Está en la página 1de 5

CASO PRACTICO: Implantacin de un Sistema de Gestin por Procesos en un

Hospital
1. Concienciacin de la direccin
La direccin del hospital detect la necesidad de acometer un cambio en la
gestin, orientando los esfuerzos hacia un modelo de gestin por procesos. En
concreto advirti las siguientes ventajas:
Orientacin de los procesos del hospital a la satisfaccin de las necesidades y
expectativas de los usuarios.
Favorece la gestin de las interrelaciones entre las distintas reas.
Ofrece una visin completa del hospital y de las interrelaciones de sus
procesos.
Reduccin de los plazos de prestacin de servicios.
Disminucin de los costes al reducir o eliminar aquellas actividades que no
aaden valor.
Involucracin del personal en la estrategia del hospital.
Optimizacin de la utilizacin de los recursos disponibles.
Mejora continua de los procesos del hospital.

2. Constitucin de grupos de trabajo


Para llevar a cabo la implantacin de un sistema de gestin por procesos la
direccin impuls la creacin de un grupo de trabajo que ejecutara el trabajo. De este
modo el grupo de trabajo qued constituido por:
El director gerente, que asumi el papel de lder del equipo, con lo que tiene
como funciones asesorar y dirigir al grupo en la consecucin de los objetivos,
as como la supervisin de todo el trabajo.
La directora mdica, que ejerci de coordinadora.
El director de enfermera, sobre el que recay el papel de secretario y por lo
tanto se encarg de la planificacin de las reuniones.
El resto del grupo de trabajo estaba formado por tres mandos intermedios de
diferentes reas de actividad.
En la primera reunin de trabajo el equipo estableci las distintas responsabilidades
de sus miembros, consensu los objetivos y estableci un calendario de actuaciones.
3. Recopilacin y anlisis de informacin
El siguiente paso del grupo de trabajo fue la recopilacin de toda la informacin
relevante relativa a los procesos y el posterior anlisis de la misma.
Entre la informacin que se recopil figuraba la siguiente:
Normativa de carcter general y especfica.
Informacin proveniente de entrevistas realizadas con los principales
responsables de rea y otro personal relevante.
Documentacin existente de funcionamiento del hospital.

En esta fase, adems, el equipo tambin defini la misin, visin y el posicionamiento


del hospital:
Misin
Prestar una atencin sanitaria de calidad a los ciudadanos y de la forma ms
accesible posible. Para ello se debe:
o Garantizar la coordinacin y comunicacin entre los diferentes niveles
asistenciales, para asegurar la continuidad de la asistencia sanitaria.
o Fomentar el trabajo de investigacin clnica como va de desarrollo de
los conocimientos sanitarios.
Visin
El hospital se propone conseguir:
o La excelencia en la prestacin de todos sus servicios mediante un
proceso de mejora continua.
o Ser referente en la prestacin de una atencin sanitaria de calidad.
o Ser un organismo innovador, pionero en la adopcin de los nuevos
avances tecnolgicos y adaptado a un entorno dinmico.
Posicionamiento
Al hospital se le reconoce como una entidad:
o Orientada al paciente, que busca implicar al paciente en el proceso
sanitario.
o Innovadora y dinmica, adaptada al entorno cambiante.
o De carcter colaborador con otras instituciones.
o Personal altamente cualificado e involucrado en un proceso de
formacin continua.
No obstante, se ha percibido que ciertos tiempos de espera para algunos
servicios son excesivamente altos.
4. Identificacin de los procesos y su finalidad
Para la identificacin de los procesos es conveniente que colaboren con el grupo de
trabajo todos los jefes o directores funcionales.
Para determinar cules son los procesos clave u operativos, habr que preguntar:
quines son los clientes finales/usuarios?, quines los proveedores?, etc.
De este modo, los procesos clave identificados sern los siguientes:
Urgencias
Consultas externas
Ingresos hospitalarios
Gestin de quirfanos y salas de operaciones
Tratamiento ambulatorio
Gestin de anlisis
Asistencia clnica
Hostelera y limpieza
Atencin al paciente

Para establecer los procesos de soporte o de apoyo, se deber preguntar por


cules son los recursos necesarios para llevar a cabo los procesos clave?, cmo se
garantiza la adecuada gestin de los recursos?
Gestin de recursos humanos
Gestin del conocimiento
Gestin tecnolgica y de los sistemas de informacin
Servicios generales
Gestin econmica-financiera

Por ltimo, se clasificarn los procesos estratgicos, que sern aquellos que estn
relacionados directamente con la misin y visin de la organizacin y en los que
participe la alta direccin. As, se tienen:
Gestin de relaciones externas
Gestin de la informacin
Planificacin estratgica
Calidad y mejora continua

Posteriormente se elaborar el mapa de procesos en funcin de la clasificacin que se


ha establecido.

5. Descomposicin de los procesos en subprocesos, actividades y tareas


La descomposicin de procesos en otros de menor nivel (subprocesos,
actividades y tareas), se realizar a travs de responder a la pregunta Cmo se
desarrolla el proceso?, de forma reiterada.
As por ejemplo, el proceso de Atencin al Paciente, estar formado por los siguientes
subprocesos y actividades.
De este modo, el grupo de trabajo, ir identificando los distintos subprocesos
que forman parte de los procesos, as como la secuencia de actividades y tareas
necesarias para llevar a cabo cada subproceso.
Adems, se realizar el flujograma de cada subproceso, lo que permitir ver la
secuencia ordenada de las actividades que lo componen, as como comprender de un
solo vistazo el funcionamiento del mismo.
Con toda la informacin recopilada de cada proceso se elaborar una ficha
tcnica con los principales aspectos que los definen.
6. Definicin de factores clave y objetivos de seguimiento y control
Se definir para cada proceso una serie de factores clave. Estos factores son
muy importantes porque cualquier variacin o desviacin en los mismos puede causar
un fuerte impacto en los rendimientos del proceso. Con este objetivo, se establecen
unos valores estndar dentro de los cuales debern mantenerse los factores clave
identificados.
7. Medicin y evaluacin de objetivos e indicadores
Una vez identificados los factores clave de cada proceso, se establecern una
serie de indicadores que permitan recoger medidas sobre los mismos y mantener, de
este modo un control sobre los mismos.
8. Mejora continua de los procesos
La implantacin del sistema de medicin de los procesos, permitir su control y
seguimiento de manera continua. No obstante, pueden existir procesos, que, en el
momento actual, sean susceptibles de mejora. En este caso, de no ser posible
acometer una mejora de cada uno de ellos, se deber establecer una priorizacin de
los mismos. La priorizacin de los procesos susceptibles de mejora se realizar en
funcin del impacto que tengan los procesos en el cliente final, en los resultados del
hospital, excesivo tiempo de ciclo, etc.