Manual

para
implantar
un ERP
Estudiante:
Crdenas Oliveira Yna Jaqueline.

Curso:
Gestin de Tecnologa de Informacin.

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline

 1. COMO IMPLANTAR UN ERP
Para implantar un ERP en nuestra empresa es fundamental saber que es y porque
necesitamos implantarlo por ejemplo los sistemas ERP nos permiten integrar la
informacin de los distintos departamentos y filiales de la empresa en una nica base
de datos comn para toda la organizacin.

A continuacin se describir paso a paso como implementar un sistema ERP en un caso

concreto esta vez ser en un Hospital.

a. Organizar el proyecto:

Los sistemas ERP se podran catalogar como sistemas selectos que solo pueden
ser implementados por algunas empresas, ya que los costos que stos representan
son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la
infraestructura y la disposicin de personal para la implementacin de este tipo de
sistema, se puede decir que se debe dar el primer paso, organizar como es que va a
funcionar y desarrollar el proyecto que dar una nueva funcionalidad y visin de los
recursos y procesos de la organizacin a cada rea de la empresa.

b. Definir las medidas de desempeo:

Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se deben

realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el ms mnimo
detalle para la implementacin del sistema ERP.

c. Crear un plan inicial detallado del proyecto:

Como todo proyecto, la implementacin de un Sistema ERP implica una adecuada

distribucin de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es de vital
importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a
cabo, que se construya una bitcora que gue cada uno de los pasos a seguir.

d. Capacitar al equipo para el proyecto:

Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitacin en la cual
se incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante ste se van a
desenvolver. Esta implantacin se torna en una situacin nueva que revoluciona el
quehacer diario del talento humano.

Para la implementacin de sistemas tan avanzados como ste, muchas veces se

debe ensear a algunos empleados hasta como prender un computador, ya que en
algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos de trabajo especfico, este tipo
de tareas no son muy conocidas por las personas.

e. Revisar la integridad de la base de datos:

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline

 La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos ms importantes en
la implementacin de cualquier sistema de informacin, pero en especial de los
sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es la
encargada de almacenar, distribuir y reportar la informacin que se va a manejar en
los distintos niveles de la organizacin.

f. Instalar el nuevo hardware:

El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la

empresa. Se deben abolir la vieja tecnologa utilizada por la empresa, para instalar
nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este sistema.

g. Instalar el nuevo Software (montar sala piloto):

El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba, la
cual ser utilizada en todo el proceso de instalacin del sistema. Se debe tener un
continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la
medula espinal del sistema.

h. Capacitar masa crtica:

La masa crtica se refiere al personal de la empresa. Se define como crtica ya que

se refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema,
es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulacin
del mismo.

i. Entrenamiento sala piloto:

Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilizacin de la misma, por
medio del entrenamiento que al personal se le dar en ella.

j. Integracin de datos:

La integracin de datos consiste en la recopilacin de la informacin proveniente de

diferentes fuentes o reas organizacionales, que hasta el momento no han sido
organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema.

k. Ejecucin:

Poner en marcha el Sistema ERP no es fcil, se debe pasar por todas las etapas
anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en cualquiera de ellas puede
limitar la ejecucin del sistema.

l. Mejoramiento continuo:

Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una continua retroalimentacin de
ste e implementar un mejoramiento continuo son las caractersticas de las
compaas que han sido victoriosas en la implementacin de este tipo de sistemas.

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline

 Una vez que se hayan cumplido los pasos mencionados con xito se puede
comenzar a disfrutar de las grandes ventajas que ofrece un sistema ERP, as como
de un cambio en la cultura organizacional.

2. METODOLOGIA PARA SELECCIONAR UN ERP

Para proceder a la correcta eleccin del ERP es necesario ver qu pautas se

pueden seguir para aumentar la probabilidad de xito del proyecto y, bajo estas
pautas se analizarn los distintos ERPs del mercado. En este caso se analizarn
tres y a posteriori se escoger el que mejor se adapte a los requisitos de la
compaa y que cumpla el mayor nmero de normas de seleccin.

2.1. Seleccin del ERP

La seleccin de una solucin ERP es una decisin crucial en cualquier
organizacin. Contratar un buen proveedor puede incrementar enormemente la
eficiencia, pero una mala eleccin puede resultar extremadamente costosa en
tiempo y dinero. Tambin es necesario considerar que, una vez tomada la
decisin, la compaa quedar vinculada por muchos aos a los servicios de
soporte del proveedor.

El objetivo de la compaa debe ser obtener un producto que sea el ms

apropiado, es decir no elegir un sistema en el que solo se utilice una pequea
parte de su potencial, ni uno que resulte problemtico en el primer intento de
ampliacin o modificacin.

Para elegir correctamente un ERP es necesario realizar un exhaustivo proceso de

seleccin, en el que se debern realizar entrevistas, ver demos, hablar con
empresas que ya hayan implantado el sistema a adquirir, etc. La primera reflexin
que debe realizarse es definir los procesos que van a integrarse en la solucin
informtica y los departamentos o secciones de la empresa que estn
involucrados en ellas. A partir de aqu se debe hacer un anlisis de las
necesidades funcionales que deben ser cubiertas por la solucin informtica.

La compaa, a parte de los departamentos o actividades base como son

administracin, ventas, compras y almacn, que prcticamente contemplan todos
los ERP del mercado, tiene un gran inters en incluir y potenciar los
departamentos de Produccin-Operaciones, el Comercial y el de Gestin de
calidad.

A continuacin, se presentan diferentes aspectos que deben ser evaluados en el

proceso de seleccin del ERP.
En primer lugar deben contemplarse los aspectos funcionales. Bajo esta categora
se agrupan todos los criterios a evaluar que se encuentran asociados a las
funciones que debe cumplir el sistema a implantar, as como los procesos que
debe contemplar. stos constituyen los aspectos ms importantes a tener en
cuenta a la hora de seleccionar un ERP, y son:

reas soportadas: comprobar que el ERP da soporte a todas las reas de la

empresa que lo requieran. Se deben valorar los diferentes mdulos que se
deben implantar.

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 Facilidad de uso: es importante que sea fcil de utilizar para los empleados de la
empresa, ya que si no lo es se corre el riesgo de que la dificultad de uso conlleve
que se acabe no utilizando.

Adaptabilidad y flexibilidad: evaluar hasta qu punto las necesidades de la

empresa vienen comprendidas en el estndar, y qu partes se deben desarrollar
fuera de este estndar, si esto es posible.

Facilidad de parametrizacin: evaluar hasta qu punto la incorporacin de un

cambio es fcil de llevar a cabo.

Esquematizacin de la estructura de la empresa: el sistema debe disponer de

unas estructuras de datos flexibles con el fin de poder adaptarlas a la estructura
organizativa de la empresa.

Interaccin con otros sistemas: facilidad para la comunicacin con otros

sistemas.
Facilidad en la elaboracin de informes: evaluar si la aplicacin dispone de
herramientas que le permitan al usuario editar sus propios informes en base a
sus necesidades.
Seguridad: posibilidad de definir perfiles de usuario por transacciones y objetos
de datos.

Los siguientes aspectos a analizar seran los aspectos tcnicos, que son
aquellos que estn relacionados con las necesidades de infraestructura tcnica
para la puesta en marcha del sistema, y son:

Adaptabilidad a la estructura instalada en el cliente: evaluar hasta qu punto es

posible montar el ERP en el hardware disponible en la empresa, o en caso
contrario, la inversin en infraestructura necesaria para albergarlo.

Multiplataforma: comprobar si el ERP depende de una plataforma determinada

(como Windows), o es posible elegir entre varias alternativas.

Base de datos: determinar las bases de datos sobre las que puede trabajar el
ERP.

Licencias: evaluar la necesidad de compra de otras licencias necesarias para el

funcionamiento del nuevo sistema.

Instalacin o actualizacin remota: posibilidad de que el sistema permita la

instalacin y desarrollo de labores de mantenimiento de forma remota.

Finalmente se debe prestar atencin a los aspectos econmicos de realizar la

implantacin. Entre ellos estn los costes de licencias, de servicio de
mantenimiento y de implantacin, aunque algunos de ellos no se podrn evaluar
de una forma aproximada hasta que no se haya contactado con el proveedor e
implantador del ERP, y pueden ser:

Coste del ERP: evaluar el coste del sistema. Conocer cules son los elementos
para calcular el coste: usuarios, mdulos adquiridos o por Licencias.

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 Coste del hardware: que supone la adquisicin de equipamiento necesario para
la nueva plataforma.
Coste de implantacin: coste estimado de consultora.
Costes adicionales: los derivados de las adaptaciones. Costes de licencias de
otros productos sobre los que se apoya el ERP.
Coste de la migracin de datos: en el caso de que la empresa tuviera una base
de datos con anterioridad.
Forma de pago: conocer el reparto de pagos a lo largo del proyecto.
Mantenimiento: tipo de contrato ofrecido.
3. TIPOS DE ERP EN EL MERCADO.
3.1. Microsoft Dynamics NAV (Navision)

Microsoft Dynamics NAV es una solucin de gestin empresarial integrada y

adaptable para pequeas y medianas empresas. Ms de 30.000 empresas en ms
de 50 pases confan en l, que consta con la continuidad garantizada por Microsoft.
Navision permite optimizar procesos, ofrecer una creacin de informes eficaz e
inteligencia de negocio, adems de conectar empleados, clientes y colaboradores
en un mercado global.

Este sistema puede adaptarse a la forma de funcionar de nuestro negocio,

integrarse con sistemas ya existentes y ampliarse para ir satisfaciendo las
necesidades de la compaa. Adems Microsoft Dynamics NAV funciona como el
resto de productos y tecnologas de Microsoft, con lo que los usuarios ya estn
familiarizados con su metodologa. Tambin interacta con la familia de productos
de Microsoft, lo que ayuda a asegurar una implementacin sin errores, minimizar
los requisitos de formacin y ofrecer una solucin que la empresa pueda adaptar al
futuro.

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 Al ser un sistema modular permite activar los mdulos a medida qu estos se vayan
a usar. Se puede elegir entre las reas de aplicacin de gestin financiera,
fabricacin, distribucin, gestin de relaciones, almacn, gestin de servicios,
comercio electrnico o anlisis; con lo que el partner local que se seleccione
adaptar el software a las necesidades de la compaa y solo pagar por aquello
que se utilice. Existe una gran cantidad de partners, esto garantiza la calidad de los
servicios gracias a la fuerte competencia ente ellos.

Existen dos tipos de bases de datos a utilizar y su eleccin depender, en gran

parte, del volumen de usuarios que se conectarn simultneamente a la aplicacin.
Tanto si se elige Microsoft SQL Server o el servidor de base de datos Microsoft
Business Solutions-Navision, se contar con un sistema fiable para almacenar
datos. El sistema de seguridad no solo controla quin tiene acceso a los datos, sino
que tambin garantiza la ausencia de incoherencias, aunque el equipo se apague
en mitad de un proceso de registro, las transacciones registradas no se
desequilibrarn.

Al trabajar con una interfaz conocida e intuitiva Navision permite aumentar la

productividad desde el principio facilitando a los usuarios el acceso a la informacin
que necesitan de forma rpida y fcil. Una gran ventaja del programa es que est
totalmente integrado con Microsoft Office y sto permite tener acceso, analizar y
compartir informacin entre los dos sistemas.

Con esta herramienta se podrn tomar decisiones con mayor seguridad ya que se
podrn analizar datos reales y actuales en cualquier instante. Permite supervisar las
operaciones comerciales, evaluar su rendimiento y atrapar las oportunidades
adecuadas de forma ms eficaz extrayendo y analizando la informacin que se
necesite. La informacin de negocio y financiera est siempre actualizada y
completamente integrada con la informacin de las dems reas del programa.
Cada vez que se registra una transaccin, se actualizan todos los totales de
clientes, proveedores, cuentas y productos. Si se comete un error o se desea
modificar un registro durante el proceso, se puede cancelar el registro sin afectar al
resto de cuentas.
La implantacin de Navision no debe significar una nueva inversin en TI, debido a
la completa integracin con productos y tecnologa probada de Microsoft. Otra
caracterstica interesante es la capacidad de este ERP para comunicarse con otros
sistemas o aplicaciones (portales, B2B, otros ERP, etc.) mediante los web services.
Los servicios web estn siendo el estndar de comunicacin entre aplicaciones,
Dynamics NAV los incorpora a travs de su servidor NAS13, que es un cliente sin
interfaz de usuario.

3.2. Logic Class

Logic Class pertenece a la ltima generacin de soluciones ERP dirigidas a la

PYMES, que destaca por su rpida implantacin, facilidad de uso y entera
adaptacin a las necesidades de las empresas, orientado hacia un amplio abanico
de sectores empresariales. Ayuda al rpido aprendizaje de los usuarios mediante la
utilizacin de tutoriales, asistentes, paneles de tareas relacionadas y ayuda en
lnea.

Es un programa totalmente modular y escalable que integra las diferentes reas de

la empresa, desde el rea contable y financiera hasta la fabricacin, pasando por

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline

 una completa gestin de las compras, control de almacn, ventas y su facturacin o
gestin de tesorera. Adems de estas funcionalidades clsicas de programa ERP,
Logic Class dispone tambin de soluciones CRM, comunicaciones, gestin
comercial, movilidad o gestin de proyectos. Es escalable permitiendo a la
compaa crecer a su ritmo, desde una instalacin en monopuesto, pasando por
una red local LAN de varias decenas de puestos y hasta grandes redes de cientos
de usuarios con acceso remoto va Internet mediante Terminal Servicies o Citrix.

Este programa dispone de herramientas eficaces y avanzadas para personalizar

bases de datos, disear pantallas o generar informes, procesos y clculos de forma
fcil e intuitiva, utilizando como base de datos SQL Server (Microsoft). Permite la
adaptacin a necesidades especficas y cambiantes de la compaa sin perder por
ello su carcter de solucin estndar y las ventajas que ello aporta incluyendo la
actualizacin automtica de nuevas versiones.

Es una solucin flexible y segura que le permite controlar de forma global la

situacin contable y financiera de la compaa y agilizar todos los procesos
administrativos de esta rea. Destaca por ser una solucin multiempresa y
multiusuario, permite la importacin e integracin de datos en formato XML y la
exportacin de asientos contables a herramientas ofimticas (Microsoft Word,
Microsoft Excel, etc.).

Mediante su mdulo de analtica y control presupuestario, proporciona las

herramientas necesarias para tomar las decisiones ms adecuadas en funcin de
las diferentes variables que afectan al negocio.

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline

 Este ERP dispone de una gestin documental para solucionar el almacenamiento y
la administracin de la documentacin generada y/o recibida estructurando su
clasificacin, ubicacin y archivo. Dispone de herramientas de captura, ordenacin,
clasificacin, bsqueda, seleccin, manipulacin y seguimiento de la
documentacin.

3.3. Movex

Movex Enterprise Management contiene una serie de herramientas para gestionar

los recursos de la compaa, como las aptitudes y los recursos humanos, la
maquinaria, el equipamiento y el estado financiero. Movex incorpora soluciones
dinmicas para integrar las organizaciones globales con mltiples unidades
monetarias, idiomas, principios comerciales y aspectos legales.
Es una apuesta segura para muchas empresas. En su desarrollo estn implicados
ms de 3000 empleados en 40 pases del mundo, y ha sido implantado en
empresas como Bodegas Torres, Tesa, Derby, Punto Blanco, ABB, BT, y otras, que
estn satisfechas con el programa.
Esta solucin ofrece la seguridad de poder cubrir las demandas de las PYMES a
un coste razonable.
Debido a la solidez y el modo en que ha sido programado, los partners disponen
de toda la informacin necesaria para realizar implantaciones con xito. Es un
sistema que puede implantarse por fases. Movex est desarrollando
constantemente nuevas funcionalidades, compatibles, todas ellas, con versiones
anteriores, con lo que se puede garantizar que se van a cubrir las necesidades
actuales y tambin las futuras. Actualmente ya es posible disponer de la aplicacin
en un entorno de ltima generacin como es el Java.
El sistema Movex es flexible, interactivo y sencillo de usar, todos los mdulos
siguen la misma filosofa de funcionamiento, es incluso posible que cada usuario
realice su propia personalizacin para disponer slo de la informacin que l
necesita y eliminar la innecesaria.

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline

 Movex Enterprise Management est perfectamente integrado con Movex Customer
Relationship
Management y Movex Supply Chain Planning and Execution, y proporcionan los
recursos necesarios para potenciar los ingresos, aumentando las ventas y la gestin
eficiente de la cadena de suministro.
Adems, proporciona de forma online el control de la situacin financiera de la
compaa, requisito prcticamente obligado en la nueva economa.
Las aplicaciones integradas administran el personal, maquinaria y los bienes financieros
para obtener eficacia empresarial ahora y en el futuro. Es una solucin global que
cuenta con todos los mdulos necesarios, desde la recepcin del pedido en la web
hasta el lanzamiento y reporte de las operaciones en la fbrica. Todo ello con un
elevado nivel. Movex cuenta con ms de 1.000 componentes, disponibles todos ellos
para mejorar la gestin de la compaa.

4. CASO PRCTICO COMO IMPLANTAR UN ERP EN UN HOSPITAL

La utilizacin del estudio de caso como estrategia de investigacin viene motivada por el
hecho de que el diseo, desarrollo e implantacin de un ERP no pueden ser plenamente
entendidas aisladamente, requirindose una aproximacin contextual.

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline

Se eligi analizar la implantacin de un ERP en un hospital por tratarse de una
organizacin con reas funcionales heterogneas y marcadamente divididas,
bsicamente, entre personal clnico y de gestin, que tradicionalmente han venido
empleando sistemas de informacin que se han diseado, implantado y funcionado de
forma independiente.

La eleccin de este caso concreto se justifica porque se trata de un hospital que posee
autonoma tanto administrativa como econmica y de gestin (en adelante, HPT), lo
cual supone para la direccin la necesidad de buscar la eficacia y la eficiencia a la hora
de tomar decisiones. Adems, la apertura del hospital ha coincidido en el tiempo con la
implantacin del sistema, por lo que no ha existido resistencia al cambio por parte del
personal del centro.
Esta decisin se justifica porque los ERP resultan particularmente apropiados al reunir
tres propiedades esenciales para adaptarse a este tipo de entornos
1
Ofrecen una perspectiva multifuncional que engloba las distintas reas de la
empresa (Finanzas, Inventario, Ventas, etc.)

Son sistemas integrados, por lo que un mismo dato es compartido por distintas
reas.

Tienen una estructura modular, pudindose utilizar diferentes combinaciones de

mdulos en funcin de las necesidades de la empresa.

Pasos previos a la implantacin:

1. Anlisis de documentacin interna en la que se recoge la informacin utilizada

para la gestin. Su anlisis nos ha permitido delimitar qu requisitos se han exigido
para realizar la implantacin del ERP.

2. Entrevistas con los directivos encargados de Recursos Humanos y Contabilidad

tambin con la Direccin General y personal del rea Econmico Financiera del
centro. Las entrevistas tanto personales como en grupo nos han permitido aclarar
las metas y objetivos del hospital e identificar los flujos de informacin que habran
de incluirse en el ERP. Tambin se ha podido recabar la opinin de un
representante de cada uno de los grupos implicados en el proceso de implantacin.

3. Observacin directa del comportamiento directivo y funcionamiento de las distintas

reas durante la implantacin del ERP y una vez terminada la misma.

4. Observacin participativa en las reuniones de trabajo celebradas con los

responsables de las diversas reas del hospital. En ellas hemos podido detectar las
necesidades, problemas, inquietudes, etc. todas ellas relacionadas con la utilizacin
del ERP.

5. Descripcin de HSP.-HSP es un hospital constituido en 1990 bajo la forma jurdica

de Fundacin Hospitalaria. En junio de 1992 se realiz la Memoria del proyecto de
hospital. El inicio de las obras no se produjo hasta junio de 1993 y en Diciembre de
1996 se constituy HSP al amparo de un nuevo marco normativo que trataba sobre
la creacin de nuevas formas de gestin del Sistema Nacional de Salud espaol.

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline

 HSP posee personalidad jurdica propia, lo que le confiere gran autonoma para la toma
de decisiones. Esta autonoma le permite tener su propio presupuesto y administrarlo
autnomamente. Puede, por lo tanto, dentro de su autonoma, no slo hacer frente a los
gastos corrientes y de personal, sino tambin realizar inversiones en inmovilizado, as
como contrataciones de personal y fijar sus salarios.

Una vez constituido, en el seno de HSP se elabor un Plan de Empresa que culmin en
septiembre de 1997. Cuando HSP inici su funcionamiento se estableci, entre otros,
como principio bsico que la incorporacin del equipamiento tecnolgico se realice de
forma planificada con criterios de seguridad, eficacia y eficiencia. As, en el Plan de
Empresa, en la parte dedicada al Modelo Organizativo de HSP, existe un gran apartado
dedicado a los sistemas y tecnologas de la informacin. As, entre los objetivos
generales establecidos, se considera que los sistemas de informacin constituyen el
factor clave en este proceso de desarrollo estratgico, de forma que la viabilidad de la
puesta en marcha del modelo de hospital, sobre todo en sus relaciones internas, tanto a
nivel estratgico como funcional, est comprometida con el desarrollo e implantacin de
los sistemas de informacin. Como objetivo irrenunciable se establece que el ncleo de
informacin debe ser la interaccin del paciente con la organizacin y a partir de ste, la
integracin de la informacin clnica y econmico-financiera.

As pues, en HSP se entiende que la gestin de la informacin es una de las bases del
funcionamiento de la organizacin (adems de los recursos humanos y financieros),
siendo muy necesaria la incorporacin de tecnologa para su manejo, tanto en los
niveles estratgicos y tcticos para servir de soporte a la toma de decisiones, como en
el nivel operativo, para ayudar a la actividad diaria.

Para la gestin de los sistemas informticos se fijaron una serie de criterios, tales como:
1
- La gestin de los sistemas se aborda mediante la contratacin de servicios con
una empresa externa (Outsourcing).

- Para evitar el desfase tecnolgico y un pago sin un aprovechamiento total de

recursos, no se invierte ni en hardware, ni en software. Se contratan los servicios
a prestar y los resultados a obtener. Con ello se ajusta en todo momento la
tecnologa y el personal a las necesidades de la HSP.

6. Contratacin e Implantacin del ERP en HSP

La direccin de HSP elabor un pliego de prescripciones tcnicas para efectuar la

contratacin de un ERP sobre la base de lo especificado en el Plan de Empresa. La
premisa fundamental era la necesidad, con vistas a la entrada en funcionamiento de
HSP, de dotarlo con un sistema integrado que permitiera la ejecucin de sus
funciones asistenciales y que constituyera la principal herramienta para la gestin
econmico-financiera del hospital.
Al objeto de seleccionar un nico integrador de sistemas capaz de ofrecer una
solucin para la gestin de la informacin de HSP se realiz un concurso pblico. El
adjudicatario se constituira como nico interlocutor de HSP, para todo lo relacionado
con su ERP.
El adjudicatario deba presentar su oferta con los requisitos siguientes:
1
Relacin de todos los proveedores subcontratados y los productos que aportan,
incluido l mismo, si dispone de algn producto que vaya a formar parte de la
solucin global.

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline

 Detalle de la forma en que se va a integrar los distintos mdulos.

Necesidades de programacin adicionales para lograr la completa adaptacin a las

necesidades HSP. Recursos materiales y humanos necesarios, as como plazos a
cumplir.

Plan de implantacin detallado: fases y calendario, con plazos de tiempo ligados a la

consecucin de niveles de funcionalidad.

Complementariamente el integrador de sistemas proveer una solucin de

contingencia durante la etapa de transicin, cumpliendo con la cobertura mnima
exigida y como paso hacia la solucin integral definitiva.

Las ofertas al concurso deban tener en cuenta explcitamente los siguientes

criterios, todos ellos prioritarios:
1
Unicidad de datos. La captura de cada dato sera nica, as como su
almacenamiento. El diseo debera ser relacional.

Integracin absoluta de todos los mdulos.

Deberan ofertarse soluciones operativas. Las adaptaciones requeridas,

debidas a particularidades de HSP, deberan ser mnimas.

Se deberan homogeneizar los entornos operativos.

El concurso se resolvi en septiembre de 1997. Se opt por una solucin centralizada

ofertada por la empresa OFFER para la implantacin del ERP, quien se encargara de
su gestin e integracin. En el contrato se incluy, entre otras cuestiones, el producto
final a suministrar, consistente en la implantacin de 3 mdulos y 11 aplicaciones
(recibiendo todo ello el nombre de Programa GNESIS):
Mdulo 1 (productos e implantacin META 4): Mdulo de Nminas, Gestin de
personal (Meta4 Mind) y Gestin de turnos (Meta4 Turnos).
Mdulo 2 (productos SAP y HP e implantacin OFER):
Mdulos de Gestin Econmico Financiera (SAP R/3): Suministros (MM),
Contabilidad General (FI), Gestin Analtica y Gestin de Costes (CO y AM),
Facturacin a Proveedores (MM), Gestin de Inventario (MM) y Mantenimiento
(PM).
Mdulos de Apoyo (HP-HIS): Hostelera, Diettica y Cocina.
Sistemas de Informacin a la Direccin: Cuadro de Mando EIS (SAP R/3 EIS y HP-
HIS).

Mdulo 3 (productos HP-HIS e implantacin HP):

Mdulo de Gestin Asistencial (HP-HIS: Admisin de Ingresos, Listas de Espera,
Urgencias y Boxes de Urgencias y Consultas Externas. Tambin se incluye Historia
Clnica Electrnica (HP) y Facturacin al Cliente (SAP R/3).
Mdulos de Gestin Clnica (HP-HIS): Gestin de Quirfanos, Radiologa, Hospital
de Da, Puntos en Planta, Infraestructura de Control, Generacin de Informes
Mdicos, Farmacia-Unidosis, Anatoma Patolgica y Unidades de Enfermera,
Tambin se incluyen los aplicativos Gestor Documental (HP), Protocolos Mdicos
(KPMG) y Laboratorio (Behring).

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline

 Aplicaciones: Laboratorio, Diettica, DOCtor, Gacela, Carevue, GPC, Facturacin,
Biblioteca, Cuadro de Mando, Farmacia y Anatoma Patolgica.

Cada uno de los mdulos posee, en su versin estndar, un conjunto de interfaces

para el intercambio de informacin entre ellos. En cambio, no sucedi lo mismo con las
distintas aplicaciones adquiridas, por lo que se hizo necesario incorporar hasta 11
interfaces que se describen seguidamente:

-Interfaz I-1: Es la interfaz entre el Mdulo de Personal y la Gestin de Biblioteca.

Su objetivo es cargar en la base de datos de la Biblioteca los datos del personal
del hospital que se consideren necesarios para realizar la gestin de prstamos
de publicaciones.

-Interfaz I-2: Este interfaz intercambia datos entre el Mdulo de Nminas y el

Mdulo de Contabilidad Financiera con el objeto de anotar los apuntes contables
necesarios de cada pago de la Nmina.

-Interfaz I-3: Es similar a la anteriormente descrita, siendo su objetivo el

intercambio de datos entre el Mdulo de Nminas y el de Contabilidad Analtica,
asignando los costes de las distintas nminas a los centros de coste a los que
correspondan.

-Interfaces I-4 e I7: El mdulo de Atencin a Pacientes se desarrolla en funcin

de los datos que se obtengan en la admisin de enfermos. Por tanto, es
necesario el traspaso de informacin relativa a cada uno de los pacientes.

-Interfaz I-5: A partir de los datos de las facturas, en las que se reflejan todos los
servicios y productos que ha consumido cada paciente durante su
hospitalizacin, se determinan los costes de dicha hospitalizacin y se asignan
dichos costes a las unidades que se determinen.

-Interfaz I-6: De la misma forma que en la interfaz anterior, se asignan los costes
de cada periodo de hospitalizacin a las unidades que se determinen, la interfaz
de Facturacin con la Contabilidad Financiera permite asignar la facturacin a la
cuenta de cada unidad.

-Interfaz I-8 e I-9: Los mdulos de Enfermera y Farmacia soportan dentro de sus
funciones las de control de los subalmacenes de planta y de pedidos al almacn
central, por lo que se crean las interfaces que permiten tanto la realizacin de
pedidos automticos en funcin del nivel de existencia de ciertos materiales,
como la generacin y envo de pedidos manuales al mdulo de Suministros.

-Interfaz I-10: Permite modificar la capacidad de planificacin de las Consultas

Externas en funcin del tiempo de parada por mantenimiento de los equipos de
cada servicio.

-Interfaz I-11: Esta interfaz permite la localizacin del archivo electrnico de

documentos asociado a cada historial mdico desde la aplicacin que gestiona
las Historias Clnicas.

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline

 Implantacin de los mdulos

7. Discusin

Para el anlisis de la evidencia obtenida se agrupa la informacin teniendo en

cuenta tres fases : (1) previa o preliminar, (2) implantacin y (3) explotacin. Al
objeto de identificar la satisfaccin de estos grupos de usuarios se ha procedido a la
realizacin de entrevistas
con los directivos encargados de Recursos Humanos y Contabilidad tambin con la
Direccin General y del rea Econmico-Financiera del centro, etc. Las entrevistas
tanto personales como en grupo, nos han permitido aclarar las metas y objetivos de
la empresa, identificar los logros obtenidos, as como las deficiencias que se han
puesto de manifiesto. El que dichas personas fueran tambin partcipes activos en
el proceso de implantacin del sistema permite conocer si se han cumplido los deseos y
expectativas que se generaron en torno al sistema.

Con carcter previo, desde el primer momento HSP se concibi como una
organizacin en la que se dispusiera de un ERP que facilitara el desarrollo de la
actividad asistencial, la gestin y la toma de decisiones. Su filosofa es que
conseguir la mayor satisfaccin de los usuarios, tanto en los aspectos cientfico-
tcnicos como humanos. Podamos decir que es un hospital joven que pretende
ofrecer cada da asistencia sanitaria de calidad, donde los profesionales que

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline

 trabajan en l se convierten en su mayor capital. As, para su creacin, se incluy
en el Plan de Empresa un apartado dedicado a los sistemas y tecnologas de la
informacin, en el que se seala como objetivo general que el ncleo de
informacin debe ser la interaccin del paciente con la organizacin y a partir de
ste la integracin de la informacin clnica y econmico-financiera. Esta cuestin
era aceptada por todos los empleados como lo demuestra la siguiente afirmacin
del Subdirector de Enfermera:

El sistema integrado () era un objetivo para este hospital, queramos disponer de

un sistema de gestin integrado que nos facilitara informacin. En los grandes
hospitales el problema que haba () era el tema de la informacin, es decir, a nivel
de la gestin de direcciones, la informacin llegaba desde los distintos
departamentos a sorbitos.

No obstante, desde el punto de vista conceptual, la organizacin del hospital presta

sus servicios a unos clientes bsicos, los facultativos que son los que a su vez, los
prestan a los pacientes, clientes finales, por tanto, de la organizacin. As pues,
toda la organizacin ejecutiva est dispuesta de tal modo que los facultativos
puedan realizar a la perfeccin su trabajo asistencial. Son pues, los clientes de la
organizacin y no mantienen con la misma una dependencia jerrquica, sino
estrictamente funcional. As, la consideracin de los facultativos como clientes de
HSP y no como simples usuarios del ERP, ha condicionado claramente la
implantacin del ERP.

De este modo, aunque el proceso de implantacin del ERP cont con el apoyo y
participacin activa de la alta direccin, la necesidad de conjugar los intereses de
reas funcionales con culturas diferentes como, por ejemplo, los facultativos cuya
preocupacin fundamental es restablecer la salud de sus pacientes y los gestores
que tratan de conseguir la eficiencia en la utilizacin de los recursos, ocasion que
el diseo del ERP estuviera orientado a conseguir el buen funcionamiento de cada
una de las reas funcionales, ms que a lograr un sistema de informacin en el que
la captura de datos sea nica, exista una integracin absoluta de todos los mdulos
y disponga de entornos operativos homogneos. Muestra de ello fue que a pesar de
que se hayan diseado un total de 11 interfaces para conectar los distintos mdulos
y aplicaciones que componen el sistema de informacin de HSP, en opinin del
Subdirector Econmico-Financiero, si hablamos de integracin de todos los
sistemas, lo que ms ha fallado es la integracin entre el sistema asistencial y no
asistencial.

Como consecuencia, no todos los usuarios estn igualmente satisfechos por los
resultados del proceso de implantacin y por la explotacin del sistema de
informacin. En este sentido, podramos identificar dos grandes grupos: clnicos y
gestores.
Los clnicos han conseguido que la parte del sistema que ellos utilizan (Mdulos 1 y
3) cubran todas sus necesidades. En trminos generales, los encargados de
Gestin Asistencial, Gestin Clnica, Recursos Humanos y Nminas se encuentran
bastante satisfechos con la explotacin del sistema, tal como lo expresan el
Subdirector Mdico cuando seala que el tener un Sistema de Gestin Integrado
en este caso, en la parte del rea asistencial, te permite en principio, tener todo
muy a mano, es decir, disponer de una informacin de una forma gil, de una forma
clara y comunicado tambin directamente con la gestin del paciente; y el
Subdirector de Enfermera que afirma yo creo que tenemos uno de los mejores
sistemas integrados porque a pesar de que quede algo interdepartamental, est
perfectamente integrado, o prcticamente integrado, nos queda muy poquito.

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline

 Sin embargo, los gestores (usuarios del Mdulo 2) se muestran un tanto
descontentos dado que no reciben de la forma adecuada la informacin que se
genera en los otros mdulos. En esta lnea, el Subdirector Econmico-Financiero
destaca que la integracin entre informacin asistencial y econmica no funcion
como queramos, se intent un sistema de costes ABC y un sistema avanzado de
guas clnicas en las que cada paso tena asociado su coste y fracas.

No fue posible porque en la prctica era muy difcil recoger la informacin, es decir,
las guas eran tan detalladas que no hubo manera que fluyera hacia SAP y se
pudiera manejar todo esto con la informacin asistencial en detalle y no llegaba. Ah
fue donde se realiz mucho esfuerzo y no se consigui. Se realizaron las guas, no
se llegaron a implementar y no hubo forma de recoger esta informacin.

Asimismo, seala que bueno pues el sistema econmico bien implantado, quiz
tengamos una carencia en control de gestin, porque no hemos desarrollado
absolutamente todas sus posibilidades y para hacerlo tenemos que aprovechar
ahora el cambio de versin.

No porque no estn implantadas cada una de las herramientas, sino que para que
la informacin salga como t quieras la tienes que meter de la forma adecuada.
Bueno, pues en su momento se primaron otras prioridades y ahora es el momento
de cambiarlo. Por ltimo, intentando encontrar una explicacin a esta situacin,
afirma que nos falla la integracin con la asistencial porque cada sistema en su
parte (parcela) funciona bien. Como puede observarse, en esta afirmacin se pone
de manifiesto tcitamente la aceptacin del reparto de poder en el hospital entre los
clnicos y los gestores, con preponderancia de los primeros.

Por su parte, el Responsable del Departamento de Contabilidad afirma que ahora

est mucho ms estabilizado todo, pero ha habido muchas trifulcas con los
departamentos y tenemos problemas de base que no se han solucionado porque en
su momento no se plantearon correctamente. En particular, se queja de que cada
vez que tengo un cierre con Farmacia, tela!, y han pasado muchos aos. Cuando
tengo alguna diferencia y tengo que escarbar, tengo que irme a su programa, sacar
datos, cruzarlos con los mos, ver lo que me han cargado y lo que no me han
cargado, fiarme de lo que me dicen y luego comprobarlo.

No es fcil, no es fcil y, luego hay un lapsus, un gap de informacin, muy

importante tambin, entre un mdulo y otro. () En el caso de las interfaces hay
informacin que no estamos recogiendo y que adems no es buena. Por ltimo,
tambin se lamenta de que la interfaz no es transparente. A m me transfieren una
nmina, pero yo los conceptos de la nmina no los veo, no veo el nmero de
personas. Me la transfieren agrupada por centro de coste.

8. Conclusiones

Con este trabajo hemos tratado de identificar, desde un punto de vista tcnico o
tecnolgico, las repercusiones de la influencia de las distintas reas funcionales
heterogneas que coexisten en un hospital, bsicamente personal clnico y de
gestin, y que tradicionalmente han venido empleado sistemas de informacin que
se han diseado, implantado y funcionado de forma independiente.
Se ha podido constatar cmo la misma decisin del tipo de sistema ERP a implantar,
refleja desde el primer momento, la complejidad organizativa sobre la que ha de
implantarse. Como se puede comprobar en la eleccin del diseo del sistema y su

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline

 estructura modular, los cuales ponen de manifiesto los intereses no siempre
coincidentes de los grupos clnico y de gestin antes mencionados.

En el caso analizado se aporta evidencia sobre cmo se intenta resolver esta

complejidad desde el punto de vista tecnolgico mediante el sofisticado conjunto de
interfaces descrito con anterioridad. Aunque todas las interfaces fueron
desarrolladas, no todas son utilizadas.

En concreto, las interfaces I-5 e I-6 no se utilizan en la actualidad. Estas interfaces

permitiran relacionar el mdulo de Facturacin con la Contabilidad General y la
Gestin Analtica, siendo fundamentales para la correcta integracin de informacin
entre los mdulos 2 y 3. De manifiesto tcitamente la aceptacin del reparto de poder
en el hospital entre los clnicos y los gestores, con preponderancia de los primeros.

Por su parte, el Responsable del Departamento de Contabilidad afirma que ahora

est mucho ms estabilizado todo, pero ha habido muchas trifulcas con los
departamentos y tenemos problemas de base que no se han solucionado porque en
su momento no se plantearon correctamente. En particular, se queja de que cada
vez que tengo un cierre con Farmacia, tela!, y han pasado muchos aos. Cuando
tengo alguna diferencia y tengo que escarbar, tengo que irme a su programa, sacar
datos, cruzarlos con los mos, ver lo que me han cargado y lo que no me han
cargado, fiarme de lo que me dicen y luego comprobarlo. No es fcil, no es fcil y,
luego hay un lapsus, un gap de informacin, muy importante tambin, entre un
mdulo y otro. () En el caso de las interfaces hay informacin que no estamos
recogiendo y que adems no es buena. Por ltimo, tambin se lamenta de que la
interfaz no es transparente. A m me transfieren una nmina, pero yo los conceptos
de la nmina no los veo, no veo el nmero de personas. Me la transfieren agrupada
por centro de coste.

Autor: Crdenas Oliveira Yna Jaqueline