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POR LA PRESERVACIN DE LA MEMORIA, IDENTIDAD Y CULTURA LOCAL:

SE DEBE EJECUTAR UN PLAN DE ORGANIZACIN, RESTAURACIN,


DIGITALIZACIN Y CONSULTA ELECTRNICA DEL ARCHIVO HISTRICO DE
MANIZALES

Manizales, 9 de mayo de 2017

EL PATRIMONIO HISTRICO DOCUMENTAL


Para la Unesco, el patrimonio histrico documental juega un papel relevante en la
memoria colectiva de un pueblo, nacin, regin o sociedad ya que este da cuenta
de nuestra historia, cultura y costumbres, formando parte importante del
patrimonio de la humanidad (UNESCO 1992). As, podemos encontrar en
diferentes niveles territoriales, centros de memoria u archivos que en definicin
son los lugares claves para el proceso de conservacin documental, adems de
esta funcin, se caracterizan por custodiar, recuperar, preservar y difundir el
patrimonio documental. Tal como aduce el Historiador Hernndez, los Archivos son
ante todo centros gestores de informacin, y
todas sus tareas deben estar orientadas a satisfacer las necesidades
informativas de sus usuarios, sean stos usuarios internos (empleados), como
usuarios externos (ciudadanos o investigadores). Es necesario por tanto que
las instituciones pblicas o empresas privadas pongan a punto sus archivos
para mejorar la rentabilidad y eficacia en la gestin de sus actividades.
(Hernndez, 2005)

En lo que respecta al departamento de Caldas, en el ao de 1945 fue creado el


Archivo Municipal, el cual custodiaba y administraba, adems del archivo central,
el archivo histrico de la Alcalda de Manizales, encontrndose adscrito al
Despacho del Alcalde y posteriormente a la Secretara de Organizacin y
Sistemas, hoy denominada Secretara de Servicios Administrativos. (A.G.N. Visita)
Para su funcionamiento se dispuso inicialmente el stano de la antigua sede de la
Alcalda de Manizales (donde hoy se encuentra ubicada la Plaza Alfonso Lpez)
posteriormente, hacia el ao 1975, se traslad a tres salones de la sede principal
del Cuerpo Oficial de Bomberos, operando all hasta el ao 2001 sin ningn tipo
de caractersticas tcnicas en cuanto a la infraestructura fsica, toda vez que no se
reunan las condiciones medioambientales para la conservacin de los
documentos y no se contaba con una adecuada organizacin de los mismos.
En el ao 2001, mediante el Acuerdo Municipal 491 del 2 de abril, se reestructur
la empresa Fomento y Turismo de Manizales como establecimiento pblico del
orden Municipal y se convirti en el Instituto de Cultura y Turismo de Manizales. A
partir de ese ao el Archivo Histrico entr a formar parte del patrimonio del
Instituto, recibiendo los acervos documentales que conforman el Archivo histrico
fueron ubicados ese mismo ao en el Teatro Fundadores.
Ahora bien, en el ao 2006 debido a un proceso de reforzamiento estructural que
se adelant en el inmueble del Teatro, el Archivo histrico fue trasladado al
Ecoparque los Yarumos. En esta nueva sede el archivo se ubic en un rea de
depsito que no cumpla con las condiciones para su conservacin y se
encontraba almacenado en cajas de archivo deterioradas. Se realiz un
diagnstico inicial de los documentos encontrando que estaban en dismiles
estados de conservacin, algunos presentaban suciedad, humedad, no estaban
organizados por fechas, no se conoci el ndice ni inventario que se tena, se
presentaba prdida de documentos y faltantes, no haba responsable de archivo y
no tena niveles significativos de consulta.
En el ao 2007 la Administracin Central Municipal adelant un proyecto para la
construccin de una sede que cumpliera con las condiciones mnimas para el
almacenamiento y conservacin del acervo documental para el Archivo General
del municipio donde funciona actualmente y en ese mismo ao se decidi el
trasladado del Archivo Histrico para el inmueble, compartiendo sede hoy en da
con la Biblioteca Pblica Municipal y la Secretara de Trnsito y Transporte. En el
mismo ao, el 19 de diciembre de 2007, fue transferido por parte de la Secretara
de Cultura de la Gobernacin de Caldas el archivo histrico de la Notaria Primera
de Manizales.
A partir del 2008, se nombr una encargada de archivos quin inici con un trabajo
bsico de organizacin documental levantando un inventario general.

DIAGNSTICO
El Archivo Histrico se compone de dos Fondos: 660 legajos de la Notaria 1 (con
fechas entre 1851 a 1960) con 105 metros lineales y 2690 tomos del Archivo
Histrico Municipal (con fechas entre 1850 a 1970) con 180 metros lineales y en
599 cajas X200, para un total de 285 metros lineales. (A.G.N. Visita)
En diciembre de 2014 se tuvo la visita y asesora del doctor Carlos A. Zapata
director general del Archivo General de la Nacin (AGN) quien posteriormente
envi a los profesionales Mara Clemencia Garca, especialista en conservacin y
restauracin del patrimonio documental y Carlos Rojas especialista en
preservacin documental y medios tecnolgicos, quienes realizaron un diagnstico
general de los fondos del Archivo Histrico, entregando las siguientes
observaciones:
Fondo Archivo Histrico de Manizales: Contiene la Historia Administrativa
Municipal desde 1850 hasta 1970 con Acuerdos y Decretos del Concejo, Acuerdos
y Decretos de la Alcalda, Proyectos de Construccin realizados a partir de 1890,
Censos Poblacionales, modernizacin del Acueducto y de la Galera, ampliacin y
construccin de vas entre otros. La documentacin est empastada en tomos con
un promedio de 600 folios; dad la poca de 1800 e inicios de 1900 est elaborada
en papel manual, manuscrita en tinta ferroglica y en papel semi-industrial e
industrial para aos posteriores, al igual que papel sellado, papel copia y papel
rayado, tintas de estilgrafo impreso y manuscrito; tambin se encuentran
copiadores y algunos planos heliogrficos. A partir de la evaluacin realizada se
establece que la documentacin presenta suciedad generalizada en un 100%,
deterioro en los empastes y encuadernaciones en un 80%, teniendo la
particularidad de presentarse documentacin de mayor tamao que el empaste
con las rasgaduras, roturas y perdida de informacin en los bordes, amarre por
pita, as como deterioro fsico en un 80% y oxidacin de soportes y acidez de
tintas en un 40%, hay evidencias de manchas de humedad y posible deterioro
biolgico incipiente por determinar su actividad con pruebas de laboratorio.
Fondo de la Notaria 1: Posee 660 libros con documentos sobre transacciones
comerciales, adopciones de nios y separaciones matrimoniales; tiene
testamentos, hipotecas y dems asuntos. La documentacin est empastada en
legajos con un promedio de 1000 folios, lo cual implica dificultades para la
manipulacin, consulta y conservacin.
Para la poca de 1800 e inicios de 1900 la documentacin est elaborada en
papel manual; manuscrita en tinta ferroglica y en papel semi-industrial e industrial
para los aos posteriores, presenta igualmente papel sellado y tintas de
estilgrafo. De acuerdo con la documentacin evaluada se establece que los
documentos tienen suciedad generalizada en un 100%; en un 80% deterioro en
las pastas y empastes con desgarramiento de lomos en general se anota que
para adelantar procesos de digitalizacin se va a requerir modificar y eliminar
costuras modernas sin tocar las costuras antiguas de expedientes.
De la documentacin, el 70% presenta oxidacin de tintas y un 60% rasgaduras
en los bordes y algunos con reparaciones anteriores; presenta niveles incipientes
de evidencia de deterioro biolgico por determinar con pruebas de laboratorio; de
los 660 legajos 176 poseen niveles altos de deterioro fsico principalmente y
qumico.
A este diagnstico entregado por los funcionarios del Archivo General de la Nacin
en el ao 2014, se adjuntan los resultados encontrados en el marco del convenio
interinstitucional realizado con la Universidad de Caldas y el Departamento de
Historia durante el segundo semestre del ao 2016. Tras la revisin de los 3433
libros que conforman los diferentes fondos documentales del Archivo Histrico
Municipa los historiadores Hayden Alexis Rodriguez y Marino Gomez en ejecucin
de las normas nacionales que regulan la conservacin documental y teniendo en
cuenta las alteraciones de tipo qumico causadas que presentan los documentos
causadas por microorganismos e insectos que al paso del tiempo generan prdida
parcial o total del patrimonio histrico documental, concluyeron que:
En general, El Fondo Notara Primera se encuentra en mejor estado fsico que el
Fondo Municipio. Una de las principales razones es que sus libros estn
encuadernados en pasta dura. Sin embargo, varios documentos estn siendo
afectados por humedad, que se ha traspasado de unos libros a otros. Los lomos
se han venido despegando o separando del encuadernado, lo que ha generado
alta cantidad de Folios Sueltos. En cuanto al factor biolgico, las mayores
afectaciones han sido provocadas por los hongos. En la tabla se sealan 16
planos con el fin de que se extraigan cuando se convenga dando cumplimiento al
Acuerdo 11 de 1996 del Archivo General de la Nacin que seala la conveniencia
de retirar el material grfico que se encuentre en las unidades de conservacin,
para ser llevados a la seccin del Archivo que se disponga para ste fin. En ste
caso, la mapoteca del Archivo Municipal
En cuanto al fondo Municipio, se encontr que: uno de los mayores generadores
de afectacin biolgica para los documentos son los hongos. En cuanto su
situacin fsica y qumica los principales factores de deterioro estn en los lomos
sueltos y los despegados, debido a que generan que los folios se separen de los
libros. Existe tambin alta presencia de libros con folios rasgados, 38 libros estn
descuadernados o descocidos y aunque representan tan solo el 1% de los 2757
del Fondo, son una cifra considerable. En la tabla se resalta la existencia de 48
libros copiadores debido a que sus folios de papel mantequilla en su mayora
presentan humedad, hongos y tinta corrida, y en varias ocasiones se encuentran
pegados unos a otros. Algunos libros presentan foliaciones incompletas o
inexactas, sin embargo ello no impide ubicar los documentos dentro de stos. Los
datos sobre fechas extremas se presentan corregidos en la tabla. ste fondo
contiene 13 planos igualmente referenciados.
As, a partir de los dos diagnsticos realizados, podemos evidenciar que el
Archivo Histrico de Manizales no cuenta con las caractersticas que deben
cumplir las personas naturales o jurdicas que prestan servicios de custodia,
organizacin, reprografa y conservacin de los documentos que representan la
vida histrica y cultural de nuestra ciudad (Ley 594 del 2000). El patrimonio
documental del municipio de Manizales no se encuentra sistematizado en su
totalidad, ni digitalizado para favorecer la consulta y conservacin de los
documentos

PETICIN
Desde Manizales En Comn, organizacin no gubernamental, sin nimo de lucro,
que promueve la asociacin y participacin de la ciudadana en la defensa de sus
derechos y la proteccin del patrimonio regional, conformada por personas y
organizaciones interesadas en ejercer control social frente a los asuntos pblicos
de la ciudad, solicitamos que se apruebe y ejecute un plan de mediano y largo
plazo de ORGANIZACIN, RESTAURACIN, DIGITALIZACIN Y CONSULTA
ELECTRNICA DEL ARCHIVO HISTRICO DE MANIZALES, por constituir la
nica memoria material que posee la ciudad sobre el periodo de tiempo sealado,
el cual merece ser conocido por las generaciones futuras de manizaleos en
proceso de fortalecimiento de la identidad cultural y la concepcin de sus propias
versiones de la historia regional y local. (A.G.N 2014)
Mediante un proyecto de tal naturaleza se podr garantizar la conservacin de una
importante parte de nuestra memoria, identidad y cultura abriendo la posibilidad de
socializar el patrimonio documental para adentrarnos al pasado, y a partir de all,
desarrollar sentidos de pertenencia con nuestra ciudad, su historia y su entorno.
Un proyecto de estas caractersticas es concordante con la poltica pblica trazada
en el Plan de Desarrollo de la Alcalda Manizales ms oportunidades, el cual
dentro de sus lneas estratgicas el Instituto de Cultura y Turismo asumi dentro
de sus funciones buscar los mecanismos para reconocer, proteger, preservar y
divulgar el patrimonio cultural material e inmaterial del Municipio de Manizales
planteando como meta producto para el ao 2019 la implementacin y ejecucin
del plan de conservacin del Archivo Histrico.
Por lo tanto, un proyecto encaminado a desarrollar actividades relacionadas con la
organizacin y restauracin del archivo histrico de Manizales, mediante procesos
archivsticos, que de manera tcnica garanticen la conservacin y consulta de los
documentos. Consideramos que a corto plazo se podran llevar a cabo procesos
de organizacin archivstica que incluyan la actualizacin del inventario
documental, foliacin y elaboracin de base de datos con la estructura de la norma
ISAD G.
Solicitamos tambin que la Alcalda y el Instituto de Cultura se comprometan a
llevar a cabo procesos de conservacin y restauracin documental que impliquen
la elaboracin de pruebas de laboratorio, actividades de limpieza, desinfeccin,
desacidificacin, recuperacin de plano, unin de rasgaduras y roturas, refuerzos
de lomos y empaste, registro fotogrfico y de procesos de intervencin, de
acuerdo con las metodologas, reguladas por el Archivo General de la Nacin, as
como digitalizar la totalidad de la documentacin perteneciente al Archivo Histrico
de Manizales como medida de preservacin frente al deterioro por manipulacin al
momento de consultar los papeles.
La solicitud la realizamos en aras del cumplimiento de la Legislacin archivstica
vigente y, en particular, de la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), y el
Decreto 1515 de 2013, que considera que todos los archivos pblicos del Estado
en sus niveles de orden territorial requieren de una adecuada organizacin y
descripcin de los documentos de archivo, as como su inventario y proteccin. Es
necesario que se intervenga de manera urgente, teniendo en cuenta que dicha
documentacin adolece de problemas de organizacin y presenta un estado de
conservacin inadecuado, lo cual pone en peligro la integridad fsica y funcional de
la informacin, y los invaluables documentos preciosos per se que contiene.

Atentamente,

Karent Portilla Herrera


Miembro Manizales En Comn
Docente Departamento Historia y Geografa, Universidad de Caldas