Socializacin 1

FORO: GRANDES ERRORES EN LA GESTIN DE PROYECTOS

De los 18 grandes errores presentados en el artculo de Lonnie

Pacelli, aunque no cabe duda de que existan muchos ms,
podramos considerar 2 como los ms comunes en la gestin de
proyectos,

1. El proyecto costo mucho ms de lo que se esperaba: El

tener que realizar trabajos inesperados que no habamos
presupuestado puede ser una de las condiciones de este gran error
en la gestin de proyectos, quizs los insumos, el personal, los
proveedores, la comunidad tiene un mayor valor de que tenamos
contemplado, el precio de las cosas pude llegar a cambiar de un da
para otro. Por ello es importante contemplar unos % de ms en
nuestros proyectos, teniendo en cuenta la varianza que puede llegar
a existir. Sin embargo en algunos proyectos se invierte ms dinero
de lo previsto y, aunque ello redunde en beneficio de los mismos,
dado que sus resultados tambin mejoran ms de lo esperado, la
credibilidad del director de proyecto puede quedar en entredicho al
no cumplir lo prometido desde el punto de vista econmico,
pudiendo generar prdidas o utilidades menores a las esperadas.

2.No comprendimos ni informamos el progreso de acuerdo al

plan: Lo ms importante de un proyecto es administrar el tiempo y
el costo del mismo, permitiendo controlar los riesgos y garantizando
que inicie y termine segn lo estimado logrando los objetivos
esperados. Para el director de proyectos y la organizacin del
proyecto debe estar claro el alcance del mismo, cronograma de las
actividades, los tiempos e hitos previstos, los riesgos, los imprevistos
y los costos reales del proyecto. El control Project debe manejar una
comunicacin vital y continua con el Director de Proyectos, de ello
depende el seguimiento de la ejecucin de las actividades y rutas
crticas, del flujo de dinero. Es importante controlar un proyecto
despus haber iniciado ya que se debe analizar las desviaciones
durante la ejecucin respecto a la planificacin. El control consiste
en medir el avance, registrarlo y compararlo continuamente con lo
estimado en la planificacin. Este proceso permite al Gerente de
 Proyectos prever los posibles cambios en cuanto a la magnitud del
proyecto, posibles problemas y por ende cambios en su costo y
tiempo de terminacin.

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Gracias por el aporte Leidy.

1. Dos aspectos a tener en cuenta: Primero, identificar todas las actividades y

los costos asociados a las mismas para mejorar la estimacin de costos y
minimizar la probabilidad de sobrecostos. Segundo, durante la ejecucin
debemos evitar al mximo los cambios de alcance, si se llegase a dar el caso, es
necesario realizar un adecuado control de cambios que incluya la evaluacin del
impacto, la aprobacin del sponsor y el cambio de la lnea base del proyecto.

2. Tienes toda la razn, el seguimiento y control es fundamental para evitar

y/o gestionar estos desfases.

Socializacin 2
De los 18errores que se suelen cometer pienso que todos son muy
importantes pero quiero destacar dos que he podido evidenciar en
proyectos que he participado:

No diseamos una buena agenda para el negocio: se tienden a subestimar

duraciones de tareas o incluso omitir algunas porque muchas veces quien
estima los tiempos no tiene en cuenta al ejecutor de la actividad o no cuenta
con la experiencia suficiente para establecer con precisin la cantidad de
actividades y su duracin para llegar al objetivo del proyecto.

El equipo no congeniaba: si el equipo del proyecto no se sincroniza y cada

cual busca su inters personal, es posible que se generen tensiones en el grupo
que desven que obliguen al gerente a intervenir y descuidar tiempo de la
gestin del proyecto para gestionar las diferencias en su grupo de trabajo.
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Giovanni, de acuerdo con tu aporte.

Frente al primer error, mi recomendacin es involucrar a los expertos en

el proceso de estimacin. No es para nada conveniente suponer que solo
una persona tenga todo el detalle para realizar una buena estimacin.
Adicional lecciones aprendidas, registros histricos de proyectos
anteriores nos sirven de base para minimizar el riesgo que realizar una
mala planeacin de actividades.

Con respecto al segundo, sucede mas a menudo de lo que imaginamos,

en este caso lo siguiente:

1. En la etapa de planeacin debemos direccionar y dar claridad a cada

miembro del equipo respecto a roles, funciones, canales de
comunicacin, etc.

2. Al inicio de la ejecucin buscar rpidamente la cohesin de equipo,

brindando retroalimentacin en las situaciones conflictivas que se
presenten y recordando la visin de proyecto que debemos tener.

3. Luego mejorar el desempeo a travs de relaciones gana/gana,

recompensando las cosas buenas, escuchando nuevas y buenas ideas y
gestionando la implementacin de las mismas.

Socializacin 3

Respecto a la lectura de los Grandes errores en la gestin de

proyectos, los dos puntos que considero ms importantes porque de
alguna manera se ajustan a la realidad de los proyectos a los que
pertenezco son:

1. No estbamos tratando el problema correcto: Muchas veces vemos que

cada persona acta en consecuencia con su cargo, sin tener en cuenta el
objetivo principal del proyecto e invierten mucho tiempo y recursos en
solucionar situaciones que no aportan al proyecto, y ms an se crean sus
propios problemas con el fin de demostrar que su funcin es primordial. Este
tipo de situaciones no son convenientes al proyecto dado que desgastan las
energas por un propsito errneo. Es muy importante la comunicacin que el
gerente del proyecto pueda difundir a todo su equipo y establecer indicadores
de segundo o tercer nivel que encaminen al colaborador en el objetivo principal
desde la perspectiva de cualquier cargo o funcin.

2. El proyecto costo mucho ms de lo que se esperaba: Existen proyectos

donde la complejidad y extensin de sus actividades es el principal componente
de su control de programacin y de costos; lo que genera que su seguimiento
sea dispendioso y muchas veces los gerentes de proyecto no lo puedan enfocar
rpidamente. Es muy importante que exista un profesional en cada campo que
pueda extraer resumidamente un informe gerencial en el cual se observen
tempranamente los desfases en costos o en tiempo ms importantes, de tal
forma que se pueda pensar en alternativas que compensen la desviacin. Lo
ms importante como dice el artculo es saber exactamente donde se est
presentando la situacin.

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Hola Carolina

Estoy completamente de acuerdo contigo en tus aportes y si nos damos

cuenta un error conlleva al otro.

De otra parte y complementando un poco tus aportes, considero que

cuando un proyecto cuesta ms de lo esperado, es porque no hubo una
identificacin clara del problema afectando el alcance del mismo.

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Gracias por el aporte Laura.

Mas que no identificar bien el problema, es no identificar claramente
todas las actividades que implican su solucin y en consecuencia los
costos asociados a las mismas.

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Gracias por los aportes Carolina,

1. Efectivamente una gran falla, primero no hacer un buen levantamiento de

requerimientos y segundo no alinear las expectativas de todos los interesados,
principalmente el equipo de proyecto. Estas dos son labores claves del gerente
de proyectos en la etapa de planeacin y ejecucin del proyecto.

2. Lo primero es hacer una buena estimacin reduciendo la incertidumbre, es

mejor planear bien y no corregir por el camino. Cuando el proyecto es muy
extenso, la planificacin gradual es una buena alternativa: fasear el proyecto e
ir afinando la planeacin por cada una, mejora los resultados.