LAAR Courier Express S.A.
decidi trabajar con la
eLogistics
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solucin DocuClass y con la empresa que los
representa Ecuacopia Solutions por la versatilidad
en las consultas, acceso a la informacin y soporte
tcnico permanente de CIMA Software.
Ing. Juan Carlos Correa
Jefe de Proyectos
Perfil del Cliente
El Grupo LAAR, es un conjunto de empresas lderes del mercado ecuatoriano en servicios
logsticos y sistemas de seguridad, en plena etapa de expansin en Amrica Latina, con
presencia en todo el territorio Ecuatoriano y Colombiano.
LAAR Courier Express S.A., es una empresa especialista en provisin de soluciones
logsticas flexibles, el cual abarca etapas de planeacin, entrega de productos a nivel
domstico, as como tambin la distribucin y manejo de mercancas. Con ms de 30 aos
de trayectoria, y una facturacin anual de 55.000.000 de dlares, LAAR Courier Express S.A.
actualmente cuenta con aproximadamente 400 empleados distribuidos entre los distintos
departamentos de la empresa.
Situacin de Negocio
LAAR Courier Express S.A. emite documentacin que respalda cada transaccin
realizada, generando un gran volumen de documentos que deben ser almacenados en
bodegas arrendadas para cumplir con los requerimientos tributarios de Ecuador.
El proceso original implicaba digitalizar cada documento con el fin de almacenarlos
digitalmente organizados por meses, das y por situacin geogrfica en un proceso
completamente manual. Luego las copias en papel eran enviadas al departamento de
Atencin al Cliente quienes las archivaban. Una vez terminado este proceso estas
cajas eran entregadas semanalmente al proveedor encargado de custodiarlas.
No exista ningn control que permitiera validar la existencia de todas las guas
despachadas en formato electrnico. Esto no solamente dificultaba el seguimiento de
la documentacin, sino que principalmente provocaba la insatisfaccin del cliente por las
demoras al momento de solicitar informacin sobre una transaccin, lo cual significaba
para LAAR Courier Express S.A. un tiempo considerable para recuperar la documentacin
requerida.
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Solucin

LAAR Courier Express S.A. contrato los servicios de ECUACOPIA SOLUTIONS con la solu-
cin DocuClass que inicialmente tena como objetivo reemplazar el software anterior y
almacenar la documentacin en formato electrnico, en un repositorio centralizado, seguro,
y accesible desde cualquier punto de la empresa en todo momento.

Esta primera etapa fue implementada en menos de una semana, dejando a punto del sistema
as como las estaciones de escaneo y capacitndose a los usuarios del proceso de captura.

Una vez concluida la etapa de implementacin y, convencida de los beneficios que podan
obtener con la solucin, LAAR Courier Express S.A. decidi iniciar una segunda fase, la cual
const de la integracin entre DocuClass y el sistema contable desarrollado in-house.

Actualmente, LAAR Courier Express S.A. cuenta con un proceso documental que le ha
permitido a la empresa, en primera instancia, establecer puntos de control que les permite
asegurar la calidad de la informacin almacenada en su sistema contable mediante el
control cruzado con los documentos digitalizados en DocuClass, y por otro lado incremen-
tar la satisfaccin de los clientes con un mecanismo gil de consulta.

Beneficios

Con el sistema anterior se manejaba una cantidad aproximada de 2.000 guas diarias en
cada ciudad. Con DocuClass se duplic la cantidad de documentos procesados y adems
con DocuClass se pueden realizar los controles de entrega y facturacin.

LAAR Courier Express S.A. desde cualquier punto de la empresa puede acceder a travs de
DocuClass a toda la informacin, de forma segura, controlada y completamente on-line.

Las facilidades de bsqueda ofrecidas por DocuClass ha permitido agilizar los procesos de
recoleccin, distribucin y entrega de paquetes, servicio al cliente y facturacin.

La integracin entre DocuClass y el sistema contable de la empresa ha permitido a LAAR

Courier Express S.A. incrementar la eficiencia del ciclo de facturacin, no solo eliminando
la carga manual de informacin con el riesgo que esto implica, sino ganando en asegura-
miento de la calidad de informacin almacenada en los sistemas de gestin.

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