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Instituto Colombiano para la

www.icfesinteractivo.com
Evaluacin de la Educacin.

Versin R9-V1

Manual de ingreso al
Sistema PRISMA

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http://www.icfes.gov.co/
Tabla de Contenido

1 INTRODUCCIN ........................................................................... 4
2 CMO INGRESAR AL SISTEMA? .................................................... 6

2.1 Iniciar sesin ......................................................................... 6


3 INGRESO AL PANEL DE CONTROL PARA UNA INSTITUCIN
EDUCATIVA ................................................................................. 9

3.1 Usuarios con ms de un perfil .................................................. 9


3.2 Seleccionar aplicacin ........................................................... 10
4 CMO CREAR UN USUARIO PARA UN ESTUDIANTE O INDIVIDUAL? . 11

4.1 Crear usuario ....................................................................... 11


4.2 Creacin de cuenta con usuario y contrasea temporal.............. 19
4.3 Casos especiales................................................................... 24
4.3.1 Coincidencias en tipo de identificacin .................................. 24
4.3.2 Si el correo electrnico ya existe en el sistema ...................... 25
4.3.3 Cuando existe una solicitud de creacin pendiente ................. 26
4.3.4 Cuenta pendiente de cambio de usuario................................ 28
4.3.5 Cuenta ya se encuentra registrada como usuario ................... 29
4.3.6 Identidad similar a registrada en el sistema .......................... 30
4.3.7 No se permiten ms acciones de registro de identidad ............ 32
5 INGRESO AL PANEL DE CONTROL PARA ESTUDIANTES E
INDIVIDUALES ........................................................................... 33

5.1 Seleccionar aplicacin ........................................................... 33


6 CAMBIO DE CONTRASEA ........................................................... 34
7 CMO RECUPERAR LA CONTRASEA EN CASO DE OLVIDO? ........... 35
8 CMO RECUPERO MI USUARIO? ................................................. 36

8.1 Persona Natural .................................................................... 37


8.2 Institucin Educativa ............................................................. 38
8.3 Penitenciarias ....................................................................... 39
Glosario

Trmino Descripcin
PERFIL Tambin llamado Rol
MEN Ministerio de Educacin Nacional.
Directorio nico de instituciones educativas del
DUE MEN
AGRUPADOR Institucin Educativa
PERSONA NATURAL Usuario de evaluacin
1 Introduccin

El objetivo de este manual es orientar a las instituciones de educacin media,


instituciones de educacin superior y a los interesados en presentar un examen
sobre el ingreso a la plataforma PRISMA teniendo las nuevas funcionalidades
del sistema.

Es responsabilidad de cada Usuario leer cuidadosamente el procedimiento y


verificar que las personas que harn parte de este tienen clara la siguiente
informacin.

Tenga presente que en el proceso de registro se har primero la inscripcin y


luego el pago; para ello, el Icfes ha cambiado su proceso de inscripcin. Lea
cuidadosamente la siguiente informacin de este manual:

1. La inscripcin a los exmenes que realiza el Icfes est compuesta por


cuatro etapas:

i) Autenticacin
ii) Pre Inscripcin
iii) Pago
iv) Verificacin de la inscripcin

Los interesados deben autenticarse mediante la creacin de un usuario


nico con el que ingresarn al sistema a travs de un solo panel de
control. Este usuario nico ser solicitado para la consulta de citacin y
para la consulta de resultados.

2. Para inscribir estudiantes al examen SABER 11 que son menores de


edad, la Institucin Educativa debe informar a los padres de familia que,
en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto Reglamentario
1377 de 2013, el Icfes durante la autenticacin le solicitar a cada
persona autorizacin para tratar los datos personales que suministre,
los cuales podrn ser entregados a terceros que otorguen estmulos e

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incentivos a los estudiantes con mejores resultados y para procesos de
investigacin. Por lo anterior, los menores de edad, debe tener la
autorizacin expresa de sus padres o representante legal facultando al
Icfes para entregar sus datos a terceros para incentivos o
investigaciones acadmicas y para recibir notificaciones relacionadas
con la convocatoria a la que se est inscribiendo. La Institucin ser
responsable de obtener y conservar dicha autorizacin. En los casos en
los que no haya autorizacin de los padres de familia o representante
legal de los menores, el estudiante debe informarlo en la autenticacin
y la Institucin deber enviar al Icfes antes del cierre de las
inscripciones, el listado de estudiantes que no autorizaron el
tratamiento de sus datos personales.

3. A partir de 2015, para inscribirse a las pruebas que realiza el Icfes


es necesario tener un usuario nico para autenticarse. La creacin
de usuarios nicos para la autenticacin en la plataforma de
inscripcin del Icfes se hace a travs del correo electrnico y busca
garantizar la seguridad de la informacin y facilitarle a las personas,
a travs de un solo panel de control, el acceso a la consulta de la
citacin y de los resultados de todas las pruebas que presenten, as
como a los servicios asociados con las pruebas.

4. Las instituciones educativas tienen la responsabilidad de reportar


en la plataforma del Icfes a los estudiantes que aspiran presentar
un examen y entregarles la contrasea temporal que les asign el
sistema, para que puedan crear el usuario nico e intransferible
con el que debern autenticarse a partir de ese momento en todas
las transacciones que realicen con el Icfes: inscripcin,
comprobacin de la inscripcin, consulta de la citacin, consulta del
resultado.

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2 Cmo ingresar al Sistema?
Para tener acceso a los servicios de inscripcin, la Institucin Educativa debe
ingresar a http://www.icfesinteractivo.gov.co/ y dar clic en el botn PRISMA.

Si ya tiene usuario y contrasea registrada por favor ingrese por la


opcin INICIAR SESIN, si es un usuario nuevo por favor ingrese por la
opcin CREAR USUARIO.

2.1 Iniciar sesin


El sistema muestra una pantalla donde solicita la siguiente informacin:

Usuario
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Contrasea

Tiene la opcin de ingresar con su usuario PRISMA o con su documento de


identidad, recuerde que este ltimo solo aplica para personas, no para
instituciones.

Si no recuerda su contrasea, la puede recuperar haciendo clic en el link


OLVID SU CONTRASEA? Ver numeral 7 Cmo recuperar la
contrasea en caso de olvido?

Si no recuerda su usuario, lo puede recuperar haciendo clic en el link


OLVID SU USUARIO? Ver numeral 8 Cmo recupero mi usuario?

El sistema verifica los datos ingresados, y si no hay inconsistencias en la


informacin, este visualizar el panel de control.

Si su usuario se encuentra en estado inactivo por favor


comunquese con la Unidad de Atencin al Ciudadano para
recibir informacin sobre el proceso de activacin y cambio de

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contrasea, a travs de la lnea gratuita nacional 018000
519535 y la lnea local 4841460.

Para acceder a los servicios del Icfes las instituciones de


educacin media deben estar debidamente REGISTRADAS en el
Directorio nico de Establecimientos Educativos (DUE) y tener
actualizada la informacin de jornada, calendario, rector, correo
electrnico, direccin, municipio. Las instituciones de Educacin
superior y programas acadmicos deben estar registrados en el
Sistema Nacional de Informacin de Educacin Superior
(SNIES).

Si usted es estudiante y va acceder por primera vez al panel de


control, es necesario que su Institucin Educativa lo haya
autorizado para presentar el examen de su inters, es decir, que
lo haya agregado a la lista de aspirantes, reportando su nombre
y su documento de identidad y este reportado el pago por la
institucin; en ese momento el sistema genera una contrasea
que ser entregada de manera confidencial, la que adems
deber tener en cuenta en el momento de la autenticacin.

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3 Ingreso al Panel de control para una
institucin educativa
En el panel de control y segn su usuario visualizar los mdulos a los que
tiene acceso. Para el proceso de registro, seleccione el mdulo que
corresponde a INSCRIPCIN.

En el panel de control encontrar un men para hacer los procesos de


GESTIONAR INSCRIPCIN y AYUDA este ltimo le permitir descargar el
manual de usuario.

3.1 Usuarios con ms de un perfil


Un usuario puede tener varios perfiles en el sistema (perfil de establecimiento,
perfil de sede, entre otros).

Para el proceso de registro seleccione el mdulo que corresponde a


INSCRIPCIN. A continuacin el sistema le mostrar los perfiles con los que
puede hacer transacciones.

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En el caso de instituciones, si el usuario selecciona un perfil que tiene
asociados varios agrupadores, deber especificar con cul de ellos va a
trabajar. Una vez que se carga el men, el usuario puede seleccionar alguna
de las opciones disponibles.

Una vez el usuario se ha identificado con un perfil, si requiere cambiar


el rol del perfil con el que est trabajando lo puede hacer por el
desplegable que parece en la esquina superior derecha dando clic en el
enlace CAMBIAR ROL.

3.2 Seleccionar aplicacin


El sistema le desplegar las aplicaciones activas, usted deber seleccionar la
aplicacin sobre la cual realizar la inscripcin de sus estudiantes.

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4 Cmo crear un usuario para un estudiante o
individual?

4.1 Crear usuario


Este proceso corresponde a aquellos usuarios que no han ingresado al sistema
del Icfes. Para registrarse como usuario, debe ingresar por la opcin CREAR
USUARIO.

El sistema le mostrar informacin con los trminos y condiciones para la


presentacin del examen. Lea los trminos y condiciones detenidamente, en
caso de estar de acuerdo, de clic en la opcin ACEPTO los trminos de uso y
las responsabilidades derivadas y de clic en CONTINUAR.

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El sistema le solicitar diligenciar la informacin bsica para el registro de su
usuario, cuando haya terminado de continuar.

Tipo de documento
Nmero de documento
Primer nombre
Segundo nombres
Primer apellido
Segundo apellido

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El sistema realiza la bsqueda por tipo y nmero de documento en la base de
datos del Icfes, si no encuentra coincidencias debe diligenciar la siguiente
informacin:

Ingrese su correo electrnico

El sistema le solicitar diligenciar el correo electrnico para el registro de su


usuario, cuando haya terminado haga clic en Registrar Usuario.

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Registro exitoso de correo electrnico

El sistema le confirmar el registro de su solicitud, para continuar con el


proceso es necesario que ingrese a su cuenta de correo electrnico y
confirme el link remitido para activar su cuenta.

Confirmacin de correo electrnico

Lea y siga las instrucciones del correo electrnico, a continuacin se presenta


el mensaje que recibir en su bandeja de entrada.

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El sistema le enviar a su correo las instrucciones para continuar el
proceso.

Finalizar registro

Al confirmar la cuenta de correo electrnico, el sistema lo redireccionar a la


finalizacin del registro, donde deber diligenciar la siguiente informacin:

Fecha de expedicin del documento


Gnero
Fecha de nacimiento
Telfono celular
Contrasea

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Al finalizar el registro, de clic en Registrar Usuario.

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Confirmacin de finalizacin de registro

Al finalizar el registro el sistema le presentar el siguiente mensaje


informando que su cuenta ha sido creada exitosamente y recibir la
notificacin a su correo electrnico.

Confirmacin de creacin de cuenta

Lea y siga las instrucciones del correo electrnico, a continuacin se presenta


el mensaje que recibir en su bandeja de entrada.

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4.2 Creacin de cuenta con usuario y contrasea temporal

Este proceso corresponde a aquellos usuarios que les han entregado un


usuario y clave temporal para ingresar al sistema del Icfes

Para registrarse como usuario, debe ingresar el usuario y clave temporal


que le proporciono su institucin educativa y dar clic en ENTRAR.

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Ingrese su correo electrnico

El sistema le solicitar diligenciar el correo electrnico para completar el


cambio de usuario. Lea los trminos y condiciones detenidamente y haga clic
en el recaudo , para finalizar haga clic en GUARDAR.

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Registro exitoso de correo electrnico

El sistema le confirmar el registro de su solicitud, para continuar con el


proceso es necesario que ingrese a su cuenta de correo electrnico y
confirme el link remitido para activar su cuenta.

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Confirmacin de correo electrnico

Lea y siga las instrucciones del correo electrnico, a continuacin se presenta


el mensaje que recibir en su bandeja de entrada.

El sistema le enviar a su correo las instrucciones para continuar el


proceso.

Establecer contrasea

Al confirmar la cuenta de correo electrnico, el sistema lo redireccionar a


establecer la nueva contrasea. Al finalizar el ingreso de la nueva contrasea
haga clic en GUARDAR.

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Confirmacin de creacin de cuenta

Al finalizar el registro el sistema le presentar el siguiente mensaje


informando que su cuenta ha sido creada exitosamente y recibir la
notificacin a su correo electrnico.

Confirmacin de creacin de cuenta

Lea y siga las instrucciones del correo electrnico, a continuacin se presenta


el mensaje que recibir en su bandeja de entrada.

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4.3 Casos especiales

4.3.1 Coincidencias en tipo de identificacin

Si hay coincidencias con tipo y nmero de documento de identificacin se le


mostrar la siguiente pantalla:

Si es usted por favor de clic en CONFIRMO IDENTIDAD, de lo contrario


seleccione IDENTIDAD NO CORRESPONDE. Cuando selecciona CONFIRMO
IDENTIDAD el sistema le mostrar la siguiente pantalla, donde deber
completar la informacin solicitada y dar clic en CONTINUAR.

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Ingrese su correo electrnico

El sistema le solicitar diligenciar el correo electrnico para el registro de su


usuario, cuando haya terminado de clic en Registrar Usuario

Mensaje: registro exitoso de correo electrnico

El sistema le confirmar el registro de su solicitud. Para continuar con el


proceso es necesario que ingrese a su cuenta de correo electrnico y
confirme el link remitido para activar su cuenta.

4.3.2 Si el correo electrnico ya existe en el sistema

El sistema le solicitar diligenciar el correo electrnico para el registro de su


usuario, cuando haya terminado de clic en Registrar Usuario.

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Mensaje: correo electrnico ya existe en el sistema

Al ingresar el correo electrnico, el sistema le notificar que esta cuenta


ya se encuentra registrada como usuario. Si no recuerda su contrasea
la puede recuperar mediante la opcin Olvido su contrasea.

4.3.3 Cuando existe una solicitud de creacin pendiente

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que hay una


solicitud activa, usted deber seleccionar la opcin Reenviar Correo o
Cancelar Solicitud.

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Cancelacin de solicitud de cuenta de usuario

Al seleccionar la opcin de Cancelar Solicitud, el sistema le presentar


el siguiente mensaje:

Reenvi de correo para confirmacin de cuenta

Al seleccionar la opcin Cancelar Solicitud, el sistema le presentar el


siguiente mensaje.El correo ha sido reenviado. Por favor consulte tanto
su bandeja de entrada, encontrar un correo electrnico asociado
donde recibir un link para confirmar su cuenta.

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4.3.4 Cuenta pendiente de cambio de usuario

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que ya su


nmero de identidad se encuentra registrado, usted deber seleccionar la
opcin de Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.

Mensaje: Cuenta pendiente de cambio de usuario

Al seleccionar la opcin de Confirmo Identidad, el sistema le


presentar el siguiente mensaje. Solicite su usuario y contrasea
temporal o revise su bandeja de entrada y encontrar un correo
electrnico asociado donde recibir un link para confirmar su cuenta
para completar el proceso de Inscripcin.

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4.3.5 Cuenta ya se encuentra registrada como usuario

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que su


nmero de identidad ya se encuentra registrado, usted deber seleccionar la
opcin de Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.

Mensaje: Cuenta ya se encuentra registrada como usuario

Al seleccionar la opcin de Confirmo Identidad, el sistema le


presentar el siguiente mensaje, el sistema le notificar que esta cuenta
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ya se encuentra registrada como usuario. Si no recuerda su cuenta de
usuario la puede recuperar mediante la opcin Olvido su usuario.

4.3.6 Identidad similar a registrada en el sistema

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que su


identidad ya se encuentra registrado, usted deber seleccionar la opcin de
Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.

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Mensaje: Identidad similar a registrada en el sistema

Al seleccionar la opcin de Identidad No Corresponde, el sistema le


presentar el siguiente mensaje, le notificar que su nombre es similar a
uno de los registrados en nuestra base de datos, por favor seleccione
una de los resultados de la lista y contine el proceso.

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4.3.7 No se permiten ms acciones de registro de identidad

Al ingresar su informacin inicial de registro, el sistema le notifica que su


nmero de identidad ya se encuentra registrado, usted deber seleccionar la
opcin Confirmo Identidad o Identidad no corresponde.

Mensaje: No se permiten ms acciones de registro de identidad

Al seleccionar la opcin de Identidad No Corresponde, el sistema le


presentar el siguiente mensaje, le notificar que no se permiten ms
acciones de identidad no corresponde debido a que se encuentra
registrados los permisos por el sistema.

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5 Ingreso al Panel de Control para estudiantes e
individuales
En el panel de control se mostrarn los mdulos a los que tenga acceso su
usuario. Para el proceso de registro seleccione el mdulo que corresponde a
INSCRIPCIN.

En el panel de control encontrar un men para hacer los procesos de


INSCRIBIR EXAMEN, MODIFICACIONES, CONSULTAS y AYUDA ste
ltimo le permitir descargar el Manual de Usuario.

5.1 Seleccionar aplicacin


El sistema le desplegar las aplicaciones activas, seleccione la aplicacin a la
que se desea inscribir; si solo hay una aplicacin activa el sistema no le
solicitar seleccionarla.

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6 Cambio de contrasea
Si desea cambiar la contrasea de su usuario, puede ingresar al vnculo
Cambiar Contrasea que se encuentra en el panel de control.

Para cambiar su contrasea, ingrese su contrasea actual y luego ingrese su


nueva contrasea.

El sistema le confirmara que su contrasea ha sido cambiada correctamente.

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7 Cmo recuperar la contrasea en caso de
olvido?

Si ha olvidado la contrasea de su usuario, puede ingresar al vnculo Olvid


su contrasea?

A continuacin se despliega la siguiente pantalla, digite su usuario para


institucin o su correo electrnico si su usuario es personal y de ENVIAR.

El sistema le enviar un correo con un link para establecer su nueva


contrasea.
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8 Cmo recupero mi usuario?

Si ha olvidado su usuario, puede ingresar al vnculo Olvid su usuario?

A continuacin se despliega la siguiente pantalla, seleccione el perfil de usuario


PRISMA y de clic en ENVIAR.

Persona Natural
Institucin Educativa
Penitenciaria

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8.1 Persona Natural

En caso de ser un usuario PRISMA Persona Natural, diligencie el tipo de


documento, nmero de documento registrado en el sistema PRISMA y el
Captcha; y de clic en RECUPERAR USUARIO.

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Al ingresar esta informacin el sistema le informar que usuario tiene
registrado en el sistema PRISMA.

8.2 Institucin Educativa


En caso de ser un usuario PRISMA de Institucin Educativa, diligencie el
Nmero DANE sede, seleccione la jornada registrada en el sistema PRISMA y el
Captcha; y de clic en RECUPERAR USUARIO.

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Al ingresar esta informacin el sistema le informar que usuario tiene
registrado en el sistema PRISMA.

8.3 Penitenciarias

En caso de ser un usuario PRISMA Penitenciaria, Seleccione el Pas del Centro


de Reclusin, seleccione el departamento del Centro de Reclusin,
seleccione el municipio del Centro de Reclusin, seleccione el nombre del
Centro de Reclusin registrada en el sistema PRISMA y el Captcha; y de clic
en RECUPERAR USUARIO.

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Al ingresar esta informacin el sistema le informar que usuario tiene
registrado en el sistema PRISMA.

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