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2.1 Fases del Estudio Dicha informacin permiti que los investigadores
formularan la propuesta de mejoramiento, cuyo objetivo
La propuesta para el mejoramiento de los procesos del esperado fue la incorporacin de acciones mejoradoras
rea de Registro y Control Acadmico fue desarrollada a para los procesos y procedimientos del rea de Registro
partir de la revisin y articulacin de los mtodos y Control Acadmico, de manera que ste atienda los
impulsados por James Harrington1, Karl Albrecht2 y requerimientos de los usuarios en forma oportuna y
Humberto Serna3; quienes coinciden en afirmar que el eficiente.
primer paso para el mejoramiento es disear y establecer
una metodologa organizada de trabajo; cuya ejecucin De esta manera y para lograr una mayor claridad en el
posibilite la caracterizacin del estado actual de todos los tema, a continuacin se exponen las actividades
procedimientos del rea en cuestin, as como conocer realizadas dentro del marco de la metodologa de
las interrelaciones existentes entre estos y los usuarios. mejoramiento dirigida a fortalecer el servicio a los
usuarios.
Fue as, que despus de definir la metodologa ms
adecuada para el estudio, (Ver figura 1); los 2.1.1 Organizacin para el Mejoramiento
investigadores recurrieron a la recoleccin de
informacin primaria, la cual se efectu a travs de la En esta etapa se estableci la metodologa para el
realizacin de encuestas a los usuarios del servicio, mejoramiento de los procesos y procedimientos del rea.
entrevistas en profundidad a los funcionarios del rea, Dicha metodologa se resume en las siguientes fases:
as como de observaciones directas y cronometradas de
las actividades propias de los puestos de trabajo; ello con Recopilacin de informacin sobre el
el fin de lograr un adecuado entendimiento del direccionamiento estratgico.
funcionamiento real del rea. El anlisis de dicha Reuniones con todos los integrantes del rea con el
informacin permiti el levantamiento de fichas y fin de dar a conocer el proyecto y obtener la colaboracin
diagramas de flujo para la caracterizacin y compresin necesaria para el desarrollo del mismo.
de los procedimientos, as como la elaboracin de Vinculacin de los funcionarios en las diferentes fases
grficos de causa- efecto. del proyecto.
Comunicar claramente las metas, actividades y
cambios a los empleados.
Fases del trabajo Revisar los requerimientos de los usuarios del servicio
que presta el rea.
ORGANIZACIN
PARA EL
Establecer la metodologa para el mejoramiento
de los procesos y procedimientos del Centro de Revisar los procesos, procedimientos y funciones del
MEJORAMIENTO Registro y Control Acadmico.
personal.
Observar los niveles de calidad del servicio actuales.
Consulta de temas como: mejoramiento de proceso,
Conocer ampliamente la ejecucin de cada uno de los
CARACTERIZACIN procedimientos que se realizan en el Centro de
DEL PROCESO Registro y Control Acadmico
gerencia del servicio, auditoria del servicio, anlisis de
procesos, herramientas estadsticas para el estudio de
DIAGNOSTICO
Analizar y sintetizar toda la informacin recolectada
del Centro de Registro y Control Acadmico.
procesos y de satisfaccin al cliente, muestreo del
trabajo, entre otros
MODERNIZACIN
Formular la propuesta que permita mejorar la
eficiencia, efectividad y adaptabilidad del
Cabe destacar que en esta etapa fue necesario analizar
proceso tanto a los usuarios externos como: estudiantes,
aspirantes, admitidos, egresados, padres de familia, otras
Figura 1: Fases del desarrollo del trabajo. Fuente: Autores universidades, empresas, comunidad en general, y los
internos como Secretara General, Rectora, Decanaturas,
Gracias a los resultados de las herramientas de anlisis, Vicerrectoras, Planeacin, Sistemas, Personal,
anteriormente mencionadas, fue posible elaborar el Financiera, Bienestar entre otros.
diagnostico de la situacin actual del Centro, lo que
posibilit el hallazgo de los procedimientos y actividades 2. 1. 2 Caracterizacin del Proceso
que impedan el adecuado funcionamiento del rea.
En esta fase se conoci detalladamente la ejecucin de
cada uno de los procedimientos que se realizan en el
Centro (Ver figura 2). Para ello se utilizaron herramientas
1
HARRINGTON, James. Mejoramiento de los procesos de la empresa. estadsticas y de recoleccin de informacin, las cuales
Bogot: McGraw Hill, 1993.
2
ALBRECHT, Karl. La Revolucin del Servicio. Bogot: 3R editores.
arrojaron los resultados descritos en la tabla 1.
1998. PP 235.
3
SERNA GMEZ, Humberto. Servicio al cliente, mtodos de
auditoria y medicin. Santa f de Bogot: 3R Editores 2da Edicin,
1999, p. 221
Scientia et Technica Ao XIV, No 38, Junio de 2008. Universidad Tecnolgica de Pereira. 413
Prueba piloto:
9 208 observaciones
CALENDARIO PROMOCIN 9 % elemental = 6%
ACADMICO INSCRIPCIN Tamao de Z 2 (1 p )
N =
INFORMES
muestra: 2
(P )(E )
ADMISIN
ESTADSTICOS
9 N. confianza = 90%
9 Z= 1,64
REGISTRO Y
EXPEDICIN DE MATRCULA 9 Error =10%
CONTROL
CERTIFICADOS ACADMICA Muestreo del 9 P = 6%
ACADMICO
trabajo n = 4.210 observaciones
ARCHIVOS DE
GRADUACIONES HOJAS DE VIDA Ventanilla No. T
ESTUDIANTES 1 2 3 4 5 6
653 646 683 686 571 549 3788
REGISTRO DE PLAN DE P
83.5% 82.6% 89.2% 91.2% 82.5% 80.4% 85.01%
NOTAS ESTUDIOS
129 136 82 66 121 134 668
I
16.5% 17.4% 10.7% 8.8% 17.5% 19.6% 14.9%
782 782 765 752 692 683 4.456
T
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
118 125 77 61 116 120 617
Figura 2: Procedimientos del Centro. T
15,1% 15,9% 10,1% 8,1% 16,8% 17,6% 13,9%
Fuente: Autores
Descripcin general
Herramientas Actividades Principales Diagramas de flujo
utilizadas desarrolladas resultados Indicadores: efectividad y eficiencia
Caracterizacin y
Relacin del empleado y el
diagramas de flujo
Procedimientos procedimiento.
Documentos de Riesgos, fallas y mejoras
actuales
ingreso y salida. Problemtica actual
Interdependencia
Entrevistas con Normatividad
con otras reas de la
funcionarios. actual.
Universidad.
Expectativas de
Equipos Efecto 1:
mejora. Congestin, estrs, trabajo en horas extras
utilizados.
Causas:
9 Procedimientos
Largos periodos 9 Amenazas
Usuarios 9 S. Informacin
de espera.
desinformados 9 Condiciones laborales
Mdulos de Diagramas de
sobre pasos y con
Observacin de la atencin con filas Causa Efecto
documentos Efecto 2:
entrega de largas y otras con
incompletos. Usuarios insatisfechos con la calidad del
documentos filas cortas.
Atencin de servicio.
Problemas con el
usuarios de otros Causas:
Sistema de
procedimientos. 9 Agilidad y horarios
Informacin.
9 Prestacin y tiempo de servicio
9 Atencin: Informacin y amabilidad
9 Procedimientos
N = 10.738 Tabla 1: Herramientas de estudio
estudiantes Fuente: Autores
Prueba piloto:
Calificacin
9 101
estudiantes
media del servicio 2.1.3 Diagnostico
del Centro
9 media = 3,34
9 s = 1,04 El diagnostico del estado actual del Area, fue posible
Tamao de 3,28 gracias al procesamiento y anlisis de la informacin
muestra:
recolectada durante la caracterizacin de los procesos.
Encuesta de Porcentaje de
Satisfaccin z2 * s2 estudiantes que
n= calificaron al Dicho diagnostico se efectu, haciendo uso de
e2 Centro por debajo herramientas como la Matriz DOFA, anlisis de la
de la calificacin
9 Nivel de
situacin laboral de los funcionarios, identificacin y
media
confianza = 95% calificacin de las variables que caracterizan el estado
9 Z = 1.96 actual de los procedimientos y sntesis de los aspectos
9 Error = 8%
65.57%
positivos y a mejorar, presentados en la tabla 2.
9 n = 645
estudiantes
414 Scientia et Technica Ao XIV, No 38, Junio de 2008. Universidad Tecnolgica de Pereira.
internos (ver figura 4) y 2. Servicio al usuario (ver figura Diseo e implementacin de la Hoja de Vida
5)). Dicho plan se muestra a continuacin: Electrnica para la administracin de todos los
documentos del Centro en formato digital.
2.1.4.1 Perspectiva 1: perspectiva de mejoramiento de Concluir la actualizacin de todos los trmites y
los procedimientos internos Servicios del Centro de Registro y Control Acadmico en
Para el mejoramiento de los procedimientos internos, se el portal del estado colombiano segn la exigencia de la
plante un modelo que tiene como objetivos: Ley Anti trmites
potencializar las habilidades de los funcionarios del
Centro y a reorganizar el trabajo al interior del Centro, de Estrategia 2: Vincular activamente al Centro de Registro
tal manera que la ejecucin de las actividades internas se y Control Acadmico en el desarrollo del nuevo Software
realizaran de manera efectiva y eficiente. A continuacin para el manejo y administracin de todo el historial
se puede observar el modelo propuesto. acadmico de los estudiantes de la Universidad
Mejoramiento procedimientos internos
Meta 2: Cumplir el 80% de la programacin de
Mejora de clima Fortalecimiento de
actividades del Centro de Registro y Control Acadmico
y condiciones
de trabajo
procedimientos
internos
Estrategia: Efectuar la planeacin de actividades para
todo el ao teniendo en cuenta los perodos crticos, la
Funcionarias
Cumplir
disponibilidad de recursos humanos y tcnicos, y las
capacitadas y Modernizar
motivadas
programacin
metas de la institucin.
Mejoramiento Planear y
Proyectos:
Potencializar el
crecimiento
Continuo controlar
Desarrollar un modelo de programacin flexible que
profesional y Vinculacin
social en nuevo se adapte a las necesidades del Centro.
Establecer polticas para el cumplimiento estricto de
software
Proyectos y actividades
los cronogramas de actividades propias del Centro por
parte de los estudiantes, los docentes y los directivos de
Figura 4: Propuesta para el mejoramiento de los procedimientos la universidad
internos. Fuente: Autores
2.1.4.2 Perspectiva 2: Perspectiva del servicio a los
Objetivo 1: Mejorar el clima organizacional y las usuarios.
condiciones de trabajo del personal del rea. Para el mejoramiento del servicio al usuario se dise un
modelo teniente a capacitar a los usuarios en los
Meta: 100% del personal capacitado, motivado y diferentes procedimientos (con mayor nfasis en los ms
comprometido con el excelente funcionamiento del rea. crticos), para as evitar las congestiones, los reprocesos y
Estrategia: Potencializar el crecimiento profesional y las demoras en la ejecucin de los mismos. Por otro lado,
social del equipo de trabajo del rea. se plante la necesidad de cambiar y mejorar algunos
Proyectos: aspectos como el horario de atencin en los mdulos, la
y Diseo de programas de incentivos. promocin de los programas de la Universidad y la mejor
y Capacitacin permanente en tcnicas de atencin al utilizacin de la infraestructura fsica y tecnolgica para
usuario y de mejoramiento continuo la prestacin de un servicio adaptado a las expectativas
y Complementar el anlisis estadstico a las actividades de los usuarios en cuanto a rapidez, eficiencia y calidad.
por las funcionarias encargadas de los mdulos de A continuacin se presenta el modelo para el
atencin del Centro de Registro y Control Acadmico. mejoramiento del servicio al usuario:
y Metodologa para la distribucin de las funciones y
Servicio al usuario
responsabilidades de las funcionarias del Centro
Usuarios
Satisfaccin de
capacitados en
Objetivo 2: Fortalecer los procedimientos internos de necesidades y
expectativas
servicios y
trmites
manera que sean ms eficientes y optimicen el tiempo de
los colaboradores del Centro. Servicio en el 60% de los
100% jornada Promocin usuarios
laboral capacitados