ASPECTOS DE LA EMPRESA

Descripcin de la Empresa

En 1986, inauguran en el occidente la primera Farmacia de la cadena SAAS,

pionera en el desarrollo del concepto de Autoservicio, que hasta entonces no haba
sido aplicado en Venezuela.
Ya en 1999 se reforma nuevamente el concepto de farmacias al crear el
Programa de Franquicia SAAS, con lo cual se invitan a dueos de farmacias
independientes e inversionistas para conformar la primera gran red de farmacias de
SAAS en el nacin, logrando as la expansin por todo el territorio nacional con
diferentes sucursales en las ciudades del pas.
Por su parte, la farmacia Avenida la paz C.A, ubicada en Maturn Estado
Monagas; inicio sus actividades comerciales a principios del 2013, dedicada a la
venta de productos farmacuticos y alimentos de la cesta bsica.

Filosofa de Gestin
Misin: Ser una empresa miembro de la gran familia SAAS, conformada por
un equipo de personas motivadas a dar lo mejor de s, orientadas a brindar un
servicio que satisfaga a sus clientes, sustentndose en un sistema de gestin de
calidad y en el mejoramiento continuo de sus procesos.
Visin: Trabajar en equipo, de forma productiva y eficiente, mejorando cada
da para ser reconocida por la comunidad como la farmacia de mayor
confianza y excelente calidad en sus productos y servicios.
Valores: La franquicia SAAS se rige por un conjunto de valores que deben
ser aplicados tanto entre el personal como tambin para los clientes:

1. Vocacin de Servicio.
2. Confianza para los empleados.
3. Cordial atencin a la comunidad.
4. Honestidad de quienes hacen vida a la empresa.

1
5. Perseverancia.
6. Respeto.

Estructura Organizativa: La estructura de la organizacin objeto de estudio es

plana para el logro de sus objetivos. Quiere decir que, desde un obrero de
mantenimiento, hasta el personal administrativo y tcnico, pueden aportar ideas para
el mejoramiento de los servicios.

Presidente
Encargad
a
ADMINISTRACI
RRHH VENTAS FARMACIA
ON
CAJA 1
Pasante
CAJA 2

Figura 1. Organigrama de la Farmacia Avenida La Paz C.A.

2
 DESARROLLO DE LAS PASANTAS

Diagnstico Inicial

A travs de la aplicacin de la observacin y entrevistas no estructuradas

aplicadas, se not la:
Ausencia de un sistema de informacin que agilice la facturacin a
crdito y emisin de reportes.
Y adems, que la informacin se encuentra dispersa y desactualizada,
debido a que es manejada manualmente, sin ser actualizada y organizada
peridicamente, generando retrasos en la toma de decisiones.

Descripcin del Plan de Trabajo

El Plan de trabajo primeramente muestra el objetivo a alcanzar durante la fase

de pasanta, el cual se desglosa:
Diagnosticar la situacin actual presente en el departamento de administracin
e identificar las necesidades expresadas por el personal.
Determinar los requerimientos del cliente para establecer mejoras en el
proceso de estudio.
Definir el diagrama de flujo, los casos de uso y el diccionario de datos para la
construccin de la interfaz grfica del sistema.

3
 Cuadro 1.
Cronograma de Actividades
SEMANAS
1 2 3 4 5 6
28/04/1 02/05/16 06/05/16 16/05/16 23/05/1 30/05/1
ACTIVIDADES 6 al al al al 6 al 6
29/04/1 06/05/16 13/05/15 20/05/16 27/05/1 al
6 6 03/06/1
6
1. Induccin a la empresa.
2. Identificacin de la problemtica.
3. Anlisis de las necesidades.
4. Determinacin de los
requerimientos.
5. Definir el diagrama de flujo de
procesos y elaborar el nuevo
diccionario de datos.
6. Construir interfaz grfica del
sistema.

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Pasante: Carlos Caroli Especialidad: Ingeniera de Sistemas (47) Firma: _________________________

Empresa u Organizacin: Centro Italo Venezolano Carupano Estado Sucre

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Unidad o Dependencia de Desempeo: Departamento de Administracin.

Trabajo Asignado: Diseo de un Sitio Web para el Centro Italo Venezolano Carupano Estado Sucre

Asesor Empresarial: Lcdo. Juan Mara Millet Firma: _______________________ Sello De La

Organizacin:
4
Asesor Acadmico: Ing. Crucimar Sosa Firma: ______________________
 Descripcin de las Actividades

1 Induccin General por parte del Tutor Empresarial

(27/04/16 al 29/04/16)

Se ingres a la empresa bajo la asesora del tutor empresarial, para conocer las
instalaciones, el personal que labora, as como las actividades que se realizan
diariamente.
Se asign como actividad principal el diseo de interfaz grfica para el
sistema de informacin de facturacin a crdito.

2 Identificacin de la Problemtica
(02/05/16 al 06/05/16)

Se realizaron una serie de preguntas a la poblacin referencial conformada por

6 personas: Una (1) Encargada, Una (1) Licenciada en Recursos Humanos, Una (1)
Contador Pblico. Un (1) Administrador de Empresas y dos (2) Cajeras, para conocer
los diversos aspectos involucrados en los procesos de registro y control de las facturas
modalidad a crdito, los cuales rigen el flujo de la informacin que garantizan la
toma de decisiones en la farmacia objeto de estudio. Se observ que:
La informacin no posee ningn criterio de orden, (ni facturas ni clientes).
Por lo anterior, el proceso de bsqueda es lento y tedioso.
No existe integridad de la informacin, debido a que cualquier persona que
trabaja en la empresa puede tener acceso a ella.

3 Anlisis de las Necesidades

(06/05/16 al 20/05/16)

Durante dicho perodo, se procedi a aplicar entrevistas no estructuradas a los

empleados administrativos quienes seran los usuarios del sistema. Estos dieron a
conocer la necesidad que tenan de implantar un sistema de informacin que entre

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 otros aspectos, les permita un mejor manejo de la informacin referente a la
facturacin a crdito. Por tanto se llev a cabo un:

Anlisis para la revisin de los registros: Durante este anlisis se evalu el

mtodo de registro de la informacin, evidenciando que no se emiten reportes
de las transacciones.
Anlisis de observacin: Se realiz por medio de la observacin directa para
determinar las fallas de los procesos bajo modalidad a crdito

Anlisis general: Se propone una solucin que permita ahorrar tiempo y

recursos para aumentar la productividad en la empresa, mejorando
considerablemente:

- La tecnologa
- Control de flujo de la Informacin
- Procesos
- La administracin del Personal

4 Determinacin de los Requerimientos

(23/05/16 al 27/05/16)

REQUISITOS FUNCIONALES Y NO FUNCIONALES

Requerimientos de Entrada: No es ms que el enlace que existe entre el sistema

informtico y sus usuarios, los cuales se encargan de vaciar la informacin

Requerimientos de Almacenamiento: Son todas las tablas donde se almacenan los

datos o la informacin que ser manejada en el sistema. Entre otros requerimientos
est el poder visualizar todos los datos ingresados, para ser revisados, editados y
evaluados por el personal encargado. Las tablas de almacenamiento son:
1. saas clientes
2. saas facturacion

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3. saas abono
4. saas auditoria
5. saas usuarios
6. saas medicamentos
7. saas ci_sessions
8. saas medicamentos_fact

Requerimientos de Salida: Estos contemplan los aspectos relacionados con la

informacin arrojada por el sistema.

Identificacin de los Actores del Sistema: se definieron distintos roles de acuerdo a

las tareas que van a realizar los usuarios que se conecten a la aplicacin. Con base en
esto, se determinaron dos (2) tipos de usuarios, los cuales se detallan a continuacin:
Actor Objeto
Encargada de ingresar y consultar datos en el
sistema, de manera tal que podr registrar datos
y generar reportes de las facturas.

Este tipo de usuario podr ingresar, consultar,

modificar, eliminar y generar reportes. Otra
funcin que cumplir este usuario ser la de
administrar usuarios, ingresar, consultar,
modificar y eliminar datos de los mismos a los
cuales supervisa. Adems ste es el responsable
de la administracin de la Base de Datos.

Diagramas de casos de uso del sistema: Los casos de uso representan todas las
operaciones o tareas especficas que el sistema puede llevar a cabo, produciendo un
resultado observable para cada actor.

Se detalla de forma especfica el caso de uso registrar usuarios, donde interviene el

administrador que es el nico responsable de esta accin, dicho autor tendr las

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responsabilidad de registrar usuarios al sistema, otorgndole el rol que le
corresponda; ste deber ingresar todos los datos solicitados, siendo el correo de su
importancia, ya que a travs de ste dato el usuario podr hacer recuperacin de
clave.

En la imagen de abajo, se presenta el caso de uso de registrar clientes, a travs del

cual el usuario podr ingresar los datos relacionados con: la cdula de identidad,
nombre o razn social, telfonos, correo electrnico y direccin, adems tiene dos sub
casos uso, los cuales son acciones y agregar nuevo.

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Diccionarios de Datos: El diseo de estructuras de datos consisti en realizar un
modelo de datos a travs de la descripcin de las tablas (entidades) y relaciones. Para
cada dato en la tabla se establecieron los campos, los cuales a su vez cumplen con
especificaciones como el tamao, tipo de dato y la descripcin de cada uno. Ejemplo:

Nombre de Archivo: cliente Fecha de creacin: 19/05/2016

Descripcin: Base de datos que contendr
la informacin de los clientes.
Campo Tamao Tipo de Datos Descripcin
id 11 Int Identificacin del cliente
documento 10 Varchar Rif de la empresa
nombre 100 Varchar Nombre de la empresa
tlf 12 Varchar Nmero telefnico de la empresa
email 100 Varchar Correo electrnico de la empresa
direccion - Text Direccin de la empresa
Relaciones:
facturacion

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 6 Construir Interfaz Grfica del Sistema
(13/06/16 al 23/06/16)

A continuacin se presentan cada una de las pantallas que forman parte del
sistema, el cual permite el registro y control de las facturas en la Farmacia Avenida
La Paz C.A., dicho sistema entre otros aspectos, refuerza la rapidez de bsqueda,
tendr proteccin de la informacin permite claramente determinar errores u
omisiones en el registro y control de las facturas modalidad a crdito.

Figura 10. Pantalla de Ingreso al Sistema: se puede observar la pantalla de ingreso al

sistema, a travs de la cual el usuario, toda vez que posea tanto el nombre de usuario
como la contrasea, podr acceder a la aplicacin, de lo contrario deber solicitar al
administrador la clave; si el caso es que olvid los datos podr pulsar recuperar clave,
la misma ser enviada al correo electrnico.

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Figura 11. Pantalla Recuperacin de Clave: En la figura 11, se observa los datos que el
usuario debe ingresar al sistema una vez que haga clic en la opcin recuperar clave,
seguidamente se enviaran los datos al correo electrnico que ste proporcion al momento
que se le asigno clave de acceso.

Figura 12. Pantalla Inicio: se observa el men principal del sistema para el registro y
control de facturas modalidad a crdito, dicha aplicacin est conformada por 5
mdulos. A continuacin en la figura 13, se describe el mdulo clientes.

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Figura 13. Pantalla clientes: una vez que se accede al mdulo clientes, el usuario debe
seleccionar agregar cliente si as lo desea para registrarlo, tambin se encuentra la
opcin de buscar uno ya cargado y editarlo o eliminarlo. A continuacin en la figura
14, se describe el mdulo facturas

.
Figura 14. Pantalla Facturas: deja ver la pantalla a travs de la cual, el usuario podr
crear una factura nueva o buscarla, para luego ser modificada o eliminada (si
amerita). Adems posee la opcin estado donde aparece el curso de dicha factura, la
cual podr ser impresa para soporte de cobranza. Ver figura 15.

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Figura 17. Pantalla Medicamentos: muestra los datos que debern ser ingresados en el
sistema para poder registrar un medicamento, adems podrn ser buscados,
modificados y eliminados, segn el nivel de usuario. Si se presiona agregar
medicamento aparecer la siguiente pantalla. Ver figura 18.

Figura 19. Pantalla Auditoria: permite verificar las acciones realizadas por los
usuarios, indicando el mdulo y la fecha en la que hizo dichas acciones. En la figura
14, se describe el mdulo usuarios.

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Figura 20. Pantalla Usuario: se presenta la pantalla usuario, en la misma aparecen
todos los datos de stos, adems el administrador podr agregar uno nuevo.

APORTES DEL PASANTE O PROPUESTAS

Aportes o propuestas

1. Diseo del sistema Informtico.

2. Organizacin de Facturacin diaria.

3. Identificacin de archivos y carpetas para el control de documentos.

4. Reparacin y ensamblado de computadoras.

5. Asistencia tcnica en el manejo de software.

Resultados Obtenidos

Al finalizar el perodo de actividades y a travs de las tareas realizadas durante

el mismo se obtuvieron los siguientes resultados mencionados a continuacin:
1. Con la introduccin en la organizacin, se conoci al personal que labora en
la misma, adems se evidenciaron las necesidades que presentaba, as como la
informacin necesaria para el diseo de la propuesta.

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 2. Se identificaron los requerimientos necesarios para el diseo del sistema
informtico.
3. Se dise sistema informtico satisfaciendo las necesidades plasmadas por
parte del encargado de la Farmacia SAAS, ofreciendo una herramienta de mucha
utilidad para el manejo del registro y control de las facturas modalidad a crdito.

Conocimientos y Experiencias Adquiridas

El periodo de pasantas en la empresa permiti la obtencin de nuevos

conocimientos y valores, as como tambin el desenvolvimiento en el campo laboral;
entre estos conocimientos y experiencias destacan:
(a) Trabajo en grupo.
(b) Puntualidad y seguridad en la realizacin de las actividades.
(c) Responsabilidad, empata as como tambin, prestar la colaboracin en el
ambiente laboral con dinamismo y actitud positiva.
(d) Conocimiento de las actividades realizadas en la Farmacia en el control de
personal, elaboracin, revisin y reparacin de equipos de computacin.
(e) Realizacin de diseos de formatos para optimizar los procesos en la
organizacin.

Conocimientos y Experiencias Aplicadas

Asignatura Aplicacin
Planificacin Proporcion la ayuda para establecer los pasos a seguir
de Sistemas da a da de una manera ordenada y especfica, desde la
7mo semestre definicin de requerimientos hasta el diseo del sistema
de informacin.
Metodologa Aportaron el conocimiento y las tcnicas para la
de la realizacin del informe de pasantas.
Investigacin
I y II
1ero y 6to
semestre

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Anlisis y Contribuy al anlisis de la situacin y la redaccin de
diseo de los resultados obtenidos al trmino del periodo de
sistemas pasantas.
5to semestre
tica y Garantiz el desenvolvimiento profesional en el campo
Deontologa laboral, el comportamiento y la responsabilidad como
Profesional pasante dentro de la institucin.
9no semestre

CONCLUSIONES

Se logr la identificacin de la problemtica a travs de las entrevistas no

estructuradas, donde se conoci la ausencia de un registro formal de las facturas
modalidad a crdito, lo que genera duplicidad de la informacin y desorganizacin al
momento de realizar las cobranzas.
Se efectu el estudio de las necesidades, las cuales fueron el anlisis de la
revisin a los procesos de registro y cobranza y un anlisis general para dar pie a los
requisitos del sistema.
Se determinaron los requerimientos y necesidades de los usuarios involucrados
en el proceso, para el establecimiento de los datos de entrada, almacenamiento, salida
y seguridad, as como los casos de uso, los cuales fueron necesarios para el diseo del
sistema de informacin.
En la semana cinco, se elabor el diagrama de actividades, para el proceso de
registro de factura y cobranza. Adems se presentaron los diccionarios de datos que
muestran las especificaciones de las tablas, que garantizarn el eficiente
funcionamiento del sistema.
Para finalizar, se dise la interfaz grfica para el sistema informtico de
registro y control de las facturas modalidad a crdito, apoyada en el modelo lineal,
donde se presentaron los diccionarios de datos. Tal sistema garantiza la fluidez de los
procesos ya mencionados.

RECOMENDACIONES

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 A la Farmacia Avenida La Paz C.A.

1. Mantener la informacin actualizada en la aplicacin, con la finalidad de tener un

medio de control de la misma.
2. Ejecutar mantenimientos al sistema una vez por semana, para evitar errores.
3. Cambiar la clave de acceso al sistema peridicamente, para garantizar la seguridad
del mismo.
Al Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario

1. Hacer convenios con las instituciones y empresas pblicas y privadas para facilitar la
obtencin de las pasantas a los estudiantes de las diferentes carreras que se dictan en
el Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario.
2. Continuar con la capacitacin de la poblacin estudiantil que cursa el requisito de
pasanta a travs de charlas, foros, asambleas y cursos
3. Realizar las visitas y supervisin a los pasantes en las empresas e instituciones donde
realizan sus pasantas para evaluar su desempeo en las mismas.
A los futuros pasantes

1. Guiarse por el manual de pasantas emitido por el departamento de Pasantas, a fin de

cumplir con las normas instauradas por el mismo y las recomendaciones que ste
presenta.
2. Cumplir con las normas establecidas por las empresas donde se realizan las pasantas.
3. Mantener una conducta responsable e intachable durante el trascurso de su
desempeo en la empresa dejando bien forjada la imagen personal y del Instituto.
4. Mantener una actitud positiva y emprendedora cumpliendo con las actividades
asignadas en la empresa.
5. Mantener contacto constante con los asesores metodolgico y acadmico a fin de
realizar las correcciones que stos le planteen en el informe de pasantas.

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