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Requerimientos Mnimos

Plataforma Gedex de Administracin Electrnica

- Documento interno GDX -


ndice general

1. Alcance de la plataforma Gedex de e-Administracin........................................... 3


1.1 Objetivos del documento ...........................................................................................................3
1.2 Caracterticas tcnicas y funcionales ........................................................................................4
1.2.1 Situacin de partida de algunos ayuntamientos ............................................................................ 6

1.2.2 Caractersticas tcnicas y funcionales .............................................................................................. 8

1.2.2.1 Registro de Entrada/Salida presencial y telemtico ........................................................................ 9

1.2.2.2 Gestor de expedientes ....................................................................................................................... 14

1.2.2.3 Sede electrnica ................................................................................................................................. 17

1.2.2.4 Notificaciones Telemticas ............................................................................................................... 19

1.2.2.5 Portafirmas ......................................................................................................................................... 20

1.2.2.6 Gestin documental y archivo electrnico ...................................................................................... 23

1.2.2.7 Base de datos nica........................................................................................................................... 25

1.2.2.8 Arquitectura de la solucin ............................................................................................................... 26

1.3 Resumen de los requisitos ...................................................................................................... 27


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1. Alcance de la plataforma Gedex de e-Administracin

1.1 Objetivos del documento

El objetivo de este documento interno de GDX Group es el de definir los requerimientos


bsicos de una Plataforma de Tramitacin electrnica completa que provea a cualquier
Ayuntamiento de los procesos y subprocesos de gestin necesarios para la instauracin del
expediente electrnico (procesos back-office y servicios electrnicos del ciudadano a habilitar
en la Sede electrnica).

Desde el punto de vista metodolgico cualquier pliego nos demandar aplicar una estrategia
de despliegue del expediente electrnico para su implantacin extendida en la totalidad de un
Ayuntamiento, permitiendo sentar las bases de la tramitacin electrnica en dicho
Ayuntamiento.

Este proyecto de plataforma para la Administracin electrnica contemplar en su totalidad los


Sistemas de Gestin Administrativa (Registro Entrada y Salida, Gestor de Expedientes, Gestor
Documental y archivo electrnico) que permitan por un lado la gestin eficiente de todo tipo
de expedientes y flujos de trabajo de un Ayuntamiento y por otro lado, la creacin y uso
intensivo de registros, gestiones y tramitaciones electrnicas relacionadas con procedimientos
y expedientes administrativos. As como su conservacin a lo largo del tiempo (uso del gestor
documental, para ello).

Principales mdulos:

Registro Electrnico de Entrada/Salida

Gestor de Expedientes electrnicos

Sede electrnica

Notificaciones electrnicas

Portafirmas

Gestin documental y archivo electrnico

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La solucin que GDX Group plantea la podemos resumir en el siguiente grafico:

1.2 Caractersticas tcnicas y funcionales

Las caractersticas tcnicas y funcionales del sistema que se van a describir en este
documento tienen el carcter de mnimas. En los concursos que nos presentemos deberemos
especificar de forma detallada en la propuesta las caractersticas concretas de los aplicativos y
servicios ofertados.

La solucin, lgicamente, deber proporcionar una herramienta para la gestin de la


administracin electrnica. Dicha solucin la debemos construir totalmente escalable si
queremos ganar los concursos, de tal manera que soportar la adaptacin y el crecimiento de
las necesidades organizativas del mismo y su adaptacin a las leyes 39/2015 del Procedimiento
Administrativo Comn de las Administraciones Pblicas y 40/2015 de Rgimen Jurdico del
Sector Pblico.

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Nuestra plataforma debe recoger elementos software con capacidad de evolucin,


escalabilidad y con disponibilidad adecuada a los servicios que se apoyarn en las
infraestructuras tecnolgicas disponibles. Deberemos siempre incluir todos los aspectos
tecnolgicos, desarrollos y medios tcnicos y humanos para la implantacin del sistema con
suficiencia, aportando todos los medios precisos para el adecuado funcionamiento.

Tendremos en cuenta los siguientes aspectos a cumplir por la plataforma Gedex objeto de este
documento interno, ya que es muy habitual que se pidan en los pliegos:

En cuanto al diseo de contenidos, nuestra solucin ofrecer la informacin en un


entorno amigable y organizado.

Deberemos poder proponer mecanismos de depuracin y normalizacin de la


informacin de base.

Los Ayuntamientos siempre nos pedirn que la oferta presentada incluya todo el
material necesario para la instalacin y mantenimiento del producto en los sistemas, sin
necesidad de adquisicin de productos software o hardware adicionales por parte del
Ayuntamiento.

La oferta de GDX incluir las medidas y actuaciones necesarias para facilitar la


transicin al nuevo modelo de relacin con la ciudadana y al nuevo modelo de gestin.

Nuestra oferta incluir la formacin necesaria, tanto para tcnicos como para usuarios.
Es habitual que nos pidan en la oferta un plan de formacin detallado.

La solucin ofertada deber cumplir con toda la normativa municipal de documento


electrnico, expediente electrnico, firma electrnica, (documentacin elaborada por el
Ayuntamiento en cumplimiento del ENI). Es decir, siempre hemos de cumplir el Esquema
Nacional de Interoperabilidad.

La solucin ofertada deber cumplir la legislacin vigente la Ley 39/2015, de 1 de


octubre, del Procedimiento Administrativo Comn de las Administraciones Pblicas y la Ley
40/2015, de 1 de octubre, de Rgimen Jurdico del Sector Pblico

En algunos pliegos piden en la solucin ofertada que incluya una herramienta de


Cuadro de Mando Integral que proporcione mediciones sobre indicadores facilmente
definibles.

El sistema para identificacin electrnica en el acceso de los ciudadanos a los servicios


pblicos ofrecidos por el Ayuntamiento deber integrarse con cl@ve

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1.2.1. Situacin de partida de algunos ayuntamientos

Nos encontraremos ayuntamientos donde se dispone de una serie de aplicativos que sern
sustituidos por los ofertados en nuestra plataforma. Por ejemplo:

Registro de Entrada/Salida presencial y telemtico

Nos encontraremos Ayuntamientos que disponen ya de un Registro de entrada/salida, como


los de TAO 1.0. (ahora T-Systems) pero que no cumplen totalmente con la Ley 39/2015,
despus de haber hecho el ayuntamiento inversiones importantes para tenerlo.

Ese registro telemtico que utilizan estos ayuntamientos es el de la plataforma de AE para


Entidades Locales de la GV y Diputacin de Valencia, CvRegistro, integrado con el registro
presencial Regwin_ TAO 1.0.

Nuestra solucin ser implantar un registro nico que englobe el presencial y el telemtico en
un nico libro de registro, que es precisamente lo que no hacen los instalados por las primeras
soluciones de esPblico, de Tao, etc, etc

Lgicamente, nuestro registro a implantar estar integrado con todos los aplicativos de
nuestra plataforma y ser posible ofrecer algn mecanismo para integracin de otras
aplicaciones en el mismo (ej.: Registro contable o aplicaciones as)

Gestor Expedientes electrnico

De igual manera habrn ayuntamientos que dispongan incluso de varios gestores de


expedientes. Entre ellos, me estoy encontrando:

WinFlow _TAO 1.0, en el que hay implementados diferentes tipos de expedientes de


urbanismo, educacin,,

gestor de expedientes de desarrollo propio en el que hay implementados expedientes


de: Oficina Secretara, Gestin de Personal, Participacin ciudadana, Infraestructuras,

GTT (Gestin Tributaria y Recaudacin),

SIUSS (Servicios Sociales),

Infolex (Asesora Jurdica)

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Tambin ocurre que despus hay que tener en cuenta que existirn algunas reas que no se
utiliza ninguno y la implantacin se realizar desde cero.

Nuestra solucin a implantar ser una herramienta Gestor de expedientes electrnicos que
sustituya a gestores tipo WinFlow TAO 1.0 o gestores de expedientes de desarrollo propio, que
no permiten la gestin electrnica.

Sede electrnica

Existe multitud de Ayuntamientos que tienen su sede electrnica en la Diputacin de Valencia


haciendo uso de la plataforma de AE para Entidades Locales de la GV. El sistema que
ofertemos deber poder integrar nuestros servicios en la misma si nos lo piden o facilitar una
sede electrnica que integre los servicios a prestar a la ciudadana desde la sede electrnica y
los servicios mnimos de sede electrnica en cumplimiento con toda la ley vigente para la sede
electrnica, que os la resumo: Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los
ciudadanos a los Servicios Pblicos, DECRETO 220/2014, de 12 de diciembre, del Consell, por el
que se aprueba el Reglamento de Administracin Electrnica de la Comunitat Valenciana y
ordenanza de Administracin electrnica de los ayuntamientos de la Comunitat.

Notificaciones Telemticas

Respecto a este mdulo, lo que nos encontramos en algunos ayuntamientos es un modulo de


notificaciones electrnicas integrado con el registro de entrada/salida como por ejemplo el de
TAO 1.0. Adems, por ejemplo en este caso, ste se integra a la vez con el sistema de
notificaciones de la Generalitat Valenciana.

Nuestro mdulo de notificaciones de la plataforma debe integrarse con nuestro registro,


obviamente, pero tambin nos pueden solicitar integrarlo con el sistema de notificaciones de
la Generalitat Valenciana.

Portafirmas

Aqu nos podemos encontrar de todo. Desde que no se disponga de un Portafirmas


propiamente dicho en el ayuntamiento, hasta que se disponga de una herramienta propia del
ayuntamiento (desarrollado por los tcnicos municipales), desde donde se firman los
documentos electrnicamente. Tambin en algunas reas de ayuntamientos se hace uso de
portafirmas integrados con las aplicacin de gestin, como el de la empresa GTT en Gestin

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Tributaria y Recaudacin y el de la empresa IVAL informtica en las aplicaciones de


Contabilidad y facturacin.

Actualmente, cualquier solucin de e-Administracin debe llevar el portafirmas integrado con


el gestor de expedientes, de forma que desde el propio expediente se pueda firmar cualquier
documento integrante del mismo, facilitando la gestin del documento electrnico. Adems es
habitual encontrarse pliegos donde indican que el portafirmas deber ofrecer mecanismos
para integracin de los documentos generados por otras aplicaciones en el mismo.

Gestin documental y archivo electrnico

Como mucho, algunos Ayuntamiento disponen del gestor documental alfresco Community que
tras tiempo de experiencia se dan cuenta que es sencillamente inoperativo dedicar horas y
ms horas a desarrollar costosas funcionalidades que ya vienen de serie en cualquier gestor
documental en el mercado y sacan en los pliegos la sustitucin de este gestor documental por
otro integrado en la plataforma a proponer. En esos casos, se suele solicitar que la solucin
tenga que resolver la gestin documental y el archivado electrnico de los aplicativos
ofertados y que se deber configurar el mismo de forma que permita la integracin de los
documentos y expedientes generados por otras aplicaciones.

1.2.2 Caractersticas tcnicas y funcionales

Para la definicin de caractersticas funcionales vamos a separarlas en dos categoras:


requisitos (R) y criterios (C); algunos de estos criterios las calificaremos como especiales(EC) por
considerarse de mayor relevancia y peso dentro del proyecto y por tanto es habitual que en los
concursos a los que nos presentemos sean objeto de mayor puntuacin y necesitemos
cumplirlos para ganarlo.

Los requisitos sern condicin necesaria y obligatoria a cumplir por nuestra solucin. Para que
gestionemos mejor en el proyecto de desarrollo GDX todos los requerimientos, se propone
una estructura de nomenclatura. As, se nombrara en este documento interno de
requerimientos con la nomenclatura modulo_Rxx, donde mdulo es la abreviatura de la
solucin aportada y xx es el numero de requisito de cada mdulo.

Los criterios de valoracin son los que dan puntos en los concursos (los otros sirven para
poder entrar), se nombran en este documento con la nomenclatura modulo_Cxx,

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modulo_ECxx donde mdulo es la abreviatura de la solucin aportada y xx es el numero de


criterio de valoracin de cada mdulo.

La nomenclatura, tanto los requisitos como los criterios, atiende a la siguiente notacin:

Reg: Registro Electrnico.

Exp: Gestor Expedientes.

Sde: Sede Electrnica

Not: Notificaciones Electrnicas.

Pf: Portafirmas

Arch: Archivo Electrnico.

En resumen de todo lo dicho, tenemos:

- Requisito (Rx): sin esto no se puede ir a ningn ayuntamiento

- Criterio (Cx): la mayora de los pliegos lo piden especficamente

- Criterio Especial (ECx): se utiliza para obtener puntos en los concursos.

1.2.2.1. Registro de Entrada/Salida presencial y telemtico

Se implantar una solucin de registro electrnico de documentos que cubra las modalidades
de presencial y telemtico. Debern contemplarse necesariamente funcionalidades de escaneo
y digitalizacin certificada de documentos con sello de rgano, y permitir la compulsa
electrnica. Asimismo se contemplarn funcionalidades que permitan cambios y mejoras en el
modelo de gestin

Este mdulo permitir registrar certificando la fecha y hora de la entrada de un documento


(solicitud, queja, reclamacin o escrito) dirigido al GDX Group, as como de sus documentos
anexos si los hubiere. Asimismo, permitir registrar la salida de cualquier notificacin,
comunicacin o documento dirigido al ciudadano, las empresas y organismos..

El sistema ha de utilizar los servicios de una autoridad de sellado de tiempo para asegurar con
exactitud el instante de tiempo en el que la entrada o salida tiene lugar, y as anotar el asiento
en el libro correspondiente, guardar los datos de la presentacin de informacin, y devolver un

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acuse de recibo con el nmero de registro y momento de la presentacin. Estar preparado


para incorporar la funcionalidad de compulsa/digitalizacin electrnica.

A. Registro de Entrada/Salida presencial. Requisito mnimos:

Reg_R1: Existir un registro entrada/salida nico para todo el Ayuntamiento.

Reg_R2: Se asignar un identificador nico a cada una de las entradas y salidas


registradas.

Reg_R3: Seguir el estndar SICRES en su ltima versin.

Reg_R4: Integracin con la Plataforma SIR que interconecta la red de oficinas de


registro (presenciales y electrnicas).

Reg_R5: Permitir el funcionamiento descentralizado y departamental de las funciones


de registro de entrada y salida.

Reg_R6: Posibilitar la gestin y emisin de informes con respecto al histrico de


acciones ejecutadas sobre el mdulo de registros, identificando tareas, responsables y tiempos
de ejecucin.

Reg_R7: Permitir el registro tanto de datos como de ficheros.

Reg_R8: El interfaz grfico de usuario estar orientado a los funcionarios de registro y


permitir registrar tanto documentos en formato papel, que sern almacenados en una
carpeta fsica para su posterior digitalizacin, como digitalizar documentos en el momento de
su registro.

Reg_R9: Desde el interfaz grfico de usuario podr darse de alta nuevas entradas y
nuevas salidas. En las entradas se deber registrar la unidad destino, el tema, el expediente
asociado (si lo hubiera), la fecha y el nmero de registro.

Reg_R10: Desde el interfaz grfico de usuario se podr realizar el sellado de los


documentos presentados de forma automtica y generar un impreso de acuse de recibo del
asiento. En cualquiera de los casos se consignar la fecha, el nmero de registro, el tema y la
unidad destino.

Reg_R11: En el caso de que se digitalice el documento, la versin electrnica deber ser


firmada por el funcionario (o sello de rgano) de forma que haga los efectos de compulsa.

Reg_R12: Desde el interfaz grfico de usuario podr modificarse el estado, la unidad


destino, el tema y el expediente asociado a un asiento.

Reg_R13: Desde el interfaz grfico de usuario podrn realizarse bsquedas por


diferentes criterios.

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Reg_R14:Desde el interfaz grfico de usuario podrn obtenerse informes (al menos los
libros registrales diarios)

Reg_R15:El Registro Entrada/Salida deber integrarse con el gestor de expedientes


iniciando expedientes o asociando a expedientes ya existentes las entradas en el registro

Reg_R16:Desde el interfaz grfico de usuario podr gestionarse tanto las unidades


responsables como los temas que irn ligados a las diferentes entradas del sistema

Reg_R17: El Registro Entrada/Salida deber integrarse con el gestor documental.

Reg_R18: Debe disponer de la funcionalidad de impresin de documentos electrnicos


en papel con su correspondiente cdigo seguro de verificacin y su integracin en la sede para
ser cotejado.

Reg_R19: Debe permitir ofrecer sus servicios de registro de forma remota (a travs de
servicios web que sern invocados por otras aplicaciones)

Criterios valoracin

Reg_EC1: Desde los servicios web se podrn acceder al alta, a la modificacin y a la


consulta de registros.

Reg_C1: Ser configurable que los asientos registrados puedan ser marcados con un
sello de tiempo.

Reg_C2: El interfaz de servicios web incluirn los servicios de consulta de unidades


responsables y temas.

Reg_EC2: El Registro Entrada/Salida deber integrarse con el portafirmas.

Reg_C3: El Registro Entrada/Salida deber permitir generar los libros oficiales en libros
electrnicos vlidos.

Reg_C4: Se valorar la disposicin de un Registro electrnico de apoderamientos.

Reg_C5: Se valorar la integracin del sistema con dispositivos de firma biomtrica del
ciudadano

Reg_EC3: En aquellos casos que corresponda, se integrar con el Servicio de Pago


corporativo del Ayuntamiento para el pago de tasas, impuestos, precios pblicos, etc.,
haciendo uso de los cuadernos bancarios necesarios.

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B. Registro de Entrada/Salida telemtico.

Requisitos mnimos:

Reg_R20:El registro telemtico adems de la instancia general deber disponer de una


heramienta para crear formularios personalizados para las presentacin de los distintos
trmites, personalizando la instancia segn las necesidades del procedimiento. Deber
incorporar una plantilla bsica con la imagen y datos corporativos.

El formulario diseado permitir varias posibilidades:

Impresin en blanco del formulario, para su posterior cumplimentacin manual.

Guardado del formulario en local, para su posterior cumplimentacin.

Cumplimentacin del formulario e impresin.

Cumplimentacin del formulario y tramitacin electrnica.

Tendr implementados sistemas de validacin de la informacin de los formularios as


como la posibilidad de realizar clculos en los campos de entrada

Un formulario podr contener informacin relacionada con los datos propios del
expediente o de los documentos relacionados.

Reg_R21:La plataforma permitir registrar telemticamente entradas de los ciudadanos.

Reg_R22:Las entradas aportadas por los ciudadanos podrn ser de texto y podrn
incluir documentos anexos.

Reg_R23:Las entradas recibidas por la plataforma estarn firmadas electrnicamente


por el ciudadano solicitante de la entrada (tanto el texto como los ficheros o un resumen de los
mismos)

Reg_R24:El identificador nico de registro devuelto por el Registro de Entrada/Salida


ser comunicado al ciudadano junto con un acuse de recibo firmado por el Ayuntamiento que
contenga toda la informacin que disponga la legislacin vigente.

AyB

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Requisitos comunes

Reg_R25:Las entradas recibidas por la plataforma sern registradas en el Registro de


Entrada/Salida presencial de forma automtica de forma que exista un nico registro de
entrada que integre las dos modalidades de Registro: presencial y telemtico.

Reg_R26:La empresa adjudicataria en colaboracin con el rea de Organizacin y


Modernizacin TIC del ayuntamiento realizar la migracin de la informacin existente en el
actual registro presencial de entrada/salida al nuevo, con el fin de que exista continuidad
respecto a la situacin anterior.

C. Compulsa

Reg_C6:El sistema dispondr de la funcionalidad necesaria para obtener la versin


electrnica equivalente de un documento presentado en ventanilla fsica con procedimientos
de compulsa (digitalizacin del documento en formato papel + firma electrnica del
funcionario autorizado representando la diligencia de compulsa o sello de rgano).

Reg_C7:Se integrar con el Sistema de Identificacin y Autorizacin del Ayuntamiento


para obtener los datos del usuario y autorizar la ejecucin de las diferentes acciones.

Reg_C8:Se podr obtener un impreso con la diligencia de compulsa electrnica en la


que se har constar una referencia nica al archivado del documento electrnico.

Reg_C9:Se debe soportar tambin la funcionalidad inversa, es decir, obtener la


compulsa en papel de un documento electrnico que obre en poder del Ayuntamiento de
acuerdo con la Ley 11/2007, debiendo incluirse en la impresin del documento electrnico un
cdigo que permita contrastar su autenticidad mediante el acceso a la versin electrnica

D. Gestin de Representantes/Apoderamientos

Reg_EC5:Existir un sistema de gestin de representantes / Registro de apoderamientos

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1.2.2.2. Gestor de expedientes

El Gestor de expedientes electrnicos permitir al funcionario la completa tramitacin del


expediente en todas sus fases. Ha de facilitar la organizacin de los flujos de trabajo para
gestionar cada trmite, pero sobre todo ha de permitir definir cmo se estructuran las tareas,
cmo y quines las realizan, cul es su orden, cmo se sincronizan, cmo fluye la informacin
que soporta las tareas y como se realiza el seguimiento del cumplimiento de tareas,
permitiendo el seguimiento del expediente.

Este mdulo deber implementar un procedimiento no reglado, que permita la libre


tramitacin de expedientes, desde la creacin del mismo hasta la adopcin de los
correspondientes acuerdos, y la presentacin de los trmites en sede (Notificacin,
publicacin, estado,...).

Este Gestor deber permitir que todos los departamentos puedan empezar a gestionar
expedientes en formato electrnico a partir de trmites generados a peticin del interesado o
de oficio.

Desde la oficina de atencin al ciudadano se deber poder tener acceso a todos expedientes
en modo consulta para poder informar al vecino del estado de su tramitacin

Requisitos mnimos

Exp_R1:Deber cumplir con toda la normativa de expediente electrnico

Exp_R2:Deber permitir gestionar un expediente hasta su archivado.

Exp_R3:Permitir la realizacin de tareas en paralelo sobre el expediente o documentos


pertenecientes a l.

Exp_R4:Garantizar la trazabilidad de los expedientes administrativos, de toda la


documentacin que se genere o se asocie a los mismos y de todos los asientos registrales
(telemticos o no) de entrada y salida que se le asocien.

Exp_R5:El Gestor de expedientes deber integrarse con todos los mdulos del presente
pliego.

Exp_R6:El Gestor de expedientes deber disponer de un modulo de digitalizacin


certificada de documentos as como de compulsa electrnica de documentos mediante firma
electrnica para solicitudes y aportaciones de documentacin por canal presencial.

Exp_R7:El Gestor de Expedientes deber estar integrado con la Sede Electrnica y la


correspondiente Carpeta del Interesado, deber reflejar en la misma los trmites que tengan

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repercusin con el mismo, as como las posibles aportaciones de documentos por parte de la
administracin en la tramitacin del expediente.

Exp_R8:Cuando se apertura un expediente, deber indicarse como mnimo los


siguientes datos: Nmero de expediente siguiendo la estructura que determine el
ayuntamiento, Titulo, Fecha, Interesados, Clasificacin, etc.

Exp_R9: Se permitir establecer relaciones entre expedientes.

Exp_R10: El expediente permitir tener varios interesados

Exp_R11: El Gestor de expedientes dispondr de una herramienta para modelar


procedimientos especficos de cada rea (datos personalizables por tipo de expediente).

Exp_R12: Cuando un procedimiento no est predefinido a travs del Modelador de


Procedimientos, el tramitador permitir una gestin libre del mismo, mediante la asociacin de
cuantos documentos se precisen al expediente, as como el posible uso de los
subprocedimientos que se precisen (notificacin, etc.).

Exp_R13: Para generar los documentos se dispondr de plantillas que podrn auto-
cumplimentarse con las variables propias del documento o del expediente al que pertenezca.

Exp_R14: El gestor de expedientes tendr implementados sistemas de validacin de la


informacin de los formularios as como la posibilidad de realizar clculos en los campos de
entrada

Exp_R15: Permitir el acceso al expediente desde dispositivos mviles (Smartphone,


tablets) para consulta, validacin y firma de documentos.

Exp_R16: La empresa adjudicataria en colaboracin con el rea de Organizacin y


Modernizacin TIC del ayuntamiento realizar la migracin de la informacin existente en los
actuales gestores de expedientes al nuevo o soluciones alternativas, con el fin de que exista
continuidad respecto a la situacin anterior.

Criterios valoracin

Exp_EC1: Dispondr de soluciones para la gestin de las Resoluciones (Decretos) de


Alcalda: asignacin de nmeros, elaboracin de las resoluciones de alcalda, sus certificados y
notificaciones y su incorporacin al Libro de Resoluciones, as como su integracin dentro del
Sistema Integral de Gestin Administrativa.

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Exp_EC2: Dispondr de soluciones para la gestin rganos resolutivos (Pleno, JGL,


comisiones informativas), elaboracin de las actas, sus certificados y notificaciones y su
incorporacin al Libro de Actas, as como su integracin con el gestor de expedientes.

Exp_C1: Entorno de usuario amigable en forma de Bandeja de Entrada desde la cual se


mostrar un resumen del estado de los expedientes del que se es responsable, se podr iniciar
o avanzar trmites, se tendr acceso a avisos electrnicos, plazos vencidos, tareas pendientes,
firmas pendientes, etc.

Exp_EC3: El Gestor de expedientes dispondr de servicios web para que otras


aplicaciones del ayuntamiento se integren con l (alta, modificacin, consulta).

Exp_C2: El Gestor de expedientes dispondr de un cuadro de mando.

Exp_C3:S e podrn asignar notas y avisos referidos a los expedientes, que permitan a
los gestores hacer anotaciones de gestiones no regladas.

Exp_C4:El expediente podr estar disponible en modo consulta a otras areas


relacionadas con el expediente.

Exp_C5: El modelador de procedimientos permitir definir subprocedimientos que


puedan ser reutilizados en otros procedimientos (notificaciones, suspensiones, etc.)

Exp_C6: El modelador de procedimientos permitir definir variables, acciones,


condiciones, etc. asociadas a los procedimientos, transiciones o tareas.

Exp_C7: El modelador de procedimientos permitir incorporar alertas y controles de


tiempo relacionados con el estado de ejecucin de los procedimientos o las tareas. Como por
el ejemplo el cumplimiento de plazos.

Exp_C8: El modelador de procedimientos permitir definir perfiles de usuarios y


responsables asociados a la tramitacin.

Exp_C9: Cuando el procedimiento este definido el sistema se ocupar de interpretar los


modelos definidos en el modelador y ejecutar las tareas que se determinen en el flujo del
mismo, segn el valor de las variables que estn definidas.

Exp_C10: El sistema deber recoger toda la informacin necesaria para obtener la


trazabilidad de los trmites.

Exp_C11: Sera el sistema quin emita las alertas previstas e informe del estado de la
tramitacin.

Exp_C12: Un formulario podr contener informacin relacionada con los datos propios
del expediente o de los documentos relacionados.

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1.2.2.3. Sede electrnica

La Sede Electrnica se crea para concretar el derecho de los ciudadanos a comunicarse con la
Administracin por medios electrnicos. Debe facilitar al ciudadano el acceso a los servicios
electrnicos de la administracin, le garantiza unos servicios mnimos uniformes, un aspecto
homogneo y una identificacin clara bajo un nombre de dominio concreto.

En la Sede Electrnica del Ayuntamiento debe figurar claramente los trminos de la relacin
por medios electrnicos con los ciudadanos: identificacin, autenticacin, accesibilidad,
disponibilidad, integridad, veracidad, actualizacin de la informacin, contenido mnimo,
proteccin jurdica y responsabilidad entre otros.

En definitiva, al entrar en una sede electrnica el ciudadano tendr confianza y seguridad al


utilizar sus servicios electrnicos y podr realizar los trmites 24 x 365 desde cualquier sitio.

La Sede Electrnica deber estar integrada con los componentes de la plataforma: Registro,
Gestor de Expedientes y Gestor Documental.

La Sede Electrnica del Ayuntamiento deber cumplir con la normativa nacional y de la


Comunidad Valencia dictada al respecto.

Requisitos mnimos del sistema.

Sde_R1: Identificacin de la sede, as como del rgano u rganos titulares y de los


responsables de la gestin y de los servicios puestos a disposicin en la misma y, en su caso,
de las subsedes de ella derivadas.

Sde_R2: Informacin necesaria para la correcta utilizacin de la sede incluyendo el


mapa de la sede electrnica o informacin equivalente, con especificacin de la estructura de
navegacin y las distintas secciones disponibles, as como la relacionada con propiedad
intelectual.

Sde_R3: Tutoriales de usuario para la correcta utilizacin de la sede.

Sde_R4: Sistema de verificacin de los certificados de la sede, que estar accesible de


forma directa.

Sde_R5: Relacin de sistemas de firma electrnica que sean admitidos o utilizados en la


sede.

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Sde_R6: Normas de creacin del registro o registros electrnicos accesibles desde la


sede.

Sde_R7: Relacin de los servicios disponibles en la sede electrnica. Carta de Servicios.

Sde_R8: Relacin de los medios electrnicos a los que se refiere el artculo 27.4 de la Ley
11/2007, de 22 de junio.

Sde_R9: Acceso, en su caso, al estado de tramitacin del expediente por el ciudadano.

Sde_R10: Comprobacin de la autenticidad e integridad de los documentos emitidos


por los rganos u organismos pblicos que abarca la sede que hayan sido autenticados
mediante cdigo seguro de verificacin (CSV).

Sde_R11: Indicacin de la fecha y hora oficial a los efectos previstos en el artculo 26.1
de la Ley 11/2007, de 22 de junio.

Sde_R12: Informacin de inters general en relacin con el mbito territorial, funcional


o personal, en que preste servicios o desarrolle su accin pblica, como pueda ser la
Comunitat Valenciana, el municipio o la provincia de la administracin titular de la sede
electrnica.

Sde_R13: Clusulas obligatorias de responsabilidad, proteccin de datos y de calidad,


en relacin con el titular de la sede electrnica y con la informacin que figure en sta. Los
titulares de sede electrnica publicitarn en ella la carta de servicios de sede a que se refiere el
artculo 36.2 de esta ley.

Sde_R14: La sede dispondr de un interfaz de servicios web que le permitir la


integracin de otras aplicaciones corporativas para ofrecer servicios al ciudadano desde la
misma

Sde_R15: Directorio del personal dependiente del titular de la sede electrnica, con
especial indicacin de los funcionarios y funcionarias a quienes se haya habilitado por cada
administracin pblica para la identificacin o autenticacin de los ciudadanos y ciudadanas,
de acuerdo con el artculo 21 de esta ley.

Criterios valoracin

Sde_C1: Publicacin electrnica de actos y comunicaciones que deban trasladarse al


tabln de anuncios o edictos, indicando el carcter sustitutivo o complementario de la
publicacin electrnica o integracin con el tabln de anuncios electrnico actual del
Ayuntamiento (SITAE)

Sde_C2: Integracin mediante vinculacin con perfil de contratante.

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Sde_C3: Enlaces a otras sedes o direcciones electrnicas en Internet, de inters


relevante en relacin con el mbito competencial del titular de la sede electrnica.

Sde_C4: Buscadores y servicio de consultas ms frecuentes (FAQ).

Sde_C5: Informacin sobre accesibilidad, estndares visuales y bilingismo.

1.2.2.4. Notificaciones Telemticas

El mdulo de Notificaciones Telemticas permitir realizar el envo y la gestin de


notificaciones telemticas fehacientes, con generacin de evidencias comprobables de la
entrega por el emisor y la recepcin por el destinatario, conforme a la normativa vigente.

Actualmente se dispone del mdulo de notificaciones de la plataforma de Administracin


Electrnica para Entidades Locales de la GVA, que actualmente no est en produccin. Se debe
integrar este mdulo con el sistema a implantar u opcionalmente implantar otro alternativo.

Requisitos mnimos

Not_R1: El mdulo de notificacin debe proveer la funcionalidad de admisin, puesta a


disposicin y entrega de notificaciones con acuse de recibo.

Not_R2: Debe poder permitirse la suscripcin y baja de los usuarios a los servicios.

Not_R3: El mdulo debe integrarse con los aplicativos ofertados en este pliego.

Not_R4:Cumplimiento normativa notificacin electrnica.

Criterios valoracin

Not_C1:El mdulo debe presentar un interfaz para proveer el servicio a otras entidades,
gestionadas mediante este mdulo. Se debe incluir un sistema de informacin del estado de
las notificaciones a las entidades solicitantes.

Not_C2: Las notificaciones deben poder realizarse por lotes o remesas, con sus
correspondientes acuses de recibo.

Not_EC1:El mdulo dispondr de servicios web para que otras aplicaciones del
ayuntamiento se integren con l.

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Not_EC2:El mdulo dispondr de mecanismos de envos de informacin a medios


electrnicos, como correo electrnico o SMS, para informar de la disponibilidad de una
notificacin

1.2.2.5. Portafirmas

El Portafirmas es la herramienta encargada de recibir los documentos a validar por parte del
empleado acreditado para ello. Este repositorio de firma debe ser visto desde una doble
vertiente, por un lado el Portafirmas recibir las solicitudes generadas desde cualquier
componente de la solucin que se pretende adquirir en el presente concurso (Registro, Gestor
de Expedientes, etc.), pero por otro lado se pretende que el Portafirmas ofertado pueda
convertirse en el portafirmas corporativo del Ayuntamiento

Para que esto ltimo pueda llegar a darse, el Portafirmas ofertado deber proveer de los
mecanismos necesarios para poder ser invocado desde aplicaciones externas, y viceversa.

Otra caracterstica aadida consiste en la posibilidad de que el Portafirmas reciba no slo el


documento/os a firmar, sino tambin un conjunto de documentos anexos al principal, que son
necesarios consultar para poder firmar.

Requisitos mnimos

PF_R1: La plataforma deber ofrecer servicios de Portafirmas que facilite al personal del
ayuntamiento y unidades gestoras la firma electrnica de los documentos.

PF_R2: El sistema de Portafirmas deber integrarse con todos los mdulos del presente
pliego.

PF_R3: El sistema se integrar tambin con las diferentes herramientas especficas de


cada rea, esto es, deber permitir que los documentos generados desde cualquier aplicacin
corporativa sean recibidos por el portafirmas.

PF_R4:El sistema Portafirmas permitir la centralizacin en un nico punto de la firma


de documentos electrnicos procedente de diferentes trmites.

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PF_R5:El sistema debe permitir la firma de un solo firmante o la firma mltiple


(permitiendo en este caso definir los flujos de las firmas, tanto secuenciales como paralelos) .

PF_R6:El sistema favorecer la usabilidad permitiendo la firma en bloque de varios


documentos.

PF_R7:El sistema de Portafirmas dispondr de un interfaz grfico de usuario que ser


utilizado por los usuarios para dar de alta documentos para firmar y para consultar y firmar
documentos pendientes.

PF_R8:El sistema de Portafirmas avisar de los documentos pendientes de firma a sus


destinatarios.

PF_R9:El sistema de Portafirmas admitir como mnimo los certificados de la ACCV y el


DNIe.

PF_R10: Admitir los certificados personales y de empleado pblico de los servicios de


autentificacin mencionados anteriormente.

PF_R11:El sistema de Portafirmas dispondr de un campo opcional a efectos de , que


determine a efectos de que se firma el documento (visto bueno, dar fe, etc.).

PF_R12:El sistema de Portafirmas dispondr de un interfaz de servicios web que le


permitir a otras aplicaciones dar de alta documentos para firmar y consultar el estado de
firma de los documentos.

PF_R13:El portafirmas permitir la firma longeva de los documentos.

PF_R14:Implementar los conceptos de roles y delegacin de firmas.

PF_R15:El sistema permitir la firma masiva de los documentos que estn en la bandeja
de firmas pendientes.

PF_R16:Este sistema permitir la firma en cualquier lugar (ser accesible a travs de


Internet o App dispositivo mvil), dentro y fuera del ayuntamiento.

Criterios valoracin

PF_C1: La herramienta se compondr de dos interfaces diferenciados, por una parte la


de usuario final y por otra la de integracin con otras aplicaciones corporativas que soliciten al
mismo la firma de documentos, as como otras funcionalidades asociadas.

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PF_C2: El Portafirmas utilizar los servicios proporcionados por la plataforma @Firma,


admitiendo en cualquier caso la validacin de certificados de la ACCV (Agencia de Certificacin
de la Comunidad Valenciana) y el DNI Electrnico.

PF_C3: Podr admitir otros tipos de certificados emitidos por las correspondientes
autoridades de certificacin, como es el caso del de Pertenencia a Empresa.

PF_C4: El sistema de delegacin de firmas deber realizarse en el propio sistema del


Portafirmas. La delegacin podr realizarse por plazos y/o tipos de documentos.

PF_C5: La cadena de firmas de los documentos ser gestionada en este sistema.


Cuando las aplicaciones generen un documento debern indicar al Portafirmas el tipo de
documento, asignando la cadena de firmas que le corresponda, con los roles
correspondientes.

PF_C6: Se permitir que la cadena de firmas de un documento no est prestablecida,


pudiendo indicarse de forma flexible segn se realice la tramitacin del mismo.

PF_C7: Desde las aplicaciones o por parte del usuario se podrn asociar documentos
anexos que permitan al firmante consultar la documentacin necesaria que le permita la toma
de decisin en el proceso de firma. Estos documentos anexos no podrn ser modificados o
eliminados, evitando por tanto el repudio de la firma realizada con los documentos aportados.

PF_C8: El sistema debe contemplar la firma en cascada y en paralelo.

PF_C9: Los usuarios recibirn avisos (email, SMS) de aquellos documentos pendientes
de firma que estn ms de un tiempo determinado en sus bandejas de entrada.

PF_C10: Se podrn realizar anotaciones pblicas o privadas en los documentos, en el


momento de la firma, quedando esas anotaciones ligadas al documento.

PF_C11: El sistema informar del estado de la firma de un documento por parte de los
usuarios implicados en la tramitacin o de las aplicaciones integradas (seguimiento de la
cadena de firmas).

PF_C12: El Portafirmas proveer a las aplicaciones que se integren con l un servicio de


respuesta, de manera que cuando una peticin enviada a Portafirmas por dichas aplicaciones
sea firmada, rechazada o retirada, Portafirmas comunique tal situacin al servicio de respuesta
de la aplicacin en cuestin, con los datos actualizados de la peticin.

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1.2.2.6. Gestin documental y archivo electrnico

Los ayuntamientos medios cuentan con una poltica corporativa, normalizada y completa de
gestin de los documentos electrnicos y expedientes, que controle el ciclo completo de la vida
de los documentos (incluyendo su control, uso y conservacin) y permite garantizar la
transparencia administrativa, el acceso de los ciudadanos a la informacin y la conservacin
del patrimonio documental, para fines de investigacin histrica, como testimonio de la
actuacin de la administracin municipal y como prueba de su legalidad.

Nuestra solucin deber dotar de los mecanismos necesarios para que todos los documentos
generados por la plataforma se almacenen en un Gestor Documental desde el momento de su
creacin.

Para los Ayuntamientos que dispongan de algn gestor documental la solucin tiene que
resolver la gestin documental y el archivado electrnico de los aplicativos ofertados. Se
deber configurar el mismo de forma que permita la integracin de los documentos y
expedientes generados por otras aplicaciones en el mismo.

Tambin se suele valorar la integracin con el sistema ARCHIVE que ofrece la AGE

Requisitos mnimos:

Arch _R1:La plataforma debe incluir funcionalidad para el archivo y la gestin de


documentos electrnicos.

Arch _R2:La plataforma debe cumplir la legislacin vigente relacionada con la materia,
as como con la poltica de gestin de documentos corporativa y archivo, incluyendo la norma
UNE-ISO 15489, la especificacin MoReq2 (Model Requirements for the management of
electronic records), y las normas y estructuras internacionales de descripcin e intercambio de
datos en archivos.

Arch_R3: Entrada de documentos. Conjunto de funcionalidades de incorporacin de


documentos, y metadatos asociados a los mismos, al sistema. En este apartado se incluye la
digitalizacin y los dispositivos y protocolos de captura. El sistema debe permitir trabajar con
versiones hasta la incorporacin del documento definitivo al sistema.

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Arch_R5: Salida (acceso) a los documentos. Incluye las funcionalidades necesarias para
localizar un documento, por bsqueda indexada o por sus metadatos.

Arch_R6: Control de accesos. Definir los permisos y perfiles de los usuarios y


agrupaciones. Debe permitir identificar a los usuarios que interacten con el sistema,
accediendo al sistema de identificacin y autorizacin existente en el ayuntamiento.

Arch_R7: Gestin de documentos. Es el ncleo de sistema, que se encarga de coordinar


la entrada de documentos, validando sus privilegios y almacenndolos en su correspondiente
repositorio, o el procedimiento anlogo para su recuperacin.

Arch_R8: El sistema debe permitir establecer polticas de retencin de los documentos


para su eliminacin o paso al mdulo de Archivo en funcin del ciclo de vida asociado. La
destruccin de documentos debe ser segura y estar documentada.

Arch_R9: Bsquedas de documentacin que permitan localizar los documentos y


gestionar los tipos de acceso y salida de la misma.

Arch_R10: El sistema debe garantizar que se pueda confiar en los documentos y se


puede demostrar su integridad y autenticidad, mediante mecanismos como la integracin con
la plataforma de Firma Electrnica.

Arch_R11: El sistema debe garantizar que los documentos electrnicos puedan


mantener sus cualidades a lo largo del tiempo de modo que la accesibilidad, autenticidad y
fiabilidad se mantengan mientras el documento sea necesario.

Criterios valoracin

Arch _EC1: Crear y compartir varios cuadros de clasificacin de estructura flexible, con
mltiples niveles jerrquicos que hereden la informacin.

Arch_EC2: Debe permitir la gestin de los depsitos fsicos y de los repositorios de


almacenamiento electrnico de manera flexible., facilitando la gestin de su espacio. Debe
contar con un instrumento de seguimiento que permita controlar y registrar informacin sobre
la ubicacin y movimientos de los expedientes, tanto tradicionales como electrnicos, a lo
largo del tiempo

Arch_C1: Debe gestionar y estandarizar el proceso automtico de ingreso de


documentacin desde la aplicacin de gestin de documentos y desde los archivos de gestin,
transfiriendo los documentos y los metadatos asociados a stos, permitiendo multiregistro
para los ingresos y posteriores accesos. Asimismo, debe contar con instrumentos integrados
para exportar documentos de archivo y metadatos

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Arch_C2: Contar con las herramientas necesarias para realizar la descripcin de la


documentacin, incluyendo el uso de descriptores y la indizacin

Arch_C3: El sistema debe permitir establecer y aplicar polticas de valoracin de los


documentos para su eliminacin o conservacin permanente, es decir, mantener y aplicar
calendarios de conservacin. La destruccin de documentos debe ser segura y estar
documentada.

Arch_C4: El sistema debe permitir establecer y aplicar polticas de acceso (en sus
diversos niveles) a los documentos a lo largo del tiempo.

Arch_C5: El sistema debe permitir especificar los formatos permitidos para cada tipo de
documento y rechazar o migrar los documentos que no se encuentren en dichos formatos.

Arch_C6:Debe permitir supervisar el uso o movimiento de los documentos mediante un


sistema de trazabilidad (pistas de auditora) incluyendo el cumplimiento de la LOPD.

Arch_C7:El sistema debe permitir la agrupacin de documentos en expedientes y su


tratamiento como unidades de gestin y almacenamiento a todos los efectos.

1.2.2.7. Base de datos nica

Se remarca en los pliegos que la solucin aportada deber estar dotada de una base de datos
nica que sirva de soporte al conjunto de informacin manejada desde la perspectiva de la
tramitacin electrnica y en formato papel.

Requisitos Mnimos del Sistema

BD_R1:Este componente se encargar de la gestin de los usuarios y permisos


necesarios para el correcto funcionamiento de todos los mdulos del sistema. Debiendo estar
integrado con el Directorio Activo (LDAP) del ayuntamiento al que licitemos.

BD_R2:Todos los componentes del sistema ofertado debern usar de forma integrada
una serie de recursos de informacin nicos. Por ejemplo los interesados sern comunes a
todos los componentes del sistema, departamentos, das hbiles, calendarios etc.

Criterios valoracin

BD_C1:Se valorar la posibilidad de que el sistema ofertado evolucione, al objeto de


adaptarse a la definicin de requisitos que efectue el ayuntamiento al que licitemos.

BD_C2:Los requisitos de informacin normalizada afectarn entre otros a los siguientes


recursos de informacin: Autoridades, Representaciones, Cuadro de Clasificacin,

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Vocabularios. (Tesauros, taxonomas, etc.), Estructura Organizativa, Catlogo de


procedimientos, Tipos documentales.

1.2.2.8. Arquitectura de la solucin.

Hemos de indicar en nuestras memorias a presentar cuando licitemos a un ayuntamiento cual


es la arquitectura de la solucin propuesta con un grfico de la misma. Se suele pedir que se
deba integrar con la arquitectura tecnolgica preexistente en el Ayuntamiento.

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1.3 Resumen de los Requisitos

Sirva esta tabla para enumerar y marcar que es lo que se cumple y qu no en cada momento.

REQUISITO Cumple Criterio Cumple


(Si/no) (Si/no)
Reg_R1 Reg_C1
Reg_R2 Reg_C2
Reg_R3 Reg_C3
Reg_R4 Reg_C4
Reg_R5 Reg_C5
Reg_R6 Reg_C6
Reg_R7 Reg_C7
Reg_R8 Reg_C8
Reg_R9 Reg_C9
Reg_R10 Reg_EC1
Reg_R11 Reg_EC2
Reg_R12 Reg_EC3
Reg_R13 Reg_EC5
Reg_R14 EXP_C1
Reg_R15 EXP_C2
Reg_R16 EXP_C3
Reg_R17 EXP_C4
Reg_R18 EXP_C5
Reg_R19 EXP_C6
Reg_R20 EXP_C7
Reg_R21 EXP_C8
Reg_R22 EXP_C9
Reg_R23 EXP_C10
Reg_R24 EXP_C11
Reg_R25 EXP_C12
Reg_R26 EXP_EC1
Exp_R1 EXP_EC2
Exp_R2 EXP_EC3
Exp_R3 Sde_C1
Exp_R4 Sde_C2
Exp_R5 Sde_C3
Exp_R6 Sde_C4
Exp_R7 Sde_C5
Exp_R8 Not_C1
Exp_R9 Not_C2
Exp_R10 Not_EC1
Exp_R11 Not_EC2
Exp_R12 PF_C1
Exp_R13 PF_C2
Exp_R14 PF_C3
Exp_R15 PF_C4

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Exp_R16 PF_C5
Sde_R1 PF_C6
Sde_R2 PF_C7
Sde_R3 PF_C8
Sde_R4 PF_C9
Sde_R5 PF_C10
Sde_R6 PF_C11
Sde_R7 PF_C12
Sde_R8 Arch_C1
Sde_R9 Arch_C2
Sde_R10 Arch_C3
Sde_R11 Arch_C4
Sde_R12 Arch_C5
Sde_R13 Arch_C6
Sde_R14 Arch_C7
Sde_R15 Arch_EC1
Not_R1 Arch_EC2
Not_R2 BD_C1
Not_R3 BD_C2
Not_R4
PF_R1
PF_R2
PF_R3
PF_R4
PF_R5
PF_R6
PF_R7
PF_R8
PF_R9
PF_R10
PF_R11
PF_R12
PF_R13
PF_R14
PF_R15
PF_R16
Arch_R1
Arch_R2
Arch_R3
Arch_R4
Arch_R5
Arch_R6
Arch_R7
Arch_R8
Arch_R9
Arch_R10
Arch_R11

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BD_R1
BD_R2

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