Está en la página 1de 24

MACROPROCESO:

FORMATO
Gestin Financiera
PROCESO:
CREACIN DE PROVEEDOR / CLIENTE PERSONA NATURA
Gestin Contable

Selecccione el tipo de creacin que solicita: PROVEEDOR

Por favor seleccione la empresa de la cul es proveedor/cliente de


Politcnico Grancolombiano Otra

1. DATOS DEL PROVEEDOR / CLIENTE

Razn Social o Nombre del Proveedor/Cliente

Nombre del Representante Legal

Tipo de Persona (Marque con una X)

Persona Juridica Persona Natural Del Exterior

Telfono Fijo Telfono Movil

2. DATOS DE CONTACTO
(Se enviara notificacin de pago y certificados tributa
Nombre completo:

Telfono Fijo Telfono Movil

3. INFORMACIN BANCARIA PARA EL PAGO


(Diligencie solo en caso de que sea proveedor)
Nombre del Banco

Cta Corriente

Codigo de la Entidad Codigo de la Sucursal

Pgina 1 de 24
MACROPROCESO:
FORMATO
Gestin Financiera
PROCESO:
CREACIN DE PROVEEDOR / CLIENTE PERSONA NATURA
Gestin Contable

Nombre del Titular de la Cuenta C

Cdigo ABA (Solo Proveedor del exterior) C

La cuenta corriente o de ahorros debe figurar en la entidad bancaria con el mismo nmero de identificacin tributaria (NIT, RUT

4. REFERENCIAS

BANCARIA
Entidad Nmero de cuenta Sucursal

Entidad Nmero de cuenta Sucursal

COMERCIALES
Nombre Contacto

Nombre Contacto

Pgina 2 de 24
MACROPROCESO:
FORMATO
Gestin Financiera
PROCESO:
CREACIN DE PROVEEDOR / CLIENTE PERSONA NATURA
Gestin Contable

5. INFORMACIN TRIBUTARIA
(Importante para descontar los impuestos que le corres
IVA

Rgimen de IVA Comn Simplificado

RENTA

Gran contribuyente S No Entidad sin nimo de lucro

Autorretenedor S No Otra Excepcin tributaria

Contribuyente del Impuesto sobre la renta S No Cul?

ICA

Responsable del Impuesto de Industria y Comercio S No

Municipio en el cul ejerce su actividad

ACTIVIDAD ECONMICA

Descripcin de la Actividad Econmica: Cdigo d

6. AUTORIZACIN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS P


(PROVEEDORES Y CLIENTES - PERSONA NATURAL NACIONAL

Autorizo de manera libre, expresa, voluntaria e informada al Politcnico Grancolombiano, Institucin Unive
suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos personales s
incorporados en distintas bases de datos o en repositorios electrnicos de todo tipo con que cuenta la Instit
contractuales entre las partes, comunicar informacin acadmica, comercial, financiera o administrativa
propias de su condicin de Institucin de Educacin Superior. El tratamiento de los datos suministra
Grancolombiano, de forma directa o a travs de terceros.

Los datos personales cuyo tratamiento se autoriza, sern conservados por la Institucin hasta que sea soli
acuerdo con lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012. El Titular de los datos podr ejercitar los der
mediante un escrito dirigido al Politcnico Grancolombiano a travs del correo electrnico habeasdata@poli
acceso o consulta, junto con sus nombres, apellidos, cdula de ciudadana o documento de identificacin,
que se concreta la solicitud de consulta, correccin, revocacin o supresin.

Exoneracin de responsabilidad y de veracidad de los datos suministrados: La persona que suministra sus
exactitud y veracidad de los mismos, siendo el nico responsable de la autenticidad de la informacin s
puedan derivarse por introducir datos falsos, inexactos o incompletos. Conforme a lo anterior, la Institucin
de los posibles errores, inexactitudes o falsedades existentes en la informacin.

Sin perjuicio de lo anterior, la Institucin se reserva el derecho de revisar y verificar la veracidad de los
pertinentes en caso de que se haya ingresado informacin falsa, inexacta o incompleta.
+C104

Pgina 3 de 24
Los datos personales cuyo tratamiento se autoriza, sern conservados por la Institucin hasta que sea soli
acuerdo con lo previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012. El Titular de los datos podr ejercitar los der
mediante un escrito dirigido al Politcnico Grancolombiano a travs del correo electrnico habeasdata@poli
acceso o consulta, junto con sus nombres, apellidos, cdula de ciudadana o documento de identificacin,
que se concreta la solicitud de consulta, correccin, revocacin o supresin.
MACROPROCESO:
FORMATO
Gestin Financiera de responsabilidad y de veracidad de los datos suministrados: La persona que suministra sus
Exoneracin
exactitud y veracidad de los mismos, siendo el nico responsable de la autenticidad de la informacin s
PROCESO:
puedan CREACIN
derivarse por introducir datos falsos, inexactos DE PROVEEDOR
o incompletos. / CLIENTE
Conforme PERSONA
a lo anterior, NATURA
la Institucin
Gestin Contable
de los posibles errores, inexactitudes o falsedades existentes en la informacin.

Sin perjuicio de lo anterior, la Institucin se reserva el derecho de revisar y verificar la veracidad de los
pertinentes en caso de que se haya ingresado informacin falsa, inexacta o incompleta.
+C104

Nombre:
C.C. / C.E.

7. DOCUMENTOS EXIGIDOS PARA EL REGISTRO DE PROVEED

Persona Natural Nacional o Del Extranjero

1. Fotocopia del RUT actualizado (Registro nico Tributario, con fecha de emision no 1. Fotocopia del R
mayor a un ao - Solo personas naturales nacionales) mayor a un ao)
2. Copia legible del documento de identificacin personal. 2. La certificacin
3. La certificacin bancaria original de la cuenta bancaria reportada, no mayor a 30 mayor a 30 das. (
das. (Solo en caso de que sea Proveedor) 3. Certificado
4. Diligenciamiento de los numerales 6 y 9 (Con firma autgrafa) equivalente, no m
5. Diligenciamiento del numeral 8 (Encuesta de responsabilidad social) 4. Diligenciamient
5. Diligenciamient

Se debe diligenciar completamente el presente formato, adjuntando los documentos anteriormente mencionados y entregarlo c

Pgina 4 de 24
MACROPROCESO:
FORMATO
Gestin Financiera
PROCESO:
CREACIN DE PROVEEDOR / CLIENTE PERSONA NATURA
Gestin Contable

8. ENCUESTA DE RESONSABILIDAD SOCIAL

Nombre del responsable de la encuesta:

Convenciones
SI Se aplica y se tiene en la organizacin NA
NO No se tiene en la organizacin y se le debe dar cumplimineto EC

APLIC
No. USTED, SU EMPRESA U ORGANIZACIN TIENE ESTABECIDO, CUENTA CON, OFRECE:
SI
1 Misin, visin y valores corporativos.
2 Poltica de Responsabilidad Social.
3 Certificaciones y/o normas en sistemas de calidad.
4 Cdigo de Buen Gobierno y se aplican mecanismos anticorrupcin.
5 Programas de bienestar para los empleados
6 Oportunidades a discapacitados, madres cabeza de familia, diferentes razas.
7 Mediciones Sociodemogrficas para conocer su personal
8 Divulga y apoya las campaas contra el trabajo infantil o cualquier tipo de explotacin
9 Se apoya el acceso a la educacin y el aprendizaje permanente de sus empleados

10 Capacitan a sus empleados en temas de Calidad de vida, seguridad industrial y medio


ambiente.
11 Se hacen verificaciones (como esta) a los proveedores antes de su contratacin

12 Se verifican las condiciones de los empleados de los proveedores (especialmente contratistas


o personal que esta por outsourcing)
13 Estrategias y gestin PQR Cliente interno
14 Estrategias y gestin PQR Cliente externo

15 Mide, cuantifica la reduccin de la contaminacin, el consumo de alcohol, generacin de


residuos y consumo de energa.
16 Plan de emergencia frente accidentes ambientales, tanto internos como externos.

17
Tienen establecido un procedimiento para la disposicin final de los materiales reciclados.
18 Tienen establecido un procedimiento para la disposicin final de residuos peligrosos.

9. AUTORIZACINES

De forma libre y voluntaria, actuando a nombre propio ( ) o como Representante Legal ( ) conforme al c
documento, autorizo expresamente al Politcnico Grancolombiano para;

Pgina 5 de 24
MACROPROCESO:
FORMATO
Gestin Financiera
PROCESO:
CREACIN DE PROVEEDOR / CLIENTE PERSONA NATURA
Gestin Contable

1. Consultar todos los antecedentes personales y comerciales que estime necesario, pudiendo realizar
datos.

2. Que a travs de la utilizacin de sistemas de transferencia electrnica de fondos, se abone a la cue


acreencia a favor mio o de la entidad que represento.

Firma
Nombre: SELLO
(Persona Juridic
C.C. / C.E.:
Cargo (Persona Juridica):
Razon Social (Persona Juridica):

Pgina 6 de 24
FORMATO Cdigo: GF-FC-RG-014-V5

CLIENTE PERSONA NATURAL O JURDICA Vigente desde: 20/04/2016

CLIENTE

la cul es proveedor/cliente del bien y/o servicio

EL PROVEEDOR / CLIENTE

Nmero de Identificacin (NIT, RUT o CC)

Direccin

Correo Electrnico

Telfono Movil Ciudad - Pas

TOS DE CONTACTO
n de pago y certificados tributarios)
Cargo

Telfono Movil Correo Electrnico

N BANCARIA PARA EL PAGO


en caso de que sea proveedor)
Tipo de Cuenta (Marque con una X)

Cta Corriente Ahorros

Nmero de la Cuenta

Pgina 7 de 24
FORMATO Cdigo: GF-FC-RG-014-V5

CLIENTE PERSONA NATURAL O JURDICA Vigente desde: 20/04/2016

Ciudad / Pais - Origen Apertura de la Cuenta

Cdigo SWIFT (Slo para proveedores del exterior)

identificacin tributaria (NIT, RUT o C.C.) que diligenci arriba y que aparece en la factura o cuenta de cobro.

REFERENCIAS

BANCARIA
Sucursal Telfono Ciudad

Sucursal Telfono Ciudad

COMERCIALES
Telfono Ciudad

Telfono Ciudad

Pgina 8 de 24
FORMATO Cdigo: GF-FC-RG-014-V5

CLIENTE PERSONA NATURAL O JURDICA Vigente desde: 20/04/2016

MACIN TRIBUTARIA
tar los impuestos que le corresponden)
IVA

No responsable Del Exterior

RENTA

Entidad sin nimo de lucro S No

Otra Excepcin tributaria S No % Retencin en la fuente

ICA

% Retencin de ICA
(Si no se informa se le aplicar el porcentaje
mximo de retencin de ICA)

IDAD ECONMICA

Cdigo de la Actividad ICA (Cdigo CIIU)

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


RSONA NATURAL NACIONAL O DEL EXTERIOR)

ncolombiano, Institucin Universitaria para recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular,


oner de los datos personales suministrados por el presente medio. Estos datos podrn ser
do tipo con que cuenta la Institucin con el fin de desarrollar adecuadamente las relaciones
al, financiera o administrativa del Politcnico Grancolombiano y desarrollar las funciones
ento de los datos suministrados por el presente medio se realizar por el Politcnico

Institucin hasta que sea solicitada la supresin de la informacin por parte del titular, de
s datos podr ejercitar los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos
o electrnico habeasdata@poligran.edu.co, indicando en el Asunto Ejercicio del derecho de
documento de identificacin, fecha de la solicitud, descripcin de los hechos y peticin en

La persona que suministra sus datos personales al Politcnico Grancolombiano garantiza la


tenticidad de la informacin suministrada y de las consecuencias, daos o perjuicios que
rme a lo anterior, la Institucin queda exenta de toda responsabilidad que pudiera derivarse
n.

y verificar la veracidad de los datos introducidos y de aplicar las medidas que considere
completa.

Pgina 9 de 24
FORMATO Cdigo: GF-FC-RG-014-V5

CLIENTE PERSONA NATURAL O JURDICA Vigente desde: 20/04/2016

Fecha: D M AO

A EL REGISTRO DE PROVEEDORES/CLIENTES

Persona Jurdica

1. Fotocopia del RUT actualizado (Registro nico Tributario, con fecha de emision no
mayor a un ao)
2. La certificacin bancaria original de la cuenta bancaria reportada, no
mayor a 30 das. (Solo en caso de que sea Proveedor)
3. Certificado de existencia y representacin legal o su documento
equivalente, no mayor a 30 das.
4. Diligenciamiento de los numerales 9 (Con firma autgrafa)
5. Diligenciamiento del numeral 8 (Encuesta de responsabilidad social)

mente mencionados y entregarlo con sus anexos a su contacto dentro de la Institucin.

Pgina 10 de 24
FORMATO Cdigo: GF-FC-RG-014-V5

CLIENTE PERSONA NATURAL O JURDICA Vigente desde: 20/04/2016

E RESONSABILIDAD SOCIAL

Cargo

Convenciones
No aplica para nuestra organizacin.

En proceso de implementacin.
(Aclarar en Observaciones fecha de aplicacin estimada.)

APLICACIN
OBSERVACIONES
NO NA EC

UTORIZACINES

tante Legal ( ) conforme al certificado de existencia y representacin legal adjunto a este

Pgina 11 de 24
FORMATO Cdigo: GF-FC-RG-014-V5

CLIENTE PERSONA NATURAL O JURDICA Vigente desde: 20/04/2016

e necesario, pudiendo realizar esta labor por s o mediante terceros que manejen bases de

de fondos, se abone a la cuenta que se indic en el paragrafo no. 5, el pago de cualquier

Fecha: D M AO
SELLO
(Persona Juridica)

Pgina 12 de 24
MACROPROCESS:
FORM
Financial Management
PROCESS:
CREATION OF VENDOR /COSTUMER NATURAL OR LEGA
Accounting Management

Choose the type of creation requested: VENDOR

Please select the company to which you provide goods o


Politcnico Grancolombiano Other

1. INFORMATION OF THE VENDOR/ COSTUME

Trade name or Name of the vendor/Customer Ident

Name of Legal Representative

Postal Code

Telephone Fax Number

2. CONTACT INFORMATION

Full Name

Telephone e-mail address

3. BANK INFORMATION FOR PAYMENT


(Fill out only if you are a vendor)
Name of Banking Entity

Pgina 13 de 24
MACROPROCESS:
FORM
Financial Management
PROCESS:
CREATION OF VENDOR /COSTUMER NATURAL OR LEGA
Accounting Management

Current

Subsidiary Name

Account Owner Name C

Cdigo ABA

The bank account must have the same identification number fill out above and in the invoice or bill

4. GOODS AND SERVICES PROVIDED

Pgina 14 de 24
MACROPROCESS:
FORM
Financial Management
PROCESS:
CREATION OF VENDOR /COSTUMER NATURAL OR LEGA
Accounting Management

6. AUTHORIZATION FOR THE PROCESSING OF PERSO

The Vendor/Costumer freely and voluntarily authorizes the Politcnico Grancolombiano to gather, collect, s
dispose of the personal data provided by this form. These data may be incorporated into databases or
Grancolombiano in order to properly develop the contractual relations between the parties, communicate ac
of the Politecnico Grancolombiano and to develop the functions according to its status as a Higher Edu
Politcnico Grancolombiano, directly or through third parties.

The personal data whose processing has been authorized, shall be retained by the Institution until the
eliminated in accordance with the provisions of the Colombian Personal Data Protection Law (Ley 1581
consultation, correction, update and elimination of the data by writing an email to the address habeasda
"Exercising the right of access or consultation," along with his/her names, identification, date of application
eliminate the personal data information or revocate the authorization.

Disclaimer: The Vendor/Costumer guarantees the accuracy and veracity of the information provided through
information, the consequences and damages which can be caused by entering false, inaccurate or incom
exempt from any liability that may arise from any errors, inaccuracies or falsehoods.

Notwithstanding the foregoing, the Politcnico Grancolombiano reserves the right to revise and verify the acc
appropriate in case the Vendor/Costumer has entered false, inaccurate or incomplete information.

Full Name:
ID Taxes Code:

7. DOCUMENTS REQUIRED FOR REGISTRY OF VENDORS

1. Attach a legal document that certifies the existance of the company. (issued within the previous 30

2. Photocopy of the Identity card (ID Card, Passport, ID Taxes Code, etc.).

3. Original bank certificate from the bank account reported, (issued within the previous 30 days).

Fill out this form completely attaching the forementioned documents and send to:

Pgina 15 de 24
MACROPROCESS:
FORM
Financial Management
PROCESS:
CREATION OF VENDOR /COSTUMER NATURAL OR LEGA
Accounting Management

Politcnico Grancolombiano, correspondence area, Calle 57 # 3 - 00 Este - B


Or
e-mail address: creacionproveedor@poligran.edu.co

9. AUTHORIZATIONS

Freely and voluntarily, acting on their own behalf ( ) or Legal Representative ( ) according to the cert
document, expressly to authorize the Politcnico Grancolombiano;

1. Consult all personal and business records as necessary, can carry out this work by themselves or throu
2. To transter our payment to the account named in paragraph 5.

Ssignature
Full Name: Company Stam

ID Taxes Code:
Position:
Legal Company Name:

Pgina 16 de 24
FORM Code: GF-FC-RG-014-V5

OSTUMER NATURAL OR LEGAL PERSON Valid since: 20/04/2015

COSTUMER

y to which you provide goods or services

OF THE VENDOR/ COSTUMER

Identification Number (NIT, RUT o CC) / ID Taxes Code

Address

e-mail address

Fax Number City - Country

TACT INFORMATION

Position

e-mail address City - Country

ORMATION FOR PAYMENT


nly if you are a vendor)
Type of account (Mark with an X)

Pgina 17 de 24
FORM Code: GF-FC-RG-014-V5

OSTUMER NATURAL OR LEGAL PERSON Valid since: 20/04/2015

Current Savings

IBAN Code

Ciudad / Pais - Origen Apertura de la Cuenta

Cdigo SWIFT

e invoice or bill

ND SERVICES PROVIDED

Pgina 18 de 24
FORM Code: GF-FC-RG-014-V5

OSTUMER NATURAL OR LEGAL PERSON Valid since: 20/04/2015

THE PROCESSING OF PERSONAL DATA

olombiano to gather, collect, store, use, eliminate, process, compile, exchange, update and
corporated into databases or electronic repositories of all kinds owned by the Politcnico
n the parties, communicate academic, commercial, financial and administrative information
to its status as a Higher Education Institution. The data processing will be done by the

ed by the Institution until the Vendor/Costumer requests that the information should be
ata Protection Law (Ley 1581 de 2012). The Vendor/Costumer may exercise the rights of
email to the address habeasdata@poligran.edu.co, through which will write in the subject
entification, date of application, description of the facts and the request to correct, consult,

e information provided through this form, and is solely responsible for the authenticity of the
ring false, inaccurate or incomplete data. Accordingly, the Politcnico Grancolombiano is
hoods.

ght to revise and verify the accuracy of the data and to adopt the measures that it considers
mplete information.

Date: D M YEAR

FOR REGISTRY OF VENDORS/COSTUMERS

(issued within the previous 30 days).

in the previous 30 days).

Pgina 19 de 24
FORM Code: GF-FC-RG-014-V5

OSTUMER NATURAL OR LEGAL PERSON Valid since: 20/04/2015

nce area, Calle 57 # 3 - 00 Este - Bogot D.C. - Colombia.


Or
eacionproveedor@poligran.edu.co

UTHORIZATIONS

ve ( ) according to the certificate of existence and legal representation attached to this

his work by themselves or through third parties that manage databases.

Date: D M YEAR
Company Stamp

Pgina 20 de 24
MACROPROCESS:
FORM
Financial Management
PROCESS:
CREATION OF VENDOR /COSTUMER NATURAL OR L
Accounting Management

Choose the type of creation requested: VENDOR

Please select the company to which you provide good

Politcnico Grancolombiano Other

1. INFORMATION OF THE VENDOR/ COSTUM


Trade name or Name of the vendor/Customer

Name of legal representative

Telephone Fax

E-mail address

2.CONTACT INFORMATION
Full Name:

Telephone Corporate E-mail

3. BANK INFORMATION FOR PAYMENT (Fill out only if yo


Bank name

Account number

ABA Code

The bank account must have the same identification number fill out a

4. DOCUMENTS REQUIRED FOR REGISTRY OF VENDOR

1. Attach a legal document that certifies the existance of the company. issued within the previous 30 days.
2. Photocopy of the Identity card (ID card, Passport, etc.).

Fill out this form completely attaching the forementioned do

Politcnico Grancolombiano, correspondence area, Calle 57 # 3 - 0

Pgina 21 de 24
MACROPROCESS:
FORM
Financial Management
PROCESS:
CREATION OF VENDOR /COSTUMER NATURAL OR L
Accounting Management

5.FOR EXCLUSIVE USE OF SUPPLY AND/OR ACCOUNTIN

Vendor/Costumer in the SDN List? Yes


( Clinton List ) No
Name an

Vendor/Costumer created in the Yes


system? No
Name an

Pgina 22 de 24
M Code: GF-FC-RG-014-V3

R NATURAL OR LEGAL PERSON Valid since: 01/11/2013

VENDOR COSTUMER

you provide goods or services

ENDOR/ COSTUMER
Identification Number (NIT, RUT o CC)

Address

x City - country

RMATION
Position

e E-mail City

(Fill out only if you are a vendor)


Type of account
Current Savings

Account holder's name

SWIFT code

number fill out above and in the invoice or bill

TRY OF VENDORS/COSTUMERS

ous 30 days.

rementioned documents and send to:

alle 57 # 3 - 00 Este - Bogot D.C. - Colombia.

Pgina 23 de 24
M Code: GF-FC-RG-014-V3

R NATURAL OR LEGAL PERSON Valid since: 01/11/2013

OR ACCOUNTING DEPARTMENT
Verified by:

Name and position Signature and date

Verified by:

Name and position Signature and date

Pgina 24 de 24