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CAP: SEC: PG:

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS II 1.6. 19/95


PARA LAS CONTRATACIONES PBLICAS VERSIN FECHA:
6ta. Mayo 2013
PROCEDIMIENTO:
ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL/ NORMAS GENERALES

Cumplimiento y Control del Compromiso de


Responsabilidad Social, con ocasin de los
Procedimientos de Seleccin de Contratista
Ejecutados por la Universidad Central de
Venezuela, aprobado por el Consejo
Universitario en sesin de fecha 24/03/10
segn C.U. 2010-0445 de fecha 24 de marzo
del 2010.

Manual de Normas y Procedimientos para las Contrataciones Pblicas Divisin de Organizacin y Sistemas

CAP: SEC: PG:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS II 2.1.1. 20/95
PARA LAS CONTRATACIONES PBLICAS VERSIN FECHA:
6ta. Mayo 2013
PROCEDIMIENTO:
SOLICITUD DE APERTURA DEL PROCESO DE CONTRATACIONES

Detallar las actividades que deben desarrollar las Facultades y/o Dependencias Centrales para la solicitud de
Apertura del Proceso de Contratacin Pblica, de conformidad con lo establecido en la Ley de Contrataciones
Pblicas y su Reglamento.

Consejo Universitario (Mxima Autoridad).

Direccin de Planificacin y Presupuesto/Unidad de Planificacin y Presupuesto de la Facultad y/o


Dependencia Central.

Dependencias Centrales/Facultades /Unidades Usuarias (Unidad Usuaria que requiere el Bien, Prestacin
de Servicios o Ejecucin de Obras).

Unidades Contratantes de las Facultades y/o Dependencias Centrales.

Comisiones de Contrataciones de las Facultades y/o Dependencias Centrales debidamente aprobadas por
el Consejo Universitario.

1. Para todas las modalidades de Seleccin de Contratistas previstas en la Ley de Contrataciones Pblicas,
as como en los procedimientos excluidos de la aplicacin de estas modalidades, la Unidad Usuaria deber
efectuar actividades previas que garanticen una adecuada seleccin, adems de preparar el presupuesto
base indicado en la mencionada Ley de Contrataciones Pblicas. Asimismo, se debe contar con: la
programacin presupuestaria, especificaciones tcnicas, determinacin de las ventajas econmicas y
tcnicas de la contratacin, la previsin en la programacin anual de compras, si es aplicable, modelo del
contrato.

2. La Facultad y/o Dependencia Central solicitante deber contar con la debida disponibilidad presupuestaria
certificada por la unidad competente, previa a la solicitud de apertura de un proceso de contratacin
pblica, a objeto de dar cumplimiento a lo establecido en el artculo 38 numeral 2 de la Ley Orgnica de la
Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal y en el Reglamento No. 1 de
la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico.

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PROCEDIMIENTO:
SOLICITUD DE APERTURA DEL PROCESO DE CONTRATACIONES

3. La solicitud de Apertura del Proceso de Contratacin Pblica bajo la modalidad de Concursos Abierto o
Anunciado Internacionalmente, Concurso Cerrado, Consulta de Precios cuando supere las 2.500 U.T. para
la Adquisicin de Bienes y Prestacin de Servicios y las 10.000 U.T para la Ejecucin de Obras y
Contratacin Directa, ser autorizado por el Consejo Universitario.

4. Una vez determinada la Modalidad de Seleccin (Consulta de Precios, Concurso Abierto, Concurso
Cerrado, y Contratacin Directa o Exclusiones) correspondiente a la Adquisicin de Bienes, Prestacin de
Servicios y Ejecucin de Obras y obtenida la autorizacin del Consejo Universitario para el Inicio del
Procedimiento. La Comisin de Contrataciones debe elaborar el Pliego de Condiciones definido en el
artculo 6 ordinal 6, de la Ley de Contrataciones Pblicas, en concordancia con lo establecido en el Ttulo
III, Captulo I de la Ley antes citada. Los Pliegos de Condiciones deben elaborarse de forma precisa y
resumida, de tal manera que su manejo y compresin por parte de las empresas participantes permitan su
revisin en el menor tiempo posible y generen la menor cantidad de aclaratorias. El rea tcnica de la
Comisin de Contrataciones es la que debe elaborar la matriz de evaluacin tcnica, as como las
especificaciones tcnicas, las cuales forman parte integrante del pliego de condiciones.

5. Se debe procurar, atendiendo a la naturaleza de la obra, bien o servicio, la participacin de medianas y


pequeas industrias, pequeos productores, cooperativas y otras formas asociativas comunitarias,
naturales de la localidad donde ser ejecutada la contratacin.

6. La Direccin de Planificacin y Presupuesto ser la encargada de certificar la disponibilidad presupuestaria


de la Partidas Institucionales Centralizadas y las Unidades de Planificacin y Presupuesto de las diferentes
Facultades y/o Dependencias Centrales sern las responsables de certificar la disponibilidad
presupuestaria de las Partidas Institucionales descentralizadas (dozavo) para la apertura del proceso de
Contrataciones Pblicas.

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SOLICITUD DE APERTURA DEL PROCESO DE CONTRATACIONES

UNIDAD USUARIA DE LA FACULTAD Y/O


DEPENDENCIA CENTRAL

5. Recibe respuesta de la Direccin de


UNIDAD USUARIA DE LA FACULTAD Y/O
Planificacin y Presupuesto o de la Unidad de
DEPENDENCIA CENTRAL
Presupuesto de la Facultad y/o Dependencias
1. Determina la necesidad de realizar un proceso Centrales.
de contratacin para la Adquisicin de Bienes,
5.1. En el caso de no tener disponibilidad
Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras.
certificada, efecta las actividades
1.1 En caso de Adquisicin de Bienes o necesarias para obtener los recursos
Prestacin de Servicios, determina el financieros.
Presupuesto Base mediante Ofertas o
5.2. En el caso de tener disponibilidad
estudios de mercado. Las especificaciones
presupuestaria certificada, informa a la
tcnicas, determinacin de las ventajas
Unidad Contratante de su requerimiento
econmicas y tcnicas de la contratacin.
para la Adquisicin de Bienes, Prestacin
1.2 En caso de Ejecucin de Obras, elabora de Servicios y Ejecucin de Obras.
Proyecto y Presupuesto Base.

2. Solicita mediante Oficio la Disponibilidad


UNIDAD CONTRATANTE DE LA /FACULTAD O
Presupuestaria para Adquisicin de Bienes,
DEPENDENCIA CENTRAL
Prestacin de Servicios y Ejecucin de Obras.
6. Recibe de la Unidad Usuaria el requerimiento
determina la modalidad de contratacin:
DIRECCIN DE PLANIFICACIN Y Concurso Abierto, Concurso Cerrado y Consulta
PRESUPUESTO /UNIDAD DE PLANIFICACIN Y de Precios.
PRESUPUESTO DE LA FACULTAD Y/O
7. Prepara Oficio al Consejo Universitario,
DEPENDENCIA CENTRAL
solicitando la autorizacin para la apertura del
3. Recibe Oficio de solicitud de disponibilidad concurso, indicando su modalidad.
presupuestaria.

4. Evala la solicitud y responde mediante Oficio


CONSEJO UNIVERSITARIO
certificando la disponibilidad presupuestaria.
8. Recibe Oficio de solicitud para dar inicio al
Proceso de Contratacin segn sea la
modalidad.

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SOLICITUD DE APERTURA DEL PROCESO DE CONTRATACIONES

8.1. En el caso de no aprobar el proceso, su revisin en el menor tiempo posible y


generen la menor cantidad de aclaratorias.
enva Oficio dirigido a la Unidad Contratante
El Pliego de Condiciones segn lo
de la Facultad y/o Dependencia Central,
establecido en el Artculo 44 de la Ley de
indicndole las razones. Contrataciones Pblicas debe contener al
menos, determinacin clara y precisa de:
8.2. En el caso aprobar el proceso, enva a la
La documentacin legal del participante,
Unidad Contratante de la Facultad y/o necesaria para la calificacin y evaluacin
en las modalidades previstas en la Ley de
Dependencia Central, la aprobacin de
Contrataciones Pblicas.
apertura para dar inicio al Proceso de
Los bienes a adquirir, los servicios a prestar
Contratacin. o las obras a ejecutar con listas de
cantidades, servicios conexos y planos, si
fuere el caso.
Especificaciones Tcnicas detalladas de los
UNIDAD CONTRATANTE DE LA FACULTAD Y/O
bienes a adquirir (sin hacer referencia a
DEPENDENCIA CENTRAL marca comercial) o a incorporar en la obra,
los servicios a prestar, segn sea el caso.
9. Recibe Oficio por parte del Consejo
Idioma de las manifestaciones de voluntad
Universitario. y Ofertas, plazo y lugar para presentarlas,
as como su tiempo mnimo de validez.
9.1 En caso de no obtener la aprobacin, del
Moneda de las Ofertas y tipos de
Consejo Universitario, analiza las razones y conversin a una moneda comn.
toma las medidas necesarias. Lapso y lugar en que las empresas
participantes podrn solicitar aclaratorias
9.2 En caso de obtener la aprobacin, del del pliego de condiciones a la Comisin de
Contrataciones.
Consejo Universitario, coordina con la
Autoridad competente para responder
Comisin de Contrataciones las actividades
aclaratorias, modificar el pliego de
de la Contratacin segn corresponda su condiciones y notificar decisiones en el
procedimiento.
modalidad, Concurso Abierto, Concurso
Cerrado y Consulta de Precios (cuando La obligacin de que las empresas
participantes indiquen en su Oferta la
supera la Delegacin Interorgnica). direccin del lugar donde se le harn las
notificaciones pertinentes.
10. Elabora el Pliego de Condiciones, el cual ser
Fecha, lugar y mecanismo para la
el documento que rige para las modalidades de recepcin y apertura de las manifestaciones
Seleccin de Contratistas establecidas en la Ley de voluntad y Ofertas en las modalidades
indicadas en la Ley de Contrataciones
de Contrataciones Pblicas vigente. Pblicas.

Nota: El Pliego de Condiciones deber La forma en que se corregirn los errores


elaborarse de forma precisa y resumida, de tal aritmticos o disparidades en montos que
manera que su manejo y comprensin por se incurra en las Ofertas.
parte de las empresas participantes permitan

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PROCEDIMIENTO:
SOLICITUD DE APERTURA DEL PROCESO DE CONTRATACIONES

Criterios de calificacin, su ponderacin y la


forma en que se cuantificarn dichos
criterios.
Criterios de evaluacin, su ponderacin y la
forma en que se cuantificarn el precio y los
dems factores definidos como criterios.
Criterios que permitan la preferencia en
calificacin y evaluacin a oferentes
constituidos con iniciativa local en el rea
donde se va a ejecutar la actividad objeto
de la contratacin.
Establecimiento del Compromiso de
Responsabilidad Social.
Proyecto de contrato que se suscribir con
el beneficiario de la adjudicacin.
Normas, mtodos y pruebas que se
emplearn para determinar si los bienes,
servicios u obras, una vez ejecutados, se
ajustan a las especificaciones definidas.
Forma, plazo y condiciones de entrega de
los bienes, ejecucin de obras o prestacin
de servicios objeto de la contratacin, as
como de los servicios conexos que el
contratista debe prestar como parte del
contrato.
Condiciones y requisitos de las garantas
que se exigen con ocasin del contrato.
Modelo de manifestacin de voluntad,
Oferta y garantas.

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FLUJOGRAMA PGINA: 1 DE 2

rea Funcional: Unidad Responsable:


DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
Proceso: Procedimiento:
CONTRATACIONES PBLICAS 2.1.1 SOLICITUD DE APERTURA PROCESO DE CONTRATACIN

UNIDAD USUARIA / FACULTAD Y/O DEPENDENCIA CENTRAL DIRECCIN DE PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO/UNIDAD DE PLANIFICACIN
Y PRESUPUESTO FACULTAD Y/O DEPENDENCIA CENTRAL

1. Determina la necesidad de realizar un proceso


de contratacin para la Adquisicin de Bienes o 3. Recibe Oficio de solicitud de
disponibilidad presupuestaria.
Prestacin de Servicios o la Ejecucin de Obra.

4. Evala la solicitud y responde el Oficio


Adquisicin de Bienes o
informando sobre la disponibilidad
Prestacin de Servicio Ejecucin de Obras
Tipo de Contratacin? presupuestaria a la Unidad
Usuaria/Facultad y/o Dependencia
Central.
1.1. Determina el Presupuesto
Base mediante Ofertas o estudios
de mercado. Las especificaciones 1.2. Elabora Proyecto y
tcnicas, determinacin de las Presupuesto Base.
ventajas econmicas y tcnicas de
la contratacin.

5. Recibe respuesta de la Direccin de


Planificacin y Presupuesto o Unidad de
Presupuesto de la Facultad.

2. Solicita mediante Oficio la Disponibilidad


Presupuestaria para Adquisicin de Bienes,
Prestacin de Servicios o Ejecucin de Obra. NO SI
Tiene Disponibilidad
Certificada?

5.1. Efecta las actividades 5.2. Informa a la Unidad


necesarias para obtener los Contratante.
recursos.

CP:2
P:6

Manual de Normas y Procedimientos de Contrataciones Publicas Divisin de Organizacin y Sistemas


FLUJOGRAMA PGINA: 2 DE 2

rea Funcional: Unidad Responsable:


DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
Proceso: Procedimiento:
CONTRTACIONES PBLICAS 2.1.1 SOLICITUD DE APERTURA PROCESO DE CONTRATACIN

UNIDAD CONTRATANTE /FACULTAD O DEPENDENCIA CENTRAL CONSEJO UNIVERSITARIO

VP:1
P:5
6. Recibe de la Unidad Usuaria el
requerimiento determina la modalidad de 8. Recibe Oficio de solicitud para dar inicio
contratacin: Concurso Abierto, Concurso al Proceso de Contratacin segn sea la
Cerrado y Consulta de Precios. modalidad.

7. Prepara Oficio al Consejo Universitario,


solicitando la autorizacin para la apertura NO SI
Aprobado?
del concurso, indicando su modalidad.

9. Recibe Oficio del Consejo Universitario. 8.1. Enva oficio dirigido a la 8.2. Enva a la Unidad Contratante de
Unidad Contratante de la Facultad la Facultad y/o Dependencia Central,
y/o Dependencia Central, la aprobacin de apertura para dar
indicndole las razones. inicio al Proceso de Contratacin.
NO SI
Aprobado?

9.1. Analiza las razones del 9.2. Coordina con la Comisin de


Consejo Universitario y toma Contrataciones las actividades de
las medidas necesarias. la Contratacin segn corresponda
su modalidad.
Concurso
Abierto o
Anunciado
Internacionalmente
10. Elabora Pliego de
Condiciones, el cual ser el
Concurso
documento que rige para las
Cerrado
modalidades de Seleccin de
Contratista establecidas en la Ley
Consulta de Precios de Contrataciones Pblicas.
(Cuando
Supera la Delegacin
Interorgnica)

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PROCEDIMIENTO:
ACTIVIDADES DE LA COMISIN DE CONTRATACIONES

Establecer los pasos a seguir para coordinar las actividades de la Comisin de Contrataciones de las
Facultades y/o Dependencias Centrales que llevan a cabo los procesos de Contrataciones Pblicas.

Unidades Usuarias o Unidades Contratantes de las Facultades y/o Dependencias Centrales.

Comisin de Contrataciones de las Facultades y/o Dependencias Centrales.

DE LA COMISIN DE CONTRATACIONES (DESIGNADOS SUS MIEMBROS POR EL CONSEJO


UNIVERSITARIO).

1. La Comisin de Contrataciones estarn integradas por un nmero impar de miembros principales con sus
respectivos suplentes de calificada competencia profesional y reconocida honestidad, designados por la
mxima autoridad de la Universidad Central de Venezuela (Consejo Universitario) de forma temporal o
permanente, preferentemente entre sus empleados o funcionarios, quienes sern solidariamente
responsables con la mxima autoridad, por las recomendaciones que se presenten y sean aprobadas.
Segn lo establece el Artculo 10 de la Ley de Contrataciones Pblicas.

2. En las Comisiones de Contrataciones estarn representadas las reas jurdica, tcnica y econmico
financiera e igualmente se designar un secretario con derecho a voz, ms no a voto. Segn lo establece
el Artculo 10 de la Ley de Contrataciones Pblicas.

3. La Comisin de Contrataciones debe constituirse vlidamente con la presencia de la mayora de sus


miembros y sus decisiones sern tomadas con el voto favorable de la mayora. Segn lo establece el
Artculo 12 de la Ley de Contrataciones Pblicas.

4. Los miembros que conformen las Comisiones de Contrataciones, deben inhibirse del conocimiento de los
asuntos cuya competencia les atribuye la Ley de Contrataciones Pblicas, cuando:

Personalmente, o bien su cnyuge o algn pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad o
segundo de afinidad tuvieran inters en el procedimiento.

Tengan amistad ntima o enemistad manifiesta con cualquiera de las personas interesadas que
intervengan en el procedimiento.

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PROCEDIMIENTO:
ACTIVIDADES DE LA COMISIN DE CONTRATACIONES

Hayan intervenido como testigos o peritos en el procedimiento en que participan, o si como funcionarios
hubieren manifestado previamente su opinin en el mismo, de modo que pudieran prejuzgar la
resolucin del asunto, o tratndose de un recurso administrativo, que hubieren resuelto o intervenido en
la decisin del acto que se impugna. Quedan a salvo los casos de revocacin de oficio y de la decisin
del recurso de reconsideracin.

Tengan relacin de servicio o de subordinacin con cualquiera de los directamente interesados en el


asunto.

5. Sin perjuicio de las atribuciones previstas en la Ley de Contrataciones Pblicas, las Comisiones de
Contrataciones tendrn los siguientes deberes:

Recibir, abrir y analizar, directa o indirectamente a travs de un grupo evaluador interdisciplinario, los
documentos relativos a la calificacin de los oferentes, examinar, evaluar y comparar las Ofertas
recibidas, a cuyo efecto podr designar o hacer que la Unidad Usuaria o Unidad Contratante proponga
grupos de evaluacin interdisciplinarios, o recomendar la contratacin de asesora externa
especializada en caso que la complejidad del objeto de contratacin lo requiera.

Verificar o hacer que se verifique la inscripcin de los oferentes en el Registro Nacional de Contratistas,
en contrataciones cuyo monto estimado sea superior a cuatro mil unidades tributarias (4.000 U.T.) para
Adquisicin de Bienes y Prestacin de Servicios y cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T.) para
Ejecucin de Obras.

Solicitar a la mxima autoridad administrativa de la Facultad y/o Dependencia Central, la designacin


del sustituto, cuando se produzca la falta absoluta de algn miembro principal de la Comisin.

Convocar el suplente en caso de falta accidental o temporal del miembro principal.

Emitir recomendaciones sobre los asuntos sometidos a su consideracin e incluidos en las agendas de
reuniones.

Velar porque los procedimientos de contratacin se realicen de conformidad con lo establecido en la


legislacin vigente que rige la materia, cuando ello fuere aplicable, y con la normativa interna de la
Universidad.

Considerar y emitir recomendacin sobre el rgimen legal aplicable, la estrategia de contratacin


adoptada, la modalidad de Seleccin de Contratistas, parmetros, ponderaciones y criterios de
seleccin de oferentes y evaluacin de Ofertas, el compromiso de responsabilidad social y sobre
cualquier otra propuesta que le presente la Unidad Usuaria o la Unidad Contratante.

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PROCEDIMIENTO:
ACTIVIDADES DE LA COMISIN DE CONTRATACIONES

Descalificar Oferentes o rechazar Ofertas, segn el caso, que no cumplan con los requisitos o
condiciones establecidas en el Pliego de Condiciones, o que sean inadecuadas a los fines de la
Universidad.

Determinar, visto el informe del grupo evaluador, las Ofertas que en forma integral, resulten ms
favorables a los intereses de la institucin todo ello, de conformidad con los requisitos establecidos en
el Pliego de Condiciones, emitiendo la recomendacin consiguiente.

Considerar y aprobar los informes de recomendacin por Consultas de Precios cuyo monto exceda las
dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 U.T.), para Adquisiciones de Bienes y Prestacin de
Servicios y cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T.), para la Ejecucin de Obras, previamente a su
presentacin a la mxima autoridad.

Considerar y opinar acerca del acto motivado que se someta a la mxima autoridad, para proceder por
Contratacin Directa como modalidad excepcional de Seleccin de Contratistas, en especial las
razones que justifican el uso de dicha modalidad, el fundamento legal, la contratista seleccionada y las
ventajas estratgicas, operacionales o administrativas para dicha seleccin.

Decidir los recursos de reconsideracin interpuestos por los oferentes en contra de las decisiones de
descalificacin para participar en una determinada modalidad de Seleccin de Contratistas, con la
asesora de la Direccin de Asesora Jurdica de la Universidad Central de Venezuela y de ser
necesario, con el apoyo de un grupo interdisciplinario designado al efecto.

Conocer y recomendar las propuestas de modificaciones en los contratos conforme a lo establecido en


la Ley de Contrataciones Pblicas.

Conocer y recomendar las variaciones en los precios establecidos en el contrato, en los casos que le
corresponda conocer o que sea solicitado por la Unidad Usuaria o Unidad Contratante.

Aprobar el cierre del contrato y la evaluacin sobre la actuacin o desempeo del contratista, en el
suministro de Bienes, Prestacin de Servicios y la Ejecucin de Obras de contrataciones que hayan
sido recomendadas por la Comisin, antes de su envo al Servicio Nacional de Contrataciones.

Remitir a la unidad de auditora interna de la Universidad Central de Venezuela los casos que, producto
de la evaluacin de actuacin o desempeo del contratista, presente supuestos que puedan generar
averiguacin administrativa para determinacin de responsabilidades y establecimiento de las
sanciones correspondientes.

Conocer y emitir recomendacin acerca de las solicitudes de paralizaciones, en la Prestacin de


Servicios y la Ejecucin de Obras, que impliquen desfase significativo del desarrollo de proyectos, o que
afecten el perodo contractual, en un lapso mayor de veinte das continuos a partir de la paralizacin.

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PROCEDIMIENTO:
ACTIVIDADES DE LA COMISIN DE CONTRATACIONES

Conocer y emitir recomendacin acerca de la Adquisicin de Bienes, Prestacin de Servicios y


Ejecucin de Obras, destinados a proyectos sociales para el desarrollo de la infraestructura, hbitat,
salud, saneamiento ambiental, entre otros, y desarrollo de proyectos productivos sustentables,
aplicando los recursos financieros provenientes de los aportes en dinero u Ofertas sociales,
enmarcados dentro de los Compromisos de Responsabilidad Social que asumen los Contratistas.

Presentar el informe de gestin realizada al culminar las actividades como miembros de la Comisin de
Contrataciones, dentro de los veinte (20) das hbiles siguientes a la designacin de la nueva Comisin.
Este informe debe ser presentado igualmente cuando se trate del cese de las funciones de algunos de
sus miembros.

Ejercer cualesquiera otras que le sealen la legislacin aplicable y las normas interna de la Universidad.

6. La Contralora General de la Repblica y la Unidad de Control Interno de la Universidad Central de


Venezuela, podrn designar representantes para que acten como observadores, sin derecho a voto, en los
procedimientos de contratacin.

7. Los Miembros de las Comisiones y los observadores llamados a participar en sus deliberaciones, as como
aquellas personas que por cualquier motivo intervengan en las actuaciones de las Comisiones, debern
guardar reserva de la documentacin e informacin presentada, as como de los informes, opiniones y
deliberaciones que se realicen con ocasin del procedimiento.

8. La Comisin de Contrataciones podr designar un equipo tcnico de trabajo para analizar las Ofertas
recibidas en los procedimientos de Seleccin de Contratistas indicados, el cual debe presentar un informe
con los resultados y recomendaciones, a los fines de la adjudicacin del contrato correspondiente. La
designacin de tcnicos, peritos y asesores depender de la complejidad de la contratacin que se efecte.

9. Son causas de Falta Absoluta de cualquiera de los miembros de la Comisin de Contrataciones:

La muerte o incapacidad absoluta y permanente.

El despido o destitucin.

El retiro, la renuncia, la jubilacin, la remocin o la situacin de disponibilidad, salvo que de conformidad


con lo dispuesto en el ordenamiento jurdico, la mxima autoridad administrativa decida su permanencia
como miembro de la Comisin.

10. Son causas de Falta Temporal de cualquiera de los miembros de la Comisin de Contrataciones:

El disfrute de vacaciones, reposos mdicos, permisos, licencias y ausencias debidamente justificadas


que no excedan de dos (2) meses o cuando la misma sea durante el tiempo previsto, dentro de los
lapsos de ejecucin de Ley, de una modalidad de Seleccin de Contratistas determinada. Para este

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ACTIVIDADES DE LA COMISIN DE CONTRATACIONES

ltimo caso, en el nmero de actos que deban darse conforme a la Ley de Contrataciones Pblicas en
un proceso especfico, se dar cumplimiento.

La suspensin como consecuencia del Trmite de un procedimiento disciplinario.

Mientras dure el trmite de la inhibicin de algn miembro de la Comisin de Contrataciones

11. Atribuciones del Secretario de la Comisin de Contrataciones

Coordinar las reuniones de la Comisin de Contrataciones Pblicas y convocar a sus miembros.

Elaborar el acta correspondiente a cada reunin que se celebre y entregar oportunamente la agenda
respectiva a todos los miembros de la Comisin de Contrataciones.

Formar los expedientes de los Procesos de Contrataciones y llevar el control de su archivo.

Elaborar los oficios y dems correspondencia relacionada con los Procedimientos de Contrataciones y
con aquellos asuntos inherentes a la Comisin de Contrataciones Pblicas.

Cualquier otra que le asigne la Comisin de Contrataciones.

12. El Informe de Recomendacin, de la Comisin de Contrataciones a que hace referencia el Artculo 70 de la


Ley de Contrataciones Pblicas, debe contener adems:

La identificacin de los Miembros de la Comisin de Contrataciones.


La modalidad de seleccin aplicada y su objeto
La identificacin de los participantes y de los oferentes.
Las razones tcnicas, econmicas y financieras en el que se fundamente la evaluacin, la seleccin
de la Oferta que merezca la adjudicacin, as como las de aquellas que hubieren obtenido la
segunda y la tercera opcin, si fuere el caso
La aplicacin de medidas de promocin de desarrollo econmico, si fuere el caso
Las motivaciones particulares de la seleccin, cuando el participante recomendado para el
otorgamiento de la adjudicacin, no haya ofrecido el precio ms bajo.
En caso de haberse delegado la revisin tcnica, se incluir el informe debidamente suscrito por los
encargados de su elaboracin.
Lugar y fecha del Informe, el cual ser firmado por todos los Miembros de la Comisin y por el
Secretario y el voto salvado de algn miembro de la Comisin de Contrataciones y el informe
correspondiente, si lo hubiere.

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ACTIVIDADES DE LA COMISIN DE CONTRATACIONES

DEL EXPEDIENTE DE LA CONTRATACIN. Segn lo establece el Artculo 32 del Reglamento de la Ley


de Contrataciones Pblicas:

13. Los expedientes deben contener los siguientes documentos:

Solicitud de la Unidad Usuaria o requirente.


Documento que autoriza el inicio del procedimiento o acta de inicio de la modalidad a aplicar.
Presupuesto Base.
Planos y Cmputos Mtricos (en caso de obras).
Disponibilidad Presupuestaria
Pliego de Condiciones o condiciones de la contratacin.
Actos Motivados.
Llamado o Invitacin a los participantes.
Modificaciones o Aclaratorias del Pliego de Condiciones si las hubiere.
Acta de recepcin de los documentos para calificacin u Ofertas.
Ofertas recibidas.
Informe de anlisis y recomendacin de la adjudicacin o declaratoria de desierta.
Documento de Adjudicacin.
Notificacin al beneficiario de la adjudicacin y otros oferentes si fuere el caso.
Contrato generado por la adjudicacin.
Cualquier otro relacionado con el procedimiento de seleccin aplicado.

As mismo, en la Administracin del Contrato se deben incorporar los documentos que se relacionen con:

Garantas
Actas de inicio, suspensin, terminacin y recepcin provisional o definitiva de los bienes, servicios y
obras, si fuere el caso.
Documentos relacionados con modificacin de los contratos, si fuere el caso.
Formularios para el pago o valuaciones.
Aprobaciones de pago.
Pagos realizados.
Finiquito
Liberacin de garantas.
Evaluacin de actuacin o desempeo del contratista.
Cualquier otro relacionado con la administracin del contrato y evaluacin posterior.

14. Los expedientes no sometidos a la Comisin de Contrataciones: (consulta de precios inferiores a 2.500 UT
para Adquisicin de Bienes o Prestacin de Servicios e inferiores a 10.000 UT para la Ejecucin de Obras),

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CAP: SEC: PG:
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS II 2.1.2 31/95
PARA LAS CONTRATACIONES PBLICAS VERSIN FECHA:
6ta. Mayo 2013
PROCEDIMIENTO:
ACTIVIDADES DE LA COMISIN DE CONTRATACIONES

las Unidades Usuarias o Unidades Contratantes debe formar, sustanciar y llevar el expediente
correspondiente a cada uno de los procedimientos de Seleccin de Contratistas para las contrataciones de
bienes, servicios u obras. El expediente debe contener la solicitud, recepcin, anlisis de las Ofertas e
Informe de Recomendacin. Segn lo establecido en el Artculo 33 del Reglamento de la Ley de
Contrataciones Pblicas.

15. Los documentos del expediente de contratacin deben estar debidamente foliados.

16. Este expediente de contratacin deber ser archivado, por la unidad administrativa de la Facultad y/o
Dependencia Central y por la Comisin de Contrataciones (cuando aplique el caso), manteniendo su
integridad durante al menos tres (3) aos despus de ejecutada la contratacin.

17. El examen, lectura y copiado de los documentos del expediente de contratacin, excepto los declarados
confidenciales, debe realizarse durante el horario de atencin al pblico de la Universidad Central de
Venezuela, previa solicitud por escrito de la empresa participante, con al menos dos (2) das hbiles de
anticipacin, la cual ser atendida de acuerdo a lo establecido en la Ley que regula la materia.

18. Cuando el Proceso de Contratacin se trate de materia socioeconmica, la Unidad Contratante (previa a la
elaboracin de los Pliegos de Condiciones), debe reunirse con los representantes gremiales que hacen vida
en la Universidad Central de Venezuela, en cuanto a plasmar en los Pliegos, las peticiones de dichos
gremios, en atencin a los beneficios socioeconmicos previstos en las contrataciones colectivas.

19. Los gremios que hacen vida en la Universidad Central de Venezuela, pueden estar presentes durante el
Proceso de Contrataciones pero sin derecho a voz ni a voto, por cuanto la Comisin de Contrataciones ser
la encargada del proceso segn lo establecido en la Ley de Contrataciones Pblicas y de acuerdo al
contenido de la Comunicacin CJDN-044 del 2009 emitida por la Direccin de Asesora Jurdica de la
Universidad Central de Venezuela.

20. Declarada desierta la modalidad de Concurso Abierto, podr procederse por Concurso Cerrado. Si la
modalidad declarada desierta fuera un Concurso Cerrado se proceder por Consulta de Precios. Agotadas
las modalidades de contratacin competitiva, se derivar en la modalidad de Contratacin Directa, previa
aprobacin del Consejo Universitario y deben respetarse las condiciones originales establecidas para los
procesos fallidos.

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PROCEDIMIENTO:
ACTIVIDADES DE LA COMISIN DE CONTRATACIONES

COMISIN DE CONTRATACIONES/
FACULTAD Y/O DEPENDENCIA CENTRAL

UNIDAD CONTRATANTE DE LA FACULTAD 6. Elabora el Pliego de Condiciones, el cual


Y/O DEPENDENCIA CENTRAL ser el documento que rige para las
modalidades de seleccin de contratistas
1. Recibe aprobacin del Consejo Universitario
establecidas en la Ley de Contrataciones
y prepara expediente del proceso de
Pblicas vigente. El Pliego de Condiciones
Contrataciones segn lo establecido en la
debe contener al menos, determinacin clara
Ley de Contrataciones Pblicas.
y precisa de:
2. Solicita mediante Oficio que se rena la
La documentacin legal de participante,
Comisin de Contrataciones de la Facultad necesaria para la calificacin y evaluacin.
y/o Dependencia Central, a la cual se debe Los bienes a adquirir, los servicios a prestar
llevar Oficio del Consejo Universitario, o las obras a ejecutar con listas de
cantidades, servicios conexos y planos, si
Disponibilidad Presupuestaria y Presupuesto fuere el caso.
Base para la revisin, anlisis y aprobacin
Especificaciones Tcnicas detalladas de los
de los Miembros de la Comisin. bienes a adquirir (sin hacer referencia a
marca comercial) o a incorporar en la obra,
los servicios a prestar, segn sea el caso.
Idioma de las manifestaciones de voluntad
COMISIN DE CONTRATACIONES/ y Ofertas, plazo y lugar para presentarlas,
FACULTAD Y/O DEPENDENCIA CENTRAL as como su tiempo mnimo de validez.
Moneda de las Ofertas y tipos de
3. Recibe Oficio de solicitud de reunin. conversin a una moneda comn.
4. Establece la reunin en agenda, donde se Lapso y lugar en que las empresas
participantes podrn solicitar aclaratorias
especifica, da y hora y detalles para dar del pliego de condiciones a la Comisin de
inicio a las reuniones a fin de concretar el Contrataciones.
proceso de contratacin. Autoridad competente para responder
aclaratorias, modificar el pliego de
condiciones y notificar decisiones en el
procedimiento.
UNIDAD CONTRATANTE DE LA FACULTAD La obligacin de que las empresas
Y/O DEPENDENCIA CENTRAL participantes indiquen en su oferta la
direccin del lugar donde se le harn las
5. Recibe Oficios con la confirmacin de la notificaciones pertinentes.
reunin. Fecha, lugar y mecanismo para la
recepcin y apertura de las manifestaciones
de voluntad y Ofertas en las modalidades
indicadas en la Ley de Contrataciones
Pblicas.

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La forma en que se corregirn los errores Solicitud de la Unidad Usuaria.


aritmticos o disparidades en montos que
Documento que autoriza el inicio del
se incurra en las Ofertas.
procedimiento.
Criterios de calificacin, su ponderacin y la
Acta de Inicio de la modalidad a aplicar.
forma en que se cuantificarn dichos
criterios. Presupuesto Base.
Criterios de evaluacin, su ponderacin y la Planos y Cmputos Mtricos (en caso de
forma en que se cuantificarn el precio y los obras).
dems factores definidos como criterios.
Disponibilidad Presupuestaria.
Criterios que permitan la preferencia en
calificacin y evaluacin a oferentes Pliego de Condiciones o condiciones de
constituidos con iniciativa local en el rea la contratacin.
donde se va a ejecutar la actividad objeto Actos Motivados.
de la contratacin.
Llamado a participar (en el caso de
Establecimiento del Compromiso de Concurso Abierto) de conformidad con lo
Responsabilidad Social. establecido en la Ley de Contrataciones
Proyecto de contrato que se suscribir con Pblicas. Dicha publicacin deben estar
el beneficiario de la adjudicacin. colocado en la pgina Web oficial de esta
Institucin y en la del Servicio Nacional
Normas, mtodos y pruebas que se de Contrataciones.
emplearn para determinar si los bienes,
servicios u obras, una vez ejecutados, se Invitacin a los participantes (en caso de
ajustan a las especificaciones definidas. Concurso Cerrado).

Forma, plazo y condiciones de entrega de Modificaciones o Aclaratorias del Pliego


los bienes, ejecucin de obras o prestacin de Condiciones si las hubiere.
de servicios objeto de la contratacin, as Acta de recepcin de los documentos
como de los servicios conexos que el para calificacin u Ofertas.
contratista debe prestar como parte del
contrato. Ofertas recibidas.

Condiciones y requisitos de las garantas Informe de anlisis y recomendacin de


que se exigen con ocasin del contrato. la adjudicacin o declaratoria de desierta.

Modelo de manifestacin de voluntad, Documento de Adjudicacin.


oferta y garantas. Notificacin al beneficiario de la
7. Asisten a la reunin, tratndose los adjudicacin y otros oferentes si fuere el
caso.
siguientes puntos:
Contrato generado por la adjudicacin.
Ajuste del cronograma estimado. Cualquier otro relacionado con el
procedimiento de seleccin aplicado.
Revisin del Pliego de Condiciones y
9. Realiza la revisin de toda la documentacin.
dems instrumentos de acuerdo a la
modalidad de contratacin. 9.1 En el caso de realizar ajustes al
Pliego de Condiciones, ajusta el
Coordinacin de actividades.
Pliego de Condiciones y levanta Acta
8. Conforma el expedientedelacontratacinel especificando los puntos tratados.
cual debe contener:

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9.2 En el caso de no realizar ajustes al


Pliego de Condiciones, prepara inicio
del procedimiento que corresponda
segn el tipo de contratacin y levanta
acta de cada reunin, especificando los
puntos tratados.

Nota: Las Actas que se levante por


cada reunin deber mencionar la
Unidad Usuaria, es decir la unidad que
solicita el Proceso de Contratacin,
adems identificar a los miembros de la
Comisin de Contrataciones y al
secretario (a) de la Comisin: Nombre y
Apellido, Cdula de Identidad y el
carcter con que acta y la misma debe
ser suscrito por todos los presentes en
la reunin y archivados en el expediente
inherente al proceso de contratacin.

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FLUJOGRAMA PGINA: 1 DE 2

rea Funcional: Unidad Responsable:


DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS DIRECCIN DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS
Proceso: Procedimiento:
CONTRATACIONES PBLICAS
2.1.2 ACTIVIDADES DE LA COMISIN DE CONTRATACIONES

UNIDAD CONTRATANTE / FACULTAD O DEPENDENCIA CENTRAL COMISIN DE CONTRATACIONES/FACULTAD O DEPENDENCIA CENTRAL

Procedimiento de 3. Recibe oficio de solicitud de reunin.


Solicitud de
Apertura
del Proceso
de Contrataciones
1. Recibe aprobacin del Consejo Universitario y
prepara expediente del proceso de Contrataciones 4. Establece la reunin en agenda, donde se
segn lo establecido en la Ley de Contrataciones especifica, da y hora y detalles para dar inicio a
Pblicas. las reuniones a fin de concretar el proceso de
contratacin.

2. Solicita mediante Oficio que se rena la


Comisin de Contrataciones de la Facultad y/o 1
Dependencia Central, a la cual se debe llevar Oficio
del Consejo Universitario, Disponibilidad
Presupuestaria y Presupuesto Base para la
revisin, anlisis y aprobacin de los Miembros de
6. Elabora el Pliego de Condiciones, el cual ser el
la Comisin.
documento que rigen para las modalidades de
seleccin de contratistas establecidas en la Ley de
Contrataciones Pblicas vigente.

1
7. Asisten a la reunin, tratndose los siguientes
puntos:
Ajuste del cronograma estimado.
5. Recibe oficio con la confirmacin de la reunin. Revisin del Pliego de Condiciones y dems
instrumentos de acuerdo a la modalidad de
contratacin.
Coordinacin de actividades.

8. Conforma el expediente de la contratacin .

CP: 2
P:9

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