FORMATOS PARA LA RECOLECCION DE INFORMACION

BETTY RESTREPO DURAN

MARIA AMPARO BARRERA C.

SENA

TECNOLOGIA EN GESTIN LOGSTICA

MEDELLIN ANTIOQUIA

2017
FORMATOS PARA LA RECOLECCION DE INFORMACION

BETTY RESTREPO DURAN

MARIA AMPARO BARRERA C.

INSTRUCTORA:

LIDA SILVA

SENA

TECNOLOGIA EN GESTIN LOGSTICA

MEDELLIN ANTIOQUIA

2017
 INTRODUCCION

En los formatos se pueden consignar datos de cantidades, descripcin de elementos,

precios, fechas, horas, clientes etc. Todo esto con el fin de tener un precedente de las
actividades realizadas en la empresa, involucrando fechas, cantidades y responsables
de las actividades, para en una eventualidad poder saber a quin acudir para evaluar
y/o solucionar cualquier tipo de dichas eventualidades.

En el rea logstica los formatos son de vital importancia para llevar la trazabilidad de
los procesos y poder documentar tanto fsica como digitalmente cada una de las
actividades realizadas en cada rea de la empresa.

En los formatos se pueden consignar datos de cantidades, descripcin de elementos,

precios, fechas, horas, clientes etc. Todo esto con el fin de tener un precedente de las
actividades realizadas en la empresa, involucrando fechas, cantidades y responsables
de las actividades, para en una eventualidad poder saber a quin acudir para evaluar
y/o solucionar cualquier tipo de dichas eventualidades.

En el rea logstica los formatos son de vital importancia para llevar la trazabilidad de
los procesos y poder documentar tanto fsica como digitalmente cada una de las
actividades realizadas en cada rea de la empresa.
 FORMATOS DE LOGSTICA

Los formatos se hicieron para llevar los registros de las transacciones o las
novedades que ocurren en las empresas, evita cometer errores por olvidos, e
inexactitudes al no dejar plasmado en su momento la informacin pertinente para
la organizacin.

Adems facilita el flujo, el procesamiento y el anlisis de los datos, nos minimiza el

tiempo, controla las operaciones, nos ayuda a organizar los datos y a verificar,
para lograr una optima organizacin.

Los formatos son aplicables a toda clase de empresas o negocios, Los formatos
son muy importantes para llevar a cabo un buen manejo , pues facilitan la
interpretacin de la informacin y sirven para tener un conocimiento de los
materiales existentes que son solicitados, tener una mejor contabilidad o la
realizacin de inventarios o una orden (formato) de compra a proveedores, como
tambin informar al encargado de la empresa por medio de un reporte de bajas el
deterioro o prdida de uno o ms equipos.

A. Reabastecimiento o abastecimiento
B. Recepcin o entrada.

C. Almacenamiento.
D. Orden o solicitud de compra de compra.

SOLICITU FECH
MI SEGUNDO HOGAR S.A. D DE A
COMPRA
Dpto Que Solicita

Cantidad Codigo Descripcin

Fecha en la cual se
requiere: Mayo 5 de 2017
Proveedores: Alimentos
Sanos.
Proposito / Uso :
Observaciones:

E. Entrega y cargue.
F.Remisin.

G. Requisicin.
H.Reporte de roturas y mercancas daadas.

I. Salida de mercanca.
J. Memorando de devolucin.

k. Memo de transferencia.
MI SEGUNDO
HOGAR S.A.
MEMORANDO DE
TRASFERENCIA Fecha:
Departamento
solicitante:

Departamento que Cantida

entrega: d Valor
Articul Unida Trasferid Unitari
Codigo o d Pedida a o Total

Total: 0

Autorizo:
Entrego: Recibio:
 L. Resumen entradas al almacn.

Fecha:___________________
almacn:____________________

Entrada OC FACTUARA proveedor Factura Grupo Grupo Grupo3 Grupo4

No No 1 2

M. Inventario

MI Nombre del articulo_________ volumen a

pedir___________
SEGUND
O cd. ubicacin en el almacn__________ punto renovacin
pedido
HOGAR
unidad empaque____________ _____________

Fecha No orden Pedido En Reservado disponible

produccin existencia
 N. Salidas del almacn.

Unidad Referencia Cantidad Nombre contabilidad

artculos

Solicito: Entrego: Recibi: Anoto:

Observacio
nes:

. Ficha proveedor por articulo.

FLUJO GRAMAS

Los diagramas de flujo son la manera como representamos de forma visual el flujo
de datos y a travs de los sistemas de tratamiento de informacin.

Debemos tener en cuenta varios pasos para poder crear los diagramas de
flujo:
Identifica el comienzo y el final del proceso.
Observar todo el proceso desde el comienzo hasta el final.
Definir los pasos del proceso (actividades, decisiones, entradas, salidas).
Elaborar un proyecto de diagrama de flujo para representar el proceso.
Revisar el proyecto del diagrama de flujo las personas involucradas en el
proceso y se compara con diagramas preexistentes si los hubiere.
Mejorar el diagrama con base en esta revisin.
Verificar el diagrama de flujo frente al proceso real.
Se fecha el diagrama de flujo para referencia y uso futuro. Sirve como registro de
cmo funciona realmente el proceso y tambin se puede utilizar para identificar
oportunidades.
FLUJO GRAMA PEDIDO DE MERCANCIA.

FLUJO GRAMA VENTAS

FLUJO GRAMA PRODUCCION
Definicin de Bases de Datos.

Podemos decir que el anlisis y entendimiento de los datos es una parte

fundamental de toda empresa moderna podra decirse que en cualquier sector.
Tambin puede decirse que de ello depende del mucho rumbo nuestra economa y
de las tendencias del consumo en la sociedad, as como la medicin en la
rentabilidad, costos y en la competitividad de las empresas comerciales en el
mercado.

Es un conjunto o coleccin de datos o informacin que referencian a una

organizacin o empresa bien estructurada que refleja las relaciones y restricciones
existentes entre los objetos del mundo real, y consigue independencia, integridad
y seguridad de los datos.

Lo que hay que tener claro es la diferencia entre Base de Datos y SGBD . La base
de datos almacena y El SGBD se encarga de manipular la informacin contenida
en ese almacenamiento mediante operaciones de lectura/escritura sobre la
misma. Adems las bases de datos no slo contendrn las tablas (ficheros) de
datos, sino que tambin almacenar formularios (interfaces para edicin de datos),
consultas sobre los datos, e informes. El SGBD manipula esos datos, controla la
integridad y seguridad de los datos, reconstruye y reestructura la base de datos
cuando sea necesario.
Existen varios modelos de base datos:

El objetivo principal de las bases de datos es el de unificar los datos que se

manejan y los programas o aplicaciones que los manejan.

Tras la recopilacin o recogida de datos, el siguiente paso en un trabajo

estadstico consiste en una representacin de estos datos de manera directa,
concisa y visualmente atractiva. Esto se hace en Estadstica mediante la
tabulacin de la variable estadstica o del atributo.

Realizar una tabulacin consiste en elaborar tablas simples, fciles de leer y que
de manera general ofrezcan una acertada visin de las caractersticas ms
importantes de la distribucin estadstica estudiada.
La tabulacin es el recuento de los datos contenidos en los formularios. tambin
se incluyen en este proceso todas aquellas operaciones encaminadas a la
obtencin de resultados numricos relativos a los temas de estudio que se trata en
los formularios.

Tabular se refiere al hecho de calcular valores parciales para un funcin y luego

compararlos en una tabla.

SUB PROCESOS PARA LA PRODUCCION DE REFRIGERIOS

En la produccin de los refrigerios participan varios actores, los cuales interactan

de la siguiente manera:

Proveedores:

Cintas, bolsas y papel

Cajas y envases desechables

Tiendas y supermercados
Transporte

Produccin:

Limpieza y desinfeccin de alimentos

Empaque en desechables

Almacenaje

Distribucin

Consumidores:

En la actualidad los consumidores del producto son las instituciones educativas.

Se est negociando la importacin de los refrigerios a nivel internacional con otras
instituciones, incluso con empresas, lo cual inicialmente seria a nivel de sur
Amrica.

Identificacin de procesos:

El proceso inicia con la solicitud del pedido por medio de una orden de compra, la
cual puede llegar fsica o escaneada al correo , con sello y firma autorizada para
realizar el pedido.

Posteriormente el departamento de ventas enva la solicitud del cliente a las reas

de produccin, almacn y despacho para la coordinacin del envi del producto al
cliente. Se hace la verificacin del stock disponible y si es necesario se realiza el
pedido de materia prima e insumos para la produccin de los refrigerios
necesarios para cumplir con el pedido de las instituciones.

El proceso de inventario es muy manual, se realiza un conteo fsico del stock, el

cual posteriormente se pasa a digital en Excel, cruzando las salidas de producto
con las entradas o ingreso de producto .

El rea de despachos al recibir el pedido del cliente (Instituciones educativas) por

parte del rea de ventas, debe realizar la consulta en el sistema, verificar el stock
y solicitar al rea de produccin la cantidad de producto requerida en caso de no
contar con suficiente stock disponible.

El rea de produccin realiza el pedido de materiales, posteriormente realiza el

proceso de produccin y el producto pasa directamente a alistamiento para el
despacho . Posteriormente se une con el material en stock que se ha separado
para el pedido y finalmente se realiza el proceso de embalaje . Luego se realiza el
cargue del camin y posteriormente el despacho de los refrigerios hasta el cliente.
Anlisis de los procesos de la cadena de Suministros

Al realizar la compra de lo necesario para los refrigerios el proveedor de transporte

va en el camin visitando las tiendas y supermercados acompaados de los
operarios encargados de escoger los productos, al realizar la visita deben
diligenciar el siguiente formato, para la verificacin de las visitas y la
correspondiente trazabilidad del proceso:

Tambin se tiene un formato para recoleccin de alimentos, el cual se debe

diligenciar de igual manera a la hora de realizar la recoleccin de las cajas en las
tiendas, supermercados, panaderas, graneros etc. Este lo deben diligenciar los
operarios de recoleccin de los productos alimenticios as:

Posterior a las compras el camin llega a la planta para realizar la descarga del
camin en las instalaciones de Mi segundo hogar S.A. en donde se realiza la
ubicacin de los alimentos en el lugar de almacenamiento temporal para materias
primas.

El otro proceso a realizar en aprovisionamiento, es el pedido de los desechables ,

bolsas, y pegantes, que son los insumos necesarios para el empaque de nuestros
refrigerios. Para ello se realiza inicialmente la solicitud del pedido a los
proveedores. Primero se realiza el pedido interno de los materiales mediante el
Formato de solicitud de materiales, el cual debe ir debidamente diligenciado y
firmado por el colaborador que hace el pedido y con el respectivo visto bueno o
aprobacin de un superior o quien haga las veces. El formato se diligencia como
se muestra a continuacin:
Este formato es utilizado en las reas de produccin y compras para solicitar
materia prima e insumos.

Posterior al visto bueno de los Jefes mediante el anterior formato se realiza la

Orden de compra, que es el documento requerido por los proveedores para poder
realizar el despacho de los insumos requeridos, sin este documento escaneado
por correo electrnico o fsico el proveedor no realizara el despacho de la
mercanca:
En el rea de almacenamiento se requiere un formato para relacionar los tems
que se encuentran en almacn (Stock) y para realizar los inventarios fsicos, ya
que no se cuenta con ningn programa computarizado para realizar esta labor.
Adems se tienen pocas referencias, por lo que an no ha sido necesario realizar
un montaje tan costoso.

Los datos aqu consignados se pasan posteriormente a Excel. El formato es el

siguiente:
Finalmente se tiene el formato de entrega y recibo de mercanca, materia prima e
insumos. Este se utiliza para llevar la trazabilidad de dichos materiales a la hora
de realizar bien sea recibo de insumos y materia prima o a la hora de realizar un
envi sirve de gua para los operadores logsticos que realizan el alistamiento del
producto a despachar, se tiene de forma manual y digital, segn la utilidad y para
comodidad de los operarios.
CONCLUSIONES

Es importante tener un sistema de gestin documental, con los formatos

reglamentarios y legales en el que todos los documentos de la empresa estn
controlados y centralizados, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que
ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Es importante resaltar que para poder tener procesos confiables se deben tener
unos documentos en cada rea donde soporte cada proceso por mnimo que sea
para poder tener una ptima gestin logstica

Hoy en da, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentacin. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y
la informacin, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestin
documental eficiente que permita un fcil almacenamiento y bsqueda rpida, junto
con instalaciones de recuperacin eficientes.