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PROCEDIMIENTO DE EVALUACIN Y PROMOCIN Fecha de aprobacin:
Instituto americano para el 26-05-2016
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1. OBJETIVO
Describir las condiciones bajo las cuales se podrn promover estudiantes a niveles superiores
del programa acadmico.

2. ALCANCE
El presente procedimiento aplica para los procesos de desarrollo curricular y administrativo y
financiero de todas las sedes de AMERICAN SHOOL WAY S.A.S.

3. RESPONSABLE
La Direccin Acadmica, Administrativa y financiera son los directos responsables de garantizar
el cumplimiento de los elementos establecidos en este procedimiento.

4. CONDICIONES GENERALES

Los requisitos acadmicos de avance:

a) Check List completo
b) Presentacin oral
c) Si tiene workshops asignados en la presentacin oral, debe haber tomado las clases
correspondientes. Un estudiante puede acreditar hasta 5 workshops segn dictamen del
docente que aplica la presentacin. Las asistencias a estas actividades se firman en el
formato de presentacin oral de la carpeta del estudiante.
d) Simulacro de examen internacional determinado para cada mdulo excepto en el nivel A1
de ingls.
e) La verificacin del avance del trabajo autnomo se ejecuta cada 2 unidades para garantizar
que al finalizar el mdulo el estudiante cumpla como mnimo con el 80% de las actividades.
f) Revisin de la Asistencia: Se debe verificar que el porcentaje de inasistencia no supere el
20%, de ser as se debern contactar al cliente para informarle los pasos a seguir:
Puede tomar las horas de su nivel de beca para repetir el nivel perdido. No se requiere
entrega de libro para repetir el mdulo.
Si no tiene mdulos pendientes de acuerdo al contrato educativo, podr cancelar las
horas correspondientes al mdulo perdido y retomar las clases.
Si se autoriza alguno de estos dos casos se debe cambiar la carpeta, se cambia la hoja
de registro de estudiante actualizando la informacin correspondiente a los mdulos
adquiridos en el contrato con la salvedad que estar repitiendo un nivel.
El promedio de la suma de todas las evaluaciones del check list del estudiante debe ser
igual o superior a 3.0.
g) Si el mdulo se pierde por fallas el estudiante automticamente deber repetir dicho
modulo afectando el paquete adquirido. nicamente tendrn derecho a nivelacin lo
estudiantes que pierden por una nota menor a 3.0.
h) La solicitud de cambio de mdulo tendr una duracin de 3 das hbiles. Si la carpeta se
recibe durante el da mircoles, la cita del estudiante se debe agendar para entrega de
material el da sbado. Si se recibe el da viernes y el lunes es festivo, se debe agendar la
cita el da mircoles para entrega de material.
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5. DEFINICIONES

En caso de requerir la definicin de un trmino del presente procedimiento, por favor remtase al
documento D004 -Glosario General ASW.

5. DESCRIPCIN DEL PROCESO

REGISTROS
ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLES
ASOCIADOS
Estudiantes
El avance de un nivel a otro inicia cuando el estudiante cumpla con
el mdulo completo. Es el mismo estudiante el que debe notificar
a la asistente acadmica la terminacin de su mdulo.
F0054-
1) VERIFICACIN LAB
Registro
a. En el caso de ingls, el estudiante inicia el proceso acercndose
del
al saln testing room y notifica la terminacin al profesor lab.
estudiante
b. El profesor lab verifica la realizacin de las ltimas actividades
,
autnomas, incluyendo las notas de los quices en la columna
PUNTAJE TEST.
F0196-
c. En caso de que el profesor observe que las actividades y/o
Planilla de
evaluaciones estn incompletas debe solicitar al estudiante la
asistencia
terminacin de dichas actividades para que pueda acceder al
avance.
F0197-
d. Cuando el estudiante realice las actividades faltantes, el
Plan de
profesor lab tendr que verificar de nuevo para hacer efectivo el
1. Solicitud apoyo
avance.
de cambio
e. El profesor lab ingresa la cantidad de horas trabajadas en el
de F0201
F0202 y firma y sella la aprobacin.
mdulo(D Lista de
f. El profesor debe solicitar la nota de autoevaluacin indagando
a 0) chequeo -
al estudiante sobre su desempeo a lo largo del mdulo.
Induccin
g. El estudiante debe firmar el F0202 para continuar con el
Acadmica
proceso.
y entrega
de
2) RECEPCIN DE LA CARPETA PARA CAMBIO
material
a. Una vez verificado y autorizado el progreso del lab, el estudiante
Asistente
debe acercarse a la recepcin acadmica para entregar su
acadmica F0184-
carpeta.
Entrega de
b. En el caso de francs el proceso inicia con la solicitud del
material
estudiante en la recepcin acadmica. El estudiante se acerca
por
directamente, con su carpeta para solicitar el cambio de mdulo.
cambio de
c. La asistente diligencia en la parte superior del check list F0202:
nivel
fecha de finalizacin y fecha y hora de la cita para recibir el
nuevo material. La asistente debe informar al estudiante que si
no asiste, debe llamar para reprogramar la entrega de libros.
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d. Es muy importante que al momento de agendar la cita con el

estudiante, la asistente acadmica le recuerde que d e no asistir
debe comunicarse con la recepcin acadmica para re-
programarla, de esa forma garantizamos la entrega oportuna del
material, cuando el estudiante se comunique para la
reprogramacin. La asistente acadmica debe reportar
mediante correo electrnico a la asistente de inducciones para
disponer el material.

e. Diligencia el formato para hacer el proceso de cambio de

mdulo. F0184:
APELLIDOS
NOMBRE
NIVEL ACTUAL
N0 DE CONTRATO
FECHA DE ENTRGA
HORA DE ENTREGA

f. Todos los cambios de nivel del da tienen el mismo proceso y se

diligencia el formato F0184 de solicitud para entregarlo al da
siguiente al coordinador acadmico.

g. En caso de terminar el ltimo nivel del programa adquirido por

el estudiante, la asistente acadmica debe hacer la
actualizacin de los telfonos, el correo electrnico y el
documento de identidad en el Q10 y registrar en la parte
superior en PRXIMO NIVEL. programa finalizado y datos
actualizados.

h. Si el estudiante finaliz en nivel B2, la a asistente acadmica

debe informarle que puede acercarse en un trmino de 10
das hbiles por el diploma de finalizacin (Procedimiento de
constancias y certificados P016.)
a. A las 8:00 am del da siguiente la Asistente Acadmica toma todas F0201
las carpetas recolectadas para cambio de material y las entrega Lista de
en coordinacin acadmica con la lista de la relacin F0184- chequeo -
2. Aprobar Reporte de cambios de nivel y hace firmar el recibido del Induccin
Asistente
la coordinador en el formato. Acadmica
acadmica
promocin b. Tan pronto la asistente acadmica recibe las carpetas el y entrega
al coordinador debe garantizar el envo del correo electrnico a de
Coordinador
siguiente cartera para verificar estado de cuenta del estudiante y en material
acadmico
mdulo(D respuesta al correo recibido emitir cdigo de aprobacin. Si se
a 1) evidencia mora debe informar en el correo el incumplimiento F0257-
para retener el avance mientras se gestiona el pago. Una vez el Control de
estudiante se pone al da, cartera debe notificar el cdigo de avances
aprobacin.
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c. Con el listado de los estudiantes que requieren cambio de nivel D030-

F0184, el coordinador procede a revisar las notas para Tabla de
estandarizarlas en el check list de cada estudiante. equivalenc
El coordinador verifica que todas las evaluaciones en el check list ias notas
tengan nota y firma del estudiante quien, mediante esta, acadmica
manifiesta su acuerdo con la nota recibida. Cuando la evaluacin s
es realizada en lnea no se requiere firma del estudiante ya que F0184
se encuentra guardada en la cuenta LAB de cada usuario. Entrega de
d. La conversin de todos los puntajes del check list est a cargo del material
coordinador, quien los registra en la columna puntaje estndar, por
Para estandarizar las notas se dispone de un documento de cambio de
equivalencias D030- Tabla de equivalencias notas acadmicas. nivel
El promedio final se obtiene de la sumatoria que est en los
check list del estudiante ingls y francs digitales, donde ya
estn formulados los porcentajes asignados para cada nota. Una
vez obtenida la nota final el coordinador acadmico debe
diligenciar el F0257- Control de avances, este formato permite
un control de las fechas y notas de terminacin de mdulo de los
estudiantes lo cual es funcional para la obtencin de indicadores
y para evidenciar un seguimiento de las cohortes.

NOTA:
Si un estudiante no logra el puntaje mnimo es necesario que haga
una nivelacin, en este caso el coordinador convoca al estudiante
para darle los resultados y notificarle la posibilidad de hacer la
nivelacin. Esta nivelacin consiste en tomar una clase (grupal-
regular) por unidad para revisar algunos temas antes de desarrollar
una ltima evaluacin general y tiene un costo segn tarifa vigente.

e. El coordinador acadmico debe hacer el conteo de las clases y

registrar el porcentaje de inasistencia y la nota final en el check
list de la carpeta del estudiante y en Q10.
f. Si hay nivelacin, el coordinador acadmico o en su defecto la
asistente acadmica, habilitan una nueva planilla registrando las
clases autorizadas anexando el recibo de pago, para que el
docente realice el respectivo registro de las clases. Si el
estudiante no aprobara la nivelacin, es citado por el
coordinador para retroalimentar el resultado y brindar las
indicaciones a seguir.
g. Al repetir el mdulo el coordinador debe resetear el LAB del
estudiante para que vuelva a realizar las actividades
correspondientes al mdulo siempre y cuando le queden por lo
menos 4 meses de vigencia, de lo contrario deber adquirirlo de
nuevo.
h. El coordinador acadmico debe revisar que los datos y los
documentos en Q10 estn actualizados: preguntas
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personalizadas, escner del registro del estudiante, de la orden

de matrcula, check lists anteriores (si los hay), modificaciones a
los contratos, placement test, beca, es decir todos los
documentos fuente.
i. El coordinador alimenta los siguientes drive: F0239 control de
graduados y egresados (cuando es terminacin de programa
adquirido), F0257 Control de avances, F0225 Resultado de
exmenes internacionales (aplica para todos, excepto
fundamentals).
j. El coordinador debe hacer un pantallazo del progreso del lab
desde la cuenta master, subirlo a Q10 y luego retirar al
estudiante que termin del grupo lab.

*Si por motivos de dao en la plataforma o en la red al momento

de hacer el proceso, el estudiante no pudiera ser retirado, se debe
dejar el registro de esta novedad en el F0222 para dejarlo
pendiente y hacer el retiro tan pronto se arregle la falla.

k. El coordinador ingresa la nota del estudiante al formato de

control de avances F0257, toma una foto del check list y la sube
al Q10.
l. Los documentos de los mdulos terminados deben ir
compilados en el archivo inactivo para ubicar ms fcilmente el
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historial fsico de cada estudiante, los quices, videos y canciones

deben ser retirados de la carpeta para su entrega al estudiante.

NOTA: el proceso de aprobacin se debe hacer este mismo da para

dar cumplimiento a la cantidad de das establecidos para cambio
de modulo.
a. El coordinador debe solicitar al rea logstica el alistamiento del
material nuevo en la carpeta respectiva de cada mdulo solicitado
para hacer los correspondientes avances que se tengan para el da.

b. Los documentos de los mdulos terminados deben ir compilados

en el archivo inactivo para ubicar ms fcilmente el historial fsico
de cada estudiante, (los quices, videos y canciones deben ser
retirados de la carpeta para su entrega al estudiante).
3. Armado F0201
b. El coordinador acadmico recibe las carpetas, debe sacar Auxiliar
de la Lista de
fotocopia de la informacin base y anexarla en las mismas (Reg. logstico
carpeta y chequeo -
Estudiante, contrato u orden de matrcula, beca, cesiones, otros si,
alistamien Induccin
mail, etc. Todo el historial diferente a la informacin acadmica)
to de Acadmica
* Las fotocopias se sacarn una sola vez y pasarn de carpeta en Asistente de
material y entrega
carpeta para cada avance de mdulo) admisiones
(DIA 1) de materia
c. Los originales reposan en la carpeta antigua, la cual se entrega al
auxiliar logstico parte para ser guardada en el archivo inactivo de
acuerdo al consecutivo.

d. El coordinador acadmico entrega el F0184 a la asistente de

admisiones para que ella aliste los libros junto con el F0201- Lista
de chequeo induccin acadmica.

a. La asistente de inducciones hace la verificacin de los saldos

del estudiante (aplica para pagos directos):
b. Si el estudiante est al da en sus pagos se procede con el
cambio de nivel.
c. Si no est al da de la obligacin, la asistente administrativa se
comunicar con cartera para notificar y as ella proceder a realizar
4. Verificar los respectivos cobros.
paz y salvo NOTA: si el registro marca de contado o financiera no es necesario Asistente
del hacer la confirmacin de pago, solo si es por cuotas. administrativa
estudiante

d. De no estar al da la asistente administrativa notifica a cartera via

e-mail para que all se contacte al estudiante con el fin de ponerse
al da para la entrega de su material.
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e. El coordinador acadmico conserva la carpeta hasta la

aprobacin de cartera quien debe informar del nmero de cuotas
pagas.
f. Tan pronto el estudiante realice el pago, la asistente
administrativa notificar al coordinador acadmico con correo
electrnico para completar el cambio de nivel.
g. LA asistente de admisiones escribe el nmero de cuotas pagas en
el check list del estudiante.
Talleres
requeridos #
Nivel No
aprobado si ________ __________
Requiere No
Nivelacin si ________ __________
No Cuotas
pagas
Administrativo debe garantizar la disponibilidad de libros en todo Asistente de
momento, por lo cual debe tener en cuenta el stock que tiene admisiones
mensualmente y compararlo junto con la meta del mes siguiente,
de esta manera puede hacer la solicitud de libros que crea F0201-
pertinente. Lista de
Asistente chequeo -
a. El da de la cita con el estudiante la asistente de admisiones hace acadmica Induccin
entrega de los libros y hace firmar el recibido en la parte posterior Acadmica
del F0201. y entrega
NIVEL STUD WB/ FEC DES- FIRMA de
ENT LAB HA CARGUE ESTUDIANTE material
5. Entrega
del FUNDAME
NTALS F0184-
material al
TOP Entrega de
estudiante NOTCH 1 material
y archivo TOP por
de la NOTCH 2 cambio de
carpeta.(D TOP nivel.
IA 2) NOTCH 3
SUMMIT 1
F0307-
SUMMIT 2 Control de
inventario
b. En horarios donde la asistente de admisiones no se encuentre, de
deja los libros en recepcin. material
acadmico
*Cuando el estudiante reclame su libro en la recepcin, la asistente
acadmica le hace firmar en el check list de induccin F0201, en la
parte posterior, el recibido del nuevo libro. Profesor lab
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c. En el caso de ingls el estudiante debe ser registrado en la

plataforma lab en un nuevo grupo, esta labor se debe hacer de la
siguiente manera:

Si los libros son entregados por la asistente de admisiones,

ser ella quien haga el ingreso al lab y el registro de la
informacin del F0202 , incluyendo la firma del estudiante.
Si los libros estn en la recepcin, la asistente acadmica
enva al estudiante con el profesor lab quien har el
proceso de registro en la plataforma y en el f0202. Coordinador
acadmico
Si no est el profesor lab, la asistente acadmica enva al
estudiante al coordinador acadmico.

En ausencia del profesor lab y del coordinador acadmico Auxiliar

ser la asistente acadmica quien haga este proceso. logstico

d. Si el estudiante tiene clase, la carpeta debe ser entregada al

estudiante para que se dirija al saln que le corresponde, de lo Asistente de
contrario la carpeta debe ser entregada al auxiliar logstico para su admisiones
archivo.

e. Cuando se dejen libros en recepcin, se debe verificar que estos

hayan sido entregados, de lo contrario la asistente de admisiones
los recoge y guarda dentro del stock y esperar a nueva cita
programada por el estudiante.

f. Si se entregan los libros al estudiante se debe hacer el descargue

en el F0307 Control inventario de material acadmico o en SIIGO.

a. La asistente de admisiones debe realizar diariamente el

6. descargue de material acorde al instructivo IN15-DESCARGUE DE IN15-
Asistente de
Descargue MATERIAL ACADEMICO, firmando en la parte posterior del F0201. DESCARGU
admisiones-
de Este paso del procedimiento debe recibir control por parte del E DE
Proceso
material proceso administrativo y financiero haciendo uso del instructivo de MATERIAL
administrativo
en descargue de material. Una vez realizado el descargue, este ACADEMIC
y financiera
inventario formato se archiva en la AZ de entrega de material en orden O
consecutivo segn el nmero de contrato.

REGISTROS ASOCIADOS

F0184- Entrega de material por cambio de nivel.

F0201- Lista de chequeo - Induccin Acadmica y entrega de material
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F0054- Registro del estudiante,

F0196- Planilla de asistencia
F0197- Plan de apoyo
DRIVE de la sede
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CONTROL DE CAMBIOS
REVISIN
MOTIVO DEL CAMBIO FECHA
No.
1 Se crea el documento y se publica 01-08-2014
Se agrega un formato de control de avances de nivel en numeral 5.1, literal h
2 21-11-2014
y se unieron los numerales 5.2.9 y 5.2.10
Se simplifica el documento, pasando las definiciones al glosario de ASW y las
3 condiciones generales al manual de polticas del diseo y el desarrollo 30-06-2015
curricular, se ajusta el paso a paso.
Modificar punto 2. Aprobar la promocin al siguiente mdulo
El coordinador acadmico solicita la informacin financiera a la asistente
administrativa cuando se realiza el pago por cuotas (no a la coordinadora).
La asistente administrativa hace la verificacin en SIIGO para consultar los
saldos del estudiante:
4 13/08/2015
Si el estudiante est al da en sus pagos se procede con el cambio de nivel.
Si no est al da de la obligacin, la asistente administrativa se comunicar con
cartera para notificar y as ella proceder a realizar los respectivos cobros.
Tan pronto el estudiante realice el pago, la asistente administrativa notificar
al coordinador para completar el cambio de nivel.
El paso 1 se divide en dos secciones, se incluye la verificacin lab.
Paso 2 :
literal e, se ingresa el porcentaje tambin a q10 .
Se agregan literales f,h,i,j al paso 2
Paso 3: SE modifica literal a en cuanto es el coordinador acadmico quien arma
5 13-11-2015
la nueva carpeta.
El paso 4 antes haca parte del paso 2, pero se dej aparte para mayor claridad
y mayor orden en la verificacin del paz y salvo.
Paso 5: se ingresan literales c y d: registro en el lab y diligenciamiento del
f0202 parte posterior.
Se agrega literal g en la actividad 1, ttulo 2 RECEPCIN DE LA CARPETA PARA
CAMBIO.
6 13-01-2016
Se cambia el nombre a procedimiento de evaluacin y promocin, ya que para
la promocin se debe tener en cuenta la evaluacin.
Se incluyen condiciones generales del procedimiento los requisitos acadmicos
de avance, descritos en el manual de polticas de diseo y desarrollo curricular
M011.
Se inluye la verificacin del estado de cuenta de cada estudiante que solicita
7 26/05/2016
cambio de mdulo y cartera debe emitir cdigo de aprobacin.
La verificacin del LAB se har cada dos mdulos.
Los das de plazo para programar cita de entrega de material se aumentan a 3.
El docente LAB debe garantizar el diligenciamiento de notas en el F0202.