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MANUAL DE

SUPERVISIN E INTERVENTORA
(BIENES, SERVICIOS Y OBRA PBLICA)
Proceso Contratacin
Bucaramanga
2014
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: MCO.01

Versin: 06
MANUAL DE SUPERVISIN E
INTERVENTORA
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Fecha de aprobacin:
Profesional Planeacin Aprob:
Abril 16 de 2008
Director Contratacin Vicerrector Acadmico
Resolucin No. 571

CONTENIDO

INTRODUCCIN ......................................................................................................................... 3
1. OBJETIVO .............................................................................................................................. 4
2. ALCANCE .............................................................................................................................. 4
3. PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES ................................................................ 4
4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS .................................................................................. 6
5. NORMATIVIDAD ................................................................................................................ 11
6. RESPONSABILIDADES Y FACULTADES DE SUPERVISORES E INTERVENTORES ........ 13
7. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIN E INTERVENTORA .................................................... 16
7.1 Objetivo general ................................................................................................................... 16
7.2 Objetivos especficos.............................................................................................................. 16
8. DESIGNACIN DE LOS INTERVENTORES ...................................................................... 17
9. FUNCIONES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR .................................................. 18
9.1 Funciones generales del supervisor y del interventor. ........................................................... 18
9.2 Funciones especficas del supervisor y del interventor .......................................................... 19
10. OBLIGACIONES DE LA INTERVENTORA DE OBRA ...................................................... 21
11. INFORMES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR ..................................................... 24
12. LINEAMIENTOS GENERALES CONDUCENTES A LA DECLARACIN DE
INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL ...................................................................................... 25
13. FORMATOS UTILIZADOS PARA REALIZAR LOS INFORMES DE SUPERVISIN E
INTERVENTORA........................................................................................................................ 27
14. ACTAS .................................................................................................................................. 28
14.1Acta de Inicio del contrato: .................................................................................................. 29
14.2Acta de Suspensin: .............................................................................................................. 29
14.3Acta de Reinicio: ................................................................................................................... 29
14.4Acta Parcial de Pago: ............................................................................................................ 29
14.5Acta de Recibo:..................................................................................................................... 29
14.5.1 Acta de Recibo Parcial: .......................................................................................... 30
14.5.2 Acta de Recibo Final: ............................................................................................. 30
14.6Acta de Liquidacin del Contrato: ........................................................................................ 30
15. LIQUIDACIN DEL CONTRATO ..................................................................................... 30
16. SANCIONES ........................................................................................................................ 31
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INTRODUCCIN

El presente documento constituye el Manual de Supervisin e Interventora en el que se definen las


responsabilidades y funciones generales y tcnicas que debern asumir los supervisores y los
interventores designados por la UIS en la ejecucin de la vigilancia y control de los contratos de
bienes, servicios y/o obra pblica que celebra la Universidad.

El manual contribuye a mejorar la calidad de la supervisin e interventora, estableciendo criterios


que facilitan la labor a desarrollar por cada supervisor e interventor dependiendo de la tipologa de
contratacin, el cual permite normalizar las actividades a desarrollar y fijar parmetros mnimos
para su ejecucin.

En el presente manual de supervisin e interventora se desarrollan metodologas, formatos y


procedimientos dirigidos a orientar las actividades de vigilancia, control, asesora y coordinacin en
los contratos que celebra la Universidad.

Las acciones incluidas en este Manual son de obligatorio cumplimiento por parte de los
supervisores e interventores. De igual manera la Direccin de Contratacin y Proyectos de
Inversin o cualquier otro delegado del Rector de la Universidad realizarn seguimiento en su
aplicacin.

El Manual de Supervisin e Interventora es un documento dinmico, susceptible y accesible a los


cambios y modificaciones que se pueden desprender de: correcciones, observaciones, normas y
ajustes a las polticas institucionales, dentro de los estndares de calidad.
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1. OBJETIVO

Definir los lineamientos para las actividades que deben realizar los supervisores o interventores
designados que deban ejercer funciones de vigilancia y seguimiento a los procesos de adquisicin de
bienes y servicios o realizacin de obras civiles entre la Universidad y los contratistas,
independientemente del tipo de contrato que se suscriba.

2. ALCANCE

Aplica al ejercicio de las funciones de supervisin e interventora las cuales sern ejercidas por
funcionarios designados por la Universidad o contratistas externos, segn corresponda, con el fin
de cumplir a cabalidad los controles establecidos en el presente Manual en lo relacionado a
contratos de adquisicin de bienes y servicios o realizacin de obras civiles por cuantas
mayores o iguales a 50 SMLMV celebrados por la Universidad.

3. PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES

El funcionario designado como supervisor o la persona natural o jurdica que sea contratada para
desempearse como interventor en proyectos y contratos que suscriba la Universidad Industrial de
Santander, deber conocer y aplicar los principios que orientan la actividad de la administracin
pblica establecidos en el artculo 209 de la Constitucin Nacional, Artculo 3 del Cdigo de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y Artculos 23, 24, 25, 26, 27 y
53 de la Ley 80 de 1993, los cuales se definen a continuacin, as como, las normas tcnicas de
calidad en la gestin pblica NTC GP-1000:2009.

Celeridad: Impulso oficioso de los procedimientos. Suprimiendo los trmites innecesarios y


utilizando formatos para actuaciones en serie, de acuerdo con su naturaleza.

Control: Verificar, evaluar, comprobar, inspeccionar y revisar. Se demostrar disposicin a todas


las actividades de control que impliquen vigilancia, supervisin y seguimiento a las metas y objetivos
propuestos.

Coordinacin: Cooperacin y articulacin en y entre entidades. Las actividades precisan de un


adecuado y lgico nivel de entendimiento, comunicacin, interaccin e interdependencia.

Debido proceso: La Procuradura garantizar que toda actuacin administrativa vinculada con la
actividad contractual d cumplimiento al debido proceso, que incluye la posibilidad de conocer y
controvertir las decisiones de la administracin.
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El debido proceso es un principio rector en materia sancionatoria de las actuaciones contractuales.


Igualmente, opera cuando, dentro del desarrollo de un proceso contractual de seleccin de
contratistas, se omite alguna de las etapas necesarias.

Economa: Se tendr en cuenta que las normas de procedimiento sean utilizadas para agilizar las
decisiones, y las etapas sean las estrictamente necesarias para asegurar la seleccin objetiva; que los
procedimientos se adelanten en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes
intervengan en ellos y que no se exija sino los documentos necesarios.

Ecuacin Contractual: Mantener la igualdad o equivalencia entre derechos y obligaciones surgidas


al momento de proponer o de contratar, segn el caso.

Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados,
como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia: Logro de los resultados planificados. Exige que la finalidad sea el logro oportuno de los
objetivos, salvando de oficio los obstculos puramente formales y evitando situaciones que limiten
la toma de decisiones. La importancia de la eficacia reside en que un orden jurdico solo es vlido
cuando es eficaz.

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Apunta a la necesidad de
hacer todo aquello que resulte apropiado para la bsqueda del efecto deseado.

Igualdad: Igualdad ante la Ley. Trato uniforme en situaciones similares. Descansa este principio en
el tratamiento rigurosamente imparcial dado a todos los administrados, sin favorecer ni perjudicar a
individuos o a grupos.

Imparcialidad: Equivale a rectitud, equidad, neutralidad y objetividad. Se tendr en cuenta que la


finalidad de los procedimientos consiste en asegurar y garantizar los derechos de todas las personas
sin ninguna condicin.

Moralidad: Conducta y actitud que busca el bien comn. Las funciones asignadas deben
desarrollarse con el autntico propsito de servicio, aplicando siempre la honestidad y el respeto a
las normas sobre sus obligaciones, incompatibilidades y prohibiciones.

Planeacin: Este principio tiene como finalidad lograr los objetivos institucionales de la
contratacin, esto es, armonizar y articular los requerimientos tcnicos del proyecto a desarrollar
con miras a satisfacer las necesidades de la Universidad.

Publicidad: Divulgar los procesos y procedimientos. Las decisiones se darn a conocer


oportunamente mediante comunicaciones, notificaciones, publicaciones o el medio que ordena la
Ley.

Responsabilidad: Busca el cumplimiento de los fines de la contratacin, la vigilancia de la correcta


ejecucin del objeto contratado y la proteccin de los derechos de la Entidad, del contratista y de
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los terceros que puedan verse afectados por la ejecucin del contrato, as como, sealar las
consecuencias que sufren estos por sus acciones y omisiones.

Los Contratistas respondern por haber ocultado al contratar inhabilidades, incompatibilidades o


prohibiciones, o por haber suministrado informacin falsa o no ajustada a la verdad y por la buena
calidad del objeto a contratar.

Los contratistas interventores (si no son servidores pblicos) y los asesores externos, son
particulares que ejercen funciones pblicas y por lo tanto estn sujetos al rgimen de
responsabilidades aplicable a los servidores pblicos.

Seleccin objetiva: Es una obligacin de la Procuradura, respecto de todos los procesos y


procedimientos contractuales, la escogencia de los contratistas de forma objetiva, esto es que en
ningn caso la seleccin del contratista puede ser subjetiva. Se considera que la seleccin es
objetiva cuando la escogencia se base en el ofrecimiento ms favorable a la entidad y a los fines que
ella busca, sin tener en consideracin factores de afecto o de inters y, en general, cualquier clase
de motivacin subjetiva.

Supremaca de lo sustancial sobre lo formal: En todo proceso de seleccin de contratistas


primar lo sustancial sobre lo formal. En consecuencia, no podr rechazarse una propuesta por la
ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o
soporten el contenido de la oferta y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por
la Procuradura en el pliego de condiciones.

Tales requisitos o documentos podrn ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad
para todos los proponentes hasta la adjudicacin.

Transparencia: Facilitar el control social de la gestin garantizando el acceso a la informacin, de


manera clara, ntida y traslucida. Exige que las actividades desarrolladas y la informacin que de ellas
se desprenda, sea tan clara que todos la puedan ver.

4. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Acta: Documento donde se escribe un evento del contrato o lo tratado en una reunin, dejando
constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas.

A continuacin se mencionan los tipos de actas en orden de suscripcin:

Acta de inicio: Documento en el cual se fija la fecha de iniciacin del contrato, a partir de la
cual se contabiliza el plazo de ejecucin del mismo. Debe ser firmada por el supervisor o
interventor, ordenador de gasto y representante legal del contratista.

Acta Parcial de Pago: Documento que se firma para efectuar un pago parcial al cabo de un
determinado periodo.
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Acta de Suspensin: Documento mediante el cual el supervisor o interventor y el


Contratista acuerdan la suspensin del contrato previa aprobacin por parte del ordenador de
gasto, cuando se presente una circunstancia especial que amerite el cese del desarrollo del
mismo.

Acta de Reinicio: Documento suscrito por las partes mediante el cual se levanta la
suspensin y se ordena la reiniciacin de las actividades. El Contratista se obliga a actualizar sus
plizas a esa fecha.

Acta de Recibo Parcial: Documento mediante el cual se registra el recibo por parte del
supervisor o interventor, correspondiente a la ejecucin parcial del objeto del contrato,
registrndose las cantidades de obra, bienes o servicios recibidos.

Acta de Recibo Final: Documento mediante el cual el supervisor o interventor y el


contratista declaran que el contrato se ha cumplido de acuerdo a lo pactado, registrndose las
cantidades de obra, bienes o servicios recibidos.

Acta de Liquidacin del Contrato: Documento final mediante el cual el Contratista hace
entrega y el supervisor o interventor recibe a satisfaccin lo estipulado en el objeto del
contrato y donde consta el valor inicial y final ejecutado ms los acuerdos, conciliaciones y
transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato y poder declararse a paz y
salvo.

Anticipo: Son los recursos pblicos entregados por la Universidad al contratista, quien se obliga a
destinarlos en forma exclusiva a la ejecucin del contrato, de acuerdo con el programa de inversin
avalado por el supervisor o interventor.

Segn el artculo 91 del Estatuto Anticorrupcin, en los contratos de obra, concesin, salud, o los
que se realicen por licitacin pblica, el contratista deber constituir una fiducia o un patrimonio
autnomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a ttulo de anticipo, con el fin de
garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecucin del contrato
correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mnima cuanta.

Apoderado: Persona a quien se confiere la facultad de actuar en nombre y representacin del


contratista, con poder para comprometerlo; facultad que debe ser otorgada mediante un
documento expreso y escrito, con autenticacin ante notario pblico. Cuando se trate de consorcio
o uniones temporales, su representante no podr conferir poder para la totalidad de sus
actuaciones como tal dentro de la vigencia del contrato; en este evento, el consorcio o la unin
temporal deber designar un nuevo representante.

Contratista: Persona natural, jurdica, consorcio o unin temporal con quien se celebra el
respectivo contrato u orden.
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Contrato: Acuerdo de adquisicin de bienes y/o servicio celebrado entre la Universidad y el


contratista, en el cual se fijan los valores, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los
trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su
cumplimiento y liquidacin. En el caso de la Universidad contratos con formalidades plenas,
rdenes de prestacin de servicios, rdenes de trabajo, rdenes de compra, rdenes de
suministro, ordenes de consultora, etc.

Contrato Adicional: Contrato que celebra la Universidad y el Contratista cuando exista variacin,
modificacin o adicin al alcance fsico del objeto contratado (tiempo o valor del Contrato), y se
requiera para garantizar la buena ejecucin de los trabajos y el logro del fin perseguido con la
contratacin.

Contrato de Arrendamiento: Contrato en el que la Universidad se obliga recprocamente a


conceder el goce de un bien o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y el contratista a pagar por
este bien, obra o servicio un precio determinado.

Contrato de Consultora: Son contratos de consultora los que celebren las entidades estatales
referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de
diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las
asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin. Son tambin contratos de consultora los
que tienen por objeto la interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin,
programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos.

Contrato de Compraventa: Contrato bilateral en el cual la Universidad (vendedora) se obliga a


la transferencia de la propiedad de un bien y la otra (compradora) a pagar por ella un cierto precio.

Contrato de Obra: Contrato celebrado por la Universidad con un Contratista para la


construccin, mantenimiento, instalacin y en general para la realizacin de cualquier otro trabajo
material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago.

Contratos de prestacin de servicios: Son contratos de prestacin de servicios los que celebren
las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administracin o
funcionamiento de la entidad. Estos contratos slo podrn celebrarse con personas naturales
cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos
especializados.

Contrato de Suministros: El contrato de suministros es usado para la adquisicin de bienes


consumibles que posiblemente no se tengan identificados de forma detallada en el momento de
suscribir el contrato. Este tipo de contrato permite realizar despachos y pagos parciales, los cuales
no podrn exceder el valor inicial del contrato de suministro. Los bienes que generalmente se
adquieren por medio de esta modalidad de contrato son: papelera, comestibles, aseo y cafetera,
medicamentos, materiales (reparacin y mantenimiento de planta fsica), reactivos y materiales de
laboratorio. (ste tipo de contrato no aplica para servicios).
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Orden de compra: Esta modalidad se utilizar para la adquisicin de bienes o elementos. Se


utilizar orden de compra cuando se tengan plenamente identificados los elementos a adquirir. Se
realiza Orden de compra por el valor total. Se puede generar la orden de compra afectando varios
centros de costo, siempre y cuando tengan el mismo ordenador de gasto, y que para cada uno de
ellos se tenga CDP disponible.

Orden de trabajo: La orden de trabajo se utiliza para la ejecucin de obras o trabajos


relacionados con la construccin, montajes, mejoras adicionales, conservacin, restauracin de los
bienes muebles e inmuebles de la Universidad y similares, cuando el valor de la obra o el trabajo no
exceda los 300 SMLMV.

Control de Calidad: Es el proceso mediante el cual se verifican las condiciones de los materiales,
elementos, mtodos, modelos, normas, etc., que se utilizan, de acuerdo con las especificaciones
requeridas para la ejecucin del contrato de obras civiles.

Convenio: Acuerdo de voluntades en el cual se pactan un objeto y unas obligaciones especficas


entre las partes.

Cuenta de Anticipo: Es la cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que
entrega la Universidad, para ser manejada en forma conjunta entre el contratista y el supervisor o
interventor. Los rendimientos que genere esta cuenta sern de la Universidad o de la Nacin segn
el caso y debern ser reintegrados al tesoro en la oportunidad establecida en la normatividad
vigente para tal efecto.

Imprevistos: Acontecimiento no previsto presentado durante la ejecucin del contrato de obra y


que se debe asumirse como un porcentaje de los costos directos del contrato.

Incumplimiento: No cumplimiento del contratista de cualquiera de las obligaciones a su cargo


derivadas del contrato celebrado, las cuales afecten de manera grave y directa la ejecucin del
contrato, pudiendo conducir a su paralizacin.

Interventor: Es la persona natural o jurdica contratada por la Universidad mediante contratacin


directa o mediante un proceso de seleccin, encargada de vigilar la ejecucin del contrato principal
y hacer cumplir las obligaciones que de ste se deriven.

Interventora: Es el seguimiento tcnico que sobre el cumplimiento del contrato realiza una
persona natural, jurdica, consorcio o unin temporal, contratada para tal fin por la Universidad,
cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la
complejidad o la extensin del mismo lo justifiquen a partir de la firma y perfeccionamiento del
mismo hasta su liquidacin definitiva. Sin embargo cuando la Universidad lo encuentre justificado y
acorde a la naturaleza del contrato principal, podr contratar el seguimiento administrativo, tcnico,
financiero, contable, jurdico del objeto o contrato dentro de la interventora.

tem no previsto: Actividades complementarias a las inicialmente contratadas, que surgen durante
la etapa de ejecucin y son indispensables para cumplir con el objeto contratado; debern
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ejecutarse previo anlisis, estudio del precio unitario y celebracin del contrato adicional
correspondiente segn el caso, contando con la aprobacin del ordenador de gasto, y el visto
bueno del interventor o supervisor.

Modificacin del contrato: Es el acuerdo que suscriben la Universidad y el contratista, para variar
las condiciones del contrato (Especificaciones tcnicas del producto, obligaciones del contratista,
lugar de entrega, supervisor o interventor).

Obra civil: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construccin,
mantenimiento, instalacin y, en general, para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre
bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago.

Obra Complementaria u Obra Adicional: Es la obra no prevista en la propuesta inicial y cuya


ejecucin se hace necesaria para dar mayor estabilidad, buen funcionamiento y/o adecuada
terminacin a las obras contratadas, y deber ejecutarse previo anlisis, estudio y aprobacin del
precio unitario y celebracin del contrato adicional correspondiente segn el caso.

Ordenador de Gasto: Funcionario delegado por la alta direccin de la Universidad para adjudicar
y administrar recursos propios de su nivel de autoridad.

Plazo de ejecucin: Es el perodo o trmino que se fija para el cumplimiento del objeto
contractual y dems obligaciones de las partes derivadas del contrato.

Pliego de condiciones/ Trminos de Referencia: Acto administrativo en el cual se fija


unilateralmente por la Universidad el marco normativo bajo el cual se desarrollara el procedimiento
de seleccin por licitacin o convocatoria pblica y la ejecucin del contrato, contiene los derechos
y obligaciones de las partes, describe el objeto a contratar, con la inclusin de los requisitos
tcnicos, financieros y jurdicos que deben cumplir los proponentes y posteriormente el contratista
durante la ejecucin del contrato.

Prrroga: La prrroga del contrato ser aprobada por el Ordenador del gasto, previo concepto
del Interventor o supervisor del contrato.

La prrroga, adicin o la modificacin del mismo slo se podr realizar durante el desarrollo del
contrato y antes del vencimiento del plazo.

Se dar por circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o hechos de terceros, o cuando sea
necesario para cumplir con su objeto o cuando a juicio de la Universidad, se requiera en atencin a
los fines estatales.

La prrroga y/o la adicin, darn lugar a la modificacin de la vigencia de las garantas constituidas
por el contratista para la ejecucin del contrato.

Supervisor: Funcionario vinculado a la Universidad, designado para realizar las actividades de


supervisin de un contrato o de una orden, llmese de servicio, consultora, obra, trabajo, compra,
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suministro, etc. cuando no se requieren conocimientos especializados y que se ejercen a partir de la


firma y perfeccionamiento del contrato hasta su liquidacin definitiva.

Supervisin: Es el seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable, y jurdico sobre el


cumplimiento del objeto del contrato, ejercida por la Universidad mediante la designacin de sus
funcionarios, cuando no se requieren conocimientos especializados.

Suspensin: La suspensin de la ejecucin del contrato se har constar por las partes y el
supervisor o interventor del contrato, en un Acta, con indicacin de los motivos que llevaron a la
misma. Deber constar tambin la fecha del inicio de la suspensin, as como la fecha de la
reanudacin de la ejecucin del contrato. El contratista deber solicitar a la compaa de Seguros
que expidi la garanta nica del contrato el respectivo ajuste a las vigencias de los riesgos
amparados, conforme al Acta.

Vigencia del Contrato: La vigencia del contrato empezar a contarse desde la fecha en que
quede perfeccionado el contrato y cubrir el trmino previsto para el cumplimiento de los
requisitos de ejecucin, el plazo para su ejecucin y el trmino que se haya sealado para practicar
la liquidacin final. Trmino que tiene la administracin para hacer uso de sus poderes
excepcionales.

5. NORMATIVIDAD

La normatividad mencionada a continuacin es la que rige todas las actuaciones contractuales de la


Universidad.

ACUERDO SUPERIOR 067/2003: Estatuto Presupuestal UIS.

ACUERDO SUPERIOR No. 046 de 2004: Creacin de la Direccin de Contratacin y Proyectos de


Inversin y se le asignan sus responsabilidades.

ACUERDO SUPERIOR No. 019 DE 2005: Reglamento o Estatuto de Contratacin de la


Universidad.

RESOLUCIN No. 809 DE 2005: Manual de Normas y Procedimientos de Contratacin de la


Universidad.

RESOLUCIN No. 293 DE 2008: Documentos del Proceso de Contratacin para el Sistema de
Gestin de la Calidad de los procesos de apoyo de la Universidad.

RESOLUCIN No. 743 DE 2009: Delegacin de responsabilidades por parte del Rector en varios
funcionarios de la Universidad.

RESOLUCIN DE RECTORA 786 DE MAYO 30 DEL 2012: Delegacin de la representacin legal


de la Universidad para asuntos contractuales.
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LEY 30 DE 1992 Por la cual se organiza el Servicio Pblico de la Educacin Superior.

LEY 80 de 1993 (Artculos 32 y 53) Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la
Administracin Pblica.

LEY 99 de 1993 Ley Ambiental y sus decretos reglamentarios.

LEY 223/1995. (Artculo 162). Las entidades de derecho pblico estn exentas del pago del
impuesto de timbre nacional

LEY 734 de 2002 (Artculo 53) Cdigo Disciplinario nico.

LEY 788 de 2002. Normas en Materia Tributaria.

LEY 789 de 2002. Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la proteccin social
y se modifican algunos artculos del Cdigo Sustantivo del Trabajo.

LEY 828 de 2003. Por la cual se expiden normas para el control de la evasin del Sistema de
Seguridad Social.

LEY 1150 de 2007 y sus Decretos Reglamentarios por la cual se modifica la Ley 80 de 2003

LEY 1474 DE 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del control de la gestin
pblica.

LEY 1607 de 2012 Expedicin de normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones.

DECRETO 019 DE 2012 Se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos
y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica.

DECRETO 0803 DE 2013 Reglamentacin parcial de la Ley 1607 de 2012.

DECRETO 0862 DE 2013 Reglamentacin parcial de la Ley 1607 de 2012.

DECRETO 1510 DE 2013 Reglamentacin del sistema de compras y contratacin pblica.

DECRETO 1828 DE AGOSTO 27 DE 2013 Reglamentacin parcial de la Ley 1607 de 2012.

DECRETO NO. 0723 DE 2013. Afiliacin al Sistema General de Riesgos Laborales.

Norma Tcnica Colombiana NTC - ISO 9001:2008

Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTC - GP 1000:2009


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Las dems normas que sean concordantes.

6. RESPONSABILIDADES Y FACULTADES DE SUPERVISORES E INTERVENTORES

Teniendo en cuenta que las entidades pblicas estn obligadas a vigilar permanentemente la
correcta ejecucin del objeto contratado a travs de un supervisor o un interventor, el presente
manual se regir por los siguientes artculos de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupcin:

Artculo N 82 Responsabilidad de los interventores.

Los consultores y asesores externos respondern civil, fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el
cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultora o asesora, como por los
hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen dao o perjuicio a la Universidad,
derivados de la celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o
ejerzan las actividades de consultora o asesora.

Por su parte, los interventores respondern civil, fiscal, penal y disciplinariamente, tanto por el
cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventora, como por los hechos u
omisiones que les sean imputables y causen dao o perjuicio a la Universidad, derivados de la
celebracin y ejecucin de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las
funciones de interventora.

Artculo N 83 Supervisin e interventora contractual.

La supervisin consistir en el seguimiento tcnico, administrativo, financiero, contable, y


jurdico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, se ejerza por la Universidad cuando no
se requieren conocimientos especializados. Para la supervisin, la Universidad podr contratar
personal de apoyo, a travs de los contratos de prestacin de servicios que sean requeridos.

La Interventora consistir en el seguimiento tcnico que sobre el cumplimiento del contrato realice
una persona natural o jurdica contratada para tal fin por la Universidad, cuando el seguimiento del
contrato suponga conocimiento especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensin
del mismo lo justifiquen. No obstante, lo anterior cuando la Universidad lo encuentre justificado y
acorde a la naturaleza del contrato principal, podr contratar el seguimiento administrativo, tcnico,
financiero, contable, jurdico del objeto o contrato dentro de la interventora.

Por regla general, no sern concurrentes en relacin con un mismo contrato, las funciones de
supervisin e interventora. Sin embargo, la Universidad puede dividir la vigilancia del contrato
principal, caso en el cual en el contrato respectivo de interventora, se debern indicar las
actividades tcnicas a cargo del interventor y las dems quedarn a cargo de la Universidad a travs
del supervisor que designe.
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El contrato de Interventora ser supervisado directamente por la Universidad a travs de la


Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin.

Artculo N 84 Facultades y deberes de los supervisores y los interventores.

Los interventores y supervisores estn facultados para solicitar informes, aclaraciones y


explicaciones sobre el desarrollo de la ejecucin contractual, y sern responsables por mantener
informada a la Universidad de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de
corrupcin tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el
cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.

Pargrafo 1. El numeral 34 del artculo 48 de la Ley 734 de 2000 quedar as:

No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la


entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas tcnicas obligatorias, o certificar como
recibida a satisfaccin, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. Tambin ser falta gravsima
omitir el deber de informar a la entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan
constituir actos de corrupcin tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan
en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento.

Pargrafo 2. Adicinese la Ley 80 de 1993, artculo 8, numeral 1, con el siguiente literal:

k) El interventor que incumpla el deber de entregar informacin a la entidad contratante


relacionada con el incumplimiento del contrato, con hechos o circunstancias que puedan constituir
actos de corrupcin tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo
el cumplimiento del contrato.

Esta inhabilidad se extender por un trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la ejecutoria
del acto administrativo que as lo declare, previa la actuacin administrativa correspondiente.

Pargrafo 3. El interventor que no haya informado oportunamente a la Entidad de un posible


incumplimiento del contrato vigilado o principal, parcial o total, de alguna de las obligaciones a
cargo del contratista, ser solidariamente responsable con este de los perjuicios que se ocasionen
con el incumplimiento por los daos que le sean imputables al interventor.

Cuando el ordenador del gasto sea informado oportunamente de los posibles incumplimientos de
un contratista y no lo conmine al cumplimiento de lo pactado o adopte las medidas necesarias para
salvaguardar el inters general y los recursos pblicos involucrados, ser responsable
solidariamente con este, de los perjuicios que se ocasionen.

Pargrafo 4. Cuando el interventor sea consorcio o unin temporal la solidaridad se aplicar en los
trminos previstos en el artculo 7 de la Ley 80 de 1993, respecto del rgimen sancionatorio.

Artculo N 85 Continuidad de la Interventora.


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Los contratos de interventora podrn prorrogarse por el mismo plazo que se haya prorrogado el
contrato objeto de vigilancia. En tal caso el valor podr ajustarse en atencin a las obligaciones del
objeto de interventora, sin que resulte aplicable lo dispuesto en el pargrafo del artculo 40 de la
Ley 80 de 1993.

Pargrafo. Para la ejecucin de los contratos de interventora es obligatoria la constitucin y


aprobacin de la garanta de cumplimiento hasta por el mismo trmino de la garanta de estabilidad
del contrato principal; el Gobierno Nacional regular la materia. En este evento podr darse
aplicacin al artculo 7 de la Ley 1150, en cuanto a la posibilidad de que la garanta pueda ser
dividida teniendo en cuenta las etapas o riesgos relativos a la ejecucin del respectivo contrato.

7. OBJETIVOS DE LA SUPERVISIN E INTERVENTORA

Los supervisores e interventores son colaboradores de la Institucin, que garantizan el


cumplimiento del objeto contractual en trminos de eficiencia, eficacia, economa e imparcialidad,
pero sin despojar de la responsabilidad que corresponde a la Universidad. Su papel es vital, ya que
de su buena gestin depende la calidad de los productos ofrecidos por la Universidad.

7.1 Objetivo general

El objetivo general de la labor de supervisin e interventora es vigilar y controlar en forma eficaz y


de manera permanente todas las etapas contractuales, para hacer cumplir las especificaciones
tcnicas, tiempos, las actividades administrativas, legales, financieras, presupuestales, sociales y
ambientales establecidas en los respectivos contratos.

La supervisin e interventora se originan con la celebracin de un contrato, siendo el supervisor o


interventor, el responsable del contrato en su ejecucin, desarrollo y liquidacin. Responde adems
a la necesidad que tiene la administracin de controlar que el proceso de celebracin
(precontractual: diseo-planeacin-gestin financiera, elaboracin de pliegos o instructivos, y del
contrato), se correspondan mutuamente en forma equilibrada y eficiente en aras de cumplir con la
finalidad u objetivos trazados originalmente.

7.2 Objetivos especficos


Controlar: Este objetivo es el ms importante y se logra por medio de una labor de
inspeccin, asesora, supervisin, comprobacin y evaluacin, con el fin de establecer si la
ejecucin se ajusta a lo pactado. Especialmente en relacin con:

Las especificaciones tcnicas del objeto contratado.


Actividades administrativas a cargo del contratista.
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Actividades legales.
Actividades financieras y presupuestales.
Toda estipulacin contractual.
Proteger los intereses de la Entidad y salvaguardar su responsabilidad.
Vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto contratado.
Los plazos, trminos y dems condiciones contractuales, garantizando la eficiente y
oportuna inversin de los recursos establecidos contractualmente.

Exigir: En la medida que la funcin de la supervisin o interventora encuentre que en el


desarrollo de la relacin contractual no se est cumpliendo estrictamente con las clusulas
pactadas, adquiere la obligacin de exigir al Contratista el debido cumplimiento de los
trminos y condiciones contractuales y las garantas constituidas para dicho fin, tales como
la aprobacin de plizas solicitadas en el contrato y el pago de gastos de legalizacin y
dems documentos necesarios para su ejecucin.

Prevenir: El mayor aporte de la supervisin e interventora consiste en establecer que el


control no est destinado exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones,
sino a corregir los conceptos errneos, impidiendo que se desve el objeto del contrato.

Asegurar la calidad de los trabajos: Iniciando la vigilancia desde la revisin de los diseos
preliminares (si existen) hasta llegar a las pruebas fsicas de operacin y recibo de las obras,
bienes o servicios contratados.

Verificar: El cumplimiento de la normatividad vigente, por parte del contratista en la


ejecucin del contrato y su liquidacin.

Armonizar la interaccin del contratante-contratista para favorecer el objetivo comn de


obtener un trabajo adecuado, funcional y de ptima calidad.

8. DESIGNACIN DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES

La UIS ejercer control y vigilancia sobre la ejecucin de los contratos a travs de un supervisor o
un interventor, quien tendr como funcin verificar el cumplimiento de las obligaciones del
contratista, con el propsito de que el objeto se desarrolle dentro de los trminos de calidad,
oportunidad y economa. La supervisin una vez haya sido designada, no podr ser transferida a
otro funcionario de la institucin y por ningn motivo se podr subcontratar para que un contratista
externo desarrolle las funciones de supervisin.

En todos los contratos mayores o iguales a 50 SMLMV con formalidades plenas deber contratarse
un interventor y/o asignarse un supervisor que vele por el adecuado cumplimiento del objeto del
contrato. El supervisor y/o interventor reportar el avance y estado del contrato tanto al jefe de la
unidad gestora, como al ordenador de gasto y al Director de Contratacin y Proyectos de
Inversin. (Art. 15 Acuerdo 019 de 2005). Para los contratos mayores o iguales a 50 SMLMV sin
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formalidades plenas, la interventora y/o supervisin estar en cabeza del Jefe de la Unidad Gestora
u Ordenador del Gasto.

En todos los contratos menores a 50 SMLMV el supervisor por defecto es el jefe de la unidad
gestora o el ordenador de gasto, sin embargo, ellos podrn delegar a un funcionario de su unidad
como supervisor. El supervisor reportar mediante informe escrito la conformidad del
cumplimiento del objeto contractual a quien lo haya designado (Jefe de la unidad gestora u
ordenador de gasto) requisito sin el cual no se puede proceder con el trmite institucional de pago
al contratista.

Cuando se designa un supervisor debe quedar registrado explcitamente dentro de la Orden


Contractual o Contrato con Formalidad Plena y se notificar mediante correo electrnico.

Los funcionarios de la Universidad que intervengan en la contratacin como ordenadores de gasto,


asesores, administradores, interventores, supervisores, liquidadores o beneficiarios directos del
objeto del contrato, estarn sujetos a las restricciones por conflicto de intereses que adopte el
Rector de la Universidad, conforme a los siguientes criterios: preservar la independencia de los
funcionarios y garantizar la plena imparcialidad en el proceso de contratacin; precaver o evitar el
nepotismo; asegurar la igualdad de oportunidades a los proponentes y precaver o evitar que los
servidores de la Universidad deriven beneficios indebidos de la contratacin. (Art. 6 Acuerdo 019
de 2005).

La contratacin de la Interventora deber tener en cuenta el rgimen de inhabilidades e


incompatibilidades previstas en la Ley 80 de 1993 o en las leyes que la adicionen, modifican o
sustituyan.

9. FUNCIONES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR

9.1 Funciones generales del supervisor y del interventor.

El supervisor y/o el interventor ejercer, en nombre de la Universidad, un control integral sobre el


proyecto o contrato, para lo cual podr, en cualquier momento, exigir al contratista la informacin
que considere necesaria, as como la adopcin de medidas para mantener durante el desarrollo y
ejecucin del contrato las condiciones tcnicas, econmicas y financieras existentes al momento de
la celebracin del contrato.

Adems de las actividades generales antes mencionadas, asistir y asesorar a la Universidad en


todos los asuntos de orden tcnico, financiero, econmico y jurdico que se susciten durante la
ejecucin del contrato.

El supervisor y el interventor estn facultados para revisar todos los documentos del contrato,
cuando por razones tcnicas, econmicas, jurdicas o de otra ndole, el contratista solicite cambios
o modificaciones.
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El contratista deber acatar las rdenes que le imparta por escrito la supervisin o la interventora;
no obstante, si no estuviese de acuerdo con las mismas as deber manifestarlo por escrito al
supervisor o interventor y a la Universidad, antes de proceder a ejecutarlas; en caso contrario,
responder solidariamente con el supervisor o interventor si del cumplimiento de dichas rdenes se
derivaran perjuicios para la Universidad. Los desacuerdos entre el contratista y el supervisor o
interventor, que no puedan resolverse directamente por ellos, sern decididos por el representante
legal de la Universidad o su delegado.

Con el fin de hacer seguimiento efectivo al desarrollo del contrato, el supervisor o interventor
podr solicitar informes acerca del mismo a las dependencias involucradas, las cuales estn en la
obligacin de suministrarlos en forma oportuna so pena de incurrir en mala conducta.

El interventor responder civil, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las


obligaciones derivadas del contrato de interventora, como por los hechos u omisiones que les
fueren imputables y que causen dao o perjuicio a la entidad, derivadas de la celebracin y
ejecucin de los contratos respecto a los cuales hayan ejercido sus obligaciones.

Y el supervisor debe ser consciente de sus derechos y funciones y deber responder civil, fiscal,
disciplinaria y penalmente por el incumplimiento de sus obligaciones.

9.2 Funciones especficas del supervisor y del interventor

Cuando lo estipule el contrato, la supervisin o interventora deber abrir con el contratista una
cuenta bancaria para el manejo del anticipo del contrato, la cual deber ser manejada en
conjunto (contratista supervisor o interventor) y debe ser independiente de sus cuentas
particulares.

Verificar que el contratista cumpla con los requisitos exigidos por la Universidad para la entrega
del anticipo o pago anticipado pactado. Constatar la correcta inversin del anticipo, para este
efecto deber exigir segn corresponda la programacin de las entregas y/o trabajos, el flujo de
inversin del contrato y el plan de inversin del anticipo.

Exigir al contratista el cumplimiento de todas las normas vigentes sobre la seguridad industrial,
salud ocupacional y medio ambiente. Asimismo verificar peridicamente que el trabajo sea
desarrollado en relacin con estos requerimientos.

Verificar que el contratista realice el anlisis de riesgos de la labor contratada, identificando los
peligros asociados a cada una de las actividades a realizar, priorizando los riesgos crticos y
formulando los controles correspondientes.

Verificar que el contratista o la Universidad, segn el caso, solicite los permisos, autorizaciones
o licencias a que haya lugar para la ejecucin del contrato.
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Exigir cuando no se est cumpliendo estrictamente con las clusulas pactadas a la parte morosa,
la exacta satisfaccin de lo prometido, utilizando como armas el contenido del acuerdo de
voluntades y las garantas ofrecidas para asegurar el cumplimiento.

Colaborar con el contratista en la correcta ejecucin de los trabajos con orden y eficiencia,
resolviendo con prontitud los requerimientos tcnicos del contratista, previniendo con su
experiencia y anlisis los posibles inconvenientes tcnicos y financieros en el desarrollo del
contrato.

Cumplir y hacer cumplir durante el desarrollo del contrato lo establecido en las reglas de
participacin, referente a los requisitos exigidos de los perfiles profesionales del recurso
humano y el tiempo de dedicacin de los mismos al contrato, as como el equipo exigido para la
ejecucin de los trabajos. Adems de ser necesario, puede exigir el cambio de personal o
equipo siempre y cuando est de acuerdo con lo establecido por la Universidad.

Informar el cumplimiento o no de las obligaciones del contratista acorde con la realidad de la


ejecucin contractual, mediante la presentacin peridica de los informes de supervisin e
interventora sobre el avance, problemas y soluciones presentados en el desarrollo del
contrato, sustentando el cumplimiento del objeto del contrato con cada factura o cuenta de
cobro, para el correspondiente pago al contratista utilizando los formatos destinados para tal fin
a la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin.

Revisar el cumplimiento de los pagos realizados por el Contratista por conceptos de Seguridad
Social de sus trabajadores y parafiscales a que estuviere obligado.

Efectuar un estricto control de la calidad de los materiales empleados por el contratista, a partir
de las especificaciones tcnicas generales, particulares contratadas y su experiencia.

Elaborar, revisar, suscribir y radicar oportunamente las actas y dems documentos necesarios
para la ejecucin del contrato.

Revisar las solicitudes de adicin en valor y/o prrrogas, modificaciones, suspensiones, etc., del
plazo de ejecucin del contrato, requeridas por el contratista y emitir un concepto tcnico
respecto a la Universidad. As mismo, verificar y adelantar las acciones pertinentes para que
stas se realicen oportunamente antes del vencimiento del contrato.

Verificar que el contratista presente los paz y salvos a que haya lugar segn la naturaleza del
contrato.

Programar y coordinar con el contratista y con la Universidad las reuniones de seguimiento a la


ejecucin del contrato. En estas reuniones se presenta el estado de avance del contrato, as
como se tratan y analizan temas y problemas relacionados con el desarrollo del contrato,
acordando entre las partes soluciones prcticas y oportunas.
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Coordinar el reintegro a la Universidad de los equipos y elementos suministrados o comprados


con cargo al contrato, y verificar su estado y cantidad.

Verificar los estndares de calibracin que deben poseer los equipos o mquinas adquiridas por
la Universidad y que se encuentren bajo su responsabilidad. Asimismo, la trazabilidad de los
patrones utilizados en los dispositivos de medicin y calibracin.

Velar por que el contratista realice todas y cada una de las pruebas de supervisin tcnicas
contenidas en las normas de diseo y construccin sismo resistente segn la Norma Sismo
Resistente Colombiana vigente. Asimismo, debe garantizar que los equipos utilizados en las
pruebas estn debidamente calibrados y la trazabilidad de los patrones utilizados.

Velar por la correcta ejecucin presupuestal.

Verificar el uso correcto de los elementos de proteccin personal en el sitio de trabajo durante
la ejecucin de las actividades.

Velar por que el contratista d estricto cumplimiento a la sealizacin de la obra en sitios


indicados por el supervisor o interventor, los cuales se mantendrn, modificarn y adecuarn
segn la evolucin de los trabajos y riesgos emergentes.

Verificar el cumplimiento de la normatividad legal ambiental y de seguridad y salud ocupacional,


al igual que las polticas institucionales definidas por la universidad, para estos componentes.

Efectuar la evaluacin de los proveedores de bienes y/o servicios de la Universidad de acuerdo


a la cuanta de la contratacin, como lo establece el documento ICO.01 Instructivo para la
Seleccin, Evaluacin y Reevaluacin de Proveedores.

10. OBLIGACIONES DE LA INTERVENTORA DE OBRA

Adems de las obligaciones contenidas en los Pliegos de Condiciones/Trminos de Referencia y en


los respectivos contratos, el interventor tendr las siguientes:

Verificar que los estudios, diseos y planos cumplan con las condiciones actuales del proyecto,
las normas y especificaciones vigentes y aprobar de ser el caso, los estudios, diseos y planos,
requeridos en la vigencia de la ejecucin de la obra.

Revisar y aprobar la documentacin correspondiente a: Hojas de Vida del personal; Relacin de


equipo ofrecido; Anlisis de precios unitarios (en medio fsico y magntico); Programa de obra
(en medio fsico y magntico); Programa de Inversiones (en medio fsico y magntico); Flujo de
caja; Instalaciones provisionales; Plan de Calidad (en medio fsico y magntico) y otros exigidos
en el Pliego de Condiciones/Trminos de Referencia.
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Exigir al constructor, una vez se tenga la orden de inicio expedida por la Universidad, la
iniciacin de los trabajos; dentro de los trminos y condiciones establecidos en el respectivo
contrato y en cumplimiento de la programacin contractual vigente.
Para el inicio de aquellas actividades que requieran los permisos y/o autorizaciones ambientales
se deber contar con ellos previamente.

Controlar la correcta inversin del anticipo concedido al contratista de la obra, vigilado


mediante fiducia y autorizando los desembolsos que correspondan a los gastos del contrato
efectuados y que estn de acuerdo con el programa de inversiones aprobado por la
Universidad; si se tratase de pago anticipado igualmente controlar el buen manejo e inversin
del mismo.

Disponer, administrar y mantener, en sitios cercanos a la obra, durante el tiempo de ejecucin


del contrato, personal profesional, tcnico y administrativo, instalaciones, equipos de
laboratorio y control y una organizacin logstica adecuada para el ejercicio de las obligaciones
de interventora.

Llevar junto al constructor un diario de la obra que deber permanecer disponible en la oficina
de campo de la interventora, en el cual se consignarn todas las instrucciones, observaciones,
ejecuciones y determinaciones relacionadas con el desarrollo de la obra. ste deber iniciarse el
da en que se realice la reunin tcnica inicial.

Durante todo el desarrollo del proyecto verificar que el equipo ofrecido por el contratista en
su propuesta se encuentre completo y en perfecto estado de funcionamiento. El interventor
exigir el cambio o adicin del equipo necesario dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a
su requerimiento; de no darse cumplimiento a lo anterior, deber iniciar las acciones que
conlleven al cumplimiento de estas obligaciones, mediante requerimiento escrito con copia al
supervisor y a la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin.

Durante todo el desarrollo del proyecto deber mantener actualizada una relacin diaria de los
profesionales, trabajadores y equipo del constructor empleados en la ejecucin de las obras y
en las oficinas o campamentos. El interventor podr exigir el cambio o adicin del personal
necesario; de no darse cumplimiento a lo solicitado, deber iniciar las acciones que conlleven al
cumplimiento de estas obligaciones, mediante requerimiento escrito con copia al Supervisor y a
la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin, en caso de reincidencia proceder a
iniciar los procesos sancionatorios pertinentes cumpliendo con la normatividad vigente para el
caso.

Efectuar ensayos de campo, de laboratorio para el control de calidad de materiales y productos


terminados con el objeto de verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones de
construccin de la Universidad. En caso de incumplimiento de stas, se abstendr de recibir la
obra requiriendo al contratista para que efecte las acciones correctivas a que haya lugar
informando al supervisor y la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin.
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Realizar el seguimiento al avance fsico financiero del contrato de obra de acuerdo con los
programas de obra e inversin, de tal manera que si se detectan atrasos e incumplimientos
parciales o totales se requerir oportunamente al contratista y se adopte un plan de
contingencia adecuado y de continuar con los mismos atrasos, de ser procedente, se inicien los
procesos sancionatorios establecidos en la reglamentacin vigente.

Realizar las mediciones y calcular las cantidades de obra ejecutadas, las cuales deben ser
consignadas en una pre-acta detallada. Elaborar acta de recibo parcial de las obras ejecutadas
en el mes o periodo a reconocer al contratista de acuerdo con las normas y especificaciones
tcnicas, dichas actas sern suscritas conjuntamente con el constructor y constituyen el soporte
para el recibo definitivo de la obra.

Conocer al detalle el estado financiero y legal del contrato y registrar las operaciones
efectuadas con los fondos del mismo, manejo de los anticipos, as como del trmite oportuno
de contratos adicionales, actas de modificacin de cantidades de obra, aprobacin de precios
para tem no previstos.

Elaborar informe en el formato correspondiente (Numeral 13 del presente manual) y


presentarlo a la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin dentro de los cinco (5)
primeros das de cada mes de ejecucin durante la vigencia de la interventora. En dicho
informe debe aparecer el estado de la obra teniendo en cuenta aspectos tcnicos, econmicos,
financieros, legales, contractuales, estado del equipo, personal, materiales, programa de
trabajo, avance en la ejecucin de la obra, problemas pendientes de solucin que afecten la
realizacin del proyecto y en general todo aquello que de una u otra forma est relacionado
con el desarrollo de la obra.

Asesorar y suministrar la informacin tcnica financiera y en general cualquier informacin


que la Universidad requiera.

Estudiar las sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista, resolvindolas


oportunamente y emitir concepto tcnico, financiero y legal segn el caso, con los
correspondientes soportes, documentos y justificaciones remitindolas al supervisor y a la
Universidad, para su trmite.

Efectuar el Acta de Entrega y Recibo Definitivo de la obra mediante la elaboracin del acta
correspondiente, con la presencia del Representante Legal o delegado de obra e Interventora y
supervisor o delegado del Rector de la Universidad, pues ste, a partir de ese momento, ser
quien haga el seguimiento a la calidad de las obras y su posterior mantenimiento.

El interventor deber cumplir con el Cdigo de tica Profesional en el ejercicio de todas las
actuaciones inherentes al desarrollo del contrato.

Los Ingenieros Directores de Interventora y de obra, estn obligados a visitar el sitio de las
obras objeto del contrato de obra, como mnimo una vez al mes y estar presente cuando la
Universidad lo requiera.
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Exigir al constructor el cumplimiento de todas las normas sobre seguridad industrial y salud
ocupacional del personal a su cargo.

Elaborar proyecto de acta de liquidacin de obra y allegar la documentacin requerida para la


liquidacin del respectivo contrato de obra e interventora de acuerdo con las normas vigentes
sobre la materia. (Acta de Visita Previa, Acta de Recibo Definitivo, relacin de pagos,
Certificacin con los debidos soportes del pago de parafiscales hasta el mes final de ejecucin
de obra e interventora, Certificacin Bancaria de cierre de cuenta de anticipo, Paz y Salvo de
proveedores, comunidad y trabajadores, plizas y garantas actualizadas y aprobadas, cierre
ambiental el cual debe incluir la (s) certificacin (es) expedida por la autoridad ambiental
competente en la que se indique que el proyecto no registra procesos en curso y otros).

Durante las etapas contractual y postcontractual del contrato de interventora el interventor


atender las solicitudes de apoyo que le formule la Universidad, en los procesos administrativos
y/o judiciales, segn el caso que se lleguen a adelantar con ocasin de la ejecucin de las obras
objeto de la interventora. As mismo y teniendo en cuenta la responsabilidad que pueda
imputarse al interventor por la mala calidad de la obra ejecutada por el contratista, se
constituye en un deber de la interventora el acompaamiento la Universidad en los procesos
administrativos y judiciales que se lleguen a iniciar en cualquier momento despus de liquidado
el contrato de interventora.

Cumplir instrucciones y dems obligaciones establecidas por la Universidad.

11. INFORMES DEL SUPERVISOR Y DEL INTERVENTOR


En los contratos de ejecucin instantnea se presentar un informe de supervisin o interventora al
finalizar la ejecucin del contrato el cual servir de soporte para la cancelacin del pago final. En
caso de requerir adicionar el contrato en tiempo o valor, el supervisor o interventor deber
presentar un informe de supervisin o interventora para la suscripcin de dicho contrato adicional.

En los contratos de tracto sucesivo mayores a tres meses, el supervisor o interventor presentar un
informe mensual.

Los informes de supervisin o interventora se deben elaborar segn los formatos establecidos por
el Proceso Contratacin de acuerdo con el objeto del contrato intervenido y el tipo de
contratacin, anexando siempre la lista de chequeo del informe.

El director de Contratacin y Proyectos de Inversin remitir al supervisor del contrato, copia de


los documentos contractuales, el MCO.01 Manual de Supervisin e Interventora y la GCO.01 Gua
para la Elaboracin de Informes y Actas de Supervisin e Interventora. Para las interventoras
realizadas por personal externo a la Universidad, adems de la entrega de los documentos
anteriormente citados, se definir la periodicidad de entrega de stos, en el contrato establecido
para el interventor.
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Los informes deben ser remitidos debidamente firmados por el supervisor o interventor designado
por la Universidad a la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin.

12. LINEAMIENTOS GENERALES CONDUCENTES A LA DECLARACIN DE


INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL

Teniendo en cuenta que el objeto de la supervisin e interventora es el control y vigilancia de las


acciones del contratista, con el fin de lograr el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en el
contrato y sus elementos integrantes (Por ejemplo pliegos de condiciones, trminos de referencia
junto a sus anexos, cotizaciones, propuesta presentada por el contratista y el contrato mismo),
especialmente en relacin con:

Las especificaciones tcnicas del objeto contratado.


Actividades administrativas a cargo del contratista.
Actividades legales.
Actividades financieras y presupuestales.
Toda estipulacin contractual.
Proteger los intereses de la Universidad y salvaguardar su responsabilidad.
Vigilar permanentemente la correcta ejecucin del objeto contratado

En cumplimiento de su deber el supervisor o interventor designado debe seguir los siguientes


lineamientos en caso de identificar un posible incumplimiento por parte del contratista:

Verificar que efectivamente el contratista est incumpliendo una o varias de las obligaciones
adquiridas en el contrato, afectando su ejecucin.

Realizar el requerimiento escrito al contratista para que d cumplimiento a las condiciones


pactadas en el contrato y en los pliegos de condiciones definitivos, fijando un plazo para dar
respuesta.

Si al finalizar el plazo dado no se recibe respuesta o solucin por parte del contratista, el
interventor requiere por escrito al contratista, con copia a la Direccin de Contratacin y
Proyectos de Inversin de la Universidad, indicando los hechos y soportes en que se basa el
inicio del proceso, para lo cual le dar un trmino de tres (3) das hbiles contados a partir del
recibo de la comunicacin, para que d respuesta por escrito y cumpla con las obligaciones en
los trminos y condiciones pactadas en el contrato.

Una vez recibida la respuesta que presente el contratista, el interventor o supervisor deber
evaluar si sus explicaciones son vlidas, si lo son, se termina el proceso y se archiva la
actuacin. El contratista tiene la obligacin de atender los requerimientos de su supervisor o
interventor.

De no atenderse de forma oportuna los requerimientos del supervisor o interventor, o si una


vez evaluada la respuesta del contratista, a juicio del supervisor o interventor, persiste un
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incumplimiento parcial o total que pueda llevar consigo su paralizacin, el supervisor o


interventor elaborar un informe el cual deber remitir nuevamente a la Direccin de
Contratacin y Proyectos de Inversin de la Universidad, detallando la siguiente informacin:

- Las circunstancias del incumplimiento.


- Las explicaciones entregadas por el contratista.
- Los motivos por los cuales la supervisin o interventora no encuentra justificado el
incumplimiento y las pruebas que soportan el informe.
- Toda la documentacin de soporte.

La Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin revisa y analiza la documentacin e


informa al contratista con copia a la compaa de seguros, del posible incumplimiento, para
que esta tome las medidas necesarias.

Habindose dado oportunidad al contratista de realizar descargos, la Direccin de


Contratacin y Proyectos de Inversin enviar a la oficina de asesora jurdica de la Universidad
la documentacin pertinente para declarar el incumplimiento mediante acto administrativo
motivado suscrito por el interventor o supervisor y/o ordenador del gasto, con el apoyo de la
Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin de la Universidad, en donde consten las
causales del incumplimiento, un resumen de la ejecucin del contrato, las obligaciones
pendientes por parte del contratista y una estimacin del monto de la prdida. Si existe
clausula penal en el contrato pactado se ordenar iniciar el trmite ante la Jurisdiccin
Contencioso Administrativa para hacerla efectiva.

Finalmente se ordenar la respectiva liquidacin unilateral, la cual se notificar personalmente


al contratista y a los terceros interesados o subsidiariamente por edicto al contratista y a los
terceros interesados (Conforme lo sealado en los artculos 44 y 45 del Cdigo Contencioso
Administrativo) y al garante, si tiene plizas.

El contratista o su garante (de existir) podrn interponer recurso de reposicin contra la


Resolucin que contenga la terminacin y declaracin de incumplimiento, preservando el
debido proceso. El trmino para la interposicin del recurso es de cinco (5) das hbiles, a
partir de la notificacin, de acuerdo con lo previsto en el artculo 51 del Cdigo Contencioso
Administrativo, la Universidad decidir el recurso mediante acto administrativo motivado.

Finalmente la Oficina Asesora Jurdica, con relacin a la Clausula Penal, podr iniciar el trmite
correspondiente ante la Jurisdiccin Contencioso Administrativa para que sea el Juez o tribunal
Administrativo quien evale la viabilidad en la imposicin o cobro de la clusula penal y se
ordene su pago al tercero garante o al mismo contratista.

De igual forma, una vez en firme, enviar a la Cmara de Comercio la informacin


concerniente a la declaracin de incumplimiento e informar igualmente a la procuradura
general de la nacin para ser incluida en el Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad "SIRI".
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: MCO.01

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INTERVENTORA
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13. FORMATOS UTILIZADOS PARA REALIZAR LOS INFORMES DE SUPERVISIN E


INTERVENTORA

La Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin con el fin de apoyar sus funciones como
supervisor o interventor pone a su disposicin en la intranet los documentos MCO.01 (Manual de
Supervisin e Interventora), GCO.01 (Gua para la elaboracin de informes y actas de
interventora) y los respectivos formatos para presentar los informes de acuerdo al tipo de
contrato, puede acceder a ellos, siguiendo los pasos que se enuncian a continuacin:

www.uis.edu.co
Sistemas de informacin
Intranet (puede ingresar con su clave personal, o digitando la palabra publico, publico)
Sistema de Gestin Integrado
Mapa de procesos de documentacin
Contratacin

O si lo prefiere puede seguir el link: Documentos del Proceso de Contratacin

La Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin estableci los siguientes formatos para la


elaboracin de los diferentes informes de supervisin e interventora segn la tipologa de
contratacin, as:

Prestacin de Servicios y Consultora: Los informes de supervisin e interventora referentes a


cualquiera de estas modalidades de contratacin se realizan diligenciando el documento FCO.14
Informe supervisin e Interventora para Contratos OPS o Consultoras, en el cual se realiza un
resumen general del estado del contrato y el cumplimiento de las obligaciones del contratista con
respecto al periodo reportado en el informe.

Suministro: Para la realizacin de los informes de supervisin e interventora en los contratos de


suministro se diligencia el formato FCO.15 Informe de supervisin e Interventora Contratos de
Suministro, en el cual se describe el estado general del contrato, indicando el total aprobado en
actas y el porcentaje de ejecucin del contrato, as como el cumplimiento de las obligaciones del
contratista y los aportes parafiscales y de seguridad social. En l se describe la cantidad ejecutada el
objeto contratado, tem por tem, a la fecha del informe.

Arrendamiento: Para los contratos de arrendamiento el informe de supervisin e interventora se


llevar a cabo en el formato FCO.16, en el cual se registra el resumen general del estado del
contrato, el cumplimiento de las obligaciones del contratista y las observaciones y recomendaciones
de la supervisin o interventora.

Obra: En los contratos de obra se realizar el informe correspondiente al formato FCO.17


Informe de supervisin e Interventora contratos de Obra, el cual se diligenciar teniendo en cuenta
aspectos generales del supervisor o interventor, aspectos generales de obra, aspectos financieros,
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: MCO.01

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INTERVENTORA
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aspectos tcnicos, seguimiento al control de calidad de la obra y finalmente las conclusiones y


recomendaciones realizadas por parte de la supervisin o interventora.

Compra Venta: En los contratos de compraventa se diligenciar el formato FCO.18 Informe de


supervisin e Interventora contratos de compraventa, en el cual se registra el estado general del
contrato, cumplimiento de los plazos establecidos para la entrega de los equipos, cumplimiento de
las obligaciones del contratista, relacin de los equipos recibidos, anexos y observaciones y
recomendaciones por parte de la supervisin o interventora.

Lista de chequeo Informe de Interventora: Para facilitar el seguimiento realizado por parte de
la supervisin o interventora y la presentacin de los informes de los contratos de Prestacin de
Servicios, Consultora, Suministro, Arrendamiento, Obra y Compraventa, el formato FCO.19 Lista
de Chequeo Informe de supervisin e Interventora permite revisar de manera general el avance y
estado del contrato.

14. ACTAS

Es fundamental para el ejercicio de la supervisin o Interventora, registrar en actas, todo el


desarrollo del contrato en sus diferentes fases hasta su liquidacin.

El jefe de la unidad gestora, supervisor, interventor deber elaborar en cada caso bajo su
responsabilidad las siguientes actas:

14.1 Acta de Inicio del contrato:


Documento que suscriben el Supervisor o Interventor, representante legal del contratista y
Ordenador de Gasto, en el cual se estipula la fecha de iniciacin del contrato. A partir de dicha
fecha se comienza a contabilizar el plazo y se establece la fecha final para la entrega de lo pactado
en el objeto del contrato. Esta acta marca el inicio del desarrollo fsico del contrato y por tanto, el
punto de partida para el control del plazo y seguimiento por parte del Supervisor o Interventor.

14.2 Acta de Suspensin:


Documento mediante el cual el Supervisor o Interventor y el representante legal del contratista
acuerdan la suspensin del contrato, cuando se presente una circunstancia especial que amerite el
cese del desarrollo del mismo, previa aprobacin por parte del ordenador de gasto y de la
Supervisin o Interventora.

14.3 Acta de Reinicio:


Documento suscrito por las partes mediante el cual se levanta la suspensin y se ordena la
reiniciacin de las actividades. El contratista se obliga a actualizar sus plizas a esa fecha.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: MCO.01

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INTERVENTORA
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14.4 Acta Parcial de Pago:


Corresponde al pago que se efecta una vez ejecutado un determinado porcentaje del objeto
contratado o al cabo de un determinado perodo.

14.5 Acta de Recibo:


El recibo y aceptacin de los bienes y servicios contratados se realizar de conformidad con las
especificaciones y caractersticas estipuladas en el contrato, y dentro de los trminos all sealados.
Al recibo de los mismos se efectuar la verificacin correspondiente, de acuerdo con las cantidades,
unidades, calidades, marcas, precios y descripcin del bien o servicio, suscribiendo acta de
recibo parcial o acta de recibo final, segn sea el caso, la cual debe estar firmada por el
supervisor y/o interventor del contrato y el contratista.

En el evento en que se presenten diferencias entre el bien o servicio solicitado y el recibido, se


proceder a su devolucin, dejando constancia de ello. Corresponde al funcionario encargado,
hacer la confrontacin del bien o servicio que recibe respondiendo por las irregularidades
presentadas.

14.5.1 Acta de Recibo Parcial:


Documento mediante el cual se registra el recibo por parte del supervisor o interventor de la
ejecucin parcial del objeto del contrato intervenido, registrndose las cantidades de obra,
bienes o servicios recibidos.

14.5.2 Acta de Recibo Final:


Documento mediante el cual el supervisor o interventor y el representante legal del contratista
declaran que el contrato se ha cumplido de acuerdo a lo pactado, registrndose las cantidades
de obra, bienes o servicios recibidos a satisfaccin.

14.6 Acta de Liquidacin del Contrato:


Documento mediante el cual el representante legal del contratista hace entrega y el Supervisor o
Interventor y el Ordenador de Gasto reciben a satisfaccin lo estipulado en el objeto del contrato,
donde consta el valor inicial y final ejecutado ms los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que
llegaren las partes, para poner fin al contrato y poder declararse a paz y salvo.

El supervisor o interventor incluir en las actas toda aquella informacin que permita identificar el
contrato, su plazo y valor, su ejecucin, relacin de pagos, reclamaciones y dems aspectos
necesarios para dar por terminado el contrato, el contenido general de las actas de Supervisin e
Interventora se establece en el documento GCO.01Guia para la elaboracin de informes y actas de
Supervisin e Interventora.

15. LIQUIDACIN DEL CONTRATO


PROCESO CONTRATACIN Cdigo: MCO.01

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INTERVENTORA
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Deber efectuarse la liquidacin de los contratos en los siguientes casos, como se establece en el
Artculo 16 del Acuerdo Superior No. 019 de 2005 (Manual de Contratacin):

Cuando el contrato termine anticipadamente, sin haberse cumplido la totalidad de su objeto.


En los contratos de ejecucin sucesiva, cuya duracin exceda de tres (3) meses.
En los contratos de ejecucin sucesiva con formalidades plenas.
En los contratos en que se pacten precios unitarios o formas de pago que requieran la
constatacin peridica del avance de ejecucin.
Cuando se haya pactado en el contrato.

El proyecto de liquidacin ser preparado por el supervisor o interventor del contrato, o por el jefe
de la unidad gestora o por el funcionario de la Universidad que ste delegue en cada caso bajo su
responsabilidad, de conformidad con lo establecido en el Artculo 17 del Acuerdo Superior No. 019
de 2005 (Manual de Contratacin): La competencia para aprobar la liquidacin de los contratos
suscritos por el Rector es privativa del Rector y no podr ser delegada.

En los dems casos, la liquidacin ser aprobada por el ordenador de gasto delegado, que lo
suscribi, previo dictamen del Director de Contratacin y Proyectos de Inversin cuando en virtud
de la cuanta el contrato sea con formalidades plenas. Cuando la cuanta sea inferior a 300 salarios
mnimos legales mensuales vigentes, deber remitirse al Director de Contratacin y Proyectos de
Inversin copia del acta de liquidacin junto con la memoria tcnica de lo ejecutado.

16. SANCIONES

El supervisor o interventor responder por el incumplimiento de sus obligaciones, as como por los
hechos u omisiones que fueren imputables a l y que causen dao a la Universidad. La Universidad
tendr plena autonoma para definir el tipo de responsabilidad (civil o penal) que reclamar del
supervisor o interventor y estar obligada a llamar en garanta o iniciar accin de repeticin para
obtener de ste la indemnizacin integral del perjuicio que logre probar.
PROCESO CONTRATACIN Cdigo: MCO.01

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INTERVENTORA
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DE CAMBIOS REALIZADOS
APROBACIN
01 Abril 16 de 2008 Creacin del documento

02 Noviembre 24 de 2008 Se incluyeron tres funciones tcnicas del interventor.


Se modifica el objetivo y alcance del manual, se incluyen algunas
definiciones y el numeral 8 (se dividen las funciones de los
interventores para cuantas mayores a 50 SMLMV segn la
tipologa de la contratacin.), numeral 9 (funciones generales del
interventor para cuantas menores a 50 SMLMV segn la
03 Enero 18 de 2011
tipologa de contratacin), numeral 10 (Informes del
interventor), numeral 11(formatos utilizados para realizar los
informes de interventora), numeral 12 (actas), numeral 13
(recibo de bienes y servicios contratados) y numeral 14
(liquidacin del contrato).
Se modifica el objetivo y el alcance de manual para que sea de
nica aplicacin a los contratos que celebra la Universidad cuya
cuanta sea igual o mayor a 50 SMLMV. Se ampla un objetivo de
04 Mayo 04 de 2011
la interventora en el numeral 5. Se elimina la subdivisin del
numeral 9, dejando solo informes del interventor para contratos
mayores o iguales a 50 SMLMV.
Se modifica el nombre del documento por Manual de
Supervisin e Interventora, se crea la figura de supervisor en
todo el documento, se incluye el numeral de Responsabilidades
05 Septiembre 20 de 2012 y Facultades de Supervisores e Interventores de acuerdo a la
Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupcin y el numeral
Lineamientos Generales Conducentes a la Declaracin de
Incumplimiento Contractual.
Modificacin del nombre del documento, fortalecimiento
introduccin, objetivo y alcance.
Complemento de los principios constitucionales y legales,
abreviaturas, definiciones y normatividad legal aplicable.
Modificacin y refuerzo de la definicin de Interventor,
Interventora, Supervisor y Supervisin.
06 Agosto 08 de 2014
Replanteamiento de los objetivos de la supervisin e
interventora (Objetivo General y Objetivos Especficos)
Clarificacin de Funciones Generales y Funciones Especficas de
los supervisores e interventores.
Inclusin de las Obligaciones de la Interventora de Obra
Establecimiento por orden de suscripcin de los tipos de acta.