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66-73
INTRODUCCIN
RESUMEN
En toda actividad organizacional es necesario medir su desempeo, sin distinguir a que tipo de
El presente ensayo trata sobre actividad se dedique. Una organizacin empresarial como un sistema organizacional necesita saber
un sistema de indicadores de la como esta trabajando cada uno de sus subsistemas organizacionales frente a un entorno altamente
calidad que puede ser implantado competitivo y agresivo, y para esto basta recordar que ya los plazos se estn acortando frente a
en organizaciones que estn compromisos macro como son la APEC, TLC, Mercosur, CAN y otros.
implementando sistemas de
calidad y mejora continua, Los lderes de las organizaciones empresariales son conscientes que no solo basta certificar en la
mostrndose la relacin entre NTP ISO 9000:2001, sino que tienen que disponer a la par de un sistema de indicadores de la
criterio, indicador y estndar con calidad. El Comit Tcnico de Gestin y Aseguramiento de la Calidad del INDECOPI, mediante el
sus respectivos ejemplos as Sub-comit de Calidad en la Educacin, est trabajando un conjunto de indicadores que servirn
como los diferentes tipos de para medir el desempeo de las organizaciones involucradas (educativas), mas adelante esta
indicadores. experiencia ser trasladada a los otros Sub-Comites de Salud, Construccin, Alimentos y Bebidas,
y otros ms. Lo que se desea es que los involucrados en los proyectos de mejora continua de los
Palabras Claves: Calidad. procesos y productos en los Sistemas de Gestin de Calidad tengan no solo las herramientas
Eficiencia. Eficacia. Indicador. suficientes, si no tambin sepan como elaborarlos. Este es el motivo central de este articulo, estar
Criterio. preparados para lo que se viene: medir y mejorar la calidad mediante indicadores da a da.
ABSTRACT
* Instituto de Investigacin
Facultad de Ingeniera Industrial, UNMSM
E-mail: iifi@unmsm.edu.pe
INDICADORES
Sistema de medicin
Calidad, que evala las condiciones en que recibe el usuario el los factores y componentes crticos de xito, esto es, el
producto. desarrollo de acciones concretas y los resultados finales de
Satisfaccin, que evala la percepcin del usuario respecto a los proyectos que garanticen el logro de los objetivos. Los
su expectativa. indicadores de proyecto miden el avance y el alcance de los
resultados de los proyectos definidos en la organizacin.
En virtud de que los proyectos estn dirigidos a apoyar el
INDICADORES EN UN ENTORNO ORGANIZACIONAL logro de los objetivos de la estrategia, la gestin y los servicios,
se pueden utilizar dichos objetivos, como referencia para el
establecimiento de los indicadores de los proyectos.
Indicadores Estratgicos
Por ejemplo:
Son aquellos que se asocian al cumplimiento de los objetivos
Objetivo Estratgico Indicador Forma de Medicin
fundamentales de la Organizacin. Estos indicadores se Incremento de la Indice de No.de bajas imputables al P.S.x 100 -
determinan con base en los componentes crticos de xito, eficiencia
en el proceso de
Efectividad
de Seleccin
100
N de bajas totales
esto es, los resultados finales que garanticen el logro de los seleccin
para ingresar a la
objetivos. U.N.M.S.M. en la E.A.P. (36) x 100 - 100 = 40 %
de
Los indicadores estratgicos miden, lo verdaderamente Ingeniera Industrial 60
esencial. Nota1 : P.S. = proceso de seleccin
Nota 2: BAJAS IMPUTABLES AL P.S. = bajo rendimiento escolar por deficiente nivel previo.
Por ejemplo:
Indicadores de Calidad
Objetivo Estratgico Indicador Forma de Medicin
Disminuir la tasa global Tasa de Fecundidad N de nacidos vivos
de
fecundidad a dos por N de mujeres en edad frtil (15 -
Son aquellos que se asocian a los resultados y operacin de
49 aos) los procesos clave de una organizacin y se determinan con
mujer el ao 2002
7998118 = 3 nios/muj er base en los factores y componentes crticos de xito, esto es,
2,666,036
el desarrollo de acciones concretas y los resultados finales de
los procesos que garanticen el logro de los objetivos. Los
Indicadores de Servicio indicadores de calidad miden si las acciones ms relevantes
que realiza la organizacin, contribuyen al logro de los
Los indicadores de servicio son aquellos que se asocian al resultados.
cumplimiento de la calidad en la prestacin de un servicio y la
satisfaccin percibida por el usuario y se determinan con Por ejemplo:
base en los estndares definidos para el otorgamiento de los Objetivo Estr atgico Indicador Forma de Medicin
servicios. Abastecimiento de Indice de N de repuestos entregados aptos x
100
Los indicadores de servicio miden el grado de cumplimiento Repuestos conformidad N de repuestos solicitados
de los estndares y el nivel de satisfaccin de los usuarios. 480 x 100 = 96 %
500
Por ejemplo:
La manera ms sencilla de enfocar estos pasos es identificar los Aceptado por los diferentes interesados, siempre es deseable
objetivos que se persiguen en materia de calidad (criterios de que todos los implicados acepten el criterio y que se
calidad), establecer una forma para conocer si alcanzamos dichos comprometan a alcanzarlo.
objetivos (ndice numrico que informa por dnde se va y al que Elaborado en forma participativa, la mejor forma de lograr
se llama indicador) y, por ltimo, estableciendo un rango dentro que sea aceptado es que en su elaboracin participe el
del cual el nivel de calidad es el aceptable y en el que se debe mayor nmero de personas posible.
mover (estndar de calidad).
Comprensible, todos deben entender sin lugar a dudas lo
mismo.
Se ha argumentado que para trabajar en calidad una condicin
indispensable es evaluar, es decir poder medir. Se necesitan Fcilmente cuantificable.
datos no impresiones. Pues bien, habr que saber qu, cmo, Debe ser flexible, capaz de adaptarse a cambios difcilmente
quin, cundo, por qu, y para qu, se mide. Aqu es donde previsibles.
entran en juego criterios, indicadores y estndares de calidad Aceptable por el cliente, que al fin y al cabo es quien juzgar
que, como se ver, van ntimamente ligados. lo acertado de los criterios de calidad.
Aunque los diferentes sectores de actividad pueden tener, sin Por ejemplo, en el caso del sector turstico y en lo referente a la
duda, sus particularidades, lo cierto es que la metodologa para atencin en la recepcin de un hotel, podra definirse como criterio
definir criterios, indicadores y estndares es muy semejante en de calidad:
todos los casos. En realidad hay que combinar unas ciertas
nociones metodolgicas y un profundo conocimiento del sector en Incorrecto Que el cliente no espere demasiado tiempo para inscribirse a su
llegada al hotel.
el que se desenvuelve para lograr realizar una correcta definicin Correcto El tiempo de espera para que un cliente realice la inscripcin a la
llegada al hotel no superar los 10 minutos.
de criterios, indicadores y estndares.
El primer criterio podra ser adecuado, de hecho es lo que
De la primera parte, se intentar aportar algunas indicaciones.
De la segunda, se espera que el lector aporte como experto en el deseamos. Sin embargo, no es suficientemente concreto y puede
mbito de su trabajo y por su decidida apuesta por la mejora dar paso a diferentes interpretaciones en funcin de la persona
que proceda a describir el criterio. Por esta razn, la segunda
continua de la calidad.
versin es mucho ms adecuada.
Criterio de Calidad
Una buena definicin del criterio de calidad gua y hace sencillo
definir los indicadores. Una sencilla regla es que si despus de
Los criterios se definen como aquella condicin que debe cumplir
definir un criterio de calidad no se puede identificar un indicador
una determinada actividad, actuacin o proceso para ser
que resulte apropiado, se vuelve a revisar el criterio porque,
considerada de calidad. Es decir qu se persigue, cul es el
objetivo, qu se pretende teniendo en cuenta aquellas probablemente, no estar bien definido.
caractersticas que mejor representan (siempre que pueden
Indicador de Calidad
medirse) lo que se desea lograr.
Un indicador es una medida cuantitativa que puede usarse como
Normalmente los criterios se confeccionan a partir de la informacin
que se recoge de las encuestas, cualquier otro mtodo de anlisis gua para controlar y valorar la calidad de las diferentes
actividades. Es decir, la forma particular (numrica) en la que se
del comportamiento de la clientela, de la competencia, etc. Por lo
mide o evala cada uno de los criterios.
general, los criterios de calidad parten de la combinacin de las
necesidades reales y de las demandas de la clientela, con el
conocimiento de las ofertas y productos de organizaciones de la Los indicadores de calidad se construyen a partir de la
competencia y las posibilidades que nuestra organizacin posee experiencia, del conocimiento sobre el rea en el que se trabaja
y, como es natural, respetando ciertas recomendaciones:
para satisfacer esas necesidades y expectativas o para procurar
en la medida de lo posible y/o aconsejable.
Deben ser siempre fciles de capturar.
Un buen criterio debe reunir los siguientes requisitos: Deben enunciarse con objetividad y de la forma ms sencilla
posible.
Ser explcito y debe estar expresado con claridad y objetividad. Deben resultar relevantes para la toma de decisiones.
No deben implicar un elevado grado de dificultad en su Un indicador ser poco vlido si depende en gran parte de factores
interpretacin. no controlables por nosotros o si no se tiene en cuenta
Deben abarcar un amplio nmero de posibilidades. circunstancias que pueden justificar una actividad que no siga la
norma (las excepciones que siempre aparecern).
Debe construirse un "cuadro de mando" que permita monitorear
el indicador de forma sencilla. La validez implica, a su vez, que el indicador es capaz de identificar
Los trminos usados en el indicador que puedan inducir a todos aquellos casos en que existe un problema real de calidad.
dudas, o sean susceptibles de diferentes interpretaciones, Adems, un indicador debe ser fiable. Esto es, medido de diferentes
deben ser definidos para que todos los profesionales entiendan formas debe ofrecer el mismo valor. No puede ser influido por
y midan lo mismo y de idntica forma. quien recoge el dato o por el mtodo de recogida.
Continuando con el ejemplo anterior: No hay que olvidar, por tanto, que una vez enunciado un indicador
Incorrecto Tiempo (en minutos) que espera un cliente para inscribirse en el hotel. hay que determinar la fuente que proporcionar el dato, la
Este indicador se recoger los domingos, martes y viernes de la
primera semana de cada mes, tanto en horario punta de 11 a 13 periodicidad con que se recoger, el mtodo de anlisis o recogida
Correcto
horas como de 20 a 21 horas.
Nmero de clientes que esperan ms de 10 minutos para inscribirse
y, finalmente una valoracin de cada cuanto tiempo habr que
en el hotel. Este indicador se recoger los domingos, martes y viernes evaluar la utilidad del mismo lo que determinar su vigencia (vida
de la primera semana de cada mes, tanto en horario punta de 11 a 13
horas como de 20 a 21 horas. media).
Para determinar si el tiempo especificado de 10 minutos es aceptable
por los clientes, cada trimestre se realizar una encuesta entre los
clientes sobre qu valoran y qu e l disgusta de la atencin en Se debe tener en cuenta que lo importante no es tener indicadores
Recepcin.
sino que estos cumplan la funcin de informar si est conforme a
En este caso, se adopta una precaucin importante, asegurarse que
el criterio es aceptable por los clientes y al preguntar sobre diferentes lo que se consideraba era lo apropiado (criterio de calidad). Los
aspectos se contempla la posibilidad, por ejemplo, de mejorar la
rapidez a cambio de empeorar el trato.
indicadores no pueden ser, por tanto, un fin en s mismos y, desde
luego, no pueden resultar tan costosos de recoger que en la
prctica sean ms altos los costes derivados de los indicadores
Una vez elaborado un indicador es recomendable identificar los que los costos de la atencin al cliente.
factores que pueden explicar las posibles variaciones en el
mismo. Hay que tener presente que pueden existir factores Al hablar de indicadores es habitual referirse a los cuadros de
ajenos al proceso de trabajo que afecten negativamente al mando y al monitoreo. En realidad los indicadores son tiles siempre
indicador. Por ejemplo, la llegada de un grupo de turistas y cuando se "vigilen a lo largo del tiempo" para comprobar y
organizado implica necesariamente que, tal y como hemos analizar su evolucin. A este proceso se le denomina monitoreo.
definido el criterio, sea prcticamente imposible alcanzarlo. Por
ello, ser necesario un proceso diferente para esta circunstancia Una forma sencilla de monitorear un indicador es mediante los
y un indicador distinto obviamente. denominados "cuadros de mando". Un cuadro de mando consiste
habitualmente en un grfico de control donde se describen los
Es conveniente diferenciar entre indicadores ndice (proporciones, datos del indicador, se ubica el criterio de calidad para determinar
porcentajes, etc.) e indicadores centinela. Un indicador centinela si se cumple, y las posibles incidencias. Los cuadros de mando
mide un suceso lo bastante grave e indeseable como para realizar deben confeccionarse para que de un solo vistazo se puede
una revisin del proceso de trabajo que se desarrolla. Por ejemplo, comprobar la evolucin del indicador y de tal modo que resulte
que teniendo una reserva el cliente se quede sin habitacin tras sencilla su codificacin.
una espera de 20 minutos en Recepcin y habiendo mediado
una llamada de confirmacin de su llegada. Para que la informacin Las lneas continuas fijan el rango dentro del cual cabe esperar
que proporciona un indicador sea til es necesario, adems, que discurra el indicador (ver ms adelante). Las lneas de puntos,
cumpla con algunas condiciones como: validez, fiabilidad, facilidad rayas y combinadas son los indicadores que s monitorean, en
de obtencin, etc. este caso, a lo largo de dos aos. Como se puede comprobar,
aunque la evolucin de los indicadores es la adecuada, la lnea
En primer lugar, hay que asegurarse de la validez del combinada del indicador sobre Valij. no termina de comportarse
indicador. Dicho de otro modo, el grado en que el indicador como se esperaba sucediera. En estos casos lo prudente es
realmente mide lo que se supone que mide, en otras palabras analizar las posibles razones, buscar soluciones eficientes y
si cumple su propsito. ponerlas en prctica (ciclo de mejora PDCA).
SERVICIO PRESTADO INDICADOR (TIEMPO: 1 Ao) Efectividad: se define como el resultado de las acciones
Consulta externa No. de consultas
No. de consultantes sobre la poblacin objeto de los mismos. La efectividad a
veces se calcula por la diferencia de tasa de aos diferentes
Extensin de uso: es la proporcin de la poblacin que usa o con el porcentaje reducido por los aos.
un servicio determinado en un perodo de tiempo.
Por ejemplo:
SERVICIO PRESTADO INDICADOR (TIEMPO: 1 Ao)
Centro de Salud No. de personas atendidas (usuarios)
Poblacin de referencia MI 1985 - MI 1990 95 - 85
------------------------- X 100 = ----------- X 100 = 10.5 %
Utilizacin: Es la relacin entre el recurso utilizado y el MI 1985 95
recurso disponible para una actividad o por un servicio por
unidad de tiempo.
RECURSO INDICADOR CONCLUSIONES
% de ocupacin N de das de camas ocupadas x 100 %
N de das de camas disponibles
El uso de indicadores es necesario, pero no suficiente para
Tipos de Indicadores por Resultados procesos de calidad. La referencia interna es necesaria, pero
debe ser complementada con referentes externos. Por lo tanto,
Cobertura: es la proporcin de personas con necesidades slo se puede mejorar la calidad de lo que se mide.
de servicios de salud que reciben atencin para tales
necesidades. Se determina la tasa de cobertura dividiendo el Cada tipo de organizacin tendr su tipo de indicador, salvo algunos
nmero de personas que hacen uso de un determinado generales. Los indicadores son para cumplirlos y no para
servicio, por el nmero de personas que tienen esas escamotearlos. Por lo que, la existencia del sistema de indicadores
necesidades. se constituye en un instrumento apto para la mejora de procesos.
El sistema de indicadores, ser til en la medida en que sea 3. INDECOPI, Sub Comit de Calidad en la Educacin.
utilizado convenientemente. Es necesario tener claro que para (2003). Indicadores de Gestin en el Sector Educacin (en
medir la calidad, debe seguir los siguientes pasos: definir el criterio preparacin).
de la calidad, elaborar el indicador de la calidad y luego fijar el
estndar de la calidad. 4. Martn F., Evaristo. (2002). Gestin de Instituciones
Educativas Inteligentes, 1era Ed., Edit. Mc Graw Hill, Espaa.
2. Garca P., Manuel. (1994). Cultura de la Calidad. 1era Ed., 6. Sumanth, David J. (1992). Ingeniera y Administracin de la
Edit. UNMSM, Per. Productividad, 1era Ed., Edit. Mc Graw Hill, Mxico.