Cmo usar el Seguimiento de fact

Acerca del Seguimiento de facturas

El seguimiento de futuras se dise para mantener un historial de clientes, facturas y detalles de facturacin para que pueda almacenar varias
facturas sin crear varios archivos. Tambin puede utilizar el seguimiento para analizar su informacin anteriormente facturada. Por ejemplo, puede ver
todas las facturas para un cliente, un proyecto especfico o ver todas las facturas del mes pasado, el ao pasado, etc.

Antes de comenzar, observe la informacin de muestra proporcionada. En la hoja Factura seleccione la celda a la derecha del nmero de factura
(celda L8) y la lista desplegable desaparecer. Seleccione la flecha desplegable y seleccione una factura de muestra. Tenga en cuenta cmo la
informacin de facturacin cambia para reflejar la factura seleccionada. Ahora observe las hojas Clientes, Facturas Principaly Detalles de la
factura . Estas hojas suministran informacin a la Factura y cualquier cambio que realiza se actualizar automticamente.

Cmo comienzo?
Modifique la hoja Factura para que refleje la informacin de su empresa con los siguientes pasos:
1. Vaya a la hoja Factura y en la pestaa Revisar en el grupo Cambios seleccione Desproteger hoja.
Nota: La hoja de Factura est protegida para ayudar a que no realice cambios no intencionales, debido a que, como se mencion
anteriormente, la mayora de los datos en esta hoja se toma del resto de las hojas del libro.

2. Personalice el encabezado de la factura al escribir el nombre, la direccin, el estado, cdigo postal, la direccin de correo, el sitio web, etc.
de la empresa. En la parte inferior de la factura (fila 43), modifique las instrucciones de pago.
Importante No modifique la informacin de facturacin o de cobro. Todas estas celdas tienen frmulas que actualizarn automticamente
la factura, como se observa en la seccin Acerca del Seguimiento de facturas .

3. (Opcional) Modifique los colores en todo el libro: en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Temas, seleccione Colores y otro color
para el tema de la galera de colores.
Sugerencia: Cree un conjunto de colores para temas personalizado para que coincida con la marca de su compaa. Para ello, en la
pestaa Diseo de pgina, en el grupo Temas , seleccione Coloresy luego seleccione Crear nuevos colores del tema. Para ms
informacin sobre cmo crear un conjunto de colores para temas, vea el siguiente tema de la Ayuda:

Personalice un tema de documento.

4. Despus de realizar los cambios deseados, vuelva a la hoja Factura y en la pestaa Revisar , en el grupo Cambios , seleccione Proteger
hojay luego seleccione Aceptar. Cuando la hoja de facturacin est protegida, la nica celda que puede seleccionar es la celda con el men
desplegable de nmero de facturacin.

Cmo creo una factura?

1. En la hoja Clientes , ingrese la informacin como el nombre y la direccin de la empresa. Tenga en cuenta que el Nmero de Empresa es
una entrada importante, ya que proporciona un identificar nico para cada empresa que se utiliza mediante el Seguimiento de facturas.
Tambin tenga en cuenta que solo necesitar agregar una empresa una sola vez. Para las siguientes facturas a la misma empresa, este paso
debe omitirse.

Nota: Si asigna el mismo nmero a una o ms empresas, o escribe el nombre de la compaa ms de una vez, las entradas se volvern
rojas para alertarlo de la duplicacin.

2. En la hoja Facturas - Principal escriba la informacin principal para su factura, como nmero de factura, fecha y descripcin del proyecto.
Como el nmero de compaa, el nmero de factura es una entrada importante, ya que proporciona un identificador nico para cada factura
y se utiliza en el seguimiento de facturas. Otra entrada importante es la Compaa. Cuando selecciona una compaa de la lista desplegable
proporcionada se asocia su factura con esta empresa. Luego selecciona un nmero de factura de la hoja de facturas, esta informacin de la
empresa, como el nombre y la direccin, se completar automticamente en la factura.

Nota: Si asigna el mismo nmero a ms de una Factura, las entradas se pondrn rojas para alertarlo de la duplicacin.

3. En la hoja Detalles de la factura escriba los detalles de su factura, como la Descripcin del elemento, el nmero de elemento, la cantidad
y el precio unitario. La lista desplegable proporciona una lista de facturas que ingres en la hoja Facturas - Principal para facilitar el ingreso
de datos. De forma similar al nmero de compaa en el paso anterior, el nmero de factura asocia este elemento de detalle con una factura
especfica. Cuando selecciona un nmero de factura en la hoja de factura del men desplegable de nmero de factura, aparecern los
elementos de detalle relacionados para esa la factura.

Nota: Tiene un lmite de 25 detalles de elementos por factura. Si se agregan ms de 25 elementos, todas las entradas correspondientes se
pondrn rojas para alertarlo de este lmite. Si tiene ms de 25 elementos de facturacin, deber crear una segunda factura.

Cmo agrego ms clientes, facturas y detalles de facturas?

La informacin de los Clientes, Facturas y Detalles de facturas se almacenan en tablas de Excel. Cuando agrega una nueva fila a la tabla, la fila
recientemente agregada se formatear automticamente y se copiaran los clculos. Para agregar nuevas tablas, haga algo de lo siguiente:

Si la tabla no tiene una fila Total, empiece a escribir debajo de la tabla y se expandir automticamente cuando presione la tecla ENTRAR o TAB.
Coloque el puntero de celda en la ltima celda de la fila Total, como en la tabla de Facturas para la ltima factura y luego presione Pestaa.
En la hoja Inicio en el grupo Celdas , seleccione Insertar y luego seleccione Filas de la tabla arriba o bien Filas de la tabla abajo.

En la esquina inferior derecha de la tabla, coloque el mouse en el controlador de tamao de la tabla y arrstrelo para aumentar el nmero de
filas de tabla disponibles.

Cmo analizo los detalles de mi factura?

Como se observa en la seccin Acerca del Seguimiento de facturas , despus de haber ingresado varias facturas podr ver una lista de todas las
facturas para un cliente o proyecto especfico, para un intervalo de fechas especificado, y mucho ms. Este tipo de anlisis se consigue con un Filtro
que le permite ajustar rpidamente una lista de informacin. Para acceder a un Filtro en las tablas de Clientes, Facturas o Detalles de facturacin,
seleccione una flecha desplegable junto a un nombre de campo de tabla. Un panel de Filtro le mostrar una variedad de opciones de filtro. Aqu
encontrar varios ejemplos de filtros para ayudarlo a comenzar:

PR ver el monto total facturado a un cliente especfico: en la hoja Facturas - Principal, a la derecha del campo de nmero de compaa,
seleccione la flecha desplegable. En el panel Filtro, haga clic en Seleccionar todo Para desmarcar todas las empresas, seleccione la empresa
deseada y luego seleccione Aceptar.

Sugerencia: En el panel Filtrar tambin puede escribir el nombre del cliente en el cuadro de texto Buscar para buscar rpidamente la lista
disponible.
Para ver todas las facturas de un cliente especfico y de uno o varios proyectos especficos: Comience por filtrar su cliente desea
con los pasos proporcionados en el ejemplo anterior. Luego, a la derecha del nmero de proyecto, seleccione la flecha desplegable. En el panel
Filtrar, seleccione el o los proyectos deseados y seleccione Aceptar.

Para ver todas las facturas para el mes anterior: En la hoja Facturas - Principal, hacia la derecha del campo Fecha de la factura,
seleccione la flecha desplegable, busque Filtros de fecha y seleccione ltimo mes.

Para ver todos los clientes dentro del mismo cdigo de rea: En la hoja Clientes, a la derecha del campo Telfono, seleccione la flecha
desplegable. En el panel Filtrar, haga clic en el cuadro de texto Buscar, escriba el cdigo de rea y seleccione Aceptar.

Sugerencias de filtros
Si una tabla tiene una fila total, como Clientes o Facturas, los totales calculados solo se reflejarn en su lista filtrada.
Use varios filtros en un solo campo o en varios campos para ajustar sus resultados.
Para borrar un solo filtro, seleccione la flecha desplegable de una columna previamente filtrada y seleccione Borrar lista desde <nombre del
campo>.
Para borrar varios filtros simultneamente, coloque el puntero de celda en la tabla, en la pestaa Inicio en el grupo Edicin , seleccione
Clasificar y filtrary luego seleccione Borrar.

 nombre de la compaa
Direccin postal T: Nmero de telfono: Correo electrnico
Ciudad, Estado, Cdigo postal F: Nmero de Fax Sitio web

Facturar a: Tailspin Toys Telfono: 432-555-0178 Factura #: 3-456-1

Haga clic para seleccionar
Direccin: 345 Cherry Street Fax: 432-555-0187 Fecha de la factura: 7/18/2016 un nmero de factura de la
Albany SD, 123456 Correo electrnico: alguien@ejemplo.com lista desplegable.

Factura para: Proyecto 1

ElementoDescripcin Cantidad Precio unitari Descuento Precio
Err:508 Err:508 Err:508 Err:508 Err:508 -

Err:508 Err:508 Err:508 Err:508 Err:508

Err:508 Err:508 Err:508 Err:508 Err:508

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Err:508 Err:508 Err:508 Err:508 Err:508

Subtotal de la factura 5,090.00

Tasa del impuesto 8.75%

Impuesto a las ventas 445.38

Otros 100.00

Extender todos los cheques a nombre de nombre de la compaa. Depsito recibido 100.00
El total vence en <#> das. Las cuentas vencidas estn sujetas a un cargo de servicio de <#>% por me TOTAL 5,535.38

Clientes
Compaa # Nombre de la compaa Nombre del contacto Direccin Ciudad Estado Cdigo postal Telfono Correo electrnico Fax

1 Tailspin Toys Robert Lyon 345 Cherry Street Albany SD 123456 432-555-0178 432-555-0187
alguien@ejemplo.com
2 Contoso, Ltd Sanjay Patel 567 Walnut Lane Moline MO 098765 432-555-0189 alguien@ejemplo.com 432-555-0123
Err:508 Err:508

Facturas
Factura # Compaa Fecha de la factura Descripcin del proyecto Tasa del impueOtros Depsito Detalle del Total Total de factura Notas

3-456-1 1 - Tailspin Toys 7/18/2016 Proyecto 1 8.75% 100.00 100.00 Err:508 Err:508

3-456-2 2 - Contoso, Ltd 7/20/2016 Proyecto 2 8.75% Err:508 Err:508

Totales Err:508 Err:508 Err:508 Err:508 Err:508


Detalles de la factura
Descripcin Factura # Elemento # Cantidad Precio unitario Descuento Total
1 1.00 1.00 Err:508
Factura 3-456-1 Datos 1 3-456-1 1
Factura 3-456-1 Datos 2 3-456-1 2 2 2.00 2.00 Err:508
3 3.00 3.00 Err:508
Factura 3-456-1 Datos 3 3-456-1 3
4 4.00 4.00 Err:508
Factura 3-456-1 Datos 4 3-456-1 4
Factura 3-456-1 Datos 5 3-456-1 5 5 5.00 5.00 Err:508

Factura 3-456-1 Datos 6 3-456-1 6 6 6.00 6.00 Err:508

Factura 3-456-1 Datos 7 3-456-1 7 7 7.00 7.00 Err:508

8 8.00 8.00 Err:508
Factura 3-456-1 Datos 8 3-456-1 8
9 9.00 9.00 Err:508
Factura 3-456-1 Datos 9 3-456-1 9
10 10.00 10.00 Err:508
Factura 3-456-1 Datos 10 3-456-1 10
Factura 3-456-1 Datos 11 3-456-1 11 11 11.00 11.00 Err:508

Factura 3-456-1 Datos 12 3-456-1 12 12 12.00 12.00 Err:508

Factura 3-456-1 Datos 13 3-456-1 13 13 13.00 13.00 Err:508

14 14.00 14.00 Err:508
Factura 3-456-1 Datos 14 3-456-1 14
15 15.00 15.00 Err:508
Factura 3-456-1 Datos 15 3-456-1 15
Factura 3-456-1 Datos 16 3-456-1 16 16 16.00 16.00 Err:508
17 17.00 17.00 Err:508
Factura 3-456-1 Datos 17 3-456-1 17
Factura 3-456-1 Datos 18 3-456-1 18 18 18.00 18.00 Err:508
19 19.00 19.00 Err:508
Factura 3-456-1 Datos 19 3-456-1 19
Factura 3-456-1 Datos 20 3-456-1 20 20 20.00 20.00 Err:508

Factura 3-456-1 Datos 21 3-456-1 21 21 21.00 21.00 Err:508

22 22.00 22.00 Err:508
Factura 3-456-1 Datos 22 3-456-1 22
Factura 3-456-1 Datos 23 3-456-1 23 23 23.00 23.00 Err:508
Descripcin Factura # Elemento # Cantidad Precio unitario Descuento Total

Factura 3-456-1 Datos 24 3-456-1 24 24 24.00 24.00 Err:508

25 25.00 25.00 Err:508
Factura 3-456-1 Datos 25 3-456-1 25
Factura 3-456-2 Datos 1 3-456-2 Z4567 39 5.00 Err:508

Factura 3-456-2 Datos 2 3-456-2 Z4568 40 4.00 5.00 Err:508

Factura 3-456-2 Datos 3 3-456-2 Z4569 30 6.00 7.00 Err:508

40 7.00 Err:508
Factura 3-456-2 Datos 4 3-456-2 Z4570
10 4.00 Err:508
Factura 3-456-2 Datos 5 3-456-2 Z4571
5 8.00 Err:508
Factura 3-456-2 Datos 6 3-456-2 Z4572
Factura 3-456-2 Datos 7 3-456-2 Z4573 70 6.00 Err:508

Factura 3-456-2 Datos 8 3-456-2 Z4574 25 4.00 Err:508

Factura 3-456-2 Datos 9 3-456-2 Z4575 5 7.00 3.00 Err:508

80 1.00 Err:508
Factura 3-456-2 Datos 10 3-456-2 Z4576
65 7.00 Err:508
Factura 3-456-2 Datos 11 3-456-2 Z4577
Factura 3-456-2 Datos 12 3-456-2 Z4578 44 1.00 Err:508