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INSTRUCTIVO PARA EL CIERRE

PRESUPUESTARIO, CONTABLE Y DE TESORERA

DE LA GESTIN FISCAL 2011

Objeto

El Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas, rgano Rector de los Sistemas de


Administracin Gubernamental establecidos en la Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de
Administracin y Control Gubernamentales ha elaborado el presente instructivo sobre los
procedimientos y plazos correspondientes para el cierre de la gestin fiscal 2011.

mbito de Aplicacin

A) Las Instituciones del Sector Pblico que comprenden los rganos del Estado
Plurinacional, las instituciones que ejercen funciones de Control, de Defensa
de la Sociedad y del Estado, Gobiernos Autnomos Departamentales,
Regionales, Municipales e Indgenas Originarios Campesinas, Universidades
Pblicas, Empresas Pblicas, Instituciones Financieras Bancarias y no
Bancarias, Instituciones Pblicas de Seguridad Social y dems entidades del
sector pblico

B) Unidades operativas del Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas.

Programa de Cierre

Las entidades pblicas deben elaborar su programa de cierre de gestin, tomando en


cuenta las normas legales, normas tcnicas y los procedimientos establecidos en el
presente instructivo y otros de acuerdo a las caractersticas propias de cada entidad
pblica.

Verificacin del Cierre

El responsable del rea Administrativa Financiera de las entidades pblicas, remitir los
resultados obtenidos en el Cierre del Ejercicio Fiscal 2011 a la Unidad de Auditora Interna
de cada entidad, a efecto de que la misma considere en el examen de confiabilidad
sobre los registros y Estados Financieros, el cumplimiento del programa de cierre y sus
resultados; de acuerdo al artculo 15 de la Ley No. 1178, de 20 de julio de 1990, de
Administracin y Control Gubernamentales.

Alcance

Se considera la totalidad de los recursos pblicos generados por todas las fuentes de
financiamiento y organismos financiadores aprobados en los presupuestos vigentes de las
entidades pblicas de la gestin 2011. En cuanto se refiere a los gobiernos autnomos
municipales, comprende la totalidad de los recursos generados durante el ejercicio fiscal.
En ambos casos se incluye el tratamiento de Activos, Bienes de Consumo y Valores, lo cual

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no limita otros aspectos que se consideren tiles de aplicar, por parte de las entidades
pblicas.

A) Entidades del Sector Pblico

1. Acta de Cierre

El da 31 de diciembre de 2011, el Jefe de Contabilidad de cada entidad pblica,


debe proceder a elaborar el acta de cierre. En el citado documento se registrarn
los ltimos Comprobantes de Recursos, Gastos, Ingresos y Salidas de Almacenes y
el ltimo cheque emitido para cada una de las cuentas corrientes fiscales de la
entidad, con base en la numeracin correlativa y pre numerada de los
comprobantes correspondientes.

2. Fondos Rotativos, Fondos en Avance y Cajas Chicas

a) A partir del da 9 de diciembre de 2011, deben limitarse las operaciones y


desembolsos con Fondos Rotativos, "Fondos en Avance", "Cajas Chicas" y
similares, a lo estrictamente necesario, a objeto de proceder al cierre de los
mismos a la finalizacin del ejercicio fiscal 2011, imputando los gastos de
acuerdo a las respectivas rendiciones de cuentas, en las partidas
presupuestarias correspondientes y devolviendo los montos no utilizados, en las
cuentas corrientes fiscales de origen, hasta el da 19 de diciembre de 2011.

b) Hasta el 19 de diciembre de 2011 las entidades que recibieron Fondos Rotativos


a travs de las Cuentas nicas, deben elaborar la rendicin final mediante el
mdulo del Fondo Rotativo del SIGMA (formulario C-34), aplicando las partidas
de gastos efectivamente ejecutadas, para lo cual debern reservar la cuota
de compromiso del mes de diciembre y contar con los saldos presupuestarios
necesarios para el descargo respectivo.

c) Cuando existan saldos no utilizados en las Cajas Chicas, estos deben ser
depositados en la cuenta corriente fiscal del Fondo Rotativo y los saldos no
utilizados del citado fondo, deben ser depositados en las Cuentas nicas hasta
el 19 de diciembre de 2011.

d) Las entidades que operan con el SIGMA y que no cierren sus Fondos Rotativos
en las fechas indicadas, estarn imposibilitadas para abrir los mismos en el
ejercicio fiscal 2012.

e) Las entidades con unidades ejecutoras distritales o regionales, que operan con
Fondos en Avance con Imputacin Presupuestaria, a travs de las Cuentas
nicas, deben elaborar cuando corresponda, formularios C-32 de Correccin,
por las partidas efectivamente ejecutadas y dentro de los lmites de las clases
de gasto, hasta el 29 de diciembre de 2011.En caso de existir saldos no
utilizados, se debe elaborar un formulario C-32 de Reversin, debiendo
depositarse el saldo en las Cuentas nicas que correspondan, hasta el 29 de
diciembre de 2011.

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f) De acuerdo a los plazos fijados en el presente instructivo, los saldos no rendidos
al 31 de diciembre de 2011, de los Fondos Rotativos, "Fondos en Avance",
"Cajas Chicas" y similares, sern de responsabilidad directa de la Mxima
Autoridad Ejecutiva (MAE) de la entidad y por tal motivo, sujeto a sanciones
establecidas en disposiciones legales en vigencia.

g) Las Normas Bsicas del Sistema de Presupuesto establecen que la vigencia del
Presupuesto Pblico comprende el perodo del 1 de enero al 31 de diciembre
de cada gestin, en consecuencia los fondos que no sean objeto de rendicin
de cuentas dentro del ejercicio fiscal, deben ser devueltos a sus cuentas
fiscales de origen.

h) En caso de identificarse fondos entregados que no fueron objeto de rendicin


de cuentas en el plazo establecido, segn reglamento de cada entidad o
resolucin administrativa que ordena su entrega y rendicin, el responsable del
rea Administrativa Financiera mediante la Mxima Autoridad Ejecutiva,
deber remitir en el plazo ms breve posible la documentacin e informacin
relativa a dichos fondos a la Unidad de Auditora Interna, para que sta
determine si las mismas sern consideradas en el examen de confiabilidad de
los registros y Estados Financieros o en la ejecucin de una auditora especial
especfica, sin perjuicio de iniciar el proceso administrativo interno. La Unidad
de Auditora Interna ejecutar el examen especial previa consideracin del
Instructivo N I/CI-015 Tareas a ser aplicadas por las Unidades de Auditora
Interna, ante los indicios de responsabilidad por la funcin pblica identificados
en las auditoras realizadas, aprobado por la Contralora General del Estado
con Resolucin N CGR/140/2008 del 1 de julio de 2008.

i) La entrega de recursos para comisiones de viaje que no sean rendidas en el


plazo de cinco das, sern pasibles a la sancin fijada en el artculo 26 del
Decreto Supremo N 21364 de 13 de agosto de 1986.

3. Programacin y Control de Pagos

El da 29 de diciembre de 2011, es la fecha lmite para la programacin y


realizacin de pagos con cargo al ejercicio fiscal 2011 para cuentas fiscales en la
Banca Privada. Asimismo, las instituciones pblicas que operan con el SIGMA y
pagos con el BCB, debern priorizar los mismos hasta el 29 de diciembre 2011,
debido que el BCB no procesar transacciones del Sistema de Pagos del Tesoro
(SPT) el 30 diciembre 2011.

Las entidades que pagan con cheques a travs del SIGMA LOCAL (Gobiernos
Autnomos Departamentales, Gobiernos Autnomos Municipales y Universidades
Pblicas), debern considerar el 29 de diciembre de 2011, como fecha lmite para
la impresin y entrega de cheques.

4. Arqueo de Caja y Valores

El da 30 de diciembre de 2011, el Jefe de Contabilidad o quien corresponda,


debe efectuar el arqueo de caja, cheques, valores y otros, en presencia del

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personal de la Unidad de Auditora Interna de la entidad, en calidad de
observador.

5. Conciliaciones Bancarias

Las conciliaciones bancarias de todas las cuentas corrientes fiscales y libretas de


las Cuentas nicas de cada entidad, deben prepararse con fecha de corte al 31
de diciembre de 2011.

Con relacin a los saldos de libretas de las Cuentas nicas, debe efectuarse el
anlisis de consistencia pertinente entre los mdulos de contabilidad y tesorera a
travs de los reportes habilitados en el SIGMA, con el propsito de igualar ambos
mdulos al cierre de la gestin.

Los saldos bancarios de entidades del sector pblico que al cierre de gestin, no
estn comprometidos con cheques en trnsito o retenciones judiciales y que
correspondan a recursos del Tesoro General de la Nacin (organismo 111 TGN),
debern depositarse en la cuenta corriente fiscal N 3987 (CUT) del Banco Central
de Bolivia, hasta el da 29 de diciembre de la gestin 2011 y respaldarse con los
Estados de Conciliacin Bancaria presentados ante la Direccin General de
Programacin y Operaciones del Tesoro; de no darse cumplimiento a lo indicado
las Direcciones Generales de Programacin y Operaciones del Tesoro y
Administracin y Finanzas Territoriales del MEFP, en el mbito que corresponda,
procedern al dbito automtico de dichos saldos al 31 de enero de 2012.
Asimismo, los recursos no relacionados con el TGN y no comprometidos con
cheques en trnsito, debern ser incorporados en sus presupuestos de la gestin
2012, para financiar gastos del citado ejercicio.

Los ingresos efectivos del ejercicio fiscal 2011 no identificados ni registrados con
comprobantes de ejecucin C-21 o C-32 en la CUT en Bolivianos o Dlares as
como en otras cuentas del TGN en el BCB hasta el 31 de enero de 2012, se
consolidaran a favor del Tesoro General de la Nacin (TGN).

6. Presupuesto Vigente, Modificaciones y Ejecucin Presupuestaria

El presupuesto vigente de las entidades pblicas al 31 de diciembre de 2011, debe


incluir todas las modificaciones presupuestarias realizadas en los presupuestos
institucionales, y estar aprobadas en las instancias correspondientes, de acuerdo a
disposiciones legales en vigencia para su presentacin oficial y definitiva a la
Direccin General de Contabilidad Fiscal, en cumplimiento a lo dispuesto por los
artculos 5 y 11 de la Ley N 2042 de 21 de diciembre de 1999, de Administracin
Presupuestaria.

Asimismo, la ejecucin presupuestaria de las entidades pblicas relacionadas con


estas modificaciones, debern ser registradas en su integridad al 31 de diciembre
de 2011.

El Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas a travs del Viceministerio de


Presupuesto y Contabilidad Fiscal, tendr acceso directo y agregar
automticamente en el SIGMA Central en el mdulo de Centralizacin de
Recursos y Gastos (CRG), la informacin referente del presupuesto inicial, vigente,

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modificaciones y ejecucin presupuestaria al 31 de diciembre de 2011 de los
Gobiernos Autnomos Departamentales, Municipales y Universidades Pblicas
conectadas en el SIGMA Local, en cumplimiento del Artculo 321 de la
Constitucin Poltica del Estado.

7. Deuda Flotante

Para las instituciones pblicas conectadas o no al SIGMA, los formularios de


Registro de Ejecucin de Gastos C-31 con imputacin presupuestaria, deben
encontrarse en estado DEVENGADO FIRMADO, para ser considerados en la
deuda flotante.

Los formularios de Registro de Ejecucin de Gastos C-31 que no cumplan este


requisito, as como los sin imputacin presupuestaria, deben revertirse en el sistema
bajo entera responsabilidad de la Mxima Autoridad Ejecutiva de las entidades
pblicas, que generaron estos formularios.

La deuda flotante del rgano Ejecutivo (Administracin Central del Estado), ser
asumida por el organismo 0099 Tesoro General de la Nacin e incorporada en el
presupuesto de la gestin 2012, dentro del Grupo 60000 Servicio de la Deuda
Pblica y Diminucin de Otros Pasivos, Subgrupo 65000 Gastos Devengados No
Pagados TGN.

Asimismo, constituirn obligaciones del Tesoro General de la Nacin los


comprobantes ejecutados por el resto de las entidades del sector pblico con
Fuente de Financiamiento 41 Transferencias TGN y Organismo Financiador 111 TGN;
excepto los comprobantes de las siguientes entidades: 0290 Servicio de Impuesto
Nacionales, 0283 Aduana Nacional de Bolivia y aquellas autorizadas para
devengar gastos con esa fuente y con cargo a libretas de su titularidad, las que
debern hacer sus previsiones en el Presupuesto 2012 dentro del Subgrupo 66000
Gastos Devengados No Pagados Otras Fuentes (Fuente de Financiamiento 20
Recursos Especficos).

Las Unidades Organizacionales que administran Recursos Externos (Donaciones y


Crditos) y del Tesoro General de la Nacin que financian gastos del sector
pblico debern hacer efectiva la transferencia de los mismos a la entidad
ejecutora hasta el 30 de diciembre de 2011, para la posterior generacin de
Deuda Flotante, caso contrario no podrn devengarse los gastos con cargo a
dichas fuentes.

Los organismos del rgano Ejecutivo Administracin Central, diferentes a la


entidad TGN - 0099 que consignan en sus presupuestos la fuente de financiamiento
41 y el organismo financiador 111, incluyendo sus entidades de transferencia, no
deben registrar como Deuda Flotante sus comprobantes con esa fuente y
organismo financiador, en todo caso deben estar definitivamente pagados al
cierre del mencionado ejercicio fiscal.

La Deuda Flotante de las entidades pblicas con fuentes de financiamiento


diferentes a la 41 Transferencias TGN y Organismo Financiador 111 TGN, que no
pertenecen al rgano Ejecutivo ser cubierta por las mismas, inscribindose en el

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presupuesto de la gestin 2012, dentro del grupo 66000 Gastos Devengados No
Pagados Otras Fuentes.

Los organismos del rgano Ejecutivo que ejecutan gastos directamente por sus
Direcciones Administrativas, con chequera propia o recursos fuera de la CUT, con
cargo a fuentes de financiamiento: 11 TGN Otros Ingresos, 42 Transferencias de
Recursos Especficos, 43 Transferencias de Crdito Externo y 44 Transferencias de
Donacin Externa, 70 Crdito Externo y 80 Donacin Externa, deben ser pagados y
registrados con fecha 31 de diciembre de 2011; por tanto, no generaran Deuda
Flotante para el Organismo 0099 - Tesoro General de la Nacin.

Asimismo, los formularios de registro de ejecucin de gastos C-31 en estado


DEVENGADO-FIRMADO al 31 de diciembre de 2011, que presentan observaciones
en el SIGMA (Beneficiarios inexistentes o no vigentes y otras), que no permitan la
conversin de la Deuda Flotante que asume el TGN a la siguiente gestin, deben
ser corregidos por las entidades que generaron estos documentos observados,
caso contrario sern revertidos por la Direccin General de Programacin y
Operaciones del Tesoro, bajo entera responsabilidad de la Mxima Autoridad
Ejecutiva de las entidades pblicas.

8. Registros del cierre de gestin

Las instituciones pblicas que, al 31 de diciembre del 2011 operen mediante el


SIGMA, con el propsito de mantener continuidad en los procesos de gestin
pblica y las etapas y momentos de gasto, en la gestin venidera, efectuarn las
siguientes operaciones al cierre del ejercicio fiscal:

a. Gastos Devengados no Pagados

Los comprobantes registrados como devengados-firmados no pagados


analizados y seleccionados en el SIGMA, se convertirn en nuevos
formularios de Registro de Ejecucin de Gastos C-31 en instancias de
preventivo, compromiso y devengado simultneos de la gestin 2012.

b. Gastos con registro de Preventivo y Compromiso no devengados

Los formularios de Registro de Ejecucin de Gastos C-31 que se encuentren


en la etapa de preventivo y/o momento del compromiso APROBADOS, no
devengados, que no correspondan a procesos de compra, deben
revertirse en el SIGMA, asimismo bajo la responsabilidad de las entidades
deben eliminarse los comprobantes que quedaron en instancia de
elaborados y/o verificados.

c. Gastos con registros de preventivo, compromiso y devengado no pagado


que correspondan a procesos de compra.

Al cierre del ejercicio fiscal, los procesos de compra y contrataciones


correspondientes a la gestin 2011, que se encuentren en:

Procesos con rdenes de compra entregadas o con contratos firmados, con


recepcin parcial de facturas (con C-31 en instancia de devengado-firmado),

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Procesos con rdenes de compra o con contratos, sin recepcin de facturas
(con C-31 en instancia de compromiso)
Procesos aprobados o adjudicados, sin orden de compra o contrato (C-31 en
instancia de preventivo).

Deben ser traspasados al ejercicio 2012, manteniendo la numeracin de los


documentos del proceso de compra, para dar continuidad al iniciado en el
ejercicio fiscal 2011. Los procesos a ser traspasados a la siguiente gestin requieren
contar con la estructura presupuestaria y el crdito presupuestario correspondiente
en el presupuesto de la gestin 2012, de acuerdo a lo sealado en el punto 7.

En la gestin 2012, el sistema habilitar el proceso de compra para continuar el


trmite con toda la documentacin generada hasta el momento del traspaso,
para lo cual, los siguientes procesos deben estar concluidos en la gestin 2011:

Re adjudicacin pendiente
Liquidacin generada y no aprobada (de rdenes o contratos)
rdenes de Compra no entregadas/Contratos no firmados
Solicitudes de Compra no asignadas a Procesos
Procesos de Compra no Autorizados

Caso contrario, estos procesos debern ser anulados por cada entidad.

Aquellos procesos de compra que hubiesen concluido con la recepcin total de


los bienes y donde no se haya producido el pago, no deben trasladarse al
siguiente ejercicio, debiendo los formularios de Registro de Ejecucin de Gastos C-
31, ser considerados como C-31s originales normales con pago susceptibles de
convertirse en deuda flotante, de acuerdo al punto 7.

9. Devengamiento de Recursos

En el rgano Ejecutivo (Organismos de la Administracin Central del Estado),


donde se aplica la base de efectivo para la contabilizacin de la ejecucin
presupuestaria de recursos, excepcionalmente se podrn devengar los mismos,
cuando existan documentos respaldatorios que garanticen su percepcin, previa
consulta con la Direccin General de Contabilidad Fiscal.

Los servicios institucionales prestados y/o las ventas de bienes efectuadas y no


percibidas al 31 de diciembre de la gestin 2011 por el resto de las entidades
pblicas, deben ser considerados como Recursos devengados no percibidos al
final del ejercicio fiscal.

10. Conciliacin de Cuentas por Cobrar y/o por Pagar

Todas las instituciones pblicas que tengan cuentas pendientes con otras
entidades pblicas o privadas, por servicios prestados u otras transacciones afines,
deben proceder a conciliarlas debiendo registrar los resultados de los convenios,
en sus Estados Financieros al 31 de diciembre de 2011.

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Las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, fondos en avance y otros, registrados
al final de cada gestin, por constituirse en exigibles de corto plazo, debern ser
descargados en el transcurso de la siguiente gestin fiscal.

11. Inventario Fsico Valorado

El Jefe de Contabilidad de cada entidad pblica, bajo la responsabilidad de la


MAE, debe elaborar el Inventario Fsico y Valorado de Activos Fijos Reales, Activo
Intangible, Materiales y Suministros, Valores, Acciones y Participaciones de Capital,
hasta el 31 de diciembre de 2011.

12. Pruebas de Control de Calidad de los Inventarios

La informacin de los inventarios al 31 de diciembre de 2011, del rgano Ejecutivo


(Organismos de la Administracin Central del Estado) y entidades del sector
pblico, debe guardar la consistencia de sus saldos fsicos con los valorados y
cuando corresponda a travs de procesos de conciliacin.

La informacin de los inventarios de Activos Fijos Reales e Intangibles del rgano


Ejecutivo (Organismos de la Administracin Central del Estado), debe ser
procesada y presentada a la Direccin General de Contabilidad Fiscal en los
formatos establecidos por el Sistema de Informacin de Activos Fijos (SIAF), previa
conciliacin de saldos definitivos entre las Unidades de Contabilidad y Activos Fijos.

Asimismo, los proyectos dependientes deben remitir el inventario fsico-valorado de


Activos Fijos Reales, Activo Intangible y Acciones y Participaciones de Capital.

En el caso de los proyectos cerrados en la gestin 2011, las unidades responsables


debern informar a la Direccin General de Contabilidad Fiscal el destino de los
bienes de uso y adjuntar los Inventarios de cierre, Actas de Entrega y Recepcin
suscritas.

Para la preparacin de la informacin de inventarios de Activos Fijos Reales, Activo


Intangible, Materiales y Suministros, Valores y Acciones y Participaciones de
Capital, se deben aplicar los siguientes criterios:

a) Activos Fijos Reales

La diferencia fsica y valorada entre los inventarios al 31-12-2010 y 31-12-2011, debe


considerar: la ejecucin presupuestaria de recursos y gastos de la gestin 2011,
otros movimientos patrimoniales y el informe de altas y bajas de la Unidad
encargada de Activos Fijos Reales.

b) Materiales y Suministros

El saldo fsico valorado de fin de ejercicio, debe ser el resultado del inventario
inicial, la ejecucin de recursos y gastos presupuestarios de la gestin 2011 y otros
movimientos patrimoniales, menos el costo de materiales y suministros consumidos.

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c) Valores (timbres, pasaportes, etc.)

El inventario final debe ser igual al inventario inicial, ms los valores emitidos, menos
los valores vendidos en la gestin 2011. El registro y control del inventario de
valores debe realizarse a travs de Cuentas de Orden.

d) Acciones y Participaciones de Capital

La diferencia entre los inventarios al 31-12-2010 y al 31-12-2011, debe coincidir con


la ejecucin presupuestaria de recursos y gastos de la gestin 2011, y otros
movimientos patrimoniales.

e) Activo Intangible

El registro del Activo Intangible debe contar con el detalle de su composicin y su


correspondiente amortizacin, adems de las validaciones de saldos, al igual que
en los pargrafos anteriores.

13. Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Privado y Pblico

En cumplimiento a los artculos 29 y 30 de las Normas Bsicas del Sistema de


Contabilidad Integrada, los Estudios para Proyectos de Inversin y las
Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Privado y Pblico, una vez
concluidos, deben ser dados de baja, con el Acta Definitiva de recepcin y
entrega; incorporando al Patrimonio Institucional los Bienes de Dominio Privado; y
en el caso de las Construcciones en Proceso de Bienes de Dominio Pblico
debitando el Patrimonio Pblico.

Una copia del Acta Definitiva de recepcin y entrega a la conclusin de los


Proyectos de Inversin correspondiente al rgano Ejecutivo (Organismos de la
Administracin Central del Estado), debe ser presentada a la Direccin General de
Contabilidad Fiscal, para efectuar el seguimiento y registro de los ajustes contables
respectivos.

14. Presentacin de Estados Financieros

En cumplimiento a lo dispuesto por el Artculo 22, de la Ley N 62 de aprobacin


del Presupuesto General del Estado 2011, los Estados Financieros del rgano
Ejecutivo (Administracin Central del Estado) elaborados por la Direccin General
de Contabilidad Fiscal, por la gestin 2011, deben ser presentados al Seor
Presidente Constitucional del Estado Plurinacional, hasta el 31 de marzo de 2012.

Los Estados Financieros del Estado Plurinacional gestin 2011, que elaborar la
Direccin General de Contabilidad Fiscal, comprender la agregacin y/o
consolidacin estadstica de los estados financieros, presentados por las entidades
y rganos del sector pblico, hasta el 31 de marzo de 2012.

Los Estados Financieros de las entidades pblicas, para ser agregados y/o
consolidados, debern ser elaborados en base al Plan nico de Cuentas de la
Contabilidad Integrada del Sector Pblico.

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Los Estados complementarios de la gestin 2011 de los Ministerios de Estado del
rgano Ejecutivo, deben ser auditados por las unidades de Auditora Interna y el
Informe de Confiabilidad remitido a la Contralora General del Estado, hasta el 28
de febrero de 2012.

Las Instituciones del Sector Pblico que comprenden los rganos Legislativo,
Judicial, Electoral, las Instituciones de Control y Defensa del Estado, Instituciones
Pblicas Descentralizadas, Gobiernos Autnomos Departamentales, Municipales,
Universidades Pblicas, Empresas Pblicas, Instituciones Financieras Bancarias y no
Bancarias, Instituciones Pblicas de Seguridad Social y dems entidades del sector
pblico, deben presentar sus Estados Financieros de la gestin fiscal 2011, hasta el
28 de febrero de 2012, acompaando el informe de confiabilidad del Auditor
Interno, dichos estados una vez remitidos, sern considerados como definitivos y no
podrn ser modificados.

A tal efecto, la Direccin General de Contabilidad Fiscal en coordinacin con la


Direccin General de Sistemas de Gestin de Informacin Fiscal, quedan
facultadas para cerrar la base de datos presupuestaria del SIGMA Central el 28 de
febrero de 2012, impostergablemente.

La responsabilidad por la correcta ejecucin del presupuesto en el rgano


Ejecutivo (Organismos de la Administracin Central del Estado) y de las entidades
pblicas, es de su Mxima Autoridad Ejecutiva.

En aplicacin del Artculo 46 Responsabilidad y Firma de los Estados Financieros,


de las Normas Bsicas del Sistema de Contabilidad Integrada aprobadas
mediante Resolucin Suprema N 222957 de 4 de marzo de 2005, los Estados
Financieros Bsicos y estados de cuenta o informacin complementaria deben
estar firmados, identificando nombres y cargos, por la Mxima Autoridad Ejecutiva
de la entidad, el Responsable del rea Financiera y el Contador General en
ejercicio a la fecha de emisin de los mismos.

Los comprobantes de contabilidad y la documentacin de respaldo, sean estos


registros manuales o producto de procesos electrnicos, as como los estados
financieros bsicos y complementarios, deben ser archivados y conservados, por
las entidades pblicas de acuerdo a disposiciones legales en vigencia.

15. Reexpresin de Estados Financieros

El Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas en calidad de rgano Rector del


Sistema de Contabilidad Integrada, dispone mantener la reexpresin de los
Estados Financieros a moneda constante al cierre de gestin, en las entidades del
sector pblico, debiendo tomar en cuenta el ndice de la Unidad de Fomento a la
Vivienda (UFV).

La reexpresin de activos y pasivos que hayan sido contratados en moneda


extranjera, se realizar en la moneda pactada y al tipo de cambio oficial de
compra. En todos los casos, se efectuar en base a la informacin oficial
proporcionada al 31 de diciembre de 2011, por el Banco Central de Bolivia.

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16. Firma de Comprobantes C-31 SIGMA

Aquellas entidades conectadas al SIGMA CENTRAL deben tomar en cuenta que, la


fecha para aprobar y firmar los formularios de Registro de Ejecucin de Gastos
Normales (para Deuda Flotante) es el 31 de diciembre de 2011 con un plazo lmite
hasta el 31 de enero de 2012.

El registro con aprobacin y firma de los comprobantes Normales con Pago en el


SIGMA CENTRAL fenece el 29 de diciembre 2011. (Debido que no existir
priorizaciones por Sistema de Pagos del Tesoro al BCB el 30 de diciembre de 2011).

17. Desembolsos de Recursos de Contravalor

Las solicitudes de desembolso con Recursos de Contravalor administrados por el


Viceministerio de Inversin Pblica y Financiamiento Externo, dependiente del
Ministerio de Planificacin del Desarrollo, sern procesadas hasta el 16 de
diciembre de 2011.

B) Unidades operativas del Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas

a) Las transacciones financieras, presupuestarias y otras registradas en el SIGMA por


las unidades operativas del Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas, debern
ser objeto de revisin y conciliacin con los datos internos de las mismas, con el
propsito de confirmar la integridad y apropiacin correcta de las operaciones
generadas, previo al cierre oficial de la base de datos a cargo de la Direccin
General de Contabilidad Fiscal.

b) El 31 de diciembre de 2011 es la fecha lmite para el registro en el SIGMA de los


formularios de Registro de Ejecucin de Gastos C-31 y Modificaciones al Registro
de Gastos C-32.

Para proceder a la emisin de Notas de Crdito Fiscal al 31 de diciembre de 2011,


los formularios de Registro de Ejecucin de Gastos C-31 deben encontrarse en
estado FIRMADO ENTREGADO y el formulario de Solicitud de Emisin de Ttulos
Valor en estado VERIFICADO de aquellos organismos y entidades que operan con
el SIGMA; y debidamente llenadas y firmadas las solicitudes de las instituciones que
no tienen acceso directo al SIGMA.

Los formularios de Registro de Ejecucin de Gastos C-31 y los formularios de


Solicitud de Emisin de Ttulos Valor, que no cumplan con los requisitos
mencionados, deben revertirse en el sistema, bajo responsabilidad de la Mxima
Autoridad Ejecutiva de los organismos y entidades.

c) Las operaciones de pago del Tesoro General de la Nacin a cuentas de


beneficiarios, y las operaciones de pago de deuda externa y otras con el Banco
Central de Bolivia, se realizarn hasta el da 30 de diciembre de 2011.

d) El da 30 de diciembre de 2011, la Direccin General de Programacin y


Operaciones del Tesoro y la Direccin General de Contabilidad Fiscal verificarn

11
los formularios de Registro de Ejecucin de Gastos C-31 devengados y pendientes
de pago, tanto fsicos como los enviados electrnicamente por las entidades
conectadas al SIGMA, a objeto de determinar la deuda flotante efectiva, por el
ejercicio fiscal 2011.

e) La Direccin General de Contabilidad Fiscal en coordinacin con las unidades


operativas del Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas, queda facultada para
recibir comprobantes de registro presupuestario y/o contable, hasta el 28 de
febrero de 2012, para fines de procesamiento y posterior cierre de la base de
datos del SIGMA.

f) Las entidades pblicas que por disposicin expresa en la gestin cambiaron de


cdigo institucional pasando del rgano Ejecutivo a Entidad Descentralizada u
Otros rganos del Estado o viceversa, registrarn contablemente las transferencias
de activos disponibles, exigibles, pasivos, fondos en custodia, patrimonio y otros,
toda vez que para dichas transacciones no se prevee presupuesto respectivo.

NOTA ACLARATORIA

La fecha del 30 de diciembre de 2011, sealada en el presente instructivo, tiene relacin


con las operaciones a efectuar por las instituciones pblicas en el Banco Central de Bolivia
y banco corresponsal. El 29 de diciembre, corresponde al ltimo da hbil para realizar
transacciones en ventanilla bancaria; y el 31 de diciembre, es la fecha lmite para el
registro y cierre contable y presupuestario de la presente gestin.

La elaboracin de informes tcnicos, jurdicos, notas, resoluciones y documentacin que


respalde el cierre presupuestario, contable y de tesorera de la gestin fiscal 2011, deben
ser elaboradas con fecha 31 de diciembre de 2011.

Se cita Cuentas nicas para generalizar la apropiacin de operaciones en la CUT (Cuenta


nico del Tesoro - TGN), CUP (Gobiernos Autnomos Departamentales), CUM (Gobiernos
Autnomos Municipales) y CUA (Universidades).

La Paz, 17 de noviembre de 2011.

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