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INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS

ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS


DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS
ECP-DAB-I-042 Elaborado Versin:
18/07/2011 1

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ........................................................................................................................ 2
2. GLOSARIO ....................................................................................................................... 2
3. CONDICIONES GENERALES ................................................................................................ 4
3.1 Estructura organizativa en el sistema. ........................................................................... 4
3.2. Configuracin de un almacn. .......................................................................................... 6
3.3. Cargue de materiales en sistema. ..................................................................................... 6
4. DESARROLLO ................................................................................................................... 7
4.1 Recibo de materiales y almacenamiento. ........................................................................ 7
4.2 Despacho y entrega al proyecto (consumo). ................................................................. 10
4.3 Traslados................................................................................................................. 14
4.4 Traspasos. ............................................................................................................... 14
4.5 Devoluciones y Manejo de discrepancias. ..................................................................... 15
4.6 Cambio de ubicaciones de los materiales. ..................................................................... 16
4.7 Inventarios Fsicos. ................................................................................................... 16
4.8 Datos Maestros. ....................................................................................................... 16
5. CONTINGENCIAS ............................................................................................................ 17

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1. OBJETIVO

Controlar el manejo de inventarios de proyectos a travs de la implementacin de SAP mdulos IM y


WM, y su integracin con el modulo PS, para garantizar un mayor nivel de aseguramiento y
seguimiento a los materiales y equipos adquiridos para proyectos, logrando un uso ms eficiente de los
materiales adquiridos directamente por el proyecto o de los sobrantes de ejercicios anteriores.

2. GLOSARIO

Sociedad: Una sociedad FI en SAP representa una unidad jurdica independiente, que est
obligada legalmente a preparar Estados Financieros y a emitir libros oficiales.

Centros Logsticos: Unidad organizativa dentro de una empresa que se define con el fin de
desarrollar funciones logsticas. En ECOPETROL sus funciones principales sern el almacenamiento
de mercancas a travs de almacenes, la compra de mercancas a travs de organizaciones de
compra, la planificacin y el consumo se realizar por proyectos en los siguientes centros:
ECCP Ecopetrol Proyectos
ASOP Asociadas Proyectos
MANP Mandatarias Proyectos
MDTP Mandato Proyectos
Estos centros logsticos nicamente aplican para materiales de proyectos en IM, WM de SAP.

Almacn: Unidad lgica o fsica en la que se guardan los bienes de consumo de proyectos de la
compaa. Los almacenes se asocian directamente con los centros definidos en una relacin de un
centro, varios almacenes.
Nmero de almacn: Es la representacin en sistema de un complejo de almacenes fsicos y
lgicos, puede agrupar edificios separados y pertenecer a varios Centros.

Tipo de almacn: Un tipo de almacn es una instalacin de almacenamiento que se define en


gestin de almacenes (WM) para un nmero de almacn. Se trata de una subdivisin fsica o lgica
que se caracteriza por su tcnica de almacenamiento, el espacio utilizado, su mtodo de
organizacin o su funcin.

rea de almacn: En la gestin de almacenes (WM), un rea de almacenamiento es una


subdivisin organizativa de un tipo de almacn que agrupa ubicaciones con caractersticas similares
con el objeto de almacenar stock

Ubicaciones: Son las unidades de espacio disponibles menores en un almacn. Por lo tanto, la
ubicacin describe la posicin en el almacn donde se almacenan o se pueden almacenar las
mercancas. Debido a que la direccin de una ubicacin deriva con frecuencia de un sistema de
coordenadas. Para Ecopetrol identificaremos las ubicaciones genricas como PATIO001,
SOBRANTES, EXCEDENTES, FUERA DE UBICACIN, y se podrn generar las ubicaciones que
operativamente se requieran en cada almacn.

WM Warehouse Management: Modulo de SAP mediante el cual se administran los materiales


de proyectos a nivel de almacenes.

Libre utilizacin: Estado del stock en el almacn, que puede diferenciarse va resumen de stocks.
El Stock se ubica en libre utilizacin por parte del Supervisor, para que sea consumido mediante las
reservas realizadas por proyectos, en caso que el material se encuentre cargado a un proyecto en
libre utilizacin solo podr ser consumido por este proyecto, en caso que se encuentre en libre
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utilizacin cargado a un almacn y al centro logstico de proyectos puede ser consumido por
cualquier proyecto.

Bloqueado: Estado del stock en el almacn, que puede diferenciarse va resumen de stocks. El
Stock se puede bloquear por el Supervisor temporalmente, para que no sea consumido durante las
operaciones del almacn. Posteriormente el Supervisor puede liberar el stock bloqueado realizando
el traspaso a Stock en libre utilizacin.

Control de calidad: Estado del stock en el almacn, que puede diferenciarse va resumen de
stocks. El Stock se puede colocar en Control de Calidad por el Supervisor temporalmente, para
realizar una inspeccin de calidad, no se puede consumir durante las operaciones del almacn.
Posteriormente el Supervisor puede liberar el stock en Control de Calidad realizando el traspaso a
Stock en libre utilizacin.

Sobrantes: Ubicacin parametrizada en el sistema SAP en el modulo WM para el control de los


materiales que son considerados como sobrantes de proyectos.

Excedentes: Ubicacin parametrizada en el sistema SAP en el modulo WM para el control de los


materiales que son considerados como excedentes de proyectos.

Inventario Fsico: Registro de los conteos fsicos de cantidades almacenadas a nivel de ubicacin,
mediante la verificacin fsica de los materiales en cada una de los almacenes y ubicaciones.

Administracin de almacn: Control y administracin de los materiales de proyectos a nivel de


ubicaciones y de almacenes.

rea de entrada: Ubicacin intermedia parametrizada en el sistema SAP en el modulo WM para el


control del ingreso de los materiales de proyectos, en las areas intermedias no debe permanecer
inventario, se deben confirmar la ubicacin de los materiales en las areas de almacenamiento tan
pronto como se realice la ubicacin de los mismos.

rea de salida: Ubicacin intermedia parametrizada en el sistema SAP en el modulo WM para el


control de salida de los materiales de proyectos, en las areas intermedias no debe permanecer
inventario, se deben confirmar la salida (entrega de los materiales) tan pronto como se realice la
confirmacin del recibo de los mismos.

Reserva: Es un requerimiento electrnico que se le hace al almacn por parte de proyectos con el
fin de que separe mercancas para un propsito y una fecha especficos. Permite asegurar la
disponibilidad de mercancas y ayuda al almacn a planear sus movimientos.

Orden de Transporte: Se trata del documento utilizado para ejecutar movimientos de mercancas
con la ayuda de la gestin de almacenes (WM). Los movimientos de mercancas lgicos o fsicos o,
incluso, las modificaciones de stocks pueden ser la base de una orden de transporte. Por ejemplo:
entradas de stock, salidas de stock, traspasos o inventario fsico.

Necesidad de Transporte: Documento que indica la necesidad de mover una cantidad especfica
de material en el nmero de almacn; es una planificacin de un movimiento. La existencia de
una necesidad de transporte indica un movimiento pendiente dentro del almacn WM, este
documento lo genera SAP internamente.

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Instruccin de Traspaso: Documento que indica la necesidad de traspasar (usualmente sin


movimiento fsico), una cantidad especfica de material en el nmero de almacn; es una
planificacin de un movimiento, la instruccin de traspaso, al igual que la necesidad de transporte,
debe convertirse en orden de transporte para que se ejecute el movimiento, este documento lo
genera SAP internamente.

Documento de material: Registro electrnico que se genera en el sistema cada vez que se
contabiliza en l un movimiento de mercancas. Sirve como prueba interna de la contabilizacin y
fuente de informacin para las aplicaciones siguientes. La generacin de este documento actualiza
los stocks.

3. CONDICIONES GENERALES

3.1 Estructura organizativa en el sistema.

3.1.1. Estructura organizativa creada entre Sociedades y Centros de proyectos.

Para cada una de las sociedades, a travs de SAP se cre un centro logstico para el manejo y control
de inventarios de proyectos, esto con el fin de diferenciarlos de los centros logsticos actuales para
manejo de inventarios de mantenimiento, que aunque son manejados por el sistema ellipse manejan
informacin en SAP a nivel de MM. Igualmente para el manejo de materiales importados se crearon los
centros logsticos para el trnsito de los mismos, desde el recibo fuera de sitio del material acorde al
termino de negociacin hasta el recibo en sitio destino final almacn de materiales de proyectos.

Sociedad Descripcin Centro Logstico Descripcin


de Proyectos

ECP Ecopetrol ECPP Centro de proyectos de Ecopetrol


ASOC Asociados ASOP Centro de proyectos de Asociadas
MAN2 Mandatos MANP Centro de proyectos de Mandatos
Mandatos
MDTO Refinera MDTP Centro de proyectos de Mandatos Refinera
Sociedad Descripcin Centro Logstico Descripcin
Importaciones

ECP Ecopetrol ECPI Centro de importaciones de Ecopetrol


ASOC Asociados ASOI Centro de importaciones de Asociadas
MAN2 Mandatos MANI Centro de importaciones de Mandatos
Mandatos Centro de importaciones de Mandatos
MDTO Refinera MDTI Refinera

3.1.2. Estructura organizativa creada entre Centros Logsticos y almacenes.

Para cada uno de los centros logsticos de proyectos se relacionaron los almacenes que operativamente
son requeridos para el manejo de los inventarios, la relacin se efectu con base en el histrico de las
compras de proyectos realizadas a travs de SAP y de la proyeccin de nuevos almacenes requeridos
por la entrada en operacin de nuevos negocios.

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Sociedad Centro Almacn Descripcin Numero de Almacn WM


MM

PO-Oleoducto Cao Limn


ECP ECPP ACN Coveas ACN
ECP ECPP ATS OTA (Area Tcnica Sur) ATS
ECP ECPP BOG CO-Distrito Bogot BOG
ECP ECPP GAM PO-Gerencia Alto Magdalena GAM

ECP ECPP GAN PO-Gerencia Andina GAN

ECP ECPP GCA PO-Gerencia Caribe GCA


ECP ECPP GCB PO-Complejo Barrancabermeja GCB
ECP ECPP GCO PO-Gerencia Centro Oriente GCO
ECP ECPP GCE PO-Gerencia Regional Central GCE
ECP ECPP GLL PO-Gerencia Llanos GLL
ECP ECPP GMA PO-Gerencia Magdalena GMA
ECP ECPP GOC PO-Gerencia Occidente GOC
ECP ECPP GQ1 Guariquies 1 - C.R.C. 2004-01 GQ1
ECP ECPP GQ3 Guariquies III GQ3
ECP ECPP GRC PO-Complejo Cartagena GRC
ECP ECPP GRM Regional Magdalena Medio GRM
ECP ECPP GSU PO-Regional Sur GSU
ECP ECPP ICP PO-Instituto Colomb.del Petrol ICP
ECP ECPP LCI La Cira Infantas Operacin LCI
ECP ECPP MTC Muelles y terminales cartagena MTC
ECP ECPP PRN Produccin Norte PRN
ECP ECPP VIT PO-Vit VIT
ECP ECPP GSM Gerencia de campos menores GSM
ECP ECPP GRN Regional Norte GRN
ECP ECPP GNO Regional Nor Oriente GNO
ECP ECPP RACN Reversin A. Cravo norte RAC

ASOC ASOP ACN PO-Oleoducto Cao Limn Covea ACN


ASOC ASOP GQ1 Guariquies 1 - C.R.C. 2004-01 GQ1
ASOC ASOP GQ3 Guariquies III GQ3

MAN2 MANP MANP Mandatos Proyectos MAP

MDTO MDTP RCSA Refineria Cartagena S.A. RCP

3.1.3. Estructura organizativa creada entre almacenes y ubicaciones.

Para cada uno de los almacenes se relacionaron las ubicaciones fsicas genricas que son requeridas
para el manejo de los inventarios de proyectos, la relacin se efectu con base en las necesidades
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mnimas de distribucin de un almacn, en caso de requerirse una mayor desagregacin para el control
y operacin de las ubicaciones a nivel de almacn, se pueden crear nuevas ubicaciones para el control
de inventarios ms detallado.

3.2. Configuracin de un almacn.

A continuacin presentamos la configuracin tipo de un almacn, para el control de las reas de recibo,
almacenamiento (Patios, Fuera de ubicacin, Sobrantes, Excedentes) y despacho.

902: rea intermedia de entrada al almacn, usualmente es el sitio fsico en el cual se realiza la
verificacin de los materiales a recibir.
999: rea intermedia para manejo de materiales en la que se controlan las diferencias de
inventario.
910: rea intermedia de salida de materiales general.
911: rea intermedia de salida de material por consumo contra centro de costo.
914: rea intermedia de salida de material por consumo de proyectos.
920: rea intermedia de salida de material por traslado entre centros.
921: rea intermedia de salida de material por traslado entre almacenes.
922: rea intermedia de salida de material por traspaso entre estados de material.
998: rea intermedia para el control de saldos.

Mapa de almacenes de WM (Ejemplo Almacn GCB)


(Patios, Fuera Ubicacin, Sobrantes y Excedentes).

910

GCB
999 911

FUB 914
E S
N A
T L
902 PAT SOB 920
R I
A D
D A
A 921
EXC

922

3.3. Cargue de materiales en sistema.

Los materiales sobrantes de proyectos que se generaron con el modelo anterior (sin control de
inventarios con cargo a proyectos en el sistema) que ingresen para el manejo en WM SAP, deben
cumplir con los siguientes pasos para su cargue en el sistema.

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Caracterizacin del material: Para todos los materiales sobrantes de proyectos se debe generar la
caracterizacin e identificacin tcnica de los mismos, esto con el fin de contar con la mas amplia
informacin para la generacin del cdigo de material que permita una mayor visibilidad de los mismos
con las caractersticas registradas.

Generacin del Dato Maestro del material: Todos los materiales de proyectos deben ser catalogados de
acuerdo al nuevo esquema de abastecimiento, esto con el fin de estandarizarlos, controlarlos bajo un
cdigo nico, permitir la unificacin de informacin con los materiales de proyectos.

Avalo de materiales: En caso que no se cuente con el valor de los materiales sobrantes o que los
mismos hagan parte de una unidad funcional o equipo (accesorios o partes sobrantes), se requiere que
se obtener el valor de mercado mediante avalo de los mismos para cargue en el sistema.

Certificacin de saldos de material: en todos los casos en los que se requiera el cargue de sobrantes de
proyectos es necesario la certificacin de los materiales generando la siguiente informacin mnima:
cdigos de los materiales, ubicacin de los mismos, almacn, centro logstico, cantidades a cargar,
valores totales por cada tem a cargar.

Reportar a Gestin de Activos: Se debe notificar a la coordinacin de Gestin de activos en el centro de


servicios compartidos el valor y el detalle de los tems sobrantes, para que se pueda realizar el
reconocimiento contable en SAP. En ningn caso se podr realizar la capitalizacin de materiales
sobrantes de proyectos.

El cargue y ubicacin en el modulo MM y WM de sobrantes de proyectos se realizara en forma masiva o


en forma individual de acuerdo a las cantidades a ingresar en el sistema, siempre generando a la
coordinacin de activos la informacin contable de los movimientos.

Los materiales de proyectos que fueron adquiridos con el modelo anterior, deben ser recibidos contra la
orden de compra vigente en el sistema SAP en las cuentas contables del proyecto en el caso de no
requerir almacenamiento, cuando se requiera almacenamiento de los materiales se deben garantizar
los puntos anteriormente relacionados para la ubicacin en WM, registro en MM de los inventarios y de
los registros contables.

4. DESARROLLO

4.1 Recibo de materiales y almacenamiento.

Comprende las actividades y controles necesarios para realizar el recibo y aseguramiento de materiales
de proyectos en bodega, de acuerdo con lo especificado en cada uno de los puntos que se relacionan a
continuacin.

4.1.1. Recibir los materiales.

a. El auxiliar del almacn realiza la recepcin fsica de los materiales y los documentos de parte del
transportador del proveedor o del OLI en la puerta de recibo, identifica en los documentos la orden
de despacho, entrega los mismos al supervisor y le informa los datos de la las rdenes de
despacho para consulta en sistema. Siempre se debe documentar en la remesa de transporte o
remisin de entrega las condiciones en las cuales se reciben los materiales de acuerdo a lo indicado
en el literal d. del numeral 4.1.2.

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b. El supervisor de bodega de materiales de proyectos con el nmero de la orden de despacho,


verifica la informacin en el sistema SAP mediante consulta en la transaccin ME23N, para
identificar los materiales, centro logstico, almacn, cantidades y condiciones de entrega pactadas
en la misma, la informacin registrada en la orden de despacho debe ser impresa y entregada al
auxiliar de almacn para la verificacin y el chequeo de materiales.

4.1.2. Chequear los materiales.

c. El auxiliar de almacn realiza la verificacin de peso y cantidad y estado de las piezas recibidas.

d. El auxiliar del almacn realiza el chequeo de los materiales en cuanto a cantidades, calidad,
informacin tcnica (cdigos, nmeros de parte, referencias) teniendo como base la informacin
registrada en la orden de despacho (impresa por el supervisor) y la informacin que se encuentra
en los documentos y los materiales recibidos.

e. El auxiliar de almacn confirma en la orden de despacho la informacin encontrada en cuanto a


cantidad de piezas, informacin tcnica (descripcin de materiales, cdigos, nmeros de parte,
referencias, seriales), discrepancias en los materiales, informacin en cuanto al embalaje y estado
de los mismos.

f. El auxiliar de almacn registra en la remesa del transportador

La fecha en la cual se est formalizando el recibo,


Los datos del peso real recibido,
Nmero de piezas recibidas,
No conformidades o faltantes en documentos recibidos (en caso que aplique),
Discrepancias en los materiales en cuanto a cantidades, calidad, especificacin tcnica,
estado de los mismos, entre otros (en caso que aplique),
Discrepancias en el embalaje en cuanto al estado de los mismos, abolladuras, daos, entre
otros (en caso que aplique).

Nota: Para las rdenes de despacho nacionales en caso que los materiales o embalaje se encuentren
con discrepancias, en caso que sea posible deben ser devueltos al transportador y debe dejarse la
constancia en el documento de transporte (remesa) correspondiente, para las ordenes de despacho
internacionales se debe registrar la discrepancia en el mismo documento y se debe ingresar al sistema
el motivo de discrepancia.

4.1.3. Registrar en el sistema el ingreso de los materiales.

El supervisor de materiales mediante la transaccin MIGO_GR debe realizar el ingreso en SAP de las
cantidades de los materiales recibidos, con cargo a la orden de despacho (pedido), con la clase de
movimiento 101 Q (tipo stock especial proyectos), en el centro logstico correspondiente, se debe
verificar que los materiales, cantidad, datos del proyecto y de la ubicacin que aparecen en el sistema
correspondan con lo registrado en la lista de chequeo y con lo requerido en la Solicitud de pedido que
se puede consultar a nivel de resumen de posicin (Sol. Pedido / Posicin).

La fecha que se registre en el sistema a nivel de documento y contable debe ser la fecha real en la cual
se realiza el recibo de los materiales y que se registr en la remesa del transportador, dado que la
misma sirve como base para medicin del cumplimiento por parte del proveedor.

En caso que se requiera realizar pruebas tcnicas sobre los equipos o materiales por parte de una
empresa especializada o por parte de los encargados del proyecto, el recibo en el sistema se puede
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realizar en estado de inventario en Calidad, para que el mismo quede separado provisionalmente hasta
que se confirmen los resultados de las pruebas tcnicas, posteriormente se puede realizar el cambio de
estado a libre utilizacin sobre los materiales o equipos mediante la transaccin LQ02 con la clase de
movimiento 921 (total del inventario), , a travs de la transaccin MIGO_TR (traspaso parcial) con la
clase de movimiento 321.

Para el recibo de materiales importados se debe tener en cuenta que el recibo que se registra por parte
del supervisor de bodega de proyectos, es el ingreso ON-SITE (en sitio) contra un recibo OFF-SITE
(fuera de sitio) previamente realizado por parte de Logstica y Comercio Exterior; la transaccin por la
cual se realiza el recibo ON-SITE es la ZMM_TRASLA, en la misma se indica:

Entrada de mercancas (OFF-SITE), corresponde al No. de documento de material y se


puede consultar por ME23N a nivel de posicin en historial de pedido documento
material.
Centro logstico de Traslado para el caso de ECOPETROL ECPI.
Centro logstico a trasladar para el caso de proyectos ECOPETROL ECPP (ver estructura en
condiciones generales).
Almacn a trasladar, se puede consultar a nivel de resumen de posicin en la solicitud de
pedido - posicin.
Fecha de documento y fecha contable, debe ser la fecha real en la cual se realiza el recibo
de los materiales y que se registr en la remesa del transportador.

Esta transaccin corresponde a un traslado de los materiales desde el centro logstico de importaciones
hasta el centro logstico de proyectos.

En caso que se presenten discrepancias en los materiales al momento del recibo, se debe proceder de
acuerdo a lo especificado en la gestin de almacn para discrepancias y devoluciones en el presente
documento numeral 4.5.

4.1.4. Consultar en sistema el ingreso de los materiales.

El supervisor de materiales tiene varias alternativas de consultas para el movimiento del material y los
saldos actualizados, veremos la opcin de consulta mediante la transaccin MMBE, en la misma puede
consultar a nivel de material, centro logstico, almacn, el resumen de inventario por cdigo
correspondiente en el almacn que se ingreso las orden de despacho, en caso que se quiera mayor
detalle se debe marcar el inventario total con cargo a proyectos (stock proyecto) e ingresar por entorno
y por movimiento de mercancas (shift + F7), all se encontraran los movimientos registrados en el
sistema para el material consultado con la siguiente informacin:

Fecha del documento.


Fecha del registro.
Almacn.
Clase de Movimiento.
Elemento PEP (proyecto).
Centro Logstico.
Documento de material.
Posicin
Fecha contable
Cantidad
Unidad comercial.

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En caso que se quiera tener mayor nivel de informacin en el reporte se puede dar lista detallada (Ctrl
+ Shift + F12), y se pueden llegar a incluir las variantes de datos que se requieran mediante y que se
encuentren parametrizadas en el reporte (Ctrl + F8).

4.1.5. Definir la ubicacin para almacenamiento del material.

El Sistema sugiere la ubicacin del material en las diferentes reas que tiene parametrizadas en WM y
que deben corresponder con las alternativas fsicas que se tienen para almacenamiento del material, en
caso que por disponibilidad de espacio se requiera modificar la ubicacin, el supervisor de materiales a
travs de la transaccin LT01 LT10 puede realizar a nivel de sistema la modificacin o traslados de
los materiales a la ubicacin ms conveniente para la operacin de la bodega, la parametrizacin de
ubicaciones se tiene en una primera etapa como reas abiertas sin ubicaciones fijas.

4.1.6. Confirmacin de la OT y Ubicacin del material para almacenamiento.

Con la sugerencia realizada por el sistema para ubicacin del material modificada por parte del
Supervisor, se debe proceder por parte del auxiliar de almacn con el traslado fsico de los materiales
a la zona de almacenamiento.

Tan pronto como se tenga la confirmacin por parte del auxiliar de almacn de la ubicacin fsica de los
materiales en la zona de almacenamiento designada, se debe proceder por parte del supervisor de
bodega con la confirmacin de la orden de transporte generada por el sistema, dicha confirmacin se
realiza a nivel de nmero de almacn, tipo de almacn y ubicacin mediante la transaccin LT22 para
las OT de estado abiertas, y delimitando la fecha en la cual se registra la OT. En el sistema se
visualizara el nmero de la OT, el cdigo del material, la fecha de creacin, la ubicacin desde y hacia
la cual se realiza el movimiento, el documento de material, la cantidad y unidad comercial.

La confirmacin de la OT se puede realizar marcando la misma como no visible mediante (Ctrl + Shift
+ F9) para los casos en los que no se requiere cambios en la ubicacin, y de modo visible mediante
(Ctrl + Shift + F8) para los casos en los cuales se requiere cambios en la ubicacin destino del
material. Internamente el sistema realiza la confirmacin a travs de la transaccin LT12.

4.1.7. Consulta de Ubicacin del material.

Posterior a la confirmacin de la orden de transporte, se debe visualizar y confirmar la ubicacin de los


materiales de acuerdo al nmero de almacn, tipo de almacn y ubicacin, con base en el elemento
PEP correspondiente al material y orden de despacho recibido, dicha consulta se realiza por la
transaccin LX03.

Con esta consulta terminamos la etapa de recibo y almacenamiento de materiales de proyectos,


garantizando la ubicacin fsica de los materiales y la trazabilidad de la informacin en el sistema.

4.2 Despacho y entrega al proyecto (consumo).

Comprende las actividades y controles necesarios para realizar el despacho y entrega de materiales
(consumo) al proyecto correspondiente, tal y como se relacionan a continuacin:

4.2.1. Realizar la reserva y solicitud de materiales.

Los funcionarios del proyecto a travs de la transaccin CJ20N, realiza la reserva de materiales que
corresponden a los requerimientos para el desarrollo del mismo.

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La reserva se puede realizar con cargo a materiales adquiridos por el proyecto a travs de
abastecimiento mediante rdenes de despacho, o sobre los materiales que se encuentran en libre
utilizacin como sobrantes de otros proyectos en la herramienta SAP.

Antes de realizar el proceso de abastecimiento se debe asegurar que los materiales requeridos por el
proyecto no se encuentren como saldos de proyectos en libre utilizacin, dicho aseguramiento se debe
realizar mediante la consulta de saldos a travs de la transaccin MMBE.

Para mayor nivel de informacin o detalle sobre los pasos para la realizacin de la reserva de
materiales de proyectos, se pueden remitir al instructivo para requerimiento de proyectos ECP-DAB-I-
033.

Tomando como referencia la planeacin del proyecto y con cargo a la reserva realizada previamente en
el sistema, el lder de proyecto debe realizar la solicitud formal de los materiales mediante
comunicacin escrita confirmando los datos del personal autorizado, la reserva e tems y la fecha para
el retiro de los mismos.

4.2.2. Consultar la reserva de materiales.

El supervisor de almacn de proyectos realiza la consulta de la reserva (nmero e tem) a travs de la


transaccin MB23 o por MB25, dicha revisin se realiza con base en la solicitud formal del proyecto del
punto anterior.

En la consulta podemos visualizar la siguiente informacin bsica: cdigo y texto breve del material,
cantidad requerida, fecha de necesidad (en la cual se requiere la entrega), elemento PEP (proyecto),
adicional se puede verificar que se encuentre aprobado el movimiento del material, el destinatario
(funcionario que se autoriza para el retiro del material), el pto. de descarga (sitio para el cual est
destinado el material).

Con la informacin que se encuentra en la reserva se puede constatar que corresponde con la solicitud
formal enviada por el proyecto.

4.2.3. Ubicacin de los materiales reservados.

El Supervisor de la bodega de materiales de proyectos con la informacin de la reserva debe ubicar a


nivel del almacn y ubicacin los materiales reservados, dicha verificacin la puede realizar por la
transaccin LX02 indicando los materiales a travs de delimitaciones opcionales (shift + F4), en la
carpeta de cuantos y a nivel de material, para mayor facilidad los cdigos de los materiales se pueden
copiar masivamente de la reserva.

El reporte LX02 permite conocer los siguientes datos:

Material (cdigo).
Centro Logstico.
Almacn.
Elemento PEP (proyecto).
Texto breve.
Tipo de almacn.
Ubicacin.
Cantidad disponible y unidad comercial.
Fecha de ltima entrada.

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En caso que se requiera mayor informacin en el reporte de consulta, se puede actualizar la variante
de visualizacin incluyendo los datos que se requieran y que se encuentren parametrizados en el
reporte mediante (ctrl + F8).

4.2.4. Ubicar y Movilizar los materiales desde el almacenamiento al rea de despacho.

Con la informacin de la ubicacin de los materiales confirmada por el supervisor de almacn, el


auxiliar de almacn debe proceder a buscar fsicamente los mismos en la ubicacin designada por el
sistema y los debe trasladar hasta el rea intermedia de despacho (en caso que los mismos sean
susceptibles de movilizacin). Para cargas de manejo especial por su volumen, cantidad o peso, se
debe disponer de la logstica de entrega en los patios o ubicaciones en las que se encuentren los
mismos.

4.2.5. Registrar en el sistema el despacho de los materiales.

El supervisor de materiales mediante la transaccin MIGO_GI debe realizar el despacho en SAP de las
cantidades de los materiales requeridos por el proyecto, con cargo a la reserva, con la clase de
movimiento 281 Q (tipo stock especial proyectos), en el centro logstico correspondiente, se debe
verificar que los materiales, cantidad, datos del proyecto y de la ubicacin que aparecen en el sistema
correspondan con lo registrado en la reserva.

La fecha que se registra en el sistema a nivel de documento y contable, debe corresponder a la fecha
real en la cual se realiza la entrega de los materiales y que se registrara en la orden de transporte
(documento que se imprime para dejar constancia de la entrega de los materiales).

4.2.6. Visualizar e imprimir la Orden de Transporte.

El sistema con el movimiento de salida registrado a travs de la transaccin MIGO_GI, genera de


manera automtica una orden de transporte del mismo, la cual se puede consultar a travs de la
transaccin LT22.

La Orden de transporte nos informa los datos del movimiento realizado en el sistema, desde la
ubicacin de almacenamiento hasta la ubicacin intermedia de salida 914, indicando el nmero
automtico de la OT generado por el sistema, el cdigo del material a despachar, fecha de creacin del
documento, ubicacin de almacenamiento desde la que se saca el material, ubicacin intermedia de
despacho, cantidad y unidad comercial.

Para la impresin de la orden de transporte existen dos opciones.

Desde la visualizacin de LT22 entrando por sistema y por Ordenes SPOOL propias, all se visualizaran
las ordenes de transporte creadas por el supervisor y pendientes de impresin, se debe marcar el
nmero de SPOOL requerido, en caso que se requiera consultar la informacin se puede visualizar con
(F6), para impresin se debe devolver de la visualizacin con (F3) y marcar imprimir con parmetros
modificados (Shift + F1), en dispositivo de salida se debe marcar la impresora configurada en SAP en la
que se quiere imprimir, se debe indicar el nmero de ejemplares y luego marcar imprimir (Shift + F1),
para borrar del SPOOL (en caso que no se eliminen automticamente) se puede marcar la posicin y
dar (shift + F2).

Entrando por la LT31, se debe indicar el nmero de almacn, el nmero de la orden de transporte, en
datos de control de impresin: indicador de impresin existen dos opciones en este punto OT 01 para
impresin por posicin y 02 para impresin completa, en impresora mencionar el nombre de la
impresora configurada en SAP en la que se quiere imprimir, en datos de control del SPOOL existen dos
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opciones 01 para enviar a imprimir inmediatamente, 02 para enviar al SPOOL, para proceder con la
impresin se puede por orden de transporte imprimir o mediante (Ctrl + P).

4.2.7. Formalizar la entrega del material.

El auxiliar de almacn debe proceder a la entrega fsica de los materiales y/o equipos al destinatario
(funcionario que se autoriza para el retiro del material) registrado en la reserva, el funcionario
designado por el proyecto debe firmar en seal de aceptacin la Orden de transporte que el auxiliar
debe tener impresa en la cual debe encontrarse la informacin de los materiales y las cantidades a
entregar.

4.2.8. Consultar en el sistema la salida de los materiales.

El supervisor de materiales tiene varias alternativas de consultas para la salida del material
(movimiento) y los saldos actualizados. Veremos la opcin de consulta mediante la transaccin MB51,
en la misma puede consultar a nivel de material, centro logstico, almacn, los movimientos de
materiales por cdigo, para identificar los movimientos que corresponden a salida tomamos las
transacciones 281 Q en caso que se quiera mayor detalle se puede solicitar lista detallada de
movimiento mediante (ctrl +shift + F12), all se encontraran los movimientos registrados en el sistema
para el material consultado con la siguiente informacin:

Material (cdigo).
Texto Breve.
Documento de material.
Elemento PEP (proyecto).
Grafo.
Fecha del documento.
Pedido (orden de despacho).
Reserva (No.).
Clase de movimiento.
Centro Logstico.
Almacn.
Cantidad y unidad comercial.
Fecha del documento.

En caso que se quiera tener mayor nivel de informacin en el reporte se puede incluir las variantes de
datos que se requieran mediante (Ctrl + F8).

4.2.9. Confirmacin de la OT de despacho de los materiales.

Tan pronto como se tenga la confirmacin por parte del auxiliar de almacn de la entrega de los
materiales o equipos al destinatario (funcionario que se autoriza para el retiro del material), se debe
proceder por parte del supervisor de bodega con la confirmacin de la orden de transporte generada
por el sistema, dicha confirmacin se realiza a nivel de nmero de almacn, tipo de almacn y
ubicacin mediante la transaccin LT22 para las OT de estado abiertas, y delimitando la fecha en la
cual se registra la OT. En el sistema se visualizara el nmero de la OT, el cdigo del material, la fecha
de creacin, la ubicacin desde y hacia la cual se realiza el movimiento, el documento de material, la
cantidad y unidad comercial.

La confirmacin de la OT se puede realizar marcando la misma como no visible mediante (Ctrl + Shift
+ F9) para los casos en los que no se requiere cambios en la ubicacin, y de modo visible mediante
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(Ctrl + Shift + F8) para los casos en los cuales se requiere cambios en la ubicacin destino del
material. Internamente el sistema realiza la confirmacin a travs de la transaccin LT12.

Consulta de Ubicacin del material.

Posterior a la confirmacin de la orden de transporte, se debe visualizar y confirmar la ubicacin de los


materiales de acuerdo al nmero de almacn, tipo de almacn y ubicacin, con base en el elemento
PEP correspondiente al material y orden de despacho recibido, dicha consulta se realiza por la
transaccin LX03.

Con esta consulta terminamos la etapa de recibo y almacenamiento de materiales de proyectos,


garantizando la ubicacin fsica de los materiales y la trazabilidad de la informacin en el sistema.

4.3 Traslados.

Los traslados de materiales de proyectos quedo parametrizado en el sistema entre centros logsticos,
entre almacenes y entre ubicaciones, respondiendo a las necesidades logsticas de movimientos de
materiales.

Para la realizacin de traslados entre centros logsticos (ver estructura organizativa) se pueden realizar
a travs de la transaccin MIGO_TR para el caso de traslados entre centro de importaciones y centros
de proyectos se realiza con la clase de movimiento 301.

Para los traslados de materiales de proyectos entre almacenes (ver estructura organizativa) se pueden
realizar a travs de la transaccin MIGO_TR para el caso de traslados entre almacenes de proyectos se
realiza con la clase de movimiento 311.

Para los traslados de materiales de proyectos entre ubicaciones dentro de un mismo almacn, se
pueden realizar a travs de la transaccin LT10 para traslados totales y LT01 para traslados parciales
entre ubicaciones.

4.4 Traspasos.

Los traspasos de materiales de proyectos quedo parametrizado en todos los almacenes (ver estructura
organizativa) en el sistema entre los diferentes estados de los inventarios: con cargo a proyecto, libre
utilizacin, bloqueado y control de calidad.

Para la realizacin de traspasos entre libre utilizacin y control de calidad se puede realizar desde la
MIGO_TR con la clase movimiento 322 a travs de la transaccin LQ02 con la clase movimiento 922.

Para la realizacin de traspasos entre control de calidad a libre utilizacin se puede realizar desde la
MIGO_TR con la clase movimiento 321 a travs de la transaccin LQ02 con la clase movimiento 921.

Para la realizacin de traspasos entre control de calidad a Bloqueado utilizacin se puede realizar desde
la MIGO_TR con la clase movimiento 350 a travs de la transaccin LQ02 con la clase movimiento
950.

Para la realizacin de traspasos entre Bloqueado a control de calidad utilizacin se puede realizar desde
la MIGO_TR con la clase movimiento 349 a travs de la transaccin LQ02 con la clase movimiento
949.

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Para la realizacin de traspasos entre libre utilizacin y bloqueado se puede realizar desde la MIGO_TR
con la clase movimiento 344 a travs de la transaccin LQ02 con la clase movimiento 944.

Para la realizacin de traspasos entre bloqueado libre utilizacin se puede realizar desde la MIGO_TR
con la clase movimiento 343 a travs de la transaccin LQ02 con la clase movimiento 943.

Para la realizacin de traspasos de materiales con cargo a proyectos (elemento PEP) a libre utilizacin
se puede realizar desde la MIGO_TR con la clase movimiento 411 Q a travs de la transaccin LQ02
con la clase movimiento 960.

Para la realizacin de traspasos de materiales de libre utilizacin (sobrantes de proyectos) a cargo a


proyectos (elemento PEP), se puede realizar desde la MIGO_TR con la clase movimiento 412 a travs
de la transaccin LQ02 con la clase movimiento 961.

4.5 Devoluciones y Manejo de discrepancias.

En el caso de que se presenten discrepancias en el recibo de materiales de parte de proveedores, se


deben registrar en el sistema mediante la transaccin MIGO_GR devolucin de los mismos (cantidad
con discrepancias) y con el motivo de discrepancia correspondiente, la clase de movimiento que se
genera es 122.

La devolucin generada en el sistema, representa el ajuste en el sistema es decir que genera en el


mismo el control de las cantidades pendientes (con discrepancia) por parte del proveedor a nivel de la
orden de despacho.

Los motivos de discrepancias configurados en SAP para el control de materiales de proyectos son
equivalentes a las discrepancias que se vienen manejando para el control de materiales de
mantenimiento.

SISTEMA SAP
Motivo Descripcin
0001 Calidad Deficiente
0002 No completo
0003 Deteriorado
0010 Cancelacin por incumplimiento del proveedor
0011 Documentacin incompleta
0012 Documentacin no cumple requisitos
0013 Faltante
0014 Incompleto
0015 Mal estado
0016 No cumple especificaciones
0017 No entrega garantas contractuales
0018 Despacho parcial no autorizado
0019 Sobrante
0020 Empaque defectuoso
0021 Error proveedor

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0022 Error en la solicitud


0023 Error proceso logstico
0024 Responsabilidad Embarcador
0025 Responsabilidad Transportador
0026 Saqueo

Las discrepancias pueden ser consultadas por la transaccin MBGR a nivel de almacen y de centro
logstico, y se identifican por los motivos de discrepancia que se registren al momento de la devolucin
en el sistema.

En el caso que se genere una discrepancia con materiales de proyectos importados, la misma se debe
generar mediante la devolucin de los materiales MIGO_TR desde el centro logstico de proyectos hasta
el centro logstico de importaciones (ver estructura organizativa) correspondiente.

4.6 Cambio de ubicaciones de los materiales.

El supervisor de bodegas puede realizar los cambios de ubicaciones en el sistema a travs de WM SAP,
mediante los traslados que se especifican en el numeral 4.4. para cada una de las necesidades
operativas que se requieran.

4.7 Inventarios Fsicos.

Para la realizacin de inventarios fsicos a nivel de ubicaciones se debe generar el inventario a travs
de la transaccin LI01N, se realizan los conteos y verificaciones fsicas a nivel de cada una de las
ubicaciones, en caso de encontrarse diferencias entre los conteos y el reporte generado por el sistema
se deben registrar a travs de la transaccin LI11N, con la clase de movimiento 711

La consulta del reporte de inventario se puede realizar a travs de la transaccin LI03N y se puede
modificar a travs de LI02N, las diferencias de inventario por ubicacin se pueden consultar a travs de
la transaccin LX17, la eliminacin de diferencias de inventarios a nivel de almacenes se realiza a
travs de LI20.

4.8 Datos Maestros.

La generacin y cargue de ubicaciones a nivel de almacenes se puede realizar en la transaccin LS10


en forma masiva y mediante la transaccin LS01N en forma individual, las ubicaciones se deben
constituir con mximo 10 caracteres.

En cada almacn se configuraron en el modulo WM de SAP los rangos internos de operacin, como son
los correspondientes a la generacin de documentos (ordenes de transporte, necesidades de
transporte, traspasos, documentos de inventarios).

Las ubicaciones intermedias (ver estructura organizativa), quedaron parametrizadas en cada uno de los
almacenes, las mismas permiten llevar el control de estructura operacional al sistema WM en SAP, para
garantizar la trazabilidad de los materiales de proyectos en toda la cadena logstica.

La gestin de almacenes se puede controlar a travs de la transaccin LL01, a nivel de almacn y de


centro logstico. En la transaccin se pueden visualizar y ejecutar todos los documentos activos de los
diferentes movimientos de materiales de proyectos que se generan en la operacin.

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5. CONTINGENCIAS

Ninguna.

RELACIN DE VERSIONES

Versin Fecha Cambios


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Para mayor informacin sobre este documento dirigirse a quien lo elabor, en nombre de la
dependencia responsable:
Elabor: Jos Joaqun Feo Fernndez
Telfono: 41966
Buzn: jose.feo@ecopetrol.com.co
Dependencia: Abastecimiento de Bienes y Servicios.

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