FICHA TCNICA

CUENTAS POR PAGAR Y CONTABILIZACIONES DIRECTAMENTE

POR EL MODULO FI-AP
Macroproceso Nivel 1 Nivel 2
Gestin financiera Gestin de egresos Gestin de cuentas por pagar
Cdigo Versin Fecha publicacin Tipo Documento
PRO-25-3-01-02 1 04/09/2015 Ficha tcnica

Tabla de contenido

1. OBJETIVO ............................................................................................................................................. 2
2.ALCANCE ............................................................................................................................................... 2
3.NORMATIVA ......................................................................................................................................... 2
4.RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................... 4
4.1 Responsable del proceso ................................................................................................................ 4
4.2 Responsabilidades especficas ....................................................................................................... 4
5.DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES ................................................................... 4
5.1 Diagrama de flujo - Cuentas por pagar y cont. directamente por el modulo FI-AP ..................... 5
5.2 Descripcin de actividades - Cuentas por pagar y cont. directamente por el modulo FI-AP ....... 5
6.DEFINICIONES ....................................................................................................................................... 9
7.DOCUMENTOS DE REFERENCIA ......................................................................................................... 11
8.INDICADORES ..................................................................................................................................... 11
9.RIESGOS .............................................................................................................................................. 15
10.CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................................... 16
11.APROBACIN .................................................................................................................................... 16
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1. OBJETIVO

Realizar operaciones de ajustes contables y contabilizaciones de cuentas por pagar afectando directamente
las cuentas del mdulo FI-AP.

2. ALCANCE

Desde la recepcin de los documentos y registro de las operaciones correspondientes, hasta el envo de los
soportes de contabilizacin a la respectiva unidad.

3. NORMATIVA

Directrices

N.A

Lineamientos

Los siguientes procesos SI requieren radicacin: Devolucin retencin de garanta y amortizacin de

anticipo.
Los siguientes procesos NO requieren radicacin: Rechazos de nmina, ajustes de seguridad social,
y ajustes contables.

Caja menor
o Poltica de Caja menor

Devolucin de retenciones
o Solo se tramitarn las solicitudes enviadas al correo electrnico del Analista de impuestos
de la Jefatura de Contabilidad.
o Una vez radicada la solicitud el tiempo de respuesta para la solucin de la misma es de 15
das calendario.
o Los documentos requeridos sern solicitados por el Analista de impuestos al acreedor
segn el tipo de reclamacin (RUT, Cmara de comercio, Carta DIAN, documentos
adicionales).
o El Analista de impuestos debe realizar los ajustes de retencin en el sistema y enviar la
informacin del mismo en el Formato SOLICITUD DE PAGO a Cuentas por pagar para que
all sea realizada la respectiva causacin.
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Devolucin de saldos
o La unidad debe realizar la solicitud al Gestor financiero de Contabilidad a travs de
memorando o correo electrnico, indicando el nombre del proyecto, nmero de contrato
y objeto de costo, en el caso de Colciencias la solicitud se hace con la evaluacin financiera
y otras entidades con el acta de liquidacin.
o Una vez radicada la solicitud el tiempo de respuesta para la solucin de la misma es de 8
das calendario.
o El registro contable en Cuentas por pagar solo se realizar con memorando emitido por el
Jefe de Contabilidad dirigido el Coordinador de Cuentas por pagar, autorizando la
devolucin de los recursos al acreedor e indicando el monto, el beneficiario del pago, el
objeto de costo que se va a afectar y la cuenta contable de donde se desembolsaran los
recursos.

Devoluciones comerciales y devoluciones a estudiantes

o Solo se tramitan si la solicitud cuenta con los siguientes documentos: Documento de
radicacin, solicitud de devolucin firmada por el Jefe de Tesorera (y si es comercial debe
estar firmada tambin por el Director de la unidad acadmica), soportes de anlisis de
Tesorera, formato para solicitud de devoluciones, Autorizacin de pagos por transferencia,
firmado por el solicitante, datos del beneficiario de pago (fotocopia de la cedula y
certificacin bancaria).
o Una vez Tesorera radique los documentos en Cuentas por pagar se procede a realizar el
trmite contable dentro de los siguientes 8 das calendario. De acuerdo con las polticas de
pago, lo que se radica hasta el mircoles a as 12M se programa para pago el jueves de la
siguiente semana, mientras que lo que se radica el mircoles despus de las 12M se
programa para pago el jueves 15 das despus.

Causacin de impuestos
o Para tramitar la solicitud en Cuentas por pagar, el rea de impuestos debe entregar una
relacin en EXCEL discriminando la afectacin contable por segmentos (digital), junto con
el formato de Solicitud de pago, firmado por el Analista de impuestos de Contabilidad y el
Director Financiero (fsico).
o Las solicitudes se tramitarn de acuerdo a la fecha de vencimiento de la obligacin.

Ajustes contables
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o La solicitud se debe realizar por correo electrnico o memorando al Coordinador de

Cuentas por pagar, quien analiza la solicitud y si es procedente la debe firmar para que el
trmite sea realizado por el Gestor o Analista financiero de Contabilidad.
o Las solicitudes se tramitarn con los siguientes tiempos de respuesta:
Reclasificacin entre objetos de costo: Durante el mes de la solicitud.
Seguridad social: de acuerdo a la fecha de vencimiento de la obligacin.

Rechazos de nmina
o Se tramita con memorando emitido por el rea de GHDO firmado por el Jefe de beneficios
y relaciones laborales, indicando datos del empleado (identificacin, nombre, valor del
rechazo de nmina y datos bancarios, fecha del rechazo).
o Las solicitudes se tramitarn en los siguientes 3 das hbiles.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 Responsable del proceso

Jefe de Contabilidad

4.2 Responsabilidades especficas

Coordinador Cuentas por pagar

Garantizar el cumplimiento de los tiempos de respuesta.

Velar por el cumplimiento de resoluciones, decretos y leyes que regulan las actividades
contables y financieras en la ejecucin del proceso.

Gestor /Analista Cuentas por pagar

Asegurar que la informacin sea ingresada en el sistema correctamente y de forma oportuna.

Entregar a Tesorera los documentos e informacin necesaria para realizar los respectivos
pagos.
Asegurar que la informacin de los proveedores creados en el sistema sea consistente, est
actualizada permanentemente y no sea duplicada.

5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

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5.1 Diagrama de flujo - Cuentas por pagar y cont. directamente por el modulo FI-AP

5.2 Descripcin de actividades - Cuentas por pagar y cont. directamente por el modulo FI-AP
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-Documentos de pago
Entrada
- Soportes requeridos
Proveedor Unidad Acadmica o Administrativa
Salida Documentos de soporte para pago
Cliente Tesorera

No.
Activ Actividad Descripcin Responsable Sistema Documentos
idad
-Solicitud de
Pago
El proceso de Cuentas por pagar por el mdulo de FI inicia con la -Factura
Verificar
verificacin del formato de solicitud de pago manual definido por la -Formato
documentos de
1 universidad o en su defecto los soportes requeridos para llevar a cabo Cuentas por Pagar devolucin AR
pago y/o adjuntar
la contabilizacin. Si requiere radicacin pasa al Punto 2, de lo FICA
soporte requeridos
contrario seguir al Punto 4. -Memorando
-Cuenta de
Cobro
Se debe verificar si el proveedor est creado mediante la transaccin
Verificar si el SAP
XK03. Si el proveedor est creado en el sistema continuar con el punto
2 proveedor esta
4.
Cuentas por Pagar AP
creado XK03
Si no est creado en el sistema se debe seguir con el punto 3.
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SAP
Se registra la operacin con una imputacin directa de las cuentas por AP
3 Registrar operacin
medio de las transacciones F-43, FB60, F-02
Cuentas por Pagar
FB60, F-43, F-
02

SAP
Simular y revisar el Simular el documento en la transaccin F-43, FB60, F-02 previo a la AP
4 Cuentas por Pagar
documento contabilizacin FB60, F-43, F-
02
SAP
Corregir Ajustar datos de acuerdo con documento fsico y condiciones AP
5 Cuentas por Pagar
documento tributarias del tercero. FB60, F-43, F-
02

-Documento
En el momento de realizar la contabilizacin el sistema genera SAP
contable,
Contabilizar paralelamente diferentes tipos de documentos, documento contable, AP
6 Cuentas por Pagar -Documento CO
documento documento CO (PA) costo y rentabilidad, y documento FM FB60, F-43, F-
(PA)
presupuesto. 02
-Documento FM

- Factura
Enviar documentos
- Ajustes
al archivo de la Si no es necesario enviar los documentos a Tesorera se deben
7 Cuentas por Pagar contables
Direccin guardar en el archivo de la Direccin Financiera.
- Cuentas de
Financiera
cobro
Enviar radicaciones Si se trata de radicaciones que es necesario entregar soportes a VIM
-Reporte de
8 y soportes para tesorera estn deben ser enviadas. Pago declaracin retencin en la Cuentas por Pagar /N/OPT/VIM_A
radicaciones
Pagos a tesorera fuente, devolucin de saldos. NALYTICS
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-Solicitud de
Pago
-Factura
-Formato
devolucin AR
FICA
-Memorando
-Cuenta de
Cobro
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6. DEFINICIONES

VIM (Vendor invoice management): Solucin de SAP que permite homogeneizar y hacer
ms eficientes los procesos de recepcin, validacin, contabilizacin y aprobacin de
facturas 1.
Caja menor: Fondo fijo que la Empresa crea de acuerdo con sus requerimientos para
solventar gastos menores 2.
Contabilizar: Apuntar una partida o cantidad en los libros de cuentas. 3
Devolucin de retenciones: Devolucin de valores por error en aplicacin del indicador o
cambios de estatus tributario del tercero.
Devolucin de saldos: Devolucin de valores no ejecutados o no autorizados por las
entidades financiadoras e intereses que se deben reconocer.
Devoluciones comerciales y devoluciones a estudiantes: Devolucin de valores por ajustes
en las facturas y por cambios en las matrculas de los estudiantes.
Causacin de impuestos: Los hechos econmicos deben ser reconocidos en el perodo en
el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su
equivalente. 4
Rechazos de nmina: Valores no pagados por error en la informacin (nmero cuenta
bancaria, identificacin).
Ajustes contables: Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes
necesarios para cumplir la norma tcnica de asignacin, registrar los hechos econmicos
realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos
incorrectamente y reconocer el efecto de la prdida de poder adquisitivo de la moneda
funcional. 5
Cuenta por pagar: Deuda que tiene la empresa por concepto de bienes y servicios que
compra a crdito 6.

1
SAP Vendor Invoice Management. Recuperado el 06 de Octubre de 2014 del sitio web:
http://vendorinvoicemanagementblog.wordpress.com/2013/09/20/sap-vendor-invoice-management/
2
Definicin de Caja menor. Recuperado el 07 de Octubre de 2014 del sitio web:
http://profeancizar.webnode.com.co/comentarios/definicion-de-caja-menor/
3
Definicin de Contabilizar. Recuperado el 06 de Octubre de 2014 del sitio web:
http://www.wordreference.com/definicion/contabilizar
4
Contabilidad de causacin o por acumulacin Art. 48 Decreto Reglamentario 2649 de 1993
5
Ajustes Contables Art. 58 Decreto Reglamentario 2649 de 1993
6
SifCAD. Recuperado el 06 de Octubre de 2014 del sitio web:
http://www.cad.com.mx/sifcad__cuentas_por_pagar.htm
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Acreedor: Adjetivo que nombra a quien tiene mrito para obtener algo, o derecho a pedir
el cumplimiento de una obligacin 7.

Radicacin: Asignacin de un nmero consecutivo a los documentos recibidos para iniciar

el trmite.

Modulo FI: Gestin Financiera FI Financial Accounting. Rene todos los datos de la empresa
relevantes para la contabilidad financiera. Recibe todas las imputaciones contables del resto
de mdulos y las centraliza en una base de datos actualizada en tiempo real. Esto nos
permite conocer el estado contable de nuestra compaa (balance y cuenta de prdidas y
ganancias) en todo momento.8
Modulo AP: Registra los asientos contables generados como resultado de la actividad de
compras a proveedores. Se generan, adems, asientos automticos en el Libro Mayor. Se
encarga de realizar la denominada contabilidad de costes o contabilidad analtica de una
empresa. 9

Documento contable (GL): General ledger El documento de libro mayor contiene las
partidas individuales y es, pues, un registro de los saldos en el libro mayor flexible. El

7
Definicin de acreedor. Recuperado el 07 de Octubre de 2014 del sitio web:
http://definicion.de/acreedor/
8
Mdulo FI recuperado el 08 mayo de 2015 del sitio web:
http://help.sap.com
9
Modulo AP recuperado el 08 de mayo de 2015 del sitio web:
http://help.sap.com
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documento de libro mayor es una vista del documento contable que contiene todas las
imputaciones. El documento de libro mayor contiene nicamente las imputaciones o
dimensiones que se necesitan para el libro mayor flexible. 10
Documento contable (CO): Controlling Al realizar contabilizaciones real/plan, como
liquidaciones, traslados o facturaciones de actividad, en objetos CO, se generan
documentos CO. Puede visualizar estos documentos y los documentos originales grabados
en la Gestin financiera. 11
Documento contable (FM): Operaciones empresariales de la Gestin presupuestaria
que reclaman el presupuesto ya asignado para ingresos previstos o salidas. 12

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Externos
Internos
(Unidades acadmicas /
(Cadena de Valor)
administrativas/entidades externas )
PRO-25-3-01-11 Digitalizacin y validacin
Estatuto Tributario Nacional
de documentos en VIM
PRO-25-3-01-06 Compensacin de partidas Resoluciones, decreto y leyes que regulan
abiertas Cuentas por Pagar las actividades contables y financieras
Poltica de caja menor
Formato Solicitud de Pago
Poltica devoluciones Pregrado
Poltica devoluciones Posgrado

8. INDICADORES

10
Documento contable (GL) General ledger recuperado el 08 de mayo de 2015 del sitio web:
http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/es/a7/ccac2a141111d29aae0000e8a5f048/content.htm

11
Documento contable (CO) Controlling recuperado el 08 de mayo de 2015 del sitio web:
http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/es/ee/41f6e046ee11d189470000e829fbbd/content.htm
12
Documento contable (FM) recuperado el 08 de mayo de 2015 del sitio web:
http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/es/89/84ea76eb0211d1952d0000e835339d/content.htm
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Cdigo Versin Fecha publicacin Tipo Documento
PRO-25-3-01-02 1 28/08/2015 Ficha tcnica

Nombre del Indicador: Porcentaje de devoluciones comerciales y devoluciones a estudiantes

Cdigo del indicador: IND-25-3-01-021

Responsable del
Jefe de Contabilidad
indicador:

Medir la proporcin de devoluciones comerciales y devoluciones a

Objetivo: estudiantes frente al total de radicaciones tramitadas en Cuentas por
pagar

Mtodo de Medicin: Cuantitativo

Unidad de Medida: Porcentaje

Devoluciones comerciales y devoluciones a estudiantes tramitadas en el

Frmula:
periodo / Total de radicaciones tramitadas en el periodo contable

Devoluciones comerciales y devoluciones a estudiantes tramitadas en el

periodo: Devoluciones que son tramitadas en Cuentas por pagar
correspondientes a reintegros por concepto de matrculas o cursos.
Variables:
Total de radicaciones tramitadas en el periodo contable: total de
radicaciones tramitadas en el periodo contable (Radicaciones tramitadas
dentro del periodo establecido + Radicaciones extemporneas)

Limitaciones: N.A

Reporte de VIM Analytics

Fuente de los datos:
SAP Modulo FI Transaccin ZFICONRAD

Granularidad: Universidad

Periodicidad: Semestral y anual

Meta: 0%

Observaciones: N.A
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PRO-25-3-01-02 1 04/09/2015 Ficha tcnica

Nombre del Indicador: Variacin de devoluciones comerciales y devoluciones a estudiantes

Cdigo del indicador: IND-25-3-01-022

Responsable del
Jefe de Contabilidad
indicador:

Se busca medir la variacin de devoluciones comerciales y devoluciones a

Objetivo:
estudiantes que son tramitadas entre dos periodos

Mtodo de Medicin: Cuantitativo

Unidad de Medida: Porcentaje

Devoluciones tramitadas en el periodo final Devoluciones tramitadas en

Frmula:
el periodo inicial/ Devoluciones tramitadas en el periodo final

Devoluciones tramitadas en el periodo inicial: Nmero de devoluciones

que son tramitadas en Cuentas por pagar en el periodo inicial de
medicin.
Variables:
Devoluciones tramitadas en el periodo final: Nmero de devoluciones que
son tramitadas en Cuentas por pagar en el periodo final de medicin.

Limitaciones: N.A

Fuente de los datos: SAP Modulo FI Transaccin ZFICONRAD

Granularidad: Universidad

Periodicidad: Semestral y Anual

Meta: 5%

Observaciones: N.A
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Cdigo Versin Fecha publicacin Tipo Documento
PRO-25-3-01-02 1 04/09/2015 Ficha tcnica

Nombre del Indicador: Porcentaje de devolucin de retenciones

Cdigo del indicador: IND-25-3-01-023

Responsable del
Jefe de Contabilidad
indicador:

Medir la proporcin de devoluciones de retenciones frente al total de

Objetivo:
radicaciones tramitadas en Cuentas por pagar

Mtodo de Medicin: Cuantitativo

Unidad de Medida: Porcentaje

Devoluciones tramitadas en el periodo final Devoluciones tramitadas en

Frmula:
el periodo inicial/ Devoluciones tramitadas en el periodo final

Devoluciones tramitadas en el periodo inicial: Nmero de devoluciones de

retencin que son tramitadas en Cuentas por pagar en el periodo inicial
de medicin.
Variables:
Devoluciones tramitadas en el periodo final: Nmero de devoluciones de
retencin que son tramitadas en Cuentas por pagar en el periodo final de
medicin.

Limitaciones: N.A

Fuente de los datos: Reporte de VIM Analytics

Granularidad: Solo para Cuentas por Pagar

Periodicidad: Mensual

Meta: 0%

Observaciones: N.A
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Gestin financiera Gestin de egresos Gestin de cuentas por pagar
Cdigo Versin Fecha publicacin Tipo Documento
PRO-25-3-01-02 1 04/09/2015 Ficha tcnica

Nombre del Indicador: Porcentaje de error en aplicacin de retencin

Cdigo del indicador: IND-25-3-01-024

Responsable del
Jefe de Contabilidad
indicador:

Medir la proporcin de errores en la aplicacin de retenciones a facturas

Objetivo:
frente al total de radicaciones tramitadas en Cuentas por pagar

Mtodo de Medicin: Cuantitativo

Unidad de Medida: Porcentaje

Devoluciones de retencin del periodo contable / Total de radicaciones

Frmula:
contabilizadas en el periodo contable

Devoluciones de retencin en el periodo: Devoluciones de retencin que

son realizadas en Cuentas por pagar durante el periodo contable

Variables: Total de radicaciones contabilizadas en el periodo contable: Total de

radicaciones contabilizadas en el periodo contable (Radicaciones
contabilizadas dentro del periodo establecido + Radicaciones
extemporneas)

Limitaciones: N.A

Fuente de los datos: Reporte de VIM Analytics

Granularidad: Solo para Cuentas por Pagar

Periodicidad: Mensual

Meta: 0%

Observaciones: N.A

9. RIESGOS
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N.A
10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN ACTUALIZACIN FECHA

0 Elaboracin 01/03/2013
1 Incorporacin del proceso PRO-25
Digitalizacin y validacin de documentos
08/09/2014
en VIM
Construccin de Ficha tcnica
1 Publicacin 04/09/2015

11. APROBACIN

Cargo Nombre Fecha

Elabor Ingeniero de Laura Catalina Cano
14/08/2014
procesos Pardo
Ingeniero de Mara Paula
13/05/2015
procesos Snchez
Revis Coordinador Alvaro Leon Osorio 19/06/2015
Cuentas por pagar
Aprob Jefe de Johana Reyes 11/08/2015
Contabilidad