Modulo4 8-CONTENIDO-Manual de Expedientes

Sistema de
Expedientes
Universidad Nacional del Centro

de la Provincia de Buenos Aires
Secretara General - Area de Informtica
INDICE
CONCEPTOS GENERALES 3
OBJETIVOS DEL SISTEMA 3

ALCANCE DEL SISTEMA 3
ETAPAS QUE ABARCA EL SISTEMA 4
COMO SE REALIZA EL MOVIMIENTO DE UN EXPEDIENTE 5
USO DE BOTONES 6
BOTONES DE ACEPTAR, CANCELAR Y SALIR 6

MOVIMIENTO EN LA LISTAS DE DATOS (BROWSE) 6
UTILIZACIN DE LAS SOLAPAS 8
LISTAS DESPLEGABLES 8
LISTAS DESPLEGABLES CON FECHAS 9
INGRESO AL SISTEMA. 10
NUEVA VERSIN 11
CONTROL DE ACCESO 11
RECOMENDACIONES RESPECTO DEL USO DE CLAVES. 12
SELECCIN DEL SECTOR 12
MEN DE ACTUALIZACIN. 15
MOVIMIENTOS DE EXPEDIENTES. 15
QU MOVIMIENTOS PUEDE ACTUALIZAR Y CONSULTAR CADA SECTOR 15

VENTANA DE EXPEDIENTES EN EL SECTOR 16
REFRESCAR CAMBIOS 17
DESCONEXIN DEL SISTEMA 18
TIEMPO DE INACTIVIDAD 18
POR FALTA DE CONEXIN O INTERRUPCIN DEL SERVIDOR 18
LOCALIZACIN DE UN EXPEDIENTE 18
VER CARTULA DE UN EXPEDIENTE O SECTOR DE DESTINO 20
RECIBIR UN EXPEDIENTE 22
EDITAR EXPEDIENTE (TRATAMIENTO DEL EXPEDIENTE) 22
SOLAPA GENERAL 23
SOLAPA AGREGADOS/DESGLOSADOS. 24
SOLAPA PALABRAS CLAVES 25
SOLAPA PROVEEDORES VINCULADOS (SOLO CON PERMISO ESPECIAL) 27
SOLAPA NOTAS ACTUALES 28
SOLAPA TODAS LAS NOTAS 33
ENVIAR EXPEDIENTE. 34
Sistema de Expedientes Pagina 1de 50

ACTUALIZACIN DEL DICCIONARIO DE PALABRAS CLAVES 34

ACTUALIZAR DATOS USUARIO (CAMBIO DE CLAVE) 36
RECOMENDACIONES RESPECTO DEL USO DE CLAVES. 37
CONSULTAS. 38
BSQUEDA POR EXPEDIENTE 40

BSQUEDA POR PALABRA CLAVE 41
BSQUEDA POR FECHA DE MOVIMIENTO 42
BSQUEDA POR PROVEEDOR 43
BSQUEDA POR RELACIN PROVEEDOR - EMPRESA 44
RESULTADOS DE LA BSQUEDA 45
INFORMES IMPRESOS 47
EXPEDIENTES 47
SECTORES 48
PALABRAS CLAVE 48
FERIADOS 49
MOVIMIENTOS EN EL SECTOR 49

CONCEPTOS GENERALES
Objetivos del Sistema
Los objetivos bsicos que persigue el sistema son:
Descentralizar el registro del movimiento de expedientes.
Brindar informacin en tiempo real sobre el lugar y estado de los expedientes.
Facilitar la bsqueda de expedientes por distintos criterios y mediante la

utilizacin de palabras claves.
Alcance del Sistema
El presente sistema tiene como funcin principal administrar el movimiento de

expedientes, registrando en todo momento la localizacin de los mismos.
Como se puede observar en el cuadro anterior el sistema permite:
Efectuar observaciones: Una vez recepcionado el expediente el sector debe

realizar su tratamiento y pasarlo al sector siguiente. Mediante la opcin de Efectuar
Observaciones se permite ingresar un comentario, una palabra clave, asociar un
proveedor (si se tiene el permiso adecuado) y agregar expedientes (el desglose de
expedientes slo lo realiza mesa de entradas.

Efectuar Movimientos: El expediente una vez tratado queda en condiciones

de ser enviado al sector siguiente. Dicho envo puede ser cancelado hasta tanto no
sea recepcionado por el sector de destino. El sector de destino NO deber indicar
como recepcionado en el sistema un expediente que no haya sido recepcionado
fsicamente.
Buscar un Expediente: El sistema admite diversos criterios de bsqueda,

como por ejemplo:
Por los datos de identificacin del expediente

Por las palabras claves asociadas al expediente
Por la fecha del movimiento
Por el proveedor asociado al expediente.
Por la relacin proveedor/expediente
Analizar Movimientos: Por cada movimiento se indica el sector por el que

pas, fecha y hora de ingreso, fecha y hora de egreso, estado, etc.
Etapas que abarca el sistema
Como se puede observar el sistema abarca los tres pasos bsicos de la vida
de un Expediente:
CREACION DEL EXPEDIENTE: Esta accin es ejecutada por el rea de Mesa de

Entradas quien ingresa los datos correspondientes a la CARATULA del expediente y
arma fsicamente el mismo.

MOVIMIENTO DEL EXPEDIENTE: Esta accin es ejecutada por cada uno de los
sectores por los que pasa el expediente. Es responsabilidad de cada sector mantener
los expedientes que el sistema informa que estn fsicamente en su poder.
ARCHIVO DE EXPEDIENTES: Esta accin es ejecutada por Mesa de Entradas donde

disponen el archivo del expediente. Previo a esto se imprime una historia de los
movimientos del expediente.
Como se realiza el Movimiento de un Expediente
Como se puede observar en la figura anterior el sector A posee en el momento

1 el expediente, una vez efectuado el tratamiento del mismo ingresa al sistema,
efecta la respectiva observacin y realiza el envo al sector B. Hasta tanto el sector B
no registre la recepcin en el sistema, el expediente figurar pendiente de envo en el
sector A y como pendiente de recepcin en el sector B.
Una vez que el sector B (momento 2) acepta la recepcin fsica del expediente,
el mismo desaparece como pendiente de envo en el sector A y como pendiente de
recepcin en el sector B. Pasando a estar como En uso en el sector B.
Lo descripto anteriormente se aplica para el pase del sector B al C. Si

consultamos el sistema en este momento, el mismo nos podr decir que:
El primer movimiento fue del sector A al B

La fecha y hora en que fue recepcionado y enviado en los sectores A y B.
Tiempo de uso en cada sector.
Hora de recepcin en el sector C.
Localizacin (En uso) en el sector C.

Uso de Botones
Botones de Aceptar, Cancelar y Salir
Botn Aceptar: Haciendo clic sobre este botn se da

conformidad a la informacin ingresada. En este caso el
sistema actualiza los datos.
Botn Cancelar: Haciendo clic sobre este botn se

cancelan las modificaciones o informacin ingresada. En
este caso el sistema NO actualiza los datos.
Botn Cerrar: Se utiliza para salir de la opcin o men

que se est visualizando.
Movimiento en la listas de datos (browse)
Barra de
Desplazamiento
vertical
Botones de
Movimiento
En la ventana anterior se puede observar que existe una lista de expedientes,

para poder moverse de uno a otro las posibilidades son:
Utilizar los botones de movimiento:
Botones de movimiento en un
browse de datos

Pasar al siguiente registro:

Cuando est posicionado en el
ltimo registro este botn se
desactiva.
Pasar al registro anterior:
Cuando est posicionado en el
primer registro este botn se
desactiva.
Ir al primer registro: Cuando
est posicionado en el primer
registro este botn se desactiva.
Ir al ltimo registro: Cuando

est posicionado en el ltimo
registro este botn se desactiva.
Agregar un registro. Este botn

aparece en aquellas listas de
datos donde se puede agregar
un nuevo dato.
Borrar un registro: Este botn
datos donde se puede borrar un
dato que figura en la misma.
Para ello se debe hacer clic
sobre el elemento de la lista para
seleccionarlo y luego presionar
este botn.
Editar un registro: Este botn
datos donde se puede editar uno
de los registros. En forma previa
a la utilizacin de este botn el
usuario se debe posicionar sobre
el mismo haciendo clic con el
mouse.
Utilizar las teclas de direccin del teclado
Flecha de direccin hacia abajo y

flecha de direccin hacia arriba
AvPag Avance de Pgina
RePag Retroceso de Pgina
Utilizando la barra de desplazamiento vertical
Haciendo clic con el mouse sobre el registro

Utilizacin de las solapas
Las solapas se utilizan agrupar distintos tipos de informacin o para visualizar

la misma informacin con distinto orden como se puede observar en la ventana del
punto anterior existen dos solapas: ordenado por expediente y ordenada por estado.
Hacer clic sobre

la solapa que se
quiere visualizar
En el caso anterior se observa que la informacin se est visualizando

"ordenada por expediente". Cuando una solapa se encuentra activa la misma se
visualiza delante del resto. Si se desea cambiar de solapa se debe hacer clic sobre la
solapa deseada y esta queda al frente de las dems mostrando la informacin que
contiene.
Listas desplegables
Las listas desplegables se utilizan para seleccionar un determinado dato a ser

ingresado.
En la ventana anterior se observa el campo Expediente a Agregar que ofrece

una lista desplegable para seleccionar cual es el expediente a agregar. Haciendo clic
en el botn se despliega la lista.

En la lista el usuario se puede desplazar con la barra de desplazamiento

vertical y realiza la seleccin haciendo clic sobre el registro deseado.
Listas desplegables con fechas
En algunas consultas el sistema brinda la posibilidad de realizar consultas

entre fechas.
Cuando se despliega la lista se accede a una ventana de este tipo:
Pasar al
mes
posterior
Pasar al
mes
Haciendo clic
anterior
sobre la fecha
desea queda
seleccionada
Como se observa con los botones permiten moverse de un mes a otro y para
seleccionar la fecha desde o la fecha hasta (de acuerdo al campo de que se trate)
solo hay que hacer clic sobre la fecha deseada.

Ingreso al Sistema.
Una vez instalado el sistema en su computadora acceder al mismo de la
siguiente forma:
Haciendo clic en la barra de inicio, se debe acceder Programas y dentro de la

opcin de programas encontrar un grupo de programas denominado UNCPBA y una
vez dentro del mismo se debe seleccionar la opcin Expedientes como se observa en
la figura anterior.
Una vez que se hace clic en la opcin de Expedientes el sistema presenta la

siguiente ventana:
En la misma se indica que el sistema se est conectando al servidor ( es decir

al equipo principal donde se encuentra la informacin de los expedientes). Para que

esto se pueda realizar satisfactoriamente la computadora debe encontrarse conectada

a la red.
Nueva Versin
En caso que el usuario se encuentre con una versin anterior a la ltima

disponible el sistema avisar de tal situacin con el siguiente mensaje.
Como el mensaje lo indica el sistema detecta que existe una versin ms

actualizada y que la misma se debe obtener haciendo clic en la siguiente direccin
http://www.unicen.edu.ar/expedientes. En este caso el sistema permite seguir
utilizando el sistema y luego realizar la actualizacin presionando el botn de OK.
En este caso el sistema detecta la versin anterior e informa que se debe

realizar la actualizacin en forma obligatoria para poder seguir utilizando la versin.
Control de Acceso
El sistema podr ser utilizado independientemente de que se actualice la

versin en ese momento presionando el botn de OK, tras lo cual el sistema solicita se
ingrese el usuario y la clave de acceso.

En el control de acceso se debe indicar el tipo de documento, nmero de

documento y la respectiva contrasea.
En caso que la contrasea est equivocada el sistema avisar lo siguiente:
Nota: El sistema realiza el control de maysculas y minsculas en la clave por lo que

un error frecuente es que la contrasea se haya ingresado con minsculas y al
ingresarla el teclado se encuentre con Bloqueo de Maysculas.
Una vez ingresado el usuario y contrasea se accede a la siguiente ventana

donde se selecciona el sector en el cual el usuario va a operar el sistema.
Recomendaciones respecto del uso de claves.
El usuario es identificado por las acciones que realiza en el sistema, por el nmero
de documento y la clave que ingresa por lo que la misma debe ser mantenida en
forma confidencial.
La clave debe tener cinco ms posiciones.
La clave debe ser cambiada peridicamente por el propio usuario (idealmente una
vez al mes). Actualizacin - Opcin Cuenta Usuario.
Cuando un usuario cambia de sector se debe solicitar a Mesa de Entradas que lo

d de baja del sistema como usuario del sector en que se encontraba.
Seleccin del Sector

Normalmente cada Usuario tiene asociado un nico Sector con el cual operar.
Pero existen casos en que un usuario se encuentra asociado a ms de un sector, por
lo cual debe indicar cual es el sector para el cual operar el sistema.

Importante: Los permisos de acceso que tiene el usuario son respecto del
sector en donde acta, as es que una misma persona podr tener
asignados distintos permisos de acceso de acuerdo del sector de que se
trate.
Haciendo clic sobre el sector y presionando el botn de se accede al

men principal del sistema. En caso de querer salir del sistema de debe presionar el
botn de .
El men principal se divide en 3 sectores:
Sector de Actualizacin: donde se realizan las observaciones y

movimiento de los expedientes, actualizacin de las palabras claves y
actualizacin de datos del usuario (donde por ejemplo se cambia la palabra
clave).
Sector de Consulta de Movimientos: Esta opcin permite la consulta por

varios criterios o filtros.
Sector de Informes: Permite emitir distintos tipos de informes sobre los

expedientes y sus movimientos.

En caso de querer salir del sistema se deber presionar el botn de

lo que har que el usuario regrese a la ventana anterior de seleccin de
sector y all presionando el botn de podr salir del sistema.

Men de Actualizacin.
En este sector del men principal es donde se realizan el movimiento de
expedientes.
As encontramos las siguientes opciones:
Movimientos: Esta opcin se utiliza para realizar la recepcin de un

expediente, observarlo y pasarlo al sector siguiente.
Diccionario: Esta opcin permite actualizar las palabras claves hasta ahora
definidas en el sistema.
Datos Usuario: Esta opcin permite actualizar los datos del usuario y adems
realizar el cambio de clave.
Movimientos de Expedientes.
Qu movimientos puede actualizar y consultar cada sector
El sistema se encuentra preparado para filtrar los expedientes que son propios
del sector al cual pertenece la persona que se encuentra utilizando el sistema y
tambin aquellos que en algn momento han pasado por dicho sector.
Los expedientes que pueden ser actualizados son los que fsicamente se
encuentran actualmente en el sector al cual el usuario se encuentra vinculado y se
muestran en la ventana de Movimientos.
Los expedientes que pueden ser consultados son aquellos en que el cdigo
de sector de la persona que esta utilizando el sistema figura en: Sector de Inicio del

Expediente, en Sector Afectado o en aquellos expedientes en los que en el

movimiento del expediente figura el cdigo de sector al cual est asociado quien
realiza la consulta.
En esta ventana a modo de ejemplo se observa la consulta de movimientos de

un usuario asociado al sector "ECO" como se puede ver los movimientos que se listan
son los que tienen a dicho sector como Sector de Inicio o como Sector Afectado pero
tambin se observan a los iniciados por otro sector como son los de REC-ACA-TIT (en
este caso es el sector de ttulos de rectorado) pero que tienen a ECO como sector
afectado.
Ventana de Expedientes en el Sector
El sistema muestra los expedientes relativos al sector ya sea que lo tengan

como sector Una vez seleccionada de esta opcin, una ventana como la siguiente
aparecer en pantalla.
En esta ventana, podemos ver los expedientes que estn actualmente en el

sector. Como se puede observar para cada expediente se informa:
Tipo: Indica si se trata de un expediente o de una actuacin. El tipo expediente

se identifica con 1, mientras que la actuacin se identifica con 2.

Nmero: Es el nmero correlativo de expediente asignado dentro del ao en

que el expediente fue dado de alta.
Ao: Ao en que el expediente fue dado de alta.
Alcance: Indica el nmero respectivo si se trata de un alcance del expediente.
Anexo: Indica si se trata de un anexo al expediente.
Cuerpo: Indica el nmero de cuerpo del expediente.
Estado: Un expediente que se encuentra en el sector puede encontrarse en

distintos estados, estos pueden ser:
Pendiente de recepcin: En este caso el expediente

fue enviado "electrnicamente" desde otro sector pero
fsicamente no ha llegado al sector.
En Uso: El expediente a sido recepcionado fsicamente

y se ha dado la conformidad en el sistema, por lo cual
se encuentra disponible para ser observado
En Uso Observado: El expediente ha sido tratado

(observado), y ya est en condiciones de ser enviado a
otro sector
Estado Envo Pendiente: el expediente fue registrado

como enviado en el sistema, pero an no ha sido
registrado como recibido fsicamente por el sector de
destino. Esto se debe a que el movimiento fsico del
expediente todava no se ha producido.
Refrescar Cambios
El sistema actualiza en lnea la informacin existente en la base de

datos con lo cual la informacin visualizada en la lista de expedientes queda
desactualizada.
Para poder "sincronizar" la informacin vigente en la base de datos y lo

que se esta visualizando en la lista se debe presionar el botn de
. Un ejemplo sera cuando traen "fsicamente" un expediente al

sector que an no figura en mi lista como pendiente de recepcin , haciendo clic
en el botn antes mencionado dicho expediente deber aparecer dentro de la lista.

Desconexin del sistema
El sistema pierde conexin por dos motivos:
El primero de ellos es cuando se ha superado el tipo de inactividad.

Por falta de conexin o interrupcin del servidor.
Tiempo de inactividad
En este caso el sistema detecta que no est siendo utilizado y por seguridad
"desconecta" al usuario y solicita nuevamente la clave.
En este caso el usuario deber ingresar su contrasea para poder continuar.

Si se hubiera estado actualizando o editando un expediente y no se ingresa la clave la
informacin ingresada se perder.
Por falta de conexin o interrupcin del servidor

En este caso el sistema se desconecta por algn problema en las
comunicaciones o en el servidor de la aplicacin. Cuando el usuario quiera volver a
utilizar el sistema el mismo le solicitar el usuario y palabra clave a efectos de que se
registre nuevamente.
Localizacin de un expediente
Como se puede observar en la ventana de movimientos de expedientes

cuando existen muchos expedientes se hace dificultosa su ubicacin.

Sector de
Bsqueda
Para facilitar la bsqueda de un expediente en particular del cual se conocen

algunos datos, como mnimo el tipo y nmero se ofrece un sector de bsqueda rpida.
Ingresando el tipo de expediente (1=expediente;2=sector) y el nmero y
presionando el botn de el sistema se posicionar en el expediente indicado en la

bsqueda o en el ms cercano a l.
Indica el
registro
encontrado
En la imagen anterior se muestra el resultado de la bsqueda donde se

observa que el sistema se posicion en el registro exacto. Si en la bsqueda se
hubiera indicado el nro. 355 el sistema al no encontrarlo se posicionar en el registro

ms prximo inmediato siguiente al buscado en este caso seria tambin el expediente

nro. 360.
Nota: Como los nmeros de expedientes se repiten entre aos diferentes es

importante que tambin se indique el ao correspondiente.
Ver Cartula de un Expediente o sector de destino
Esta facilidad del sistema permite conocer los datos de identificacin del
expediente que se informan en la cartula del mismo y tambin cual es el sector de
destino de un expediente que se encuentra en estado pendiente de envo .
Hacer clic
sobre el
expediente
Haciendo clic con el botn derecho del mouse sobre el expediente del cual se
desea ver la cartula, el sistema muestra la siguiente ventana:
Haciendo clic sobre la opcin de cartula se muestra la informacin

correspondiente a la cartula del expediente:

De la misma forma si se trata de un expediente que se encuentra pendiente de

envo al hacer clic sobre el mismo se visualiza la siguiente ventana:
En este caso el sistema permite adems de poder ver la cartula ver el

destinatario del envo que se encuentra pendiente haciendo clic sobre dicha opcin

Como se puede observar el sistema informa quien realiz el movimiento y cual

es el sector de destino.
Recibir un Expediente
Esta opcin se utiliza al momento de recibir el expediente en mano, e implica la

aceptacin de la responsabilidad por la tenencia del mismo.
Para realizar la recepcin de un expediente se debe acceder a la opcin de

Movimientos en el men de Actualizacin. Para un mejor acceso se recomienda
utilizar la solapa de Ordenados por Estado. Los expedientes que se encuentran
"pendientes" de recepcin se identifican por en el campo estado.
Haciendo clic sobre el expediente y presionando el botn el sistema

pide confirmacin de la recepcin.
Haciendo clic sobre el botn de OK se realiza la recepcin del expediente y el
mismo pasa a estar en estado en uso. Los datos de Fecha y Hora son tomados
de la computadora, y la persona que recepcion es aquella que est utilizando el
sistema.
Editar Expediente (tratamiento del expediente)
Una vez que un expediente ya fue recibido, el siguiente paso es realizar su

tratamiento en el sector. Los expedientes que pueden ser tratados son los que figuran
con estado (en uso) y en estado (en uso observado)

Posicionndose sobre el expediente deseado y presionando el botn de
se accede a la siguiente ventana:
Como podemos observar, existen tres solapas en la ventana: General,

Agregados/Desglosados, Palabras Claves y Proveedores relacionados (para esto se
debe tener el permiso respectivo), Notas Actuales y Todas las Notas.
Solapa General
Se debe escribir la observacin que se hace respecto al tratamiento dado en el

sector y seleccionar la accin correspondiente.

Existen dos acciones posibles: Pasar o Retornar. La primera de ellas es la

accin normal cuando el expediente es aprobado en el sector, se resuelve y se pasa
al sector siguiente y la segunda se utiliza para retornar el expediente al sector de
origen, cuando algn tipo de inconveniente impide la aprobacin en el sector actual.
Una vez ingresa la observacin deseada presionando el sistema

cambiar el estado del expediente de en uso a en uso observado y por lo tanto
listo para ser enviado al prximo sector.
Solapa Agregados/Desglosados.
Haciendo clic en la solapa de Agregados/Desglosados se accede a la siguiente

ventana:

Si en la ventana anterior presionamos la solapa Agregados/Desglosados y
luego el botn , el sistema permite indicar, segn se observa en la

ventana siguiente, si se desea agregar o desglosar (esta ltima opcin no aparece si
no se tiene el permiso adecuado), debindose seleccionar en campo Tipo de Accin la
accin deseada haciendo clic sobre la misma.
Una vez indicado el tipo de accin para agregar/desglosar un expediente se

debe hacer clic en la lista desplegable como se observa en la siguiente imagen.
Una vez agregado un expediente a otro el expediente agregado acompaar

los movimientos del expediente principal.
Nota: Los desgloses de expedientes slo podrn hacerse cuando un

expediente fue agregado previamente. Si lo que se hizo fue desglosar
folios, ello deber indicarse como parte de la Observacin del
movimiento, especificando los nmeros de folios correspondientes.
Solapa Palabras Claves
El sistema cuenta con un diccionario de palabras claves, lo que permite buscar

expedientes basndose en las mismas. A cada Expediente entonces, se le pueden
asociar tantas palabras claves como sean necesarias.
Haciendo clic sobre la solapa palabras clave se accede a la siguiente ventana:

Esto significa que se puede indicar que un expediente, por ejemplo, responda
ante la bsqueda de ADJUDICACION APROBACION. Para ello es necesario
asociarle estas palabras mientras el expediente est activo en el sector.
Cuando se visualicen las palabras claves asociadas al expediente se vern

tambin las asociadas por otros sectores, las que no deben ser eliminadas ya que
luego el sector que asoci dicha palabra clave no podr realizar la bsqueda
respectiva.
En esta ventana se muestran todas las palabras que estn asociadas

actualmente al expediente. Las acciones que se pueden realizar son:
Agregar una palabra clave de las definidas en el

diccionario de palabras claves.
Borrar una palabra clave de las ya asociadas. (se

debe evitar borrar palabras claves asociadas por
otro sector)
Si se presiona el botn de agregar se accede a la siguiente ventana:

En esta ventana haciendo clic en la lista desplegable se muestran todas las

palabras claves definidas en el sistema. Se podr simplemente elegir la palabra
deseada, seleccionndola con el mouse (haciendo click sobre ella) y luego
presionando el botn de .
Importante: Si la palabra clave no figura en la respectiva lista se debe ir al men de

Actualizar e ingresar en la opcin Diccionario, donde se podr definir una nueva
palabra clave.
Solapa Proveedores Vinculados (solo con permiso especial)
Haciendo clic en esta solapa se accede a la siguiente informacin:
En esta solapa se vinculan los proveedores al expediente indicando la relacin

contractual o el grado de cumplimiento del mismo.
En esta ventana se muestran todos los que estn proveedores que

actualmente al expediente. Las acciones que se pueden realizar son:
Agregar Proveedor, es decir asociar un proveedor

al expediente.
Borrar Proveedor, es decir quitar la asociacin

entre el proveedor y el expediente.
Si se hace clic en AGREGAR se accede a la siguiente ventana que permite

agregar un proveedor al expediente.

En esta ventana observamos que se deben completar los siguientes datos:
Proveedor: Se debe seleccionar el proveedor a asociar de la lista desplegable

Tipo de Relacin. Se debe asociar el tipo de relacin con el proveedor. Por ejemplo
desestimado, adjudicado, cumplimiento bueno, etc.
Observacin: Se agrega un texto que a juicio de quien agrega el movimiento pueda
cumplimentar la informacin ingresada.
Una vez ingresada la informacin la misma queda visible en la solapa

Proveedores relacionados.
Solapa Notas Actuales
Mediante esta opcin se pueden ingresar notas o proveidos al expediente.

Estas notas que ademas de ser registradas en el sistema son emitidas en forma
automtica deben agregarse al expediente fsico y ser adecuadamente foliadas.
Haciendo clic en esta solapa se accede a la visualizacin de las notas

relacionadas:

En esta ventana se detalla la lista de notas, indicando si se trata de notas de

tratamiento o notas adjuntas, la fecha de la misma, quien la firma y quien es el
destinatario.
Para agregar una nota o eliminar se deben utilizar los siguientes botones
Agregar Nota. Permite agregar notas

relacionadas al presente movimiento. Se permite
ingresar varias notas adjuntas pero solo una
nota de tratamiento.
Borrar Nota. Permite borrar una nota siempre y
cuando el movimiento se encuentre en el sector
de origen de la nota.
Haciendo clic en el botn de agregar se accede a la siguiente ventana donde

se puede editar dicha nota:

Tipo de
Nota
Zona de texto de Editor tipo

la nota Word
Portapapeles
En esta ventana encontramos la siguiente informacin:
Tipo de Nota: Los tipos de notas admitidos son Nota de Tratamiento y Nota Adjunta.
Fecha de la Nota: Por defecto el sistema indica la del da. Pero presionando en la
lista desplegable se puede seleccionar otra fecha.
Sector de Destino: Sector al que va dirigida la nota.
Agente de Destino: Nombre de la persona a la cual la nota va dirigida.
Agente Firma: Nombre del responsable que enva la nota. Este dato se define cuando
se da de alta al usuario.
Editor Adicional: el texto puede ser tipeado en el sector indicado o puede ser editado
utilizando un editor con mayor cantidad de prestaciones, como por ejemplo la
posibilidad de agregar atributos al texto, para ello se debe hacer clic en el botn
Portapapeles: Permite seleccionar de la lista un elemento del portapapeles. El

portapapeles sirve para guardar porciones de texto que se repiten en distintas notas o
para guardar notas tipo a las que luego se modifican algunos campos. Ver punto Uso
del portapapeles.
Una vez ingresada la nota la misma queda incorporada en la solapa Notas

Actuales.
Uso del Portapapeles
Como se explic en el punto anterior el portapapeles permite guardar

porciones de texto o notas tipos que luego pueden ser reutilizados en distintas notas.
Es decir que una vez definido un elemento del portapapeles el mismo queda

disponible para el resto de las notas que se confeccionen. Los elementos de

portapapeles se asocian al sector, lo que implica que una vez definido un elemento
por un usuario de un sector , todos los dems usuarios podrn disponer de dicho
elemento del portapapeles.
Veamos un ejemplo de definicin de un elemento: Si se desea definir un elemento del
portapapeles que se denomine encabezamiento, presionando el botn de

actualizar elementos del portapapeles se accede a la siguiente ventana:
En esta ventana se listan los elementos del portapapeles ya definidos y se

permite agregar o borrar uno de estos elementos. Si se selecciona el botn de
agregar se accede a la siguiente ventana:

En esta ventana se tipea el texto que se quiere guardar como un elemento del
portapapeles y se le asigna un nombre que lo identifique. El texto del portapapeles
tambin puede ser confeccionado utilizando el editor tipo Word presionando el botn
Una vez que se presiona el botn de ok el elemento definido pasa a estar

disponible para se utilizado en una nota:
Lista con
elementos del
portapapeles
En esta imagen se observa una ampliacin del sector de portapapeles de una

nota. Para seleccionar un elemento se debe desplegar la lista respectiva. En este caso
se encuentra seleccionado el elemento Encabezado. Para que el mismo pase al
cuerpo de la nota se debe presionar el botn de pegar .
Una vez que se presion dicho botn el texto de la nota queda de la siguiente
manera:

Texto incorporado desde

el portapapeles con el
botn .
Como se puede observar en la imagen anterior el texto del portapapeles pas

al texto de la nota y el usuario se encuentra de modificarlo de acuerdo a su necesidad.
Solapa todas las notas
En esta solapa se observan todas las notas asociadas al expediente. Esto

incluye la nota actual.

Como se observa en la ventana anterior se listan todas las notas asociadas al

expediente, pudindose visualizar o imprimir cada una de ellas con el botn imprimir
nota. Las ltimas notas de la lista son las que figuran en la solapa NOTAS
ACTUALES.
Enviar Expediente.
Una vez que un expediente fue tratado puede ser enviado a otro sector. Para
ello se debe hacer clic sobre el expediente deseado y presionar el botn de

con lo cual se abrir una nueva ventana que nos requerir el sector a donde se desea
enviar el expediente.
Una vez ingresa enviado, en nuestro sector aparecer como Envo Pendiente
, hasta que en el sector destino registren la recepcin fsica del expediente.
Es decir, que la forma de proceder sera: una vez tratado el expediente, se

enva al sector que debe tratarlo a continuacin. Una vez dada esta opcin, se debe
trasladar el expediente fsicamente al sector destino y all quien lo recibe registra la
recepcin en el sistema.
Importante: En caso que no se realice la recepcin en el sistema el expediente

seguir figurando en el sector anterior.
Actualizacin del Diccionario de palabras claves
Cuando una de las palabras que se quieren asociar al expediente no se

encuentra dentro de las disponibles se debe acceder a esta opcin y agregar la

misma. Haciendo clic en el men de Actualizacin opcin Diccionario se accede a

la siguiente ventana:
Para agregar una palabra clave se debe presionar y se accede a la

siguiente ventana:
En esta ventana se ingresa en el campo palabra clave la palabra o palabras

que luego se utilizarn para realizar la bsqueda y en el campo descripcin el sentido
que se le da a la palabra ingresada.
Importante: 1- Una de las cosas que hay que tener en cuenta es si ya existe una
palabra clave con significado similar a la que se intenta definir se utilice dicha palabra.

2- No utilizar ms de dos palabras concatenadas ya que esto luego dificulta recordar

cuales fueron las palabras para poder realizar la bsqueda.
Actualizar Datos Usuario (Cambio de clave)
Si bien los usuarios los define el rea de mesa de entradas. Cada usuario
puede actualizar parte de la informacin de l mismo y la clave de acceso. Haciendo
clic en la opcin de Datos de usuario del men Actualizacin se accede a la siguiente
ventana:
En esta ventana se indica el nombre del agente, la direccin de e-mail, la

direccin de chasqui, la identificacin en ICQ, la ltima contrasea registrada y la
posibilidad de ingresar una nueva contrasea.
En el campo firma se debe indicar como el usuario desea que su firma figura
cuando firma una Nota (en el caso de aquellos que confeccionan notas por otras
personas deben solicitar que dicha persona complete sus propios datos de firma y
destinatario). En el campo Destinatario se indica como el usuario desea que las notas
le lleguen dirigidas.

Cuando se cambia la contrasea se debe ingresar la misma tanto en el campo

contrasea como en el campo verificacin nueva contrasea, a efectos de que el
sistema controle la misma.
Al momento de ingresar la contrasea se debe tener en cuenta que:
Es deseable que la misma supere los 5 caracteres.
El mximo de caracteres permitidos es 8 caracteres.
El sistema controla maysculas y minsculas.
Respecto de la ltima observacin (control de maysculas) esto implica que si

se ingresa como palabra clave por ej. Toctoc para poder acceder se debe ingresar
con la primera letra en maysculas, si se ingresa como toctoc el sistema no la tomar
como valida.
El sistema admite hasta tres errores en el ingreso de la clave, luego de esto

cancela la posibilidad de acceder al sistema.
Recomendaciones respecto del uso de claves.
El usuario es identificado por las acciones que realiza en el sistema, por el nmero
de documento y la clave que ingresa por lo que la misma debe ser mantenida en
forma confidencial.
La clave debe tener cinco ms posiciones.
La clave debe ser cambiada peridicamente por el propio usuario (idealmente una
vez al mes). Actualizacin - Opcin Cuenta Usuario.
Cuando un usuario cambia de sector se debe solicitar a Mesa de Entradas que lo

d de baja del sistema como usuario del sector en que se encontraba.

Consultas.
En cualquier momento, es posible localizar un expediente utilizado segn

distintos criterios de bsqueda. Seleccionando la opcin Consultar Movimientos del
Area de consultas se accede a la siguiente ventana:
Haciendo clic con el

botn derecho del
mouse sobre el
expediente se puede ver
Lista de la cartula o el sector de
expedientes destino si se encuentra
que pendiente de envo.
corresponden
al sector
Movimientos del
expediente
seleccionado
Nota: La explicacin de la utilizacin de los botones Ver Todos e Imprimir

Historia se encuentran explicados en punto Resultado de la Bsqueda del
presente Manual.

En esta ventana se observan los expedientes relacionados con el sector al que

se encuentra asociado el usuario que est operando el sistema. Informa no solo los
que estn en este momento fsicamente en el sector sino tambin aquellos que ya no
estn en el sector pero se encuentran vinculados al mismo.
La ventana se divide en dos partes en la parte superior se muestra la lista de

expedientes y en la parte inferior se muestran los movimientos del expediente
seleccionado en la parte superior.
As si en la ventana superior paso al expediente siguiente los movimientos que

aparecern en la parte inferior se referirn al nuevo expediente.
Como se puede observar el sistema informa los expedientes correspondientes

a varios aos por lo que la bsqueda de dichos expedientes se torna bastante difcil.
Para esto el sistema provee la facilidad de realizar bsquedas por distintos criterios.
Para realizar una bsqueda basta con presionar el botn de y el

usuario acceder a la siguiente ventana:
Como se observa existen distintos criterios de bsqueda que se encuentran

representandos cada uno por una solapa, as encontramos las siguientes consultas:
Por Expediente
Por Palabra Clave
Por Fecha de Movimiento
Por Proveedor
Por relacin Proveedor Expediente
Tambin se observa que existe una ventana denominada Resultados donde

queda reflejado el resultado de la bsqueda efectuada.

Bsqueda Por expediente
Haciendo clic en esta solapa (cuando se accede por el botn buscar es la que
aparece activa por defecto) se puede realizar la bsqueda ingresando alguno o todos
los campos que all se solicitan:
Como se puede observar la informacin de bsqueda puede ser:
Tipo: 1 (expediente) 2 (actuacin) que son los cdigos definidos hasta al

presente momento.
Nmero: Nmero de identificacin del expediente.
Ao: ao al que corresponde
Alcance: Nmero de alcance.
Anexo: Nmero de Anexo
Cuerpo: Nmero de cuerpo.
Sector Inic: Sector que inici el trmite.
Fecha de Inicio: Fecha en que el trmite fue iniciado.
Sector Involucrado: Sector al cual afecta el trmite.
Cdigo de Trmite: Tipo de trmite de que se trata.
Importe: Si el expediente involucra un importe (por ejemplo una compra) el
importe de que se trata.
Celda de archivo: solo para el caso en que el expediente se encuentre
archivado.
Asunto: Es el asunto que figura en la cartula. En este caso el sistema buscar
que alguna de las palabras ingresadas en la bsqueda coincida con el asunto
ingresado al dar de alta el expediente. No realiza bsquedas parciales, es decir
quiero buscar la palabra equipamiento no puedo ingresar "equi", se debe
ingresar la palabra completa "equipamiento".

En la parte inferior derecha de la pantalla figura la posibilidad de indicar como se debe

realizar la bsqueda:
Como se observa se puede indicar que Coincidan todos los campos. En el

caso del ejemplo el expediente debe reunir todos los criterios de bsqueda indicados
esto implica que el expediente que encuentre deber reunir todas las siguientes
condiciones:
Tipo: 1
Sector Inicio: REC-ACA-TIT
Fecha de Inicio: 03/03/1999
Sector involucrado: ECO
Cdigo Trmite: ADM-COMPRAS
Importe: 5000
Asunto: Compra Equipamiento
De esta forma el sistema mostrar en la solapa de resultados la lista de todos

los expedientes que renan TODAS estas caractersticas. Si se hubiera seleccionado
que Coincida alguno de los campos el sistema mostrar en la solapa de Resultado
todos los expedientes que rena/n ALGUNA/S de estas caractersticas. Por ejemplo
todos de sector de inicio REC-ACA-TIT.
Una vez que se indica el criterio y se presiona el botn de el

resultado se visualiza en la solapa de RESULTADO (ver punto SOLAPA
RESULTADO).
Bsqueda Por Palabra Clave
Haciendo clic sobre esta solapa se accede a la siguiente ventana:

Palabras
Claves a
Buscar
Botones para
seleccionar o
quitar palabras
Lista de de la bsqueda
Palabras
Clave
En la parte derecha de la ventana aparecen las palabras claves disponibles en

el diccionario, posicionndose en la palabra clave deseada y presionando el botn de
se pasa la palabra clave a la lista de palabras claves buscadas que figura en la

parte derecha de la ventana, si se desea quitar una palabra clave se debe hacer clic
sobre la misma (en el sector derecho de la ventana) y presionar el botn de .
En el ejemplo el sistema mostrar en la solapa RESULTADOS todos aquellos

expedientes que tengan asociadas las palabras clave ADHESION ADJUDICACION.

RESULTADO).
Bsqueda Por Fecha de Movimiento
Haciendo clic en esta solapa se accede ventana.

En esta ventana se debe indicar la fecha desde y la fecha hasta la que se

quiere buscar un expediente que pas por el sector.

RESULTADO).
Bsqueda por Proveedor
Haciendo clic en esta solapa se accede a la siguiente opcin:
Area de filtros
Lista de proveedores
que coinciden con el
filtro aplicado

Cuando se accede a esta solapa la lista de proveedores aparece en blanco.

Una vez que se seleccionan los filtros que son Filtro por denominacin y/o nombre de
Fantasa y por Relacin Expediente Proveedor y el orden en que se quieren visualizar
(por CUIT, Razn Social o Nombre de Fantasa) presionando el botn de
se visualiza la lista de los proveedores que coinciden con el
criterio fijado.
En el caso del ejemplo se observa que en el campo filtro de ingreso "BRA",

mientras que el campo relacin Expediente Proveedor no se ingres ningn valor, por
lo que el resultado fue listar el Proveedor BRAvo de la Vega y el Proveedor Sergio
Zamenfeld por el nombre de Fantasa BRAins Labs.

RESULTADO).
Bsqueda por Relacin Proveedor - Empresa
Haciendo clic en esta solapa se accede a la siguiente ventana:
Relacin a
Buscar
Lista de
tipo de Botones para
relacion Agregar o Quitar
es tipo de relacin a
Buscar
En la parte derecha de la ventana aparecen la lista de tipos de relaciones

definidas, posicionndose en el tipo de relacin deseada y presionando el botn de
se pasa el estado a la lista de tipos de relacin para buscar que figura en la

parte derecha de la ventana, si se desea quitar un tipo de relacin se debe hacer clic
sobre el mismo (en el sector derecho de la ventana) y presionar el botn de .
En el ejemplo el sistema mostrar en la solapa RESULTADOS todos aquellos

expedientes que tengan el campo relacin con el proveedor tengan el tipo
DESESTIMADO.


RESULTADO).
Resultados de la Bsqueda
Una vez que se presiona el botn de se visualiza el resultado de

la bsqueda en la solapa de RESULTADO.
En esta ventana aparecen los expedientes que renen los requisitos indicados
en la bsqueda oportunamente realizada por alguno de los criterios (solapas)
establecidos.
En la parte inferior de la misma aparece el botn que

permite imprimir la lista que se est visualizando por pantalla.
Si se hace doble clic sobre un expediente este es seleccionado y se muestran

los movimientos relativos al mismo. En el ejemplo el usuario se posiciona sobre el
expediente nmero 8925 (con sus anexos, alcances y cuerpos) y al hacer clic se
accede a la siguiente ventana:

Haciendo clic con el botn

derecho del mouse sobre el
expediente se puede ver la
cartula o el sector de destino si
se encuentra pendiente de envo.
En esta ventana se observan los movimientos del expediente seleccionado. En

esta ventana las opciones son:
Seguir buscando botn
Ver todos los expedientes (esto implica eliminar el filtro aplicado)
Imprimir los movimientos del expediente
Si se selecciona esta ltima opcin el sistema permite la impresin del siguiente

listado:
En este listado se informa para un expediente todos los movimientos que se

realizaron indicando la fecha de ingreso (quien lo recibi) la fecha de egreso (quien lo
envi), la demora en el sector y la demora total (demora ext.)

Informes Impresos
Como puede verse en el men del sistema existe un sector donde se detallan
los listados que el sistema permite emitir.
Los listados son
Expedientes
Sectores
Palabras Clave
Feriados
Movimientos en el sector
Expedientes
Haciendo clic en esta opcin se accede a la siguiente ventana:
En esta ventana se indica la fecha de inicio de expedientes desde y la fecha

hasta se quiere consultar, una vez indicado esto y presionado el botn de VER el
sistema presenta el listado por pantalla:

En este listado se informan los datos de identificacin del expediente, sector de

inicio y asunto.
Sectores
Haciendo clic en esta opcin se accede al siguiente listado:
En este listado se indica el cdigo asignado al sector en el sistema y la

respectiva descripcin.
Palabras Clave
Haciendo clic en esta opcin se accede al siguiente listado:

En este listado se detallan las palabras claves definidas hasta el momento en

el sistema y la descripcin o sentido que se da a las mismas.
Feriados
Haciendo clic en esta opcin se accede al listado de los feriados ingresados en

el sistema:
Los feriados son ingresados al sistema para poder calcular la demora en das
hbiles.
Movimientos en el sector
Haciendo clic en esta opcin se accede a la siguiente ventana donde se indica

el estado de los expedientes que se quieren listar.

Una vez indicado el estado deseado (pendiente recepcin, en uso, pendientes

de envo o todos) se accede al siguiente listado:
En este listado se encuentra la identificacin del expediente, el sector

de inicio, el estado en que se encuentra y el asunto correspondiente.

Modulo4 8-CONTENIDO-Manual de Expedientes

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Sistema de

Universidad Nacional del Centro

OBJETIVOS DEL SISTEMA 3

BOTONES DE ACEPTAR, CANCELAR Y SALIR 6

SELECCIN DEL SECTOR 12

QU MOVIMIENTOS PUEDE ACTUALIZAR Y CONSULTAR CADA SECTOR 15

Sistema de Expedientes Pagina 1de 50

ACTUALIZACIN DEL DICCIONARIO DE PALABRAS CLAVES 34

BSQUEDA POR EXPEDIENTE 40

Sistema de Expedientes Pagina 2de 50

Objetivos del Sistema

Los objetivos bsicos que persigue el sistema son:

Descentralizar el registro del movimiento de expedientes.

Brindar informacin en tiempo real sobre el lugar y estado de los expedientes.

Facilitar la bsqueda de expedientes por distintos criterios y mediante la

Alcance del Sistema

El presente sistema tiene como funcin principal administrar el movimiento de

Como se puede observar en el cuadro anterior el sistema permite:

Efectuar observaciones: Una vez recepcionado el expediente el sector debe

Sistema de Expedientes Pagina 3de 50

Efectuar Movimientos: El expediente una vez tratado queda en condiciones

Buscar un Expediente: El sistema admite diversos criterios de bsqueda,

Por los datos de identificacin del expediente

Analizar Movimientos: Por cada movimiento se indica el sector por el que

Etapas que abarca el sistema

CREACION DEL EXPEDIENTE: Esta accin es ejecutada por el rea de Mesa de

Sistema de Expedientes Pagina 4de 50

ARCHIVO DE EXPEDIENTES: Esta accin es ejecutada por Mesa de Entradas donde

Como se realiza el Movimiento de un Expediente

Como se puede observar en la figura anterior el sector A posee en el momento

Lo descripto anteriormente se aplica para el pase del sector B al C. Si

El primer movimiento fue del sector A al B

Sistema de Expedientes Pagina 5de 50

Botones de Aceptar, Cancelar y Salir

Botn Aceptar: Haciendo clic sobre este botn se da

Botn Cancelar: Haciendo clic sobre este botn se

Botn Cerrar: Se utiliza para salir de la opcin o men

Movimiento en la listas de datos (browse)

En la ventana anterior se puede observar que existe una lista de expedientes,

Utilizar los botones de movimiento:

Sistema de Expedientes Pagina 6de 50

Pasar al siguiente registro:

Ir al ltimo registro: Cuando

Agregar un registro. Este botn

Utilizar las teclas de direccin del teclado

Flecha de direccin hacia abajo y

AvPag Avance de Pgina

RePag Retroceso de Pgina

Utilizando la barra de desplazamiento vertical

Haciendo clic con el mouse sobre el registro

Sistema de Expedientes Pagina 7de 50

Utilizacin de las solapas

Las solapas se utilizan agrupar distintos tipos de informacin o para visualizar

Hacer clic sobre

En el caso anterior se observa que la informacin se est visualizando

Las listas desplegables se utilizan para seleccionar un determinado dato a ser

En la ventana anterior se observa el campo Expediente a Agregar que ofrece

Sistema de Expedientes Pagina 8de 50

En la lista el usuario se puede desplazar con la barra de desplazamiento

Listas desplegables con fechas

En algunas consultas el sistema brinda la posibilidad de realizar consultas

Cuando se despliega la lista se accede a una ventana de este tipo:

Sistema de Expedientes Pagina 9de 50

Haciendo clic en la barra de inicio, se debe acceder Programas y dentro de la