Un sistema de informacin es un sistema, automatizado o manual, que engloba a personas,
mquinas y/o mtodos organizados para recopilar, procesar, transmitir datos que representan informacin. Un sistema de informacin engloba la infraestructura, la organizacin, el personal y todos los componentes necesarios para la recopilacin, procesamiento, almacenamiento, transmisin, visualizacin, diseminacin y organizacin de la informacin.
La adopcin, es decir, cmo se toma o se debe tomar la decisin de adquirir un SIE, frente a otras opciones posibles
1) Fase 1, o de adopcin. Es la fase en que directivos, usuarios y tcnicos se cuestionan
la compra de un sistema de informacin de empresa integrado y paquetizado, o bien optan por una solucin diferente, normalmente un desarrollo a media.
La primera fase del ciclo de vida de los sistemas de empresa es la adopcin, es
decir, la decisin de adquirir un ERP. Seguidamente examinamos los aspectos clave, ventajas e inconvenientes de esta decisin. En el mundo de los sistemas de informacin de empresa, es importante tener en cuenta los criterios de diseo del sistema (su arquitectura funcional y tcnica) y sus consecuencias para el negocio y la gestin tecnolgica. Es crtica tambin la gestin del proyecto de implantacin, en particular la relacin con directivos y usuarios y la gestindelcambio, o sea, lo que tiene que hacer la empresa necesita en su organizacin, sus procesos de trabajo y en la actitud de las personas para que el proyecto sea un xito. Finalmente, pero no en ltimo lugar, es importante ser consciente y saber manejar la enorme presin comercial tambin la que procede desde los medios de comunicacinque rodea al mundo de los sistemas de empresa, as como poder distinguir con criterio entre promesas y realidades, o, por decirlo ms suavemente, entre el potencial que representa la adquisicin del sistema y la capacidad de la organizacin y los implantadores de convertir estas promesas en beneficios para la empresa
LasconsecuenciasdeadoptarunSIE:temasclave 1) En primer lugar, recordemos, el
criterio bsico de diseo del ERP es su orientacinalafuncin. El sistema cubre o debera cubrir los requerimientos funcionales ms comunes de cualquier empresa, esto es, los procesos de trabajo que realiza el personal dentro de cada departamento. Una vez ms, la visin por procesos que ofrecen los ERP es "suficientemente buena" para la mayora de las empresas. Frecuentemente, es una excusa para documentar y homogeneizar prcticas informales, establecer procedimientos estndar e introducir mejoras de calidad y tiempo. Sin embargo, en algunas empresas modernas, organizadas por procesos y proyectos, como hemos visto en los materiales de la asignatura, esta visin no es suficiente ni competitiva. Un sistema de empresa de un hospital registra episodios (ingresos, tratamientos, altas), pero no la evolucin del estado de salud, la mejora o el empeoramiento, o las condiciones del enfermo que le hacen propenso a una enfermedad o al agravamiento de su condicin. Un sistema de informacin de una empresa de ingeniera registra estados de una obra (contratos, certificaciones, recepciones), pero no la evolucin de la obra, los problemas aparecidos en el replanteo o las desviaciones de tiempo y coste. Ejemplo El camarero del bar apunta lo que le ha pedido el cliente y no le importa mucho cmo se har la factura. El departamento de compras hace un contrato y no le importa mucho ni el pedido ni la entrega. Esta visin funcional o departamental se replica en el diseo del ERP por m- dulosfuncionales y en los propios implantadores. Los consultores o analistas saben la funcionalidad de un mdulo, pero rara vez tienen la visin global de los procesos de la empresa. Actualmente, se habla de implantacin enfocada a los procesos (Kirchmer; Davenport), pero pocas veces resulta as. Paradjicamente, esto puede resultar frecuentemente una ventaja, porque no es necesario introducir grandes cambios organizativos durante la implantacin, en especial si esta afecta a uno solo o pocos mdulos del sistema.
Antes de iniciar de manera oficial la implementacin de un ERP es conveniente
que anticipes algunos aspectos que involucran a tu empresa y tu equipo de trabajo.
A continuacin te compartimos algunos consejos que han ayudado a las
organizaciones a llevar a cabo su proyecto con xito: 1. Asegrate de contar con el compromiso de la direccin, al ser el eje central de la empresa y tener una visin global su participacin es muy valiosa e imporatante.
2. Implementa un liderazgo integrador, involucra a todas las reas y todos los
niveles de la organizacin, de esta manera los hars sentirse dueos y parte del proyecto.
3. Asigna recursos al proyecto (econmico, humano, de infraestructura).
4. Define de manera clara y funcional los procesos de la empresa.
5. Determina objetivos y metas a aclcanzar con este proyecto.
6. Asigna un administrador del proyecto interno que se asegure de
dar seguimiento a los avances y compromisos del proyecto.
7. Toma conciencia de los cambios en las tareas y responsabilidades, perfiles de
los puestos y procesos los cuales surgen de la innovacin tecnolgica aplicada en la empresa. 8. Motiva a tu personal para que asistan y participen activamente en las sesiones de capacitacin.
