende:


Los resultados conclusiones tcnicas parciales en esa etapa del proyecto;

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Las alertas de las situaciones que potencialmente pueden generar inconvenientes en


el avance futuro del proyecto
Las tareas terminadas en el perodo detallando: fases/hitos/entregable, descripcin
de tareas, tiempo estimado, tiempo real, costo previsto y costo real
Las tareas del perodo (que comenzaron efectivamente y las que debieron haber
comenzado) detallando fase/hitos/entregable, tareas, tiempo estimado, observaciones
y estado actual con un semforo, que tendr color y trama para distinguirlo en caso de
ser impreso en blanco y negro. Las tareas no pueden superar los 30 das
Los costos transcurridos en el perodo detallando: el concepto, a que entregable
pertenece y la descripcin, el monto total en Pesos Uruguayos y las observaciones
Los ajustes que se deben realizar a la planificacin detallando:
Una lista de cambios enumerando el identificador de cada cambios, el estado,
una descripcin, el impacto que produce en el proyecto y la fecha de solicitado
y resolucin
Una lista de incidencias enumerando el identificador de los incidentes, una
descripcin, la fecha, comentario sobre el incidente, el responsable y la fecha
mxima de resolucin.
Una lista de riesgos principales enumerando el identificador de cada riesgo, la
fecha, el ndice de Riesgo (Probabilidad/Impacto), efecto en el proyecto,
estrategia para mitigarlo y el evento disparador.
.
Los temas pendientes de resolver detallando: una descripcin, fecha, fecha lmite de
realizacin, comentarios y responsable.

Documento a generar:
10_XXX_Avance_aammdd_vxx.odt

11. Control de cambios, Registro de Incidentes

El proceso Control de Cambios se realiza segn se haya descripto en el plan de


proyecto. Esta planilla contiene una bitcora de los cambios solicitados..Para cada uno
de los cambios se deben enumerar su estado, una descripcin breve, el impacto que
produce en el proyecto a nivel de cronograma (tiempo), costo, calidad y riesgo, la
fecha en que fue solicitado, la fecha en que fue resuelto, observaciones que hubiere y
un hipervnculo al documento de Solicitud de Cambio.

Para registrar los incidentes se debe enumerar una descripcin breve del incidente,
la fecha de ocurrencia, el estado, comentarios pertinentes, el responsable, fecha lmite
y la fecha de resolucin. Esta planilla es la bitcora del da a da del proyecto.

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Documento a generar: 11_XXX_Cambios_incidentes_vxx.ods.

12. Registro de horas


La matriz Registro de Horas detalla la actividad realizada por las personas en el/los
proyecto/s y el tiempo dedicado a cada una de ellas medido en horas.

La matriz Mensual por Persona registra la dedicacin (en horas) por cada persona a
cada proyecto y en cada da del mes. Se enumeran el nombre de la persona, el mes y
ao de registro, el nombre del proyecto, el nombre de la actividad realizada, su
identificador y para cada da del mes se registra el tiempo insumido en horas.
La matriz Acumulado Anual registra un acumulado mensual de la dedicacin (en
horas) de cada persona a cada proyecto. Se enumeran el ao, el proyecto, la persona
y para cada mes del ao se registra el tiempo insumido en horas.

Documento a generar:
12_XXX_Persona_Registro_de_horas_vxx.ods

13. Plan de proyecto


El Plan de Proyecto es un documento formalmente aprobado que define cmo se
ejecuta, supervisa y controla un proyecto.
El mismo debe ser instanciado especialmente de acuerdo a las caractersticas del
proyecto, teniendo especial cuidado en no excederse en su descripcin. Sin embargo,
no olvidar NUNCA describir el proceso de control de cambios acordado al comienzo
del proyecto.

El mismo incluye:

Procesos de direccin seleccionados y nivel de implementacin de cada uno


Principales documentos a elaborar
Descripcin de tcnicas y herramientas que se van a utilizar
Como se ejecutar el trabajo a ser realizado
Cmo se ejecutar el control integrado de cambios
Cmo se realizar la gestin de la configuracin y cmo se asegurar la
integridad de la lnea base de tiempo, costo y calidad (objetivos de calidad del
proyecto)
Tcnicas de comunicacin

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Ciclo de vida
Revisiones claves

Planes subsidiarios que contiene:

Plan de gestin de la integracin


Plan de gestin del alcance
Plan de gestin del cronograma
Plan de gestin de costes
Plan de gestin de la calidad
Plan de gestin del proceso
Plan de gestin del personal
Plan de gestin de las comunicaciones
Plan de gestin de riesgos
Plan de gestin de las adquisiciones

Los detalles de cada uno de estos puntos, estn en el documento gua del Plan de
Proyecto, donde adems se especifica otra informacin de inters para su elaboracin:

Documento a Generar:
13_XXX_Plan_de_Proyecto_vxx.odt

14. Interesados
El Directorio de Proyecto Agenda es un documento que registra todos los contactos
de inters para el proyecto.
Se enumera: el nombre de la persona de contacto, el nombre de la Organizacin a la
que pertenece la persona, su correo electrnico, telfonos fijos y mviles, la direccin
fsica y las Observaciones a tener en cuenta.

Documento a generar:
14_XXX_Interesados_vxx.ods

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15. Glosario
El Glosario es un documento diccionario con la definicin de todos los trminos, siglas
palabras particulares propias del proyecto que son utilizadas en la documentacin
que lo acompaan. Esto es de gran importancia para poder entender y realizar un
seguimiento correcto al proyecto.

Documento a generar:
15_XXX_Glosario_vxx.odt

16. EDT Estructura de desglose del trabajo

La EDT es una descomposicin jerrquica, orientada al producto entregable, del


trabajo que ser ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del
proyecto y crear los productos entregables requeridos. Organiza y define el alcance
total del proyecto, subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo ms
pequeas y fciles de manejar, donde cada nivel descendente representa una
definicin cada vez ms detallada del trabajo del proyecto.

La descomposicin es la subdivisin de los productos entregables de un proyecto en


componentes ms pequeos y fciles de manejar.

Documento a generar:
16_XXX_EDTvxx.odt

17. Lecciones Aprendidas


Para registrar las lecciones aprendidas se debe enumerar una categora de la leccin
(a mejorar, a no repetir, a mejorar), una descripcin, fecha de ocurrencia y
observaciones pertinentes.
Documento a generar:

17_XXX_LA_vxx.odt
18. Informe de cierre

El informe de cierre debe tener los siguientes puntos:


Productos obtenidos: Enumerar y detallar todos los productos obtenidos por el
proyecto.
Resultados alcanzados: breve descripcin sobre los resultados logrados en el
proyecto.

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Actividades de transferencia realizadas: Enumerar una a una con una breve


descripcin las actividades de transferencia realizadas. En cada una hacer
referencia a la documentacin generada.
Principales lecciones aprendidas: a partir de las lecciones aprendidas del
proyecto, destacar las ms importantes y agregar la estrategia a seguir
recomendada para futuros gerentes de proyectos que utilicen esta informacin
para sus proyectos.
Temas sin terminar: En caso que no se haya finalizado algn producto, servicio,
entregable, documento o pago debe destacarte explcitamente en este
documento relatando las razones por las que no se concluyeron, el impacto
que esto ocasion e indicar (en caso que corresponda) a qu proyecto se
transfiri el trabajo pendiente.

18_XXX_Informe de Cierre_vxx.odt

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