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DIAGRAMAS DE FLUJO

Un diagrama de flujo es la representacin grfica del flujo o de una secuencia


de acciones rutinarias. Se basan en la utilizacin de diversos smbolos para
representar operaciones especficas. Se les llama diagramas de flujo porque los
smbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia
de la operacin.
En el mbito administrativo, los diagramas de flujo o flujogramas, son
representaciones grficas que emplean smbolos para representar las etapas
o pasos de un proceso, la secuencia lgica en que estas realizan, y la
interaccin o relacin de coordinacin entre los encargados de llevarlas a cabo.
Dentro de las ventajas de realizar Diagramas de Flujo podemos
encontrar:
1. Favorecen la comprensin del proceso/procedimiento al mostrarlo
como un dibujo. Esto por cuanto el cerebro humano reconoce ms
fcilmente los dibujos que la escritura en prosa. Un buen diagrama de
flujo reemplaza varias pginas de texto.
2. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora
del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de
los reprocesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los
cuellos de botella, y los puntos de decisin.
3. Muestran las interfases cliente - proveedor y las transacciones que en
ellas se realizan, facilitando a los empleados el anlisis de las mismas.
4. Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos
empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan
mejoras en el proceso.
Criterios para el diseo de los diagramas de flujo
Al momento de elaborar un diagrama de flujo deben considerarse los
siguientes criterios:
Un encabezado, este debe contener la siguiente informacin:
Nombre de la institucin.
Ttulo, o sea diagrama de flujo.
Denominacin del proceso o procedimiento.
Denominacin del sector responsable del procedimiento.
Fecha de elaboracin.
Nombre del analista que realiz el trabajo.
o Nombres y abreviaturas de los documentos utilizados en el
proceso o procedimiento y de los responsables.
Simbologa utilizada y su significado.

Estructura del diagrama de flujo, deben seguirse estas recomendaciones:


Debe de indicarse claramente dnde inicia y dnde termina el
diagrama.
Las lneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales.
No cruzar las lneas de flujo empleando los conectores adecuados sin
hacer uso excesivo de ellos.
No fraccionar el diagrama con el uso excesivo de conectores.
Solo debe llegar una sola lnea de flujo a un smbolo. Pero pueden
llegar muchas lneas de flujo a otras lneas.
Las lneas de flujo deben de entrar a un smbolo por la parte
superior y/o izquierda y salir de l por la parte inferior y/o derecha.
En el caso de que el diagrama sobrepase una pgina, enumerar y
emplear los conectores correspondientes.
Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser legible, preciso,
evitando el uso de muchas palabras.
Todos los smbolos tienen una lnea de entrada y una de salida, a
excepcin del smbolo inicial y final.
Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener ms de una lnea de
flujo de salida.
Cada casilla de actividad debe indicar un responsable de ejecucin
de dicha actividad.
Cada flecha representa el flujo de una informacin.

Descripcin narrativa del diagrama de flujo, en ella debe considerase:


Describir los pasos del procedimiento especificando quin hace,
cmo hace, cundo hace y dnde hace cada paso. Esta es la parte ms
importante y til para el personal de ejecucin de una institucin, pues
para recordar los pasos de un procedimiento, puede hacerlo leyendo una
o dos pginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual de
procedimientos completo.
Deben utilizarse frases cortas, pero completas.
Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del
singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla,
Remite, Corta, extiende, etc.
Deben evitarse,
SIMBOLO en lo posible, los trminos tcnicos y/o que puedan
REPRESENTA
tener ms de una interpretacin: usar en todos los casos trminos
Inicio o trmino. Indica ely principio
sencillos uniformeso el para
fin delque
flujo,
el puede ser accin
personal o lugar,
que tenga queadems se usa para indica
utilizarlo
pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.
Actividad. Describe las funciones que desempean las personas involucradas en el pro

Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga de

Decisin o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisin entre

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente

Conector de pgina. Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que contin

Conector. Representa una conexin o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte
TIPOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO
1. Formato vertical: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
arriba hacia abajo.
2. Formato horizontal: En l, el flujo o la secuencia de las operaciones, va
de izquierda a derecha

PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICION DE MATERIALES


ppppppPPP NO
Departamento solicitante
Pide material mediante solicitudAlmacn
de material Existencia suficiente Pide material mediante orden de com
Solicita material Departamento de compras

SI

Surte material A

SI

Proveedor Almacn Material requerido? A Departamento solicitante C


Surte material Surte material

NO

NO

A Material requerid Origen del material


Comunica deficiencia al almacn Almacn

SI
Proveedor

Utiliza material FIN Comunica deficiencia al proveedor


B

FORMUL AUTORIZ FECHA DE ELABORACIN


3. Formato panormico o de Bloques: Registra no solo en lnea vertical, sino
tambin horizontal, distintas acciones simultneas

PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIN DE MATERIALES


DEPTO SOLICITANTE ALMACEN DEPTO DE COMPRAS PROVEEDOR
NO

INICIO Existencia suficiente? Pide material mediante orden de compra


Solicita Surte material
Material

SI
Pide material mediante solicitud de material
B
Surte material

A B

NO
SI
Material requerido?
Material requerido?
Comunica deficiencia al almacn Surte material

SI NO

A
Origen del material
Utiliza material

Proveedor
Almacn

FIN
Comunica deficiencia al proveedor

FORMUL AUTORIZ FECHA DE ELABORACIN

EJERCICIO: Realizar un diagrama de flujo vertical, horizontal y de bloques


para la actividad de seleccin, contratacin y vinculacin de personal en
una empresa.
Para lo anterior pueden buscar informacin en internet y acceder al
siguiente enlace:
http://www.imf-formacion.com/blog/recursos-humanos/seleccion-de-
personal-3/10-pasos-proceso-seleccion-efectivo/
Esta actividad la deben traer en hojas tamao carta y a mano. Es
importante que la realicen y no copien del compaero, ya que deben
sustentar lo realizado