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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS, Rev.

01
REGISTROS Y DATOS. 03/18/2017

SISTEMA DE GESTIN DE LA SEGURIDAD,


SALUD EN EL TRABAJO Y AMBIENTE
SG-SSTA

AGREGADOS DEL
ATLANTICO S.A.S.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTRO
DE DATOS.

BARRANQUILLA
MARZO DE 2017

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NOTA: Este es un documento privado controlado. Propiedad de AGREGADOS DEL ATLANTICO
S.A.S. PROHIBIDA SU REPRODUCCION
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INDICE

te Contenido Pagi
m na

1. Objetivos
...3
2. Alcance
3
3. Responsabilidades
..3
4. Definiciones
.3
4.1. Procedimiento
Fundamental
.3
4.2. Procedimiento
Operativo
.3
4.3. Formatos
..3
4.4. Listado
Maestro
..3
4.5. Copia
Controlada
4
4.6. Copia no
Controlada
4
4.7. Documentos
Obsoletos
.4
5. Polticas
..4
6. Procedimiento
5
7. Descripcin de la Codificacin
Poltica.7
8. Descripcin
Formatos
..7

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9. Control de
Cambios
7
10.Revisin y
Aprobacin
..8

1. OBJETIVO:

Establecer las pautas para la administracin, identificacin, almacenamiento, proteccin,


recuperacin, control de los documentos, registros e informacin del sistema de gestin
de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST de AGREGADOS DEL ATLANTICO S.A.S,
en cumplimiento de la legislacin legal vigente
2. ALCANCE
Aplica para los datos, registros y documento propios del Sistema de Gestin de la
Seguridad y Salud en el trabajo de AGREGADOS DEL ATLANTICO S.A.S

3. RESPONSABLES

La responsabilidad por la elaboracin de los documentos del Sistema de Gestin


de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, corresponden al Gestor SG - SST o a
un responsable asignado por la gerencia, revisin a los responsables de los
procesos y aprobacin de jefe de rea correspondiente. Para la administracin de
los registros son responsables los integrantes de cada proceso, los cuales deben

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cumplir con el tiempo de retencin de acuerdo a lo establecido en la legislacin


vigente y la disposicin de los registros y documentos.

4. DEFINICIONES

4.1. PROCEDIMIENTO FUNDAMENTAL


Documento en el cual se describe de manera sistemtica una actividad o proceso
que hace parte del Sistema SG-SST y que es exigido por la normatividad
colombiana.

4.2. PROCEDIMIENTO OPERATIVO


Documento en el cual se describe una actividad o proceso, que aunque no es
exigido por la normatividad del sistema SG-SST, sirve de apoyo para el buen
funcionamiento del sistema y la ejecucin segura de las labores en la empresa.

4.3. FORMATOS
Son los Formularios, plantillas o modelos utilizados para reportar informacin del
sistema de gestin SG-SST de la organizacin y que en determinado momento
permiten demostrar evidencia objetiva.

4.4. LISTADO MAESTRO


Lista que consigna los nombres de todos los documentos que hacen parte del
sistema SG-SST de AGREGADOS DEL ATLANTICO S.A.S., as como su
identificacin, ubicacin, responsable de archivar y dems informacin necesaria
para su control y uso.

4.5. COPIA CONTROLADA

Copias de documentos del sistema de gestin de calidad que le son


suministradas al Recurso humano de la empresa, y que le deben ser
reemplazadas en caso de presentarse alguna modificacin o actualizacin en el
sistema de informacin de la empresa.

4.6. COPIA NO CONTROLADA

Son aquellas copias de documentos del sistema SG-SST de AGREGADOS DEL


ATLANTICO S.A.S., Suministradas a peticin de una parte interesada (clientes
externos y proveedores), con las cuales no existe responsabilidad de ser
reemplazadas, en caso de presentarse alguna modificacin o actualizacin.

4.7. DOCUMENTOS OBSOLLETOS

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Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia y aplicabilidad en los


procesos de la empresa ya sea por una modificacin, cambio o mejora.

5. POLITICAS

Los documentos obsoletos sern destruidos una vez hayan sido


modificados o eliminados del Sistema SG-SST y solo se archivaran copias
cuando el Coordinador SG-SST lo considere necesario, identificando en
este caso los documentos con la leyenda OBSOLETO.
Los documentos del sistema SG-SST se deben redactar en lenguaje
sencillo y claro, empleando verbos en presente cuando sea posible por
ejemplo Diligenciar, aprobar, revisar, etc.
Semestralmente se har una copia de seguridad del Sistema SG-SST en
medio magntico.
Los documentos externos se identificarn por su nombre.
Usar estabilizador de voltaje para garantizar la adecuada conservacin de
los documentos que estn almacenados en medio magntico.
Tener en cuenta los riesgos de trabajo en oficinas (cadas, golpes, sobre
esfuerzos), contemplados en la identificacin y valoracin de los riesgos.
Hacer un buen uso del papel e implementar programas de reciclaje.

6. PROCEDIMIENTO

Los documentos del sistema SG-SST estarn a disposicin de todos los


trabajadores de AGREGADOS DEL ATLANTICO S.A.S., en medio impreso
almacenados en el archivo de la oficina y se darn a conocer oportunamente a
cada persona cuando corresponda, copia impresa de la documentacin a tratar.

Los cambios son revisados por el representante de la gerencia al SG-SST, quien es


el responsable del control de todos los documentos del Sistema SG-SST, los
cambios son aprobados por el Gerente de la empresa o su representante. La
Poltica de SST ser divulgada en cartelera pblica ubicada en la oficina de la
empresa.

La documentacin del sistema SG-SST de AGREGADOS DEL ATLANTICO S.A.S.,


se identifica por medio del nombre de cada documento EJ: Procedimiento de
Control de Documentos y Datos, Los documentos del Sistema de SG-SST de
AGREGADOS DEL ALANTICO S.A.S., contienen los siguientes tem, de acuerdo
con la tabla donde se discrimina su aplicacin: Logotipo de la empresa (L), Nombre
del documento (N), Versin (V), Vigencia (F), Paginacin (P), Elabor (E), y Revis
(R), Aprob (A).
No se utilizara codificacin para identificar los documentos.

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QUE QUIEN COMO EVIDENCIA

A partir de las necesidades de los procesos y teniendo en cuenta


1. Solicitar
los requisitos internos y externos determinan la necesidad de
elaboracin,
Responsables de crear, modificar o anular un documento y diligencian la solicitud,
modificacin y/o Correo electrnico
procesos. anexando el modelo del nuevo del documento o cambio de ste,
anulacin de un
cada persona que detecte el cambio lo reportar al
documento.
COORDINADOR SG-SST.

2. Enviar a Analizando la justificacin y nueva propuesta, determina si se


Coordinador SG- amerita el cambio y lo aprueba; en caso contrario, enva
SST y aprobar la Responsable del
justificacin de la negacin al solicitante. En caso de que el Correo electrnico
solicitud o negar. Proceso
cambio sugerido pueda afectar a otros procesos, se presentar la
solicitud de cambio en reuniones para su anlisis y/o aprobacin.

3. Elaborar e
identificar los
Transcribe la informacin de los nuevos documentos de acuerdo
documentos
SG-SST con las condiciones generales de elaboracin y lo enva a los Nuevo documento
aprobados para
cargos involucrados para sus observaciones.
creacin o
modificacin.

Responsable del Solicita al Coordinador SG-SST retirar las copias de los


Listados maestros de
4. Anular documentos Proceso y documentos obsoletos y se actualiza el listado maestro de
registros y documentos
Coordinador SG-SST documentos o registros.

Responsables de
5. Revisar y aprobar procesos, Una vez revisado el documento, el encargado de aprobar evala
Documento aprobado
documentos si el documento cumple con los objetivos del proceso
Coordinador SG-SST

Listado Maestro de
El Coordinador SG-SST asigna la Versin, Vigencia del
registros y
6. Controlar Documento y actualiza el listado maestro de documentos y
Coordinador SG-SST Documentos
documentos registros as mismo deja sentado en el mismo documento las
modificaciones realizadas en el cuadro de control de cambios.

Una vez aprobado el documento se actualiza el publicado.

Es responsabilidad del Coordinador SG-SST de imprimir el nuevo Correo electrnico


7. Emisin de
Coordinador SG-SST
documentos registro si es necesario y entregarlo en fsico, si es documento de
Listado de distribucin
consulta se tiene en la Intranet de la empresa, si se cuenta con
ella.

El Coordinador SG-SST enviar un email informando de los


cambios realizados en los documentos, inmediatamente se
realice la actualizacin.
8. Divulgacin del
Coordinador SG-SST Email enviado
documento Posteriormente el dueo del proceso o al que l se lo asigne
difunde el nuevo documento y el manejo de los respectivos
registros.

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QUE QUIEN COMO EVIDENCIA

Listado Maestro de

9. Identificar registros y documentos.


Coordinador SG-SST Teniendo en cuenta el proceso al que pertenece.
formatos.

10. Diligenciar los


Cargos que realizan Listado Maestro de
formatos y/o De acuerdo a la aplicacin de los procedimientos y/o procesos.
las actividades Registro
registros.

11. Almacenar los


Cargos que realizan Segn lo dispuesto en el Listado Maestro de registros se asignan Listado Maestro de
registros
las actividades la forma de almacenamiento. Registro
diligenciados.

12. proteger los Cargos que realizan Listado Maestro de


Segn lo dispuesto en el Listado Maestro de Documentos.
registros las actividades Registro

13. Verificar vigencia Cargos que realizan Comparando el tiempo de retencin vs. Fecha de registro Listado Maestro de
del registro las actividades guardada. Registro

Los registros que se deben preservar se envan para un archivo


14. Retener y disponer
Cargos que realizan inactivo y/o se anula y/o recicla y/o se conservan en medio Listado Maestro de
de los registros por
las actividades magntico. El tiempo de retencin ser de acuerdo a lo Registro
tiempo estipulado
establecido en la legislacin vigente.

7. DESCRIPCION DE LA CODIFICACION POLITICA, PROCEDIMIENTO.

LOGO DE LA EMPRESA
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE Rev.01
DOCUMENTOS, REGISTROS Y DATOS DD/MM/AAAA

PIE DE PGINA

ELABORADO Y REVISADO APROBADO POR: FECHA DE APROBACION:


POR:

Coordinador SST Gerente General

8. DESCRIPCION FORMATOS

ENCADEZADOS
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LOGO DE LA EMPRESA
FORMATO Rev.01
DD/MM/AAAA

PIE DE PGINA
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9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION DESCRIPSION DEL CAMBIO FECHA DE NOTIFICACION

01 Levantamiento del Proceso XXXXXXXXXXXX

10. REVISION Y APROBACION

ELABORADO Y REVISADO APROBADO POR: FECHA DE APROBACION:


POR:

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MARZO / 18 / 2017

Coordinador Syso Gerente General

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