CONTROL INTERNO

Cierta mente los inventarios representan una de las mayores inversiones dentro
del activo corriente en las entidades comerciales e industriales. Sin embargo, su
naturaleza, su vulnerabilidad a los robos, los diversos procedimientos para su
control, registro y valuacin, y su movilidad originan diversos errores en su
determinacin y en la informacin mostrada en los estados financieros. As, el
acercamiento del contador a los inventarios debe enfatizar en el cuidado y la
posibilidad de grandes errores intencionales adems de errores accidentales en el
establecimiento de cantidades y valores del inventario. Si uno de los miembros de
la compaa est decidido a evadir impuestos o a ocultar faltantes y a posibles
irregularidades o a ocultar situaciones a sus propietarios, los inventarios
constituyen el rea ms adecuada para que tomen lugar estas acciones
fraudulentas.

Por esto, es necesario establecer medidas del control interno, para salvaguardar
los inventarios y permitir tener informacin til y confiable. Debe tenerse cuidado
de establecer las medidas de control adecuadas a las circunstancias particulares
de la entidad. Aqu se mencionar en primer lugar una serie de aspectos de
carcter general y posteriormente, se realizarn particularmente.

Para lograr una eficiencia control interno sobre los inventarios, se debe establecer
una adecuada separacin de funciones entre distintos departamentos como
pueden ser compras, recepcin almacenaje, emisin y embarques de artculos,
contabilidad y tesorera. El departamento de compras debe tener la autoridad
exclusiva para todas las adquisiciones. Toda la mercanca que llega a las bodegas
de la empresa, debe ser manejada por el departamento de recepcin, el
departamento de almacn ubicar adecuadamente las existencias, protegindolas
contra robos, daos y deterioro. Cuando le sean solicitadas, les dar salida
mediante una nota. El departamento de tesorera solo pagar las facturas
debidamente requisitadas y que cumplan con el contrato. Por ltimo, el
departamento de contabilidad se encargar de hacer los registros respectivos en
su cuenta de control y en sus auxiliares, empleando un procedimiento de
inventarios perpetuos. Se procurar adquirir los inventarios en cantidades
econmicas y mantenerlos en cantidades suficientes, para evitar que por falta de
existencia se pierdan ventas. Es necesario evitar un inventario muy grande, ya que
implica costos adicionales de mantenimiento, inmovilizaciones de recursos, etc.
Tambin es benfico hacer recuentos fsicos de los inventarios cuando menos una
vez al ao y efectuarlas comparaciones contra los registros contable. En caso de
que surjan diferencias, investigarla y correr los ajustes necesarios para que la
informacin financiera refleje la cantidad correcta de los inventarios.
Algunas guas de control interno particulares son:

1. Deber establecerse de procedimiento de inventarios perpetuos para el registro

de las operaciones de mercancas.

2. Mantener inventarios perpetuos de materias primas, materiales, produccin en

proceso, productos terminados, refacciones para mantenimiento, artculos de
empaque, envase. El cumplimiento de los puntos anteriores permitir en cualquier
momento detectar diferencias entre las existencias contra los registros.

3. Para que el control sea ms eficiente, los registros contables debern contener
informacin en unidades y en valores.

4. En el caso de que la entidad no emplee el procedimiento de inventarios

perpetuos, funcionarios facultados debern vigilar constantemente los mrgenes
de utilidad.

5. Un funcionario facultado deber revisar los registros de inventarios en lo

concerniente a conteos completos de existencia conteos de pruebas selectivas
sorpresivas, esto permitir detectar faltantes y los conteos sorpresivos inhiben el
personal.

6. Vigilar permanentemente las bases para los inventarios, o sea, revisar que los
mtodos de evaluacin sean aplicados consistentemente de conformidad con el
principio de comparabilidad.

7. En empresas industriales, establecer el sistema de costos estndares, que

permite verificar la actuacin contra lo predeterminado, proporciona informacin
sobre el costo de los inventarios de manera oportuna.

8. Se deber responsabilizar a una persona capacitada la custodia de los

inventarios.

9. El custodio o almacenista deber estar afianzado, esta medida inhibe los robos.

10. Todas las adquisiciones sern controladas y recibidas por el departamento de

recepcin, mismo que ser independiente de los departamentos de compras,
almacn, contabilidad y tesorera.

11. Asegurarse de que los departamentos de recepcin elaboren tantas copias

como sean necesarias para ser enviada a los departamentos de almacn o
produccin, compras, contabilidad y tesorera.
12. todas las existencias debern almacenarse en una bodega o almacn central,
bajo la custodia del responsable, esta medida en inhibe los robos y acrecienta el
control.

13. Con relacin al almacenamiento tener en cuenta cuando menos las siguientes
actividades.

a) almacenar las mercancas segn su tipo y cantidad.

b) Apilar las mercancas adecuadamente.
c) Establecer medidas adecuadas de identificacin de las existencias.
d) Almacenar los materiales ms voluminosos en las ltimas secciones del
almacn.
e) Prever necesidades de estantes, pasillos, refrigeradores, etctera.
f) emplear equipo mecnico que facilite el acomodo de las mercancas, tales como
montacargas, patines o carros sobre rieles.

14. Implementar medidas de seguridad contra incendios, inundaciones, etctera,

de hecho, los inventarios deeberan estar adecuadamente protegidos contra
condiciones climtologicas que puedan causar deterioros.

15. Asegurar los inventarios mediante la adquisicion de polizas de seguro, sobre

todo de los artculos de mayor costo.

16. Todas las salidas de almacen debern estar soportadas por la docuemntacion
comprobatoria correspondiente, requisiones o notas de embarque, esta medida
garantiza que los inventarios son empleados para los fines de la empresa y su
autorizacin debe constar por escrito.

17. Deber implantarse controles fsicos y contables para las ventas de

desperdicios, asi como de los subproductos.

18. Debern establecerse controles y registros sobre aquellas mercancas

propiedad de la entidad que se encuentra en poder de terceros, como son las
mercasncias en consignacin, inventarios en poder de los proveedores, materiales
en almacenes forneos, mercancas en prstamos o a vistas, asi como las
maquilas.

19. Separar fsicamente y controlar en registros contables aquellos inventarios que

se encuentren en las bodegas, pero que sean propiedad de terceros como las
mercancas en comisin.

20. El encargodo del almacen debera informar oportunamente sobre los

inventarios obsoletos o de lento movimiento, daados o fuera de los mximos y
minimos autorizados.
21. Debern separarse fsicamente los artculos obsoletos, daados, de lento
movimiento, que hayan sido dados de baja en libros pero que se encuntre
fisicamente en el almacen, esta medida inhibe su sustraccin o robo.

22. Debera solicitarse la autorizacin por escrito de funcionarios responsables

para disponer o dar de baja de los inventarios obsoletos o de lento movimiento o
daados.

23. Debera practicarse un conteo o inventario fsico de las mercancas cuando

menos una vez al ao o inventarios rotativos o peridicos.

24. Referente a la toma fsica, tomar en consideracion lo comentado en la seccin

toma fsica del inventario.

25.Tomando como punto de partida el principio de control interno de separacin de

funciones, que seala que, para evitar malos manejos, fraudes o robos, separar
las actividades de operacin, custodia y registro, por ello, hay que evitar que el
personal que tenga bajo su custodia los inventarios fsicamente, participen en las
siguientes actividades:

a) Controlen los registros contables, tanto mayores como auxiliares.

b) Autoricen o registren notas de crdito o la documentacin comprobatoria.
c) Autoricen o registren devoluciones sobre venta o su documentacion
comprobatoria.
d) Autoricen o registren compras o su documentacin comprobatoria.
e) Autoricen o registren pagos o su documentacin comprobatoria.

RESUMEN

Inventarios son los elementos materiales adquiridos para la venta o la produccin.

Debido a su magnitud e importancia dentro del activo requieren adecuados
sistemas de registros y control interno.

Las operaciones relizadas son los inventarios, son compra, devoluciones, rebajas
y descuentos sobre compras, enajenaciones o ventas, devoluciones, rabajas y
descuentos sobre ventas, el uso de la tarjeta auxiliar de almacen.

La regla de valuacin de los inventarios es el precio del costo de adquisicion para

los comerciantes y el costo de produccin para los industriales.

Los objetivos de la valuacin, son principalmente dos: la correcta valuacin del

costo de ventas que se ha de enfrentar a los ingresos y la del inventario final que
aparecer en el balance general, para ser enfrentado a resultados de futuros
ejercicios.
Una valoracin superior reduce el costo de ventas y aumentas las utilidades y los
impuestos.

en cambio, una valoracin inferior incrementa el costo de venta, reduciendo la

utilidad y los impuestos. Este efecto se compensa en dos ejercicios.

Las mercancas en trnsito y los anticipo a proveedores, son conceptos

integrantes del regln de inventarios.

Los sistemas de valuacin, son: el sistema absorbente que incluye en el costo de

produccin todos los elementos del costo, materiales directos, mano de obra
directa y gastos indirectos de fabricacin, y el sistema directo que solo incluye
elementos directos, o sea, materia prima directa, mano de obra directa y gastos
directos de fabricacin.

El sistema de costos histricos, considera en hacer la acumulacin del costo con

posterioridad a la fabricacin del artculo. El sistema de costos predeterminados,
en el que primero se predetermina el costo y luego se lleva a cabo el proceso
productivo. Los costos predeterminados pueden ser estimados o estndar.

Los metodos de valuacin de inventarios, son: costos identificados, costo

promedio, PEPS, UEPS y detallistas.

Los mtodos PEPS Y UEPS tienen una ventaja y una desventaja: en cada mtodo
solo un estado brinda informacin actualizada y confiable (en el PEPS, el balance
general, y en el UEPS, el estado de resultados). Desde luego, el otro estado, no
responde a las necesidades de informacin.