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Office Cero
Office es la suite ms utilizada a nivel mundial
Ofce
para aplicaciones de oficina, planillas, correo,
textos, y mucho ms. Este libro le ensear a
usarlo sintindose cmodo, a aprovechar todas
sus ventajas, y a aplicar lo aprendido en sus
proyectos hogareos o de oficina optimizando
calidad y tiempos!
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Cero
Sobre la coleccin Dentro del libro encontrar
p Aprendizaje prctico, divertido, Instalacin | Primeros pasos | El botn Office| Cinta de opciones | Word 2007 |
Office
rpido y sencillo Estilos y formatos | Formas, Smartarts y grficos| Guardar e imprimir | Excel |
p Lenguaje simple y llano para Filas y columnas | Ordenar datos | Funciones y frmulas | PowerPoint | Diseo
una comprensin garantizada de una diapositiva | Transiciones y animaciones | Configurar el correo en
p Consejos de los expertos para Outlook | Organizar los mensajes y contactos | Bases de datos en Access |
evitar problemas comunes Publisher | Sharepoint, OneNote, Groove, Infopath y Visio
Conozca todos sus secretos
p Guas visuales y procedimientos
paso a paso y aproveche sus ventajas
Ofce from scratch
Otros ttulos de esta Office is the most renowned suite containing spreadsheets, text processing,
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misma coleccin more. This book will teach you how to use it, take advantage of all its secrets, and apply
Photoshop / Hardware / them to your everyday work with amazing results.
Excel / Windows 7 /
Blogs / Redes / Seguridad
RedUSERS.com p Conocer en detalle la
Nuestro sitio rene a la mayor comunidad de tecnologa en Amrica Latina. Aqu podr interfaz de cada programa
comunicarse con lectores, editores y autores, y acceder a noticias, foros y blogs
E contenido
El
constantemente actualizados. Si desea ms informacin sobre el libro: p Crear, mejorar el aspecto,
dde esta obra
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Office 2007
O p Hacer presentaciones, mailings,
bases de datos y publicaciones
p Excel, Word, Outlook, PowerPoint,

Access, Publisher, OneNote
p Y mucho ms!
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El hardware de la PC es un tab
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TTULO: Office
AUTOR: Alejandro DAgostino
COLECCIN: desde Cero
FORMATO: 15 X 19 cm
PGINAS: 192
Copyright MMIX. Es una publicacin de Gradi S.A. Hecho el dep-

sito que marca la ley 11723. Todos los derechos reservados. No se per-
mite la reproduccin parcial o total, el almacenamiento, el alquiler, la
transmisin o la transformacin de este libro, en cualquier forma o por
cualquier medio, sea electrnico o mecnico, mediante fotocopias,
digitalizacin u otros mtodos, sin el permiso previo y escrito del edi-
tor. Su infraccin est penada por las leyes 11723 y 25446. La edito-
rial no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia deri-
vada de la fabricacin, funcionamiento y/o utilizacin de los servicios
y productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas mencio-
nadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos dueos.
Impreso en Argentina. Libro de edicin argentina. Primera impresin
realizada en Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, Malvinas
Argentinas, Pcia. de Buenos Aires en diciembre de MMIX.
ISBN 978-987-663-016-0
DAgostino, Alejandro
Office. - 1a ed. - Banfield - Lomas de Zamora: Gradi, 2010.
v. 1, 192 p. ; 19x15 cm. - (Desde Cero)
ISBN 978-987-663-016-0
1. Informtica. I. Ttulo
CDD 005.3
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Prlogo
Prlogo al contenido
Nunca me canso de decirlo. Microsoft Office logr lo recin comienzan y un terreno an por explorar
que todo programa quiere ser cuando sea grande: con- para los ms experimentados.
vertirse en un estndar. Y esto puede comprobarse en la
vida cotidiana. Todos hablamos de DOC para referirnos Este libro propone en sus pginas que el lector
a los archivos creados con procesadores de texto. comprenda y asimile las herramientas ms notables
que Office 2007 pone a su alcance. Pero no nos
A tal nivel lleg esta masividad en el uso de Office quedaremos en la teora. Tambin ofreceremos pro-
que cualquier suite de oficina que desee tener algu- yectos prcticos que no slo ayudarn al aprendiza-
na oportunidad en el mercado debe proveer sopor- je, sino que tambin podrn ser utilizados por los
te para los archivos generados por Word, Excel o lectores en su labor cotidiana.
PowerPoint. Los paquetes pagos WordPerfect y
StarOffice, y hasta el gratuito OpenOffice, no tuvie- Como autor, mi meta no es nicamente que el lec-
ron ms remedio que hacerlo. tor aprenda a utilizar Office de modo mecnico. Me
propongo un reto mayor: que quienes lean este
Microsoft Office System 2007 esta vez fue ms all libro tambin puedan identificar qu recursos de
y cre nuevos formatos, generando otro desafo en Office utiliz otro usuario cuando vean un docu-
el sector. Pero adems, se atrevi a cambiar toda su mento impreso, una diapositiva de PowerPoint, un
interfaz, reemplazando los mens por las cintas de grfico de Excel, etctera. Estoy seguro de que me
opciones. Todo un mundo nuevo para quienes ayudarn a cumplirlo.
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PRELIMINARES
El libro de un vistazo
Esta obra se compone de siete captulos que explican la utilizacin de las aplicaciones de uso ms frecuente
de Office y un apartado dedicado a las aplicaciones empresariales. A continuacin, detallamos brevemente el
contenido de los distintos captulos de la obra, con el propsito de hallar con agilidad el tema que estamos
buscando sin la necesidad de recurrir al ndice de este libro.
CAPTULO 1 CAPTULO 3
INTRODUCCIN E INSTALACIN EXCEL
En este captulo veremos una breve historia de la Este captulo est dedicado a la hoja de clculo ms
suite ofimtica de Microsoft y conoceremos qu utilizada del mundo. Aqu aprenderemos a utilizar
aplicaciones contiene cada una de las versiones de frmulas y funciones, validar datos, cambiar el dise-
Office 2007. Tambin aprenderemos a instalar o de las celdas y disear grficos. Tambin conoce-
correctamente esta suite, y a escoger slo los pro- remos los mtodos para cambiar el aspecto de la
gramas y las opciones que utilizaremos. planilla y a imprimir los resultados.
CAPTULO 2 CAPTULO 4
WORD POWERPOINT
Aqu aprenderemos a establecer el formato del En este apartado, conoceremos cmo crear diaposi-
texto y de la pgina, a insertar tablas, cuadros de tivas, ya sea desde una plantilla o desde cero.
texto y otros elementos. Tambin veremos las herra- Adems aprenderemos a insertar formas, imgenes,
mientas del idioma y cmo imprimir documentos, sonidos, videos, transiciones y animaciones y vere-
revisarlos, compararlos y protegerlos. mos cmo empaquetar la presentacin.
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E l l i b ro d e u n v i s t a z o
CAPTULO 5 CAPTULO 8
OUTLOOK OTRAS APLICACIONES
En este captulo aprenderemos a enviar y recibir Lo dedicaremos a SharePoint, Groove, InfoPath,
mensajes, a cambiar su formato, a organizar la OneNote y Visio, aplicaciones empresariales de
correspondencia y a gestionar nuestros contactos Office 2007 que nos permitirn compartir archivos
por medio de la libreta de direcciones. en Internet o en una red interna, crear formularios
electrnicos y gestionar nuestras notas personales.
CAPTULO 6
ACCESS
Este apartado est dedicado a la creacin y uso de
bases de datos, por lo que primero conoceremos las
partes que la conforman y los tipos de datos que pode-
mos almacenar. Adems, aprenderemos a crear filtros,
formularios e informes que nos ayudarn a hallar la
informacin en el momento que la necesitemos.
APNDICE
COMANDOS DE OFFICE 2003
EN OFFICE 2007
Veremos los mtodos que propone Office 2007
para realizar aquellas acciones que llevbamos a
CAPTULO 7 cabo en las versiones anteriores, lo cual ser de
PUBLISHER gran utilidad para quienes an no se acostumbran
Publisher es el software que ofrece Office 2007 a la nueva interfaz.
para la creacin de revistas, folletos, etctera. Aqu
aprenderemos a crear una publicacin desde cero, a SERVICIOS
utilizar plantillas y a insertar textos, grficos, y otros AL LECTOR
elementos. Tambin conoceremos cmo guardar En esta seccin encontrar informacin adicional rela-
nuestras publicaciones e imprimirlas, ya sea en casa cionada con el contenido que le servir para comple-
o en una imprenta. mentar y profundizar lo aprendido.
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PRELIMINARES
Contenido del libro
Prlogo al contenido 003 Buscar y reemplazar 038

El libro de un vistazo 004 Opciones de visualizacin 039
Contenido del libro 006 Insertar objetos 041
Introduccin a Office 010 Crear tablas 041
Formas, SmartArts y grficos 042
Formato de pgina 044
Configurar pgina 045
CAPTULO 1 Encabezados y pies de pgina 048
INTRODUCCIN E INSTALACIN 011 Revisar el documento 049
Recursos del idioma 049
Qu es Microsoft Office System 2007? 012 Comentarios y control de cambios 050
Requisitos y ediciones 012 Comparacin y proteccin de documentos 052
Instalacin de Office 2007 014 Guardar e imprimir 055
Qu hay de nuevo en Office 2007? 019
La cinta de opciones 019
La barra de herramientas de acceso rpido 021
El botn de Office 022 CAPTULO 3
Nuevos formatos 022 EXCEL 057
Primeros pasos en Office 2007 024
Usar la cinta de opciones y la barra Qu es una planilla de clculo? 058
de herramientas de acceso rpido 024 La interfaz de Excel 2007 059
La barra de estado 060
Filas y columnas 061
Insertar y eliminar 061
CAPTULO 2 Mostrar y ocultar 063
WORD 027 Guardar la planilla 063
Las referencias relativas y absolutas 064
Escribir en Word 028 Las operaciones bsicas 064
Seleccin del texto 029 El formato de los datos 068
Cambiar el aspecto del texto 032 Ms formatos numricos 069
Cambiar el formato del prrafo 033 Ordenar los datos 071
Cortar, copiar y pegar 035 Aplicar filtros 073
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C o n t e n i d o d e l l i b ro
La biblioteca de funciones 074 CAPTULO 5

Autosuma 074 OUTLOOK 103
Financieras 074
Lgicas 074 Conocer Outlook 104
Texto 076 Configurar las cuentas 105
Fecha y hora 076 Administrar las cuentas 105
Cmo aplicar las frmulas? 077 Escribir un mensaje 108
SUMAR.SI 078 Insertar objetos y adjuntar archivos 109
Insertar grficos 079 Adjuntar archivos 110
Tipos de grficos 081 Insertar vnculos 110
Imprimir la planilla 082 Utilizar firmas 111
Configurar pgina 082 Seleccionar los destinatarios 113
Lectura y organizacin de los mensajes 114
Responder y reenviar 115
Spam y reglas de mensaje 117
CAPTULO 4 Sobre los contactos 117
POWERPOINT 083
Primeros pasos en PowerPoint 084

Diseo de la diapositiva 087
Insertar objetos 089
Textos y tablas 089
Ilustraciones 091
Clips de audio y video 092
Transiciones y animaciones 094
Transiciones 094
Animaciones 096
Finalizar la presentacin 100 CAPTULO 6
ACCESS 119
Qu es una base de datos? 120

Crear una base de datos 120
Editar los campos 123
Definir el tipo de dato 124
Confeccionar formularios 125
Confeccionar informes 126
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PRELIMINARES
Crear un informe con el asistente 128 Crear notas 149

Consultar la base 128 Insertar objetos 150
Implementar filtros 129 Groove 2007 152
Guardar e imprimir 130 Administrar las cuentas 152
reas de trabajo 154
Administrar usuarios 156
InfoPath 158
CAPTULO 7 Crear un formulario 158
PUBLISHER 131 Agregar controles 161
Configuracin de los controles 163
Introduccin a Publisher 132 Publicar el formulario 164
Trabajar con objetos 134 Visio 2007 164
Cuadros de texto 134 Formato del texto
Imgenes y Autoformas 136 y de las formas 167
Administrar pginas 136 Insertar imgenes 168
Imprimir y guardar 138 Guardar e imprimir 170
APNDICE
COMANDOS DE OFFICE 2003
EN OFFICE 2007 171
Comandos de Office 2007 172

Mens y solapas 172
Atajos de teclado 174
CAPTULO 8 Volver a los mens de Office 2003 174
OTRAS APLICACIONES 141
SharePoint 142
Acceder a SharePoint 142 SERVICIOS
Administrar documentos 144 AL LECTOR 179
Crear una nueva rea de trabajo 145
OneNote 146 ndice temtico 180
Crear un bloc de notas 146 Sitios web recomendados 183
Insertar secciones y pginas 148 Catlogo 189
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PRELIMINARES
Introduccin a Office
Sera un poco mezquino tratar a la nueva versin de La idea principal de la obra es ofrecer explicaciones
la suite ofimtica de Microsoft con un Office de todas las funciones que, aunque parezcan
2007 a secas. Su nombre y apellido es Microsoft minsculas a simple vista, nos ayudarn a dotar de
Office System 2007 y, realmente, le hace honor a tal mayor atractivo, funcionalidad y profesionalismo
denominacin, pues se trata de un completo siste- a nuestros trabajos.
ma de oficina.
Pero tambin su objetivo es recorrer todos los rincones
Esto significa que ninguna de las aplicaciones de de cada programa, para que el lector identifique la fun-
Microsoft Office System 2007 es un software estan- cin y sepa dnde encontrarla, acceder a ella en el
co, sino que estn interrelacionadas entre s, con- menor tiempo posible y aumentar la velocidad en la
formando un sistema. De este modo, es posible cual resuelve sus tareas cotidianas con Office 2007.
crear un documento de Word e incrustarle un grfi-
co de Excel, o utilizar un mensaje de correo e inser- Teniendo en cuenta este objetivo, ofrecemos al lec-
tarlo en OneNote para recordar que lo debemos tor toda la experiencia y conocimientos de Lucas
responder en una determinada fecha o utilizar en Padn, nuestro experto en Excel, autor de varios
otro momento, etctera. ttulos de la editorial. A l le encomendamos la
redaccin del captulo relacionado con su especiali-
En este libro, aprenderemos a usar las aplicaciones dad, dado que no hay otra persona que pueda
ms importantes de Office, es decir, aquellas a las hacerlo mejor. Es nuestro deseo que aprovechen
que recurrimos con mayor frecuencia: Word, Excel, este valor agregado.
PowerPoint, Outlook, Access y Publisher. Pero tam-
bin le dedicaremos espacio a los programas de la Al dar vuelta esta hoja, comenzar el recorrido por
suite que tienen un uso netamente empresarial, Office 2007... y sus funciones y herramientas ya no
como SharePoint y Groove. sern un secreto para los lectores de esta obra.
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Office_Cap1_011_026 ajustado OK.qxp 12/9/09 11:02 PM Page 11
Captulo 1
Introduccin
e instalacin
Analizaremos las cuestiones fundamentales

de Microsoft Office System 2007:
qu es y para qu sirve.
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1 . I n t ro d u c c i n e i n s t a l a c i n
Qu es Microsoft REQUISITOS Y EDICIONES

Los requisitos de Office System 2007 no son muy
Office System 2007? distintos de los de su versin anterior, llamada
2003, excepto por la cantidad de espacio en disco
Microsoft Office System 2007, comnmente que necesitamos para albergar todas las aplicacio-
llamado solo Office 2007, es la ltima edicin del nes que incluye el paquete. En lo referente al siste-
paquete ofimtico desarrollado por Microsoft. Es ma operativo, debemos contar con Windows Vista
decir, un conjunto de programas diseados con el o, en su defecto, con Windows XP con el Service
objetivo de resolver las tareas que se realizan en Pack 2 instalado. Si disponemos del primero, enton-
una oficina. Cada una de estas aplicaciones se ces es muy probable que contemos con los requisi-
encarga de manejar un tipo de informacin en par- tos de hardware de Office 2007: un procesador de
ticular. Por ejemplo, Word sirve para gestionar docu- 500 MHz o superior, 256 Mb de memoria RAM y un
mentos de texto, Excel se utiliza para realizar clcu- espacio libre en disco duro de 1,5 GB o mayor. El
los financieros complejos -o no tanto- (Figura 1), espacio en disco es un dato de especial considera-
PowerPoint nos ayuda a crear diapositivas que cin, sobre todo si deseamos adquirir las ediciones
expresen mejor nuestros conceptos, Outlook nos ms completas de la suite, que incluyen un gran
permite enviar y recibir correo electrnico. nmero de programas y complementos.
FIGURA 1.
La interfaz general
de la suite posee
un aspecto ms
tridimensional.
Aqu vemos una pantalla
de Excel 2007.
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Q u e s M i c ro s o f t O ff i c e S y s t e m 2 0 0 7 ?
A continuacin, incluimos una tabla con todas las

configuraciones de Office 2007. Cabe consignar
que las ediciones de la derecha poseen ms progra-
mas y, en consecuencia, son ms costosas, que las
de la izquierda (Tabla 1).
Ms all de las ediciones de Office System 2007

(Figura 2), Microsoft ofrece las aplicaciones por
separado, para que el usuario conforme su propia
suite con los programas que desee. Para mayor infor-
macin, podemos visitar el sitio oficial de Office: La edicin Professional
www.microsoft.com/ latam/office. Adems de
informacin sobre las distintas ediciones, aqu
se adapta al usuario
podemos obtener una versin de prueba de promedio y muestra
Microsoft Office System 2007 para utilizar la suite y
evaluar su futura compra (Figura 3). El software de
una buena relacin
prueba est disponible nicamente para evaluarlo. precio-prestaciones.
FIGURA 2.
Las ediciones Home & Student,
Standard, Professional y Ultimate
se diferencian no slo en su costo,
sino tambin en el nmero de
aplicaciones que incluyen.
QU ES EL SERVICE PACK 2?
Es un conjunto de mejoras diseadas para que Windows XP sea ms estable y posea una mayor
defensa contra las amenazas informticas. En caso de no tenerlo, lo descargamos desde
www.microsoft.com/spain/windowsxp/sp2/default.mspx.
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FIGURA 3.
Si no se deseamos
comprar el paquete
completo, es posible
adquirir las aplicaciones
por separado.
BASIC HOME & STUDENTS STANDARD SMALL BUSINESS
Word
Excel
PowerPoint
Publisher
Outlook
Access
One Note
Outlook with business
contact manager
InfoPatch
Administracin
de contenido empresarial
Integrado
Formularios electrnicos
Capacidades de administracin
y directivas sobre derechos
de informacin avanzada
Communicator
Groove
TABLA 1. Comparativa de las diversas versiones de Office System 2007
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I n s t a l a c i n d e O ff i c e 2 0 0 7
Instalacin Ejecutar desde mi PC: copia al disco las opcio-

nes bsicas de la aplicacin, pero para ejecutar las
de Office 2007 avanzadas se requerir insertar el CD de instalacin.
La instalacin de Office System 2007 es bastante Ejecutar todo desde mi PC: instala la totalidad
sencilla y totalmente desatendida. Slo hay que de las prestaciones del programa, sin la necesidad de
establecer algunas opciones de configuracin instalar opciones adicionales.
durante los primeros pasos y luego esperar a que la
suite se incorpore automticamente en nuestro Instalar al utilizar por primera vez: en
disco duro. Sin embargo, antes debemos conocer este caso, se copia slo un acceso directo a la aplica-
las formas de ejecucin que proponen los progra- cin, pero la primera vez que intentemos utilizarla debe-
mas, y que podemos elegir durante la instalacin: mos insertar el CD para proceder a su instalacin.
PROFESSIONAL ULTIMATE PROFESSIONAL PLUS ENTERPRISE
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No disponible: esta opcin no instala el progra- dedor de 2 GB. Pero si debemos instalar slo algu-
ma. Es ideal para ahorrar espacio en disco al no nas aplicaciones, ya sea porque contamos con un
copiar las aplicaciones que no utilizamos. espacio limitado en el disco o slo deseamos ahorrar
espacio, es conveniente ver cules son aquellas que
Quizs el lector pueda preguntarse cul es el tipo utilizamos con mayor frecuencia.
de instalacin ms conveniente? Como cual-
quier opcin que debemos tomar en Informtica, la Por ejemplo, Word, Excel y PowerPoint suelen ser
cuestin se reduce a depende del usuario. En este usadas por la mayora de las personas para sus
caso, existen dos aspectos por considerar: las aplica- tareas diarias, ya sean hogareas, educativas o
ciones de Office que se utilizan frecuentemente y, laborales. A estos programas, conviene elegirles la
sobre todo, el espacio disponible en el disco duro. opcin Ejecutar desde mi PC o Ejecutar
Por ejemplo, si disponemos de un disco con mucho todo desde mi PC. Por el contrario, podemos
espacio libre (arriba de los 10 GB), podemos contar ignorar el resto de las aplicaciones en la instalacin,
con todas las aplicaciones de Office 2007. ya sea porque no las utilizamos frecuentemente o
Recordemos que la instalacin completa ocupa alre- porque contamos con una aplicacin que la reem-
plaza. En estos casos, utilizamos las opciones
Instalar al utilizar por primera vez o No
disponible, respectivamente.
Para iniciar la instalacin, insertamos el CD de Office

2007 en la unidad correspondiente a la lectora de CD
para que se ejecute el instalador. Si tenemos deshabi-
litada la Reproduccin Automtica, entonces
vamos al men Inicio/Equipo y hacemos doble clic
en el icono de la unidad de CD. A continuacin, se
abrir el programa, que nos indicar en primer lugar
que los archivos de instalacin se estn copiando en
el disco duro (Figura 4).
Y SI PERDEMOS LA CLAVE DE ACTIVACIN?

Existe una aplicacin que soluciona ese problema, llamada KeyFinder, cuya sola ejecucin per-
mite saber cul es la clave de registro de Office y del sistema operativo Windows instalado en el
equipo. Se descarga desde www.magicaljellybean.com.
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I n s t a l a c i n d e O ff i c e 2 0 0 7
PASO A PASO /1
Instalacin de Office System 2007
1 En el cuadro de texto, ingrese la clave

de registro que viene dentro del embalaje.
Si aparece una tilde de color verde a la derecha,
significar que la clave es correcta.
Presione Continuar.
2 En la pantalla siguiente, aparecern

dos botones: Instalar ahora, que permite
una instalacin estndar (vaya directamente
al Paso 5) o Personalizar, que ofrece
la posibilidad de establecer las opciones.
3 Si presion Personalizar, deber escoger

las opciones de instalacin de cada aplicacin
de la suite. Para ello, haga clic en el botn
que est a la izquierda del nombre del programa
y seleccione la opcin correspondiente.
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PASO A PASO /1 (cont.)
4 Pulse la pestaa Ubicacin de archivos

para establecer la carpeta donde se instalar
Office. Luego, presione la pestaa
Informacin del usuario e ingrese sus
datos personales. Presione Instalar ahora.
5 El instalador comenzar a copiar los archivos

al disco duro. Aparecer una barra de progreso
que mostrar el avance del proceso.
6 Se mostrar una pantalla que le informar

la finalizacin de la instalacin.
Presione el botn Cerrar para salir
del instalador.
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Q u h a y d e n u e v o e n O ff i c e 2 0 0 7 ?
Qu hay de nuevo A continuacin, explicaremos brevemente los nuevos

componentes que encontramos en la versin 2007 de
en Office 2007? la suite. Ms adelante, veremos en detalle las opcio-
nes que nos brinda cada elemento para aprender a
Office System 2007 incluye algunas novedades en su personalizarlo y a configurar ms opciones, entre
interfaz con respecto a su versin anterior, las cuales otras posibilidades (Gua Visual 1).
tienden a que sea ms amigable con el usuario. Esto
significa que sus comandos fueron diseados para ser LA CINTA DE OPCIONES
ms intuitivos y para que podamos familiarizarnos De los tres nuevos elementos de la interfaz de
con ellos de un modo ms veloz. Office 2007, la cinta de opciones es el elemento
GUA VISUAL /1
La nueva interfaz de Office 2007
3
2
1 Cinta de opciones: contiene los comandos que se incluan en los mens y barras de herra-
mientas de las versiones anteriores de Office.
2 Botn de Office: permite acceder a las opciones (abrir, guardar, imprimir, entre otras)
que, en otros programas, encontrbamos en el men Archivo.
3 Barra de herramientas de acceso rpido: esta barra contiene comandos utilizados con frecuen-
cia, como Deshacer y Rehacer.
SALIR DE OFFICE
Para salir de cualquier aplicacin de Office 2007, es necesario ir al Botn de Office y presionar
la opcin Cerrar. Pero tambin podemos pulsar el botn Cerrar que se encuentra en la esquina
superior derecha de la aplicacin, simbolizado con un cruz.
M REDUSERS.COM 19
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que ms llamar nuestra atencin. Consiste en un en categoras, las cuales estn representadas con
una barra de herramientas que ocupa toda la pan- solapas o pestaas. Al hacer clic sobre ellas, se
talla a lo largo y que reemplaza a los mens que cambian los comandos, las listas de comandos, las
vemos en cualquier aplicacin de Windows (incluso pestaas o solapas, los botones -tanto los desple-
en versiones anteriores de Office). Todos los gables como los de panel- y los menes desplega-
comandos de la cinta de opciones estn ordenados bles disponibles (Gua Visual 2).
GUA VISUAL /2
La cinta de opciones de Word
2 5
3 4 2 6
1 Pestaas o solapas: organizan los comandos para que se pueda acceder a ellos al pulsarlas.
2 Botn desplegable: este botn est dividido en dos, al presionar sobre el icono, se realizar la
accin; pero al pulsar sobre la mitad inferior del botn -representada con un tringulo que apun-
ta hacia abajo-, se abrir un submen con varias opciones relacionadas.
3 Botn de panel: estos botones, ubicados en la zona inferior de la Cinta de opciones, permi-
ten abrir un cuadro de dilogo que contiene opciones avanzadas.
4 Botn: realiza una accin sobre los datos seleccionados con slo pulsarlo.
5 Men desplegable: muestra una lista de opciones que pueden seleccionarse al hacerles clic con
el mouse.
6 Lista de comandos: se trata de un conjunto de comandos ubicados en una lista, que se puede
navegar mediante los controles de desplazamiento.
MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES

La cinta de opciones ocupa una porcin considerable de la pantalla y esto puede ser un obst-
culo si utilizamos monitores pequeos o resoluciones de pantalla bajas . Por ello, podemos fcil-
mente minimizar la cinta de opciones al presionar el atajo Control+F1.
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n LA BARRA DE HERRAMIENTAS Adems, permite configurar algunos comandos,

e DE ACCESO RPIDO para que podamos incluir aquellos que utilizamos
s Esta barra de herramientas, situada a la derecha del con mayor periodicidad. De manera predetermina-
- Botn de Office, nos ofrece accesos directos a da, la barra de herramientas de acceso rpido slo
- ciertas funciones del programa, con el propsito de posee tres comandos: Guardar , Deshacer y
agilizar la realizacin de las tareas frecuentes. Rehacer (Gua Visual 3).
GUA VISUAL /3
La barra de herramientas de acceso rpido
1 2 3 4
1 Guardar: al presionar este botn, se guardar el trabajo bajo el mismo nombre de archivo, en el caso
de un documento abierto; o se abrir la ventana Guardar como, si se trata de un archivo nuevo.
2 Deshacer: revierte la ltima accin realizada. Si hay ms de una, se convertir en un botn des-
plegable donde se puede escoger qu acciones deshacer.
3 Rehacer: repite la ltima accin realizada. Si hay ms de una, se convertir en un botn desple-
gable donde se puede escoger qu acciones rehacer.
4 Personalizar: este botn desplegable ofrece acceso directo a las funciones ms utilizadas de
Office. Adems, al hacer clic en Ms comandos permite que el usuario seleccione los comandos
que utiliza con mayor frecuencia.
CONVERTIR ARCHIVOS DE OFFICE 2007

En caso de que deseemos convertir cualquier archivo generado con Office 2007 a una versin
anterior, podemos utilizar el sitio web www.zamzar.com. All deberemos escoger los archivos
mediante el botn Examinar y establecer el formato deseado.
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EL BOTN DE OFFICE nuacin, vemos los nuevos formatos que incluye Office
Como mencionamos anteriormente, todas las aplicacio- 2007 para sus aplicaciones ms difundidas (Tabla 2).
nes de Office System 2007 poseen en su esquina supe-
rior izquierda un comando representado por un crculo Lamentablemente, estos formatos no ofrecen retro-
con el nuevo logo de Microsoft llamado Botn de compatibilidad, es decir, no pueden ser abiertos ni
Office. Al pulsarlo, se desplegar un men con ms modificados con las versiones anteriores de Word,
opciones, similares a las que hallamos en el men Excel, etctera. No obstante, Microsoft provee el pro-
Archivo de cualquier otro programa (Gua Visual 4). grama FileConverter, que permite abrir y editar los
archivos generados con Office 2007 en ediciones pre-
NUEVOS FORMATOS vias de la suite. De este modo, no tendremos proble-
Las versiones anteriores de Office guardaban sus docu- mas de incompatibilidad de formatos. Visitemos
mentos en un archivo cuya extensin tena tres carac- http://support.microsoft.com/kb/923505 para
teres (como DOC, por ejemplo, en el caso de Word). En descargarlo, y sigamos los pasos all descritos.
la nueva edicin de Office, estos formatos han cambia-
do y agregan una letra x a la extensin anterior. Esta Quizs el lector se pregunte por qu a Microsoft se le
letra hace referencia a XML (eXtensible Markup ocurri cambiar el formato en esta nueva edicin de
Language, o Lenguaje de marcas extensible, en espa- su suite ofimtica. La razn no fue complicarle la vida
ol), un lenguaje de programacin por etiquetas simi- al usuario y provocarle inconvenientes a la hora de
lar al HTML -utilizado para crear pginas web-, pensa- trabajar con varios formatos, sino que el objetivo fue
do con el objeto de reemplazar a ste ltimo. A conti- incluir un formato abierto, como el XML, y as facilitar
APLICACIN FORMATO ANTERIOR FORMATO EN OFFICE 2007

Microsoft Access
FDFFDFFDF .MDB .ACCDB
Microsoft Excel .XLS .XLSX
Microsoft PowerPoint .PPT .PPTX
Microsoft Word .DOC .DOCX
TABLA 2. Comparativa de los formatos anteriores de Office y su equivalencia en Office System 2007.
REEMPLAZO DEL ANTIGUO MEN ARCHIVO

En las versiones anteriores de Office podamos presionar el atajo Alt+F para acceder al men
Archivo. Si invocamos ese atajo en Office 2007, curiosamente accederemos al Men de Office
que posee las opciones Abrir, Guardar, etctera.
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e GUA VISUAL /4
El botn de Office
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1
2
- 3 12
s 4
-
5
-
6
s
7
8
e 10 11
e
e
e 1 Nuevo: permite crear un nuevo archivo de la aplicacin que utilizamos.
r 2 Abrir: sirve para abrir un archivo existente, ya sea que se encuentre en el disco duro o en un CD.
3 Guardar: su funcin es almacenar el documento abierto o creado con las modificaciones.
4 Guardar como: sirve para guardar el documento actual con otro nombre u otro formato.
5 Imprimir: enva el documento a la impresora. Tambin permite especificar el tamao de
papel, la cantidad de copias y ofrece una vista preliminar del documento.
6 Preparar: permite modificar las opciones del documento, como el autor, el ttulo, etctera;
y restringir los permisos de accesos a l, para aumentar la seguridad.
7 Enviar: con este comando es posible enviar el archivo mediante correo electrnico, como
Outlook Express, o un servicio de fax va Internet.
8 Publicar: su funcin es subir a Internet el documento para compartirlo con otros usuarios.
9 Cerrar: cierra la ventana del documento, pero no el programa, para poder trabajar con
otro archivo abierto de la aplicacin.
10 Opciones de [nombre del programa]: permite personalizar las opciones del programa.
11 Salir de [nombre del programa]: cerrar el programa y todos los documentos abiertos.
12 Documentos recientes: aqu encontraremos un listado con los archivos abiertos reciente-
mente con la aplicacin correspondiente.
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su estandarizacin. Adems, estos nuevos formatos USAR LA CINTA DE OPCIONES

son ms eficientes, pues los archivos resultantes ocu- Y LA BARRA DE HERRAMIENTAS
pan menos espacio en disco. De todas formas, Office DE ACCESO RPIDO
2007 permite guardar los documentos generados en Para personalizar la barra de herramientas de acceso
los formatos anteriores de la suite. Para ello, presiona- rpido, debemos abrir cualquier aplicacin de Office
mos el Botn de Office/Guardar como y seleccio- 2007; luego presionar el botn Personalizar barra
namos en el desplegable la versin del programa, por de herramientas de acceso rpido y, del men
ejemplo, Documento de Word 97-2003. Esta funcio- desplegable, escoger la opcin Ms comandos.
nalidad se denomina Modo de compatibilidad y, al
utilizarla, no dispondremos de las nuevas caractersti- En la ventana que se abre, veremos dos listas: una, a la
cas y objetos de Office 2007, como los grficos izquierda, con los comandos ms utilizados y otra, a la
SmartArt y los nuevos formatos de tablas. derecha de la ventana, con los comandos predetermina-
dos de la barra de herramientas de acceso rpido. Para
agregar comandos, simplemente debemos seleccionar-
los de la lista de la izquierda y presionar el botn
Primeros pasos Agregar. Tambin podemos quitar comandos de la
en Office 2007
Antes de pasar a explicar detalladamente las apli-
caciones que conforman la suite, resulta imprescin-
dible comentar las operaciones bsicas que son
comunes a todos los programas de Office 2007. En
primer lugar, para acceder a cualquiera de estos
programas, debemos ir al men Inicio, presionar
el botn Todos los programas y hacer clic en la
categora Microsoft Office. A continuacin, se
desplegarn las aplicaciones de la suite que hemos
instalado. Para ejecutar un programa, simplemente
hacemos clic sobre su nombre.
Tambin podemos ir al men Inicio/Iniciar

bsqueda, escribir el nombre del programa (por
ejemplo, Word) y hacer clic en el vnculo que apare- FIGURA 4. Si vamos al men Inicio/Todos
cer en el panel izquierdo con el nombre del pro- los programas/Microsoft Office, podremos
grama (Figura 4). ejecutar todas las aplicaciones de la suite.
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P r i m e ro s p a s o s e n O ff i c e 2 0 0 7
barra, seleccionndolos de la lista de la derecha y pre-

sionando el botn Quitar. Si deseamos cambiar el
orden de un comando, lo seleccionamos con el mouse
en la lista de la derecha y presionamos los botones
representados con un tringulo que apunta hacia arriba
o hacia abajo, para situar al comando antes o despus
de su posicin actual, respectivamente. Una vez finaliza-
dos los cambios, presionamos Aceptar para aplicarlos.
Adems, existe un modo ms gil de arrastrar funcio-

nes a la barra de herramientas de acceso rpido, que las funciones de esta barra si hacemos clic derecho
consiste en aplicar un clic derecho sobre uno de los sobre el comando que queremos quitar y selecciona-
comandos de la cinta de opciones y seleccionar mos opcin Eliminar de la barra de herra-
Agregar a la barra de herramientas de mientas de acceso rpido (Figura 5).
acceso rpido. Del mismo modo, podemos eliminar
Otra de las opciones que nos brinda la barra de herra-
mientas de acceso rpido es que podemos cambiar su
ubicacin para tenerla ms a mano mientras trabaja-
mos con la aplicacin que tengamos abierta. Para eso,
debemos presionar el desplegable Personalizar
barra de herramientas de acceso rpido y
seleccionar Mostrar debajo de la cinta de
opciones. Para revertir la accin, nuevamente hace-
mos clic en el desplegable, pero esta vez seleccionamos
Mostrar encima de la cinta de opciones.
FIGURA 5. Al hacer clic derecho en un comando
podremos enviarlo a la barra de herramientas El uso de la cinta de opciones es muy sencillo: simple-
de acceso rpido. mente tenemos que hacer clic en las solapas hasta
EJEMPLOS DE WORD
En este captulo introductorio, hemos elegido a Word para mostrar las nuevas caractersticas de
Office 2007. No obstante, en cada uno de los siguientes captulos veremos cmo realizar estas
tareas en los diferentes programa y recorreremos las funciones especficas que poseen.
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encontrar la funcin deseada y pulsar el comando r un aspecto similar al de las barras de mens. Para
correspondiente. Las solapas agrupan temticamente ello, debemos aplicar un clic derecho sobre la cinta y
botones y otros controles. Por ejemplo, la solapa escoger Minimizar la cinta de opciones. Para
Inicio contiene los comandos utilizados con mayor revertir el cambio, basta con repetir el procedimiento,
frecuencia durante el uso del programa que, en el caso hasta que esa opcin quede sin la tilde (Figura 6).
de Word, se tratan de las opciones de formato y edicin. Por otra parte, el Botn de Office, la barra de
Pero adems, es posible minimizar la cinta de opciones herramientas de acceso rpido y la cinta de opcio-
de cada solapa con el propsito de que la zona visible nes pueden accederse con atajos. Para ello, presio-
del documento sea mayor. De este modo, nicamente namos la tecla Alt y aparecern las teclas que
veremos las solapas y, slo al hacer clic en ellas, vere- debemos presionar. simultneamente para invocar
mos el resto de la cinta. En consecuencia, se consegui- la funcin (Figura 7).
FIGURA 6. Si minimizamos la Cinta de opciones, obtendremos un diseo muy similar al sistema

de mens de versiones anteriores de Office.
FIGURA 7. Al presionar la tecla Alt, el sistema nos mostrar los atajos para acceder a las funciones
de la cinta de opciones de la nueva edicin del paquete Office.
RESUMEN
En este primer apartado, explicamos las caractersticas bsicas de Office System 2007, sus edi-
ciones y requerimientos. Adems, conocimos las diferencias entre los distintos tipos de instala-
cin y las novedades que incluye esta nueva versin del paquete ofimtico de Microsoft.
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Office_Cap2_027_056.qxp 12/15/09 11:36 AM Page 27
Captulo 2
Word
Aprenderemos todo sobre la interfaz

de Word 2007: desde escribir documentos,
hasta insertar tablas.
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2 . Wo rd
Escribir en Word En Word 2003, contbamos con varias barras de

herramientas, entre ellas las denominadas
Sin dudas, lo primero que debe aprenderse de Word Estndar y Formato . La primera inclua los
es cmo escribir, puesto que es su funcin principal: comandos para Copiar, Cortar, Pegar (en Word
permitir la redaccin de textos. Pero antes debemos 2007, estn en la solapa Inicio, dentro del sector
dar un pequeo recorrido por su interfaz que, a par- Portapapeles) y para Abrir, Cerrar, Guardar e
tir de la versin 2007, est conformada por una serie Imprimir (que actualmente se encuentran en el
de solapas en lugar de los tradicionales mens que Botn de Office). Por su parte, los comandos de
se incluyeron hasta la versin 2003 del programa. la barra Formato de la versin 2003 se encuentran
Adems est el Botn de Office, que reemplaza al en la solapa Inicio de Word 2007, repartidos
antiguo men Archivo, con las opciones Abrir, entre los sectores Fuente y Prrafo (Figura 1).
Guardar, Guardar como, Cerrar, etctera.
Las nuevas solapas de Word 2007 no agrupan las
funciones con los mismos nombres de los mens ni
con la misma disposicin, sino que nuclean los
comandos segn su tipo. Por ejemplo, la pestaa
Insertar posee todas las opciones para incrustar
objetos: tablas, imgenes, grficos, etctera. Y la sola-
pa Revisar incluye los comandos para realizar ope-
raciones con el idioma, como la correccin ortogrfi-
ca, la traduccin de textos, la separacin con guiones
de las palabras, etctera (Gua Visual 1).
Para comenzar a trabajar en Word, debemos crear

FIGURA 1. Word 2003 tambin posea un documento, que ser el archivo que contendr lo
una interfaz de color azul pero, como veremos que escribamos. Esto lo logramos al pulsar el Botn
ms adelante, en la versin 2007 hallamos de Office y al seleccionar la opcin Nuevo. A con-
los comandos repartidos en la cinta de opciones. tinuacin, deberemos pinchar en Documento en
ALGUNOS ATAJOS DE TECLADO

Podemos utilizar Control+N, para lograr una negrita; Control+K, para las cursivas; o Control+S,
para subrayar. Adems, si presionamos Maysculas+F3, el texto seleccionado comenzar a mos-
trar todas las opciones de cambiar maysculas y minsculas.
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E s c r i b i r e n Wo rd
GUA VISUAL /1
La cinta de opciones de Word 2007
1 2 3 4 5 6 7
1 Inicio: contiene los comandos ms utilizados del programa, como las opciones de cortado, copia-
do y pegado; los tipos, tamaos y colores de las fuentes; las vietas; los estilos; la alineacin de
los prrafos; y las opciones de bsqueda, seleccin y reemplazo.
2 Insertar: agrupa las funciones para incrustar elementos en el documento, como nuevas pginas,
tablas, imgenes, grficos, vnculos, marcadores, encabezados, pies de pgina y smbolos.
3 Diseo de pgina: aqu se pueden estipular las opciones referidas a la pgina, como su tama-
o, orientacin, mrgenes, sangras, interlineados, bordes y colores de fondo.
4 Referencias: permite insertar notas al pie de pgina o al final del documento, tablas de ilus-
traciones, ttulos, ndices y tablas de autoridades.
5 Correspondencia: posee las opciones para imprimir el documento y enviarlo por servicio postal
tradicional, correo electrnico o fax.
6 Revisar: nuclea los comandos para realizar la correccin ortogrfica y gramatical, insertar
comentarios y hacer un control de los cambios introducidos en el documento.
7 Vista: permite cambiar las vistas del documento, leerlo a pantalla completa, ver la regla y otras
referencias, modificar el zoom y administrar las ventanas de Word abiertas.
blanco o bien presionar algunas de las plantillas accederemos a las plantillas que existen en el sitio web
disponibles. Estas ltimas son algo as como un de Microsoft, donde se agregan nuevos modelos de
modelo o esquema, que podremos luego completar forma peridica. Una vez escogida la plantilla deseada
con la informacin que deseemos. Word nos ofrece o la opcin Documento en blanco, hay que presionar
un numeroso catlogo de plantillas, las cuales estn el botn Crear para comenzar a escribir en el nuevo
organizadas en categoras dentro del panel izquier- documento (Figura 2).
do de la ventana. Por ejemplo, si hacemos clic en
Plantillas instaladas, nos encontraremos con SELECCIN DEL TEXTO
una lista de modelos que podemos seleccionar con Para darle formato al texto, en primer lugar, debe-
un clic. Por otra parte, mediante las categoras que se mos seleccionarlo. Este proceso tambin se llama
encuentran en el sector Microsoft Office Online, pintado, debido a que la porcin seleccionada
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2 . Wo rd
FIGURA 2.
Al presionar el Botn
de Office/Nuevo,
podremos elegir
una de las plantillas
de Word, o bien la opcin
Documento en blanco.
quedar coloreada de azul y consiste en determinar Tambin es posible realizar una seleccin por
con el mouse a qu parte del texto se le aplicarn lnea, es decir, escoger slo un rengln del prrafo.
las diversas opciones de formato. Word propone Para ello, llevamos el puntero del mouse hacia la
varias formas de seleccionar texto: por palabra o izquierda de la pgina, hasta que la flecha apunte
por prrafo. En el primer caso, bastar con hacer hacia la derecha. Luego hacemos un clic para selec-
doble clic con el mouse sobre la palabra que dese- cionar la lnea o doble clic para extender el rea a
amos seleccionar. En cambio, si aplicamos tres clics todo el prrafo (Figura 4). Otra forma de seleccin es
consecutivos sobre esa palabra, terminar pintn- a mano alzada. De este modo, podemos escoger
dose todo el prrafo (Figura 3). slo una oracin o algunas palabras.
FIGURA 3.
Al hacer doble clic
sobre una palabra,
la seleccionaremos.
Si aplicamos tres clics
seguidos, entonces
elegiremos todo
el prrafo.
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FIGURA 4.
Al ubicar el puntero
a la izquierda de la hoja,
podremos escoger
una lnea mediante un clic.
Esto lo logramos si ubicamos el puntero del mouse Control y Maysculas, y luego realizamos nues-
sobre la primera palabra por seleccionar, mantene- tras selecciones, con cualquiera de las formas des-
mos presionado el botn izquierdo del mouse y lo critas anteriormente. Tambin existe la posibilidad
arrastramos en forma horizontal y vertical. Cuando de seleccionar nicamente las porciones de texto
hayamos conseguido pintar la regin deseada, sol- que posean el mismo formato, es decir, que tengan
tamos el botn del mouse (Figura 5). el mismo tipo de fuente y tamao. Para ello, pinta-
mos el rea, vamos a la pestaa Inicio, pulsamos
Con este sistema, tambin es posible pintar distin- el botn Seleccionar y escogemos Seleccionar
tas palabras o frases dentro de un texto, sin escoger texto con formato similar (Figura 6).
toda la oracin o el prrafo entero. Asimismo, sirve
para elegir trozos de texto de distintos prrafos.
Para ello, mantenemos presionadas las teclas
FIGURA 5. Para pintar slo una parte del texto, FIGURA 6. Al mantener las teclas Control
debemos mantener el clic y arrastrar el mouse y Maysculas, se podr seleccionar texto
por el texto seleccionado. de distintas partes del documento.
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2 . Wo rd
Por ltimo, debemos destacar la seleccin total, que Una vez que hemos seleccionado el texto, una de
consiste en pintar todo el texto que se encuentre en las posibilidades que tenemos para editarlo es
el documento actual. Esto se consigue al pulsar la mediante los comandos que se encuentran dentro
solapa Inicio y pinchar el botn Seleccionar/ del sector Fuente, lo que nos permitir modificar
Seleccionar todo, o invocando el atajo de teclado las caractersticas de la letra.
Control+E (Figura 7).
Cada vez que ubiquemos el mouse sobre el texto
CAMBIAR EL ASPECTO DEL TEXTO seleccionado, aparecer una ventana flotante trans-
Las opciones para cambiar el formato del texto se parente con las herramientas de formato. Se trata de
encuentran dentro de la solapa Inicio. Por esta razn, una nueva caracterstica de Office 2007, no incluida
se trata de la pestaa que siempre aparece abierta por en las versiones anteriores de la suite, y permite dis-
defecto, pues la modificacin de las propiedades del poner de los comandos para cambiar el formato del
texto es una de las acciones ms frecuentes en Word. texto cuando lo estamos editando. Si acercamos el
puntero hacia esa caja, entonces aparecer en primer
plano para que podamos utilizarla. Los botones que
encontramos en esa ventana son similares a los que
se describieron anteriormente (Figura 8).
Para aplicarle formato al texto, en primer lugar debe-

mos seleccionarlo con el mouse. A continuacin, utili-
zamos uno o ms controles del sector Fuente. Por
ejemplo, con los desplegables Fuente y Tamao de
Fuente, podemos modificar el tipo de letra que usa-
remos y sus dimensiones. Para esto ltimo tambin
podemos emplear los botones que estn a la derecha:
FIGURA 7. El botn Seleccionar permite escoger Agrandar fuente y Encoger fuente. El ltimo
el texto con formato similar o todo el documento botn de la derecha, llamado Borrar formato, deja
en el que trabajamos con esta aplicacin. el texto con la apariencia original.
MS RECURSOS
Podemos encontrar varias plantillas, documentacin y otros recursos de Office 2007 en el sitio
web Office en Lnea. Tambin podremos descargar material proporcionado por otros usuarios,
como trucos y plantillas, adems de realizar cursos online sobre los programas.
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FIGURA 8. Los comandos de la ventana flotante FIGURA 9. Podemos cambiar el tipo y tamao de
de formato permiten modificar la apariencia la letra por medio de los desplegables del sector
del texto sin recurrir a la cinta de opciones. Fuente y ver cmo quedar antes de aplicarlo.
En la zona inferior del sector Fuente, encontramos permiten elegir de una lista el color con el cual se resal-
todos los estilos de fuente disponible: Negrita, que tar y el color que asumir la fuente del texto seleccio-
aumenta el grosor de la letra; Cursiva, que inclina el nado, respectivamente (Figura 9).
texto levemente hacia la derecha; Subrayado, que
incluye una lnea en la base del texto; Tachado, que CAMBIAR EL FORMATO DEL PRRAFO
traza una lnea en la zona media del texto; Subndice, Word tambin permite cambiar el formato de los prra-
que reduce el texto y lo ubica por debajo del rengln; fos, del mismo modo en que se realiza con el texto. En
Superndice, que reduce el texto seleccionado y lo este caso, tambin utilizaremos la pestaa Inicio,
ubica por encima del resto del texto; y Cambiar pero slo los botones comprendidos en el sector
maysculas y minsculas, que permite poner todo Prrafo -entre fuentes y estilos-. Como vimos ante-
en maysculas o en minsculas, entre otras opciones. riormente, para seleccionar un prrafo basta con aplicar
Por su parte, los ltimos dos botones, llamados Color tres clics consecutivos sobre una palabra. Tambin
de resaltado del texto y Color de fuente, nos podemos llevar el mouse hacia la izquierda del prrafo
CINTAS DE OPCIONES
A pesar del carcter revolucionario de las cintas de opciones, Microsoft slo las incluy en las
aplicaciones ms usadas de Office 2007. Por lo tanto, podremos encontrarlas en Word, Excel,
PowerPoint y Access. Tambin las hallaremos en Outlook, pero de manera parcial.
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2 . Wo rd
hasta que el puntero adopte la forma de una flecha que smbolos; Numeracin, que tambin sirve para listar
apunta hacia la derecha, y aplicamos un doble clic. En tems, pero directamente con nmeros o letras; y
caso de que pulsemos una vez sola el botn del mouse, Lista multinivel, cuya funcin es crear una lista
slo escogeremos una lnea de texto. con diversas jerarquas utilizando letras, nmeros o
smbolos. A la derecha, se encuentran los botones
Para aplicarle un formato de prrafo al texto, primero Disminuir sangra y Aumentar sangra, que per-
debemos seleccionar un prrafo. Luego, presionamos miten establecer el espacio que tendr el primer carc-
uno de los botones del sector Prrafo. En la zona ter del prrafo con respecto al margen izquierdo. El
superior de este sector estn los botones Vietas, que botn Ordenar podemos utilizarlo para organizar una
permite enumerar tems con crculos, guiones y otros lista de tems alfabticamente, mientras que el botn
FIGURA 10.
Al presionar Vietas,
ordenaremos cada prrafo
del texto seleccionado
con un smbolo,
para mejorar la lectura.
de la enumeracin.
AGREGAR PGINAS FCILMENTE

En Word no es necesario agregar nuevas pginas, el programa las agrega solas a medida que
las necesitamos. Tambin podemos presionar Control+Fin, que nos llevar al final del docu-
mento, pulsar Entrar y continuar escribiendo lo que deseemos en una nueva pgina en blanco.
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r Mostrar todo sirve para ver los smbolos que repre-

y sentan las marcas de formato (interlineado, espacios,
etctera); como observamos en la Figura 10.
s En la zona inferior del grupo Prrafo, estn los

botones Alinear texto a la izquierda,
Centrar, Alinear texto a la derecha y
Justificar, que sirven para colocar el texto de
forma horizontal, ya sea hacia uno de los costados,
en el centro o justificado -sin espacios entre el texto
y los mrgenes. El botn Interlineado nos permi- nes, a simple vista, son similares, pues reproducen el
tir elegir desde una lista desplegable, la distancia texto seleccionado en el Portapapeles, para poder
que habr entre una lnea y la siguiente, mientras pegarlo luego. Pero mientras el comando Cortar
que el botn Sombreado lo utilizaremos para elegir borra el texto de su funcin original y lo pega en una
un color de fondo para el prrafo. Finalmente, el nueva ubicacin, Copiar slo hace esto ltimo.
botn Borde inferior sirve para insertar lneas
alrededor del texto o encerrarlo en un recuadro. La funcin Pegar puede ser accedida de diferentes
formas. En primer lugar, el botn que posee la imagen
CORTAR, COPIAR Y PEGAR de una brocha, llamado Copiar formato, sirve para
El texto seleccionado puede cortarse, copiarse y dotar a una parte del texto con el formato de otra
pegarse, para ubicarlo en otra parte del documento o regin del documento. Para ello, primero debemos
bien para moverlo hacia otro programa, entre otras seleccionar la regin del texto de la cual deseamos
funciones. Estos controles estn disponibles tambin copiar el formato, presionar el botn Copiar forma-
en la solapa Inicio. Para acceder a la funcin to y seleccionar con el mouse el texto al cual le apli-
Cortar, simplemente hay que presionar el botn caremos los cambios. Pero tambin tenemos el botn
identificado con unas tijeras. Por su parte, el coman- desplegable Pegar, que nos ofrece otras opciones:
do Copiar est debajo del botn Cortar, y est Pegar, que pega todo el contenido sin cambiar el for-
representado con dos hojas de papel. Ambas funcio- mato; Pegado especial, que permite escoger el for-
OPCIONES AVANZADAS
Desde la ventana Configurar pgina, a la que accedemos al presionar en el icono con forma de
flecha que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo Configurar pgina, podemos
establecer opciones avanzadas para los mrgenes, el papel y el diseo de pgina.
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2 . Wo rd
mato con el cual ser pegado el texto; y Pegar como (Negrita, Cursiva, tipo y tamao de fuente, etctera).
hipervnculo, que transformar en un enlace el En cambio, aplica los formatos de texto del lugar del
texto pegado. ste ltimo puede utilizarse cuando documento donde se pegar el texto.
cortamos direcciones web, para que podamos acceder Imagen (metarchivo de Windows): pega el
desde el archivo de Word, nos posicionamos sobre el texto como si se tratara de una imagen, pero no
texto y presionamos CONTROL+Clic. respeta los formatos originales.
Imagen (metarchivo mejorado): realiza la
La opcin ms completa de todas es Pegado misma funcin que el comando anterior.
especial. Al presionarla, aparecer una lista de Formato HTML: si el texto copiado o cortado pro-
opciones donde podremos elegir el formato final viene de una pgina web, respeta su formato e
del texto pegado, las cuales enumeramos a conti- hipervnculos al pegarlo.
nuacin (Figura 11): Texto Unicode sin formato: utiliza el mismo
modo de pegado que la opcin Texto sin formato.
Documento Microsoft Office Word Objeto:
pega el texto como si se tratara de una imagen y per- Finalmente, es posible mover textos hacia otra
mite modificarla como un objeto de este tipo. regin del documento, o bien trasladar un texto
Formato RTF: el texto pegado tendr las carac- desde otro programa hacia un documento de Word.
tersticas de un archivo de este tipo. Contendr tex- En ambos casos, utilizamos lo que se llama drag
tos y tablas, pero no otros tipos de objetos soporta- and drop, que en castellano significa arrastrar y
dos por el procesador de texto, Word. soltar. Para mover textos dentro de un mismo
Texto sin formato: pega el texto plano, es decir, documento, primero lo seleccionamos de cualquiera
sin aplicar ninguno de los formatos originales de las formas mencionadas anteriormente. A conti-
FIGURA 11.
Por medio de la ventana
Pegado especial,
podremos escoger el tipo
de formato que asumir
el texto pegado.
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nuacin, hacemos clic sobre la seleccin, mantene- bajar la pgina con el fin de escoger el lugar ade-
mos el clic y arrastramos el mouse hacia la nueva cuado para pegar el texto (Figura 12).
posicin. Esto consiste en una forma similar a cor-
tar el texto y pegarlo. En el caso de transportar un Por ltimo, es posible utilizar el Portapapeles, que
o texto desde otra ubicacin, debemos tener dos ven- es una ventana que guarda todos los textos corta-
tanas abiertas y visibles en el escritorio: la de Word dos y pegados durante nuestra sesin de Word. Al
a y la de otro programa que posea texto, como nave- hacer clic en el botn Portapeles, que encontra-
gadores de Internet, editores de texto, clientes de mos en la base del grupo de comandos Inicio,
- correo electrnico, etctera. Esto no es excluyente, aparecer un panel en el costado izquierdo de nues-
e pues tambin podemos trasladar imgenes. tra ventana de Word. Desde all, es posible volver a
pegar elementos que habamos copiado con ante-
o Para que ambas aplicaciones queden visibles en rioridad. Para ello, simplemente debemos llevar el
pantalla, debemos hacerles doble clic en sus res- cursor hacia la posicin donde se pegar el texto o
pectivas barras de ttulos, para que sus ventanas la imagen, y hacer clic en el elemento del panel.
a adopten un tamao menor. A continuacin, selec-
o cionamos el texto en la aplicacin desde donde Si presionamos el botn Pegar todo, se incrustarn
queremos extraerlo y lo arrastramos hacia la venta- en el documento todos los tems de la lista, uno deba-
g na de Word. Adems, podemos mover el mouse jo del otro, en el orden en el cual fueron copiados o
y hacia arriba o hacia abajo si necesitamos subir o cortados. Esto significa que los que estn debajo en la
o
a
-
FIGURA 12.
Gracias al sistema
arrastrar y soltar,
podemos trasladar texto
desde cualquier aplicacin
hacia Word.
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2 . Wo rd
lista, aparecern arriba en el texto. Por su parte, el BUSCAR Y REEMPLAZAR

botn Borrar todo limpia la lista (Figura 13). Word nos ofrece la posibilidad de buscar palabras o
frases enteras en todo el documento rpidamente y
tambin de reemplazarlas por otras palabras o frases.
Para buscar una palabra, debemos ir al sector
Edicin y pulsar el botn desplegable Buscar, o pre-
sionar el atajo Control+B. A continuacin, se abrir
una caja de dilogo donde escribiremos la palabra o
frase por buscar. Pulsamos Aceptar, y Word nos diri-
gir hacia la primera coincidencia que encuentre den-
tro del documento. Para hallar ms coincidencias,
simplemente presionamos Buscar siguiente.
En la ventana Buscar y reemplazar, tambin

podemos presionar el botn Resultado de lec-
tura/Resaltar todo para que Word resalte de
color amarillo todas las palabras que coincidan con
nuestra bsqueda. Si presionamos el botn
Reemplazar, se abrir la misma ventana. Adems
de la palabra o frase que deseamos cambiar, debe-
mos ingresar el texto que la sustituir.
Podemos usar los botones Reemplazar, para susti-

tuir la primera coincidencia encontrada, o
Reemplazar todos, para que se reemplacen todas
FIGURA 13. El Portapapeles agrupa todos las coincidencias halladas en el documento. En
los objetos cortados o copiados en la sesin cambio, al presionar el botn desplegable Buscar y
y permite reutilizarlos. hacer clic en la opcin Ir a, podremos indicarle a
ATAJOS DE TECLADO
Tambin podemos cortar, copiar y pegar textos con la sola ayuda del teclado. Por ejemplo, para
copiar un texto, lo seleccionamos y presionamos la combinacin de teclas CONTROL+C. Para cor-
tarlo, CONTROL+X y para pegarlo, CONTROL+V.
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Word que se desplace rpidamente hacia un deter- mar la interfaz de Word en un libro, dividiendo la
minado nmero de pgina, seccin, nota al pie, pantalla en dos pginas con el objeto de que poda-
etctera, del documento (Figura 14). mos leerlo cmodamente y sin temor a modificarlo,
pues ser imposible editarlo mientras est habilita-
do este modo. Si pulsamos Diseo Web, no vere-
mos ninguna delimitacin para las pginas ni los
mrgenes, como si se tratara de una hoja infinita, lo
cual resulta cmodo a la hora de crear pginas de
Internet con Word. El modo Borrador ofrece una
vista similar a Diseo Web, aunque las pginas
FIGURA 14. Word ofrece una misma ventana estarn delimitadas por una lnea punteada.
para los comandos Buscar, Reemplazar e Ir a,
pero separadas por solapas. Finalmente, al utilizar la vista Esquema, el docu-
mento mostrar signos para representar los cam-
OPCIONES DE VISUALIZACIN bios de formato. Adems, permitir mostrar o
A travs de los controles de la solapa Vista, pode- esconder el texto que dependa de los ttulos
mos cambiar las opciones de visualizacin de Word. mediante botones + y -, como si se fuera un esque-
De este modo, es posible personalizar el modo en ma de rbol (Figura 15).
que vemos Word y la forma de organizar la informa-
cin del documento. En el sector Vistas de docu-
mento, se encuentran cinco botones que nos permi-
tirn cambiar la visualizacin del texto.
El botn Diseo de impresin ofrece la posibili-

dad de ver el documento como si se tratara directa-
mente de las hojas que lo componen, tal como que-
dara al plasmarlo en papel. Por su parte, el
botnLectura de pantalla completa transfor-
COMBATIR EL DOBLE ESPACIO

Podemos corregir el doble espacio, error muy frecuente en los textos, con el comando
Reemplazar. En la primera caja de texto, ingresamos dos espacios y, en la segunda, escribimos
uno. Luego, presionamos el botn Reemplazar todo y Word se encargar del resto.
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2 . Wo rd
FIGURA 15.
El modo Lectura
de pantalla completa
es ideal para leer
documentos, pues permite
navegarlos fcilmente
y evita su modificacin.
El sector Mostrar u ocultar contiene cinco casillas Por ltimo, si marcamos la casilla Barra de men-
de verificacin para habilitar o deshabilitar algunas sajes, Word nos avisar cuando el documento con-
herramientas de Word. El control Regla muestra las tenga objetos que pueden ocasionar problemas de
reglas a los costados del documento, con la cual seguridad, como las macros (Figura 16).
podremos insertar las tabulaciones si hacemos clic
sobre la medida deseada.
Al marcar la casilla Lneas de la cuadrcula,

aparecer todo el texto cuadriculado, lo cual nos
puede servir para ordenar manualmente objetos
(imgenes, tablas, cuadros de texto, etctera) sobre
el documento. Si tildamos Mapa del documento o
Vistas en miniatura, aparecer un panel a la
izquierda de la pantalla. En el primer caso, mostra-
r un esquema jerrquico del documento con los
ttulos y subttulos que lo conforman; mientras que,
en la segunda opcin, veremos las pginas del FIGURA 16. Al marcar la casilla Regla,
documento en tamao reducido para poder nave- aparecern las reglas a las que nos tena
garlas con rpidez y facilidad. acostumbrado Word en sus versiones anteriores.
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Insertar objetos
El sector Zoom agrupa los botones que nos permitirn

cambiar el tamao de visualizacin del documento. Los
tres botones pequeos se llaman: Una pgina, Dos
pginas y Ancho de pgina. Los dos primeros sirven
para que Word muestre una o dos pginas enteras, res-
pectivamente, en toda su interfaz; mientras que el terce-
ro permitir ver todo el ancho de la pgina en la venta-
na. Con el botn 100%, podremos visualizar el docu-
mento en su tamao normal (Figura 17).
Finalmente, si vamos al grupo Ventana y presiona- sin, Lectura de pantalla completa, Diseo Web,
mos el botn desplegable Cambiar ventanas, Esquema y Borrador, respectivamente. Adems, hay
podremos alternar entre todos los documentos que un deslizable que nos permitir establecer el Zoom,
tengamos abiertos de manera simultnea; mientras aunque tambin podemos hacerlo si presionamos
que el botn Organizar todo dispondr las venta- Control mientras giramos la rueda del mouse.
nas abiertas de Word en modo mosaico. Tambin estn los botones Alejar y Acercar, repre-
sentados con los signos y +, respectivamente, que
Por otra parte, en la esquina inferior derecha de la tambin nos ayudarn a reducir o aumentar en un
interfaz de Word, veremos cinco botones que no esta- 10% el tamao de visualizacin del documento.
ban en las versiones anteriores de este procesador de
texto. Estos botones se llaman: Diseo de impre-
Insertar objetos
Word no slo permite trabajar con textos, sino que
tambin nos ofrece la posibilidad de incrustar tablas,
imgenes, figuras, etctera, para que nuestros traba-
jos resulten ms atractivos. En este caso, utilizaremos
la segunda solapa, llamada Insertar, que nos brin-
dar la posibilidad de incrustar todos los elementos
soportados por Word.
CREAR TABLAS
FIGURA 17. Por medio de los botones del sector El objeto que se incrustar con mayor frecuencia son
Zoom, podremos ajustar la visualizacin las tablas, dentro de las cuales se podrn incluir tex-
del documento en que estamos trabajando. tos u otros objetos. Para ello, hay que hacer clic sobre
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2 . Wo rd
el botn desplegable Tabla, que a su vez nos mostra- escogemos la opcin Insertar tabla. A continua-
r una cuadrcula para crearla. Lo hacemos al despla- cin, establecemos el nmero de columnas y de filas
zar el mouse sobre ella, hasta conseguir una tabla en los cuadros de texto correspondientes, y pulsamos
que posea la cantidad de columnas y lneas que dese- Aceptar (Figura 19).
amos. Adems, a medida que lo hagamos, en el gr-
fico se mostrar cmo quedar la tabla. Por ltimo,
hacemos clic sobre la cuadrcula para crear la tabla, o
bien fuera de ella para cancelar la operacin. Cada
vez que creamos una tabla o seleccionamos una exis-
tente, aparecer el sector Herramientas de tabla
con las solapas Diseo y Presentacin, para editar
fcilmente las caractersticas de la tabla (Figura 18).
Tambin podemos crear una tabla si ingresamos el

nmero de columnas y de filas, sin utilizar esta ver- FIGURA 19. Tambin es posible recurrir
sin grfica. Para ello, pulsamos el botn Tabla y a la ventana Insertar tabla para establecer
manualmente las caractersticas de la tabla.
Para insertar texto en una tabla, simplemente debe-

mos hacer clic en la celda donde escribiremos.
Podemos desplazarnos entre ellas con las teclas de
direccin del teclado (flechas de arriba, abajo,
izquierda y derecha).
FORMAS, SMARTARTS Y GRFICOS

Word ofrece objetos visuales para crear, que estn
FIGURA 18. Word 2007 ofrece un mtodo grfico disponibles en la solapa Insertar. Las formas son
para crear tablas de un modo gil y sencillo. figuras estndar, como flechas, polgonos, estrellas,
TRUCOS Y CONSEJOS
El sitio de Microsoft dedicado a Office 2007 incluye, adems de una vasta comunidad de foros y
un sinfn de recursos para usuarios de todos los niveles, la publicacin de trucos y consejos
sobre los productos de la suite, en www.microsoft.com/spain/office/trucos/default.mspx.
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Insertar objetos
FIGURA 20.
Con el botn Formas,
podemos insertar
polgonos, flechas
y otras figuras para armar
cuadros sinpticos.
etctera, que pueden ayudarnos, por ejemplo, a rea- Si pulsamos el botn SmartArt, a continuacin acce-
lizar cuadros sinpticos. Por su parte, los SmartArt demos a la ventana Elegir un grfico SmartArt,
son esquemas de relacin que sirven para crear que nos mostrar una lista de los diagramas disponi-
organigramas, diagramas de flujo y otras represen- bles. Elegimos uno de ellos (segn el esquema de
taciones. Finalmente, los grficos son ilustraciones relaciones que deseamos representar) y luego presio-
de Excel (grficos de tortas, diagramas de barras, namos Aceptar. A continuacin, se crear el diagra-
etctera), que podemos editar en pocos pasos slo ma seleccionado, con cuadros de texto incrustados
con ingresar algunos datos. que podemos editar si pulsamos un clic sobre ellos.
Al presionar el botn Formas, se desplegar un panel

con todas las figuras disponibles. Para escoger una,
tenemos que aplicar un clic sobre ella y llevar el
mouse (cuyo puntero adoptar la forma de una cruz)
hacia el lugar del documento donde deseamos inser-
tar la forma. Posteriormente, mantenemos el clic del
mouse, arrastramos este dispositivo hacia alguna de
las cuatro direcciones para dibujar la figura y, final-
mente, soltamos el botn (Figura 20).
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2 . Wo rd
Tambin aparecer un panel a la izquierda de la pan- Formato de pgina

talla que nos permitir agregar recuadros al esquema.
Para ello, debemos hacer clic sobre uno de los textos Como sabemos, en Word podemos escribir e insertar
que corresponda al nivel donde se desea aadir otro objetos para finalmente llevar el documento resultan-
recuadro. Luego presionamos la tecla Entrar y te a papel. Por ello, debemos aprender a establecer
comenzamos a escribir (Figura 21). ciertas opciones referidas a la pgina, como el tama-
o del papel, los mrgenes, la orientacin, etctera.
Por ltimo, al presionar el botn Grfico, aparece-
r la ventana de seleccin de grficos (Insertar En este apartado, veremos a fondo cmo configurar
grfico), donde debemos elegir el tipo de esque- correctamente la pgina, con el objeto de que la
ma adecuado. Luego, la pantalla se dividir vertical- impresin de nuestros documentos sea satisfactoria
mente en dos ventanas: la de Word, que mostrar el y as logremos difundir mejor nuestras ideas. Y tam-
grfico terminado a medida que lo vamos editando; bin gastar mucho menos papel. Para todo esto,
y una planilla de Excel, en la cual podemos ingresar utilizaremos los comandos agrupados dentro de la
los datos que componen el grfico (Figura 22). solapa Diseo de pgina (Figura 23).
FIGURA 21.
Con SmartArt, podemos
crear fcilmente
diagramas para graficar
relaciones. Por ejemplo,
un organigrama.
INSERTAR GRFICOS DESDE EXCEL

Debemos seleccionarlo desde la utilidad de la planilla de clculo y luego copiarlo mediante el
atajo Control+C. Volvemos a Word, presionamos el botn desplegable Pegar y escogemos Pegado
especial. Finalmente, elegimos Grfico de Microsoft Office y pulsamos Aceptar.
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Formato de pgina
FIGURA 22.
Al pulsar el botn
Grfico, se abrir
una ventana de Excel,
para que editemos
los valores del grfico.
FIGURA 23. La solapa Diseo de pgina posee cinco sectores: Temas, Configurar pgina,
Fondo de pgina, Prrafo y Organizar.
CONFIGURAR PGINA Por su parte, el botn Orientacin nos permite ele-

En primer lugar, en el sector Configurar pgina gir cmo alinearemos el texto dentro de la hoja:
veremos el botn desplegable Mrgenes que, al Vertical, si las lneas de texto estarn paralelas al
presionarlo, nos permitir establecer la distancia borde ms angosto del papel, es decir, con la hoja a
que tendr el texto con respecto a los bordes de la lo largo, u Horizontal, si deseamos que el texto
hoja (Figura 24). El botn Mrgenes posee la quede paralelo al borde ms largo del papel, posicin
opcin Mrgenes personalizados, que nos per- tambin denominada apaisada.
mitir establecer manualmente es decir, mediante Sea cual fuere nuestra opcin, el papel siempre debe
cajas de texto los valores que deseemos para los ubicarse a lo largo dentro de la impresora, pues lo
bordes del documento en cuestin. que cambiaremos es el modo en que se imprimir.
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2 . Wo rd
FIGURA 24.
El tipo de margen
Reflejado es ideal
para imprimir textos que
luego encuadernaremos.
Obviamente, cuando trabajamos con hojas de ra), podemos configurar uno propio por medio de la
tamao A4, Carta y Legal es conveniente selec- opcin Ms tamaos de papel, si ingresamos
cionar la opcin Vertical (que, adems, es la que manualmente los valores en los controles Ancho y
est elegida por defecto), mientras que el modo Alto. El cuarto botn, llamado Columnas, ofrece la
Horizontal resulta el ms adecuado para imprimir posibilidad de disponer el texto en tiras verticales de
sobres y tarjetas (Figura 25). texto, tal como vemos en peridicos y revistas. Para ello,
elegimos desde la lista el nmero de columnas que con-
El botn Tamao nos permite elegir de una lista la medi-
da de papel por utilizar. Adems de disponer de varios
tamaos estndares (como A4, Carta, Legal, etcte-
FIGURA 25. Mediante el botn Orientacin, FIGURA 26. Por medio del botn Columnas,
elegimos la alineacin del papel: Vertical podremos agrupar el texto en hileras verticales,
(normal) u Horizontal (apaisada). de igual modo que en diarios y revistas.
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Formato de pgina
sideremos adecuadas para nuestro documento. Por su Continua: finaliza la seccin en el punto selecciona-
parte, los comandos Izquierda y Derecha insertarn do y comienza una nueva seccin en la prxima lnea.
una columna angosta en esa parte de la hoja y otra Pgina par: comienza la seccin en la prxima
columna ms ancha en el sector opuesto. Si pulsamos pgina par.
la opcin Ms columnas, tambin podremos aumen- Pgina impar: comienza la seccin en la prxi-
tar el nmero de columnas -hasta un mximo de doce- ma pgina impar.
, establecer su ancho, la separacin entre cada columna
e insertar una lnea divisoria entre ellas (Figura 26).
Por medio del botn Saltos, es posible establecer

que el texto que escribamos a continuacin siga en
otra seccin de la hoja, como en otra pgina u otra
columna. De este modo, en cada seccin podremos
establecer opciones de formato diferentes de la del
resto del documento. Al presionar este botn, apare-
cern las siguientes alternativas, seleccionables
mediante un clic (Figura 27):
Pgina: finaliza la pgina en el punto seleccionado

y contina el documento en la pgina siguiente.
Columna: finaliza la pgina en el punto de la
columna actual y contina el documento en la pgi-
na siguiente del archivo.
Ajuste del texto: esta opcin sirve para crear
pginas web y permite separar el ttulo del texto de la
pgina, con el fin de su publicacin en la Web. FIGURA 27. Con el botn Saltos, podremos
Pgina siguiente: comienza la seccin en la estipular los cambios de secciones que tendr
prxima pgina del documento. el documento en el cual trabajamos.
MRGENES MNIMOS DE IMPRESIN

Los mrgenes mnimos que soportan la mayora de las impresoras son de 1,8 milmetros para
el borde superior, 11,7 mm para el inferior y 9,4 mm para los laterales. Es recomendable utili-
zar medidas mayores para evitar que parte del documento no se imprima.
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2 . Wo rd
ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA elegir el diseo que mejor se adecue a nuestras necesi-
Tambin podemos insertar encabezados y pies de dades. Por ejemplo, es posible insertar un encabezado
pgina, que son bloques de texto que se colocan en que posea el nombre del trabajo y un pie que contenga
la zona superior e inferior de la pantalla, respectiva- el nmero de pgina. Para editar los diferentes campos,
mente, entre el borde de la hoja y los mrgenes con- simplemente les hacemos clic con el mouse y comenza-
figurados. En el encabezado y pie de pgina, podemos a escribir. Una vez que terminemos de modificarlos
mos ingresar informacin relativa al texto, como el y deseemos volver al texto, aplicamos un clic en cual-
nmero de pgina, la fecha de creacin del documen- quier lugar del documento (Figura 28).
to, el ttulo del trabajo, el autor, etctera.
Por otra parte, tambin podemos presionar el botn
Para utilizarlos, debemos ir a la solapa Insertar y pre- Nmero de pgina para insertar el nmero de pgi-
sionar los botones desplegables Encabezado o Pie na en cada una de las hojas del documento. En este
de pgina, segn corresponda. A continuacin, apare- caso, debemos seleccionar de la lista la ubicacin
cer una lista con posibles formatos, donde podremos donde se colocar este nmero (Figura 29).
FIGURA 28.
Word ofrece encabezados
y pies de pgina
totalmente configurables
slo con hacerles clic.
PARA QU SIRVE UNA SECCIN?

Las secciones son, como lo indica su nombre, las partes en las cuales se secciona un documen-
to de Word. En tales secciones podemos establecer caractersticas particulares de formato,
como el tamao de la hoja, el formato de pgina, la orientacin del texto, estilos, etctera.
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Revisar el documento
FIGURA 29.
Tambin podemos
insertar distintos nmeros
de pgina y elegir
su posicin.
Revisar el documento RECURSOS DEL IDIOMA

Como mencionamos anteriormente, Word 2007 nos
Antes de imprimir o de enviar por correo electrnico un ofrece una serie de herramientas del idioma no slo
documento, es necesario realizar ciertas comprobacio- para conseguir una ortografa impecable en nuestros
nes, como la ortografa. Para ello, utilizaremos la solapa documentos, sino tambin para ayudarnos a utilizar
Revisar, que tambin nos permitir comparar docu- sinnimos y a traducir textos. Para emplear la correc-
mentos, controlar los cambios que stos han tenido y cin ortogrfica, debemos presionar el botn
hasta protegerlos con contrasea (Figura 30). Ortografa y gramtica.
FIGURA 30. La solapa Revisar posee los sectores Revisin, Comentarios, Seguimiento,
Cambios, Comparar y Proteger, para trabajar sobre los documentos.
USAR NMEROS ROMANOS

Tambin podemos utilizar nmeros romanos en lugar de los arbigos para las tablas o ilustra-
ciones. En la ventana que se abre al pulsar Insertar ttulo, debemos presionar Numeracin y,
en el desplegable Formato, seleccionamos nmeros arbigos, romanos o letras.
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2 . Wo rd
A continuacin, Word comenzar a examinar el del documento con los desplegables De, donde esta-
documento y abrir una ventana que nos alertar r el idioma de origen; y A, donde tendremos que
sobre errores de ortografa (con color rojo) o de sin- escoger la lengua a la cual traduciremos el texto. Si
taxis (con color verde) a medida que los encuentra. presionamos el botn Iniciar bsqueda, que se
Asimismo, nos provee de varios botones que nos encuentra en la zona superior, hallaremos la traduc-
permitirn realizar las tareas de correccin de modo cin del trmino seleccionado. Podemos utilizar la
automtico (Figura 31). caja de texto para traducir otras palabras. Por el con-
trario, si pulsamos el botn con forma de flecha que
se encuentra a la derecha de la etiqueta Traducir
el documento, Word abrir una sesin de Internet
Explorer donde veremos todo el documento traduci-
do al idioma seleccionado (Figura 32).
COMENTARIOS
Y CONTROL DE CAMBIOS
En ocasiones, es necesario que marquemos ciertas
partes del documento con anotaciones y aclaraciones
para facilitar la comprensin del texto. Para ello,
FIGURA 31. Con Cambiar, corregiremos podemos utilizar el sistema de comentarios de Word
individualmente las faltas ortogrficas halladas 2007. En primer lugar, debemos seleccionar con el
por Word. Si pulsamos Cambiar todas, mouse la palabra o frase que deseamos comentar y
lo haremos en todo el texto. pulsamos el botn Nuevo comentario. A continua-
cin, el texto seleccionado se pintar de color rojo y
Otro recurso es la bsqueda de sinnimos. Para utili- tendr una lnea hacia un cuadro de texto ubicado
zarlo, debemos colocar el cursor en la palabra de la sobre el margen derecho. Slo tenemos que comenzar
cual queremos buscar un trmino de significado a escribir dentro de l para realizar nuestras anotacio-
semejante. A continuacin, presionamos el botn
Sinnimos y aparecer un panel en la zona derecha
de la pantalla con todos los vocablos disponibles. Con
slo aplicar un doble clic sobre el que ms nos guste,
Word lo insertar en lugar de la palabra seleccionada.
Finalmente, nos queda la herramienta de traduccin

de palabras. En primer lugar, debemos ubicar el cur-
sor sobre alguna palabra y presionar el botn
Traducir. Luego aparecer un panel a la derecha
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FIGURA 32.
Si presionamos el botn
Traducir el documento,
Word abrir una pgina de
Internet con la traduccin
completa del documento.
FIGURA 33.
Con el botn Nuevo
comentario, podemos
agregar una aclaracin
sobre la palabra
seleccionada.
nes. En caso de que deseemos quitar un comentario Por otra parte, si borramos la frase comentada, tam-
aplicamos un clic derecho sobre ste y seleccionamos la bin se quitar el comentario, aunque no suceder lo
opcin Eliminar comentario o presionamos el botn mismo si slo la editamos (Figura 33).
Eliminar, que encontramos en la solapa, representa-
do con una hoja y una cruz de color rojo. Este botn Tambin es posible comprobar las modificaciones que
desplegable tambin admite la posibilidad de quitar fueron efectuadas sobre el documento. Este control es
todos los comentarios del documento. til cuando varias personas trabajan con el mismo
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2 . Wo rd
documento y desean conocer cules fueron los cam- Tambin podemos presionar el botn Control
bios realizados por otros usuarios. Para habilitar esta de cambios y elegir la opcin Cambiar opciones de
opcin, debemos presionar el botn Control de seguimiento. A continuacin, se abrir la ventana
cambios/Control de cambios. Es importante con- Opciones de control de cambios, donde escoge-
signar que las modificaciones que se marcarn sern remos en los desplegables de qu manera nos sern
nicamente las realizadas luego de esta accin, y mostrados los cambios en el documento. Por ejemplo,
todo el texto que se cambie o se ingrese con poste- en los tems Inserciones, Eliminaciones y Lneas
rioridad se marcar de color rojo. Por medio del botn cambiadas, veremos dos desplegables para cada uno:
desplegable Mostrar marcas, podemos habilitar y el primero, servir para cambiar el aspecto de la letra
deshabilitar los tipos de modificaciones que sern (cursiva, negrita, subrayado, etctera) con el cual se rea-
mostradas por Word. lizar la marcacin, mientras que el segundo servir
para establecer el color de la marca (Figura 35).
Al presionar el botn Panel de revisiones, se abri-
r un recuadro a la izquierda de la pantalla, que mos- COMPARACIN Y PROTECCIN
trar de forma detallada los cambios que se realizaron DE DOCUMENTOS
sobre el documento. En esa lista, veremos qu porcio- Adems de la revisin de los cambios realizados en el
nes del texto fueron modificados y podremos aceptar o documento, Word tambin permite comparar dos ver-
rechazar los cambios. Para ello, debemos aplicar un clic siones distintas de un mismo archivo. Esto nos ayuda
derecho sobre los tems de la lista y presionar las opcio- a conocer rpidamente las modificaciones efectuadas
nes Rechazar eliminacin o Aceptar elimina- entre dos documentos o crear uno nuevo que conten-
cin, segn corresponda (Figura 34). ga las revisiones de ambos. En el primer caso, debe-
FIGURA 34.
Al presionar el botn
Control de cambios/
Control de cambios,
podremos aceptar
o no las modificaciones
al documento efectuadas
por terceros.
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seleccionar si se mostrarn el documento original, el

revisado o ambos en la misma ventana del documen-
to. Por otra parte, si presionamos el botn desplega-
ble Comparar y pulsamos la opcin Combinar, apare-
cer la misma ventana que vimos anteriormente,
donde debemos cargar los archivos original y el revi-
sado. La diferencia con la opcin anterior, es que en
este caso se crear un nuevo documento con el con-
tenido de ambos archivos (Figura 36).
FIGURA 35. En la ventana Opciones de control En cuanto a la proteccin de archivos, Word 2007
de cambios, establecemos cmo se realizarn permite insertar una contrasea en los documentos
las marcas, para poder detectarlas. para que slo puedan utilizarlo quienes la posean.
Para ello, presionamos el botn Proteger documen-
mos presionar el botn desplegable Comparar y pul- to y seleccionamos la opcin Restringir formato
sar la opcin Comparar. Luego aparecer una venta- y edicin. A continuacin, aparecer un panel a la
na con dos controles desplegables: Documento ori- derecha del documento donde debemos marcar con
ginal y Documento revisado. Presionamos los boto- una tilde la opcin Admitir slo este tipo de
nes representados con una carpeta, ubicados a la edicin en el documento. De esta manera, se
derecha de los desplegables, abrimos los archivos habilitarn las opciones del men desplegable con las
correspondientes que queremos comparar y pulsamos cuales permitiremos a la persona autorizada sacar
el botn Aceptar. A continuacin, se abrir una nuestro documento, realizar comentarios, insertar
nueva ventana de Word dividida en varias ventanas: marcas de revisin o rellenar formularios. Si no dese-
una con la revisin de los archivos cargados y otras amos que la persona haga cambios, simplemente
dos con estos dos documentos. Por medio del desple- dejamos seleccionada la opcin Sin cambios
gable Mostrar documentos de origen, podemos (slo lectura). Luego, pulsamos el botn S,
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2 . Wo rd
FIGURA 36.
Al presionar Comparar,
la ventana se dividir
en varios paneles
para mostrar
las modificaciones
efectuadas.
FIGURA 37.
Por medio del botn
Proteger documento,
podemos asignar
una contrasea
al documento para evitar
que lo abran extraos.
ANTES DE IMPRIMIR
Word nos ofrece la vista preliminar para saber cmo quedar el documento antes de imprimir-
lo. Para utilizarla, debemos pulsar el Botn de Office/Imprimir/Vista preliminar. A continua-
cin, se mostrar el documento desde lejos para que podamos verificarlo.
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G u a rd a r e i m p r i m i r
aplicar la proteccin. Aparecer una ventana Guardar por primera vez. A continuacin, ingresa-
donde encontraremos dos opciones para elegir: mos un nombre de archivo y elegimos un formato
Contrasea y Autenticacin de usuario. en el desplegable Tipo (Figura 38).
Usaremos la primera pues, para utilizar la segunda,
necesitamos crear credenciales, y este servicio slo es Para imprimirlo, en primer lugar debemos presionar
ofrecido de forma paga por Microsoft. Ingresamos la el Botn de Office/Imprimir e Imprimir. A
contrasea en las cajas de texto y pulsamos Aceptar. continuacin, aparecer la caja de dilogo Imprimir,
En caso de que deseemos quitar la proteccin, vamos donde podemos establecer las siguientes opciones.
a Proteger documento/Restringir formato y
edicin, pulsamos el botn Suspender protec- Nombre: en este desplegable, podemos seleccio-
cin, ingresamos la contrasea y presionamos nar la impresora a la cual se enviar el documento.
Aceptar (Figura 37). Tambin es posible escoger la opcin Microsoft
Guardar e imprimir
Una vez que hemos terminado de editar el docu-
mento, slo nos resta guardarlo, plasmarlo en
papel, enviarlo por correo electrnico o publicarlo
en Internet. Para guardarlo, debemos ir al Botn
de Office y presionar Guardar. El documento, si
ya lo guardamos anteriormente, simplemente se
sobrescribir con las nuevas modificaciones. Si
deseamos guardarlo con otro nombre o formato,
debemos presionar el Botn de Office/Guardar FIGURA 38. Conviene presionar cada cierto
como. Se abrir la ventana Guardar como, que es la tiempo el Botn de Office/Guardar
misma que se abrir al presionar el comando o Control+G, para evitar la prdida de cambios.
GUARDAR EN PDF
El formato no slo nos permite incluir todos los objetos incrustados en un archivo nico y livia-
no, sino que tambin evita que terceros lo editen. Microsoft ofrece el complemento
SaveAsPDFandXPS.exe para usar este formato.
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2 . Wo rd
XPS Documment Writer, que permitir guardar el si queremos imprimir las cinco primeras pginas,
documento en un archivo XPS (alternativa de debemos escribir 1-5.
Microsoft para el popular formato PDF) que pode- Imprimir solo: elegimos si imprimiremos todas
mos abrir con Internet Explorer. las pginas, slo las pares o slo las impares.
Intervalo de pginas: este sector permite la Copias: en este sector tenemos que escoger el
eleccin de tres casillas de verificacin: Todo, para nmero de copias que haremos de cada documento. Si
imprimir la totalidad del documento; Pgina est activa la opcin Intercalar, entonces se imprimi-
actual, para imprimir slo la pgina que estaba en r primero un juego, despus el segundo y as sucesiva-
pantalla al momento de ordenar la impresin; o mente. En caso contrario, se imprimirn todas copias de
Pginas, que habilitar la opcin de elegir las la primera pgina, luego las de la segunda, etctera.
pginas a imprimir. Si deseamos imprimir slo las Zoom: este sector contiene opciones para imprimir
pginas 1 y 5, debemos ingresar 1, 5; mientras que ms de una pgina por hoja (Figura 39).
FIGURA 39.
Al presionar
Botn de Office/
Imprimir/Imprimir,
aparecer esta ventana
que posee las opciones
de impresin.
RESUMEN
En este captulo, aprendimos a escribir en Word, establecer el formato del texto y configurar el
formato de la pgina. Tambin vimos cmo insertar tablas y otros elementos que nos propone
este procesador de textos a la hora de crear documentos ms atractivos y originales.
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Captulo 3
Excel
Conoceremos los principales aspectos

sobre Excel 2007 y utilizaremos
las principales funciones.
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3.Excel
Qu es una planilla Excel presenta la informacin organizada como si

fuera un papel cuadriculado o un plano del juego
de clculo? de la Batalla Naval, donde cada uno de los casille-
ros, llamados celdas, se denominan con un nme-
Excel es una planilla de clculo, un programa ro para las filas y una letra para las columnas, por
incluido en el paquete de Microsoft Office 2007 que ejemplo, A1, B3, J504, etctera. De esta forma, los
permite manejar datos de diferente tipo, realizar datos se encuentran perfectamente organizados en
clculos, hacer grficos y tablas. Es una herramien- filas y columnas. La interseccin de filas y columnas
ta para analizar, compartir y administrar informa- formar las celdas; un conjunto de celdas contiguas
cin, que nos ayudar a tomar decisiones mejor se denomina rango. Adems, los archivos de Excel
fundadas. Con l podemos realizar desde cosas muy se denominan libros -como los documentos en
sencillas, como una lista de alumnos y sus califica- Word-, y cada libro cuenta de manera predetermi-
ciones, hasta algo tan complejo como una tabla nada con tres hojas, cada una ellas con millones de
dinmica y un grfico para la representacin de las celdas. Cuando queramos modificar el contenido de
ventas de una organizacin (Figuras 1 y 2). una celda, podemos dirigirnos a la barra de frmu-
las y desde all introducir los cambios deseados,
hacer doble clic sobre la celda en cuestin o presio-
nar la tecla F2, que tambin nos permitir acceder
al modo edicin (Gua Visual 1).
FIGURA 1. Una tabla con datos y un grfico

tambin pueden ser realizados con Excel 2007.
FIGURA 2. El potencial de Excel nos permite no slo realizar clculos, sino tambin producir trabajos
de alta calidad, incorporando grficos e imgenes, gestionando colores y formatos.
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La interfaz de Excel 2007
GUA VISUAL /1
La planilla de Excel
1
3 4
2
7
5
1 Las filas estn indicadas con nmeros.

2 Las columnas estn indicadas con letras.
3 Cuadro de nombres: a travs de esta seccin podremos darle un nombre a un rango para apli-
carlo en algn clculo.
4 Barra de frmulas: aqu podremos visualizar las frmulas, funciones o datos incluidos en una
celda de la planilla de Excel 2007.
5 Datos tipo texto: podremos incluirlos como encabezados, y hasta en funciones.
6 Datos numricos: con ellos podremos realizar clculos.
7 Operaciones: un clculo muy sencillo. En este caso, una suma.
La interfaz grama con respecto a las anteriores es que ahora

podemos construir planillas de ms de 16.000
de Excel 2007 columnas, indicadas con letras desde la A hasta la
XFD, y con una cantidad de filas superiores a un
La interfaz de usuario de Microsoft Office Excel milln, exactamente 1.048.576. Tambin encontra-
2007 es conceptualmente similar a la de Word, es remos la Barra de herramientas de acceso
decir, una interfaz orientada a resultados. Segn el rpido, que podemos configurar de acuerdo con
trabajo que vayamos a realizar, Excel 2007 nos nuestras necesidades para tener, al alcance de un
mostrar los comandos necesarios. Una de las clic, las opciones que nos resulten ms tiles o que
novedades que incorpora la nueva versin del pro- utilizamos frecuentemente. Igual que en Word y en
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3.Excel
FIGURA 3.
Podemos incluir
algunos comandos
bsicos directamente
y otros tendremos
que personalizarlos.
otros programas de la suite, encontraremos el cosas. Tambin podremos activar con pocos clics las
nuevo Botn de Office, que incluir las opciones operaciones bsicas de la barra de estado. De esta
bsicas conocidas, como Abrir , Guardar , forma, al seleccionar un grupo de celdas, en nuestra
Imprimir, Cerrar, etctera (Figura 3). barra aparecer el resultado de algunas cuentas,
como ser el promedio de los datos, si la informacin
es numrica, el recuento de la cantidad de datos
seleccionados y el recuento numrico que nos dar
La barra de estado como resultado la cantidad de nmeros que se
encuentran seleccionados. Tambin podremos saber
La barra de estado es la pequea lnea con informa- cul es valor mximo, el mnimo y la sumatoria total
cin que podemos observar debajo de las celdas y los de los valores seleccionados (Figura 4).
nombres de las hojas. Desde aqu visualizaremos si,
por ejemplo, tenemos activado el Bloq. Mays de Para modificar las opciones de nuestra barra, podre-
nuestro teclado, o el teclado numrico, entre otras mos dar clic con el botn derecho del mouse y, de
FIGURA 4. Si lo deseamos, podremos visualizar slo algunas de estas cuentas bsicas.
LAS OPERACIONES
Los signos + y se utilizan para realizar las operaciones de suma y resta respectivamente. El
asterisco (*) nos permite realizar multiplicaciones, mientras que la barra oblicua (/) se usa para
dividir. Para realizar la radicacin debemos realizar la potencia inversa.
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Filas y columnas
esta manera, accederemos a su personalizacin.

Desde la ventana Personalizar barra de estado,
podremos activar o desactivar el clculo de las cuen-
tas bsicas mencionadas anteriormente. Tambin nos
da la posibilidad de mostrar el nmero de pgina en
la cual estamos situados cuando utilizamos el modo
de visualizacin de Diseo de pgina, que veremos
ms adelante (Figura 5).
Filas y columnas
Como dijimos, la planilla de Excel est conformada
por filas y columnas, por lo que debemos saber cu-
les son las acciones que podemos realizar sobre ellas,
que nos facilitarn algunas tareas.
INSERTAR Y ELIMINAR
En muchos casos nos resultar necesario agregar o
quitar filas o columnas dentro de nuestras planillas,
informes, etctera. Dentro del grupo Celdas de la
pestaa Inicio, encontraremos los comandos:
Insertar, Eliminar y Formato. Estas opciones
son muy intuitivas y, si elegimos las correctas,
podremos insertar o eliminar celdas, filas, columnas FIGURA 5. Hay un total de 22 parmetros
y hojas. Slo debemos tener en cuenta que las filas que podemos modificar para visualizar la barra
se agregarn por encima de la seleccin actual de la forma deseada.
OPCIONES DE EXCEL: FRMULAS

Bajo el grupo denominado Frmulas, podremos modificar algunas opciones para trabajar con
frmulas como el estilo de la referencia, cambiando el tradicional por el denominado F1C1, que
indica referencias relativas a partir de la celda en la cual nos encontramos situados.
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3.Excel
recer ninguno de los cuadros, sino que simplemente

se ejecutar la accin indicada. Las opciones del
grupo Celdas tambin las encontraremos dentro de
los comandos disponibles que se visualizan al hacer
clic con el botn derecho del mouse sobre una deter-
minada seleccin (Figura 7).
FIGURA 6. Al presionar Insertar celdas,

veremos un cuadro que nos permitir
seleccionar en qu lugar de la planilla
se insertarn las celdas.
mientras que las columnas lo harn a la izquierda

de la celda activa (Figura 6).
Para facilitar el manejo de estos comandos, pueden

resultarnos de gran utilidad los atajos de teclado. Para
insertar una fila o una columnna, podremos presionar a
la vez las teclas CTRL+ + (signo de suma), de esta
forma accederemos al cuadro Insertar celdas. De la
misma manera, para eliminar alguna parte de nuestras
hojas debemos presionar CTRL+ - (signo menos), y
visualizaremos el cuadro Eliminar celdas. Tambin
debemos saber que, si deseamos insertar o eliminar
una columna o una fila completa, es posible seleccio-
nar toda la fila o columna y utilizar el atajo de tecla- FIGURA 7. Al utilizar el botn derecho
do visto anteriormente. Al realizar esto (teniendo del mouse encontraremos las indicadas para
seleccionada la fila o columna por completo) no apa- Insertar y Eliminar filas, columnas y celdas.
SELECCIN DE FILAS Y COLUMNAS

Al utilizar el teclado, podremos seleccionar de forma muy sencilla la totalidad de una columna
si presionamos CTRL+Barra espaciadora, mientras que, si deseamos seleccionar una o varias
filas enteras, utilizamos la combinacin MAYUSC+Barra espaciadora.
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G u a rd a r l a p l a n i l l a
MOSTRAR Y OCULTAR Guardar la planilla

Adems de poder insertar y eliminar filas y colum-
nas, es posible ocultar algunas de ellas para visua- Al momento de guardar nuestros proyectos de
lizarlas en el momento que sea necesario. Podremos Excel, debemos dirigirnos a Botn de Office/
acceder a estas opciones bsicamente desde dos Guardar como (o pulsar la tecla F12) y all veremos
lugares: el primero y ms visible se encuentra den- que podremos optar por guardar el archivo en dife-
tro de la ficha de opciones Inicio, tambin en el rentes formatos, cada uno de ellos tendr distintas
grupo Celdas, pero en este caso dentro de las funcionalidades y usos:
opciones de Formato, bajo el ttulo Visibilidad.
Al hacer clic en Ocultar y mostrar, veremos un Libro de Excel: guarda en el formato predeter-
men contextual con ms opciones (Figura 8). minado de archivo, extensin .xlsx.
Libro de Excel habilitado para macros: con
Nuevamente, dentro de las opciones incluidas al esta opcin podemos guardar los archivos que pose-
presionar el botn derecho del mouse sobre una an macros. Su extensin ser .xlsm.
determinada seleccin, encontraremos estos Libro binario de Excel: guarda los archivos
comandos. Slo sern visibles cuando hayamos en el formato binario de Microsoft Excel 2007
seleccionado una fila o columna. (BIFF12), cuya extensin es .xlsb.
Libro de Excel 97-2003: esta opcin nos ser-
vir para poder guardar un archivo creado con Excel
2007 y que tenga compatibilidad con versiones
anteriores del programa.
PDF o XPS: archivo de diseo fijo.
Otros formatos: tambin podemos guardar
nuestro libro como un archivo de texto, una planti-
lla de Excel o una pgina web.
FIGURA 8. Tambin ser posible ocultar

y mostrar hojas utilizando estos comandos.
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3.Excel
Las referencias necesitamos es congelar la fila utilizaremos A$1.

Esto nos permitir que, al arrastrar frmulas, las par-
relativas y absolutas tes de la referencia que se encuentren fijas no sean
alteradas. Si deseamos fijar filas y columnas a la vez,
Cuando copiamos una frmula, el rango al que se o sea, obtener una referencia totalmente absoluta,
encuentra referenciado dentro de la frmula se des- la direccin de la celda deber ser $A$1. Luego de
plazar con la misma relacin que tenga respecto de tener confeccionada la cuenta de resultados en valo-
la celda de origen, pero esta vez respecto de la celda res, construiremos un cuadro para expresar los mon-
destino. Estas referencias son denominadas relati- tos como porcentajes de las ventas.
vas. Pero tambin es posible fijar celdas o alguna
parte de su direccin (columna o fila) para que, al En nuestro ejemplo, al fijar la columna hemos podido
momento de copiar las frmulas que contengan estas copiar la frmula incluida en B11 al resto de las cel-
celdas, sus referencias se encuentren relacionadas das del cuadro y hemos obtenido, de esta forma, el
con las celdas destino. Este tipo de referencias se resultado correcto. Si no hubiramos realizado ningu-
llaman absolutas. De esta forma, entendemos que na fijacin en la referencia de celda incluida en la fr-
las referencias que posean nuestras frmulas son muy mula, al copiarla hubiramos obtenido un resultado
importantes, ya que podrn ser relativas o absolutas. errneo. Para fijar celdas mientras introducimos la
operacin o la funcin que incluya la referencia en
Vamos a profundizar esta explicacin con un ejem- cuestin, podremos utilizar la tecla F4 para poder
plo: elaboraremos una cuenta de resultados muy alternar entre las diferentes variantes de fijacin.
sencilla de una distribuidora de libros. Antes de
comenzar debemos saber que, para fijar filas o
columnas, tenemos que anteponer el signo $ al
nombre de la celda. De esta forma si, por ejemplo, Las operaciones
deseamos fijar la columna de una referencia para la
celda A1 introduciremos $A1, mientras que si lo que bsicas
Vamos a construir nuestro primer proyecto para poder
continuar con las explicaciones. Para esto, empezare-
mos por crear un nuevo archivo: vamos a Botn de
Office/Nuevo y, en la ventana que se abre, hacemos
clic en Libro en blanco y luego en Crear. De esta
manera, veremos la hoja cuadriculada que describi-
mos al principio del captulo, lista para comenzar a
trabajar. En cualquier lugar de la planilla, por ejemplo
en la celda A4 (de modo de dejar un espacio libre para
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Las operaciones bsicas
los ttulos), colocaremos una lista de precios, indican- El primer clculo que realizaremos ser para obte-
do cdigos de artculos, descripciones y precios de ner el total de las ventas de cada artculo. Para esto,
venta. En las columnas siguientes, mostraremos algu- multiplicaremos los datos incluidos en la columna B
nos datos que reflejen unidades vendidas de cada (Cantidad) y la columna C (P.Venta) utilizando un
uno de los productos. Calcularemos la venta total, el asterisco (*) para realizar la operacin. Para incluir
costo y la utilidad bruta (Figura 9). una funcin en Excel, preferentemente, debemos
comenzar introduciendo un =. Sin embargo, tam-
bin es posible comenzar con un signo + o -. Slo
debemos tener en cuenta que, si comenzamos con
un signo menos (-) y luego el resultado arrojado
por la funcin no es un nmero, sta nos dar error.
Volviendo a nuestra planilla, para realizar el clculo
que necesitamos, en la columna D5 incluiremos la
frmula =B5*C5 (Figura 10).
En la columna E, agregaremos el precio del costo para

cada uno de los artculos y, posteriormente, una
FIGURA 9. Hemos designado una columna nueva columna (la F) con el valor de costo total para
r para las cantidades vendidas y otra para el precio cada uno de los artculos vendidos. Realizaremos este
de venta unitario de cada producto. clculo de la misma forma que explicamos anterior-
FIGURA 10.
s La multiplicacin
del precio de venta
y de las unidades
nos arrojar el total
de las ventas.
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3.Excel
mente. Por lo tanto, en la celda F4 quedar el siguien- Para completar este simple anlisis, agregaremos en
te clculo: =B5*E5 (Figura 11). la columna H el clculo de la utilidad como porcenta-
je de ventas. Para esto, realizaremos la divisin entre
Por ltimo, calcularemos la utilidad que nos gene- la utilidad en valores y las ventas por medio de la
ran estas ventas. En primer lugar, en valores absolu- barra invertida / para efectuar el clculo. Luego le
tos. Para esto, realizaremos la diferencia de los daremos formato de porcentaje a dicha divisin para
valores de venta y su respectivo costo en la colum- que los valores puedan visualizarse mejor. Esto lo
na G. En nuestro ejemplo, los costos se encuentran lograremos al ir a la solapa Inicio y presionar el
expresados con valores negativos, por lo tanto nos comando Estilo porcentual, que encontramos en
bastar con realizar la sumatoria entre estos valo- el grupo Nmero (Figura 13).
res. La frmula quedara expresada as: =D5+F5. Si
todos los importes se encontraran expresados con Podremos agregar o disminuir decimales para una
valores positivos, tendramos que realizar una resta mejor representacin de las cifras, lo podemos visua-
entre las ventas y los costos (Figura 12). lizar en la Figura 14 de este captulo.
FIGURA 11.
Podremos agregar
un total al final
de cada columna
para enriquecer
la informacin.
INMOVILIZAR PANELES
Para poder fijar los encabezados de las columnas o los nombres de las filas que identifican los
datos, podremos inmovilizar los paneles. Esta opcin la encontramos dentro de la ficha de
opciones Vista, dentro del grupo Ventana bajo el ttulo de Inmovilizar paneles.
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Las operaciones bsicas
n
-
e
a
e
a
o FIGURA 12.
Estos clculos
n tambin los podremos
realizar con algunas
funciones de Excel 2007
a que iremos viendo.
-
FIGURA 13.
Podremos trabajar
con diferentes estilos
y formatos de celdas
que mejorarn
la cosmtica.
FIGURA 14. Los botones para Aumentar decimales y Disminuir decimales nos permitirn
ajustar la cantidad de dgitos que se visualizarn luego de la coma.
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3.Excel
El formato De manera predeterminada, las celdas poseen forma-

to General cuando escribimos un nmero en ellas. Es
de los datos decir que no poseen un formato especfico. La mayor
parte de los nmeros a los que se les aplica este for-
Como hemos visto, la cosmtica que posean nuestras mato se muestra tal como los escribimos. No obstan-
planillas es fundamental para darles profesionalismo te, si la celda no es lo suficientemente ancha para
a nuestros trabajos, que sean fciles de leer por otros mostrar todo el nmero, el formato General redon-
y que generen una buena impresin a la vista. Pero en dear los decimales. Este formato tambin utiliza la
este caso, vamos a analizar los distintos formatos que notacin cientfica (exponencial) para los nmeros
podemos darles a nuestros valores. Bsicamente, grandes (12 o ms dgitos).
estas opciones las encontraremos dentro de la pesta-
a Inicio, en el grupo Nmero (Figura 15). Dentro del grupo Nmero, encontramos los siguientes
formatos ms utilizados:
Formato de nmero de contabilidad: es el for-

mato a travs del cual podremos agregarle el smbolo
de moneda que deseemos a nuestros nmeros. Se dife-
rencia del formato monetario (explicado ms adelante)
dado que alinea los smbolos monetarios y el separador
de decimales en una columna. Si seleccionamos Ms
formatos de contabilidad, podremos elegir entre
todas las monedas existentes (Figura 16).
FIGURA 15. Los formatos numricos FIGURA 16. Las monedas ms utilizadas
ms utilizados son accesibles de forma aparecen como predeterminadas (Pesos, dolares,
muy sencilla a travs de esta lista desplegable. euros, libras).
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El formato de los datos
Estilo porcentual: muestra el valor de la celda

con formato de porcentaje. Tambin es posible aplicar
este formato si presionamos CTRL+MAYUSC+% en nues-
tro teclado. Su icono se encuentra caracterizado con un
smbolo de porcentaje (%), y su uso es muy intuitivo.
Estilo millares: muestra el valor de la celda con

separador de miles. Para lograr esto, Excel 2007 apli-
ca el formato de contabilidad al valor de la celda pero
sin un smbolo de moneda.
MS FORMATOS NUMRICOS
Excel posee un gran variedad de formatos numricos.
Si aplicamos distintos formatos de nmero, cambia- FIGURA 17. Estas opciones tambin las vemos
remos la apariencia de los nmeros sin modificarlos. al desplegar el comando Formato de nmero.
El Formato de nmero no afecta el valor real de la
celda que utiliza Microsoft Excel para realizar los cl-
culos. El valor real se seguir mostrando en la barra de un separador de miles y el modo en que se
de frmulas. Adems de las opciones de rpido acce- muestran los nmeros negativos.
so que encontramos en los iconos del grupo Nmero, Moneda: se utiliza con los valores monetarios y
al hacer clic en la flecha ubicada en la esquina infe- muestra el smbolo de moneda predeterminado junto
rior derecha de este grupo, podemos acceder a la a los nmeros. Se puede especificar la cantidad de
ventana Formato de celdas, donde hallaremos decimales por utilizar, un separador para miles y el
otros formatos (Figura 17). modo en que se mostrarn los valores negativos.
Contabilidad: como ya mencionamos, este for-
Nmero: se utiliza para la presentacin de nme- mato permite establecer la moneda en la que
ros en general. Se puede especificar la cantidad de expresaremos los valores ingresados y las posicio-
posiciones decimales que se van a mostrar, el uso nes decimales que contendr.
FORMATO DE NMERO: PARA TENER EN CUENTA

El Formato de nmero de contabilidad establece dos decimales de manera predeterminada.
Pero cuando trabajamos con valores grandes, es importante, para mejorar la lectura de los
datos y presentar una mejor cosmtica, eliminar los decimales.
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3.Excel
FIGURA 18.
La Fecha larga permite
visualizar el da
de la semana y el mes
expresado en letras.
Fecha: muestra los nmeros de serie que repre- nido de una celda como texto, es decir que se mostra-
sentan fechas y horas como valores de fechas, segn r tal como lo escribimos, incluso los nmeros.
el tipo y la configuracin regional especificados Especial: esta opcin solo se utiliza en casos
(Figura 18). Los formatos de fecha que comienzan especiales para mostrar nmeros como cdigo pos-
con un asterisco (*) responden a cambios de la con- tal o nmeros de telfono.
figuracin regional de fecha y hora, que se especifi-
can en el Panel de control de Windows. Los for-
matos sin asterisco no se ven afectados por dicha
configuracin regional (Figura 19).
Hora: de forma similar al formato Fecha, represen-

ta a los nmeros de serie de fechas y horas como
valores de hora. Tambin debemos tener en cuenta
que aquellos formatos que poseen un asterisco sern
afectados por los cambios que realicemos en la con-
figuracin regional de Windows.
Fraccin: muestra un nmero como fraccin,
segn el tipo de fraccin que especifiquemos.
Cientfico: este formato es utilizado para mostrar FIGURA 19. Si la Fecha corta elegida posee
un nmero en notacin exponencial. un asterisco (*) utilizar el separador de fechas,
Texto: al aplicar este formato trataremos el conte- en este caso la barra (/).
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O rd e n a r l o s d a t o s
Personalizada: con esta opcin podemos crear un Ordenar los datos

nuevo cdigo de formato para visualizar textos y
nmeros de la forma que necesitemos. Cuando trabajemos con gran cantidad de datos, ser
indispensable conocer a fondo las distintas formas de
La aplicacin de los formatos de celdas es muy senci- generar ordenamientos. Esta simple herramienta nos
lla. Por eso, vamos a centrarnos en la creacin de resultar de gran utilidad. Bsicamente, esta funcin de
algunos formatos personalizados que nos ayudarn a Excel nos permitir ordenar un grupo de datos por uno
mejorar la exposicin de nuestras planillas. o por mltiples criterios y tendremos, de esta forma, un
Comenzaremos con un sencillo ejemplo para crear mejor manejo de la informacin. Dentro de la ficha de
algunos formatos de fecha personalizados. opciones Datos, encontraremos el grupo Ordenar y
filtrar. Aqu hallaremos todas las opciones para tra-
En el caso de los das y los meses, al introducir un for- bajar con estas herramientas (Figura 20).
mato personalizado con cuatro letras (dddd o mmmm) Dentro de este grupo, encontraremos dos herramien-
visualizaremos el nombre completo del da o mes, tas de ordenamiento de rpido acceso.
como hemos visto en el ejemplo anterior. Si, en cam-
bio, slo utilizamos tres dgitos (ddd o mmm) podremos Ordenar de A a Z: ordena la seleccin situando los
visualizar el nombre en forma resumida, por ejemplo, valores ms bajos en la parte superior de la columna.
en lugar de Sbado se mostrar Sb, y para los meses Ordenar de Z a A: inversamente a la explicacin
ser Sep en lugar de Septiembre. anterior, con este comando situaremos los valores
ms altos en la parte superior de la columna.
FIGURA 20. Excel 2007 presenta agrupaciones

de herramientas muy intuitivas.
DE MILLONES A MILES
Podemos crear un formato numrico para expresar millones (1.000.000) en miles (1.000). Para
esto, debemos crear un formato numrico personalizado de la manera que vimos y en el campo
Tipo: incluir 0,. Esto podr resultarnos de gran utilidad al trabajar con nmeros muy grandes.
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3.Excel
Estos botones son de rpido acceso, por lo que con mos aplicar. Slo debemos tener en cuenta que, si
ellos el ordenamiento de los datos de una tabla ser seleccionamos una parte de los datos que corres-
muy sencillo, ya sean nmeros o textos. ponde a un rango ms grande, Excel nos mostrar
un cuadro de dilogo de advertencia con la posibi-
Para mostrar un ejemplo, tomaremos una base de lidad de ampliar el rango de datos seleccionado.
clientes y aplicaremos distintos ordenamientos. Este tipo de advertencias que nos proporciona el
Partiendo de nuestra base de datos, y sin necesidad programa nos dan la posibilidad de cometer menos
de tener que seleccionar todos los datos, podremos cantidad de errores y nos facilita, de este modo,
situarnos en la columna sobre la cual deseamos gene- nuestra tarea (Figura 22).
rar el ordenamiento y presionar el botn Ordenar de
A a Z. En estos casos, Excel interpretar que desea-
mos ordenar el grupo de celdas que se encuentra por
debajo de la seleccionada. Por lo tanto, debemos
tener en cuenta que si dentro de nuestros datos exis-
te alguna fila totalmente vaca, al generar un ordena-
miento de los datos, sin seleccionar todo el rango,
slo se ordenarn los incluidos hasta alcanzar la fila
en blanco. En cambio, si slo se encuentran vacas
algunas de las celdas de la base, pero al menos hay
algn dato que genere continuidad entre la informa-
cin, el ordenamiento se aplicar sobre la totalidad
del rango en cuestin. Siguiendo con el ejemplo, nos
situaremos sobre la columna Rubro y aplicaremos un
clic en el comando Ordenar de A a Z (Figura 21).
Tambin podemos ordenar nicamente un determi-
nado rango. Para eso, debemos seleccionar el rango FIGURA 21. Nos situamos en la columna que
deseado y utilizar el comando Ordenar de A a Z deseamos ordenar, y el comando se ejecutar
u Ordenar de Z a A, segn el criterio que quera- correctamente.
FILA DE TTULOS
De manera preestablecida, el valor del ttulo no se incluye en la operacin de ordenacin. A
veces, es posible que tengamos que activar o desactivar el ttulo para que su valor se incluya o
no al momento de realizar un ordenamiento.
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A p l i c a r f i l t ro s
Aplicar filtros
Adems de conocer perfectamente la forma de
ordenar datos, ser necesario aprender a aplicar fil-
tros para poder trabajar con gran cantidad de
datos. Esta herramienta tambin la encontraremos
en la ficha de opciones Datos, dentro del grupo
Ordenar y filtrar (Figura 23).
Con slo situarnos en alguna parte de nuestra planilla y

presionar el botn Filtro, aparecern, junto a los
encabezados de las columnas, unas pequeas flechas
desde donde podremos realizar las selecciones.
Tambin es posible activar los filtros al presionar la com-
binacin de teclas CTRL+MAYS+L. Si presionamos nue-
vamente el botn Filtro o su combinacin de teclado,
lo que hacemos es quitar las flechas de filtros y mostrar
nuevamente todos los datos (Figura 24).
FIGURA 23. Si aplicamos filtros, podemos
Desde la flecha de filtros, accedemos tambin a las seleccionar parte de la informacin
opciones de ordenamiento que hemos tratado ante- de una base de datos.
FIGURA 22
Es posible continuar
con el ordenamiento
de los datos seleccionados
o ampliar la seleccin.
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3.Excel
riormente. Desde los simples botones para generar un AUTOSUMA

orden alfabtico hasta las opciones de Ordenar por Aqu encontraremos, adems de la funcin =SUMA que
color y Filtro personalizado. Al presionar la fle- hemos explicado anteriormente, algunas funciones
cha de la columna sobre la cual deseamos efectuar un muy sencillas dedicadas a calcular el promedio, obte-
filtro, accederemos en forma directa a las opciones de ner los valores mnimos y mximos de una determina-
filtrado. El paso ms sencillo ser seleccionar o des- da lista de datos, y realizar conteos (Figura 26).
eleccionar los elementos incluidos en dicha columna
que deseamos visualizar u ocultar. FINANCIERAS
Slo debemos identificar que, dentro de este grupo,
hallaremos las funciones relacionadas con los clcu-
los financieros. La aplicacin de intereses y tasas. El
La biblioteca clculo de pagos y la amortizacin de crditos, por
ejemplo (Figura 27).
de funciones
LGICAS
Dentro de la pestaa Frmulas, Excel 2007 presenta Este grupo es muy pequeo, pero aqu podremos
un grupo denominado Biblioteca de funciones, encontrar algunas funciones que nos resultarn de
que incluye, divididas en distintos grupos, las frmu- gran utilidad al elaborar construcciones complejas.
las que podemos aplicar (Figura 25). Por ejemplo, con la funcin =SI (que desarrollaremos
FIGURA 24.
Con pocos clics podremos
efectuar filtros
muy interesantes.
CARACTERES COMODN
Podremos potenciar las opciones que presentan los filtros utilizando los caracteres especiales
que cumplen funciones de comodn. Con el signo de interrogacin, representaremos cualquier
carcter individual, en cambio, con el asterisco, representaremos una serie o secuencia.
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La biblioteca de funciones
FIGURA 25. Cada grupo se encuentra

representado por un icono diferente, relacionado
con su contenido.
FIGURA 26. El clculo de estas funciones

tambin se visualiza en la barra de estado.
en detalle ms adelante) podremos analizar una

determinada condicin que, de cumplirse, nos permi- FIGURA 27. Adems de lo indicado, en este grupo
tir realizar un determinado clculo o accin. Si arro- encontraremos funciones para el anlisis
ja como resultado un valor falso, podremos accionar de proyectos, para calcular el valor actual neto
algo diferente (Figura 28). y la tasa interna de retorno de flujos de fondos.
TODO CON EL TECLADO

En Microsoft Excel 2007, podemos llegar a cualquier lado y utilizar cualquier parte de la cinta de
opciones con slo presionar el teclado. Al apretar la tecla ALT, veremos en pantalla el carcter
asignado a cada ficha de opciones para la ejecucin de las diferentes funciones.
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3.Excel
por comas, cada uno de los datos en diferentes

columnas. Adems, aqu tambin hallaremos algunas
herramientas para poder transformar valores numri-
cos a textos y a la inversa (Figura 29).
FECHA Y HORA
Este grupo incluye todas aquellas funciones referidas
al manejo de fechas y su composicin. Podremos
determinar das, meses y aos como as tambin
horas, minutos y segundos de las horas (Figura 30).
FIGURA 28. Las funciones O e Y nos permitirn

aumentar an ms la potencia de la funcin.
condicional SI que estudiaremos ms adelante.
TEXTO
Adems de trabajar con nmeros, en Excel utilizamos
muchos valores que son considerados textos. Por eso,
aprender a manejarnos con ellos nos permitir reali-
zar clculos con mayor facilidad. Para esto, contamos
con un batalln de funciones dispuestas para mejorar
el manejo de las variables no numricas.
=EXTRAE: devuelve los caracteres del centro de

una cadena de texto especificando desde y hasta
qu carcter deseamos extraer.
=IZQUIERDA: nos devuelve la parte inicial de una
cadena de texto donde debemos especificar la canti-
dad de caracteres que necesitamos.
=DERECHA: muestra una porcin de una cadena de
texto comenzando desde la parte final y devolviendo
la cantidad de caracteres que indiquemos en su
segundo argumento.
FIGURA 29. Existen funciones que nos
Utilizando estas funciones podramos, por ejemplo, permitirn convertir texto de maysculas
extraer de una lista de nombres y apellidos separados a minsculas, y viceversa.
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Cmo aplicar las frmulas?
Cmo aplicar
las frmulas?
Vamos a realizar un ejemplo para aprender a utili-
zar algunas de las funciones ms importantes.
Haremos de cuenta que nos encontramos en un
depsito de mercadera donde debemos ingresar en
una planilla los diferentes movimientos de entrada,
salida y devoluciones de mercadera. Esta tarea se
realiza en forma diaria. Debemos generar un resu-
men de los movimientos para poder analizar qu es
lo que sucede con el depsito. En primer lugar, vol-
caremos en una planilla los diferentes movimientos
como vemos en la Figura 31.
FIGURA 30. Las funciones relacionadas con FIGURA 31. Aqu, hemos dispuesto movimientos
las fechas son de gran utilidad al manejarnos con de dos meses, pero podran ser de muchos
datos que debemos actualizar peridicamente. ms sin que eso nos genere inconvenientes.
REFERENCIA CIRCULAR
Cuando incluyamos cualquier funcin u operacin en Excel que se encuentre en forma directa o
indirecta referenciada a s misma, se generar una referencia circular. Estas son indicadas
en la barra de estado de nuestra planilla y nos muestran en la celda en que se encuentran.
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3.Excel
Deseamos obtener un resumen para cada mes de los La funcin =DIA posee las mismas caractersticas que
movimientos indicados como: las utilizadas y puede resultar de inters para resolver
problemas con ms detalle.
E: entrada de mercadera
S: salidas SUMAR.SI
D: devoluciones efectuadas a los proveedores por Nuestro objetivo final es realizar sumatorias de las
mercaderas defectuosas. unidades ingresadas y sus valores para cada movi-
miento y mes. Esto lo lograremos utilizando la funcin
El primer paso ser identificar con las fechas que =SUMAR.SI, que realiza sumatorias de valores que
poseemos, el mes y el ao, para luego poder realizar cumplan con una determinada condicin. Esta fun-
una sumatoria teniendo en cuenta este concepto. Una cin es de gran utilidad ya que, si realizamos las com-
manera de lograr esto consiste en utilizar algunas cel- binaciones correctas, podremos aplicarla para hacer
das auxiliares que nos servirn para realizar clculos sumatorias con ms de una condicin. A nuestra pla-
intermedios y facilitar nuestra tarea. Dentro del grupo nilla de Movimientos del depsito, agreguemos
de funciones de Fecha y hora, hallaremos: algunas filas por encima de nuestro detalle de movi-
DIA: devuelve el da, teniendo como argumento una mientos para poder realizar el resumen (Figura 32).
fecha. Valor entre 1 y 31.
MES: arroja como resultado el nmero que repre-
senta un mes.
AO: tomando una fecha como argumento, nos
devuelve el ao que le corresponde.
En principio, slo nos interesa identificar el mes, pero

tambin es conveniente incluir como variable el ao
para que nuestro resumen funcione correctamente
cuando poseamos los movimientos de ms de un ao.
FIGURA 32. Tambin calcularemos el precio

promedio de cada tipo de movimiento, realizando
la divisin entre los importes y las unidades.
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Insertar grficos
forma anual, aunque podramos incluir algunas

modificaciones para visualizar la informacin por
mes. Debemos tener en cuenta que esta funcin
posee, como limitacin, que slo podemos trabajar
con una nica condicin.
Insertar grficos
A continuacin, mostraremos cmo aplicar la funcin Un grfico es una representacin diferente de los
=SUMAR.SI para ver qu resultado obtenemos. Pero datos de nuestras planillas. De forma ms sinttica
antes, debemos saber que la funcin =SUMAR.SI y de un simple vistazo, podemos analizar la infor-
posee tres argumentos: macin incluida en un cuadro. Existen muchos tipos
de grficos por lo que la clave ser seleccionar el
Rango: ser el grupo de celdas donde se encuentre la adecuado segn los datos que deseamos mostrar.
condicin que deseamos evaluar para realizar la suma.
Criterio: valor o criterio que determina qu celdas Como toda cuestin grfica, resulta muy importan-
deben sumarse. Puede estar en forma de nmero, te el diseo, ya que es el corazn de esta herra-
texto, expresin, o estar referenciado a una celda. mienta. En Excel 2007, las herramientas para cons-
Rango_suma: es el grupo de celdas donde se truir grficos las encontraremos dentro de la ficha
encuentran los valores que deseamos sumar si cum- de opciones Insertar. Aqu, dentro del grupo
plen con el criterio establecido. Si lo omitimos, se uti- Grficos, encontraremos las principales opciones
lizarn las celdas del primer argumento, rango. para comenzar a utilizar esta herramienta (Figura 33).
Cuando nos posicionemos sobre un grfico, apare-
Comencemos por realizar una sumatoria de las cantida- cern nuevas fichas de opciones especficas para
des e importes de cada movimiento (Paso a paso1). esta herramienta, desde donde podremos modificar
De esta forma, hemos logrado obtener los datos en muchsimos parmetros.
LA IMPORTANCIA DE FIJAR CELDAS

Es fundamental fijar parte de las referencias con el carcter $ o al presionar la tecla de funcio-
nes F4 hasta que hallemos la opcin deseada. De esta forma, nos aseguraremos de que, al rea-
lizar copias de las frmulas introducidas, los clculos sigan siendo los correctos.
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3.Excel
PASO A PASO /1
Utilizar una suma con condiciones
1 Sitese en la celda C3 y seleccione,

dentro del grupo de funciones Matemticas
y trigonomtricas, la funcin SUMAR.SI.
Aparecer la ventana Argumentos
de funcin , donde deber seleccionar
como argumento Rango, los, datos que indican
el tipo de movimiento, incluidos en la columna B
y, como Criterio, la celda B3, que es donde
ha establecido la letra (E, en este caso).
2 Dentro de Rango_suma debemos hacer

referencia a la columna C, la cual contiene
estos datos.
Agregue el smbolo $ para fijar las partes
de los rangos, lo que le permitar copiar
la frmula al resto de las celdas sin tener
que realizar ninguna modificacin.
La sintaxis completa quedara expresada:
=SUMAR.SI($B$11:$B$62,$B3,$C$11:$C$62).
3 Copie la frmula al resto de las celdas

para obtener los totales para cada movimiento.
Aplique algunas opciones de formato
para mejorar el aspecto del resumen.
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Insertar grficos
FIGURA 33. Desde Grficos, comenzaremos

a elaborar representaciones de los datos.
de representaciones de los datos de una tabla.
TIPOS DE GRFICOS
Para empezar, haremos un rpido repaso por los tipos
de grficos que posee Excel 2007 y sus agrupaciones, posible mostrarlos en 2D y 3D. Los valores de su serie
para luego utilizar ejemplos y mostrar en detalle todas deben ser todos positivos y, generalmente, se utiliza
sus funcionalidades. Los siete grupos principales son: cuando slo poseemos una serie de datos.
Barra: seran algo as como los grficos de columnas,
Columna: estos grficos muestran los datos en pero en forma horizontal (acostados). Posee las mismas
forma de columnas, de forma simple o apilada. Se opciones de presentacin de datos que los de Columna.
pueden mostrar en 2D y 3D. Sus variantes son los gr- rea: se presentan en 2D y 3D, se muestran como
ficos cilndricos, cnicos y en forma de pirmide. grficos de lneas rellenos. Sus modalidades son grfi-
Lnea: son grficos que representan la informacin cos de rea apilada, rea 100% apilada, rea
en lneas. Tambin pueden presentarse en 2D y 3D (en 3D, rea 3D apilada, rea 3D 100% apilada.
forma de cintas). Estos grficos nos sirven para repre- Estos grficos enfatizan las diferencias entre diferentes
sentar evoluciones de valores a travs del tiempo. conjuntos de datos en un perodo de tiempo.
Adems, este tipo de grficos muchas veces es utili- Dispersin: son tiles para representar gran can-
zado cuando trabajamos con series de datos muy lar- tidad de datos y mostrar la dispersin de los valores.
gas y se desea presentar tendencias. Posee varias opciones interesantes. Muestran la rela-
Circular: tambin llamados grficos de torta, mues- cin entre los valores numricos de varias series de
tran en un crculo el 100% de la informacin, son muy datos o trazan dos grupos de nmeros como una
tiles para mostrar porcentajes de participaciones. Es serie de coordenadas XY. Estos grficos poseen dos
ANCHO DE LAS BARRAS

En los grficos de Barra o Columna, podremos modificar el ancho de stas: debemos hacer clic
derecho sobre las barras del grfico y seleccionar Dar formato a serie de datos y, en la ven-
tana que aparece, modificar las opciones Superposicin de series y Ancho del intervalo.
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3.Excel
ejes de valores, mostrando un conjunto de datos todos los comandos para aplicar a la configuracin de
numricos en el eje horizontal (eje x) y otro en el eje la impresin. Por ejemplo, es posible modificar el
vertical (eje y). Combina estos valores en puntos de tamao de los Mrgenes. Para ello, se presentan
datos nicos y los muestra en intervalos uniformes o varias opciones ya predefinidas aunque tambin,
agrupaciones. Estos grficos se utilizan normalmente como sucede con muchos de los comandos de Excel
para mostrar y comparar valores numricos como 2007, aparecer como opcin la ltima configu-
datos cientficos, estadsticos y de ingeniera. racin personalizada que hayamos aplicado.
Otros grficos: en este grupo hallaremos los Adicionalmente, podremos acceder a la personaliza-
tipos de grficos ms extraos, algunos de gran utili- cin total de estos parmetros si presionamos
dad, como ser los grficos de Burbuja o Anillo. Mrgenes personalizados.
Aqu tambin encontraremos el grfico Radial, de
Cotizaciones y Superficie. Tambin es posible seleccionar slo una parte de la
hoja para que se imprima. Establecer rea de
impresin es el comando que nos permitir realizar
esta tarea. El procedimiento sera seleccionar el rango
Imprimir la planilla que deseemos imprimir y utilizar esta opcin. De esta
forma, alrededor del rango de impresin aparecer
Luego de haber construido nuestras planillas, puede una lnea punteada. Esta lnea no se imprimir. Para
ser necesario imprimirlas. Para esto, dentro de la borrar el rango seleccionado aplicaremos la opcin
ficha de opciones Diseo de pgina, hallaremos Borrar rea de impresin, que se encuentra
bsicamente, las herramientas relacionadas con las disponible dentro del botn rea de impresin.
impresiones. Desde aqu, podremos navegar por la
configuracin de la pgina por imprimir y modificar Saltos de pgina
muchos parmetros. Los saltos de pgina nos permiten establecer qu par-
tes de nuestras planillas sern impresas en cada hoja,
CONFIGURAR PGINA podremos establecerlos y eliminarlos fcilmente. Los
En el grupo Configurar pgina, dentro de la ficha saltos se insertarn por encima y a la izquierda de la
de opciones Diseo de pgina, encontraremos celda seleccionada.
RESUMEN
Durante este captulo, descubrimos las principales herramientas que Excel pone a nuestra dis-
posicin. Comenzamos trabajando con filas y columnas, modificamos el formato de las celdas,
analizamos los formatos condicionales y tambin aprendimos a trabajar con frmulas.
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Captulo 4
PowerPoint
Aprenderemos a crear presentaciones

multimedia con todos los recursos
que ofrece PowerPoint.
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4.PowerPoint
Primeros pasos Para crear nuestras presentaciones en Microsoft

Office PowerPoint 2007, primero debemos familiari-
en PowerPoint zarnos con sus herramientas, la ubicacin de los coman-
dos y sus funciones principales (Gua Visual 1).
Lo primero que hay que saber de PowerPoint es su
funcin: sirve para hacer presentaciones de diaposi- PowerPoint 2007 tambin incluye la cinta de opcio-
tivas, tal como hasta hace un tiempo se realizaban nes, en lugar de los mens y comandos que existan
con negativos o transparencias, con la salvedad de en la versin 2003 (Figura 1). Si bien la nueva edi-
que podemos agregar otros elementos adems de cin de PowerPoint conserva el panel Diapositivas
la imagen, como sonidos, animaciones, videos, tex- a la izquierda de la pantalla que nos permite agre-
tos, etctera. PowerPoint es muy utilizado en dos gar, eliminar y navegar las diapositivas, los coman-
mbitos en especial: el educativo y el empresarial. dos de las barras de herramientas Estndar y
En el primer caso, este programa ayuda a los docen- Formato ahora estn incluidos en el Botn de
tes a basar sus clases en material multimedia, sin la Office y en la solapa Inicio, respectivamente.
necesidad de anotar en el pizarrn o de utilizar afi-
ches. Con respecto al segundo caso, PowerPoint es Al abrir PowerPoint, el programa mostrar una diapo-
ampliamente utilizado para realizar presentaciones sitiva en blanco que podemos editar fcilmente, pero
de nuevos productos, mostrar a los accionistas la slo contendr dos campos de textos, por lo que ser
situacin financiera de la empresa y cualquier otra difcil poder comunicar algo de modo eficaz con tan
cuestin que desee comunicarse. pocos elementos. Por ello, podemos utilizar uno de los
estilos prediseados de PowerPoint que se muestran
en la solapa Inicio, al presionar el botn desplega-
ble Diseo. A continuacin, elegimos uno de los
esquemas de la lista, por ejemplo: Ttulo y obje-
tos, para poder insertar contenido de otro tipo, ade-
ms de texto. Luego hacemos clic en el cuadro de
texto Haga clic para agregar ttulo y escribi-
mos el ttulo de la presentacin.
Posteriormente, hacemos clic en el cuadro Haga clic

para agregar texto (Figura 2) y escribimos lo que
deseamos. Finalmente, presionamos uno de los ico-
nos para agregar una tabla, un grfico de Excel, un
FIGURA 1. PowerPoint 2003 posee el mismo esquema SmartArt, una imagen o un clip multimedia.
diseo de la interfaz que la versin 2007, aunque Lamentablemente, estos iconos slo ofrecen la posibi-
incluye mens en lugar de la cinta de opciones. lidad de insertar un nico tipo de objeto.
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P r i m e ro s p a s o s e n P o w e r P o i n t
GUA VISUAL /1
La cinta de opciones de PowerPoint 2007
1 2 3 4 5 6 7
1 Inicio: agrupa los comandos para cortar, copiar y pegar objetos, controlar los formatos de texto,
manejar diapositivas e insertar diversas formas.
2 Insertar: contiene las funciones para incrustar elementos (tablas, encabezados y pies de pgina,
formas, imgenes, grficos, audios y videos) en el documento.
3 Diseo: permite establecer las opciones de diseo de las diapositivas, temas y estilos.
4 Animaciones: nuclea los comandos necesarios para configurar el comportamiento de los
objetos incrustados (transiciones, sonidos, duracin).
5 Presentacin de diapositivas: mediante esta solapa, se puede controlar y configurar la pro-
yeccin de la presentacin, adems de la opcin para seleccionar el monitor a utilizar.
6 Revisar: presenta las herramientas de correccin ortogrfica, bsqueda de sinnimos, insercin
de comentarios y proteccin de documentos.
7 Vista: permite cambiar las vistas de los trabajos, leerlos a pantalla completa, ver la regla y otras
referencias, modificar el zoom y administrar las ventanas de PowerPoint abiertas.
Podemos seguir agregando diapositivas mediante el

botn desplegable Nueva diapositiva y seleccio-
nando el diseo que ms nos interese. Cada vez que
agreguemos una nueva diapositiva, veremos que se
agregar una vista en miniatura de ella en el panel de
la izquierda. De este modo, podremos navegarlas sin
utilizar las barras de desplazamiento, haciendo clic
sobre ellas. Tambin podremos realizar otras opciones
FIGURA 2. Presionando los cuadros, podremos si aplicamos un clic derecho sobre las miniaturas: agre-
ingresar textos. Pulsando los iconos, gar una diapositiva, duplicarla -es decir, insertar una
insertaremos objetos en la diapositiva. nueva diapositiva con el mismo esquema- o eliminarla
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4.PowerPoint
(Figura 3). Asimismo, se encuentran las operaciones Adems, es posible cambiar su diseo de modo ms
Cortar, Copiar y Pegar. Si queremos cambiar el veloz. En la parte superior de este panel, hay dos
orden de una diapositiva en la presentacin, debemos solapas que nos permitirn cambiar la vista:
mantener un clic sobre la que queremos mover y arras- Diapositivas, que es la opcin predeterminada y
trarla hacia la ubicacin que deseemos. que permite ver una miniatura de las diapositivas; y
Esquema, la cual ofrece una vista de los ttulos y el
texto que poseen cada una. En la esquina inferior
izquierda de la ventana de PowerPoint, encontra-
mos los controles para cambiar la vista. Los tres
botones agrupados son:
Normal: al presionar este botn, veremos la dia-

positiva actual en tamao completo y es la vista
predeterminada de la aplicacin.
Clasificador de diapositivas: este botn
muestra miniaturas de toda la presentacin.
Presentacin con diapositivas: muestra la pre-
sentacin, es decir, la sucesin de todas las diapositivas.
Ajustar diapositiva a la ventana
actual: con este botn lograremos que el tamao
de visualizacin de la diapositiva ocupe toda la
zona de trabajo, sin la necesidad de desplazar la
hoja de forma vertical u horizontal.
Controles de Zoom: cada vez que presionemos los
botones + y , aumentaremos o reduciremos en un
FIGURA 3. Desde la miniatura de las diapositiva 10% el tamao de visualizacin de la diapositiva. El
podemos copiarlas, pegarlas, eliminarlas deslizable Zoom nos brindar la posibilidad de hacerlo
y cambiar su orden. de forma ms exacta (Figura 4).
CMO COPIAR TTULOS?

Para insertar los ttulos que aparecen al utilizar un diseo predeterminado: le hacemos clic a un
ttulo hasta que el cursor adopte la forma de cuatro flechas y presionamos Control+C para
copiarlo. Luego, vamos hacia la diapositiva donde queremos pegarlo y presionamos Control+V.
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Diseo de la diapositiva
FIGURA 4. Mediante los controles de la zona

inferior derecha, podemos controlar la vista,
reproducir la presentacin y cambiar el zoom.
Diseo En primer lugar, veremos el sector Configurar

pgina. All tenemos dos botones: Configurar
de la diapositiva pgina y Orientacin de la diapositiva. Al
pulsar el primero, aparecer una ventana emergen-
La solapa Diseo (Figura 5) nos permitir configu- te que nos permitir establecer las dimensiones de
rar todo lo referente al formato de la diapositiva. la presentacin mediante el desplegable Tamao de
Estos formatos se aplicarn a todas las diapositivas, diapositivas para:. Disponemos de varias
de modo tal que slo deberemos establecerlo una vez opciones como 4:3, para monitores convenciona-
y PowerPoint se encargar del resto. les; 16: 9, para monitores apaisados o wide; y los
FIGURA 5. En la solapa Diseo, encontramos los comandos para configurar la pgina,

orientar la diapositiva, el tema, los efectos y el fondo de las diapositivas.
REPRODUCIR UNA DIAPOSITIVA POR PRIMERA VEZ

Adems de presionar el botn Presentacin con diapositivas, tambin es posible hacer correr
la presentacin presionando la tecla F5. Para pasar de una diapositiva hacia la siguiente, debe-
mos hacer clic con el mouse o presionar la Barra espaciadora.
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4.PowerPoint
distintos tipos de papeles. Tambin podemos esta- que insertemos una nueva diapositiva, sta tendr el
blecer el tamao manualmente, completando los mismo estilo que las anteriores, sin que debamos
cuadros que corresponden a Ancho y Alto. Por su insertar elementos. Adems, estos cambios se aplica-
parte, el botn desplegable Orientacin de la rn a toda la presentacin y no slo a la diapositiva
diapositiva ofrece elegir de una lista la orienta- sobre la cual estamos trabajando.
cin Horizontal, que es la que usamos por defec-
to, o Vertical (Figura 6). Pero adems podemos cambiar algunas opciones de
los objetos que componen un tema. Para ello, debe-
Por su parte, la lista que se encuentra dentro del sec- mos usar los botones desplegables Colores,
tor Temas nos permitir utilizar justamente los Fuentes y Efectos, y elegir la combinacin que des-
temas, que son combinaciones de fuentes, ilustracio- eemos desde las listas que aparecern al pulsarlos.
nes y otros objetos que podemos implementar con Slo debemos tener en cuenta que, si cambiamos los
slo hacer clic sobre ellos. De este modo, cada vez colores y las fuentes, estas modificaciones afectarn a
todas las diapositivas que componen nuestra presen-
tacin y no a una diapositiva en particular.
Finalmente, el botn Estilos de fondo nos permi-
tir establecer una trama para el fondo de las diapo-
sitivas, que tambin podemos seleccionar desde una
lista. Para ello, debemos elegir de la lista uno de los
estilos disponibles o presionar el botn Formato de
fondo y escoger las opciones de relleno. Tambin es
FIGURA 6. Por medio de los botones del sector posible usar las plantillas que incluye PowerPoint,
Configurar pgina, podemos establecer para as crear presentaciones en forma rpida y sen-
el tamao de las diapositivas y su orientacin. cilla, por medio del asistente (Figura 7).
FIGURA 7.
En la lista Temas,
podemos cambiar
los diseos de fuentes,
fondos y otros elementos
de nuestras diapositivas.
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Insertar objetos
Insertar objetos mos los comandos del botn Fuente para aplicarle
formato. Por ejemplo, con los desplegables Fuente
Para lograr una buena comunicacin de nuestras ideas, y Tamao de fuente establecemos el tipo de letra
debemos utilizar todo el potencial que PowerPoint nos y las dimensiones que sta tendr en la presenta-
ofrece: textos, cuadros, grficos, tablas, sonidos, videos, cin. Si seleccionamos un prrafo, en el sector
etctera. En esta parte del captulo, veremos cmo Prrafo disponemos de los comandos para fijar la
insertar este tipo de objetos y modificarlos a nuestro alineacin ( Izquierda , Centro , Derecha y
antojo, con el propsito de adaptarlos a nuestras nece- Justificado), dividir el texto en columnas, orien-
sidades. Para esto, utilizaremos los comandos provistos tar verticalmente el texto e insertar vietas o nme-
en la solapa Insertar (Figura 8). ros para la enumeracin de tems (Figura 9).
TEXTOS Y TABLAS En el caso de tener que insertar una tabla, debemos

Para insertar un texto, debemos presionar el botn volver a la solapa Insertar y pulsar el botn Tabla.
Cuadro de texto. Luego, dibujamos con el mouse Luego, elegimos con el mouse la cantidad de colum-
un recuadro en la zona de la diapositiva donde nas y filas que tendr nuestra cuadrcula. Al realizar
deseamos insertarlo y escribimos el texto. El forma- esta accin, aparecern dos nuevas solapas bajo el
to de la fuente y del prrafo lo editamos desde la ttulo Herramientas de tabla: Diseo y
solapa Inicio. Para ello, seleccionamos con el Presentacin. Desde la solapa Diseo, podemos
mouse el texto que deseamos modificar y presiona- elegir el formato de nuestra tabla de la lista Estilos.
FIGURA 8. En la solapa Insertar, encontramos los controles para incluir y modificar imgenes,
cuadros de texto, encabezados y pies de pginas, WordArt y otros objetos.
SOBRE TEMAS Y PLANTILLAS

Un tema es un conjunto de configuraciones de fuentes, colores, objetos que nos sirven para apli-
car un formato a toda la presentacin de manera automtica. Por el contrario, las plantillas re-
nen un conjunto de temas y slo pueden ser elegidas antes de crear la presentacin
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4.PowerPoint
FIGURA 9. En la solapa Inicio, se encuentran los controles generales para trabajar con los textos
que incluyan la diapositivas: Fuente, Prrafo, Edicin.
Desde Presentacin, podemos configurar el tamao repitan en todas las diapositivas de la presentacin.
de la tabla, insertar filas y columnas, etctera. Para hacerlo, presionamos el botn Encabezado y
Finalmente, para completar los datos de la tabla, pie de pgina. En la ventana emergente que apa-
debemos hacer clic en la celda que deseamos editar y recer a continuacin, tildamos la casilla Fecha y
luego escribimos el texto correspondiente. Este texto hora, por ejemplo, si deseamos que estos datos estn
tambin puede ser editado mediante los controles en cada diapositiva. En este caso, podemos marcar
Fuente y Prrafo de la solapa Inicio (Figura 9). Actualizar automticamente, para que siempre se
muestre la hora actual, o Fija, para estipular la fecha
Adems de tablas y cuadros de texto, es posible aa- y hora que deseemos. Esta informacin la ingresamos
dir otros elementos textuales a nuestras diapositivas. en la caja de texto que se habilitar. Luego, podemos
Para ello, utilizaremos los botones del sector Texto, marcar la casilla Nmero de diapositiva para que
ubicado dentro de la solapa Insertar. Por ejemplo, se numeren las pantallas de la presentacin, tal como
podemos crear encabezados o pies de pgina que se si se tratara de un nmero de pgina en un documen-
FIGURA 10. En la solapa Diseo, podemos encontrar varios tipos de modelos para crear tablas
ms atractivas, adems de las opciones de estilos y bordes.
OTROS MODOS DE ACCEDER AL ENCABEZADO Y AL PIE

Accedemos el botn Encabezado y Pie de pginaa ella mediante el botn Fecha y hora. Y el
botn Nmero de diapositiva realiza la misma accin, salvo que hayamos seleccionado un cua-
dro de texto. En este caso, se insertar el nmero de diapositiva dentro del cuadro de texto.
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Insertar objetos
to de Word. Finalmente, tildamos la opcin Pie de

pgina e ingresamos el texto correspondiente en la
caja de texto que se habilitar para tal fin. Es impor-
tante consignar que, si marcamos la casilla No mos-
trar en diapositiva de ttulo, la fecha, el
nmero de diapositiva y el pie de pgina no aparece-
rn en la primera pantalla de la presentacin, de
modo que sta se mantendr como si fuera una car-
y tula. Por ltimo, presionamos los botones Aplicar,
para que los cambios slo afecten a la diapositiva
y actual, o Aplicar a todas, que insertar estos tex- Otro atractivo para nuestras diapositivas es insertar tex-
tos a la presentacin entera (Figura 11). tos en tres dimensiones. Esto lo conseguimos presio-
r nando el botn WordArt. A continuacin, hacemos clic
sobre uno de los estilos de la lista propuestos por
PowerPoint y aparecer un cuadro de texto con la frase
s 3D: Escriba aqu el texto. Le aplicamos un clic y
s escribimos lo que deseamos dentro de l (Figura 12).
ILUSTRACIONES
PowerPoint ofrece en la solapa Insertar varios
tipos de ilustraciones para utilizar con nuestras dia-
FIGURA 11. Por medio del botn Encabezado positivas. En primer lugar, podemos incluir una ima-
y pie de pgina, podemos insertar textos gen por medio del botn Imagen. A continuacin,
que se repitan en todas las diapositivas. buscamos el archivo que utilizaremos (manteniendo
FIGURA 12.
Al insertar o seleccionar
objetos, aparecer un
sector para editar sus
opciones.
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4.PowerPoint
la tecla Control y haciendo clic en cada uno) y pre- Para insertar una figura, simplemente hacemos clic en el
sionamos el botn Insertar. botn desplegable Formas, escogemos la figura y la tra-
Ms tarde, la imagen quedar insertada en la diapo- zamos con el mouse en la diapositiva (Figura 14).
sitiva. Tambin podemos presionar el botn Imgenes
prediseadas para insertar una ilustracin provista CLIPS DE AUDIO Y VIDEO
por Office. Al hacer clic en ese botn, aparecer un Tambin es posible insertar clips multimedia en
panel a la derecha de la pantalla donde debemos nuestras presentaciones, como archivos de audio o
ingresar alguna palabra clave y presionar Buscar de video, y de este modo obtener trabajos multime-
para que el sistema muestre en forma de lista todas dia que logren comunicar con mayor fuerza nues-
las imgenes disponibles. Finalmente, para insertar tras ideas. Los archivos de video soportados por
una de las imgenes, hacemos clic en ella o arrastra- PowerPoint son AVI, MPEG, ASF, WPL, WMD, DVR-MS,
mos su miniatura hacia la diapositiva (Figura 13). MOD, MP2V, MPA, WMV y WVX. Para insertar un video,
debemos presionar el botn Pelcula y elegir una
de las opciones disponibles: Pelcula de archi-
vo o Pelcula de la Galera multimedia. En
el primer caso, se abrir una ventana de exploracin
donde debemos hallar en nuestro disco duro el
archivo de video y presionar el botn Insertar. Si
optamos por la segunda, entonces se abrir un
panel lateral a la derecha de la pantalla, donde
debemos ingresar una palabra clave, presionar el
botn Buscar y hacer clic en el video de la lista
que deseemos (Figura 15).
PowerPoint ofrece la posibilidad de incluir archivos de

sonido, que deben ser de los siguientes formatos: MP3,
WAV, WMA, AIF, AU, SND, MIDI o pistas de CD de audio.
Para incluir un archivo de sonido, debemos presionar
Sonido. En este caso, tambin tendremos las opciones
Sonido de archivo o Sonido de la Galera
multimedia, que funcionan del mismo modo que en el
caso del video. Pero adems, disponemos de la opcin
Reproducir pista de audio de CD, que permite
FIGURA 13. Desde la miniatura insertar un track de un CD de audio; y Grabar soni-
de las diapositivas, podemos pegarlas, do, para lo cual necesitamos tener conectado un micr-
eliminarlas y cambiar su orden. fono y as poder grabar el audio.
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Insertar objetos
n
o
-
-
r FIGURA 14.
Para convertir las figuras
a cuadros de texto,
a debemos escribir dentro
de ellas, luego
n de insertarlas.
n
i Si hacemos clic en Reproducir pista de audio que hagamos clic con el mouse, presionemos la Barra
n de CD, a continuacin aparecer una ventana espaciadora o cambiemos de diapositiva. Al presio-
e emergente con los datos para la reproduccin de la nar el botn Volumen del sonido, aparecer un des-
pista. Por medio de los controles del sector lizable para configurar el nivel de volumen de la pista.
a Seleccin de clips, podemos establecer el Finalmente, podemos tildar la opcin Ocultar el
punto de comienzo y de final de la cancin. icono de sonido durante la presentacin con
diapositivas para que, mientras proyectamos la pre-
e Por otra parte, si marcamos Repetir la reproduc- sentacin en pblico, no se vea el icono del parlante. Por
cin hasta su interrupcin, lograremos que el ltimo, presionamos el botn Aceptar (Figura 16).
tema se mantenga mientras corre la presentacin, hasta
r
s
a
n
e
FIGURA 15. El botn Pelcula nos permite
- insertar un video de nuestro disco duro
o de la galera multimedia de Office.
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4.PowerPoint
Transiciones
y animaciones
En este caso, debemos sealar la diferencia que
existe entre las transiciones y las animaciones de
PowerPoint. Si bien ambas sirven para poner en
movimiento algn elemento de PowerPoint, las
transiciones se utilizan nicamente para pasar de
una diapositiva a otra. Por su parte, las animaciones
se aplican a los objetos para que entren, salgan, se
muevan, etctera, dentro de la diapositiva. Ms all
FIGURA 16. Al pulsar Sonido, podemos insertar de esta distincin, ambos efectos pueden insertarse
una pista de un CD de audio, un archivo y configurarse mediante una misma solapa:
de msica o un clip de la galera multimedia. Animaciones (Figura 17).
Luego de insertar una pelcula o un sonido, aparece- TRANSICIONES

r una caja de dilogo donde deberemos elegir entre Para asignar una transicin, primero debemos posi-
dos opciones: Automticamente o Al hacer clic cionarnos en la diapositiva hacia la cual se va a
encima. La primera opcin har que el clip se repro- pasar. Es decir, que si queremos insertar una transi-
duzca en forma inmediata luego de cargar la diaposi- cin entre la diapositiva nmero tres y la nmero
tiva donde fue incrustado. cuatro, debemos colocarnos en esta ltima. Hay una
En cambio, con la otra opcin, slo se reproducir diapositiva que no tiene una diapositiva previa: la
cuando hagamos clic sobre el sonido o video inserta- primera. En este caso, si aplicamos una transicin
do. Al colocarle encima el mouse, el cursor se trans- en esa hoja, la presentacin comenzar con una
formar en una mano que apunta con el dedo ndice transicin desde la pantalla totalmente en color
para que podamos pincharlo. negro hacia la primera diapositiva.
CONVERTIR UN POWERPOINT A VIDEO

Para convertir directamente un archivo de PowerPoint, debemos usar PowerVideoMaker . Al
ejecutarlo, elegimos el archivo de PowerPoint y la carpeta donde lo guardaremos por medio de
los botones Browse. Luego seleccionamos el formato (AVI, MPEG o WMV) y pulsamos Start.
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Tr a n s i c i o n e s y a n i m a c i o n e s
FIGURA 17
Con los controles de
la pestaa Animaciones,
dotaremos de movimiento
a la presentacin.
Si presionamos Vista
previa, veremos cmo
quedar finalmente.
Luego de seleccionar la diapositiva, elegimos uno

de los estilos de la lista del sector Transicin a
esta diapositiva. Al posicionar el mouse sobre
uno de ellos, en el fondo de la pantalla veremos
cmo se realizar la transicin. Una vez que elegi-
mos la que ms se adecue a nuestras necesidades,
le hacemos clic con el mouse (Figura 18).
Por medio del desplegable Sonido de transicin

(identificado con un parlante), podemos seleccionar el
audio que tendr de fondo la transicin. Si no esta-
mos conformes con ninguno de los sonidos propues-
tos, podemos pulsar la ltima opcin, llamada Otro
sonido, para elegir un archivo de audio que tenga-
mos guardado en el disco duro. Debajo de Sonido de
transicin, encontraremos el desplegable
Velocidad de transicin, desde donde podemos FIGURA 18. Podemos elegir una de las
configurar la velocidad con la cual se reproducir el transiciones mediante la lista y, en segundo
efecto: Lento, Medio o Rpido (Figura 19). plano, veremos cmo quedar una vez aplicada.
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4.PowerPoint
FIGURA 19.
Tambin podemos
establecer el sonido
y la velocidad
de la transicin mediante
los desplegables.
Por ltimo, al final de la solapa Animaciones, hay dos ponibles desde el desplegable Animar. A medida que
casillas de verificacin. Al tildar la primera, llamada Al posicionamos el mouse en las opciones, en el fondo
hacer clic con el mouse, conseguiremos que el veremos la animacin del objeto, con la transicin de
pase de una diapositiva hacia la siguiente se realice slo la diapositiva incluida. Pero tambin podemos obte-
al presionar el botn izquierdo del mouse o al presionar ner efectos ms completos, pulsando el botn
la Barra espaciadora. En cambio, si activamos la Personalizar animacin. A continuacin, aparece-
casilla Automticamente despus de:, podemos r un panel a la derecha de la pantalla, para estable-
estipular el tiempo de proyeccin de la diapositiva. De cer las opciones del efecto.
este modo, el pase se realizar de manera automtica
luego de transcurrido el perodo consignado, sin la
necesidad de hacer clic (Figura 20).
ANIMACIONES
Como mencionamos antes, las animaciones se apli-
can a los objetos, como fotos, formas, ilustraciones,
WordArts, SmartArts, cuadros de texto, etctera. Por
lo tanto, en primer lugar debemos seleccionar el obje- FIGURA 20. Las dos casillas de verificacin
to al cual le agregaremos una animacin. Luego, en la permiten que las diapositivas pasen al hacer clic
solapa Animaciones, elegimos uno de los estilos dis- o luego de cierto perodo.
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PASO A PASO /1
Insertar animaciones personalizadas
1 Seleccione el objeto sobre el cual aplicar

la animacin. Luego pulse el botn Agregar
efecto/Entrada y elija uno de los efectos
de la lista. Para ver ms animaciones,
pulse la opcin Ms efectos y seleccione uno.
2 En el desplegable Inicio, seleccione cundo se

ejecutar el efecto: Al hacer clic, para que
se reproduzca al presionar el botn del mouse,
Con la anterior, para que se reproduzca
simultneamente con la animacin de otro objeto
o luego de la transicin de la diapositiva,
o Despus de la anterior, para que la
animacin se reproduzca luego de la animacin
de otro objeto o de la transicin de la diapositiva.
3 En los desplegables Direccin y Velocidad

establezca el modo de reproduccin
y la velocidad de la animacin, respectivamente.
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4.PowerPoint
4 En caso de que haya ms de una animacin,

use la lista inferior para fijar el orden
de aparicin, arrastrndolas con el mouse
hacia arriba o hacia abajo. Haciendo clic
derecho sobre una animacin, puede eliminarla
por medio de la opcin Quitar.
5 Tambin puede agregarle un efecto

para que desaparezca el objeto. Para ello,
dirjase a Agregar efecto/Salir y elija
uno de los efectos de la lista, o la opcin
Ms efectos para escoger ms animaciones.
6 Presione el botn Reproducir para ver cmo

quedar la animacin y Detener para seguir
editando. Adems, si marca la casilla Vista
previa automtica, ver las modificaciones
a medida que las vaya realizando.
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Adems, podemos lograr que los objetos se despla-

cen por la diapositiva. Para ello, debemos presionar
el botn Personalizar animacin y, en el panel
derecho, pulsar Agregar efecto/Trayectoria
de la animacin. Luego, escogemos una de las
animaciones de la lista o pulsamos Dibujar des-
plazamiento personalizado/Forma libre.
Finalmente, trazamos con el mouse la trayectoria
que tendr la animacin, como podemos visualizar
en la Figura 21 de este captulo.
FIGURA 21
Podemos establecer
la trayectoria
de la animacin
arrastrando la flecha
de direccin con el mouse.
CMO QUEDAR LA ANIMACIN?

Una vez que incluimos animaciones y transiciones, es posible ver cmo quedar la diapositiva
actual sin tener que reproducir toda la presentacin. La solucin est en la misma solapa
Animaciones: el botn Vista previa.
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4.PowerPoint
presionamos la opcin Otros formatos, guarda-

remos el trabajo en otros tipos de archivos.
Finalizar La opcin de guardar la presentacin en un archivo
de PowerPoint es la indicada en el caso de que deba-
la presentacin mos mostrar la presentacin en la misma computado-
ra donde la creamos. Pero si el objetivo es proyectar-
En Informtica, el trmino finalizar hace referencia al la en otro equipo, entonces debemos empaquetarla.
guardado y al uso de los archivos generados. En este Este mtodo permite que copiemos la presentacin y
caso, lo que haremos es recorrer las diferentes formas todos los objetos insertados en ella a un CD, DVD o
de guardar nuestras presentaciones de PowerPoint, memoria USB (tambin denominada pendrive).
para su posterior proyeccin ante la audiencia.
Adems, se copiar el Visor de PowerPoint, un pro-
En primer lugar, podemos guardar nuestra presen- grama que permitir reproducir la presentacin en cual-
tacin en un archivo. Para ello, presionamos el quier computadora que corra bajo Windows, siempre y
Botn de Office/Guardar como. All nos encon- cuando sean versiones 2000 y posteriores, sin importar
traremos con dos opciones que tienen el mismo que no tenga instalado PowerPoint o que posea una
nombre: Presentacin de PowerPoint. La versin anterior de la aplicacin.
opcin superior nos almacena el trabajo en un
archivo PPTX que, al abrirlo, nos permite editarlo
directamente. Por su parte, la segunda opcin guar-
da el trabajo en formato PPSX que har que, al
abrirlo, veamos la presentacin en lugar de la inter-
faz de PowerPoint.
La opcin Presentacin de PowerPoint 97-

2003 nos ofrece la posibilidad de guardar el traba-
jo en un archivo PPT que sea compatible con las
versiones anteriores del programa. En cambio, si
RESUMEN
En este captulo, aprendimos a crear una diapositiva desde un modelo prediseado y a utilizar
varios diseos para nuestra presentacin. Tambin vimos cmo insertar formas, imgenes,
sonidos, videos y otros objetos, crear transiciones de diapositivas y animaciones de objetos.
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F i n a l i z a r l a p re s e n t a c i n
PASO A PASO /2
Empaquetar la presentacin
1 Presione el Botn de Office/Publicar

y seleccione Empaquetar para CD.
2 Escriba un nombre para la presentacin

en la caja de texto Dar nombre al CD.
3 Inserte un CD virgen en la copiadora

de CD y presione el botn Copiar a CD.
Presione el botn Si en la ventana que
pregunta si desea incluir los archivos vinculados.
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4.PowerPoint
4 Si desea copiar la presentacin en un pendrive,

conecte este dispositivo y presione el botn
Copiar a la carpeta.
5 En la ventana emergente, ingrese un nombre

para la subcarpeta donde se grabarn
los archivos. Pulse Examinar e indique
una ubicacin dentro del pendrive.
Una vez hecho esto, presione Aceptar.
6 Presione el botn Si en la ventana

que pregunta si desea incluir los archivos
vinculados. Vaya a la ubicacin del pendrive
escogida y haga clic en el nombre
de la subcarpeta ingresada en el paso
anterior. Para iniciar la presentacin,
abra el archivo play.bat.
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Captulo 5
Outlook
Estudiaremos cmo administrar

nuestras cuentas de e-mail y gestionar
la correspondencia electrnica.
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5.Outlook
Conocer Outlook a la pantalla principal de Outlook. Existen dos ventanas

que utilizaremos con frecuencia en Outlook: la primera
Al abrir Microsoft Office Outlook 2007 por primera es la ventana principal, la cual se despliega al abrir el
vez, el programa nos pedir configurar nuestra cuenta programa, y la otra es la ventana de mensaje
de correo electrnico. Pero como esta tarea la podemos (Figura 1), que utilizamos para leer, redactar y enviar
realizar despus, primero vamos a conocer la interfaz correos electrnicos.
del programa, para familiarizarnos con l. Para eso, en
la ventana que nos solicita nuestros datos para la cuen- Al presionar el botn desplegable Nuevo/Mensaje,
ta de e-mail, presionamos Cancelar y as accederemos se abrir la ventana de mensaje de Outlook, a
travs de la cual podemos redactar y enviar un
correo electrnico al destinatario deseado.
Lo primero que debemos saber es que en Outlook

2007 no aparece la cinta de opciones que vimos en
Word, Excel y PowerPoint. En realidad, la cinta de
opciones la vemos nicamente en la ventana que
aparece cuando redactamos un mensaje (Figura 2).
La nueva versin de Outlook no incluye grandes cam-
bios con respecto a la versin anterior. La divisin de
los paneles sigue siendo similar, al igual que los
mens y las barras de herramientas. Las dos noveda-
des cualitativas de Outlook 2007 son la integracin
con otros programas de la suite: OneNote, que per-
mite realizar anotaciones y centralizar en una sola
FIGURA 1. Tenemos el panel de lectura, FIGURA 2. El campo Para se utiliza para

donde podemos obtener una vista previa ingresar los destinatarios del mensaje, mientras
del mensaje seleccionado. que el campo Asunto sirve para indicar el tema.
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Configurar las cuentas
aplicacin la informacin de varias aplicaciones, y ADMINISTRAR LAS CUENTAS

SharePoint, que provee un lugar comn en Internet Outlook permite manejar ms de una cuenta de
o en una red local para que los empleados de una correo electrnico de modo simultneo. De esta
empresa generen, editen y compartan documentos. manera, podemos centralizar todas nuestras tareas
de envo y recepcin de e-mails desde una sola
interfaz, sin la engorrosa tarea de visitar pginas de
webmail y autenticarnos. Para agregar, quitar o
Configurar modificar la configuracin de las cuentas de correo,
debemos dirigirnos hacia el men Herramientas/
las cuentas Configuracin de la cuenta (Figura 3).
Como dijimos, la primera vez que ejecutemos Outlook

2007, el programa nos mostrar el Asistente para
configurar cuentas. Como en nuestro caso decidi-
mos dejar esa configuracin para ms adelante, vamos
a acceder al asistente yendo a Herramientas/
Configuracin de la cuenta y, en la ventana que
aparece, presionamos el botn Nuevo. Pero antes de
utilizarlo, es necesario disponer de la informacin de los
servidores de nuestro correo electrnico.
Para nuestro ejemplo, emplearemos una cuenta de

Gmail, dado que Yahoo posee varios dominios
segn el pas y podra dificultar la explicacin.
Adems, Gmail utiliza conexiones cifradas (a dife-
rencia de otros servicios), lo cual nos servir para FIGURA 3. Desde la ventana Configuracin
explicar la configuracin de las cuentas en todos los de la cuenta, podemos agregar, editar
escenarios posibles (Paso a paso 1). o eliminar las cuentas de correo.
MANTENER LOS MENSAJES EN EL SERVIDOR

Podemos establecer que quede una copia de los mensajes en el servidor. Para ello, debemos
presionar el botn Ms configuraciones y tildar la casilla Dejar una copia de los mensajes en
el servidor. Finalmente, presionamos Siguiente y Finalizar.
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5.Outlook
PASO A PASO /1
Configurar cuentas en Outlook 2007
1 En la casilla Su nombre, ingrese su nombre

y apellido del mismo modo en que desea
que aparezca cuando enva mensajes.
En el campo Direccin de correo
electrnico, escriba su e-mail.
Finalmente, escriba su contrasea en los dos
campos subsiguientes. Presione Siguiente.
2 A continuacin, el sistema comprobar los datos

del correo para configurar automticamente
la cuenta. Si lo hace en forma satisfactoria,
presione Finalizar.
3 En caso contrario, pulse Atrs para volver a la

pantalla anterior. Marque la casilla de verificacin
Configurar manualmente las opciones
del servidor o tipos de servidores
adicionales y presione Siguiente.
4 Seleccione la opcin Correo electrnico

de Internet y pulse Siguiente. Ingrese
los servidores de correo entrante y saliente.
Escriba el nombre de usuario y la contrasea.
Tilde la casilla Recordar contrasea.
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Configurar las cuentas
5 En caso de que su cuenta de correo electrnico

utilice conexiones cifradas (tal es el caso
de Gmail), deber configurarlas. Para ello,
presione el botn Ms configuraciones.
6 Pulse la solapa Avanzadas y marque la casilla

Este servidor precisa una conexin
cifrada (SSL). Cambie los nmeros de puerto
de los servidores POP y SMTP en caso de que as
lo indique su proveedor de correo electrnico.
Ingrese el tipo de conexin cifrada en el
desplegable correspondiente (en Gmail es TSL).
Presione Aceptar para cerrar la ventana.
7 Pulse el botn Probar configuracin de

la cuenta para verificar que haya ingresado
correctamente todos los datos.
8 Pulse el botn Cerrar y luego Siguiente.

Por ltimo, presione el botn Finalizar
para cerrar el asistente.
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5.Outlook
Si deseamos agregar una cuenta, debemos presionar pestaa Mensaje y utilizamos los comandos del
el botn Nuevo. A continuacin, se abrir el asistente sector Texto bsico (Figura 4). All tenemos la
que vimos en el Paso a Paso anterior. All podremos posibilidad de cambiar las caractersticas de la
configurar una nueva cuenta con slo ingresar la fuente y del prrafo, como si estuviramos trabajan-
informacin de los servidores de correo. En caso de do con un procesador de textos.
que deseemos editar la informacin de una cuenta
(por ejemplo, si cambiamos la contrasea), debemos
seleccionarla de la lista y presionar el botn Cambiar.
Tambin aparecer el asistente para que complete-
mos los nuevos datos. Por ltimo, para eliminar una
cuenta de correo, debemos seleccionarla de la lista y
pulsar el botn Quitar. Se abrir una ventana emer-
gente donde deberemos presionar Si para confirmar
la eliminacin de la cuenta.
Escribir un mensaje
FIGURA 4. Por medio de los comandos
Luego de configurar nuestras cuentas de correo elec- del sector Texto bsico, podemos configurar
trnico, ya estamos en condiciones de redactar un las caractersticas de la fuente y del prrafo.
mensaje. Para ello, presionamos el botn Nuevo/
Mensaje o pulsamos el atajo de teclado Control+N Existen tres modos de mensajes: Texto sin forma-
para que se abra la ventana de mensaje. En el campo to, HTML y Texto enriquecido (Figura 5).
del cuerpo del mensaje, debemos escribir el texto Obviamente, slo si escogemos estas dos ltimas
que deseamos enviar. Podemos seleccionar una opciones, podremos cambiar el formato del mensaje.
parte del texto y aplicarle formato del mismo modo El modo HTML es compatible con todos los servicios
que lo hacemos en Word. Para ello, pulsamos la de correo electrnico, mientras que los mensajes que
SERVIDORES FRECUENTES
Las cuentas de correo electrnico corporativas (brindadas por las empresas a sus empleados)
suelen tener como servidor entrante y como servidor saliente a mail.nombredelaempresa.com.
Debemos utilizarlos como primera medida al configurar nuestro e-mail laboral.
108 REDUSERS.COM
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Escribir un mensaje
FIGURA 5. Para poder cambiar el formato FIGURA 6. Por medio del botn Temas, podemos
del texto, debemos comprobar que est activado cambiar el tema del mensaje o bien establecer
el botn HTML en la pestaa Opciones. un color o relleno de fondo.
utilicen texto enriquecido slo podrn ser ledos a tra- en Word, es posible agregar temas, es decir, combi-
vs de Outlook o Microsoft Exchange. El formato del naciones prediseadas de formatos, colores y otras
texto lo modificamos desde la pestaa Opciones, caractersticas de texto y de prrafo. Para ello,
pulsando los botones del sector Formato. vamos a la pestaa Opciones y pulsamos el botn
desplegable Temas (Figura 6). A continuacin, pul-
INSERTAR OBJETOS samos el botn Temas y elegimos uno de los estilos
Y ADJUNTAR ARCHIVOS disponibles. Adems, si presionamos el botn des-
Al texto de nuestros mensajes tambin podemos plegable Color de pgina, podremos elegir un
aadirle objetos, como imgenes, tablas, hipervn- color de fondo desde la paleta o bien un efecto de
culos, firmas, etctera. En primer lugar, al igual que relleno. Todas estas modificaciones las previsualiza-
remos en segundo plano mientras posamos el
mouse en cada opcin.
La solapa Insertar posee todas las opciones para

incrustar elementos dentro del mensaje. Por medio
del botn Tabla, podemos insertar una tabla slo
con establecer el nmero de columnas y de filas. Y,
con los botones del sector Ilustraciones, aadir
una imagen propia, una imagen de la galera multi-
media de Office, un grfico de Excel, una forma o
un esquema SmartArt (Figura 7).
M REDUSERS.COM 109
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5.Outlook
FIGURA 7.
En Outlook, podemos
insertar y manipular
objetos igual que en Word.
Al seleccionarlos,
aparecern nuevos
comandos para modificar
su diseo.
Adjuntar archivos mos. Tambin podemos hacer una seleccin masiva

Tambin podemos adjuntar cualquier clase de archivo manteniendo la tecla Control y pinchando cada
o un mensaje recibido. En el primer caso, vamos a la mensaje. Adems, es posible marcar las casillas Slo
solapa Insertar y presionamos el botn Adjuntar texto o Datos adjuntos (Figura 9) para incrustar
archivo, representado con un clip (Figura 8). Luego el texto dentro del mensaje o bien adjuntarlo como
aparecer una ventana de exploracin donde debe- un archivo adjunto, respectivamente. Por ltimo, pre-
mos seleccionar el archivo por adjuntar, o bien un sionamos el botn Aceptar.
conjunto de archivos, presionando la tecla Control y
haciendo clic en cada uno de ellos, o trazando un
recuadro con el mouse para seleccionar todos los
archivos que estn dentro de l. Finalmente, presiona-
mos el botn Insertar.
Para adjuntar un mensaje de correo electrnico, pre-

sionamos el botn Adjuntar elemento, simbolizado
con un clip encima de un sobre. A continuacin, se FIGURA 8. Outlook nos ofrece la posibilidad
abrir una ventana donde podremos explorar las car- de adjuntar uno o ms archivos a travs
petas de Outlook y elegir el mensaje que adjuntare- del botn Adjuntar archivo.
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Escribir un mensaje
Insertar vnculos
Otro de los elementos que frecuentemente se utilizan
en un correo electrnico son los vnculos a pginas de
Internet. Para ello, debemos seleccionar un texto o
cualquier otro objeto de Outlook (imgenes, grficos,
esquemas, etctera) y pulsar el botn Hipervnculo.
A continuacin, aparecer una ventana donde debe-
remos presionar el botn Archivo o pgina Web
existente (est opcin est seleccionada de mane-
ra predeterminada). Luego, podemos pulsar el botn
Pginas consultadas y escoger una de las direc-
ciones de la lista, que extrae los datos del Historial FIGURA 10. Una vez insertado el vnculo,
de Internet Explorer, o directamente escribir una URL podemos verificarlo presionando la tecla
en el campo Direccin. Control y pinchando el hipervnculo.
Tambin podemos insertar un vnculo hacia una vnculo, automticamente se abrir una ventana de
casilla de e-mail, presionando el botn Direccin mensaje donde los campos Para y Asunto ten-
de correo electrnico. Luego aparecer una drn las opciones ingresadas. Por ltimo, presiona-
ventana donde debemos completar los campos mos el botn Aceptar. En caso de que deseemos
Direccin de correo electrnico y Asunto. eliminar el enlace, seleccionamos el texto u objeto
De este modo, cuando el destinatario presione el vinculado, le aplicamos un clic derecho y pulsamos
la opcin Quitar hipervnculo (Figura 10).
Utilizar firmas
Por ltimo, podemos insertar firmas personalizadas
en nuestros mensajes, de modo tal que se incrusten
automticamente cuando redactamos o responde-
mos un correo electrnico. Para configurar una
firma debemos pulsar la solapa Insertar y presio-
nar el botn desplegable Firma, que se encuentra
en la zona inferior del sector Incluir. Otra vez
hacemos clic en Firmas para acceder a la ventana
desde donde podemos administrar nuestras firmas
FIGURA 9. Las casillas Slo texto y Datos (Figura 11). Presionamos el botn Nueva y, a con-
adjuntos aaden los mensajes seleccionados tinuacin, colocamos un nombre para identificarla
dentro del mensaje o como archivos adjuntos. (por ejemplo, Firma 1). De esta manera, se activa-
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5.Outlook
FIGURA11.
El sector Editar firma
nos provee la posibilidad
de darle formato al texto
e insertarle imgenes
e hipervnculos.
r el sector Editar firma, donde es posible escri- la lista, con el nombre que le habamos asignado
bir lo que contendr la firma y adems dotarla de durante la creacin de la signatura.
formato, insertar imgenes o un hipervnculo (a
nuestra direccin de correo electrnico, por ejem- SELECCIONAR LOS DESTINATARIOS
plo) del mismo modo en que lo hacemos en la ven- Una vez que ya hemos redactado el mensaje, slo nos
tana de mensaje. Una vez que configuramos nues- resta enviarlo. Para ello, debemos antes ingresar las
tra firma, presionamos el botn Guardar para direcciones de correo electrnico de los destinatarios.
almacenarla. Luego, en el desplegable Cuenta de Tenemos tres campos para hacerlo:
correo electrnico, elegimos la cuenta para la
cual se incrustar esa firma. En los desplegables
Mensajes nuevos y Respuestas o reenvos,
seleccionamos la firma que usaremos en cada caso.
Al seleccionar una de las firmas de la lista, podemos

modificarla, escribiendo directamente sobre el
campo Editar firma, o borrarla, presionando el
botn Eliminar. Cuando hayamos terminado de
crear las firmas, presionamos el botn Aceptar.
En caso de que hayamos creado ms de una firma,
podemos seleccionar cualquiera de ellas en el
momento de redactar un mensaje. Para ello, presio- FIGURA 12. El botn desplegable Firmas
namos el botn desplegable Firmas (Figura 12) y nos permite insertar en el mensaje
seleccionamos una de las firmas que aparecern en una de las firmas creadas.
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Escribir un mensaje
Para: aqu deben escribirse las direcciones de

correo electrnico a quienes se dirige el mensaje.
CC: son las siglas de copia carbn. Este campo se
utiliza para consignar las direcciones de correo que
no son prioritarias o a quienes no son los destinata-
rios principales del mensaje, pero deseamos que les
llegue una copia de ste.
CCO: son las siglas de copia carbn oculta. Sirve
para enviar un mensaje a varias personas, pero evita
que cada uno de los destinatarios observe las direccio-
nes de correo electrnico de los dems. Este campo est do en nuestra libreta de direcciones de Outlook, los
deshabilitado de manera predeterminada, pero pode- agregamos mediante el botn desplegable Nuevo/
mos habilitarlo si vamos a la pestaa Opciones y pre- Contacto y completamos los datos requeridos.
sionamos el botn Mostrar CCO (Figura 13). Ms adelante, en este mismo captulo, veremos
cmo administrar nuestros contactos.
Cada una de las direcciones que ingresemos en
estos campos debe estar separada por una coma (,) Para ingresar los destinatarios en nuestro mensaje
s o un punto y coma (;). Pero tambin existe una sin escribir las direcciones, presionamos el botn
s manera automtica de seleccionar destinatarios sin Para (Figura 14). A continuacin, se abrir una
tener que escribir las direcciones manualmente. En ventana de exploracin de los contactos ingresados
caso de que no tengamos ningn contacto ingresa- en la Libreta de direcciones. Podemos buscar
FIGURA 13. Podemos ingresar manualmente FIGURA 14. Presionando Para elegimos los
cada una de las direcciones de correo en el destinatarios y pulsamos los botones inferiores
campo Para, separndolas por un punto y coma. para enviarlos a los campos Para, CC o CCO.
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5.Outlook
contactos por medio de la caja de texto y pulsando

el botn Ir. Luego, escogemos uno o ms contac-
tos (en este caso, manteniendo la tecla Control) y
presionamos los botones Para, CC o CCO, para
enviar esas direcciones a uno de estos campos. Por
ltimo, pulsamos el botn Aceptar y volveremos a
la ventana de mensaje, pero con los campos de des-
tinatario completados.
Slo resta escribir una descripcin del mensaje den-

tro del campo Asunto. Tambin podemos elegir la Lectura y organizacin
cuenta desde donde lo enviaremos por medio del
botn desplegable Cuenta, que aparece nicamen- de los mensajes
te cuando configuramos ms de una cuenta de
correo electrnico en Outlook. A continuacin, apa- Para la lectura y organizacin de los mensajes de
recer encima del campo Para una leyenda advir- correo electrnico, utilizamos el Panel de vista
tiendo Este mensaje se enviar por seguido previa, que es el sector derecho de la ventana prin-
de la direccin de correo elegida. Finalmente, pre- cipal de Outlook donde podemos leer el contenido del
sionamos el botn Enviar (Figura 15). mensaje. Slo con hacer clic en uno de los correos del
Panel de mensajes, que muestra una lista de los
mensajes recibidos, podemos ver su contenido.
En caso de que el mensaje tenga un archivo adjunto, en

la zona superior del mensaje, aparecern botones con
los archivos adjuntados. Si se trata de imgenes y de
documentos de Office, obtendremos una vista previa al
presionar el botn correspondiente, pulsando luego
Vista preliminar de archivo (Figura 16).
Si deseamos abrir un archivo adjunto con la aplica-

cin predeterminada que poseamos en Windows,
debemos hacer un clic derecho sobre el botn y des-
pus presionar la opcin Abrir. Aparecer entonces
FIGURA 15. En lugar de pulsar el botn Enviar, una caja de dilogo donde deberemos presionar nue-
podemos invocar el atajo Control+Entrar para vamente Abrir. Tambin podemos guardar el archivo
enviar rpidamente el mensaje. en alguna ubicacin del disco. Para eso, hacemos clic
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Lectura y organizacin de los mensajes
FIGURA 16.
Presionando los botones
de los archivos adjuntos
e tendremos una vista
a previa de ellos.
-
derecho sobre el botn del archivo y seleccionamos RESPONDER Y REENVIAR
Guardar como, escogemos una ubicacin del disco y Existe una diferencia entre estas dos acciones. El
s presionamos el botn Aceptar. comando Responder permite enviar un mensaje al
remitente, mientras que Responder a todos lo enva
Para eliminar un mensaje, le aplicamos un clic derecho al remitente y a todos los destinatarios implicados en el
n y pulsamos la opcin Eliminar. El mensaje se enviar mensaje. En consecuencia, ambos comandos muestran
n a la carpeta Elementos eliminados y, aplicando un una copia del texto original al final del mensaje. Por su
e clic derecho en ella, podemos quitarlo definitivamente parte, el comando Reenviar ofrece la posibilidad de
mediante la opcin Eliminar Elementos elimi- volver a remitir un mensaje con todos sus adjuntos (esto
o nados. De todas maneras, al cerrar Outlook el sistema ltimo no lo podemos hacer al usar Responder) y los
nos preguntar si deseamos vaciar esa carpeta. campos de destinatario estarn vacos.
AGREGAR CONTACTOS CON UN SOLO CLIC

-
s Para agregar un contacto utilizando la informacin de un mensaje de correo electrnico, selec-
- cionamos el correo enviado por el contacto que queremos aadir, hacemos clic derecho en su
o direccin de correo electrnico y pulsamos la opcin Agregar a contactos a Outlook.
c
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5.Outlook
Para Responder, debemos seleccionar el mensaje que clic derecho y seleccionar la opcin Reenviar. Se
deseamos contestar y aplicarle un clic derecho. Luego abrir una ventana de mensaje con el texto original
seleccionamos Responder, para contestarle slo al insertado al final y los archivos adjuntos originales. Es
destinatario del campo Para, o Responder a todos, importante destacar que si utilizamos el comando
Responder a todos, slo se tendrn en cuenta a los
destinatarios incluidos en los campos Para y CC. Por
FIGURA 17. Al utilizar los comandos

Responder o Responder a todos, el texto
del asunto llevar el prefijo RE:.
para hacerlo con todos los destinatarios. A continua-

cin, se abrir una ventana de mensaje con el texto
original insertado al final.
FIGURA 18. La ventana Opciones de correo
En el caso de querer Reenviar un mensaje recibido, electrnico no deseado nos permitir
tambin debemos seleccionar el e-mail, aplicarle un establecer el nivel de proteccin antispam.
ENVIAR Y RECIBIR MENSAJES

Es posible fijar el perodo de envo y recepcin automtica dirigindonos al men
Herramientas/Opciones y pulsar la solapa Configuracin de correo. Finalmente, presionamos
Enviar y recibir, ingresamos la cantidad de minutos y pulsamos Cerrar.
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S o b re l o s c o n t a c t o s
lo tanto, no se enviar el mensaje a las direcciones de

correo consignadas en el campo CCO (Figura 17).
SPAM Y REGLAS DE MENSAJE

El correo no deseado (spam) ha dejado de ser slo
una molestia: se ha convertido tambin en un modo
de propagar software malicioso. En consecuencia,
Outlook provee un filtro antispam que podemos utili-
zar para mantenernos a salvo de esta plaga. Si recibi-
mos mensajes de un remitente que siempre es correo
no solicitado o simplemente no deseamos recibir sus cin para acceder a todas las opciones. Otra manera
e-mails, entonces debemos hacer clic derecho sobre el de acceder a l es mediante el men Ir/Contactos
mensaje en cuestin, seleccionar la opcin Correo o el atajo Control+3. Para agregar un contacto,
electrnico no deseado (Figura 18) y pulsar una debemos presionar el botn Nuevo (Figura 19) y
de las opciones disponibles. Por otra parte, podemos completar los datos de la persona, como el nombre
organizar nuestra correspondencia electrnica por y apellido, su direccin de correo electrnico, su domi-
medio de las reglas de mensaje. Por medio de ellas, cilio particular o laboral, etctera. Adems, pulsando
podemos decirle a Outlook qu hacer con los el botn Agregar imagen de contacto, podemos
mensajes que cumplen ciertas caractersticas. insertar una foto para identificarlo. Finalmente, pre-
sionamos el botn Guardar y cerrar.
Los contactos pueden ser organizados tanto con las

Sobre los contactos categoras de color (Roja, Amarillo, Verde, etcte-
ra) como con las de seguimiento (Hoy, Maana, Esta
Otra de las capacidades de Outlook reside en almace- Semana, entre otras) que vimos anteriormente en los
nar nuestros contactos ordenadamente y llevar un mensajes. Para ello, hay que aplicar un clic derecho al
control de nuestras tareas. En el primer caso, debe- contacto y seleccionar Clasificar o Seguimiento,
mos pulsar el botn Contactos del panel de explora- seguido del submen correspondiente.
FILTRO ANTISPAM ADICIONAL

El correo basura es una plaga que crece con el correr de los aos. Una de las aplicaciones para
aumentar la eficacia de Outlook y solucionar este problema del spam es Spamihilator. Podemos
descargarla desde el sitio: www.spamihilator.com.
M REDUSERS.COM 117
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5.Outlook
Para visualizar mejor los contactos, podemos seleccio-

nar, en el sector Vista actual, cualquiera de las
opciones que no comiencen con la palabra Tarjetas.
De este modo, veremos una lista ordenada segn
nmero de telfono, organizacin, ubicacin, etctera.
Esta lista nos permitir editar ms fcilmente la infor-
macin de nuestros contactos. Para realizar esto, sim-
plemente debemos hacer clic en la celda a modificar
y escribir all la nueva informacin. Tambin podemos
borrar contactos aplicndoles un clic derecho y selec-
cionando la opcin Eliminar. Asimismo, tenemos la
posibilidad de enviarles un mensaje, haciendo clic
FIGURA 19. Al presionar Nuevo, aparecer derecho sobre uno o ms contactos y seleccionando
un formulario para aadir un contacto la opcin Crear/Nuevo mensaje para el con-
a la Libreta de direcciones de Outlook. tacto, como podemos ver en la Figura 20.
FIGURA 20.
Por medio de la caja
Buscar contactos,
podemos hallar personas
slo con escribir parte
de su nombre.
RESUMEN
En este captulo, conocimos a fondo el funcionamiento de Outlook como cliente de correo elec-
trnico: envo y recepcin de mensajes, formato de los mensajes, organizacin de la correspon-
dencia y administracin de mltiples cuentas de e-mail.
118 REDUSERS.COM
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Captulo 6
Access
Crearemos una base de datos

con Access 2007 y utilizaremos
las otras funciones de esta aplicacin.
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6.Access
Qu es una base Crear una base

de datos? de datos
Antes de comenzar a explicar cmo utilizar Microsoft En primer lugar, para crear un nuevo archivo de
Office Access 2007, es importante que conozcamos Access, debemos presionar una de las opciones que
para qu sirve, pues se trata de una aplicacin que no aparecen en la primera pantalla del programa: Nueva
todos conocen y usan de forma cotidiana. Access es base de datos en blanco, o uno de los iconos del
un programa que nos permite crear, editar y consultar sector Planillas destacadas en lnea. Si presio-
bases de datos. Una base de datos se compone de namos el botn Base de datos en blanco, el pro-
un conjunto de datos de cualquier tipo (nombres, grama nos pedir escribir un nombre de archivo en la
nmeros de telfono, etctera) y su funcin es ofrecer caja de texto que aparecer en el panel derecho (por
la posibilidad de hallar esos datos eficientemente. ejemplo, empleados). La extensin del archivo, que
en Access 2007 es accdb, se completar automtica-
Access agrupa la informacin en tablas, las cuales mente. Por ltimo, presionamos el botn Crear
pueden relacionarse entre s para proponer diversos (Figura 1). En cambio, si queremos utilizar una plan-
tipos de bsqueda. Por ejemplo, podemos crear una tilla, debemos utilizar los botones de la lista izquierda
base de datos de los libros que componen nuestra para escoger la categora de la base: Trabajo,
biblioteca y otra con datos biogrficos sobre escri- Educacin o Personal. Y luego pinchamos uno de
tores. De este modo, podemos buscar el libro que los iconos de la lista
nos interesa y, con poco esfuerzo, conocer detalles
de la vida de su autor. Por ello, Access es un A continuacin, veremos la grilla donde se encuentra
Sistema Relacional de Gestin de Bases de el campo Id (el cual no podemos cambiar); el cursor
Datos (RSMDB, su sigla en ingls). Estamos rodea- estar en el valor contiguo. Comenzamos a rellenar
dos de datos, la mejor manera de organizarlos y los valores slo con escribir dentro de las celdas. Al
acceder a ellos en el momentos en que los necesi- presionar el botn Tab en el teclado, podremos des-
tamos es utilizar un gestor de base de datos, como plazarnos desde un valor hacia el siguiente, es decir,
es la aplicacin de Office Access. nos moveremos de izquierda a derecha.
COMPATIBILIDAD CON VERSIONES ANTERIORES

Si deseamos crear una base de datos que sea compatible con versiones anteriores de Access,
debemos ir a Botn de Office y presionar el botn desplegable Guardar como. Elegimos Bases
de datos de Access 2000. Luego, ingresamos un nombre de archivo y presionamos Guardar.
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C re a r u n a b a s e d e d a t o s
FIGURA 1.
Luego de escoger la base
en blanco o la plantilla,
debemos ingresar
un nombre de archivo
y presionar Crear.
FIGURA 2. De manera predeterminada, los campos adoptarn los nombres Campo1, Campo2,
etctera, hasta que los editemos y les coloquemos sus respectivos nombres.
Para insertar un nuevo registro, simplemente debemos Guardar. A continuacin, aparecer una caja de dilo-
presionar la tecla Entrar. Luego ingresamos los valores go donde se nos pedir un nombre para la tabla. Luego
correspondientes al nuevo registro y as sucesivamente de ingresarlo, presionamos el botn Aceptar. A conti-
hasta completar nuestra base de datos (Figura 2). Una nuacin, veremos en el panel izquierdo que aparecer
vez que completamos todos los registros de la tabla, es el nombre que le hayamos asignado a nuestra tabla.
conveniente guardarla. De todas maneras, podremos Aplicando un clic derecho all, podremos cambiarle su
agregar o editar valores y registros ms adelante. Para nombre, eliminarla, y hasta importar y exportar datos
guardar la tabla, debemos ir al Botn de Office/ desde otras aplicaciones y hacia ellas (Figura 3).
M REDUSERS.COM 121
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6.Access
Por ejemplo, podemos extraer la informacin de una nombre de la tabla y elegir la opcin Importar/Excel.
planilla de clculo de Excel, de un archivo de texto, etc- En la ventana que aparece (Figura 4), presionamos el
tera. Para insertar los datos de un archivo de Excel en botn Examinar, buscamos el archivo de Excel que
nuestra tabla, debemos aplicar un clic derecho sobre el deseamos insertar y pulsamos Abrir.
FIGURA 3.
Al aplicar un clic
derecho sobre el nombre
de la tabla, tambin
podremos cambiarle
el nombre, entre otras
opciones, siempre
que la tabla
no est abierta.
FIGURA 4.
El asistente
Obtener datos externos
nos permitir importar
una hoja de clculo
en una nueva tabla
o en la tabla existente.
122 REDUSERS.COM
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C re a r u n a b a s e d e d a t o s
Luego marcamos la casilla Anexar una copia de mos Exportar/Excel (o cualquier otro archivo).
los registros a la tabla y seleccionamos, A continuacin, debemos especificar un formato y un
mediante el men desplegable, la tabla donde inserta- nombre de archivo, y presionar el botn Aceptar.
remos los registros de Excel. Presionamos Aceptar y
luego S en la advertencia que nos har el sistema EDITAR LOS CAMPOS
para cerrar la tabla. A continuacin, se abrir el Luego de crear la base de datos, el siguiente paso es
Asistente para importacin de hojas de cl- renombrar los campos, para que stos representen los
culo. Si el archivo de Excel del cual estamos importan- valores a los que se refieren en cada registro. Es muy
do registros contiene ms de una hoja, lo primero que poco descriptivo un campo que se llame Campo 1,
debemos hacer es elegir una de las hojas de Excel (vere- cuando los valores que se almacenarn en l sern,
mos una lista previa al seleccionarlas), que ser la que por ejemplo, Prez, Rodrguez y Fernndez. Para edi-
contenga los datos que queremos importar. Por ltimo, tar un campo, debemos aplicar un clic derecho sobre
presionamos Siguiente y Finalizar. el encabezado -el sector donde est el nombre del
campo- (Figura 5) y seleccionar la opcin Cambiar
Tambin podemos hacer el proceso inverso: guardar la nombre de columna. A continuacin, escribimos el
tabla de Access como un archivo de otro tipo. Para ello, nombre con el que deseamos identificar ese campo,
aplicamos un clic derecho sobre la tabla y selecciona- por ejemplo, Apellidos.
FIGURA 5.
Adems de cambiar
el nombre de la tabla,
el men contextual
tambin nos ofrece
opciones para inmovilizar
columnas u ocultarlas,
como en Excel.
CAMPO ID
El campo Id es el nico que no podremos editar. Esto se debe a que ese campo es el que iden-
tificar al registro, por lo tanto, debe permanecer inalterable a fin de facilitar su bsqueda. Una
comparacin simple es con el nmero de documento de identidad.
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6.Access
Tambin podemos insertar, eliminar y mover los cam- DEFINIR EL TIPO DE DATO
pos. Para las dos primeras opciones, debemos aplicar un Otra de las cosas que debemos tener en cuenta es la
clic derecho sobre el encabezado y escoger la opcin definicin del tipo de dato que los campos pueden
Insertar columna o Eliminar columna, segn almacenar. Por ejemplo: 06/11/1979, Prez y 4117
corresponda. Al eliminar una columna, aparecer una no poseen la misma naturaleza. El primer dato corres-
ventana que nos pedir confirmar la accin. Para mover ponde a una fecha, el segundo es una sucesin de
una columna, debemos mantener el clic sobre el enca- caracteres alfabticos y el ltimo es un nmero.
bezado y arrastrar el mouse hacia el lugar de la tabla
donde queremos ubicarla. Una lnea vertical gruesa Por lo tanto, las operaciones que pueden realizarse con
aparecer entre los lmites de las columnas que estn ellos son distintas. Access es capaz de identificar ciertos
debajo del cursor del mouse para mostrarnos la nueva tipos de campos, como las fechas, pero no puede hacer-
ubicacin. Cuando esta lnea se encuentre en el lugar lo con igual eficacia en otros casos. Para cambiar los
deseado, soltamos el botn del mouse (Figura 6). tipos de datos, debemos presionar la pestaa Hoja de
datos (Figura 7), la cual aparece despus de crear
una tabla. Luego debemos seleccionar la columna a la
que definiremos el tipo de datos que contiene. Hacemos
clic sobre su encabezado y elegimos en el desplegable
Tipo de datos: una de las siguientes opciones:
Texto: permite almacenar caracteres alfabticos,

numricos o una combinacin de ambos (alfanumri-
cos). Su longitud total es de 255 caracteres.
Memo: se utiliza para ingresar textos alfanumricos
largos, de hasta 65.536 caracteres (64 kilobytes). A
FIGURA 6. En una tabla de contactos, partir de la versin 2007, Access permite guardar
es aconsejable colocar el campo Apellidos texto con formato en estos campos.
en la primera columna para ordenar mejor Nmero: aqu slo podrn almacenarse nmeros.
los datos, pues los nombres pueden repetirse. En el desplegable Formato podemos escoger
INVENTOR DEL TIPO DE DATO S/NO

El tipo de dato que acepta slo dos valores se llama booleano en honor a George Boole, un mate-
mtico britnico. Su lgica booleana permite realizar operaciones donde cada trmino tiene slo
dos valores posibles: verdadero o falso (uno o cero; encendido o apagado).
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Confeccionar formularios
Moneda, Euro, Porcentaje (se agregarn los sig-

nos $, o %, respectivamente), etctera.
Fecha/Hora: en este campo se podrn guardar
valores de fecha, de hora o ambos. En el desplega-
ble Formato, se podr seleccionar entre varios
modos de cmo mostrar estos datos.
Moneda: permite utilizar nmeros referidos a dine-
ro, con los dos decimales para los centavos. En el des-
plegable Formato, podemos seleccionar Euro,
Porcentaje, etctera.
S/No: es ideal para aquellos casos donde slo Confeccionar
hay dos respuestas posibles y excluyentes entre s.
En el desplegable Formato, podemos elegir otras formularios
variantes de este tipo, como Activado/
Desactivado y Verdadero/Falso. Access 2007 incorpora una vista de documento lla-
Objeto OLE: permite insertar documentos de texto, mada Formulario, que permite editar y consultar
planillas de clculo, imgenes, sonidos y videos. una base de datos como si se tratara, justamente,
Hipervnculo: sirve para indicar un vnculo hacia de un formulario electrnico. Para utilizarla, debe-
otro objeto, como documentos de texto, planillas de mos presionar la pestaa Crear y pulsar el botn
clculo, imgenes, sonidos y videos. Formulario. Es importante destacar que esta fun-
Autonumrico: este tipo de dato es el nico que no cin slo la podremos usar mientras estemos en la
aparece en la lista, pero es importante explicarlo. Se Vista Hoja de datos.
trata de un campo que se incrementa de modo auto-
mtico con cada nuevo registro. El campo Id que Si tenemos seleccionada otra vista (Vista Diseo,
aparece por defecto al crear una nueva tabla es un por ejemplo), debemos ir a la solapa Inicio y pulsar
ejemplo claro de este tipo de dato. el botn desplegable Ver/Vista Hoja de datos.
FIGURA 7.
Debemos asegurarnos
de que el Tipo de dato
sea el correcto antes
de completar los registros,
pues si lo cambiamos
luego podemos
perder datos.
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6.Access
Luego de presionar en Formulario, se abrir una para que pueda ser accedido en un futuro. Para ello,
nueva pestaa con el nombre de nuestra tabla. All debemos presionar Botn de Office/ Guardar
estar el formulario y podremos ver los distintos como y pulsar la opcin Guardar objeto como. A
registros de forma individual, como si cada uno fuera continuacin, aparecer una ventana de dilogo
una pgina distinta, por medio de los botones de donde deberemos ingresar un nombre en el formu-
avance y retroceso del sector Registro (Figura 8) lario. Presionamos el botn Aceptar, y el nombre
-ubicado en la zona inferior de la pantalla-. Tambin del formulario aparecer en el panel izquierdo,
podemos utilizar la caja Buscar, situada en el mismo debajo del nombre de la tabla.
sector, para hallar fcilmente un registro. Para ello,
ingresamos la palabra que deseamos buscar y, auto-
mticamente, aparecer el primer registro que la con-
tiene. Al presionar la tecla Entrar, podremos avanzar Confeccionar
en la lista de resultados (Figura 8).
informes
Dentro del sector Registro, veremos un ltimo
botn, representado con una carpeta y un destello. Adems de formularios, Access nos permite crear
Se trata del botn Nuevo registro (vaco), que informes, es decir, listados con la informacin de
nos permitir insertar un registro en blanco. Al pre- nuestra base de datos para que podamos imprimir-
sionarlo, podremos ingresar los valores del nuevo los y consultarlos. Para utilizarlos, debemos ir a la
registro con slo hacer clic sobre los cuadros de solapa Crear y presionar el botn Informe
texto del formulario y escribir los datos correspon- (Figura 9). A continuacin, aparecer un listado con
dientes. Por ltimo, hay que guardar el formulario todos los registros de nuestra base de datos. Al igual
FIGURA 8.
Adems de usar
los botones del sector
Registro, podremos
ingresar el nmero
de registro en la caja
de texto para que se abra
en el formulario.
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Confeccionar informes
que lo que sucede con la Vista Hoja de datos, hacia los costados. Adems, podemos seleccionar
las columnas de los informes pueden cambiarse de los encabezados, por un lado, o los registros, por el
A lugar si hacemos clic en ellos y los arrastramos. otro, para aplicarles formatos de texto, por medio
Tambin se pueden dimensionar al colocar el mouse del sector Fuente ubicado dentro de la solapa
sobre el lmite de una columna con la otra, hasta Formato. Si aplicamos un clic derecho sobre los
que el cursor adopte la forma de una flecha de doble objetos seleccionados y pulsamos la opcin
sentido, debemos mantener el clic y mover el mouse Propiedades, accederemos al panel de propieda-
FIGURA 9.
Al presionar el botn
r Informe ubicado
en la solapa Crear,
podremos obtener
un listado con todos
los registros de la base
de datos.
FIGURA 10.
La orientacin Horizontal
es ideal cuando
imprimimos una base
con muchos campos,
para que quepan todos
dentro de la pgina.
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6.Access
des que vimos anteriormente al utilizar los formula-

rios. Desde all, podremos cambiar el aspecto de las
columnas y configurar diversas opciones de formato.
Seleccionamos las columnas y vamos a la solapa

Organizar, podremos utilizar una funcin muy inte-
resante para la confeccin de informes: el botn
Ajustar tamao al contenido. Su utilidad es
dotar a la columna del tamao mnimo para mostrar
los datos y, de este modo, optimizar el uso del papel.
Por medio de la solapa Configurar pgina, podre- CREAR UN INFORME
mos seleccionar las opciones relacionadas con el CON EL ASISTENTE
tamao del papel. Otra de las opciones que podemos utilizar es confeccio-
nar un informe con un asistente. As, en slo algunos
Por medio del botn desplegable Tamao, elegire- pasos lograremos establecer qu campos lo conforma-
mos las dimensiones del papel (A4, Legal, Carta, rn, qu orden se utilizar -por ejemplo, el campo
etctera). Los botones Horizontal y Vertical Apellidos- y enviarlo directamente a la impresora.
nos ayudarn a definir la orientacin del texto
(Figura 10). La primera opcin suele ser la indica-
da cuando hay demasiados campos y necesitamos
que aparezcan todos. Si no requerimos ver todos los Consultar la base
campos disponibles, entonces podemos borrar los
prescindibles si hacemos clic derecho en su encabe- La funcin de una base de datos no es slo guardar
zado y pulsando la opcin Eliminar. Al igual que informacin, sino que tambin esta informacin sea
lo que sucede con los formularios, los campos elimi- recuperada cuando la necesitemos, de la forma ms
nados en los informes no se borrarn de la base de rpida posible. Por esto, Access nos provee varias
datos, sino que no sern mostrados en l. formas de buscar en los registros. La primera de
ellas es por medio del botn Buscar, ubicado den-
Finalmente, para imprimir el listado, debemos dirigirnos tro de la solapa Inicio. Este mismo comando lo
hacia el Botn de Office/Imprimir y presionar el podemos invocar por medio del atajo Control+B. A
botn Imprimir. Tambin podemos ir al Botn de continuacin, se abrir la ventana Buscar y
Office/Imprimir/Vista previa para verificar reemplazar. En el cuadro de texto Buscar, debe-
cmo quedar el documento impreso. Si no estamos mos ingresar el trmino (o parte de l) que desea-
conformes con el resultado, presionamos el botn mos hallar en la base. Al presionar el botn Buscar
Cerrar Vista previa y seguimos editando la base; siguiente, nos dirigir hacia el primer resultado
en el caso contrario, presionamos el botn Imprimir. que coincida con los criterios ingresados.
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Consultar la base
Adems, disponemos de otras opciones para afinar Ordenar de Z a A, para que los datos de la tabla
la bsqueda. Una de ellas es el desplegable Buscar se organicen de forma alfabtica ascendente o des-
en, que nos permitir escoger la tabla donde se rea- cendente, respectivamente, a partir de los datos de la
lizar la bsqueda. Por medio del desplegable columna seleccionada. Por otra parte, es posible afi-
Coincidir, podemos establecer que los criterios nar an ms los filtros por medio de las opciones de
ingresados se encuentren slo en una parte del Filtros de texto y eligiendo uno de la lista. Con
campo, en el principio de l, o que se encuentre en estas opciones, podemos establecer que slo se
la totalidad del texto ingresado en el campo. Por su muestren los registros que comiencen o finalicen con
parte, el desplegable Buscar (Figura 11) nos per- cierto texto, que contengan determinadas palabras,
mitir elegir la direccin de la bsqueda: Arriba, etctera. Luego de seleccionar una de estas opcio-
para buscar de arriba hacia abajo; o Abajo, para nes, ingresamos el texto con el cual se realizar la
buscar en el sentido inverso. operacin y presionamos el botn Aceptar. Ahora,
slo veremos en la grilla aquellos registros que coin-
IMPLEMENTAR FILTROS cidan con el texto ingresado (Figura 12).
La otra opcin de buscar registros consiste en crear-
los. Para utilizarlos, en primer lugar debemos selec-
cionar una columna y presionar el botn Filtros,
simbolizado con un embudo, que se encuentra en la
pestaa Inicio. Tambin podemos invocarlo al pre-
sionar el botn con forma de tringulo que se
encuentra en los encabezados de la tabla. En la ven-
tana emergente, elegimos Ordenar de A a Z u
FIGURA 11. Coincidir maysculas y minsculas FIGURA 12. El botn con forma de tringulo
permite hallar registros que coincidan que est dentro de los encabezados
exactamente con los criterios ingresados. nos permitir usar distintos filtros de texto.
M REDUSERS.COM 129
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6.Access
Guardar e imprimir Otra de las opciones es seleccionar la tabla o infor-

me en el panel izquierdo, presionar el Botn de
Access permite guardar cada tabla o informe por Office/Guardar como y pulsar la opcin Guardar
separado. Esto sucede cuando cerramos tales objetos, objeto como. A continuacin, debemos ingresar
y una caja de dilogo nos pregunta si deseamos un nombre para el objeto guardado (Figura 13).
almacenar los cambios. Para ello, debemos aplicar un
clic derecho sobre la pequea pestaa ubicada en la Para imprimir la grilla de Access, debemos presio-
zona superior del rea de trabajo, que posee el nom- nar el Botn de Office y pulsar el botn desple-
bre de la tabla, y seleccionar la opcin Cerrar, para gable Imprimir/Vista preliminar. A continua-
slo cerrar esa tabla; o Cerrar todo, si queremos cin, aparecer la cuadrcula tal y cmo quedar
cerrar todos los objetos de la base de datos. en el papel. Es importante recordar que el orden
de los campos y de los registros en la hoja impresa
ser el mismo que el de la grilla, as que podemos
aplicar filtros para que se ordenen de acuerdo
con nuestras necesidades. Adems, el tamao
de las columnas ser proporcional al que
veamos en la tabla.
En la ventana Vista preliminar, podremos

observar una muestra en miniatura. Para establecer
el tamao y la orientacin de la hoja, debemos pre-
sionar el botn Configurar pgina. Por otra
parte, si deseamos hacer alguna modificacin sobre
la tabla, entonces debemos presionar el botn
FIGURA 13. Para guardar los objetos, Cerrar vista preliminar para volver a la
debemos aplicar un clic derecho en su pestaa Vista Hoja de datos. Finalmente, presionamos
y seleccionar la opcin Cerrar o Cerrar todos el botn Imprimir (representado por una impreso-
en el men emergente. ra) para enviar el archivo a la impresora.
RESUMEN
En este captulo, aprendimos a crear una base de datos con Access 2007. Para ello, definimos
las partes que la componen (tablas, campos, registros y valores) y los tipos de datos que pueden
almacenarse. Tambin vimos cmo crear informes y realizar consultas sobre estos.
130 REDUSERS.COM
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Captulo 7
Publisher
Utilizaremos Publisher 2007

y conoceremos cmo crear publicaciones
de una manera sencilla y prctica.
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7.Publisher
Introduccin uso ms frecuente. En el panel izquierdo, podremos

observar una lista de todas las plantillas disponibles.
a Publisher
En el caso de que elijamos una plantilla, debemos
Publisher es una herramienta de creacin de publi- establecer en el sector Personalizar, ubicado a la
caciones. Esto significa que nos ayudar a crear folle- derecha de la pantalla, algunas opciones de diseo:
tos, circulaciones internas (conocidas como house Combinacin de colores, Combinacin de fuen-
organs), boletines y tarjetas, de un modo rpido y tes e Informacin empresarial.
sencillo. Para ello, ofrece una extensa galera de recur-
sos, como plantillas de publicaciones, cuadros de tex- Luego de completar los datos de la informacin
tos imgenes, etctera. empresarial, ingresamos un nombre para este perfil
en el cuadro de texto Nombre del conjunto de
Siempre que ejecutemos Microsoft Office informacin empresarial (Figura 2). De este
Publisher 2007, aparecer una ventana donde modo, podremos recuperarlo desde el mismo des-
debemos elegir una plantilla o un documento en plegable cuando armemos otra publicacin. Luego,
blanco para comenzar a trabajar (Figura 1). En la presionamos el botn Guardar. Por ltimo, nos
zona central de esa pantalla, encontraremos una serie queda presionar el botn Crear para poder comen-
de iconos que nos permitirn utilizar las plantillas de zar a armar la publicacin.
FIGURA 1.
En la primera ventana
de Publisher, debemos
elegir una plantilla
o un documento en blanco
para comenzar.
132 REDUSERS.COM
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I n t ro d u c c i n a P u b l i s h e r
FIGURA 2. La ventana Crear nuevo conjunto los tamaos de papel ms utilizados, como A4,
de informacin personal nos permite ingresar Carta, Legal, etctera. Al igual que en el caso de
todos los datos personales para la plantilla. las plantillas, podremos utilizar el sector
Personalizar para establecer las combinaciones
Si en lugar de utilizar una plantilla seleccionamos la de fuentes y colores, adems de utilizar la informa-
opcin Tamaos de pgina en blanco, luego cin de la empresa. Por ltimo, presionamos Crear.
debemos elegir uno de los vnculos de la zona supe-
rior (Estndar, Anuncio, Folleto, etctera) y pul- En la interfaz del programa (Figura 3), encontramos
sar uno de los iconos de la lista. Tambin podemos la barra de mens, que contiene los comandos bsi-
presionar el vnculo Estndar y seleccionar uno de cos divididos en mens y submens; el panel
FIGURA 3.
Luego de presionar Crear,
veremos la interfaz
de edicin de Publisher,
desde la cual podremos
realizar todas
las funciones.
M REDUSERS.COM 133
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7.Publisher
FIGURA 4.
La versin de Publisher
2003 es muy similar
a la de 2007,
pero esta ltima posee
ms plantillas de mayores
funcionalidades.
Pginas, que sirve para navegar, agregar, mover y Trabajar con objetos
eliminar pginas; y el panel Tareas, donde podremos
fijar las opciones de ciertas herramientas de Publisher. Luego de que creamos una publicacin en blanco,
Tambin se encuentran las barras de herramientas lo primero que debemos hacer es insertar cuadros
Formato, que permite cambiar el aspecto del texto; de textos, imgenes, formas, WordArts, etctera.
Estndar, que incluye las opciones bsicas como Para ello, utilizaremos los comandos que estn dis-
Guardar, Abrir, Copiar, Pegar, Enviar como men- ponibles en el men Insertar y los botones de la
saje, Imprimir, Vista preliminar, Referencia, barra de herramientas Objetos.
Zoom, Caracteres especiales, Ayuda de
Microsoft Office Publisher; y Conexin de CUADROS DE TEXTO
cuadros de texto, para vincular textos o hacer que En primer lugar, vamos al men Insertar/
el texto de un cuadro siga en otro. Cuadro de texto o presionamos el botn Cuadro
INSERTAR TEXTOS E IMGENES DESDE OTROS PROGRAMAS

Tambin podemos insertar textos, imgenes, WordArts o formas: las pegamos desde otras apli-
caciones. Para ello, seleccionamos el texto o imagen, y vamos al men Edicin/Copiar o pre-
sionamos el atajo Control+C. Luego abrimos Publisher y vamos al men Edicin/Pegar.
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Tr a b a j a r c o n o b j e t o s
de texto de la barra de herramientas Objetos.

A continuacin, trazamos con el mouse un recuadro
dentro de la pgina, donde estar emplazado el cua-
dro de texto. Una vez insertado, comenzamos a escri-
bir. Podemos copiar la informacin desde otra aplica-
cin (Word, Internet Explorer, etctera) y pegarla en el
cuadro, aplicamos un clic derecho sobre ste y selec-
cionamos la opcin Pegar (Figura 5).
Es importante destacar que el texto pegado conservar

el formato original. En caso de que deseemos que se
pegue el texto sin su formato, hacemos clic sobre el cua-
dro, vamos al men Edicin/Pegado especial,
seleccionamos la opcin Texto sin formato en la
caja de dilogo y presionamos Aceptar. La otra opcin
consiste en obtener el texto directamente de un docu-
mento de Word, pgina web o archivo de texto (con
FIGURA 5. El comando Pegar nos permite extensin txt). Vamos al men Insertar/Archivo
incluir el texto copiado de un archivo de Word de texto, escogemos el archivo en la ventana de
o de una pgina web. exploracin y presionamos Aceptar (Figura 6).
FIGURA 6.
Luego de seleccionar
el contenido de un cuadro
de texto, podremos
cambiar sus
caractersticas mediante
los botones de la barra
Formato.
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7.Publisher
IMGENES Y AUTOFORMAS Office; Desde archivo, para insertar una imagen

Para insertar una imagen, debemos ir al men guardada en nuestro disco duro; y Desde escner
Insertar/Imagen. All tendremos varias opciones o cmara, para utilizar una imagen guardada en
para seleccionar: Imgenes prediseadas, para nuestra cmara de fotos digital o que deseamos
cargar una figura de la Galera multimedia de obtener desde el escner. A continuacin, la imagen
se insertar en la hoja y aparecer sobre ella la
barra de herramientas Imagen, con la cual podre-
mos modificar algunas opciones.
Para incrustar formas y lneas, debemos presionar el

botn Autoformas, ubicado dentro de la barra de
herramienta Objetos. A continuacin, se desplega-
r un men donde podremos elegir la categora de
la forma (Lneas, Conectores, Formas bsicas,
etctera) y seleccionar la forma en particular
(Figura 7). Finalmente, trazamos con el mouse la
figura dentro de la pgina.
Administrar pginas
Publisher permite crear tanto tarjetas como publica-
ciones de varias pginas. El nmero de pginas
depender exclusivamente del trabajo que estemos
FIGURA 7. Si presionamos el botn Autoformas realizando: una tarjeta, obviamente, tendr una
podremos elegir una de las figuras disponibles sola pgina, pero si creamos una revista, probable-
y trazarlas con el mouse dentro de la pgina. mente tenga una docena.
UTILIZAR TABLAS
Para insertar una tabla en Publisher, debemos presionar el botn Insertar tabla. Luego traza-
mos un recuadro en la pgina y, en la ventana emergente, elegimos la cantidad de columnas, la
cantidad de filas y el diseo que ms nos agrade. Finalmente, presionamos el botn Aceptar.
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Administrar pginas
FIGURA 8. Si vamos al men Insertar/Pginas, FIGURA 9. El panel Navegacin de pginas,

podremos agregarle pginas a nuestra nos permitir agregar, eliminar o cambiar
publicacin y copiar el diseo de una existente. de lugar las pginas de nuestra publicacin.
Para agregar ms pginas, debemos dirigirnos hacia na: permitir que podamos escribir en la pgina del
el men Insertar/Pgina (Figura 8). A continua- documento luego de agregarla.
cin, ingresamos la cantidad de pginas que creare- Duplicar todos los objetos de la pgina:
mos y si se situarn delante o detrs de la pgina se copiar la pgina que indiquemos para que podamos
actual. Por ejemplo, si deseamos insertar una pgina cambiarle el contenido, pero conservando el diseo.
que sea la portada de nuestra publicacin, debemos
elegir la opcin Delante de la pgina actual. Una vez establecidos todos los parmetros de las
Luego seleccionamos una de las opciones situadas en pginas por insertar, presionamos Aceptar.
la parte inferior de la ventana Insertar pgina:
Para desplazarnos entre las pginas de la publicacin
Insertar pginas en blanco: la nueva pgina o eliminarlas, debemos utilizar el panel Navegacin
no tendr ningn formato preestablecido. de pginas, que se encuentra en la zona inferior de
Crear un cuadro de texto en cada pgi- la pantalla, donde cada una de las pginas que com-
INSERTAR WORDARTS
Para aadir un WordArt a nuestra publicacin, debemos presionar el botn Insertar, elegir un
diseo, escribir el texto y pulsar Aceptar. Podemos editarlo como si se tratara de un cuadro de
texto o de una imagen, aplicamos un clic derecho y presionamos la opcin Formato de WordArt.
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7.Publisher
ponen nuestro trabajo estar representada por una de verificacin no debe tener la tilde en caso de que
pequea solapa de color naranja con el nmero de utilicemos una portada. Finalmente, presionamos el
pgina en su interior. Para mover una pgina, simple- botn Aceptar. Si deseamos agregar algo ms al
mente debemos mantener el clic sobre su respectiva nmero de pgina (como el nombre de la publica-
solapa y desplazar el mouse hacia la ubicacin dese- cin y la fecha) debemos aplicar un doble clic sobre
ada. Si aplicamos un clic derecho sobre el panel y ele- el nmero de pgina. A continuacin, el encabeza-
gimos la opcin Ver dos pginas, podremos obser- do se transformar en un cuadro de texto totalmen-
var la par y la impar en una misma ventana, lo cual te editable (Figura 10).
nos permitir saber cmo quedar la publicacin una
vez impresa. El panel Navegacin de pginas
(Figura 9) nos servir tambin para agregar o quitar
pginas a la publicacin. Para ello, aplicamos un clic Imprimir y guardar
derecho sobre la solapa de una pgina y selecciona-
mos las opciones Insertar pgina o Eliminar Antes de enviar el archivo a la impresora, debemos
pgina, segn corresponda. asegurarnos de que no haya cuadros de texto vac-
os o imgenes fuera de los mrgenes, que arruinen
Para colocar el nmero de pgina, debemos dirigir- nuestra impresin. Para ello, utilizamos una funcio-
nos hacia el men Insertar/Nmeros de pgi- nalidad muy til de Publisher: el Verificador de
na. Luego aparecer una ventana en la que pode- diseo, que podemos ejecutar si vamos al men
mos elegir la ubicacin del nmero de pgina y si lo Herramientas/ Verificador de diseo como
incluiremos en la primera. Obviamente, esta casilla vemos en la Figura 11.
FIGURA 10.
Al hacer clic
sobre el encabezado,
podremos editarlo.
Adems, aparecer
una ventana flotante
para aadir la fecha
y el nmero de pgina.
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I m p r i m i r y g u a rd a r
posee cada tem y presionamos la opcin

Corregir. A medida que se vayan solucionando los
errores de diseo, aparecer una hoja con una tilde
s de color verde que evidenciar su correccin.
Tambin podemos presionar la opcin Ir a este
elemento, para que el objeto en cuestin sea
seleccionado y podamos aplicarle las correcciones
necesarias. En ese mismo panel, encontramos algu-
nas casillas de verificacin que nos sern de utili-
dad. Por ejemplo, si marcamos Ejecutar compro-
baciones de impresin comercial, podremos
FIGURA 11. En Herramientas/Verificador saber qu errores debemos corregir si llevaremos
de diseo, veremos una lista con todos nuestro trabajo a una imprenta. Las dos casillas res-
los errores de diseo de nuestra publicacin. tantes nos servirn para solucionar aspectos de la
publicacin de nuestro trabajo en la Web o enviar-
A continuacin, en el panel izquierdo, aparecer lo por correo electrnico, como la inclusin de vn-
una lista con todos los objetos que debemos corre- culos y la eleccin de fuentes soportadas por los
gir. Para ello, presionamos el botn desplegable que navegadores de Internet como Internet Explorer.
IMPRIMIR EN PDF
Para guardar en PDF, podemos descargar el programa gratuito Cute PDF Writer, que instalar
una impresora virtual en la PC. De este modo, es posible seleccionarla en el men de impresin
y crear nuestros propios PDF. Se descarga desde www.cutepdf.com.
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7.Publisher
Finalmente, vamos al men Archivo/Imprimir o pre- ciones, que nos permitir crear una copia del traba-
sionamos el atajo Control+P. A continuacin, se abri- jo con sus fuentes, imgenes y dems componentes
r la ventana Imprimir, donde podemos seleccionar la incrustados. De esta forma, el archivo se leer en
impresora y el tipo de papel, y establecer las opciones la mquina destino del mismo modo en que se lo lee
de impresin a doble cara. Tambin podemos presionar en la computadora que lo cre. Para emplear esta
el botn Vista preliminar para comprobar cmo funcin, vamos al men Archivo/Empaquetar
quedar el documento antes de imprimirlo. Finalmente, publicaciones (Figura 12) y elegimos una de las
presionamos el botn Imprimir. dos opciones: Llevar a otro equipo o Llevar al
servicio de impresin comercial. En ambos
Para guardar el archivo, vamos al men Archivo/ casos, se abrir un asistente donde deberemos selec-
Guardar, seleccionamos el formato de archivo, ingre- cionar la unidad de disco extrable (CD, DVD o memo-
samos un nombre y pulsamos Guardar. Tambin rias USB) y la carpeta donde se guardar el trabajo.
podemos utilizar la opcin Empaquetar publica- (comprimido en formato ZIP) para ser transportado.
FIGURA 12.
Si vamos
a Archivo/Empaquetar,
podremos guardar
el trabajo en un archivo
ZIP que contendr
todos los componentes
incrustados.
RESUMEN
En este captulo, aprendimos a crear una publicacin desde cero, a utilizar plantillas y a imple-
mentar las opciones de combinacin de fuentes y colores. Adems, vimos cmo insertar textos,
grficos y otros elementos que nos ayudarn a armar creaciones de calidad.
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Captulo 8
Otras
aplicaciones
Analizaremos las otras aplicaciones

de Office 2007: SharePoint, OneNote,
Groove, InfoPath y Visio.
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8.Otras aplicaciones
SharePoint pero desde el punto de vista del usuario comn, es

decir, para compartir e intercambiar archivos con
SharePoint es una utilidad de Office 2007, que per- otros usuarios. Tambin conoceremos cmo sincro-
mite configurar un servidor con el cual podremos nizar otras aplicaciones de Office con los servidores
compartir e intercambiar archivos con otras perso- basados en SharePoint.
nas, como los compaeros de la empresa a la cual
pertenecemos, por ejemplo. Si bien Office nos ofre- ACCEDER A SHAREPOINT
ce las aplicaciones SharePoint Server, que sirve para Un servidor basado en SharePoint puede ser accedi-
montar un servidor web, y SharePoint Designer, que do de dos maneras: desde la web o desde un pro-
permite crear pginas web para subir a un servidor grama de Office. En el primer caso, bastar con
basado en SharePoint, el uso de estas aplicaciones abrir Internet Explorer -o nuestro browser favorito-
requiere conocimientos de programacin y diseo, e ingresar la direccin que corresponda a nuestro
que exceden los objetivos de esta obra. Por lo tanto, servidor. La otra manera es acceder desde Word,
en estas pginas aprenderemos a usar SharePoint, Excel o PowerPoint. Para ello, abrimos cualquiera de
FIGURA 1.
Luego de ingresar
la direccin de nuestro
servidor, debemos
escribir nuestro nombre
de usuario y contrasea.
UN SERVIDOR GRATUITO DE SHAREPOINT

Si bien existen varios servicios de hosting basados en SharePoint, stos cuestan entre 10 y 30
dlares mensuales, y no ser conveniente contratar uno si slo queremos la aplicacin. Por ello
recomendamos ingresar en www.freesharepoint2007.net que es gratiuto.
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S h a re P o i n t
estas aplicaciones, vamos al Botn de Office/

Abrir, escribimos la direccin que corresponde a
nuestro servidor en el cuadro Archivo y pulsamos
Abrir. Si usamos cualquiera de los mtodos provis-
tos, deberemos autenticarnos ingresando un nom-
bre de usuario y una contrasea (Figura 1), provis-
tos oportunamente por el administrador del sitio -
por lo general, son los responsables del rea de sis-
temas de la compaa.
Una vez que ingresamos en el servidor, veremos una como si lo queremos archivar con otro nombre o for-
lista de las libreras disponibles. Es decir, de los espa- mato. El programa abrir por defecto la ruta actual,
cios dedicados al almacenamiento de archivos que que no ser la de nuestro disco duro, sino la del ser-
sern compartidos por los miembros de la empresa. vidor de SharePoint. Por otra parte, podemos crear un
Con slo aplicar un doble clic sobre alguna, se mostra- nuevo documento y, al dirigirnos al Botn de
r una lista con los archivos que contiene (Figura 2), Office/Guardar, tambin es posible guardarlo en el
los cuales podremos abrir haciendo doble clic sobre servidor de SharePoint. De este modo, los cambios
ellos. Cualquier cambio que hagamos en el documen- que hagamos en un archivo existente, as como los
to lo podremos salvar yendo a Botn de nuevos documentos que creemos, estarn disponibles
Office/Guardar,o Botn de Office/Guardar para todos los usuarios de ese espacio.
FIGURA 2.
La ventana Abrir nos
permitir explorar el
servidor de SharePoint
como si se tratara del
Explorador de Windows.
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ADMINISTRAR DOCUMENTOS sobre algn documento que quedaron pendientes.

Al abrir un documento almacenado en un servidor de Documentos: aqu encontraremos una lista con
SharePoint, podremos acceder a otras opciones, como todos los documentos que fueron almacenados en
ver el historial de cambios del archivo, abrir otros docu- el espacio. Aplicando un clic derecho sobre uno de
mentos, verificar los usuarios que estn conectados, ellos podremos abrirlo, eliminarlo o recibir alertas
etctera. Para ello, debemos ir al Botn de por correo electrnico cuando un usuario realice
Office/Servidor/Informacin de administra- una modificacin sobre el archivo. Tambin pode-
cin de documentos. A continuacin, se abrir un mos crear archivos y carpetas por medio de los vn-
panel en Word (Figura 3) cuyas pestaas, de izquierda culos que estn en la zona inferior del panel.
a derecha, proponen las siguientes opciones:
Estado: en esta pestaa encontraremos informa-

cin sobre el documento que hemos abierto.
Integrantes: aqu se listarn los usuarios que
se encuentran conectados. Tambin podemos
enviarles un e-mail a todos los usuarios de ese
espacio, mediante el vnculo Enviar correo
electrnico a todos los integrantes; o
agregar nuevos miembros, a travs del vnculo
Agregar nuevos integrantes. Ambas opciones
dependern de los permisos que nos haya otorgado
el administrador del servidor.
Tareas: en esta solapa podremos leer las tareas
que han dejado otros usuarios o crear las propias.
Por medio del vnculo Ver tareas del flujo de
trabajo podemos observar el avance de las tareas
FIGURA 3. La pestaa Documentos del panel

Administracin de documentos nos permitir
abrir o borrar los archivos del servidor.
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S h a re P o i n t
Vnculos: aqu podremos establecer una lista de documentos y la direccin web de nuestro servidor.
favoritos con los sitios que son utilizados con fre- Luego presionamos el botn Crear (Figura 4) y
cuencia por los miembros del espacio. aparecer el panel Administracin de docu-
mentos que vimos anteriormente.
CREAR UNA NUEVA
REA DE TRABAJO Es probable que Word nos exija que el servidor se
Los espacios de SharePoint pueden imaginarse encuentre dentro de nuestra Zona de confianza
como carpetas donde podremos guardar nuestros para poder crear el rea. En caso de que no lo est,
documentos y luego compartirlos con otros usua- abrimos Internet Explorer, vamos al men
rios. Para crear uno nuevo, en primer lugar accede- Herramientas/ Opciones de Internet y pulsa-
mos a nuestro servidor a travs de una aplicacin mos la pestaa Seguridad. Presionamos el icono
de Office -Word, por ejemplo- y nos dirigimos hacia Sitios de confianza y luego el botn Sitios.
el Botn de Office/ Publicar/Crear rea de Luego pegamos la direccin del servidor en el cua-
trabajo de documento. A continuacin, se abri- dro de texto Agregar este sitio web a la
r un panel en la zona derecha de la pantalla, zona: y presionamos el botn Agregar. Por ltimo,
donde debemos ingresar un nombre para el rea de presionamos Aceptar.
FIGURA 4.
Desde cualquier
programa de Office,
podemos crear
un documento para
compartir con los otros
usuarios de la red.
GOOGLE TIENE SU PROPIO SHAREPOINT

Adems de usar un servidor basado en SharePoint, podemos utilizar Google Sites, que nos ofre-
ce un servicio similar y gratuito dentro de su plataforma Google Apps. Desde all podemos com-
partir archivos, comunicarnos con otros miembros de la empresa, crear calendarios online.
M REDUSERS.COM 145
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OneNote Pero adems, OneNote permite compartir toda la

informacin con otros usuarios como, por ejemplo,
Microsoft Office OneNote 2007 es ms que un nuestros compaeros de un mismo proyecto, rea o
administrador de anotaciones. Si bien permite reali- divisin de la empresa. La informacin que utilicemos
zar notas de aquello que se nos ocurra, tambin nos en OneNote se organizar en varios niveles: Bloc de
da la posibilidad de recolectar informacin de todo Notas, los cuales estn divididos en Secciones, y
tipo y formato, y hacer que sea accesible en cual- stas, a su vez, separadas en Pginas (Figura 5).
quier momento. Por ejemplo, podemos copiar en
OneNote un mensaje de correo o una cita de CREAR UN BLOC DE NOTAS
Outlook, el contenido de una pgina de Internet, Para crear un nuevo bloc de notas, debemos acce-
imgenes, sonidos, videos, etctera. Es mucho ms der al men Archivo/Nuevo/Bloc de notas o
que un bloc de notas de papel, pues no slo ofrece presionar el botn desplegable Nuevo/Bloc de
la posibilidad de guardar informacin, sino tambin notas. A continuacin, se abrir un asistente
de gestionarla y ordenarla, y de recibir y enviar (Figura 6) donde debemos establecer un nombre
datos desde otras aplicaciones o hacia ellas, entre en la caja de texto y un color para las solapas, por
otras funciones que poseemos. medio del desplegable. En la lista Desde planti-
FIGURA 5.
El panel izquierdo
contiene los Blocs
de Notas. En las
pestaas superiores
estn las secciones,
y el panel de la derecha
agrupa las pginas.
CUNTOS BLOCS PUEDO CREAR?

Los blocs de notas funcionan de modo similar a una carpeta en el Explorador de archivos de
Windows, donde guardaremos toda la informacin relacionada con un asunto en particular. Por
lo tanto, podremos disponer de tantos blocs como espacio disponible poseamos en el disco duro.
146 REDUSERS.COM
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OneNote
lla, podemos seleccionar uno de los estilos predi- nombre de usuario y la contrasea de la sesin con la
seados o bien la opcin En blanco. Recordemos cual creamos el bloc. Al presionar Siguiente, el sis-
que las opciones que contengan la palabra com- tema nos solicitar una ubicacin para almacenarlo.
partido permitirn que el bloc pueda ser accedido Varias personas compartirn el bloc de
y editado por otras personas. A continuacin presio- notas: podremos establecer si guardaremos el bloc en
namos el botn Siguiente. En la prxima pantalla, una carpeta compartida de la red local o en un servidor.
debemos escoger una de las opciones disponibles: Al presionar Siguiente, el sistema nos solicitar una
Lo utilizar en este equipo: el bloc ser guarda- ubicacin de red o de SharePoint para almacenarlo.
do en la computadora actual y slo podr ser accedido
por nosotros. Al presionar Siguiente, el sistema solici- Por ltimo, debemos presionar Crear para tener
tar una ubicacin en el disco duro para almacenarlo. nuestro nuevo bloc. Si elegimos una plantilla,
Lo utilizar en varios equipos: en este entonces el bloc tendr algunas secciones y pginas
caso, el bloc podr ser almacenado en una memoria predeterminadas. En cambio, si seleccionamos un
USB para ser abierto desde cualquier otra computa- bloc en blanco, encontraremos una sola seccin
dora, pero en el otro equipo debemos ingresar con el (llamada Nueva seccin 1) y una pgina vaca.
FIGURA 6.
El Asistente para
nuevo bloc de notas
ofrece varias plantillas,
incluso para crear
un bloc y compartirlo
con otros usuarios.
UN BLOC DE NOTAS EDUCATIVO

Si navegamos el panel Bloc de notas, veremos una categora que se llama Gua de OneNote
2007. Aqu, encontraremos las secciones Introduccin a OneNote y Ms caractersticas inte-
resantes, que nos permitirn conocer ms acerca del programa.
M REDUSERS.COM 147
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INSERTAR SECCIONES Y PGINAS

Al igual que las carpetas, las secciones nos proporcio-
nan un modo de organizar la informacin. Para ello,
podemos utilizar etiquetas que nos permitan conocer al
instante el tipo de informacin que contendr cada sec-
cin. Por ejemplo, podremos crear una seccin para
cada cliente de la compaa, para cada proyecto, etc-
tera. Para crear una nueva seccin, en primer lugar
debemos seleccionar el bloc al cual pertenece, por
medio del panel izquierdo. Luego nos dirigimos hacia el
men Archivo/ Nuevo/Seccin o presionamos el ciones. A continuacin, aparecer un botn al final
botn desplegable Nuevo/Seccin. A continuacin, de las solapas que identifican a las secciones
aparecer una nueva pestaa con su nombre seleccio- (Figura 8). Escribimos un nombre para el grupo de
nado (Figura 7), por lo que debemos ingresar un nom- secciones y presionamos la tecla Entrar .
bre que la identifique del resto de las pestaas. Finalmente, pulsamos el botn que identifica al
grupo de secciones creado e insertamos nuevas sec-
Tambin podemos crear un grupo de secciones y, de ciones, como vimos anteriormente.
este modo, organizar informacin ms compleja. Por
ejemplo, es posible crear un grupo de secciones que Cada vez que creamos una seccin, en sta se inser-
se llame Empleados (y dentro de ella, todos los datos tar por defecto una pgina en blanco llamada Sin
de nuestros empleados) y otra llamada Proveedores ttulo. Pero tambin podemos crear nuevas pgi-
(para almacenar la informacin referida a quienes nos nas. Para ello, primero seleccionamos el bloc de notas
suministran bienes y servicios). Para crear un grupo de y la seccin a la cual pertenecer la nueva nota, por
secciones, debemos dirigirnos hacia el men medio de los botones del panel izquierdo y las sola-
Archivo/Nuevo/Grupo de secciones o presio- pas de la zona superior de la pantalla, respectivamen-
nar el botn desplegable Nuevo/ Grupo de sec- te. Podemos agregar pginas por medio del men
FIGURA 7.
Luego de crear
una seccin, debemos
ingresar un nombre
que la describa.
En caso contrario,
asumir el nombre
Nueva seccin 1.
148 REDUSERS.COM
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OneNote
FIGURA 8.
Despus de crear
un grupo de secciones,
debemos insertar
nuevas secciones dentro
de l o arrastrarle
otras desde el panel
izquierdo.
s
Archivo/Nuevo/Pgina, del botn desplegable mente una etiqueta con el texto que estamos ingre-
Nuevo/Pgina o del botn Nueva pgina, ubicado sando. Podemos moverla con el mouse, editarla con
en el panel derecho (Figura 9). A continuacin, se slo aplicar un clic sobre ella o eliminarla, hacin-
crear una nueva pgina; debemos ingresar un nom- dole clic derecho y seleccionando Eliminar eti-
bre descriptivo y presionar la tecla Entrar. queta o presionando la tecla Suprimir.
CREAR NOTAS Tambin podemos crear etiquetas personalizadas con el

OneNote es un administrador de notas personales, comando Insertar/Etiqueta (Figura 10). Luego
por lo cual su funcin principal es insertar y modifi- seleccionamos en el submen el tipo de etiqueta dese-
s car notas. Para crear una nueva nota, debemos ado: Tareas pendientes, Importante, Pregunta,
r seleccionar previamente el bloc, la seccin y la etctera.A continuacin, aparecer una etiqueta con un
pgina donde ser archivada. Luego, comenzamos pequeo icono que representar el tipo de anotacin.
a escribir. A continuacin, aparecer automtica- Con slo hacerle clic, podremos editarla.
Otra de las opciones es crear una tarea de Outlook.

De este modo, la apuntaremos en OneNote, pero
tambin estar disponible en el cliente de correo
electrnico. Para ello vamos al men Insertar/
Tarea de Outlook (Figura 11), seleccionamos
una fecha y escribimos lo que deseemos en la eti-
queta. Cuando ejecutemos Outlook, podremos ver
FIGURA 9. Con el botn desplegable la tarea creada, desde la ventana Tareas o
Nuevo/Pgina, podremos crear una pgina mediante el atajo Control+4, y hacer doble clic en
en blanco que contendr una nota prediseada. ella para abrirla en OneNote.
M REDUSERS.COM 149
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FIGURA 11. Si vamos a Insertar/Tarea

de Outlook, podremos insertar fcilmente
una tarea de Outlook en OneNote.
podremos acceder a varias opciones: Abrir, para edi-

FIGURA 10. Si vamos a Insertar/Etiqueta, tar el archivo con el programa correspondiente;
crearemos una anotacin representada por Guardar como, para guardar una copia con otro
un icono, para poder identificar el tipo de nota. nombre; Insertar como copia impresa, para
incrustar su contenido en OneNote; etctera.
INSERTAR OBJETOS
OneNote tambin permite insertar textos, imgenes, Otra de las posibilidades es incrustar una imagen.
sonidos, videos y todo el contenido de otros progra- Para ello, tenemos varias opciones. En primer lugar,
mas. Para insertar el texto de un documento de Word, podemos ir al men Insertar/Imgenes y esco-
un grfico de Excel, o alguna otra informacin de ger Desde archivos o Desde escner o cma-
cualquier formato, simplemente debemos dirigirnos ra. En el primer caso, debemos explorar el disco
hacia el men Insertar/Insertar archivos duro y seleccionar un archivo grfico que tengamos
como copia impresa (Figura 12). De este modo, all almacenado con anterioridad.
OneNote imprimir virtualmente el contenido del
archivo y lo pegar en la pgina como una nota. Si elegimos Desde escner o cmara, se abrir
una ventana emergente donde elegiremos el dispo-
Por otra parte, tambin podemos utilizar el men sitivo desde el desplegable y marcaremos una de
Insertar/Archivos (Figura 13), pero en lugar de las dos casillas de verificacin: Calidad Web o
insertar el contenido del archivo, lo que har este Calidad de impresin, segn el destino que ten-
comando es incluir un acceso directo a l. A continua- dr nuestro trabajo. Obviamente, la primera opcin
cin, veremos el icono del archivo insertado en la hoja obtendr imgenes ms livianas para compartirlas
de OneNote, como si se tratara del Escritorio de sin inconvenientes a travs de Internet. Por ltimo,
Windows. Haciendo clic derecho sobre el icono, presionamos el botn Insertar (Figura 14).
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OneNote
-
FIGURA 12. El men Insertar/Insertar FIGURA 13. Si vamos a Insertar/Archivos,
o archivos como copia impresa nos colocar tendremos un acceso directo al archivo para
a el contenido de un archivo en una etiqueta. poder realizar distintas acciones con l.
Pero tambin existe otra opcin que sirve para reali-

zar una captura de la pantalla y guardarla en
- OneNote. Para ello, debemos dirigirnos hacia el men
Insertar/Recorte de pantalla. A continuacin,
o OneNote se minimizar para que podamos ver el
s Escritorio o la aplicacin que estaba en segundo
plano. Entonces, debemos mantener el clic y trazar un
recuadro con el mouse. Finalmente, al soltar el clic, se
abrir OneNote con la imagen del sector de la panta-
- lla seleccionado, insertada en la pgina.
e
o Por ltimo, es posible insertar grabaciones de audio
- y de video. Para utilizar estas opciones, primero
n debemos instalar un micrfono y una cmara, res-
s pectivamente. Luego vamos al men Insertar/ FIGURA 14. Conviene escoger la opcin
Grabacin de audio, o Insertar/ Grabacin Calidad Web para mejorar la velocidad
de vdeo. A continuacin, veremos una barra que de acceso a un bloc de notas.
M REDUSERS.COM 151
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mostrar el proceso de grabacin. All encontrare- Groove 2007

mos los botones Detener o Pausar, para finalizar
la grabacin, y el botn Reproducir para que Microsoft Office Groove 2007 es un cliente de inter-
podamos escuchar o ver lo que grabamos. Una vez cambio de archivos entre pares, sistema ms conoci-
que cerramos la ventana, el sonido o video creado do como Peer to Peer o P2P. De este modo, podemos
se depositar en una etiqueta, como si hubiramos utilizarlo para crear un espacio de trabajo donde com-
insertado un archivo. Haciendo un clic derecho partir documentos de Word con otros compaeros de
sobre su icono y presionando la opcin la empresa, para que cualquiera de ellos pueda modi-
Reproducir, podremos escucharlo o verlo en cual- ficarlo. Adems, es posible editar los documentos sin
quier momento que deseemos (Figura 15). estar conectados a Internet (luego se sincronizarn
los archivos con las versiones ms nuevas) o utilizan-
do una computadora que sea distinta de la nuestra.
Groove se compone de dos ventanas. La primera, lla-

mada Barra de inicio, es la que aparece al hacer
doble clic sobre el icono de la Bandeja del sistema,
y permite crear, organizar y manipular las reas de tra-
bajo y los contactos. Por su parte, la ventana rea de
trabajo nos permite crear nuevos archivos y carpetas,
y compartirlos con otras personas (Figura 16).
ADMINISTRAR LAS CUENTAS

La primera vez que ejecutemos Groove nos aparecer
un asistente para agregar una nueva cuenta. Pero en
caso de que deseemos crear ms cuentas, podemos
FIGURA 15. El men Insertar/Grabacin de hacerlo aplicando un clic derecho sobre el icono de
audio puede ser til para dejar instrucciones Groove que est en la bandeja del sistema y seleccio-
o comentarios grabados a otros usuarios. nando la opcin Nueva cuenta. En la primera venta-
PUEDO ENTRAR EN HOTMAIL CON UNA CUENTA DE GROOVE?

La respuesta es no. Cuando creamos una nueva cuenta de Groove, el sistema nos exigir
que ingresemos una direccin de correo electrnico, pero sta no estar vinculada a nin-
guno de los servicios que brinda MSN en Internet, como Windows Live y .NET Passport.
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G ro o v e 2 0 0 7
FIGURA 16.
Al ejecutar Groove
slo veremos la Barra
de inicio a la derecha.
Pero al hacer doble clic
en un rea de trabajo,
se abrir otra ventana.
na del asistente (Figura 17), nos toparemos ante dos tiva. La ltima nos servir para crear una cuenta
opciones: Crear una cuenta de Groove nueva y desde cero. Presionamos Siguiente.
Utilizar una cuenta de Groove que ya haya
creado. En el primer caso, lograremos crear una
cuenta desde cero mientras que, si elegimos la otra
opcin, utilizaremos una cuenta que ya hemos creado
en otro equipo. Luego de marcar la casilla correspon-
diente, presionamos el botn Siguiente. A conti-
nuacin tendremos que tildar una de las tres casillas
de verificacin. Las dos primeras nos sern tiles
cuando el administrador (generalmente, el jefe del FIGURA 17. Eligiendo la opcin
departamento de sistemas de la empresa) nos enve Crear una cuenta de Groove nueva,
un cdigo para crear una cuenta de Groove corpora- podremos tener nuestra propia cuenta.
MS DE UNA CUENTA
Si tenemos ms de un rea de trabajo, podemos crear una cuenta para cada una y as
organizar mejor nuestras tareas. Pero no es conveniente utilizar el mismo nombre para
todas, porque no sabremos identificarlas.
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Presionamos el botn Finalizar para crear la cuenta

y salir del asistente.
Para eliminar una cuenta que ya no utilicemos (por

supuesto, debemos contar con ms de una), aplica-
mos un clic derecho sobre el icono de Groove en la
Bandeja del sistema, llevamos el mouse hacia el
nombre de la cuenta que deseamos eliminar y selec-
cionamos la opcin Barra de inicio. A continua-
cin, nos dirigimos hacia el men Opciones/
En la prxima pantalla (Figura 18), debemos comple- Preferencias, pulsamos la pestaa Cuenta y pre-
tar todos los datos del formulario. Si el equipo donde sionamos el botn Eliminar (Figura 19).
est instalado Groove slo es utilizado por nosotros,
entonces debemos marcar la casilla Recordar con- REAS DE TRABAJO
trasea. Tambin es conveniente tildar la opcin Las reas de trabajo son el lugar donde se realizan
Habilitar restablecimiento de contrasea todas las acciones de Groove. Para crearlas, debe-
para que podamos recobrar la contrasea en caso de mos ir a la Barra de inicio o a la ventana reas
olvido. Pulsamos Siguiente. Por ltimo, seleccionamos de trabajo y dirigirnos hacia el men Archivo/
en el desplegable la opcin Slo nombre, para que Nuevo/rea de trabajo.
otros usuarios de Groove nos encuentren y as poder
compartir archivos con ellos.
FIGURA 18. Con la opcin Slo nombre FIGURA 19. Desde la ventana Preferencias,
lograremos que otros contactos nos localicen por no slo se puede eliminar una cuenta, sino
nuestro nombre y as lograr ms confidencialidad. tambin configurarla.
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G ro o v e 2 0 0 7
usuarios suban, descarguen y editen archivos; y

Plantilla, para escoger una de las reas predisea-
das de Groove. A continuacin, si elegimos la opcin
Plantilla (Figura 20), debemos seleccionar de una
lista las herramientas que utilizaremos dentro de esa
rea, como bloc de notas, formularios y visores de im-
genes. Presionamos Aceptar.
Luego de crear un rea de trabajo, el siguiente paso

consiste en llenarla de archivos que puedan ser com-
partidos por nuestros contactos. Para ello tenemos
FIGURA 20. Si elegimos Plantilla, dos opciones. La primera consiste en abrir una venta-
podremos agregar herramientas a nuestra na del Explorador de Windows y arrastrar directa-
rea de trabajo. mente archivos o carpetas hacia la ventana Area de
trabajo de Groove (Figura 21). La segunda opcin
A continuacin, aparecer una ventana donde debemos requiere que presionemos el botn Agregar archi-
ingresar un nombre para el rea y elegir una de las tres vos, y que vayamos a la ubicacin donde se encuen-
opciones: Estndar, para permitir el intercambio de tran los elementos que deseamos aadir, seleccionar-
archivos y las discusiones entre los usuarios; Uso com- los y presionar el botn Abrir. Independientemente
partido de archivos, que nos ofrece la posibilidad del mtodo utilizado, a continuacin aparecern los
de establecer una carpeta del disco duro para que los archivos y carpetas en la Lista de archivos.
FIGURA 21.
Si vamos a incluir
carpetas enteras,
lo ms cmodo es
abrirlas con el
Explorador de Windows
y arrastrarlas hacia
la interfaz de Groove.
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Podemos utilizar los archivos que insertemos en programa predeterminado para modificarlo.
Groove del mismo modo que en el Explorador de Tambin podemos realizar las operaciones bsicas
Windows (Figura 22). Es posible crear nuevos de todo programa de Office Cortar, Copiar,
archivos y carpetas aplicando un clic derecho en Cambiar nombre y Eliminar, entre otras.
algn lugar vaco de la lista de archivos y seleccio-
nando la opcin Nuevo seguida del tipo de elemen- ADMINISTRAR USUARIOS
to por crear: carpeta, documento de texto, mapa de Una vez que hemos creado las reas de trabajo,
bits, etctera. En cambio, si aplicamos un clic secun- slo nos resta admitir a los usuarios que podrn
dario sobre un archivo, tendremos la posibilidad de agregar o modificar los archivos. Para ello, debemos
elegir Abrir, para ejecutar la aplicacin que nos ir a la Barra de inicio y presionar en la pestaa
permita ver el archivo; o Edicin, que abrir el Contactos. Luego hacemos clic en el vnculo
FIGURA 22.
Con un clic derecho
sobre el archivo
o carpeta, lograremos
realizar las mismas
operaciones que
con el Explorador
de Windows.
SE MODIFICAN LOS ARCHIVOS ORIGINALES?

Cuando editamos los archivos de un rea de trabajo, lo que hacemos es modificar la copia
que tenemos en Groove y no los archivos originales. De este modo, podremos quedarnos
tranquilos de que siempre contaremos con que el archivo original quedar inalterable.
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FIGURA 23.
Groove nos permite
agregar usuarios
de nuestra red local
o del directorio pblico
de Groove en Internet.
Agregar contactos. A continuacin, se abrir

una nueva ventana, donde debemos ingresar parte
del nombre del contacto dentro de la caja de texto
Buscar y presionar el botn Buscar. En la lista
inferior, se desplegarn los nombres de todos los
usuarios de Groove que coincidan con los criterios
de bsqueda ingresados. Si deseamos buscar usua-
rios en Internet, entonces debemos marcar la casi-
lla Incluir directorio pblico de Groove
antes de realizar la bsqueda. Finalmente, para
agregar un usuario, debemos hacer clic sobre su
nombre y presionar el botn Agregar (Figura 23).
Para realizar acciones con los usuarios, debemos ir

hacia la Barra de inicio y aplicar un clic derecho
sobre el nombre del usuario en cuestin. Tambin
podemos elegir ms de un usuario para realizar tare-
as masivas, presionando la tecla Control y haciendo
clic en cada usuario. Entre tales acciones, se destacan
las siguientes (Figura 24):
FIGURA 24. Para que un contacto forme
Enviar mensaje: se utiliza para enviar un mensa- parte de nuestra red de Groove, debemos
je de texto o de voz y adjuntar archivos al usuario. aplicarle un clic derecho y elegir Invitar
Poner alias al contacto: permite ingresar un al rea de trabajo.
M REDUSERS.COM 157
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apodo que veremos en nuestra lista en lugar del ras. La ms simple es en un archivo XML especfico
nombre completo del contacto. por cada vez que rellenemos un formulario utilizando
Invitar al rea de trabajo: su funcin es el lenguaje de Access, sera un archivo XML para cada
enviarle un mensaje al contacto para que se aada a registro-, que se almacenar dentro de la carpeta
nuestra rea de trabajo, y comience a compartir archi- donde se encuentra la plantilla creada. La otra manera,
vos y realizar charlas con los dems usuarios de sta. mucho ms compleja, consiste en guardar los resulta-
Iniciar sesin en Messenger: en caso de dos en una base de datos de Access (Figura 25).
que el usuario posea una cuenta de Windows Live
Messenger, podemos iniciar una conversacin CREAR UN FORMULARIO
mediante mensajera instantnea. Cada vez que ejecutemos InfoPath, nos encontraremos
Eliminar: permite quitar al usuario de contactos con una ventana para crear un formulario desde una
de nuestra lista personal de contactos. plantilla prediseada, o desde cero. En el primer caso,
debemos seleccionar uno de los diseos de la lista. A
continuacin, el nuevo formulario se armar automti-
camente con todos sus campos y controles. Para crear
InfoPath un formulario desde cero, entonces debemos presionar
el vnculo Disear una plantilla de formulario.
Microsoft Office InfoPath 2007 sirve para crear for- A continuacin, podemos elegir la opcin En blanco,
mularios automatizados para que podamos recolectar para incluir nuestros campos y controles de forma
informacin y almacenarla de un modo sencillo, y sin manual. Tambin podemos crear un formulario a partir
la necesidad de tener conocimientos sobre programa- de una base de datos de Access. De este modo, todos
cin. Los datos que rellenemos en un formulario cre- los cambios que hagamos en un formulario de InfoPath
ado con InfoPath podemos guardarlos de dos mane- se guardarn en la base de datos (Paso a paso 1).
FIGURA 25.
InfoPath no posee
las cintas de opciones,
pero incluye el panel
Tareas de diseo
para realizar
las acciones frecuentes
ms gilmente.
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InfoPath
PASO A PASO /1
Crear un formulario asociado a una base de datos
1 En la primera pantalla de InfoPath,

escoja la opcin Disear una plantilla
de formulario y presione el icono
Base de datos.
2 Presione el botn Seleccionar

base de datos. Explore el disco duro,
elija el archivo con extensin .ACCDB
correspondiente a la base de datos y presione
Abrir. Pulse el botn Siguiente.
3 Escriba un nombre para la conexin

y presione Siguiente. Pulse el botn
Finalizar para cerrar el asistente.
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A continuacin, aparecer el formulario. Vaya al panel derecho y despliegue los tems del nivel
dataFields. Arrastre los campos hacia el recuadro que posee la leyenda Arrastre los
campos de datos aqu. Elija la opcin con la leyenda Seccin con controles.
Despliegue los tems del nivel queryFields. Arrastre los campos que desea utilizar
al momento de realizar una consulta hacia el recuadro que posee la leyenda Arrastre los
campos de consulta aqu. Elija la opcin con la leyenda Seccin con controles.
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InfoPath
AGREGAR CONTROLES datos personales de un cliente y otra seccin para

Una vez que creamos un formulario de InfoPath, nos agrupar su informacin de contacto. Para agregar una
resta agregarle controles mediante los cuales lograre- seccin al formulario, vamos al men Insertar/Ms
mos insertar campos de texto, desplegables, casillas controles y seleccionamos, en el panel derecho, la
de verificacin y otros elementos que nos permitan opcin Seccin (Figura 26).
ingresar informacin. Pero adems, debemos aadir
etiquetas, tablas y otros objetos con el fin de organi- Luego debemos crear una tabla dentro de la seccin.
zar los campos de los formularios. En primer lugar, Para ello, vamos al men Insertar/Tabla de
debemos insertar secciones, que son espacios donde diseo, seleccionamos el nmero de columnas y filas
ubicaremos los controles y que nos permitirn separar que la conformarn, y presionamos Aceptar. Por
temticamente los tipos de datos que se ingresarn. ejemplo, si confeccionaremos un formulario con los
Por ejemplo, podemos colocar una seccin para los datos personales de un cliente, es conveniente crear
FIGURA 26.
Las secciones son
recuadros con una solapa
en la zona inferior
que nos permitirn
agrupar los campos.
IMPORTAR DATOS
Para ello vamos a Archivo/Importar formulario, elegimos la opcin Importador de InfoPath
para libros de Excel y presionamos Siguiente. Luego, pulsamos Examinar, escogemos un
archivo de Excel, presionamos Abrir y Finalizar.
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Cuadro de texto: los utilizaremos para cuando

necesitamos ingresar informacin, sin importar su
formato o tipo de datos.
Cuadro de texto enriquecido: permite ingre-
sar texto formateado, es decir, texto al cual se le
puede modificar el aspecto de su fuente o prrafo.
Cuadro de lista desplegable: ofrece la posi-
bilidad de escoger entre dos o ms opciones prede-
finidas por medio de un control desplegable.
Cuadro de lista: permite seleccionar una o
dos columnas: en la primera ubicaremos las etiquetas varias opciones por medio de una lista.
que describen a los campos y en la segunda inserta- Selector de fecha: permite ingresar manualmen-
remos los campos donde completar esa informacin. te una fecha o seleccionarla mediante un calendario.
A continuacin, nos posicionamos en una de las cel- Casilla de verificacin: sirve para habilitar
das y escribimos la etiqueta que describir al campo o deshabilitar una opcin.
que insertaremos, por ejemplo Nombre. Luego nos Botn de opcin: permite seleccionar una sola
ubicamos en la celda siguiente y vamos al men opcin entre varias alternativas.
Insertar/Ms controles. En el panel derecho, Botn: este control se utiliza para ejecutar una
aparecer una lista de los controles disponibles, entre accin, como por ejemplo guardar o enviar un for-
los cuales se destacan (Figura 27): mulario por correo electrnico.
FIGURA 27.
Yendo a Insertar/
Ms controles aparecer
un panel a la derecha
donde podemos
seleccionar el control
que necesitemos.
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InfoPath
CONFIGURACIN DE LOS CONTROLES aadir todas las opciones que consideremos nece-
Existen algunos controles que requieren que configu- sarias. Y con el botn Modificar, podremos editar-
remos varias de las opciones. A los botones, adems, las. El botn Predeterminada nos permitir esta-
podemos asignarles funciones para que realicen algu- blecer cul ser la opcin que estar seleccionada
na accin, como guardar los cambios del formulario o por defecto, la cual aparecer en la primera posi-
enviarlo por correo electrnico. En el caso del Cuadro cin de la lista de posibilidades.
de lista desplegable y del Cuadro de lista,
debemos establecer las opciones que mostrarn. Para En el caso de los botones, podemos seleccionar que
ello, una vez aplicado el control en el formulario, se enve el formulario a una direccin de correo
hacemos un clic derecho sobre l y elegimos la ltima electrnico. Para ello, una vez insertado el control
opcin del men emergente: Propiedades de en el formulario, debemos aplicar un clic secundario
Cuadro de lista desplegable o Propiedades sobre l y seleccionar la opcin Propiedades de
de Cuadro de lista, segn corresponda. Botn. A continuacin, elegimos en el desplegable
Accin la opcin Enviar y escribimos en la caja de
En la ventana que se presenta, veremos que, por texto Etiqueta el texto que tendr el botn. Luego
medio del botn Agregar (Figura 28), podremos presionamos el botn Opciones de envo y mar-
camos la casilla Permitir a los usuarios
enviar este formulario. En el desplegable, esta-
blecemos el mtodo de envo, por ejemplo, Correo
electrnico. Despus pulsamos Agregar, comple-
tamos los datos Para:, Cc:, Asunto:, (Figura
29), y presionamos el botn Siguiente. Luego,
seleccionamos si el formulario ser enviado dentro
del mensaje o como datos adjuntos.
FIGURA 28. Los cuadros combinados FIGURA 29. El correo electrnico suele ser
nos permitirn establecer listas para que un modo efectivo y veloz de compartir
el usuario elija uno de los datos disponibles. los datos de un formulario.
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Por ltimo, pulsamos los botones Siguiente y puedan accederlo los miembros de la red local;
Finalizar. De esta manera, cada vez que abrimos Como una plantilla de formulario que se
este formulario, podremos remitirlo mediante puede instalar (requiere Microsoft Visual
correo electrnico. Slo tendremos que presionar el Studio), para que el formulario se convierta en un
botn Enviar que aparecer en una ventana emer- ejecutable. Conviene escoger la primera o la segun-
gente de InfoPath. Luego debemos abrir Outlook da opcin y presionar Siguiente. A continuacin,
para que el mensaje sea enviado y lo veremos en la debemos ingresar la direccin del servidor donde se
Bandeja de salida listo para ser despachado. alojar el formulario y presionar Siguiente y
Publicar. Por ltimo, podemos tildar la opcin
PUBLICAR EL FORMULARIO Enviar notificaciones a los contactos de
Una vez terminado un formulario, el paso siguiente correo electrnico para abrir Outlook y remitir
ser publicarlo para que todos los usuarios autori- los datos del formulario para que nuestros contac-
zados puedan completarlo o realizar bsquedas en tos puedan accederlo.
l. Para ello, debemos dirigirnos hacia el men
Archivo/Publicar (Figura 30) y escoger una de
las opciones: En un servidor de SharePoint
con o sin InfoPath Form Services, si desea- Visio 2007
mos publicarla en un servidor que corra bajo
SharePoint; En una lista de destinatarios Microsoft Office Visio 2007 es una aplicacin que nos
de correo electrnico, para enviarlo mediante ayudar a realizar diagramas de todo tipo (Figura 31),
Outlook; En una ubicacin de red, para que los cuales nos permitirn comunicar un orden jerr-
quico dentro de la empresa, un proceso, un esquema
de lluvias de ideas, un calendario, una escala de
tiempo y hasta el plano de una compaa. Para crear
un diagrama, en primer lugar debemos ejecutar Visio y
seleccionar en el panel izquierdo la categora de diagra-
FIGURA 30. Al guardar el formulario en un

servidor de SharePoint, podremos compartirlo
fcilmente con los dems usuarios.
164 REDUSERS.COM
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Visio 2007
ma que vamos a utilizar (Figura 32). Por ejemplo, en la de los muebles de una habitacin. Luego, en el panel
categora Empresa, encontraremos plantillas para central se desplegarn los tipos de plantillas correspon-
crear organigramas y diagramas de flujo, mientras que dientes a cada categora.All no tenemos ms que hacer
en Mapas y planos de planta hallaremos esquemas doble clic sobre una de las plantillas o bien seleccionar-
para graficar espacios geogrficos, como la disposicin la con el mouse y presionar el botn Crear.
FIGURA 31.
En el panel izquierdo
de Visio, contamos
con todos los elementos
que podemos insertar
en un diagrama.
FIGURA 32.
Al hacer clic
en una categora,
podremos acceder
a los tipos de diagramas
que agrupa.
M REDUSERS.COM 165
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A continuacin, veremos nuestra hoja de trabajo y Slo resta unir los objetos mediante lneas que mues-
el panel de formas a la izquierda. Para incluir una tren la relacin entre ellos. Por ejemplo, en un organi-
forma, debemos arrastrarla con el mouse hacia la grama, debemos establecer la relacin de un director
ubicacin que deseemos dentro de la hoja de traba- y los subdirectores, por un lado, y de los subdirectores
jo. Si deseamos cambiar su tamao, debemos apli- y el personal a su cargo, por el otro. Esto lo logramos
car un clic sobre la forma y arrastrar los puntos que con el botn Herramienta Conector, el cual est
estn alrededor de su contorno. Luego de que inser- situado en la barra de herramientas Estndar, repre-
tamos tantos objetos como necesitamos, debemos sentado por dos puntos y una lnea en forma de S
completar el texto que llevar en su interior. Para invertida que los une (Figura 34).
ello, simplemente aplicamos un doble clic sobre el
objeto y comenzamos a escribir. Despus de que Luego de presionar la Herramienta Conector,
ingresamos el texto, hacemos clic en cualquier lugar debemos posicionar el puntero del mouse sobre la
vaco de la hoja para aceptar la modificacin y con- mitad de la zona superior o inferior de la forma
tinuar con la edicin del trabajo (Figura 33). (segn deseemos unirla con un cargo superior o
FIGURA 33.
Tras aplicar un doble
clic sobre el objeto,
el zoom aumentar para
que podamos observar
detalladamente el texto
que ingresaremos.
QU SON ESAS LNEAS?

Cuando ingresamos por primera vez en Visio, nos encontraremos con una cuadrcula en el fondo,
cuya utilidad es brindarnos una gua para alinear los objetos. As podremos ordenarlos de modo
vertical u horizontal, por ejemplo, en un organigrama.
166 REDUSERS.COM
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Visio 2007
inferior, respectivamente) hasta que aparezca un FORMATO DEL TEXTO

pequeo cuadrado de color rojo (Figura 35). Y DE LAS FORMAS
Entonces mantenemos el clic y llevamos el mouse Al igual que en los dems programas de Office, pode-
hacia otra forma, hasta que aparezca en ella nueva- mos cambiar el formato del texto y de las formas,
mente el recuadro de color rojo. Soltamos el clic, y para lograr esquemas ms atractivos y que comuni-
ambas formas quedarn unidas por una lnea. Una quen de una manera ms eficaz nuestras ideas. Para
vez que terminamos de realizar las uniones, debe- modificar el aspecto del texto, primero debemos apli-
mos presionar la Herramienta Puntero, que se car un doble clic sobre la forma, hasta que el texto
encuentra a la izquierda de la Herramienta quede seleccionado. Luego podemos seleccionar todo
Conector y est representada con un puntero de el texto o slo una parte (el nombre, por ejemplo). El
mouse. De este modo, podremos seguir con la formato se lo aplicamos por medio de la Barra de
edicin del esquema. herramientas Formato, que posee los desplega-
FIGURA 34. En el panel Formas de la izquierda, FIGURA 35. En el centro de la parte superior
encontramos los objetos para agregar al trabajo. o inferior de una forma, aparecer un cuadrado
La Herramienta Conector nos permite unirlos. de color rojo, el punto de unin de las formas.
NO SE PUEDE VER MS GRANDE?

La hoja de trabajo se mostrar completa en la pantalla, razn por la cual la veremos algo peque-
a. Si necesitamos cambiar la vista de la hoja podemos aumentar o disminuir el zoom, mante-
niendo la tecla Control y girando la rueda del mouse hacia arriba o hacia abajo.
M REDUSERS.COM 167
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bles para modificar el tipo y tamao de fuente, y los formato. Para ello, debemos aplicar sobre la lnea o la
botones para elegir el estilo de fuente (Cursiva, forma un clic derecho y seleccionar la opcin
Negrita y Subrayado). Formato en el men contextual. A continuacin, ten-
dremos tres opciones: Texto, Lnea y Relleno. Si
A continuacin, estn los botones para alinear el elegimos Texto, aparecern varias solapas para apli-
texto (Alinear a la izquierda, Alinear al car formatos, entre las cuales se destacan: Fuente,
centro, Alinear a la derecha), insertar vietas, que nos permitir escoger el tipo de letra, tamao,
aumentar y reducir la sangra, y cambiar el color de color y estilo, entre otras opciones; Carcter, que
la fuente, de la lnea y del relleno de la forma sirve para elegir la escala y el espaciado; y Prrafo,
(Figura 36). Para utilizar estos botones, no hace que se utiliza para cambiar la alineacin del texto,
falta seleccionar el texto, sino simplemente hacer configurar las sangras y el espaciado.
un clic sobre la forma.
En cambio, si elegimos la opcin Lnea, podremos
Tanto al seleccionar una lnea como al elegir una seleccionar, mediante los desplegables de la venta-
forma, podremos ingresar en un panel de opciones de na, su grosor, color y transparencia; adems de
escoger si las esquinas sern redondeadas.
Finalmente, la opcin Relleno nos permitir confi-
gurar las opciones del fondo de una forma, como el
color de relleno y la sombra, adems de poder usar
varias tramas (Figura 37).
INSERTAR IMGENES
Al igual que en Word, PowerPoint, Publisher y otras
aplicaciones de Office 2007, Visio admite la incrus-
tacin de objetos, como imgenes, grficos y dibu-
FIGURA 36. La Barra de herramientas Formato jos realizados con programas de diseo asistido por
incluye tambin tres botones para modificar computadora (CAD). Para utilizar esta opcin, debe-
el color de los elementos fuente, lnea y relleno. mos ir al men Insertar/Imagen y seleccionar
VISIO VIEWER
La aplicacin Visio Viewer, incluida en la versin empresarial de Office 2007, no puede ser
utilizada para crear diagramas, sino slo ofrece la posibilidad de verlos. La edicin
Ultimate, que incluye Microsoft Visio, es la que permite disear los diagramas.
168 REDUSERS.COM
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Visio 2007
FIGURA 37.
En la ventana Relleno,
podemos elegir tramas
para las formas,
lo cual permite
una mejor visualizacin
si imprimimos el esquema
en blanco y negro.
una de las opciones del men emergente: Imgenes

prediseadas, Desde archivo, Grfico o
Ecuacin. La primera y la segunda ya existen en
otras aplicaciones de la suite y permiten insertar
una imagen desde la Galera de imgenes de
Microsoft Office o bien desde un archivo que ten-
gamos guardado en el disco duro (Figura 38). La
opcin Grfico tambin ya la hemos visto ante- FIGURA 38. Las imgenes que insertamos
riormente en esta obra y nos permitir insertar un en Visio pueden agrandarse o reducirse de
grfico estndar de Excel, que podremos modificar la misma manera que en Word o PowerPoint.
segn nuestras necesidades.
La opcin ms interesante, sin dudas, es Ecuacin.

Al presionarla, aparecer un cuadro de texto, donde
debemos ingresar los nmeros, y una barra de
herramientas, cuyos botones nos permitirn insertar
smbolos matemticos (Figura 39). Esta opcin es
ideal para profesores de matemticas que deseen
realizar ejercicios con frmulas y entregrselos a FIGURA 39. Al presionar una de las funciones,
sus alumnos de manera impresa. aparecer su smbolo en la ventana flotante.
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GUARDAR E IMPRIMIR AutoCAD para abrir los diagramas con el famoso

Para guardar el archivo, debemos ir al men programa de diseo asistido por computadora. Por
Archivo/Guardar. En caso de que lo salvemos por otra parte, disponemos de las opciones Graficos
primera vez, aparecer la ventana Guardar como de red porttiles (*.png), Formato de inter-
donde debemos ingresar un nombre de archivo y cambio de archivos JPEG (*.jpg), Formato de
seleccionar en el desplegable Tipo el formato bajo intercambio de archivos GIF (*.gif), Formato
el cual se guardar. Entre los formatos disponibles de archivo de imagen etiquetado TIFF
se encuentra Dibujo (*.vsd); debemos tener en (*.tif) y Mapa de bits de Windows (*.bmp).
cuenta que, al utilizarlo, slo podremos abrirlo con Estos formatos son de imgenes, por lo que podre-
Visio. Tambin es posible escoger Intercambio de mos abrirlos con cualquier editor grfico (Windows
Paint, por ejemplo), incrustar en pginas web o enviar
por correo electrnico (especialmente, los formatos
PNG, JPEG y GIF) o utilizar con otras aplicaciones.
Finalmente, presionamos Guardar (Figura 40).
Si deseamos imprimir el diagrama, entonces debe-

mos dirigirnos al men Archivo/Vista prelimi-
nar. De este modo, veremos cmo quedar el dia-
grama impreso. Por medio de un clic en la pantalla,
ampliaremos el zoom, obteniendo una visin ms
detallada de la hoja. Y, si presionamos nuevamente
el botn del mouse, el zoom volver a su estado ori-
ginal. Por medio del botn Configurar, accedere-
mos a la ventana Configurar pgina, donde
podremos seleccionar el tamao de la hoja y su
FIGURA 40. Si guardamos el diagrama en un orientacin. Una vez que estemos seguros de que el
formato de archivo de imagen (BMP, TIFF, JPEG), diagrama posee el aspecto que deseamos, pulsa-
podremos insertarlo en otras aplicaciones. mos el botn Imprimir.
RESUMEN
En este captulo, conocimos las nuevas herramientas del paquete Office 2007: SharePoint,
Groove, InfoPath, OneNote y Visio. Aprendimos a crear una red de contactos, compartir
archivos, administrar nuestras notas, disear formularios electrnicos.
170 REDUSERS.COM
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Office_ApA_171_178 ajustado OK.qxd 12/9/09 11:15 PM Page 171
Apndice
Comandos de Office 2003
en Office 2007
Informaremos sobre cmo encontrar todas

las funciones disponibles de Office 2003,
en la versin 2007.
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A P N D I C E . C o m a n d o s d e O ff i c e 2 0 0 3 e n O ff i c e 2 0 0 7
Comandos sido reemplazado por el Botn de Office, que ya

conocimos a lo largo de la obra. Por lo tanto, debe-
de Office 2007 mos recordar siempre que, cada vez que deseemos
utilizar un comando del antiguo men Inicio,
Las cintas de opciones de Office 2007 son una gran debemos acceder a este botn, presionndolo o sim-
novedad, pero utilizarlas puede resultar algo molesto plemente invocando al atajo de teclado Alt+A -el
para quienes estn acostumbrados a la antigua inter- mismo que usbamos para abrir el men Archivo
faz de esta suite. Por ello, a lo largo de este apndice, en las versiones anteriores de la suite, Figura 1-.
nos encontraremos con una gua prctica de cmo
aprovechar las funciones en Office 2007 y as evitar la En los antiguos mens de Office 2003, utilizbamos
bsqueda con la consiguiente prdida de tiempo la tecla Alt para que se mostraran las teclas que
de cada uno de sus comandos y herramientas. debamos presionar para desplegar los mens. Por
ejemplo, en el men Edicin se subrayaba la letra
E para informarnos que, si presionbamos la combi-
nacin Alt+E, accederamos a los comandos de ese
men. En cambio, si pulsamos la tecla Alt en una
aplicacin de Office 2007 que integre las solapas
-como Word, Excel, PowerPoint, Access y la ventana
de mensaje de Outlook-, aparecer sobre cada
comando una letra que nos indicar el atajo para
invocar esa funcin (Figura 2).
El usuario experimentado seguramente se pregun-

tar dnde estn los comandos que antes encontr-
bamos en los mens. A continuacin, incluimos una
lista de su ubicacin anterior y consignamos dnde
FIGURA 1. Las opciones del antiguo men hallarlos en Office 2007.
Archivo ahora estn disponibles en el Botn
de Office, que podemos abrir con el atajo Alt+A. Archivo: como dijimos anteriormente, todas las
opciones de este men se encuentran dentro del
MENS Y SOLAPAS Botn de Office.
Sin dudas, uno de los mens ms utilizados en las Edicin: los comandos de este men estn
versiones anteriores de Office es el men Archivo, repartidos en dos ubicaciones distintas que son la
que permite Abrir, Guardar e Imprimir docu- Barra de herramientas de acceso rpido y
mentos, Cerrar ventanas, Salir de la aplicacin, la solapa Inicio. En la primera, encontraremos los
etctera. En el caso de Office 2007, este men ha comandos para Deshacer y Rehacer acciones.
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C o m a n d o s d e O ff i c e 2 0 0 7
Por su parte, en Inicio hallaremos los grupos de incluidas en la pestaa Inicio, en los sectores
comandos Portapapeles, para Copiar, Cortar y Fuente y Prrafo.
Pegar informacin; y Edicin , para Buscar , Herramientas: seguramente, se trata de uno de los
Reemplazar y Seleccionar datos. mens cuyas opciones se encuentran ms dispersas
Ver: las opciones de este men estaban relacionadas dentro de la nueva interfaz de Office 2007. Por un lado,
con la vista del documento y el zoom. Tales comandos la opcin para incrustar imgenes, grficos y otros ele-
ahora estn incluidos en la pestaa Vista (Figura 3). mentos se encuentra dentro de la solapa Insertar. En
Formato: este men contena los comandos para cuanto a las herramientas del idioma (corrector ortogr-
cambiar las caractersticas y el aspecto del texto y fico y gramatical, diccionario de sinnimos y traductor),
del prrafo. Actualmente, estas opciones estn las hallamos en la solapa Revisar.
FIGURA 2. Al presionar Alt, veremos las teclas que debemos presionar para utilizar
los comandos de la cinta de opciones.
GUA DE REFERENCIA DE COMANDOS DE WORD

En la pgina de Microsoft Office Online, podemos encontrar una gua animada de referencia de
comandos de Word 2003 a Word 2007. La vemos al ingresar en en http://office.microsoft.com/
es-es/word/HA100744323082.aspx.
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ATAJOS DE TECLADO
La mayora de los atajos de teclado se mantienen
inalterables en la nueva versin de Office. A conti-
nuacin, incluimos una lista con los atajos ms uti-
lizados en toda la suite (Tablas 1, 2, 3 y 4).
Volver a los mens

de Office 2003
Por su parte, las opciones de personalizacin del progra-
ma se encuentran dentro del Botn de Office. Como vimos a lo largo de este libro, Office 2007 no
Tablas: las opciones para manipular tablas las incluye la barra de mens que conocimos en las ver-
hallaremos dentro de la pestaa Insertar. siones anteriores, sino que propone una nueva
Ayuda: el men de Ayuda fue reemplazado por interfaz denominada Fluent, que incorpora las
un botn de forma circular, con un signo de pregun- famosas cintas de opciones. Si bien existen dos apli-
ta en el centro, que est ubicado al final de la cinta caciones pagas que nos permiten cambiar la inter-
de opciones (Figura 4). faz de Office, Classic Menu for Office 2007
FIGURA 3. Del mismo modo en que el men Archivo fue reemplazado por el Botn de Office,
el men Ver fue sustituido por la solapa Vista.
FIGURA 4. Las opciones del antiguo men Formato se encuentran dentro de los sectores Fuente
y Prrafo de la solapa Inicio.
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Vo l v e r a l o s m e n s d e O ff i c e 2 0 0 3
ACCIN COMBINACIN DE TECLAS
Nuevo Control+N
Abrir Control+A
Guardar Control+G
Guardar como Control+R o F12
Imprimir Control+P
Cerrar Control+F4
Salir Alt+F4
Seleccionar todo Control+E
Copiar Control+C
Cortar Control+X
Pegar Control+V
Buscar Control+B
Buscar y reemplazar Control+L
Insertar hipervnculo Control+Alt+K
Ir a F5
Deshacer Control+Z
Rehacer Control+Y
Tipo de fuente Control+Maysculas+F
Tamao de fuente Control+Maysculas+M
Aumentar tamao de fuente Control+Maysculas+>
Reducir tamao de fuente Control+Maysculas+<
Negrita Control+B
Cursiva Control+K
Subrayado Control+S
Alinear a la izquierda Control+Q
Centrar Control+T
Alinear a la derecha Control+D
Justificar Control+J
Ortografa y gramtica F7
Sinnimos Maysculas+F7
TABLA 1. Lista de atajos de teclado frecuentes para Word y para la mayora

de las aplicaciones de Office 2007. Contiene las principales funciones como abrir, guardar,
cerrar, imprimir, buscar, salir, deshacer, negrita, etctera.
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Abrir la ventana Formato de celdas. Control+1

Aplicar o quitar el formato de negrita. Control+2
Aplicar o quitar el formato de cursiva. Control+3
Aplicar o quitar el formato de subrayado. Control+4
Aplicar o quitar el formato de tachado. Control+5
Nuevo Control+N
Abrir Control+A
Guardar Control+G
Mostrar las filas ocultas de la seleccin. Control+Maysculas+(
Mostrar las columnas ocultas de la seleccin. Control+Maysculas+)
Aplicar el formato de nmero general. Control+E
Aplicar el formato Moneda con dos decimales. Control+Maysculas+$
Aplicar el formato Porcentaje sin decimales. Control+Maysculas+%
Aplicar el formato numrico Exponencial con dos decimales. Control+Maysculas+^
Aplicar el formato Fecha con el da, mes y ao. Control+Maysculas+#
Aplicar el formato Hora con la hora y los minutos. Control+Maysculas+@
Aplicar el formato Nmero con dos decimales,
separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos. Control+Maysculas+!
TABLA 2. Atajos de teclado frecuentes para cambiar el formato y el tipo de datos de las celdas de Excel.
Iniciar la presentacin desde el principio. F5

Avanzar a la siguiente diapositiva. N, Entrar, Av Pg., Flecha Derecha,
Flecha Abajo o Barra espaciadora
Retroceder a la diapositiva anterior. A, Re Pg., Flecha Izquierda,
Flecha Arriba o Retroceso
Ir a diapositiva nmero. Nmero +Entrar
Detener o volver a iniciar una presentacin. S
Volver a mostrar el puntero oculto
o transformar el puntero en una pluma. Control+P
TABLA 3. Lista de atajos de teclado frecuentes durante una reproduccin de diapositivas de PowerPoint.
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Vo l v e r a l o s m e n s d e O ff i c e 2 0 0 3
Cambiar a ventana Correo. Control+1

Cambiar a ventana Calendario. Control+2
Cambiar a ventana Contactos. Control+3
Cambiar a ventana Tareas. Control+4
Cambiar a ventana Notas. Control+5
Cambiar a la lista de carpetas del panel de exploracin. Control+6
Cambiar a Acceso directo. Control+7
Ir al mensaje siguiente (con un mensaje abierto). Control+Punto
Ir al mensaje anterior (con un mensaje abierto). Control+Coma
Desplazarse entre el panel de exploracin, la ventana principal
de Outlook, el panel de lectura y la barra Tareas pendientes. Control+Tab
Ir al cuadro de bsqueda. Control+B
Expandir o contraer un grupo de la lista de mensajes. Flecha derecha
o Flecha izquierda
TABLA 4. Lista de atajos de teclado frecuentes de Outlook.
(www.addintools.com) y Toolbar Toggle programa con el que trabajaremos (Word, Excel o

(www.toolbartoggle.com), tambin tenemos PowerPoint) y vamos a la solapa Vista, donde
una tercera opcin gratuita. Se trata de Ribbon veremos que se ha agregado el botn Customize
Customizer, un complemento que tiene dos pre- Ribbon . Lo presionamos, pulsamos el men
sentaciones: Starter y Profesional. La primera es Customization Schemes y elegimos una de las
gratuita y adems nos permite usar la versin dos opciones: Ribbon Customizer: Classic UI
Profesional durante treinta das, para probarla. En
cambio, la versin Profesional tiene un valor de 30
dlares. Nosotros utilizaremos Starter, ya que nos
permite cambiar la interfaz de Office 2007 sin pro-
blemas. La nica limitacin que posee es que no
podemos personalizar los mens. Es posible descar-
gar Ribbon Customizer desde www.pschmid.net/
office2007/ribboncustomizer/starter.php y lo
instalamos al elegir la opcin Typical (Figura 5).
Una vez instalada la aplicacin, nos dirigimos al
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as first tab o Ribbon Customizer: Classic La ventaja que ofrece este programa, adems de ser
UI as last tab, para que agregue la nueva pes- gratuito, es que nos mantiene, al mismo tiempo, la
taa con los viejos mens como primera solapa o cinta de opciones que incorpora Office 2007 y los
ltima, respectivamente. Por ltimo, veremos que mens con las mismas funciones, pero con el dise-
aparecer una nueva solapa llamada Classic UI. o de las versiones anteriores. As, podremos alter-
Al pulsarla, podremos utilizar la barra de men, con nar entre una y otra vista hasta que nos familiarice-
sus comandos y barras de herramientas. mos con la nueva interfaz.
FIGURA 5.
Ribbon Customizer
es el programa ideal
para reemplazar la nueva
interfaz de Office 2007
por los conocidos mens
que encontrbamos
en versiones anteriores.
FIGURA 6.
Los mens
de Ribbon Customizer
slo estn disponibles
en ingls,
aunque los comandos
se encuentran en espaol.
RESUMEN
En este apndice, hemos recorrido los nuevos comandos que presenta la Edicin de Office
2007. Tambin, aprendimos los cambios ocurridos entre las dos ltimas versiones, para
encontrar con facilidad lo que buscamos y utilizar los atajos de teclado disponibles.
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Office_Servicios_179_192.qxp 12/10/09 1:13 PM Page 179
Servicios
al lector
Encontraremos informacin adicional

relacionada con el contenido que servir
para complementar lo aprendido.
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SERVICIOS AL LECTOR
ndice temtico
A Combinacin de colores 132

Combinacin de fuentes 132
Animaciones 85/94/95/96/97/98/99 Controles 158/160/161/162/163
Antispam 117 Copia carbn 113
reas de trabajo 152/154/156 Copia carbn oculta 113
Arrastrar y soltar 36/37 Correo no deseado 117
Asistente para configurar cuentas 105 Cute PDF Writer 139
Atajos de teclado 28/38/62/174/175/176/177/187
Autosuma 74
D
B Datos numricos 59/82
Datos tipo texto 59
Barra de estado 60/61
Barra de herramientas
de acceso rpido 19/21/24/25/26/59/172/173 E
Barra de inicio 152/153/154/156/157
Base de datos 72/73/120/121/122/125/126/ Empaquetar 100/101
127/128/130/158/159 Empaquetar publicaciones 140
Blocs de notas 146 Enterprise 15
Booleano 124
Botn de Office 128/130/143/144/145/172/174
F
C Fecha y hora 70/76/78/90
Fijar celdas 64/79
Cambiar todas 50 Fila de ttulo 72
Campo Id 120/123 FileConverter 22
Campos 123/124/128/130/158/160/161 Filtros 73/129/130
Celdas 58 Financieras 74
Celdas destino 64 Formas 42/43/166/167
Classic Menu for Office 2007 174 Formato de celdas 69/176
Clave de activacin 16 Formato de nmero 68/69/176
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ndice temtico
G M
Galera de imgenes Mano alzada 30
de Microsoft Office 169 Men desplegable 20/24/53
Gmail 105/107 Modo de compatibilidad 24
Groove 152/153/154/155/156/157/158
O
H
Office en Lnea 32
Herramienta Conector 166/167 Office System 2007 12/13
Herramienta Puntero 167 Opciones de Excel 61
Home & Students 14 Ordenar de A a Z / Ordenar de Z a A 71
HTML 36/108/109
P
I
PDF 55/56/63/139
InfoPath 158/159/160/161/162/167/168 Peer to Peer 152
Informacin empresarial 132 Pegado especial 35/36/44/135
Inmovilizar paneles 66 Personalizar barra de estado 61
Plantillas 29/30/32/88/89/132/133/134/147/165
Por palabra 30
K Por prrafo 30
PPSX / PPTX 100
KeyFinder 16 Presentacin con diapositivas 86/87/93
Professional 13/15
L
R
Libros 120/161
Lista de comandos 20 Referencia circular 64
Lgicas 74 Referencias absolutas 64
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SERVICIOS AL LECTOR
Referencias relativas 61/64 V

Registro 121/123
Retrocompatibilidad 22 Ventana principal 104/114
Ribbon Customizer 177/178 Verificador de diseo 138/139
Visio 164/165/166/167/168/170
Visio Viewer 168
S Visor de PowerPoint 100
Vista Hoja de datos 125/130
Seccin 47/48/49/146/147/148/149/161 Vistas de documento 39
Seleccin por lnea 30
Seleccin total 32
Service Pack 2 12/13 W
SharePoint 142/143/144/145
SharePoint Designer 142 Windows Vista 12
SharePoint Server 142 WordArt 91/137
Sistema Relacional de Gestin
de Bases de Datos 120
SmartArt 42/43/44 X
SMTP 107
Spamihilator 117 XML 22/158
Standard 14
Z
T
Zamzar 21
Toolbar Toggle 177 Zoom 29/41/56/85/86/167/170/173
Transiciones 94/95/96
U
Ultimate 13/168
Usuarios 144/145/146/154/155/156/157/158
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Sitios web recomendados
SITIO OFICIAL DE WORD 2007

http://office.microsoft.com/es-es/word/FX100487983082.aspx
En el sitio oficial en espaol de Microsoft para Word

2007 encontraremos informacin sobre el programa,
as como versiones de prueba y plantillas diseadas.
Adems de mostrar todas las novedades de Word, el
sitio ofrece soporte tcnico a travs de una ayuda en
lnea, comentarios y un catlogo de soluciones.
WORD VIEWER
www.microsoft.com/downloads/ e ingresar Word Viewer en la caja de bsqueda.
Pgina de descarga de Microsoft para su programa

Word Viewer. Con esta sencilla aplicacin podremos
ver, imprimir y copiar documentos de Word sin la
necesidad de tener el programa instalado. Esta lti-
ma versin sustituye a Word Viewer 2003 y trae
soporte para los documentos con extensin docx.
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SERVICIOS AL LECTOR
SITIO OFICIAL DE EXCEL 2007

http://office.microsoft.com/es-es/excel/fx100487623082.aspx
Microsoft nos ofrece desde el sitio oficial de Excel

2007 distintas planillas para comenzar a trabajar
con el programa. Adems, brinda soporte tcnico a
travs de diferentes canales e informacin detalla-
da sobre todas las ventajas del programa.
Podremos descargar versiones de prueba, as como
tambin comprar el programa en lnea.
RONS EXCEL TIPS

www.rondebruin.nl/tips.htm
Este sitio en idioma ingls nos ofrece varios conse-

jos para la versin 2007 de Excel. En los distintos
links, obtendremos una ayuda muy completa y
detallada sobre algunos temas especficos, y varios
de ellos se encuentran orientados a VBA.
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MR. EXCEL
www.mrexcel.com/excel2007.html
Cuando necesitamos ayuda sobre Excel y no encon-

tramos la solucin, Mr. Excel esta all. Es una comuni-
dad de expertos dedicados a ayudar y resolver proble-
mas. A travs de un foro, se pueden incluir las consul-
tas y los expertos las resuelven en forma gratuita.
Tambin existe un servicio de consultora pago para la
elaboracin de programas en VBA y una serie de links
para comprar cursos y libros, entre otras cosas. Existe
tambin un servicio adicional de emergencias de
Excel, a travs de llamadas telefnicas con costo.
El sitio se encuentra en ingls.
THE SPREADSHEET PAGE

http://spreadsheetpage.com/
De origen estadounidense, este sitio se dedica a

mostrar las bondades de Excel. Cuenta su historia y
muestra diferentes soluciones. Posee secciones con
tips para frmulas, impresiones y grficos. Tambin
tiene links para realizar descargas de archivos con
problemas resueltos, una seccin dedicada a chistes
relacionados con el software y un apartado con
comentarios y links para la compra online de libros.
Se encuentra totalmente en ingls.
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SERVICIOS AL LECTOR
SITIO OFICIAL DE OUTLOOK 2007

http://office.microsoft.com/es-es/outlook/FX100487753082.aspx
En el sitio oficial en espaol de Microsoft para

Outlook 2007 encontraremos informacin sobre el
programa, as como versiones de prueba y vnculos
para comprarlo. Adems de mostrar todas las nove-
dades de Outlook, el sitio ofrece soporte tcnico a
travs de una ayuda en lnea, comentarios y un
catlogo de soluciones.
TRUCOS Y CONSEJOS DE MICROSOFT OFFICE SYSTEM 2007

www.microsoft.com/spain/office/trucos/default.mspx
Microsoft Office System 2007, como ha sido denomina-

do, posee varios cambios respecto de sus antecesores.
En esta seccin del sitio oficial de la empresa, encontra-
remos una gran cantidad de trucos y consejos para
hacer ms amena nuestra estada en el sistema. El sitio
se encuentra en espaol y existe una seccin para los
usuarios ms avanzados: el rincn de expertos.
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SITIO OFICIAL DE POWERPOINT 2007

http://office.microsoft.com/es-es/powerpoint/FX100487763082.aspx

PowerPoint 2007 encontraremos informacin sobre
el programa, as como versiones de prueba y vncu-
los para comprarlo. Adems de mostrar todas las
novedades de PowerPoint, el sitio ofrece soporte
tcnico a travs de una ayuda en lnea, comentarios
y un catlogo de soluciones.
MILESPOWERPOINTS
http://www.milespowerpoints.com/
Desde este sitio podremos descargar miles de archi-

vos pps con todo tipo de diseos para elegir. Con una
comunidad de ms de 500 usuarios, este completo
sitio nos permitir tambin subir nuestras propias cre-
aciones. Adems, ofrece la posibilidad de recibir por
correo electrnico los ltimos pps disponibles.
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SERVICIOS AL LECTOR
SITIO OFICIAL DE ACCESS 2007

http://office.microsoft.com/es-es/access/FX100487573082.aspx

Access 2007 encontraremos informacin sobre el
para comprarlo. tendremos la posibilidad de obser-
var una demostracin en lnea del programa, y ade-
ms podremos ver una comparacin con el resto de
las aplicaciones de Office.
SITIO OFICIAL DE PUBLISHER 2007

http://office.microsoft.com/es-es/publisher/FX100487823082.aspx

Publisher 2007 encontraremos informacin sobre el
para comprarlo. Adems de mostrar todas las nove-
dades de Publisher, el sitio ofrece soporte tcnico a
travs de una ayuda en lnea, comentarios y un
catlogo de soluciones.
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