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PROCEDIMIENTO POR FLUJOGRAMA


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ANEXO 4 Versin:
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16/12/2014

1. OBJETIVO
Qu se pretende hacer con el procedimiento, ste debe ser claro, preciso y mensurable, y debe comenzar con un
verbo en infinitivo, continuar con el sujeto y un complemento acorde al propsito general. Ejemplo:
Implementar el procedimiento correspondiente al control de inventarios para continuar con la administracin
contable vigente de la entidad.

2. ALCANCE
Definir los lmites de inicio y fin del procedimiento o instructivo,

3. DEFINICIONES
Se refiere a los trminos empleadas en el texto del documento, las cuales se deben organizarse en forma alfabtica,
debe ser vocabulario que est relacionado con los procedimientos a seguir y en los que sea necesario profundizar o
dar a conocer.

4. SIGLAS
Se refiere a abreviaturas o letras iniciales empleadas en el texto del documento para referirse de forma abreviada a
organismos, instituciones, empresas, objetos sistemas, asociaciones, etc. (Dentro de este numeral si no aplican
siglas de elimina)

5. NORMATIVIDAD
Relacin de la normatividad aplicable al procedimiento as: Constitucin, Ley, Decreto, Resolucin, normas internas,
dems normativa que aplique,

5.1. CONSTITUCIN.
5.2. LEYES.
5.3. DECRETOS.
5.4. RESOLUCIONES.
5.5. OTRAS.
(Dentro de este numeral si no aplica alguno se debe eliminar)

6. DESARROLLO
Descripcin de actividades que se realizan para efectuar el procedimiento a travs de diagramas de flujo

FLUJOGRAMA TAREA PUNTO DE RESPONSABLE


CONTROL
1. Smbolos que Descripcin de actividades Describa el punto de Nombre de los cargos
corresponden a la que se realizan para llevar control por medio del responsables de cada
actividad y nombre a cabo el procedimiento. cual se verifica que la actividad descrita
de sta tarea se realiza de
acuerdo con las
especificaciones y/o
requisitos establecidos.

Simbologa para la elaboracin de diagramas de flujo

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
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SMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES


Indica el inicio o final del proceso o procedimiento y
INICIO / FIN pueden indicarse literalmente como INICIO o como
FINAL, dentro del mismo.

Describe brevemente la actividad que debe


ACTIVIDAD
desarrollarse.

Define la secuencia y orden en que deben ejecutarse


SENTIDO DEL FLUJO
los procesos o actividades.

Indica un punto en donde son posibles caminos


alternativos, dependiendo de una condicin dada. Se
DECISIN
escribe en su interior la pregunta sobre la cual se
tomara la decisin.

Representa un documento relativo al proceso o


actividad, o que puede ser generado por el mismo. El
DOCUMENTO
nombre del documento debe escribirse al interior del
smbolo.

COPIAS Se emplea cuando el documento tiene copias.

Indica la conexin, enlace y continuidad de un paso


CONECTOR DE del proceso o procedimiento con otro dentro de la
RUTINA misma pgina. El smbolo lleva en su interior un
nmero o letras.
Indica la conexin o enlace de un paso del proceso o
CONECTOR DE
procedimiento con otro dentro de pgina diferente. El
PGINA
smbolo lleva en su interior una letra mayscula.

Representa una base de datos asociada al proceso o


BASE DE DATOS
actividad.

PROCEDIMIENTO
Enuncia los procedimientos relacionados.
RELACIONADO

Representa la actividad de archivo de los


ARCHIVO
documentos o registros relacionados.

Representa actividades opcionales y/o alternativas


ACTIVIDAD OPCIONAL
para cierta secuencia en el proceso.

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SMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCIONES


Permite indicar comentarios o aclaraciones
adicionales, pudindose conectar a otro smbolo
NOTA donde se requiera realizar para cualquier tarea,
segn el caso (para aclarar estructura de la tarea,
tiempo, etc.).

Indica documentos que pueden alternativamente ser


DOCUMENTO
requeridos, necesarios de elaborar o no, durante el
OPCIONAL
proceso.

7. REGISTROS
Los registros son las salidas de los procedimientos, como resoluciones, oficios, memorandos, fotos, bases de datos,
etc, stos contienen actividades realizadas y no pueden modificarse.

8. INFORMACIN
Relacin de la informacin generada por el procedimiento, nombre del cargo responsable, la frecuencia con que
debe hacerse y la ubicacin fsica y/o electrnica de la misma.

INFORMACIN RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIN


GENERADA
Detalle Nombre del cargo Periodicidad Lugar/ TRD
responsable o la
expresin funcionario
designado

9. SISTEMAS DE INFORMACIN
Relacin de los sistemas de informacin que se usan o aplican en desarrollo del procedimiento.

SISTEMA DE DESCRIPCIN RESPONSABLE UBICACIN


INFORMACIN
Nombre del sistema de Caractersticas del Nombre del cargo Lugar
informacin sistema de informacin responsable o la
expresin funcionario
designado

10. ANEXOS
Relacin de los documentos y formatos asociados al procedimiento y que se constituyen en los soportes necesarios
para contemplarlo dentro de su desarrollo.

11. CONTROL DE CAMBIOS


Describe los cambios o modificaciones que se realicen a los documentos, indicando la fecha, los numerales o
aspectos que sufren cambios y la nueva versin del documento.

FECHA CAMBIO VERSIN


Da-Mes-Ao Describa los cambios o modificaciones realizados al 01, 02, n, segn
documento corresponda

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Elabor Revis y Aprob A
Firma Firma r
c
h
i
v
Nombre y Cargo Nombre y Cargo a
r

en (Escriba No de la serie o subserie y el nombre de la respectiva serie o subserie documental de la TRD, donde ser ubicado el documento)
Ejemplo: Archivar en: 4042.03.02 Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes.

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