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DESARROLLO DE LA

AUDITORA

INTRODUCCIN

La auditora interna es una actividad de evaluacin


independiente y objetiva para agregar valor y mejorar las
operaciones relacionadas con el Sistema de Gestin de
Calidad, as como las reas contable, financiera,
administrativa y operativa de una organizacin, ayudndole
a cumplir por una parte los requisitos de las partes
interesadas y los objetivos y polticas trazadas. Las
auditoras ayudan a mejorar la eficacia de sus procesos,
proporcionando as un servicio efectivo a los ms altos
niveles de la administracin.

El auditor interno desarrolla su trabajo en el marco de


cumplimiento de las normas internacionales para el ejercicio
profesional de la auditora interna, lo que le da certeza y
confianza al Consejo de Administracin, de que su trabajo y
el resultado de este sern de vala y aplicabilidad para el
mejoramiento de los controles y resultados de la entidad.

La finalidad de la auditora interna es prestar un servicio de asistencia constructiva a la


administracin, con el propsito de mejorar la conduccin de las operaciones y de
obtener un mayor beneficio econmico para la empresa o un cumplimiento ms eficaz
de sus objetivos institucionales.

Los contenidos propuestos en este curso de formacin, van encaminados a mostrar la


importancia de la planificacin, preparacin y desarrollo de las auditoras internas de
Calidad dentro de una organizacin para que se genere la satisfaccin a sus clientes,
empleados y accionistas, y proveer herramientas prcticas para una gestin integral.

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Desarrollo de la auditora

ESTRUCTURA DE CONTENIDOS

INTRODUCCIN ..........................................................................................................1

MAPA CONCEPTUAL .................................................................................................3

1- GENERALIDADES DEL PROCESO DE AUDITORA ............................................4

1.1. Reunin de apertura.


1.2. Revisin Documental durante la realizacin de la auditora.
1.3. Comunicacin durante la auditora.
1.4. Recoleccin y verificacin de la informacin.
1.5. Generacin de hallazgos de auditora.
1.6. Preparacin de conclusiones de auditora.
1.7. Realizacin de la reunin de cierre.

2- REUNIN DE APERTURA COMUNICACIN .....................................................8

3- DOCUMENTACIN Y RECOPILACIN DE EVIDENCIAS....................................10

4- NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS .......................................14

5- REUNIN DE CIERRE ..........................................................................................16

GLOSARIO .................................................................................................................21

BIBLIOGRAFA ..........................................................................................................25

CONTROL DE DOCUMENTO ....................................................................................27

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MAPA TEMTICO

DESARROLLO
DE LA AUDITORA

GENERALIDADES DOCUMENTACIN REUNIN


DEL PROCESOS Y RECOPILACIN DE
DE AUDITORA DE EVIDENCIAS CIERRRE
PROGRAMA DE EVIDENCIAS DE INFORME DE
AUDITORAS AUDITORA LA AUDITORA

PLAN DE OPORTUNIDADES EVALUACIN DE


AUDITORAS DE MEJORA LOS AUDITORES

REUNIN DE NO CONFORMIDADES
APERTURA Y
Y ACCIONES
COMUNICACIN CORRECTIVAS
ALCANCE DE
AUDITORAS REDACCIN DE
FORTALEZAS Y DEBILIDADES

CRITERIOS DE
AUDITORA REDACCIN DE
NO CONFORMIDADES

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DESARROLLO DE CONTENIDOS

1- GENERALIDADES DEL PROCESO DE AUDITORA.

1.1. Reunin de apertura.

En las auditoras internas no es obligatorio que se haga la reunin de apertura, sin


embargo es necesario comunicar que se est realizando una auditora e indicar al
auditado el alcance y el tiempo previsto de la auditora.

En el caso de las auditoras externas, se debe hacer una reunin formal y estar prevista
con un tiempo prudencial acordado por ambas partes, y en la reunin de apertura el
auditor deber detallar las caractersticas de la misma y explicar sobre la planificacin
de manera que la organizacin le facilite la tarea en las reas solicitadas.

Informacin sobre las unidades que son objeto de auditora

Personas que participan en la auditora y su rol


Empleados que trabajan en la organizacin auditada

Los principales productos o servicios de la organizacin

Los eventos ltimos que tuviern lugar que puedan afectar al producto o proceso

Se realiza cabo la reunin de apertura con la gerencia del auditado, o a quin delegue,
en un sitio apropiado, con las personas responsables de las funciones o procesos que
se van a auditar. El propsito de una reunin de apertura es:

1 2 3
Presentar el equipo Presentacin de los responsables Confirmar los objetivos, alcance
auditor de los procesos o funciones y criterios de auditora

4 5
Revisin del plan de Acordar el horario, cronograma,
auditora. fecha de reunin de cierre.

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As mismo la auditora sirve para:

a Los mtodos y procedimientos que se van a usar para realizar la auditora.

b Presentacin de cmo se realizarn las actividades.

c Confirmar los canales de comunicacin formal entre el equipo auditor y el auditado.

d Confirmar los aspectos relacionados con la confidencialidad.

e Confirmacin de los procedimientos relacionados con la seguridad en el trabajo y para


el equipo auditor y los procedimientos de emergencia.

f Confirmacin de la disponibilidad, funciones e identidad de los guas y otro personal de


soporte que se pueda requerir.

g
Espacio para intercambio de preguntas.

h Acordar la fecha y hora para la reunin de cierre.

i Disponibilidad, funciones e identidad de los guas.

1.2. Revisin Documental durante la realizacin de la auditora.

Despus de notificar a la organizacin de la prxima


auditora, el auditor normalmente solicita los documentos
que figuran en una lista de comprobacin preliminar. stos
pueden incluir una copia del informe de alguna auditora
anterior, junto con copias de las actas de la junta y del
comit, as como copias de los estatutos y reglas
permanentes.

La informacin recopilada a travs de entrevistas debe verificarse por medio de la


adquisicin de informacin de respaldo de fuentes independientes como,
observaciones, registros y resultados de medidas existentes. Declaraciones que no
puedan ser confirmadas deben ser identificadas como tales. Los auditores deben
examinar la base de programas de muestreo relevantes y los procedimientos, para
asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo y medicin efectivos.

1.3. Comunicacin durante la auditora.

Durante la auditora puede resultar necesario hacer arreglos formales de comunicacin


entre el equipo auditor, as como con el auditado, el cliente de auditora y potenciales

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entes externos (ej. entes reguladores), especialmente cuando los requisitos legales
incluyen el reporte obligatorio de no conformidades.

El equipo de auditora debera reunirse peridicamente para intercambiar informacin,


evaluar el progreso de la auditora y reasignar trabajo entre los miembros del equipo
auditor, segn resulte necesario.

Durante la auditora, el lder del equipo auditor debera comunicar peridicamente el


progreso de la auditora y cualquier duda al auditado y cliente de auditora, segn sea
apropiado. La evidencia recolectada durante la auditora que sugiera un riesgo
significativo inminente para el auditado debera ser reportado sin demora al auditado, y
cuando sea apropiado, al cliente de auditora. Cualquier inquietud acerca de temas que
estn por fuera del alcance de la auditora debera ser notada y reportada al lder del
equipo auditor, para su posible comunicacin al cliente de auditora y al auditado.

1.4. Recoleccin y verificacin de la informacin.

Durante la auditora, la informacin relevante a los objetivos, alcance y criterios de la


auditora, incluyendo informacin relacionada con interfaces entre funciones,
actividades y procesos debera ser recolectada por medio de muestreo apropiado y
debera ser verificada.

Solo informacin verificable debera ser aceptada como evidencia de auditora. La


evidencia de auditora que conduce a hallazgos de auditora debera ser registrada. Si
durante la recoleccin de evidencia el equipo auditor conoce de circunstancias o
riesgos nuevos o cambiantes, estos deberan ser tratados por el equipo de manera
concordante.

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1.5. Generacin de hallazgos de auditora.

La evidencia de auditora debera ser evaluada contra los criterios de la auditora a fin
de determinar los hallazgos de la auditora. Los hallazgos de auditora pueden indicar
conformidad o no conformidad con los criterios de la auditora. Cuando el plan de
auditora as lo especifique, los hallazgos individuales de auditora deberan incluir
conformidad y buenas prcticas junto con su evidencia de soporte, oportunidades de
mejora y recomendaciones para el auditado.

1.6. Preparacin de conclusiones de auditora.

El equipo auditor debera reunirse antes de la reunin de cierre con el fin de:

a Revisar los hallazgos de la auditora y cualquier otra informacin apropiada recopilada


durante la auditora frente a los objetivos de la misma;

b Llegar a un acuerdo respecto a las conclusiones, teniendo en cuenta la incertidumbre


inherente en el proceso de auditora;

c Preparar recomendaciones, si esto est especificado en el plan de auditora;

d Discutir el seguimiento a la auditora, segn sea aplicable. (ISO, 2011)

El auditor de calidad debe obtener suficientes evidencias para que los resultados
individuales de la auditora, agregados a los resultados de menor significado, puedan
afectar cualquier conclusin alcanzada. Los resultados de la auditora deben ser
revisados con la gerencia del auditado, con el fin de obtener el reconocimiento de la
base de todos los resultados de no conformidad.

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1.7. Realizacin de la reunin de cierre.

Despus de completar la fase de recopilacin de evidencia


y antes de preparar un informe de la auditora, los auditores
tienen una reunin con la gerencia del auditado y aquellos
responsables de las funciones auditadas. El propsito
principal de esta reunin es el de presentar los resultados
de la auditora al auditado, de tal manera que se tenga una
comprensin y reconocimiento claro de la base de dichos
resultados.

Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes


de que el auditor lder presente el informe, las discusiones
finales en el significado y descripcin de los resultados de la
ltima auditora recaen en el auditor lder, sin embargo el
cliente puede an estar en desacuerdo con los resultados.

2- REUNIN DE APERTURA COMUNICACIN.

Reunin de apertura.

OBJETO DE LA REUNIN DE APERTURA.

Segn la Norma internacional ISO 19011 (2011) el propsito de la


reunin de apertura es:

Confirmar que todas las partes estn de acuerdo con el plan de


auditora (auditado, equipo auditor).

Presentar al equipo auditor.

Asegurar que se pueden llevar a cabo todas las actividades de


auditora planeadas.

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ACTIVIDADES DE LA REUNIN DE APERTURA.


La ejecucin de la auditora comienza con una reunin inicial de presentacin
del equipo auditor y las caractersticas de la auditora. En esta reunin debe
1 establecerse un clima de confianza entre auditor y auditado, clarificando
cualquier duda que pudiera plantearse.

Toda auditora debe comenzar con una etapa de planificacin, en la que se


establezcan sus objetivos y alcance (reas a las que afectar), los criterios, las
2 personas implicadas, el equipo auditor, el calendario, los requisitos de
confidencialidad y la documentacin aplicable.

El auditor jefe realiza el reparto de las tareas entre los miembros del equipo
3 auditor, asignando los elementos, funciones o actividades especficas del
Sistema de Gestin de la Calidad a auditar,

El auditor deber prestar sus servicios de acuerdo a las posibilidades de la


ciencia y a los medios a su alcance con absoluta libertad, respecto a la
4 utilizacin de dichos medios y en unas condiciones tcnicas adecuadas para el
idneo cumplimiento de su labor.

El auditor debe facilitar e incrementar la confianza del auditado, con base a una
actuacin de transparencia en su actividad profesional sin alardes cientfico -
5 tcnico, que por su incomprensin, puedan restar credibilidad a los resultados
obtenidos y a las directrices aconsejadas.

La comunicacin.

El auditor lder debe comunicar los planes y requerimientos de recursos de la actividad


de auditora interna, incluyendo los cambios provisorios significativos a la alta direccin,
para la adecuada revisin y aprobacin.

a. Criterios para la comunicacin: Las comunicaciones deben incluir los objetivos y alcance del trabajo as como
las conclusiones correspondientes, las recomendaciones y los planes de accin.

La comunicacin final de resultados debe incluir, si corresponde, la opinin general del auditor interno.

En las comunicaciones del trabajo se debe reconocer cuando se observa un desempeo satisfactorio.

Las comunicaciones sobre el progreso y los resultados de los trabajos de consultora variarn en forma y contenido,
dependiendo de la naturaleza del trabajo y las necesidades del cliente.

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b. Calidad de la comunicacin: Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas,
completas y oportunas.

c. Errores y omisiones: Si una comunicacin final contiene un error u omisin significativos, el director ejecutivo de
auditora debe comunicar la informacin corregida a todas las personas que recibieron la comunicacin original.

d. Declaracin de incumplimiento con las normas: Cuando el incumplimiento con las normas afecta a una tarea
especfica, la comunicacin de los resultados debe exponer.

Las normas con las cuales no se cumpli totalmente.

Las razones del incumplimiento, y

El impacto del incumplimiento en la tarea.

e. Difusin de resultados: El auditor lder de la auditora debe difundir los resultados a las personas apropiadas.

El auditor lder de la auditora es el responsable de comunicar los resultados finales a las personas que puedan
asegurar que se les d a los resultados la debida consideracin.

El auditor lder de auditora, es responsable de comunicar los resultados finales de los trabajos de consultora a los
clientes.

3- DOCUMENTACIN Y RECOPILACIN DE EVIDENCIAS.

Evidencias de auditora.

La evidencia es la certeza manifiesta y perceptible sobre un hecho especfico, que


nadie pueda racionalmente dudar de ella. En la auditora es toda la documentacin
elaborada u obtenida por el auditor durante el proceso de la auditora que respalda sus
conclusiones y opiniones.

Se denomina evidencia objetiva a la informacin cualitativa o cuantitativa, registros o


declaraciones acerca de hechos relativos a la existencia e implementacin de un
elemento de un sistema de gestin, la cual se basa en la observacin y puede ser
verificada. La recoleccin de evidencias es la fuente bsica para que el auditor pueda
determinar si el sistema de gestin es conforme con las disposiciones de la norma de
referencia.

La evidencia se puede obtener mediante entrevistas, examen de documentos, registros


y observacin en el sitio de las actividades relativas al sistema de gestin. Los indicios
que sugieren no conformidad deben ser anotados si parecen significativos. La
informacin reunida a travs de las entrevistas debe ser probada obteniendo la misma
informacin por otras fuentes independientes, tales como la observacin en el sitio,
revisin de documentos y registros.

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Evidencia de auditora
Son los registros, las declaraciones verbales de hechos u otra informacin,
relacionados con los criterios de auditora y que son verificables.
Es un hecho existente.
Est basada en la observacin e investigacin sistemtica.
No est influenciada por emociones o prejuicios.
Puede ser documentada.
Puede ser verificada.
Est relacionada con los criterios de la auditora.

La evidencia puede ser de muchas formas, desde testimonios verbales del auditado,
comunicaciones por escrito con personas externas y observaciones que hace el
auditor. Es importante conseguir una calidad y volumen suficiente de evidencia para
satisfacer el propsito de la auditora. Determinar los tipos y cantidades de evidencia
necesaria y evaluar si la informacin cuantificable corresponde a los criterios
establecidos, es una parte importante de toda auditora.

El auditor fundamentar su opinin profesional con base en el resultado de la aplicacin


de los procedimientos de auditora, revisar y decidir si la evidencia y la informacin
obtenida posee las caractersticas de competencia y suficiencia.

El concepto de competencia de la evidencia hace referencia al carcter cualitativo de la


misma. La evidencia es competente si es vlida y relevante, por lo que el auditor deber
evaluar cuidadosamente si existen razones para dudar de estas cualidades. Para
cumplir con esta caracterstica el auditor debe agotar los procedimientos necesarios
para obtener la evidencia disponible en todas las fuentes.

Caractersticas de la evidencia
COMPETENCIA:
Veraz, adecuada, convincente y que al ser expuesta no genera duda ni da
lugar a interpretacin diferente al hallazgo que respalde.
Se refiere a la calidad de la evidencia.

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La evidencia vlida significa que las pruebas en que se sustenta la misma


sean confiables. La confiabilidad de la evidencia se refiere solo a los
procedimientos de auditora escogidos. No puede mejorarse la confiabilidad de la
evidencia escogiendo una muestra ms grande o una poblacin diferente, slo
puede mejorase escogiendo procedimientos de auditora que contengan ms calidad.

Entre los factores que afectan la confiabilidad de la evidencia se menciona:

La fuente: Interna o externa.

Su naturaleza: Visual, oral o documentara.

La evidencia obtenida a travs del examen fsico, mediante inspeccin u observacin


es preferible a la obtenida indirectamente.

La evidencia documental es preferible a la evidencia oral.

Los documentos originales proporcionan una evidencia ms adecuada que las


copias.

La evidencia testimonial obtenida en condiciones de libre inspeccin en ms validad


que la levantada en condiciones comprometidas, por ejemplo en un ambiente en donde
la persona puede ser intimidada.

La evidencia testimonial obtenida de una persona no sesgada o que tiene un


conocimiento completo sobre el rea es ms adecuada que la de alguien con sesgos o
con conocimientos parciales.

El auditor puede tener mayor seguridad cuando la evidencia de auditora obtenida de


diversas fuentes, o de naturaleza diferente, es concordante.

Cuando la evidencia de auditora derivada de una fuente no es concordante con la


obtenida a partir de otra fuente, puede ser preciso aplicar procedimientos adicionales a
fin de resolver la discrepancia.

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El concepto de evidencia relevante se refiere a su pertinencia y razonabilidad; es decir,


si las informaciones utilizadas estn exclusivamente relacionadas con los hechos
examinados y las conclusiones tienen una relacin lgica y concreta con respecto a la
informacin examinada.

Caractersticas de la evidencia
SUFICIENCIA:
Aquella cuyo volumen o cantidad satisfacen la necesidad de respaldar
un hallazgo.
Los informes de auditora contienen lo siguiente:

Observaciones: situaciones comunes y corrientes que son elogios a procesos que en


especial funcionan muy bien o procesos que quiz exijan mayor investigacin. Las
observaciones no indican desviaciones o incumplimientos.

Hallazgos menores: desviacin o falla en el cumplimiento de las especificaciones que


pone en riesgo la calidad del producto o servicio. Quiz se trata slo de un desliz
aislado en un procedimiento. Los hallazgos menores tambin se describen como
aspectos de mejoramiento continuo.

Hallazgos mayores: falla en el cumplimiento de las especificaciones que pone en


riesgo la calidad del producto o servicio. Ausencia de un procedimiento indispensable.
Ruptura total del proceso o procedimiento. Los hallazgos mayores tambin se
describen como aspectos varados.

Muchos hallazgos menores en la misma rea podran considerarse un aspecto


varado. Un nmero muy significativo de hallazgos menores en los resultados de
una auditora se considerara un hallazgo mayor.

Actividades en la documentacin de observaciones:

El equipo evaluador puede levantar observaciones contra requisitos de acreditacin


que la organizacin modificar o agregar en el futuro, siempre que el solicitante est
informado previamente de stos cambios.

El solicitante no tiene la obligacin de incluir las observaciones en el plan de acciones


correctivas que presenta a la organizacin. El grupo auditor no podr tomar decisiones
basado en observaciones del equipo evaluador.

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Durante las evaluaciones de seguimiento el equipo evaluador debera tomar en cuenta


las observaciones realizadas en evaluaciones previas, con el fin de verificar que no se
conviertan en no conformidades.

Si los requisitos de acreditacin han sido modificados o ampliados por la organizacin


y el solicitante no ha tomado acciones al respecto, las observaciones previas podran
ser registradas como no conformidades.

4- NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS.

El concepto de no conformidad.

Los descubrimientos de la auditora deben estar basados en evidencia y debern de


ser registrados; todas las desviaciones significativas debern de ser documentadas.
Los detalles de los descubrimientos de conformidad tambin pueden ser
documentados, pero con el debido cuidado para evitar cualquier implicacin de
garanta absoluta. Lo anterior advierte a los consultores que tengan precauciones
relativas a la responsabilidad. El hecho de que la organizacin est de conformidad
con su SGC, no necesariamente significa que cumpla totalmente con las leyes y
reglamentos. Al recolectar pruebas, el auditor est autorizado a examinar
documentos, observar actividades y convicciones y realizar entrevistas. Este ltimo
mtodo para recopilar pruebas permitir al auditor determinar si los empleados
comprenden sus papeles y responsabilidades respecto al SGA.

La norma ISO 9000:2005 define no conformidad como el incumplimiento de un


requisito. Este requisito puede ser de la norma de referencia o de los propios Ejemplos de
procedimientos internos de la empresa. Para ilustrar mejor el concepto, a continuacin
se presentan ejemplos de no conformidades tpicas en un sistema de gestin: no conformidades

Ejemplos de no conformidades tpicas


Evidencia de diferencias entre el Manual de Calidad, los procedimientos y/o los
1 criterios de auditora.

2 Evidencia de diferencias entre procedimientos y prcticas operativas.

Falta de evidencia de soporte de la implementacin de los requisitos de la


3 norma.
Falta de evidencia para demostrar continuidad en la implementacin de los
4 procesos del sistema.

Una No Conformidad debe ser una observacin exacta de los hechos, se dirige
al qu, cundo, dnde, es recuperable, es decir que acepta trazabilidad y debe
ayudar a lograr la implementacin de la accin correctiva.

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Observacin, conformidad y no conformidad.

El resultado de anlisis de las observaciones y evidencias de la auditora


puede ser indicado como alguno de los siguientes tres estados:

Conformidad: El proceso se muestra de acuerdo con la exigencia


establecida.

Oportunidad de mejora: La organizacin puede o no adoptar esta


oportunidad. Es un consejo informal. En algn momento la organizacin
puede haber presentado alguna mnima falla puntual o demora que no
afecta en forma directa ni indirecta el Sistema de Gestin. Esto
normalmente puede suceder en cualquier empresa y es normal. Pero es el
momento de explicar por qu. Y si hay una buena razn, que revela y
explica exactamente por qu sucedi, es hora de aplicar sentido comn y
no levantar una No conformidad .

No conformidad: El proceso o documentacin no est de acuerdo con los


requisitos.

Las no conformidades se pueden dividir en dos categoras.

Deficiencias, las cuales afectan adversamente la calidad de los resultados esperados (derivados de los criterios) y se
vinculan con desviaciones de procedimientos o prcticas, originadas por un control de gestin deficiente.

Debilidades, corresponden a hallazgos negativos, los cuales tienen la potencialidad de dar origen a deficiencias.
Normalmente derivan de instrucciones imprecisas o ausencia de procedimientos e instructivos.

Reporte de las no conformidades.

El reporte de la No Conformidad debe contener dos puntos:

Una observacin detallada completa y precisa de lo que fue encontrado por


el auditor. Esta observacin debe ser atestiguada por la persona auditada
para confirmar su exactitud.

Una referencia a la clusula de la norma o documento del Sistema de


Gestin.

Debe ser escrita con un texto corto, en lenguaje claro, preciso, que no se preste
a confusiones o dudas, sin detalles que no le agreguen valor, con un enfoque
concreto y coherente, evitando las repeticiones o la redaccin de No
conformidades similares.

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Clasificacin de no conformidad.

No-Conformidad Mayor: Ausencia de un elemento exigido por la norma,


falta de implementacin de un procedimiento del Sistema de Calidad. Se
considera tambin a cualquier problema que cause impacto dentro de la
calidad del producto o servicio entregado al cliente.

No-Conformidad Menor: Deficiencia aislada en cuanto al cumplimiento de


un requisito de la norma, se caracteriza por casos aislados de debilidades en
el Sistema de la Calidad y la necesidad de pequeos ajustes en la
adecuacin o en la implementacin del procedimiento.

Observacin: Constatacin hecha en el curso de una auditoria de la calidad


y verificada por evidencias objetivas.

Registro de No Conformidad: En el que se registra, clasifica y describe la


no conformidad detectada durante la auditoria y se respalda con la
identificacin de la evidencia objetiva.

Diseo operativo de las no conformidades en el sistema de auditora .

A continuacin se presenta de manera genrica el diseo operativo de la implementacin del procedimiento de deteccin y
correccin de no conformidades en una organizacin.

DETECCIN E IDENTIFICACIN La deteccin se inicia cuando el personal que participa o se vincula con el sistema de
DE UNA NO CONFORMIDAD auditora detecte no conformidades, va los requisitos establecidos para el sistema.

Una vez detectadas las no conformidades, stas se identifican y registran en el informe de


INFORME DE no conformidades y posteriormente se debe informar al responsable del proceso, al que
NO CONFORMIDAD
pertenece dicha no conformidad.

ANLISIS DE Esta etapa corresponde a la revisin y anlisis de las causas fundamentales de la no


CAUSAS conformidad. El responsable del proceso y el equipo directivo o quien corresponda, de
acuerdo a lo establecido en el sistema, debe realizar el anlisis de las causas de la no
conformidad.
ELECCIN DE
ACCIN CORRECTIVA Se efecta sobre la base de los resultados del anlisis de causas. Si el anlisis del
SI LA ACCIN CORRECTIVA problema de la no conformidad amerita una accin correctiva, sta se debe definir y
NO ES EFECTIVA registrar para su posterior implementacin, definiendo plazos y responsables.
EJECUCIN DE
ACCIN CORRECTIVA
Esta etapa corresponde a la implementacin de la accin correctiva seleccionada y
registrada en la etapa anterior.
VERIFICACIN DE ACCIN
CORRECTIVA REALIZADA Una vez implementadas las acciones correctivas se debe verificar que efectivamente se
produjo un mejoramiento, de lo contrario, se debe realizar una nueva accin correctiva que
requiere nuevamente ser verificada. Este proceso se repite hasta que la accin correctiva
sea efectiva y correctamente realizada.

5- REUNIN DE CIERRE.

El propsito principal de esta reunin es presentar los resultados de la auditoria al


auditado, de tal manera que se tenga una comprensin y reconocimiento claro de la
base de dichos resultados. Los resultados finales se discuten y analizan en conjunto,
entre auditores y organizacin, dando cierre a las actividades en terreno, permitiendo
aclarar cualquier error o ambigedad antes de elaborar el informe final.

En auditoras internas en una organizacin pequea, la reunin de cierre puede


consistir en comunicar los hallazgos y conclusiones de la auditora.

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En otras situaciones de auditora, la reunin debe ser formal y se deben llevar actas y
registros de asistencia. La reunin, presidida por el lder del equipo auditor, se debe
realizar con la gerencia del auditado y las personas responsables de las funciones
auditadas.

Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor lder presente el
reporte, las discusiones finales en el significado y descripcin de los resultados de la auditoria en
ltima instancia recaen en el auditor lder, sin embargo el cliente puede todava estar en
desacuerdo con los resultados.

Si en los objetivos de la auditora se especific sobre la presentacin de


recomendaciones, se deben dejar registradas. Debe enfatizarse que las
recomendaciones no son obligatorias.

1
Desarrollo de la reunin.

Entre los participantes en la reunin de cierre se deben encontrar el auditado y el cliente de la auditora. El lder del equipo
auditor debe notificar al auditado sobre situaciones encontradas en la auditora que podran disminuir la confianza que se
pueda tener en la auditora.

Cualquier divergencia en la opinin relativa de los hallazgos o conclusiones de la auditora, entre el equipo auditor y el
auditado se debe discutir y en lo posible resolver. Si no queda resuelta, se debe registrar ambas opiniones.

El desarrollo tpico de la reunin de cierre contiene:

Agradecimientos a los auditados por la cooperacin.


Explicacin de las conclusiones.
Informacin positiva.
Descripcin clara de las no conformidades.
Fijacin del plazo para la toma de acciones correctivas y preventivas.
Definicin de las acciones de seguimiento.
Presentacin del informe o fecha de entrega del mismo.

Se deben dejar registros de la reunin de cierre (un acta u otro formato).

2
Informe de la auditora.

El informe final es un documento tcnico y formal, busca sustentar y transmitir los hechos encontrados. El informe puede
ser:

Informe final interno: Cuando contempla la evaluacin de la situacin medioambiental de la


empresa. Adems el destino final y grupo interesado es la misma empresa.

Informe final externo: Cuando la informacin entregada est orientada a grupos de externos
vinculados a la empresa (proveedores, clientes, asociacin de usuarios, gobierno, etc.).

Informe final de sntesis: Comprende un resumen de los resultados y conclusiones de lo


estudiado, sirve de base para la toma de decisiones.

La documentacin a emitir posterior a la auditora debe incluir detalles sobre todos los procesos incluidos en la muestra. El
auditor debe proporcionar todos los detalles que pueda. De esta manera, cualquiera que lea el informe, tiene la mayor
cantidad de informacin posible. El informe debe ser claro, objetivo y formal, recuerde que este informe debe ser revisado
por la alta direccin.

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El lder del equipo auditor debe ser el responsable de


la preparacin y contenido del reporte de auditora y
debe proporcionar un registro completo, exacto,
conciso y claro de la auditora. El informe final de
auditora debe ser lo ms claro, objetivo y formal
posible, para ser usado como una herramienta gua
por la organizacin para normalizar las situaciones
que se pudieran haber presentado, as como para
tener la evidencia en la prxima auditoria de que
todas las observaciones han sido resueltas.

El informe de auditora debe tener al final un


resumen de las no conformidades en el caso que se
hubieran presentado-, aclarando que documento y/o
requisito normativo se est incumpliendo. Reporte de la
El reporte de la auditora debe incluir los siguientes
aspectos:
auditora

Los objetivos de la auditora.


El alcance de la auditora, identificando las unidades
organizacionales y funcionales.
La identificacin del cliente de la auditora.
La identificacin de los miembros del equipo auditor.
Las fechas y lugares en donde se realiz las
actividades de auditora en el sitio.
Los criterios de la auditora.
El plan de auditora.
La lista de representantes del auditado.
Un resumen del proceso de auditora que incluya los
REPORTE DE obstculos encontrados que puedan disminuir la
confianza que se tenga.
AUDITORA
Los hallazgos de la auditora.
Las conclusiones de la auditora.
Confirmacin que se han cumplido los objeto de la
auditora dentro del alcance de la auditora, de acuerdo
al plan de auditora.
Las reas no incluidas que se haban incluido en el
alcance de la auditora.
Recomendaciones de mejora, si se especific en los
objetivos de la auditora.
Planes de accin complementarios acordados.
Declaracin de la naturaleza de confidencialidad del
contenido.
La lista de distribucin del reporte de auditora.

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Desarrollo de la auditora

El reporte de auditora se debe emitir dentro del periodo de tiempo acordado. Si no es posible, se debe comunicar al
cliente de la auditora sobre las razones del retraso y acordar una nueva fecha de entrega.

El reporte de la auditora debe incluir la fecha, las revisiones y aprobaciones que se hayan definido en los procedimientos
del programa de auditora.

El equipo auditor elaborar un informe final, que incluir:

Evaluacin de los problemas ambientales


Funcionamiento del SGA.
Emisiones a la atmsfera.
Efluentes lquidos.
Manejo de residuos slidos.
Desechos peligrosos.
Planes de Liquidacin de Averas y Emergencia.
Contaminacin de las aguas subterrneas y el suelo.

As como:

Cumplimiento
De planes, legislacin, documentos normativos y poltica ambiental.
Nuevas situaciones encontradas.
Recomendaciones.
Recomendaciones de investigaciones.

El reporte de la auditora es propiedad del cliente de la auditora y se debe respetar y proteger apropiadamente la
confidencialidad por parte de los miembros del equipo auditor y de los receptores del informe.

La auditora est completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditora y se haya distribuido el
informe de auditora aprobado.

Para la lectura y entrega del informe se debe realizar una reunin con el Representante de la Direccin, y si fuera posible
con la Alta direccin y las personas que la Direccin disponga, (normalmente con los gerentes o jefes de reas). Aqu el
auditor debe presentar todas las no conformidades y oportunidades de mejora, y escuchar de parte de los responsables
las posibles medidas que se tomaran en la accin correctiva.

3
Actividades complementarias.

Las conclusiones de la auditora pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y de mejora, segn el
caso. Estas acciones no se consideran parte de la auditora y usualmente las realiza el auditado dentro de un periodo de
tiempo acordado.

En el caso de que las No conformidades sean menores o la auditoria fuera interna o de seguimiento, se establece que se
revisarn en una auditoria posterior las acciones correctivas que se tomen para eliminar las no conformidades. El auditado
debera mantener informado al cliente de la auditora acerca del estado de estas acciones. El cumplimiento y eficacia de la
accin correctiva se deberan verificar de acuerdo con un procedimiento apropiado. Esta verificacin puede ser parte de una
auditora posterior.

El objetivo es dejar todo bien claro para que en la prxima auditora se revise el tratamiento y para verificar que todos los
incumplimientos estn cerrados.

Posteriormente a la auditoria, la organizacin se tomara un plazo adecuado para realizar un anlisis profundo para
asegurarse que las No conformidades no vuelvan a repetirse.

La organizacin debe demostrar el cierre de estos incumplimientos para la prxima auditora. Una vez terminado, el reporte
de auditora es distribuido segn se especific en el plan de auditora, determinado por el cliente / auditado, no el auditor.

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Desarrollo de la auditora

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Finalizacin de la audtora.

La auditora est completa cuando han finalizado todas las actividades del plan de auditora y el reporte de auditora
aprobado ha sido distribuido.

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Desarrollo de la auditora

GLOSARIO
Alcance de la auditora: El marco o lmite de la auditora y las materias, temas,
segmentos o actividades que son objeto de la misma.

Auditado: Organizacin que se audita.

Auditor: Persona calificada para realizar auditoras.

Auditor lder: Persona calificada para manejar y realizar auditoras de calidad.

Auditores externos: Profesionales facultados que no son empleados de la


organizacin cuyas afirmaciones o declaraciones auditan.

Auditores internos: Profesionales empleados por una organizacin para examinar


continuamente y evaluar el sistema de control interno y presentar los resultados de su
investigacin y recomendaciones a la alta direccin de la entidad.

Auditora: Tcnica de control, dirigida a valorar, el control interno y la observancia de


las Normas Generales de Contabilidad. Comprende un examen independiente de los
registros de contabilidad y otra evidencia relacionada con una entidad para apoyar la
opinin experta imparcial sobre la confiabilidad de los estados financieros.

Auditora de calidad: Proceso sistemtico, documentado y de verificacin


objetiva, para obtener y evaluar la evidencia de la auditora y determinar cules
actividades especficas, eventos, condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o
informacin referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditora y cmo
se comunican los resultados de este proceso al cliente.

Auditora de cumplimiento: Consiste en el examen y evaluacin que se realiza con


el objetivo de verificar el cumplimiento de las leyes, decretos-leyes, decretos y dems
disposiciones jurdicas inherentes a la actividad sujeta a revisin.

Auditora de gestin u operacional: Consiste en el examen y evaluacin de la


gestin de un organismo, entidad, programa o proyecto, para establecer el grado de
economa, eficiencia, eficacia, calidad e impacto de su desempeo en la
planificacin, control y uso de los recursos y en la conservacin y preservacin del
medio ambiente, as como comprobar la observancia de las disposiciones que le son
aplicables.

Auditora de seguimiento o recurrente: Consiste en el examen y evaluacin del


cumplimiento de las medidas dictadas para dar solucin a las deficiencias
detectadas en una auditora anterior, a fin de determinar si la entidad ha tenido o no,
avances en la administracin y control de sus recursos; incluye la verificacin del
sistema de control interno.

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Desarrollo de la auditora

Auditora de tecnologas de la informacin: Consiste en el examen de las


polticas, procedimientos y utilizacin de los recursos informticos; confiabilidad y
validez de la informacin, efectividad de los controles en las reas, las aplicaciones,
los sistemas de redes y otros vinculados a la actividad informtica.

Criterio de auditora: Polticas, prcticas, procedimientos o requerimientos contra


los que el auditor compara la informacin recopilada sobre la gestin de calidad.
Los requerimientos pueden incluir estndares, normas, requerimientos
organizacionales especficos, y requerimientos legislativos o regulados.

Control interno: Todas las medidas utilizadas por una empresa para protegerse contra
errores, desperdicios o fraudes y para asegurar la confiabilidad de los datos contables.
Est diseado para ayudar a la operacin eficiente de una empresa y para asegurar el
cumplimiento de las polticas de la empresa.

Eficacia: El grado en que se cumplen los objetivos y la relacin entre el efecto


deseado en una actividad y su efecto real.

Eficiencia: La relacin que existe entre el producto (en trmino de bienes, servicios u
otros resultados) y los recursos empleados en su produccin.

Evidencia de auditora: Las pruebas que obtiene el auditor durante la ejecucin de


la auditora, que hace patente y manifiesta la certeza o conviccin sobre los
hechos o hallazgos que prueban y demuestran claramente stos, con el objetivo de
fundamentar y respaldar sus opiniones y conclusiones.

Equipo auditor: Grupo de auditores o del auditor, designados para desempear una
auditora dada. El equipo auditor puede incluir expertos tcnicos y auditores en
prctica. Uno de los auditores del equipo de la auditora desempea la funcin
de auditor lder.

Experto tcnico: Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica


al equipo auditor, pero que no participa como un auditor.

Hallazgos: Son el resultado de un proceso de recopilacin y sntesis de informacin:


la suma y la organizacin lgica de informacin relacionada con la entidad,
actividad, situacin o asunto que se haya revisado o evaluado para llegar a
conclusiones al respecto o para cumplir alguno de los objetivos de la auditora. Sirven
de fundamento a las conclusiones del auditor y a las recomendaciones que formula
para que se adopten las medidas correctivas.

Informe de auditora: Expresin escrita por el auditor respecto a los resultados de


las verificaciones realizadas durante la ejecucin de la auditora, manifestando
sus criterios y comentarios respecto a los estados financieros y otros hechos
econmicos.

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Desarrollo de la auditora

Informe de los auditores: El informe emitido despus de auditar un tema o los estados
financieros de una empresa.

Limitaciones al alcance de la auditora: Factores externos a la unidad de auditora


que hayan impedido al auditor obtener toda la informacin y explicaciones que
considere necesarias para cumplir con los objetivos de su trabajo.

Normas de auditora: Constituyen el conjunto de reglas que deben cumplirse para


realizar una auditora con la calidad y eficiencias indispensables.

Objetividad (evidencia objetiva): La valoracin de los activos y la medicin del


ingreso se basan en lo posible en la evidencia objetiva, tal como los precios de cambio
en transacciones a largo plazo.

Papeles de trabajo: Documentos que contienen la evidencia que respalda los


hallazgos, opiniones, conclusiones y juicios del auditor. Deben incluir toda la evidencia
que haya obtenido o preparado el auditor durante la auditora.

Plan: Modelo sistemtico de una actuacin pblica o privada, que se elabora


anticipadamente para dirigirla y encauzarla. Escrito en que sumariamente se precisan
los detalles para realizar una obra.

Procedimiento de auditora: Las acciones que realiza el auditor para llevar a cabo sus
labores de revisin.

Programa de auditora: Documento que establece los procedimientos de auditora


relacionados con el tema, actividad o asunto objeto de revisin.

Riesgo: Posibilidad de que no puedan prevenirse o detectarse errores o


irregularidades importantes.

Riesgo inherente: Existe un error que es significativo y se puede combinar con otros
errores cuando no hay control.

Riesgo de control: Error que no puede ser evitado o detectado oportunamente por
el sistema de control interno.

Riesgo de deteccin: Se realizan pruebas exitosas a partir de un procedimiento de


prueba inadecuado.

Supervisin: Requisito esencial en la auditora que conduce a un adecuado control y


direccin en todas las etapas, para que asegure que los procedimientos, tcnicas y
pruebas que se realizan, se vinculen en forma competente y eficaz con los objetivos
que se persiguen.

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Tcnicas de auditora: Mtodos que el auditor emplea para realizar las verificaciones
planteadas en los programas de auditora, que tienen como objetivo la obtencin de
evidencia.

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Desarrollo de la auditora

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CONTROL DEL DOCUMENTO

DESARROLLO DE LA AUDITORA
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Antonio Vecino Valero

Productor de Audios

Alejandro Mantilla Cceres

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