Crear y compartir documentos con Google docs

Introduccin

Vamos a aprender a crear cualquier documento de oficina con Google docs. La ventaja
que tiene Google docs es que podremos compartir esos archivos con otras personas para
que puedan leerlos o para que puedan aadir comentarios o informacin.

Entrar en Google docs

Lo primero que hacemos es ir a nuestra cuenta Gmail. En caso de no tenerla la creamos.

Podis leer este tutorial si no sabis como hacerlo.

+ Crear una cuenta de correo con Gmail

Entramos en nuestra cuenta Gmail introduciendo nombre y contrasea y clicando

Acceder.

Una vez que hemos entrado en nuestra cuenta, clicamos en el botn que indica Docs que
se encuentra en la parte superior izquierda.

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Crear un documento
Para crear un documento nuevo slo tenemos que clicar en el botn Crear nuevo que se
encuentra en la parte superior izquierda.

Nos aparecen cinco opciones ms la opcin Desde la Plantilla.

Documento
Nos ofrece un documento de texto similar a los documentos de Writer, Abiword o Word.

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 Crear y compartir documentos con Google docs

Su barra de herramientas es muy similar a la de los otros programas. Quizs un poco ms

austera, pero cumple las necesidades bsicas de un procesador de texto.

Presentacin

Nos ofrece la posibilidad de crear una presentacin con diapositivas. Similar a los
programas Impress o PowerPoint.

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 Crear y compartir documentos con Google docs

De nuevo nos encontramos ante un editor de diapositivas simple pero eficaz.

Podremos importar diapositivas y presentaciones enteras, tanto desde Internet como

desde nuestro ordenador. Como defecto decir que slo importa presentaciones en formato
*.ppt o *.pps.

Esperemos que con el tiempo amplen los formatos a los de OpenOffice como mnimo.
Tambin podremos insertar imgenes, sonidos y pelculas.

Hoja de clculo

Este documento es el equivalente a un documento de Calc o de Excel.

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 Crear y compartir documentos con Google docs

Tiene por supuesto las herramientas imprescindibles, por lo que no echaremos de menos
otros programas a no ser que nos queramos complicar mucho la vida.

Formulario

El formulario es el elemento innovador que ofrece Google Docs, nos da la posibilidad de

crear un formulario que podremos embeber en nuestro blog o en nuestra pgina web.

Podis ver un tutorial ya publicado sobre como crear un formulario.

+ Ver tutorial Crear un formulario

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 Crear y compartir documentos con Google docs

Crear carpetas

El programa nos ofrece la posibilidad de crear carpetas para organizar nuestros docs de
Google.
Esto es especialmente recomendado si creis un gran nmero de documentos.
Una vez que cliquemos en el icono nos ofrecer la posibilidad de poner un nombre a
nuestra carpeta.

En la carpeta que hemos creado con el nombre de Imgenes vamos a introducir varios
archivos de imagen que tenemos subidos a nuestro espacio de Google Docs.

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 Crear y compartir documentos con Google docs

Para ello habilitamos las casillas de todas las imgenes que vamos a incorporar a esa
carpeta (1) y clicamos en el icono Carpetas que est en la parte superior (2). Ah
seleccionaremos Imgenes que es la carpeta donde guardaremos estos archivos.
Por ltimo clicamos Aplicar cambios (3).

Compartir documentos

Vamos a compartir documentos de Google docs con otros usuarios. El proceso es muy
sencillo. Lo podemos hacer desde el panel de todos los elementos.

En este caso habilitaremos la casilla del documento que queremos compartir y clicaremos
en el botn Compartir que se encuentra en la parte superior.

Entre las cuatro opciones que nos aparecen elegimos la primera, Invitar a usuarios.

Las otras tres son interesantes.

La segunda nos da una URL (direccin de internet) que da acceso a nuestro

archivo. As podramos dar acceso a l desde un blog o una web.

El segundo nos da informacin para recordar con qu personas estamos

compartiendo un documento.

El tercero enva el documento, como indica su leyenda, como archivo adjunto a un

destinatario que elijamos.

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 Crear y compartir documentos con Google docs

Una vez que clicamos Invitar a usuarios nos aparece una ventana donde introduciremos
los correos de las personas que deseamos que editen o lean el documento. Para ello lo
ms cmodo es clicar Elegir los contactos.

Una vez elegido y despus de habilitar Para editar o slo para ver, clicamos Enviar y
nuestro contactos seleccionados recibirn un correo comunicndoles que tienen en Google
Docs un documento compartido.

Es muy interesante crear grupos en nuestros contactos de Gmail, para al elegir los
contactos si elegimos un grupo, poder tener a la vez todos los correos que nos interesan.

+ Ver tutorial Organiza tus contactos en Gmail

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 Crear y compartir documentos con Google docs

Desde la plantilla

Es la ltima opcin que aparece entre los documentos nuevos, se trata de cientos de
plantillas que Google Docs nos ofrece.

Es una opcin interesante si queremos darle un aspecto profesional a un nuevo

documento de Google Docs.

Al clicar en Desde la plantilla podremos elegir el tipo de documento y plantilla que

deseemos.

Lo mejor es Reducir primero por el tipo de documento que queremos hacer y luego
seleccionar el que nos guste.

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 Crear y compartir documentos con Google docs

Por ltimo decir que podemos importar desde nuestro ordenador y guardar tambin en
nuestro disco, los documentos de Google Docs.

Tambin podemos incorporar a Google Docs cualquier documento adjunto que recibamos
en nuestra cuenta de Gmail.

Pero todo eso formara parte de un futuro tutorial.

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