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ESTRUCTURAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO:

ARCHIVOS DE AUDITORA Y PAPELES DE TRABAJO

1. Tipos de Archivos de Auditora: El objetivo es explicar la forma en que deben estar


estructurados los archivos de auditora y lo que deben contener; dependiendo del
tamao de la asignacin, se recomiendan dos tipos de archivos:
Un archivo de auditora actual
Un archivo de auditora permanente

2. La diferencia entre los dos archivos es la siguiente:


Contiene informacin y evidencia relativa al periodo contable actualmente
en revisin, cuyo objetivo es soportar las opiniones y declaraciones
incluidas en el reporte de auditora.
Contiene informacin de importancia continua que puede ser actualizada
en cada auditora. Esa informacin puede ser un antecedente til; otra
informacin podra incluir los trminos del trabajo, el control interno y las
notas sobre sistemas contables, as como otros documentos de registro
histrico que tienen pocas probabilidades de ser directamente relevantes
para la auditora del ao actual, es decir, copias de contratos de
arrendamiento y copias de estados financieros de aos anteriores.

3. Disposicin de los Archivos de Auditora:

Todos los archivos deben seguir una secuencia estndar numrica y alfabtica.
Se deben utilizar divisores de seccin rgidos o divisores de papel de color para
distinguir claramente las secciones del archivo. Los papeles de trabajo individuales
se deben numerar y archivar de manera lgica, dentro de un sistema comn.

4. Concepto de Papeles de Trabajo:

Los papeles de trabajo deben ser suficientemente completos y detallados


para lograr un entendimiento global de la auditora.
Los papeles de trabajo debern contener informacin sobre la planeacin
de la auditora, la naturaleza, tiempo y extensin de los procedimientos de
auditora realizados y los resultados de la misma, as como las
conclusiones de la evidencia obtenida.
Deben contener el razonamiento del equipo sobre todos los asuntos
importantes que requieren el ejercicio del juicio, conjuntamente con las
conclusiones.
Los papeles de trabajo deben comprender los hechos relevantes que sean
conocidos por el equipo en el momento de alcanzar las conclusiones.

5. Todos los papeles de trabajo, exceptuando los que se prepararon


electrnicamente, debern ser ntidos, claros, legibles.
Para asegurar que stos se puedan identificar fcilmente, deben contener
claramente lo siguiente:
Nombre de la entidad sujeta examen
Asunto.
Perodo contable
Iniciales de quien los prepar y la fecha de preparacin
Iniciales del revisor y la fecha de revisin
Referencia de la Cdula (con un sistema de indexacin secuencial,
siguiendo las referencias de la cdula principal que se enlistan en un ndice
maestro

6. Cdulas de Auditoria

Se debe preparar una cdula principal para cada seccin de auditora que est de
acuerdo con la cifra o nota reflejada en los estados financieros.
La cdula debe incluir las cifras comparativas; una conclusin global para esta
seccin.
Debe tener una referencia cruzada para soportar las cdulas.
Las cdulas principales se deben actualizar para reflejar los ajustes de auditora al
borrador de los estados financieros del cliente.

7. Propiedad, Custodia Segura y Retencin de los Papeles de Trabajo y Archivos

Requiere que el auditor adopte procedimientos adecuados para mantener


la confidencialidad y custodia segura de los papeles de trabajo y para
conservarlos durante el periodo para cumplir con las necesidades de la
prctica y los requerimientos legales y profesionales de retencin de
registros.
Los papeles de trabajo son propiedad del auditor y del equipo asignado
debe mantener estricta confidencialidad sobre la informacin obtenida
durante el curso de la auditora. En ciertos casos, los papeles de trabajo se
pueden poner a disposicin de terceros, cuando as lo requiera la ley o para
las revisiones de control de calidad.
Para proteger a la firma, en los casos en que los documentos deban estar a
disposicin de terceros, se deber notificar al cliente en la carta
compromiso.

8. Cada firma de auditora o persona natural (auditor independiente) debe desarrollar


una poltica de retencin de papeles de trabajo, que debe cumplir con los
requerimientos ticos y legales del pas donde opere :

Los papeles de trabajo de una auditora que est sujeta a litigio no debern
destruirse hasta que se termine el litigio y se emita el fallo correspondiente.
Si no se resuelve el juicio, se deben mantener cuando menos durante 12
aos a partir de la fecha del juicio y de la fecha en que se venza la accin
requerida por la sentencia.

9. En otras circunstancias, los papeles de trabajo debern conservarse cuando


menos durante 8 aos despus de la fecha de adopcin de los estados financieros
por parte de los propietarios, para que estn disponibles por 6 aos, como lo
requiere la Ley de Lmite de Acciones, para aqullas que estn legalmente
fundamentadas en contratos y un periodo adicional de 2 aos para tomar en
cuenta el posible periodo de resguardo que se podra establecer para un reporte
de auditor y el periodo inicial para el inicio de los procesos legales.