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SISTEMA DE INFORMACION

DE ADMISNITRACION DE
CONSTANCIAS


INDICE

1. INTRODUCCIN............................................................................................................ 3

2. CULTURA ORGANIZACIONAL......................................................................................4

3. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA..................................................................................5

4. ESTUDIO DE MERCADO...............................................................................................5

5. ESTUDIO TECNICO.......................................................................................................7

6. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD.........................................................................................8

6.1 FACTIBILIDAD TECNICA...........................................................................................8

7.2. FACTIBILIDA ECONOMICA.......................................................................................9


7.2.1. Recursos humano.............................................................................................9
7.2.2. Recursos consumibles....................................................................................10

7.3. FACTIBILIDAD OPERATIVA....................................................................................10

8. PROPUESTA TCNICA................................................................................................11

8.1. PROCESOS DE NEGOCIOS AFECTADOS..............................................................11

9. CONCLUSIONES.........................................................................................................12

10. BIBLIOGRAFIA........................................................................................................13

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1. INTRODUCCIN

En la ltima dcada, el Gobierno Regional de Puno ha experimentado cambios en


los medios de informacin escritos, que ha sido consecuencia del desarrollo de la
tecnologa de multimedia, internet, Intranet, bibliotecas virtuales, centros de
documentacin virtual, sociedad de la informacin, etc., han dado lugar a que sean
cada da ms grandes las necesidades de la informacin.

Esta necesidad de informacin ha propiciado que la documentacin fsica sea un


centro de documentacin donde se encarga del tratamiento y difusin de la
informacin por medio de las tcnicas utilizadas en el anlisis documental como es
la reprografa y la difusin virtual, con este fin se implement el CENDOC; su funcin
principal es satisfacer las necesidades de informacin del personal del Gobierno
Regional de Puno y de la comunidad en general, servicio mediante el cual la
institucin se proyecta a la comunidad, ofreciendo servicio bibliogrfico en forma
gratuita.

El CENDOC, se ha constituido en un elemento de apoyo muy importante para el


crculo de investigadores y literatos de nuestra Regin, no solamente por la
informacin que posee, sino tambin porque ofrece a la venta, publicaciones de
autores puneos, como actividad especficamente de apoyo, ya que No se percibe
comisiones por estas ventas.

En este documento se plantea una alternativa de solucin para la administracin de


la oficina a travs de un sistema de informacin, enfocando especficamente
problemticas que se dan en el proceso de bsqueda y prstamo de libros y
documentos, ya que estos procesos toman de mucho tiempo.

Lo que se quiere lograr, es que a travs de las tecnologas de informacin,


especficamente de un Sistema de Informacin, se de soporte al proceso de
bsqueda y prstamo de libros y documentos para poder optimizarlos, generando
as el ahorro de tiempo y por ello que las instituciones como el CENDOC, puedan

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alcanzar sus objetivos.

2. CULTURA ORGANIZACIONAL

El Centro de Documentacin (CENDOC) fue creado como organismo pblico del


gobierno regional puno para satisfacer las necesidades de informacin del personal
propio y pblico en general a travs de los servicios que brinda.

Problemas hallados en el Centro de Documentacin.

A nivel de - Uso de herramientas de ofimtica para la ubicacin


SOFTWARE del libro dentro del almacn. Existen archivos
digitales en los cuales los libros estn clasificados
mediante algunas caractersticas y/o cdigos, los
cuales nos proporcionan la ubicacin del libro dentro
del almacn.
- Tiempo de bsqueda: la bsqueda de los textos
mediante las herramientas de ofimtica demanda
mucho tiempo.
- Datos insuficientes: los datos del texto dentro del
archivo digital son muy escasos, lo cual no brinda la
informacin necesaria a cerca del texto
- El registro de los lectores an se realiza
manualmente en cuadernos de registros.
A nivel de - Uso de mquinas de escribir para el rellenar las
HARDWARE fichas de prstamo.
- Se tiene una impresora pero no se encuentra con el
presupuesto necesario para la recarga del toner.
A nivel del - No se cuentan con cursos de capacitacin, por lo
PERSONAL cual no se tiene personal debidamente capacitado
para el manejo de nuevas tecnologas de
informacin.
- El encargado no cuenta con personal de apoyo.

Recursos con los que cuenta el Centro de Documentacin.

SOFTWARE HARDWARE
- Sistema operativo Windows - Computadora de escritorio:
XP, Vista, Windows 8 y Procesador Core 2 QOAD, 3
Windows 8.1. Gb RAM
- Herramientas de ofimtica. - Impresora laser
- Utilitarios.

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3. DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA

El Centro de Documentacin del Gobierno Regional Puno, cuenta con un personal,


el cual est a cargo de todos los servicios que brinda esta oficina.

El responsable de esta oficina se encarga de:

- Brindar el servicio de prstamo de textos y/o documentos al personal del


Gobierno Regional.
- Prstamo de los textos y/o documentos al pblico en general para su uso en la
Sala de Lectura.
- Bsqueda de bibliografa para el pblico en general.
- Venta de publicaciones de diversos autores puneos.

La responsable viene laborando en el rea desde el ao 1979, lo cual demuestra


su gran responsabilidad, vocacin y compromiso con el trabajo que desempea.

Dicha labor requiere de muchas habilidades, las cuales fue mejorando y


perfeccionando a lo largo de su trayectoria. De esta forma pudo sacar adelante el
Centro de Documentacin (CENDOC) a pesar de las adversidades, como no contar
con presupuesto y depender solo de donaciones personales o de alguna
organizacin ajena al Gobierno Regional.

La responsable del CENDOC hace ms de diez aos, al sentir la falta de apoyo y


mejorar la calidad de los servicios que brinda, emprendi la bsqueda de nuevas
tecnologas que le dieran apoyo en los distintos procesos que ayudan a brindar el
servicio en la CENDOC, por ello asisti a cursos de capacitacin, talleres, etc. de
nuevas tecnologas. Es as que descubri el software MICROISIS, el cual solo era
compatible con la plataforma MS-DOS de Windows, de esta forma empez a
capacitarse sobre el uso de este software.

4. ESTUDIO DE MERCADO

El CENTRO DE DOCUMENTOS (CENDOC) del gobierno regional Puno brinda


servicio de prstamo de textos, limitndose a veces solo al personal de la
institucin por problemas de difusin.
El CENTRO DE DOCUMENTOS (CENDOC) del gobierno regional Puno brinda
servicio de lectura en sala, a diferencia de prstamos de texto no solo brinda al
personal sino tambin brindando a la comunidad en general y entre otros.
El nmero de usuarios de este servicio es de 20 a 30 personas como mximo.
La rpida atencin hacia el usuario.

La atencin hacia el usuario en el servicio de prstamo de texto, libros,


documentos de carcter tcnico se realiza lentamente. Esto sucede porque utiliza
el sistema UNITERMICO para la administracin de textos.
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El sistema UNITERMINO funciona as: todos los libros, textos, documentos de
carcter tcnico se encuentran en el almacn en forma sucesiva de izquierda a
derecha y los cdigos de cada libro se apunta en fichas que permite recuperar el
contenido del texto.

El inters del usuario.

La tecnologa actual con que cuenta el CENDOC ocasiona poca


concurrencia al centro de documentacin del gobierno regional.

Los usuarios del servicio del CENDOC:

Usuario externo Son los Investigadores, los estudiantes


universitarios, los alumnos de institutos
superiores, los escolares, entre muchos
otros de diferentes instituciones superiores.

Usuario interno Todo el personal del gobierno regional.

La persona responsable de la oficina del CENDOC con buenas


aspiraciones a mejorar para la atencin del usuario en general.

La persona responsable del CENDOC es la seora Yanina de la Riva


Sardon, mantiene las ganas de poder mejorar los servicios que brinda, pero
el gobierno regional en muchas ocasiones nunca respondi, pero a pesar de
que investigadores, profesionales, estudiantes de todas las ramas y
trabajadores del gobierno regional, dejaron de concurrir a este organismo.

Poco inters del Gobierno Regional.

El Gobierno Regional de Puno, desde hace muchos aos atrs no toma


muy en cuenta a la oficina del CENDOC, ya que no se le asigna un
presupuesto para el mantenimiento y actualizacin de la oficina
mencionada. Tanto que algunas veces la responsable por evitar realizar
tantos documentos, realiza las compras con sus propios medios.

El tiempo de bsqueda.

Su objetivo principal de la oficina es prestar textos y/o documentos, de tal


forma la responsable tiene que realizar una bsqueda de textos en muchos
casos a mano. Actualmente la persona encargada trabaja con el Sistema
UNITERMINO, o en algunos lugares llamado como la computadora a
papel.

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