Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
ACCESS es una herramienta de desarrollo de bases de datos relacionales. Una base de datos en ACCESS es
el conjunto de todas las herramientas u objetos necesarios para poder gestionar informacin. Estas
herramientas u objetos son:
Tablas: permiten almacenar los datos de una forma organizada gracias a su estructura constituida por
filas y columnas.
Consultas: Dan respuesta a las preguntas sobre los datos almacenados en las tablas. Permiten obtener
nuevos datos calculados a partir de los almacenados. Las consultas se usan para examinar, resumir y
analizar la informacin almacenada en una base de datos.
Formularios: Le permiten visualizar, introducir y modificar los datos en pantalla con el formato que se
desee.
Informes: Son los objetos que le permitirn imprimir los datos almacenados con el aspecto que
previamente se haya diseado.
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas
basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres,
direcciones y nmeros de telfono, o una tabla Productos para almacenar informacin sobre productos.
Siempre debe empezar a disear una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear
otros objetos de base de datos.
A continuacin se explica cmo crear tablas. Aprender a crear una tabla, a agregar campos a la tabla y a
definir la clave principal de una tabla. Obtendr tambin informacin sobre los tipos de datos y sobre el
modo de definir propiedades de los campos y de la tabla.
Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y disear la base de datos para
determinar las tablas que necesita.
Qu es una tabla?
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una
tabla contiene informacin sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone
de campos, como un nombre, una direccin y un nmero de telfono. Los registros se suelen denominar
tambin filas y los campos, columnas.
Registro o fila
Campo o columna
1
La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con informacin sobre un tema
diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, nmeros,
fechas e imgenes.
En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.
Debe planear y disear la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseo correcto y
evitar as tener que realizar muchos cambios posteriormente.
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener slo una tabla, pero hay muchas
bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo
que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos
existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft
Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos.
Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automticamente una nueva tabla vaca. A
continuacin, puede escribir datos para empezar a definir los campos.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicacin, haga clic en el
icono de carpeta para buscar la ubicacin.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de
datos.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.
2
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Los elementos de informacin de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos
(denominados tambin columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podra crear campos para el
apellido, el nombre, el nmero de telfono y la direccin, entre otros. Para una tabla Productos, podra
crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio. Es importante elegir
los campos con cuidado. Cuando elija los campos, intente almacenar la informacin en sus partes ms
pequeas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el
apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar
bsquedas o clculos con un elemento de informacin, ponga ese elemento en una columna
independiente. Un campo tiene determinadas caractersticas que lo definen. Por ejemplo, cada campo
tiene un nombre que lo identifica inequvocamente dentro de la tabla. Tambin tiene un tipo de datos en
consonancia con la informacin que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden
almacenar y las operaciones que se pueden realizar, as como la cantidad de espacio de almacenamiento
provista para cada valor. Cada campo tiene tambin un grupo de opciones denominadas propiedades que
definen las caractersticas formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el
formato de presentacin del campo, es decir, qu apariencia tendr cuando se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente
un campo escribiendo informacin en la columna Agregar nuevo campo.
En el panel de exploracin, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.
3
Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizar la informacin especificada
para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como
1/1/2006, Office Access 2007 examina la informacin especificada, determina que se trata de una fecha y
define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de
la informacin especificada, define el tipo de datos en Texto.
En la tabla siguiente se indica cmo funciona la deteccin automtica de tipos de datos en la vista Hoja de
datos.
Antonio Texto
http://www.contoso.com Hipervnculo
31/12/2006 Fecha/Hora
10:50:23 Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora
12,50 $ Moneda
4
Adems de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, segn los
datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la
propiedad Formato como hora mediana.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
Cuando agrega un campo escribiendo informacin en la celda situada debajo del ttulo Agregar nuevo
campo, Office Access 2007 asigna automticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por
Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y as sucesivamente. Es recomendable
usar nombres de campo ms descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botn
secundario del mouse (ratn) en su ttulo y haciendo clic despus en Cambiar nombre de columna en el
men contextual.
Los nombres de campo pueden contener un mximo de 64 caracteres (letras o nmeros), incluidos
espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos
fcilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido,
Direccin y Telfono particular.
Algunas veces es ms sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo
manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista
predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden
ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de
campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuacin, arrastrar y colocar una o varias
plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
5
Asegrese de que la tabla est en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrstrelos a la tabla. Cuando aparezca la
lnea de insercin, coloque el campo en su posicin.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un
nuevo campo. Pero ste no es el nico punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo.
Adems de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo tambin desde un campo
existente en otra tabla.
Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es
muy probable que algunas de estas tablas estn relacionadas. En una base de datos relacional, la
informacin se almacena en tablas distintas basadas en temas y, despus, se definen relaciones que
proporcionan al sistema de administracin de bases de datos lo que necesita para reunir la informacin
segn se precise. Permite crear un nuevo campo agregndolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para
la que no se ha creado una relacin. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los
campos disponibles de otras tablas de la base de datos.
En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
6
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categoras.
Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categoras en el panel Lista de
campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera
categora contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relacin. La segunda categora
contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relacin.
Para obtener ms informacin sobre las relaciones de tablas, vea el artculo Crear, modificar o eliminar una
relacin.
Al hacer clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles
en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de
campos en la tabla en la vista Hoja de datos.
En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
7
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Haga clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecer el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.
Nota Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y despus se utiliza el Asistente
para bsquedas, se crea automticamente una relacin de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos
y la tabla abierta.
Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de
datos. Algunas veces, sin embargo, tendr que modificar la decisin tomada por Access. Por ejemplo, si
tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un
identificador numrico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la caracterstica de deteccin
automtica de tipos de datos definir un tipo de datos numrico para el campo. Sin embargo, slo se deben
utilizar tipos de datos numricos para los campos que participan en clculos aritmticos. Normalmente, los
identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
8
Haga clic en el tipo de datos que desee. Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.
9
Moneda Valores monetarios. 8 bytes.
Autonumrico Valor numrico nico que Office Access 2007 4 bytes o 16 bytes cuando se
inserta automticamente cuando se agrega utiliza para Id. de rplica.
un registro. Se utiliza para generar valores
exclusivos que se puedan emplear como clave
principal. Tenga en cuenta que en los campos
autonumricos los valores pueden aumentar
secuencialmente en un incremento
especificado o aleatoriamente.
Datos adjuntos Fotografas, imgenes, archivos binarios, Para los datos adjuntos
archivos de Office. comprimidos, 2 gigabytes. Para
los datos adjuntos no
Es el tipo de datos que se prefiere para comprimidos, alrededor de 700
almacenar imgenes digitales y cualquier tipo
k, segn la capacidad de
de archivo binario. compresin de los datos
adjuntos.
Asistente para En realidad no es un tipo de datos; inicia el Basado en una tabla o consulta:
bsquedas Asistente para bsquedas. el tamao de la columna
10
Se utiliza para iniciar el Asistente para asociada.
bsquedas y crear un campo que utilice un
cuadro combinado para buscar un valor de Basado en un valor: el tamao
del campo Texto utilizado para
otra tabla, consulta o lista de valores.
almacenar el valor.
Sugerencia Para los nmeros de telfono, los nmeros de pieza y otros nmeros que no se van a utilizar en
clculos matemticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Nmero.
Para los tipos de datos Texto y Nmero, puede especificar con mayor detalle el tamao del campo o el tipo
de datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad TamaoDelCampo.
O bien,
Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuacin, haga
clic en Guardar en el men contextual.
O bien,
Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias caractersticas. En primer lugar, debe
identificar inequvocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vaco ni ser nulo (siempre debe
contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza
campos de clave principal para reunir rpidamente los datos de varias tablas.
11
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice para la
clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba tambin que cada
registro tiene un valor en el campo de clave principal y que ste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y
le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumrico. El campo est oculto en la vista Hoja
de datos, pero se puede ver en la vista Diseo.
Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuacin, haga clic en Vista
Diseo.
O bien,
Haga clic con el botn secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploracin y, a
continuacin, haga clic en Vista Diseo.
O bien,
Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que an no tiene
ninguna, debe utilizar la vista Diseo.
Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave
principal.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
12
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave
principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especific previamente como clave principal.
Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedir que cree una. Si
elige S, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumrico para proporcionar un valor exclusivo para
cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumrico, Access lo utiliza como clave principal.
El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la propiedad
SloAnexar slo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se puede definir esta
propiedad en un campo con otro tipo de datos.
Access utiliza la definicin de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos. Por ejemplo, las
propiedades Formato, MscaraDeEntrada y Ttulo afectan al modo en que la informacin aparece en las
hojas de datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los controles de los nuevos formularios o informes
basados en los campos de la tabla heredan de forma predeterminada la misma definicin de propiedades.
Para definir el valor predeterminado de un campo o exigir que el usuario especifique un valor, se usan otras
propiedades que Access obliga a respetar cuando se agregan o se editan datos de la tabla.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los siguientes comandos:
13
nica define la propiedad Indizado .
En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir otras propiedades de
campo, debe abrir la tabla en la vista Diseo.
Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista Diseo.
En la parte superior de la cuadrcula de diseo de la tabla, haga clic en el campo para el que desea definir
propiedades (o desplcese a ese campo mediante las teclas de direccin).
Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrcula de diseo de la tabla. El
tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir.
En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad del
campo que desea definir. Tambin puede presionar F6 y desplazarse a la propiedad con las teclas de
direccin.
Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho del cuadro de
propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad.
TamaoDelCampo Definir el tamao mximo de los datos almacenados con el tipo de datos
Texto, Nmero o Autonumrico.
14
etiquetas de los formularios, informes y consultas.
ReglaDeValidacin Proporcionar una expresin que debe ser verdadera cuando se agrega o
cambia el valor del campo.
15
Si desea disponer de ms espacio para proporcionar o modificar la configuracin de una propiedad en el
cuadro de propiedad, presione MAYS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a especificar una mscara de
entrada o una expresin de validacin y desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de
propiedad para mostrar el generador correspondiente.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido.
O bien,
Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuacin, haga
clic en Guardar en el men contextual.
O bien,
Propiedad
TamaoDelCampo Descripcin
Texto Escriba un valor hasta un mximo de 255 caracteres. Los campos de texto
pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto ms
grandes, utilice el tipo de datos Memo.
16
requisito de almacenamiento es de ocho bytes.
Propiedad Formato
17
Estndar: muestra el nmero con el separador de miles y aplica la
configuracin de las opciones de configuracin regional y de idioma del
Panel de control para los importes negativos, los smbolos decimales y las
posiciones decimales. No muestra el smbolo de moneda.
18
S/No: muestra el valor como S o No.
Propiedad
NuevosValores
Autonumrico Seleccione una de las opciones siguientes (slo para el tipo de datos
Autonumrico):
Adems de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a todos
los registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla.
19
PresentacinPredeterminada Definir la hoja de datos, la tabla dinmica o el grfico dinmico
como la vista predeterminada al abrirse la tabla.
VincularCamposPrincipales Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que
coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de
datos.
20
OrdenarPorAlCargar Aplicar automticamente los criterios de ordenacin de la
propiedad OrdenarPor (estableciendo su valor en S) cuando se
abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido.
O bien,
Haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuacin, haga
clic en Guardar en el men contextual.
O bien,
Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequvocamente cada
registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. A continuacin se ofrece una
descripcin de la finalidad de las claves principales y se explica cmo agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas.
Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un
identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la informacin se divide
en tablas distintas en funcin del tema. A continuacin, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar
a Access cmo debe volver a reunir la informacin. Access utiliza campos de clave principal para asociar rpidamente
Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia
a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podra aparecer
tambin en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave ajena. Una
21
Clave principal
Clave ajena
A menudo, un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, sirve como
clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podra tener un nmero de Id. de cliente
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias caractersticas. En primer lugar, debe identificar
inequvocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vaco ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En
tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir
Un ejemplo de una mala eleccin de clave principal sera un nombre o una direccin, ya que tanto el nombre como la
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice para la clave
principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba tambin que cada registro tiene un
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna un
nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumrico. El campo est oculto de forma predeterminada en la vista
Si piensa que no hay ningn campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la
posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumrico. Este tipo de identificador no es "fctico", es
decir, no contiene informacin objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores
porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un nmero de telfono o el
nombre de un cliente, por ejemplo) es ms probable que cambie, ya que la propia informacin "fctica" podra cambiar.
22
Una columna con el tipo de datos Autonumrico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habr
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o ms campos juntos como clave principal de una tabla.
Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artculos de lnea de pedidos tendra dos columnas en su
clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal est formada por ms de una columna se
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna el
tipo de datos Autonumrico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe
3. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla a la que desee agregar la clave
7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numricos
incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar nmeros aleatorios.
23
Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un
nmero de serie o cdigo, ese campo podra convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal
funcione correctamente, el campo debe identificar inequvocamente cada fila, no debe contener un valor vaco o nulo y
3. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla en la que desea establecer la clave
4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.
Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacan la funcin de clave principal ya no servirn como
identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos
Al quitar la clave principal se quita tambin el ndice que se cre para ella.
24
3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relacin de tabla. Si
intenta quitar una clave principal para la que existe una relacin, Access le advertir de que debe eliminar
primero la relacin.
1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla estn abiertas, cirrelas. No se puede eliminar
3. Si las tablas que participan en la relacin de tabla no aparecen, en la ficha Diseo, en el grupo
Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuacin, seleccione las tablas que desea agregar en el
4. Haga clic en la lnea de relacin de tabla correspondiente a la relacin que desea eliminar (la lnea se
4. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y,
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave
principal.
25
El indicador de clave se quita del campo o campos que especific previamente como clave principal.
NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedir que cree una. Si elige S,
se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumrico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para
recopilar de nuevo esa informacin cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que
estn relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e
En este artculo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relacin de tabla. Se
incluye informacin sobre cmo exigir la integridad referencial para evitar la creacin de registros hurfanos, cmo
definir el tipo de combinacin para determinar qu registros de cada lado de una relacin se incluyen en el resultado de
una consulta y cmo configurar las opciones en cascada para mantener sincronizadas las referencias.
Se puede crear una relacin de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde
el panel Lista de campos. Cuando se crea una relacin entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los
mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo
tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumrico, el campo de clave externa
tambin puede ser un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos tiene el mismo
valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumrico y un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao
26
del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Nmero, tienen
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botn
Relaciones.
En el cuadro de dilogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver
nicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver nicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para
5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuacin, haga clic en Agregar. Cuando termine de
6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo comn (la clave externa)
en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y,
a continuacin, arrstrelos.
27
7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relacin. Si un nombre de
Para exigir la integridad referencial para esta relacin, active la casilla de verificacin Exigir integridad
referencial.
Access dibuja una lnea de relacin entre las dos tablas. Si activ la casilla de verificacin Exigir integridad
referencial, la lnea aparece ms gruesa en los extremos. Adems, slo si activ la casilla de verificacin
Exigir integridad referencial, aparece el nmero 1 en la parte gruesa de un extremo de la lnea de relacin y
aparece el smbolo de infinito () en la parte gruesa del otro extremo de la lnea, tal y como se muestra en la
siguiente ilustracin.
NOTAS
28
Para crear una relacin uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y
de clave externa) tienen que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos
debe tener el valor S (sin duplicados). Si ambos campos tienen un ndice nico, Access crea una relacin
uno a uno.
Para crear una relacin uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relacin (normalmente, el
campo de clave principal) tiene que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de este
campo debe tener el valor S (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relacin no debe
tener un ndice nico. Puede tener un ndice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad
Indexado de este campo debe tener el valor No o S (con duplicados). Cuando un campo tiene un ndice
Para cambiar una relacin de tabla, seleccinela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuacin, modifquela.
1. Coloque el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, haga clic en la lnea para
seleccionarla.
O bien,
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botn
Relaciones.
29
Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
4. En la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de
Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de
exploracin.
5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar. La lnea de relacin
O bien,
30
El cuadro de dilogo Modificar relaciones permite cambiar una relacin de tabla. En concreto, se pueden
cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relacin. Se puede definir asimismo el tipo
Cuando se define una relacin de tabla, los hechos referentes a la relacin determinan el diseo de las consultas. Por
ejemplo, si se define una relacin entre dos tablas y, a continuacin, se crea una consulta que use las dos tablas,
Access selecciona automticamente los campos coincidentes predeterminados basndose en los campos especificados
en la relacin. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores
proporcionados por la relacin suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los
datos de varias tablas hasta de las bases de datos ms sencillas, la configuracin de valores predeterminados mediante
Una consulta de varias tablas combina la informacin de ms de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos
comunes. Esta operacin se denomina combinacin. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los
clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El
resultado de la consulta contiene informacin sobre los clientes y los pedidos slo para las filas en las que se ha
Uno de los valores que se puede especificar para cada relacin es el tipo de combinacin, que indica a Access qu
registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que
combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo
de combinacin predeterminado (denominado combinacin interna), la consulta devolver nicamente las filas Cliente y
las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que an no han realizado ningn pedido.
Para ello, deber cambiar el tipo de combinacin de una combinacin interna a lo que se denomina una combinacin
externa izquierda. Este tipo de combinacin devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la
relacin y slo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinacin externa derecha devuelve todas
las filas de la derecha y slo las filas que coinciden con las de la izquierda.
NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posicin de las tablas en el cuadro de dilogo
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relacin y, a
31
1. En el cuadro de dilogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinacin.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de
dilogo Propiedades de la combinacin, el tipo de combinacin y si se devuelven todas las filas o las filas
Combinacin
Opcin relacional Tabla izquierda Tabla derecha
1. Incluir slo las filas donde los campos combinados de ambas tablas Combinacin Filas coincidentes Filas
sean iguales. interna coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y slo aquellos registros de Combinacin Todas las filas Filas
'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales. externa izquierda coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y slo aquellos registros de Combinacin Filas coincidentes Todas las filas
'Clientes' donde los campos combinados sean iguales. externa derecha
Cuando selecciona la opcin 2 3, se muestra una flecha en la lnea de relacin. Esta flecha apunta al lado de la
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
32
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de
Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de
exploracin.
5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar. La lnea de relacin
O bien,
8. En el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin, haga clic en una opcin y, a continuacin, haga clic
en Aceptar.
33
La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros hurfanos y mantener sincronizadas las referencias de
modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad
referencial, es preciso habilitarla para una relacin de tabla. Una vez habilitada, Access rechazar todas las operaciones
que infrinjan la integridad referencial para esa relacin de tabla. Esto significa que Access rechazar las actualizaciones
que cambien el destino de una referencia as como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que
Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de
Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de
exploracin.
5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar. La lnea de relacin
O bien,
34
En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe
en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros hurfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla
relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay
pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro
principal y todos los registros relacionados en una sola operacin activando la casilla de verificacin Eliminar
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros hurfanos.
Por ejemplo, no se puede cambiar un nmero de pedido en la tabla Pedidos si hay artculos de lnea
asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un
registro principal y todos los registros relacionados en una sola operacin activando la casilla de verificacin
NOTAS
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para
El campo comn de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un ndice nico.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepcin: un campo Autonumrico puede
estar relacionado con un campo de tipo Nmero cuya propiedad Tamao del campo tenga el valor Largo
entero.
Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las
tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de
datos en las que estn almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.
caso, es necesario que Access actualice automticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operacin.
De ese modo, la actualizacin es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas
actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opcin Actualizar en cascada los campos
relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos
relacionados y, a continuacin, se actualiza una clave principal, Access actualiza automticamente todos los campos
Puede que tambin se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compaa
de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compaa de transporte. Por ello, Access incluye la opcin
Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de
verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automticamente todos los registros que
hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de
Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de
exploracin.
36
5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee cambiar. La lnea de relacin
O bien,
8. Active la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los
cascada los campos relacionados no tendr ningn efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo
Autonumrico.
Para quitar una relacin de tabla, es preciso eliminar la lnea de relacin en la ficha de documentos Relaciones. Coloque
el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, haga clic en la lnea. La lnea de relacin aparece
con mayor grosor cuando est seleccionada. Con la lnea de relacin seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que
si se quita una relacin, tambin se quita la integridad referencial para esa relacin si est habilitada. Como resultado,
Access ya no evitar automticamente la creacin de registros hurfanos en el lado "varios" de una relacin.
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botn
Relaciones.
37
Aparece la ficha de documentos Relaciones.
Si an no ha definido ninguna relacin y sta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las lneas de relacin. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificacin Oculto activada en el cuadro de dilogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que est seleccionada la opcin Mostrar objetos ocultos en el cuadro de
Para obtener ms informacin sobre la opcin Mostrar objetos ocultos, vea el artculo Gua del panel de
exploracin.
5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee eliminar. La lnea de relacin aparece
O bien,
Haga clic con el botn secundario del mouse y, a continuacin, haga clic en Eliminar.
7. Puede que Access muestre el mensaje Confirma que desea eliminar de forma permanente la relacin
NOTA Si se est usando alguna de las tablas empleadas en la relacin de tabla, quizs por otra persona u otro
proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podr eliminar la relacin.
Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relacin.
Crear un formulario
Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla
o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qu campos o filas de datos se
van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver slo algunos de los campos de una tabla que
contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con slo esos campos, les ser ms fcil
usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar
38
Considere los formularios como ventanas por las que los usuarios ven y alcanzan las bases de datos. Un formulario
eficaz acelera el uso de las bases de datos, ya que los usuarios no tienen que buscar lo que necesitan. Si un formulario
es visualmente atractivo, resultar ms agradable y ms eficaz trabajar con una base de datos, adems de ayudar a
evitar que se introduzcan datos incorrectos. Microsoft Office Access 2007 incluye nuevas herramientas que ayudan a
crear formularios con rapidez, as como nuevos tipos de formulario y nuevas caractersticas que mejoran el uso de las
bases de datos.
Puede usar la herramienta Formulario para crear un formulario con un solo clic. Cuando usa esta herramienta, todos los
campos del origen de datos subyacente estn colocados en el formulario. Puede comenzar a usar inmediatamente el
nuevo formulario, o bien, puede modificarlo en la vista Presentacin o Diseo para ajustarlo a sus necesidades.
1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el
formulario.
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios de
diseo en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para
que quepan los datos si es necesario. Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relacin uno a varios con la
tabla o consulta usada para crear el formulario, agregar una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta
relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relacin uno a varios
definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla
Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide
que no es necesario. Si hay ms de una tabla con una relacin uno a varios con la tabla usada para crear el formulario,
39
Un formulario dividido es una caracterstica nueva de Microsoft Office Access 2007 que permite obtener dos vistas de
los mismos datos a la vez: una vista Formulario y una vista Hoja de datos.
Las dos vistas estn conectadas al mismo origen de datos y estn en todo momento sincronizadas entre ellas. Si se
selecciona un campo en una parte del formulario, se selecciona el mismo campo en la otra parte del formulario. Se
pueden agregar, editar o eliminar datos de ambas partes (siempre y cuando el origen de registros sea actualizable y el
Los formularios divididos aportan las ventajas de ambos tipos de formularios en un solo formulario. Por ejemplo, se
puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rpidamente un registro y, a continuacin, usar la
1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee incluir en el
Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentacin. En la vista Presentacin, se pueden realizar cambios de
diseo en el formulario mientras muestre datos. Por ejemplo, se puede ajustar el tamao de los cuadros de texto para
40
Crear un formulario mediante el Asistente para formularios
Para seleccionar con mayor criterio los campos que van a aparecer en un formulario, puede usar el Asistente para
formularios en vez de las diversas herramientas de creacin de formulario anteriormente mencionadas. Asimismo,
permite definir cmo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de ms de una tabla o consulta siempre y
cuando defina con antelacin las relaciones entre las tablas y consultas..
para formularios.
2. Siga las instrucciones que figuran en las pginas del Asistente para formularios.
NOTA Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en
Finalizar despus de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera pgina del Asistente
para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los dems campos que
Si el asistente o las herramientas de creacin de formulario no se ajustan a sus necesidades, puede usar la herramienta
Formulario en blanco para crear un formulario. Puede ser una forma muy rpida de crear un formulario, especialmente si
Access abre un formulario en blanco en la vista Presentacin y muestra el panel Lista de campos.
2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen
41
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en l o arrstrelo hasta el formulario. Para agregar varios
campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. A continuacin,
NOTA El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar en funcin de qu parte del
formulario est seleccionada actualmente. Si no puede agregar un campo al formulario, seleccione una parte
4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar al formulario un logotipo, un
42
5. Si desea agregar al formulario una mayor variedad de controles, cambie a la vista Diseo haciendo clic con el
botn secundario en el formulario y eligiendo Vista Diseo . A continuacin, podr usar las herramientas
Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con informacin que mejora la
interfaz de usuario, como etiquetas e imgenes. El control ms comn es el cuadro de texto, pero tambin hay otros
Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se
denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores procedentes de
los campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, nmeros, valores S/No, imgenes o
grficos. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado podra
Control independiente Los controles que no tienen orgenes de datos (como un campo o una expresin) son
controles independientes. Los controles independientes se usan para mostrar informacin, lneas, rectngulos
e imgenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el ttulo de un formulario es un control independiente.
Control calculado Un control cuyo origen de datos es una expresin en vez de un campo se denomina
control calculado. Para especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control, se define
una expresin. Una expresin puede ser una combinacin de operadores (por ejemplo, = y +), nombres de
controles, nombres de campos, funciones que devuelven un nico valor y valores constantes. Por ejemplo, la
siguiente expresin calcula el precio de un artculo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor
Una expresin puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un formulario, o bien,
43
Cuando se crea un formulario, probablemente sea ms eficaz agregar y organizar primero todos los controles
dependientes, especialmente si representan la mayora de los controles en el formulario. Despus se pueden agregar
los controles independientes y calculados que completen el diseo mediante las herramientas del grupo Controles de la
Un control se enlaza a un campo identificando el campo del que proceden los datos del control. Se puede crear un
control enlazado al campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario. En
el panel Lista de campos, se muestran los campos de la tabla o consulta subyacente del formulario. Para mostrar el
panel Lista de campos, presione ALT+F8, o bien, en la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar
campo existente. Cuando se hace doble clic en un campo del panel Lista de campos, Access agrega al formulario el
Asimismo, se puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el cuadro
Origen del control de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las caractersticas del control,
como su nombre, el origen de sus datos y su formato. Para abrir la hoja de propiedades, presione F4.
El panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente, por dos motivos:
Access rellena automticamente la etiqueta asociada del control con el nombre del campo (o el ttulo definido
para ese campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no hay que escribir la etiqueta del control.
Access establece automticamente muchas de las propiedades del control en los valores apropiados de
acuerdo con las propiedades del campo en la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato,
Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo a un campo, establezca la propiedad Origen del control del
control en el nombre del campo. Para obtener informacin detallada sobre la propiedad Origen del control, presione F1
Vista Presentacin La vista Presentacin es la vista ms intuitiva que se usa para modificar los formularios. Se puede
usar para llevar a cabo casi todos los cambios en Office Access 2007. En la vista Presentacin, el formulario se est
ejecutando, por lo que los datos se pueden ver de manera muy similar a como aparecen en la vista Formulario. Sin
embargo, en la vista Presentacin, tambin se pueden realizar cambios en el diseo de formulario. Dado que se ven los
datos durante la modificacin de los formularios, se trata de una vista muy til para configurar el tamao de los controles
o llevar a cabo casi todas las tareas que afecten a la apariencia y al uso del formulario.
44
Hay algunas tareas que no se pueden realizar en la vista Presentacin y que requieren pasar a la vista Diseo. En
algunos casos, Access muestra un mensaje que indica que hay que cambiar a la vista Diseo para llevar a cabo un
cambio determinado.
Vista Diseo La vista Diseo ofrece una vista ms detallada de la estructura de un formulario. Se pueden ver las
secciones Encabezado, Detalle y Pie de pgina de un formulario. Cuando se muestra en la vista Diseo, el formulario no
se est ejecutando en realidad, por lo que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se realizan cambios de
diseo; sin embargo, hay algunas tareas que se pueden realizar ms fcilmente en la vista Diseo que en la vista
Presentacin. Se puede:
Agregar una mayor variedad de controles al formulario, como etiquetas, imgenes, lneas y rectngulos.
Editar los orgenes de los controles de cuadro de texto en los propios cuadros de texto sin usar la hoja de
propiedades.
Cambiar el tamao de las secciones de los formularios como, por ejemplo, la seccin Encabezado del
Cambiar algunas propiedades de formulario que no se pueden cambiar en la vista Presentacin (como Vista
Una vez creado el formulario, se puede ajustar fcilmente su diseo en la vista Presentacin. Usando los datos reales
del formulario como punto de referencia, se pueden reorganizar los controles y ajustar su tamao. Se pueden colocar
controles nuevos en el formulario y configurar las propiedades del formulario y de sus controles.
Para cambiar a la vista Presentacin, haga clic con el botn secundario en el nombre del formulario en el panel de
Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del formulario, sus controles y secciones. Para
Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseo de formulario.
Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes.
Presione ALT+F8.
45
A continuacin, podr arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.
Para agregar un solo campo, haga doble clic en l o arrstrelo desde el panel Lista de campos hasta la
Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que
Se puede ajustar asimismo el diseo de un formulario en la vista Diseo. Se pueden agregar nuevos controles y campos
al formulario agregndolos a la cuadrcula de diseo. La hoja de propiedades incluye un gran nmero de propiedades
Para cambiar a la vista Diseo, haga clic con el botn secundario en el nombre del formulario en el panel de exploracin
Puede usar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del formulario, sus controles y secciones. Para
Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al formulario. Para
Presione ALT+F8.
A continuacin, podr arrastrar directamente los campos desde el panel Lista de campos hasta el formulario.
Para agregar un solo campo, haga doble clic en l o arrstrelo desde el panel Lista de campos hasta la
Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que
Para agregar un solo campo, haga doble clic en l o arrstrelo desde el panel Lista de campos hasta la
46
Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que
Guardar el trabajo
Tras guardar el diseo de un formulario, se puede guardar el formulario tantas veces como se desea. El diseo
permanece intacto, pero los datos actuales se ven cada vez que se muestra el formulario. Si cambian sus necesidades,
Asimismo, puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rpido, o bien,
presionar CTRL+G.
2. Si el formulario no tiene ttulo, escriba un nombre en el cuadro Nombre del formulario y haga clic en
Aceptar.
1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar como.
2. En el cuadro de dilogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar formulario en, seleccione
Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los ms sencillos a los ms
complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un
listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe
determinar qu campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qu tablas o consultas residen.
Despus de elegir el origen de los registros, normalmente le parecer ms sencillo crear el informe utilizando un
asistente para informes. El Asistente para informes es una caracterstica de Access que le gua por una serie de
preguntas y, a continuacin, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.
Los informes constan de informacin extrada de una tabla o consulta, as como de la informacin almacenada en el
diseo del informe, como etiquetas, encabezados y grficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes
47
tambin se conoce como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una
sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en ms de una tabla, le ser ms
conveniente utilizar una o ms consultas como origen de registros. Puede que dichas consultas ya existan en la base de
datos, o bien, puede ser necesario crear consultas especficas que cubran las necesidades del informe.
La herramienta Informe es la manera ms rpida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle
ningn tipo de informacin. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta
Informe puede no crear el producto final terminado que desea obtener en ltima instancia, pero resulta muy til para ver
rpidamente los datos subyacentes. Despus, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentacin o en la
1. En el panel de exploracin, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.
Despus de ver el informe, puede guardarlo y, a continuacin, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta
subyacente que ha utilizado como origen de registros. La prxima vez que abra el informe, Access mostrar los datos
Puede utilizar el Asistente para informes para ser ms selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe.
Tambin puede especificar cmo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de ms de una tabla o
consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas.
1. Siga las instrucciones de las pginas del Asistente para informes. En la ltima, haga clic en Finalizar.
En la Vista preliminar del informe, ste aparece tal y como se imprimir. Tambin puede ampliarlo para ver
NOTA Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar
despus de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera pgina del Asistente para informes. Al
contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el
48
informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuacin, haga clic en Siguiente o en Finalizar
para continuar.
Si no est interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes, puede utilizar la herramienta
Informe en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy rpida de crear un informe,
especialmente si est pensando en incluir slo unos pocos campos en l. El siguiente procedimiento muestra cmo
Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentacin y el panel Lista de campos se muestra a la derecha
de la ventana de Access.
2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que est ms junto a la tabla o tablas que contienen los
3. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios
4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, ttulo, nmeros
A veces, el proceso de crear y usar consultas es slo cuestin de seleccionar campos de una tabla, quizs aplicar
algunos criterios y, a continuacin, ver los resultados. Pero, qu sucede si, como suele ser el caso, los datos se
encuentran dispersos en varias tablas? Afortunadamente, se puede crear una consulta que combine informacin
procedente de varios orgenes. En este tema se describen algunos casos en los que se extraen los datos de ms de
extraccin de datos de otra tabla ayudara a que los resultados de la consulta fuesen an ms elocuentes y ms tiles.
Por ejemplo, supongamos que tiene una lista de identificadores de empleado que aparecen en los resultados de una
consulta. Es consciente de que sera ms til que apareciese el nombre de los empleados en los resultados, pero esos
nombres se encuentran en otra tabla. Para que aparezcan los nombres de los empleados en los resultados de la
Usar el Asistente para consultas para crear una consulta a partir de una
tabla principal y una tabla relacionada
1. Asegrese de que las tablas tienen una relacin definida en la ventana Relaciones.
1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Si se ven las tablas en la ventana Relaciones, compruebe si ya hay una relacin definida.
Una relacin aparece como una lnea que conecta las dos tablas en un campo comn. Puede
hacer doble clic en una lnea de relacin para ver qu campos de las tablas estn conectados por
la relacin.
Haga doble clic en cada una de las tablas que desee mostrar y, a continuacin, haga clic en
Cerrar.
4. Si no encuentra ninguna relacin entre las dos tablas, cree una arrastrando un campo de una de las
tablas a un campo de la otra tabla. Los campos usados para crear la relacin entre las tablas deben
NOTA Se puede crear una relacin entre un campo con el tipo de datos Autonumrico y un campo con
el tipo de datos Nmero si el tamao de ese campo est establecido en un entero largo. ste suele ser
3. En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuacin,
4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con la informacin bsica que desee incluir
en la consulta.
5. En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que desee incluir en la consulta y, a
continuacin, haga clic en el botn de una sola flecha derecha para mover ese campo a la lista Campos
seleccionados. Haga lo mismo con cada campo adicional de esa tabla que desee incluir en la consulta.
Puede tratarse de campos que desee que se devuelvan en los resultados de la consulta o campos que desee
6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con los datos relacionados que desee usar
7. Agregue a la lista Campos seleccionados los campos que desee usar para mejorar los resultados de la
8. Bajo Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o en Resumen.
Si desea que la consulta no realice ninguna funcin de agregado (Suma, Promedio, Mn, Mx, Cuenta,
DesvEst o Var), elija una consulta de detalle. Si desea que la consulta realice una funcin de agregado, elija
una consulta de resumen. Despus de elegir la opcin adecuada, haga clic en Siguiente.
En muchas ocasiones, los datos de dos tablas estn relacionados a travs de una tercera tabla. Suele ser el caso
cuando los datos de las dos primeras tablas estn relacionados a travs de una relacin varios a varios. A menudo, se
recomienda dividir una relacin varios a varios existente entre dos tablas en dos relaciones uno a varios que implican
tres tablas. Para ello, se crea una tercera tabla, denominada tabla de unin o tabla de relacin, que tiene una clave
principal y una clave externa para cada una de las dems tablas. A continuacin, se crea una relacin uno a varios entre
cada clave externa de la tabla de unin y la correspondiente clave principal de una de las dems tablas. En esos casos,
es preciso incluir las tres tablas en la consulta, incluso si se desea recuperar datos slo de dos de ellas.
51
Crear una consulta de seleccin mediante tablas con una relacin varios a varios
2. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en las dos tablas que contienen los datos que desee
incluir en la consulta as como la tabla de unin que las vincula. A continuacin, haga clic en Cerrar.
Las tres tablas aparecen en el rea de trabajo del diseo de la consulta, combinadas en los campos
apropiados.
3. Haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar en los resultados de la consulta. Cada campo
4. En la cuadrcula de diseo de la consulta, use la fila Criterios para especificar criterios de campo. Para usar
un criterio de campo sin mostrar el campo en los resultados de la consulta, desactive la casilla de verificacin
5. Para ordenar los resultados en funcin de los valores de un campo, en la cuadrcula de diseo de la consulta,
haga clic en Ascendente o Descendente (dependiendo de cmo desee ordenar los registros) en la fila
52