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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Versin: 01

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS Fecha: 28 de


marzo del
REGIONAL TOLIMA 2015

PROTOCOLO DE COMUNICACIN

Bienvenidos Aprendices, en el mundo virtual la forma y medio como nos


comuniquemos es un asunto importante para el aprendiz, el conocimiento claro y
completo de este protocolo le darn al aprendiz la ventaja de saber exactamente
donde y cuando preguntar o aportar un mensaje.

Con el nimo de conocer los diferentes medios y herramientas que ofrece la


plataforma Blackboard y la forma correcta para obtener una excelente
comunicacin entre el aprendiz y el Sena usted debe tener en cuenta este
documento.

Actualmente se cuenta con tres medios de Comunicacin: Instructor - Aprendiz,


Aprendiz - Aprendiz, y Aprendiz - SENA. A continuacin conocern cada una de
las herramientas existentes para realizar la comunicacin en cada uno de estos
medios:

1. INSTRUCTOR - APRENDIZ

El instructor virtual SENA cuenta con cinco herramientas eficaces para la


comunicacin diaria con el aprendiz, donde podr resolver Dudas e Inquietudes
sobre el manejo de la plataforma, y sobre temas relacionados con el desarrollo
del curso. Estas herramientas estn disponibles permanentemente de la siguiente
manera:

El Foro de Dudas e Inquietudes: Es un lugar de ayuda tcnica y temtica,


donde se pueden plantear cualquier tipo de inquietudes como puede ser: la
instalacin de programas, manejo programas, manejo de herramientas, servicios
telemticos, materiales de las unidades, forma de envos de actividades, ect.

Estas dudas, inquietudes o inconvenientes sern resueltas por el instructor en un


tiempo no mayor a 24 horas.
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Correo Electrnico: As como en el foro de inquietudes, por medio de correo


electrnico se puede comunicar cualquier duda adicional, solicitud o pregunta
general. Puede ser usado antes de dar inicio al curso para resolver incertidumbres
como; fecha inicial y final del curso, como ingresar a la plataforma o metodologas
a llevar en la formacin virtual.

Mensajera Interna: Mtodo de envo de mensajes al instructor o a un compaero


del curso. Este modo de comunicacin se realiza dentro de la plataforma y
funciona como un correo electrnico, con la diferencia que la plataforma se
encarga de realizar el envi del mensaje a la persona destino directamente.

Sesiones en Lnea: Las sesiones en lnea, tambin llamadas actividades


sincrnicas o reunin virtual, es una herramienta de la plataforma Blackboard que
permite una sesin de comunicacin en vivo virtual junto al instructor y los
compaeros aprendices. Bajo el criterio del instructor una fecha es asignada,
generalmente cada semana, para realizar estas sesiones donde el instructor
explicara la temtica del curso y de la semana, resuelve dudas generales o
especficas de las actividades de la semana.

El instructor publicara un anuncio con la fecha, hora e instrucciones de cmo y


cundo se realizara estas Sesiones en Lnea

2. APRENDIZ - APRENDIZ

Para mantener la comunicacin continua entre todos los participantes del curso
estarn abiertos permanentemente los siguientes grupos de discusin:

El Foro Social: Es el rea de las reuniones sociales del curso; digamos que es
algo as como la cafetera de nuestra aula virtual. Aqu habr conversaciones de
cualquier ndole, que no necesariamente tienen que ver con el curso, pero que
ayudan a crear comunidad. Entre otras cosas usted puede comentar aqu sus
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impresiones respecto del mdulo y su metodologa, lo que servir para mejorar el


programa.

Foro Temtico: Es un espacio para la construccin de conocimientos, la


argumentacin y el debate sobre los temas de la semana.

Mensajera Interna: Por medio de la plataforma, el aprendiz puede realizar una


comunicacin directa con cualquier compaero(a) del curso para compartir
materiales adicionales, trabajos de actividades grupales o solucin de dudas entre
aprendices.

Foro de Dudas e Inquietudes: Los compaeros del curso podrn participar en la


comunicacin de este foro para la ayuda general de cualquier duda propuesta. Si
el aprendiz est en la capacidad de resolver una duda, es invitado a realizar este
aporte para el general crecimiento de conocimientos del mdulo a trabajo.

3. APRENDIZ - CENTRO DE FORMACIN

Lnea gratuita: Para solicitar la correccin de datos bsicos, cambios de tipo de


documento de identidad, reestablecer contraseas, se puede llamar a la lnea
gratuita 01800910270, en el horario de atencin de lunes a viernes de 8:00 am a
5:30 pm.

Centro Formacin: Para solicitar la correccin de datos bsicos, cambio de


correos electrnicos, cambios de tipo de documento de identidad, se puede
acercar al Centro de Formacin ms cercano de su ciudad, anexando el
documento de identidad.

Recordar Contrasea: En el caso de olvidar la contrasea para ingresar a la


plataforma de senasofia y de blackboard, puede realizar los siguientes pasos en
este DOCUMENTO para recuperar y restablecer el acceso a las plataformas.
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4. APRENDIZ - GESTOR APRENDIZ

El gestor de aprendiz es un role asignado a un personal dentro de los cursos


virtuales para gestionar, organizar y facilitar la comunicacin general del curso. El
gestor de aprendiz y el instructor trabajan de mano a mano para lograr el buen
desarrollo del curso virtual. Se puede realizar la comunicacin con el gestor de
aprendiz de las siguientes maneras:

El Foro del Gestor de Aprendices: Es un lugar de ayuda tcnica, donde se


pueden plantear inquietudes especificas al gestor de aprendiz.

Correo Electrnico: A continuacin conocern la forma correcta de comunicarse


en cada una de las Herramientas, teniendo en cuenta que alguna de ellas son
verbales y otras escritas.

En cuanto a la comunicacin que se realice por escrito usted apropiar los


conocimientos necesarios para producir los documentos que consignen la
informacin presentada, y aquellos que permitan la aplicacin del flujo de la
informacin; todos estos aplicando las reglas gramaticales y ortogrficas y, por
supuesto, considerando los protocolos de comunicacin establecidos dentro del
mundo de la virtualizacin.

Foro Temtico: Precisin Este aspecto es un factor imprescindible en la


comunicacin organizacional, puesto que la puntualidad del mensaje nos permite
eficacia y efectividad comunicativa. Por esta razn, la redaccin debe ser directa,
comprensible y especifca, y en consecuencia, no deben cometerse errores que
den lugar a la ambigedad, haciendo uso correcto de la ortografa y la gramtica.
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5. LINEAMIENTOS PARA LA BUENA COMUNICACIN

1. Puntualidad: Se es o no se es puntual, en ste punto, el ms o menos o el


quiz no tiene cabida y dentro de una empresa, el ser impuntual puede
perjudicar a todo el entorno, las excusas estn vetadas, si existe
impuntualidad se represan cartas, documentos, llamadas, etc.
2. La Discrecin: Es quiz uno de los aspectos ms relevantes dentro de una
empresa, discrecin igual a prudencia, cuando hacemos parte de una
empresa debemos ser ticos y discretos ante todo y con todo lo que ocurra
dentro de la empresa, es saber guardas los secretos o problemas no slo
de orden personal, sino tambin todo lo referente a los negocios.
3. Respeto: Si no respetamos nadie nos respetar. Dentro de las empresas
existen cargos desde el ms alto hasta el inferior, no debera existir
discriminaciones, todos estn con el mismo fin, trabajar para conseguir un
sustento familiar y nadie es ms que otro, pero si con cargos diferentes o
circunstancias diferentes, pero a todas las personas se las debe tratar en
igualdad de condiciones.
4. Amabilidad: La amabilidad no es igual a lambonera, una persona amable
es sincera y sta es la clave para que las empresas y las personas escalen
peldaos, no hay nada ms agradable que ingresar a una oficina y ser
recibida con una sonrisa, unos ojos amables y un saludo afectuoso, de
seguro que traer muchos ms clientes de los que tiene.
5. Positivismo: Las empresas estn llenas de personas txicas que a cada
momento se quejan de todo, influyen para que las relaciones se daen,
todo est mal, stas personas negativas no son tiles en una empresa, lo
que se requiere es de personas con actitud positiva, con mentes abiertas,
que sean capaces de enfrentar cualquier problema con decencia, que al
momento de una situacin difcil, como es el caso de lidiar con clientes
molestos tengan una buena actitud, el positivismo est cogido de la mano
con la amabilidad y es una de las herramientas ms valiosas cuando tienen
a su cargo la atencin al cliente.
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6. Comunicacin: Si no existe comunicacin entre jefes y compaeros, las


empresas seguirn como una rueda suelta, ste aspecto tan fundamental
puede impedir que haya progreso empresarial.
7. La Imagen: Es la pieza clave dentro de una organizacin, una imagen
pulcra ser la buena impresin que se lleven los clientes de una empresa,
as como una mala imagen ser recordada por aos. La imagen no slo
est enfocada en lo visible, sino tambin en lo que proyecten los
funcionarios.
8. La Elegancia: Los empleados deben recordar que son la imagen de una
empresa, hay muchos errores que comenten al momento de vestir, la
apariencia personal ser siempre agradable a los ojos de los dems, no es
slo portar un vestido, es vestirse con discrecin, sumado a un excelente
comportamiento social.
9. Lenguaje Verbal: No slo es saber hablar, es nuestro tono de voz, el
vocabulario, lo que expresamos con nuestras palabras.

Si tienen en cuenta todos los anteriores aspectos, pueden generar un excelente


ambiente laboral.

6. CONDUCTA DE JERARQUA DE LA COMUNICACIN

Se define la siguiente jerarqua de comunicacin con el propsito de establecer


unos conductos generales que permita generar una comunicacin fluida entre los
siguientes actores:

Aprendiz: Es la persona que se inscribe para la asignacin de un curso virtual


complementario.

Su canal de comunicacin es directamente con el instructor; en la que el aprendiz


radica una solicitud mediante los distintos medios: Correo electrnico, foros de
dudas e inquietudes, mensajera interna.

Instructor: Es la persona que se asigna como tutor a un curso virtual


complementario.
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Su canal de comunicacin es bidireccional con el Aprendiz y con el Integrador


Junior; con el fin que el tutor defina qu tipo de solicitud de sebe escalar al
integrado y cules l puede dar respuesta en un tiempo mximo de 24 horas a
partir del recibido de la solicitud.

Integrador Junior: Es la persona encargada de realizar las asignaciones de los


cursos virtuales definido por un grupo de estructuras por Familias asignadas por el
Integrador Snior.

Su comunicacin es bidireccional con el instructor quien atender las solicitudes o


escalara al integrador snior en un tiempo mximo a 24 horas; con el propsito de
dar respuesta a las que estn en su alcance al tutor virtual.

Integrador Snior: Su comunicacin es bidireccional con el integrador junior para


soportar las solicitudes escaladas por l y enviarlas al Nodo central para su
anlisis en la solucin de estas solicitudes, o dar respuesta a las que estn en su
alcance en un tiempo mximo de 24 horas.

Nodo central: Su comunicacin es bidireccional con el integrador snior para


soportar las solicitudes escaladas por l y darle un trmite final en un tiempo
inferior a 24 horas.

Integrador Integrador Nodo


Aprendiz Instructor Central
Junior Senior
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CONTROL DEL DOCUMENTO

ITEM Nombre Cargo Dependencia Fecha


Aprobado: Omar Barragan Funcionario Centro de Comercio y Abril de 2015
Caicedo Servicios - Regional
Tolima
Revisado por: Alvaro Perez Nio Contratista Centro de Comercio y 31 de Marzo
Servicios - Regional de 2015
Tolima
Elaborado por: Grupo de Contratista Centro de Comercio y Marzo de
Instructores Servicios - Regional 2015
Virtuales del Tolima
Centro
Basado: Instructivo para Grupo de gestin 09 de Febrero
orientar el operativa integral de la de 2015
desempeo del formacin en
instructor en modalidad virtual y a
ambientes distancia
virtuales de
aprendizaje

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