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EJRCITO ECUATORIANO

COMANDO LOGSTICO DEL EJRCITO

INSTRUCTIVO

FT-COLOGE-2015-001-O

PARA LA ADMINISTRACIN DEL SISTEMA DE


INVENTARIOS LOGSTICO DEL EJRCITO
(SILOGE)

2016
EJRCITO ECUATORIANO
COMANDO LOGSTICO DEL EJRCITO

INSTRUCTIVO

FT-COLOGE-2016-001-f

ASUNTO: PARA LA ADMINISTRACIN DEL SISTEMA DE INVENTARIOS


LOGSTICO DEL EJRCITO (SILOGE)

Referencias

a. Reglamento general para el manejo para la administracin, utilizacin y control de los


bienes y existencias del sector pblico.
b. Normas de control interno para las entidades, organismos del sector pblico y
personas jurdicas de derecho privado que dispongan de recursos pblicos.
c. Manual general de abastecimiento Edc. 2015.
d. Manual general de mantenimiento Edc. 2015.

A. ANTECEDENTES

1. Las normas gubernamentales, establecidas para el control


interno en el sector pblico, propenden en su aplicacin, al mejoramiento de los
sistemas de control para la gestin pblica.
2. El contenido del Reglamento general para el manejo para la
administracin, utilizacin y control de los bienes y existencias del sector
pblico, establece disposiciones que deben ser cumplidas por los servidores
pblicos en todos los niveles.
3. El sistema de inventarios logsticos del ejrcito, permite la
administracin de bienes de los recursos logsticos clasificados por los
servicios logsticos de intendencia, material de guerra y transportes, siendo
agregado el material de comunicaciones considerado como estndar militar.
4. El Comando Logstico del Ejrcito (COLOGE), a travs de la
Unidad de Inventarios, proporciona capacitacin en el uso del sistema de
inventarios al personal militar tanto oficiales y voluntarios los cuales tienen
responsabilidades legales y administrativas internas.

B. PROPSITO

1. Impartir disposiciones a los Comandos de las unidades militares


del Ejrcito en todos los niveles, para que sean supervisados los procesos de
inspeccin, recepcin, registro, custodia, distribucin, conservacin y baja de
los recursos logsticos constantes en el sistema de inventarios logsticos del
ejrcito (SILOGE).
2. Establecer las responsabilidades del personal militar encargado
de la administracin de los recursos logsticos, materializado en la ejecucin de
la funcin de abastecimiento y mantenimiento, as como en el correcto uso del
SILOGE; obteniendo informacin oportuna y real para una adecuada toma de
decisiones.

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C. DISPOSICIONES

1. GENERALES

a. Las unidades militares en todos los niveles darn


cumplimiento a las disposiciones impartidas en el presente instructivo
con la finalidad de contar con informacin veraz, en el Sistema de
Inventarios Logsticos del Ejrcito (SILOGE).
b. Dar cumplimiento a las Normas de Control Interno para
las entidades, organismos del sector pblico y de las personas
jurdicas de derecho privado, que dispongan de recursos pblicos:
- 406-05 Sistema de registro.
- 406-07 Custodia.
- 406-08 Uso de los bienes de larga duracin.
- 406-10 Constatacin fsica.
c. Acatar el Artculo 10 del REGLAMENTO GENERAL
PARA LA ADMINISTRACIN,UTILIZACIN Y CONTROL DE LOS
BIENES Y EXISTENCIAS DEL SECTOR PBLICO, en el que
establece la constatacin fsica de los bienes, por lo menos una vez al
ao, en el ltimo trimestre, presentando a la mxima autoridad en la
primera quincena de cada ao, el informe de los resultados, detallando
todas las novedades en el proceso de constatacin fsica y conciliacin
con la informacin contable, adjunta tambin las novedades que se
determinase con el sistema SILOGE.
d. El Instructivo CUSTODIA, es vinculante para la
actualizacin de los recursos logsticos en el sistema SILOGE, a travs
de la presentacin de los informes de inspeccin fsica realizada a las
bodegas, almacenes, rastrillos, polvorines de cada unidad.
e. Los informes de inspeccin sern conocidos por el
comandante de unidad y remitidos a la unidad logstica ms cercana a
su jurisdiccin.
f. Asignar la condicin y el estado de los recursos
logsticos, en el sistema SILOGE segn el anexo A Opciones de
operabilidad.
g. Las unidades militares que requieran otro nivel
mantenimiento distinto al orgnico, debern transferir por el sistema
SILOGE a los C.A.L o C.L.R, bajo la Condicin: No operable y su
Estado: Mantenimiento.
h. La unidad logstica realizar el mantenimiento
correspondiente y al trmino del proceso sern devueltos los recursos
logsticos en la siguiente condicin y estado, segn corresponda el
caso:
CONDICION ESTADO
OPERABLE SERVIBLE

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NO OPERABLE INSERVIBLE

i. Los recursos logsticos considerados no operables y su


estado Inservible, luego de obtener la Resolucin para la baja,
destruccin y/o chatarrizacin, debern ser evacuados por el canal
logstico, junto con las actas legalizadas generadas por el sistema
SILOGE.
j. A los informes de gestin de las funciones de
comandantes de unidad, oficiales de logstica y encargados de almacn,
se adjuntar las actas de entrega recepcin y el reporte anual/semestral
de los recursos logsticos generados por el sistema SILOGE.
k. Las unidades que se encuentran dentro de un Fuerte
Militar, debern almacenar los recursos logsticos, considerando las
tcnicas de almacenamiento de abastecimientos, bajo custodia del
voluntario encargado de almacn/guardalmacn/custodio/bodeguero del
Comando Logstico Regional (C.L.R) o Comando de Apoyo Logstico
(C.A.L). La responsabilidad del comandante de unidad y oficial de
logstica de la unidad orgnica a la cual pertenece el material, seguir
mantenindose.
l. Los guardalmacn de los polvorines conjuntos, sern los
responsables de actualizar la operabilidad en el sistema de inventarios
de todo el material a su cargo.
m. La clave asignada al usuario es personal e intransferible,
el uso indebido, ser de absoluta responsabilidad del usuario.
n. La municin a consumirse en las unidades, para
entrenamiento e instruccin, debe estar certificada, operable y
corresponder a los lotes ms antiguos que se encuentren al granel.
o. Para sustentar el consumo de municin por concepto de
instruccin, entrenamiento, deber el oficial encargado de la actividad
presentar los respectivos registros de tiro, la liquidacin de municin y
de existir sobrantes de municin, estas deben ser reingresados
fsicamente al almacn y tambin a travs del sistema SILOGE.
p. Queda terminantemente prohibida la presentacin de
actas de entrega recepcin de los recursos logsticos en las unidades,
que no sean las generadas por el SILOGE, en las cuales deben constar
las firmas de responsabilidad.
q. Las transacciones en el SILOGE, deben ser procesadas
por los amanuenses de logstica y los encargados de almacn, en un
tiempo mximo de treinta (30:00H.) a partir de haber recibido
fsicamente los mismos, el Oficial de Logstica verificar el cumplimiento
de sta disposicin.
r. Para asistencia a las unidades militares fuera de la plaza
de Quito, se solicitar al COLOGE, fecha para ser atendidos, siempre y

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cuando las unidades logsticas de la jurisdiccin no haya podido
solucionarlo.
s. Para dar de baja un determinado recurso logstico
constante en el SILOGE, se aplicar el instructivo especfico para ste
proceso.
t. Para asistencia telefnica al Mode 21802, de la Unidad
de Inventarios del COLOGE, email unin.cologe@gmail.com.

2. ESPECFICAS

a. Comando de Educacin y Doctrina del Ejrcito

1) Difundir el presente Instructivo a las


escuelas e institutos bajo su mando.
2) Incluir en el cronograma de los institutos
conferencias de la importancia del sistema SILOGE, como
herramienta informtica en la administracin logstica militar.
3) Entregar archivo magntico a todos los
alumnos militares USO DEL SISTEMA SILOGE, a fin de realizar la
difusin del mismo.
4) Los directores de los colegios, escuelas e
institutos militares, debern remitir listado de oficiales y voluntarios
al COLOGE, para el relevo de funciones, segn anexo A Nmina
de Usuarios del SILOGE.

b. Direccin de Comunicaciones e Informtica


del Ejrcito (DIRCOMI)

1) Proveer y garantizar las comunicaciones y


conectividad de la red de datos, administracin de los servidores de
aplicacin y base de datos, desde la Comandancia General del
Ejrcito hasta las unidades.
2) Proporcionar servicio de intranet o internet a las
unidades militares, y el uso del SIFTE para el empleo del Sistema
Gerencial de Logstica.

c. Inspectora General Del Ejrcito

1) Incluir en la planificacin de evaluaciones de


gestin de las unidades, la inspeccin y verificacin del
cumplimiento de disposiciones impartidas en el presente
instructivo.

d. Comando Logstico del Ejrcito

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1) Asignar y controlar los perfiles y claves de
acceso asignados a los usuarios del aplicativo del sistema de
inventarios.
2) Receptar nuevos requerimientos
generados desde las unidades militares y consolidadas a travs del
COLOGE.
3) Receptar todos los documentos que
respalden el remate, chatarizacin y/o destruccin de los recursos
logsticos de las unidades, para ejecutar el egreso del sistema
SILOGE.
4) Las nuevas adquisiciones que realice el
Ejrcito, debern ser ingresadas por el COLOGE a travs de la
Unidad de Inventarios, para lo cual remitirn las facturas, actas de
entrega recepcin, descripcin, nmero de parte, nmero de serie,
nmero nacional de existencia (NSN).
5) Asignar cdigos e ingresar al sistema de
inventarios los nuevos recursos logsticos adquiridos por el
COLOGE y las unidades militares, basados en la normativa de
edicin, como tambin las donaciones.
6) Remitir al COLOG 25 REINO DE
QUITO, las actas de entrega/recepcin de los recursos logsticos
adquiridos por el ejrcito, generados en el sistema SILOGE para su
legalizacin.
7) Conforme equipos de instructores del
sistema de inventarios, tanto oficiales como de voluntarios a fin de
capacitar en las unidades militares principalmente en la Academia
de Guerra, ESMIL y ESFORSE.
8) Realizar visitas programadas a las
unidades para evaluar el grado de conocimiento de los usuarios,
oficial de logstica, guardalmacn y custodio administrativo.
9) En base a reportes generados por el
SILOGE, elabore el Plan Anual de adquisiciones de los recursos
logsticos.
10) En forma semestral realizar la
verificacin de las novedades remitidas por los Comandos
Logsticos Regionales y los Comandos de Apoyo Logstico, en lo
relacionado al cruce de informacin de los anexos de ingresos y
egresos reportados por las unidades de cada una de sus
jurisdicciones.
11) Realizar los trmites de baja y el
egreso del sistema de inventarios de los recursos logsticos con los
documentos habilitantes que sustenten el proceso.

e. I D.E, II D.E, III D.E, IV D.E, 15 B.A.E, C.E.E,


COIMC, AGRUCOMGE, UNIDADES ADSCRITAS

1) Cumplir y hacer cumplir el presente Instructivo.


2) Verificar, no existan transacciones pendientes de
ser procesas en el sistema SILOGE.

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3) Mantenga actualizada la informacin de la
operabilidad de los recursos logsticos a travs del sistema de
inventarios.
4) Verifique que sean procesadas las rdenes
pendientes de las brigadas subordinadas segn reportes remitidos
por el COLOGE.
5) Remita reporte general de los recursos logsticos
a su responsabilidad hasta el 07 de enero el reporte anual y hasta
el 07 de julio el reporte semestral.
6) Consolide y remita los informes de novedades de
los oficiales encargados de la supervisin y control de bodegas en
las siguientes fechas 30 de abril, 31 de octubre al COLOGE, en
forma improrrogable.

f. COLOG 25, C.L 72, C.L 73, C.L 74, C.L 75,
C.A.L 1, C.A.L 7, C.A.L 9, C.A.L 11, C.A.L 15, C.A.L 17, C.A.L 19,
C.A.L 21, C.A.L CEE, CALEFT

1) Cumplir y hacer cumplir el presente


Instructivo.
2) Realizar y disponer que todas las
transacciones de los recursos logsticos de material de guerra,
intendencia, transportes y comunicaciones se realicen a travs del
sistema de inventarios del Ejrcito, quedando terminantemente
prohibido la entrega recepcin de con actas manuales.
3) Realizar el seguimiento y trazabilidad de
los recursos logsticos entregados a las unidades de su jurisdiccin,
verificando el ingreso en la unidad de destino en un plazo no mayor
a treinta (30:00H) posteriores a la recepcin fsica de los recursos.
4) Supervisar a las unidades operativas de
su jurisdiccin, mantengan actualizada la informacin en el sistema
SILOGE de los recursos logsticos considerando el anexo A.
5) Remita al COLOGE en las siguientes
fechas 20 de junio y 30 de noviembre el reporte de ingresos y
egresos realizados.
6) Consolidar, aprobar y atender los
requerimientos logsticos de las unidades operativas de su
jurisdiccin y realizar el requerimiento al escaln superior en caso
de no disponer en stock.
7) Recepte los informes de los oficiales
encargados de la supervisin y control de bodegas hasta el 05 de
cada mes y remita al COLOGE.
8) Mantenga historial de los ingresos de los
recursos logsticos recibidos por el escaln logstico, as como los
egresos realizados a las unidades operativas.
9) Establezca estadsticas de los datos
anteriores obtenidos.

g. Comandante de unidad

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1) Entregue el reporte de operabilidad
anual/semestral de los recursos logsticos de la unidad al relevo de
sus funciones.
2) Verificar que la informacin de los
recursos logsticos de intendencia, material de guerra, transportes y
comunicaciones del sistema SILOGE est de acuerdo a la
existencia fsica, siendo de absoluta responsabilidad del
comandante de unidad que la informacin se encuentre
actualizada.
3) Remita el informe del oficial encargado de
la supervisin y control de bodegas a la unidad logstica de su
jurisdiccin.
4) Disponga al Oficial de Logstica nombrado
en su comando, verifique no se mantengan ordenes de ingresos,
como egresos pendientes de procesar en el sistema SILOGE.
5) Disponer que en los relevos de los
oficiales encargados de la supervisin y control de bodegas, como
los encargados de almacn/ bodegas (custodios y/o bodegueros),
se realicen con actas de entrega recepcin que genera del sistema
de inventarios y sean capacitados en el uso del sistema de
inventarios.
6) Remita al COLOGE mediante oficio, la
solicitud para cambio de perfiles cuando se realicen relevo de
funciones segn lo establece el anexo B.

h. Oficial de logstica

1) Mediante memorando disponga al


encargado de almacn se haga cargo de la funcin y asigne a los
mismos en el sistema SILOGE.
2) Lleve el registro de los encargados de
almacn por fecha de asignacin de funciones.
3) El encargado entrante ser responsable,
de la actualizacin de informacin, su omisin ser argumento para
iniciar el debido proceso de acuerdo al reglamento sustitutivo al
reglamento de disciplina militar.
4) Recepte de los oficiales encargados de la
supervisin y control de las bodegas y de los encargados de
almacn/bodegas, el informe de gestin realizada incluyendo las
novedades existentes, al ser relevados de sus funciones.
5) Verifique mensualmente la organizacin
de los almacenes, rastrillos y polvorines, realizando inspecciones
fsicas de las existencias de acuerdo a los estados que genera el
sistema de inventarios y eleve informe con las novedades
existentes en la inspeccin al comandante de unidad.
6) Mantenga en funcionamiento y ejecute la
administracin del sistema SILOGE en forma eficiente.
7) Verificar que no exista transacciones de
rdenes y movimientos de ingresos y egresos pendientes en el

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sistema de inventarios, los amanuenses de logstica, encargados
de almacn/bodegas (custodios y/o bodegueros), debern
procesar las rdenes no ms all de treinta (30:00H) despus de
haber recibido los recursos logsticos.
8) Verificar que la informacin que se
encuentra ingresada en el sistema de inventarios este actualizada
de acuerdo con la existencia fsica de los recursos logsticos de la
unidad, segn el anexo A.
9) Realizar los requerimientos de
necesidades de los recursos logsticos, a la unidad logstica de su
jurisdiccin.
10) Actualizar los pies de firmas del
comandante y de oficiales encargados de la supervisin y control
de bodegas, encargados de bodegas (custodios y/o bodegueros),
cuando exista cambios o relevos.

i. Oficial de operaciones logsticas del COLOG


25, C.L.R. y C.A.L

1) Responsable de la administracin logstica


militar, procese los requerimientos de recursos logsticos de las
unidades operativas de su jurisdiccin.
2) Consolidar, procesar y atender los
requerimientos de los recursos logsticos necesarios para el
cumplimiento de misiones asignadas a las unidades operativas.
3) Presentar estadsticas de los recursos
logsticos entregados por el escaln logstico superior y los
entregados a las unidades operativas de la jurisdiccin.
4) Mantenga un reporte general de las
existencias en las bodegas como de la condicin y estado de
operabilidad de los recursos logsticos.
j. Oficial encargado de la supervisin y control
de los recursos logsticos

1) Verificar la organizacin de los almacenes,


rastrillos y polvorines, realizar inspecciones fsicas de las
existencias de acuerdo a los estados que genera el sistema
SILOGE.
2) Observar el cumplimiento del Instructivo
Custodia y hacer cumplir las normas de seguridad exigidas para
los almacenes, rastrillos y polvorines.
3) Cumplir con las NORMAS DE CONTROL
INTERNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR
PBLICO Y PERSONAS JURDICAS DE DERECHO PRIVADO
QUE DISPONGAN DE RECURSOS PBLICOS
4) Verificar que en el sistema SILOGE, est
actualizado la operabilidad de los recursos logsticos.
5) Realizar el reingreso municin sobrante de
las lecciones de tiro, instruccin y entrenamiento verificando con los
registros de tiro y liquidacin presentada por el oficial encargado, a

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travs del sistema de inventarios.
6) Legalizar las actas de entrega recepcin
de los recursos logsticos de los almacenes, bodegas, rastrillos y
polvorines, a su responsabilidad.
7) Presente al Oficial de Logstica, hasta el
04 de cada mes, el informe de gestin realizada.

k. Amanuense de Logstico - Custodio


Administrativo

1) No utilice claves distintas al perfil asignado


en el sistema SILOGE.
2) Procese las rdenes de ingreso y egreso,
no dejando pendientes ms de 08 horas en el sistema.
3) Las rdenes de ingreso y egreso de los
artculos que van a ingresar o egresar de los almacenes/bodegas
de la unidad, se imprimirn dos ejemplares original y copia, las
cuales debern ser legalizadas, una ser entregada al bodeguero,
para que contine con el proceso de ingreso o egreso y la otra para
su archivo.
4) Mantenga un archivo fsico de las rdenes
de ingreso y egreso procesadas.
5) Presente al Oficial de Logstica al ser
relevado de sus funciones el informe de gestin incluyendo actas
entrega-recepcin, estados valorados, disposiciones, consignas,
archivo fsico de rdenes de ingreso-egreso.
6) Realizar la transferencia de los
conocimientos en el manejo del sistema SILOGE, para lo cual
elaborar un manual de usuario solo para el perfil de amanuense
de logstica.

l. Encargado de Almacn/bodega (custodio y/o


encargado)

1) Responsable de la custodia fsica del


material almacenado dentro del almacn, bodega, rastrillo y/o
polvorn, de acuerdo al reporte que genera el sistema de
inventarios.
2) Realizar el movimiento de ingreso,
indicando la cantidad de recursos logsticos recibidos, respaldada
por la orden de ingreso legalizada, una vez realizado este
movimiento, debe realizar la actualizacin de existencias, con lo
cual se actualiza la informacin en el sistema SILOGE.

3) Realizar los movimientos de egresos


indicando a quien se entregan los recursos logsticos y la cantidad a
egresar, para lo cual se debe disponer de la orden de egreso
legalizada para continuar con el trmite de entrega de los mismos.

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4) Realizar el proceso de actualizacin de
existencias registrando en forma individual cada uno de los
recursos logsticos ingresados a la bodega indicando la descripcin,
nmero de parte, condicin y estado, el nmero de serie (artculos
manejados por serie) o lote (artculos manejados por lote) y la
ubicacin de los mismos dentro del almacn, bodega, rastrillo y
polvorn.

5) Mantenga archivo fsico de las ordenes de


ingreso y egreso legalizadas entre el amanuense de logstica y
encargado de almacn, durante el perodo de la gestin cumplida.

6) Realizar la actualizacin del estado y


condicin (operabilidad de los recursos logsticos), ubicacin fsica
de los recursos logsticos; con la documentacin que sustente la
actualizacin con un informe tcnico y la autorizacin del
comandante de unidad.

7) Todo recurso logstico que tenga la


condicin de No operable y su Estado Inservible, deber tener
informe tcnico de respaldo, y ser tramitado a travs del canal
logstico, a fin de obtener la Resolucin para la baja, destruccin
chatarrizacin correspondiente.

8) Al ser relevado de sus funciones realizar


los estados, instrucciones y consignas de su funcin, as como
tambin de la transferencia de los conocimientos en el manejo del
sistema de inventarios del Ejrcito, para lo cual elaborar un acta
de entrega recepcin de sus funciones.

9) Al ser relevado de sus funciones y


proceder a la entrega recepcin de los recursos logsticos, lo
realizar con los estados y actas de entrega recepcin que genera
el sistema de inventarios del Ejrcito.

10) Realizar los recibos generados por el


sistema de inventarios de tod el material o equipo que se encuentra
entregado al personal militar. (Equipo en mano).

11) Presente informe al Oficial de Logstica de


los hallazgos encontrados en el desarrollo de la gestin, sea en la
descripcin del material, como de material que no se encuentra
ingresado en el sistema SILOGE.

12) Realice la constatacin fsica junto al


oficial encargado de la supervisin y control de bodegas asignado.

D. DEROGATORIA

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Queda derogado el Instructivo FT-COLOGE-2015-001-O sobre el USO DEL
MDULO DE INVENTARIOS DEL SISTEMA AUTOMATIZADO DE LA GESTIN
DEL SOSTENIMIENTO LOGSTICO

E. VIGENCIA

El presente instructivo entrar en vigencia a partir de la presente fecha y su


ejecucin y cumplimiento encrguese a los directores y comandantes de unidad
en los diferentes niveles.

Quito, D.M., 18 de marzo de 2016

Luis Castro A..


General de Brigada Parac.
COMANDANTE GENERAL DEL EJRCITO

Autenticado

Carlos I. Medina S.
General de Brigada
COMANDANTE DEL COMANDO LOGSTICO DEL EJRCITO

ANEXOS:
Ninguno

Distribucin: I.G.E COIMC - D.D.I.E - C.O.T- C.E.D.E. - DISICOM - ID.E. -IID.E.


- IIID.E. - IV D.E.- C.E.E.- 15 B.A.E. -AGRUCOMGE -COLOG 25 -
UNIDADES ADSCRITAS.

ABB/CHO/SJR

ANEXO A OPCIONES DE OPERABILIDAD

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RECURSO CONDICI
ESTADO SIGLAS OBSERVACIN
LOGSTICO N
EXCLUSIVO
INTENDENCIA OPERAB NUEVO NUEVO COLOGE
MATERIAL DE LE
GUERRA SERVIBLE SERVIBLE
MANTENIMIENT
TRANSPORTES NO O MTTO
COMUNICACIONES OPERAB INSERVIBLE INSERVIBLE
LE RESOLUCIN
BAJA RESOL-BAJA

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ANEXO B NMINA DE USUARIOS DEL SILOGE

ORD FUNCIN CDULA GRADO APELLIDOS ESTADO OBSERVACIN


NOMBRES
01 Oficial de 1709996770 CAPT Panchano ACTUAL Dado el pase
Logstica Villa Juan
Andrs
02 Oficial de 0512587970 CAPT Alarcn Cruz SALIENTE Curso de promocin
Logstica Omar
Francisco

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