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Administracion Documental
Administracion Documental
LUGAR DE CUSTODIA
1. Oficina o archivo de gestin.
2. Archivo administrativo.
3. Archivo histrico o gral.
FUNCIONES
Documentos corrientes o activos.
1. Documentacin en trmite, producto de las actividades de la institucin.
2. Utilizacin documental constante.
3. Seleccin documental espordica.
Documentos semiactivos o semicorrientes.
1. Es el tiempo en que el documento permite actuar cumpliendo con lo que el texto o sub texto expresa, ya
sea para obligar, certificar, intimar, etc.
2. El tiempo durante el cual el otorgante y el destinatario tienen la posibilidad de volver a ver algn aspecto
del documento.
3. El momento que precede a la prescripcin misma.
Documentos no corrientes.
1. Se custodian los documentos de valor permanente. (Area cientfica, cultural, histrica, etc.)
CONCLUSIN
Es un medio de la fijacin de la cultura de los pueblos, es fuente de informacin consolidada, un instrumento de
comunicacin. Es la representacin ordenada del conocimiento que puede ser usado rpidamente. Es un objeto
fsico de carcter probatorio, con una finalidad informativa que permite la proyeccin histrica, el patrimonio
documental nacional. El origen est dado por los hechos, el conocimiento, las ideas, actividades o datos.
ARTCULO 296
Violacin de correspondencia escrita.
Se comete delito de violacin de correspondencia a la intencin de informarse del contenido. Cuando se abre
un pliego epistolar ya sea telefnico o telegrfico, ser castigado con una suma de dinero. Adems a los que
abran, destruyan correspondencia y dems objetos postales con la intencin de apropiarse de su contenido o
interrumpir el curso normal de los mimos tendrn una pena de 3 aos de prisin.
RESOLUCIN DE LA DGI 688/92
ARTCULO 1
Sujetos pasivos que quieren imprimir documentacin (Facturas, boletas, etc.). Se debe solicitar constancia a la
DGI para imprimir dicha documentacin.
ARTCULO 2
La DGI otorga una constancia numerada vlida por 15 das a partir de la fecha de entregada la misma.
ARTCULO 3
Las imprentas no pueden realizar ningn trabajo sin haber recibido la constancia.
ARTCULO 4
Los sujetos pasivos tienen que conservar las constancias para impresin durante el perodo de prescripcin de
sus tributos. Tambin las constancias no autorizadas.
ARTCULO 5
Las imprentas deben inscribirse en el registro de imprentas de la DGI.
ARTCULO 6
Declaracin mensual de las imprentas. Deben hacerla respecto a cada trabajo de impresin.
ARTCULO 7
Como se presentan las declaraciones. Se deben remitir las informaciones solicitadas en medios magnticos de
acuerdo a la DGI.
NORMATIVA
Decreto 14/994: Se ampla la integracin de la Comisin Asesora creada por el decreto 540/993 y cuyo
cometido es asesorar sobre la posible destruccin de documentos.
Decreto 713/974: Se reglamenta el envo de documentos de ms de treinta aos al archivo general de
la nacin.
Decreto 536/985: Se derogan los decretos 454/983, 484/984 y 512/984. Estos decretos autorizaban la
destruccin de documentos de los Ministerios de Transporte y Obras Pblicas, de Defensa, y de
Relaciones Exteriores.
Decreto 497/994: Se dictan normas en materia de conservacin de documentos pblicos.
Decreto 178/988: Creacin del Sistema Nacional de Informacin.
NUEVO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO, REGLAMENTADO POR EL DECRETO 500/991.
Es el que le da el marco legal a la actuacin administrativa especficamente en la Administracin Central. Se
sugiere su aplicacin en Entes Autnomos y Servicios Descentralizados. Toda organizacin cualquiera sea su
tipo, tamao o fin, para lograr sus objetivos necesita procesar informacin. Para que esta informacin pueda
utilizarse es necesaria que este grabada en un elemento fsico, lo que permitir que la misma pueda ser
registrada, procesada, transmitida y archivada. Los tipos documentales que generan estos datos son por
ejemplo: los informes, los formularios o pueden estar grabados en forma de grfico. De aqu surge la necesidad
de regular y normalizar la administracin documental en la administracin pblica.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Definicin.
Es el conjunto de trmites y finalidades que debe cumplir la administracin al desarrollar su tarea administrativa
y cuyo curso o meta es permanecer fijado y regulado por el derecho. En este caso en concreto nos referimos al
nuevo procedimiento administrativo dado por el decreto 500/991.
Objetivos.
1. Fijar un cauce para la pronta y eficaz solucin de los intereses generales.
2. Racionalizar y ordenar la actividad administrativa.
Etapas.
1. Fase Preparatoria. Comprende conseguir los elementos que permitan tomar decisiones a la
administracin. Estos elementos pueden ser informes, asesoramientos, pruebas o vistas a las partes.
2. Fase Decisoria. Es cuando se dicta el acto decisorio respectivo.
3. Fase Integrativa. Corresponde a la notificacin personal o a travs del Diario Oficial a los interesados
respecto a la resolucin dictada.
4. Fase Ejecutoria. Es cuando se aplica la resolucin.
Estos procedimientos se aplican para licitaciones, concursos, u otro tipo de asuntos que trate la Administracin
Central.
Principios Generales.
1. Imparcialidad: La administracin es un medio o un instrumento para servir con objetividad, por lo tanto
aquellos funcionarios o peritos que participen en el procedimiento administrativo pueden ser excusados
de intervenir, ya sea por enemistad o por afecto con relacin a las partes.
2. Legalidad Objetiva: Implica fidelidad a la ley y a la actuacin administrativa. Esto se logra eligiendo los
medios adecuados y oportunos para satisfacer el bien deseado o requerido.
3. Impulsin de Oficio: La administracin debe aplicar y defender el orden jurdico, por lo tanto est
obligado a dirigir el procedimiento, diligenciando y requiriendo informes y asesoramientos necesarios
para esclarecer los hechos. Esto comprende la impulsin como instruccin de procedimiento aunque lo
haya iniciado un particular.
4. Flexibilidad, materialidad, y ausencia de ritualismo: La flexibilidad se refiere al procedimiento como
una herramienta flexible o dctil que implica reconocer el hecho de que es imposible prever todas las
situaciones y reglamentarlas para poder resolver. Para ello el administrador puede utilizar instrumentos
que le permitan lograr el objetivo. Esto conlleva un buen criterio y honestidad asumiendo su
responsabilidad. La materialidad da valor a lo importante. Los inicios de forma de los actos de
procedimiento no causan nulidad si cumplen con el fin que los determina, es decir que la autoridad
deber expedirse sobre el asunto en forma obligatoria. El trmite puede ser terminado por renuncia del
interesado pero, de igual forma si es de inters general la administracin debe proseguir a travs de la
impulsin de oficio. La ausencia de ritualismo significa que se debe administrar en funcin de la
sustancia y no de la forma. Esto implica eliminar la realizacin de trmites y otros formalismos que
compliquen o dificulten el proceso del asunto.
5. Verdad material: La administracin ms all de las actuaciones de las partes debe investigar y conocer
los hechos ajustndose a los mismos.
6. Informalismo en favor del administrado: Esto implica que la administracin garantiza jurdicamente
toda la actuacin del procedimiento en favor del administrado esto es, eliminando formas estrictas en el
procedimiento administrativo siempre que sean formales y no esenciales y se hable de un formalismo
moderado.
7. Economa, celeridad y eficacia: Economa se refiere a la buena administracin del tiempo y a la
buena administracin de la actividad en el procedimiento, esto es evitar trmites innecesarios e
inconexos.
8. Delegacin material: Aqu se busca aplicar dentro de las modalidades de centralizacin la delegacin
funcional para la solucin de asuntos rutinarios de la administracin.
9. Buena fe, lealtad y presuncin de verdad: El procedimiento administrativo se constituye por
humanos; en este caso los agentes pblicos y los administrados y ah se ponen en juego la lealtad y
buena fe. De aqu derivan determinados deberes que son por ejemplo, utilizar los procedimientos y
recursos legales con fines lcitos. Aqu se consagra el principio de presuncin de verdad salvo prueba
en contrario. Esto es para desterrar la actitud por parte de la administracin que desconfa del
administrado por lo cual generalmente se multiplican las formalidades.
10. Debido procedimiento: Es el derecho a ser odo, es decir que permite exponer razones antes que se
dicte la resolucin y adems conocer la actuacin administrativa y examinar el expediente toda vez que
sea necesario. Adems se puede retirar el expediente; permite alegar defensas antes de emitirse. Este
principio permite apreciar el valor de los argumentos y los hechos probados. Adems se tiene derecho a
ser patrocinado por un abogado que en caso de ser obligatorio cuando se refiere a recursos contra el
Estado y tambin se le da al administrado el derecho a que le fundamenten la decisin o resolucin.
11. Contradiccin: Son los casos de conflictos entre un individuo y la administracin y un tercero en
contienda con el primero. Ej. Una licitacin o concursos. Aqu se reclama a la administracin cuando la
parte se siente lesionada en sus derechos y estando los intereses contrapuestos la administracin est
obligada a dar participacin en el procedimiento y en calidad de parte al tercero en discordia.
12. Motivacin de la decisin: El acto administrativo es toda manifestacin de voluntad de la
administracin que produce efectos jurdicos. Estos pueden ser los reglamentos, resoluciones,
disposiciones generales y reglamentos singulares. La decisin debe fundamentarse en forma coherente
y exacta en cuanto a la correcta aplicacin del derecho y no se admite la tan manejada razn de mejor
servicio.
13. Gratuidad: Todo procedimiento administrativo es gratuito y no hay condena por gastos.