RAPPORT PRELIMINAIRE D’ENQUETE DE LA COMMISSAIRE AUX LANGUES OFFICIELLES PAR INTERIM DESTINATION CANADA AVRIL 2017 NIR6f. : 2016-0857-CAS (2016-0556) 1. Allégations wh, Selon la personne qui a déposé la plainte (le plaignant), dans le cadre de la'demainde de propositions avec négociation (DDPN) DC-2016-MM-08, Destination Canada (DC) a indiqué que les soumissionnaires pouvaient déposer leur proposition en, francais ou en anglais, mais que le processus de DDPN se déroulerait uniquement en anglais et que le contrat qui en découlerait serait rédigé en anglais. Le plaignant est davis que cette exigence ne respecte pas la Loi sur les langues officielles (la Lo) et que DC n'a pas la capacité bilingue pour mener le processus de DDPN dans le8.deux'langues officielles. 2. Question ! Lienquéte visait & déterminer si DC a respecté ses abfigations linguistiques prévues a la partie IV de la Loi. eg 3. Cadre juridique { L’enquéte a tenu compte de la partie IV et de lesprit de la Loi article 22 de la Loi stipule qu'il « incombe aux institutions fédérales de veiller & ce que le public puisse communiquer, dvec|leur siége ou leur administration centrale, et en recevoir les services, dans (une ou l'autre des langues officielles ». Le méme paragraphe précise par ailleurs que cette obligation s'applique aux bureaux « situés soit dans la région de la capitale ‘nationale, soit la oi [...] Femploi de cette langue fait objet d'une demande importante ». 4, Méthodologié’ Pour les bésoihs de 'enquéte, les informations fournies par le plaignant ont été prises en comptéiainsi que les réponses et la documentation fournies par DC, dont le document'détaillant les différentes étapes du processus de DDPN, les informations con¢ernant le processus de DDPN sur le site achatsventes.gc.ca’ ainsi que des précisions et informations complémentaires fournies par courriel par DC. * Le site achatsventes.gc.ca est le site d'information ouverte qui permet de trouver les appels doftres émis par le gouvernement. Le site est considéré comme la source autorisée des appels offre du gouvernement.§. Information considérée dans le cadre de I'enquéte yn du plaignant Le plaignant a expliqué avoir constaté, le 17 juin 2016, sur le site achatsventes.gc.ca, que le document décrivant les conditions de participation au processus de DDPN DC- 2016-MM.-06 contenait une clause indiquant que, bien que les soumissions puissent étre déposées dans les deux langues officelles, le processus de négociation et la rédaction du contrat se feraient en anglais. Le plaignant est d’avis que DC devrait étre en mesure de fournir un service daris les deux langues officielles aux soumissionnaires a toutes les étapes du processus de DDPN, y compris la négociation et la rédaction du contrat. ; 5.2 Position de l’institution fédérale Selon DC, les clauses linguistiques dans le document décrivant les conditions de participation a la DDPN DC-2016-MM-06 ne sont pas représéntatives de la capacité de DC a offrir un service bilingue aux soumissionnaires a toutes les étapes du processus. DC a affirmé avoir la capacité, sur demande des soumissionnaires, de mener des négociations dans les deux langues officielles et, toujours sur demande des soumissionnaires, de rédiger le contrat dans les deux langues officielles. DC a indiqué que le processus de négociation s’effectuait normalement par courriel et que, dans le cas oun soumissionnaire désirérait du'il soit mené en francais, DC pouvait faire appel a son équipe de traducteurs, cmbosée de quatre employés, ou a des contractants externes®. DC a aussi indidué\pouvoir compter sur expertise de son avocate et sur une traductrice ayant de, 'expérience en droit pour pouvoir rédiger un contrat en francais. ‘Au cours de 'enquéte, DC a indiqué avoir entamé une révision du gabarit du document décrivant les conditions dé participation aux processus de soumission afin que celui-ci fasse mention de la possibilité pour les sourissionnaires d’étre servis en francais tout au long du processus, 5.3 Information pertinente Bien que a piainte ne porte que sur le processus de négociation et la rédaction du contrat; hous avons découvert que le processus de DDPN comprenait au total cing 6tapes distinctes. En plus des trois étapes déja mentionnées (soumission, négociation et rédaction du contrat), il existe pour les soumissionnaires une étape précédant la soumission, pendant laquelle ils peuvent poser des questions par courriel pour obtenir 2 DC a indiqué que les délais de traduction sont les suivants : de 0 & 500 mots = 1 jour de travail (le lendemain); de 500 a 1000 mots = 2 jours; de 1 000 & 2 000 mots = 3 jours; de 2.000 & 4 000 mot jours; plus de 4 000 mots = 6 jours ou plus. 6 Commissariat aux langues offcialles, Rapport préliminaire d'enquétedes renseignements et des précisions sur le processus. DC a indiqué que, dans le cas ‘oll des questions sont posées en francais, elles sont envoyées au service de traduction’. Par ailleurs, pour les soumissionnaires ayant été présélectionnés, DC peut exiger qu'une présentation soit faite afin que les soumissionnaires démontrent que leur offre répond bien aux besoins de DC. DC a indiqué que ces présentations se faisaient oralement, soit en personne ou par visioconférence en utilisant les technologies Skype ou Webex. Pour chaque DDPN, DC met en place un comité d'évaluation ad hoc composé de membres de la section de l'approvisionnement et d'experts choisis en fonction des biens ou des services recherchés par DC. DC a indiqué étre en mesure de pouvoir acoommoder les soumissionnaires désirant faire leur présentation en francais, puisque les comités d’évaluation comprennent réguligrement des francophones. 6. Analyse La clause H.9 du document décrivant les conditions de participation au! procéssus de DDPN est intitulée « Langue » et indique ce qui suit : « Le soumissiénnaire peut déposer sa proposition en francais ou en anglais. Le présent processus de DDPN se déroulera uniquement en anglais et le contrat qui en découlera sera rédigé en anglais. » Cette clause établit done clairement des conditions restrictives quant a usage du francais durant le processus de négociation et pour la rédaction du contrat. DC a confirmé que cette clause se trouve dans le gabarit utiisé pour tous/lés processus de DDPN lancés par DC. Nous sommes davis que la clause H.9 a polir'effet de dissuader les soumissionnaires dont la langue officielle de préfétence est le francais de communiquer avec DC en francais & ces étapes du processus. En.|'espéce, Il s'agit done d'une indication claire de absence du service en francais pour les étapes de négociation et de rédaction du contrat. Nous notons que DC’ est.conscient de ce probléme et a indiqué avoir amorcé un processus de révision:de la clause H.9 dans son gabarit de fagon ala rendre conforme & la Loi \ DC a indiqué a plusieurs reprisés pouvoir offrir des services dans les deux langues officielles, comme le prescrit article 22 de la Loi. DC a ainsi indiqué étre en mesure 'offrir un service en frangais ‘aux soumissionnaires francophones qui désireraient poser des questions en frangais, déposer leur sourission en francais, négocier en francais ou encore obtenir un cofftrat rédigé en francais, et ce, malgré lexistence de la clause H.9. Aprés examen des'délais de traduction indiqués par DC, nous sommes d'avis que ces délais sont raisonhables et rendent possible un service de qualité égale dans les deux langues officielles/aux étapes susmentionnées, a exception cependant de I'étape de la négociation, En éffet, le fait que la période de négociation soit limitée a cing jours a la suite de l’envoi de avis de sélection des soumissions peut constituer un désavantage pour les soumissionnaires francophones, dans la mesure ol! les délais de traduction diminuent le temps alloué a la négociation. Puisque les soumissionnaires anglophones ne font pas face a de tels délais de traduction et disposent donc de plus de temps pour négocier, le service n’est pas égal dans les deux langues officielles. ® DC a indiqué que les réponses aux questions posées a cette étape du processus, quelles soient en frangais ou en anglais, peuvent aussi étre publées sur le site achatsventes.gc.ca lorsque DC estime quielles, peuvent intéresser les soumissionnaires potentils. Commissariat aux langues offcielles Rapport préliminaire c'enquéteEn ce qui concerne I'étape des présentations orales, nous notons que, bien que DC indique que de nombreux comités d’évaluations comprennent des francophones, DC n'a actuellement aucune procédure en place pour s'assurer que les comités d’évaluation des soumissions offrent un service en francais aux soumissionnaires qui souhaiteraient faire leur présentation orale en francais. En effet, comme I'a indiqué DC, les comités d’évaluation sont composés d'employés de la section de l'approvisionnement et diexperts choisis en fonction de leur expertise. D'aprés les informations fournies par DC, les employés de la section de 'approvisionnement sont au nombre de quatre et ‘occupent des postes dont 'exigence linguistique est « anglais essentiel ». Les experts siégeant aux comités sont quant 4 eux choisis uniquement en fonction de leur expertise, sans aucun critére lié aux langues officielles. Ainsi, sll arrive que les comit&s ) comprennent des membres pouvant parler frangais en leur sein, cela est davantage le résultat d'un concours de circonstances que d'une politique de DC en matiere de langues officielles. A notre avis, cette situation rend trop aléatoire l'exercice des droits linguistiques des soumissionnaires francophones lors de I’étape des'présentations. Nous considérons done qu'en I'absence d'une procédure garantissant én tout temps un service de qualité égale dans les deux langues officielles, les'soumnissionnaires francophones sont désavantagés a cette étape du processus. 7. Conclusions Ala lumiére des informations présentées ci-dessus) jé conclus que la plainte est fondée et considére que DC n’a pas respecté les obligations prévues la partie IV de la Loi. 8. Recommandations t A titre de commissaire aux langues officislles par intérim, je recommande que Destination Canada : 1. procéde, dans un déiaj dé 90 jours suivant la réception du rapport final d’enquéte, a une révision de la clause H.9 pour la rendre conforme a la partie IV de la\Loi, indiquant aux soumissionnaires qu’ils peuvent utiliser la langue officielle de leur choix a toutes les étapes du processus de DDPN; 2. mette en place, dans un délai de 90 jours suivant la réception du rapport final.d’enquéte, des procédures pour s’assurer qu’a toutes les étapes du processus de DDPN, le service est disponible et de qualité égale dans les deux langues officielles. Ghislaine Saikaley Commissaire aux langues officielles, par intérim Commissariat aux langues officilles Rapport préliminaire d'enquéte