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Captulo 1: Uso de proyectos

CAPTULO 1: USO DE PROYECTOS


Objetivos
Los objetivos son

Ver la lista de proyectos.


Editar los detalles del proyecto.
Cambiar un grupo de proyectos.
Especificar nmeros de identificadores de proyectos.
Definir las jerarquas de proyectos.
Revisar los campos de ordenacin de informes.
Comprender la estructura de descomposicin del trabajo.
Usar el Asistente para copiar proyectos.
Establecer la etapa del proyecto.

Introduccin
En este captulo se describe el mdulo de gestin de proyectos y contabilidad de
Microsoft Dynamics AX y se presentan los mtodos de creacin y gestin
de proyectos.

Materiales de formacin para Microsoft Dynamics 1-1


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Conceptos bsicos de gestin de proyectos en Microsoft Dynamics

Visin general
Utilice el mdulo de gestin de proyectos y contabilidad para disear, crear,
gestionar, controlar y completar proyectos para su organizacin. Los proyectos
centrados en el cliente se pueden configurar basndose en el tiempo y el material,
o bien en un precio fijo. Tambin puede utilizar el mdulo para gestionar los
costes de proyectos internos y de inversin.

En el caso de los proyectos externos, puede crear presupuestos de proyecto que,


a su vez, se pueden convertir en proyectos. Los contratos de proyecto se pueden
crear con una o varias fuentes de fondos que se facturarn como costes y cuotas
de proyecto.

Todos los proyectos que cree pueden tener uno o varios subproyectos
o actividades formados a partir de la estructura de trabajo del proyecto.
Puede crear presupuestos y previsiones financieras para controlar los costes
y medir el rendimiento de los proyectos.

Puede asignar atributos por experiencia y aptitudes relacionados con el proyecto


a trabajadores, con el objeto de buscar trabajadores y asignarlos a un proyecto
basndose en sus aptitudes y disponibilidad. Si desea disponer de una mayor
flexibilidad de diseo, puede integrar los proyectos en Microsoft Project Server.

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Captulo 1: Uso de proyectos

Durante la ejecucin del proyecto, los empleados y los contratadores pueden


incluir hojas de horas trabajadas e informes de gastos en el mismo. Se pueden
obtener elementos y servicios necesarios y cargarlos al cliente.

Los directores de proyectos disponen de una serie de informes y herramientas


analticas que les permiten examinar el rendimiento del proyecto desde varias
perspectivas. En la siguiente ilustracin se ofrece una visin general del mdulo
de gestin de proyectos y contabilidad.

ILUSTRACIN 1.1 VISIN GENERAL DEL MDULO DE GESTIN


DE PROYECTOS Y CONTABILIDAD

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Lista de proyectos
La lista de proyectos contiene la lista de todos los proyectos de la empresa
actual y los directores de proyecto la utilizarn con frecuencia. Abra Gestin
de proyectos y contabilidad > Comn > Proyectos > Todos los proyectos.

ILUSTRACIN 1.2 LISTA DE PROYECTOS

De forma predeterminada, solo se muestran los proyectos activos en la lista.


Para ver todos los proyectos, incluidos aquellos que hayan finalizado la etapa
de proyecto, seleccione Todo en el filtro Mostrar proyectos.

Asimismo, los proyectos se muestran en la lista junto con sus subproyectos.


Para contraer las jerarquas de proyectos, establezca el filtro Mostrar niveles
en Principio.

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Creacin de un proyecto
Los proyectos se pueden crear con o sin proyecto de plantilla. Para crear
un proyecto nuevo sin plantilla, abra Gestin de proyectos y contabilidad >
Comn > Proyectos > Todos los proyectos. En el Panel de acciones, seleccione
la ficha Proyectos. A continuacin, haga clic en Proyectos, en el grupo Nuevo.

ILUSTRACIN 1.3 FORMULARIO DE CREACIN


DE PROYECTOS

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Prctica 1.1: Creacin del proyecto


En esta prctica crear un nuevo proyecto de tiempo y material.

Escenario

Contoso desea crear un nuevo proyecto de tiempo y material, de instalacin


de altavoces para Kiwi Conference Center. Los trminos del nuevo proyecto
se cubrirn mediante el contrato de proyecto existente.

Ejercicios de nivel avanzado


Cree un proyecto nuevo con el contrato de proyecto existente.

Ejercicios de nivel intermedio


En la pgina de la lista de proyectos, haga clic en el botn Proyectos del Panel
de acciones, bajo la ficha Proyectos del grupo Nuevo.

Paso a paso
1. Abra Gestin de proyectos y contabilidad > Comn > Proyectos >
Todos los proyectos.
2. En el Panel de acciones, seleccione la ficha Proyectos.
A continuacin, en el grupo Nuevo, haga clic en Proyectos.
3. En el formulario Crear proyecto, en la lista Tipo de proyecto,
seleccione Tiempo y material.
4. Especifique el Id. de proyecto KIWISP1.
5. Escriba el Nombre del proyecto Kiwi Speaker Installation
(Instalacin de altavoces de Kiwi).
6. En Grupo de proyectos, haga clic en TM1.
7. En Id. de contrato de proyecto, haga clic en
100201 Kiwi Conference Center.
8. De forma predeterminada, se toma automticamente
el campo Cliente.
9. Haga clic en Aceptar.

NOTA: si crea un proyecto de precio fijo, tiene la opcin de crear un proyecto


de estimacin nuevo. Los proyectos de estimacin se estudian en el curso
Conceptos avanzados de gestin de proyectos.

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Detalles del proyecto


Puede editar las propiedades de un proyecto existente mediante el formulario
de detalles del proyecto. Para editar un proyecto existente:

1. Abra Gestin de proyectos y contabilidad > Comn > Proyectos >


Todos los proyectos.
2. Seleccione el proyecto que desee editar.
3. En el Panel de acciones, seleccione la ficha Proyectos.
A continuacin, en el grupo Mantener, haga clic en Editar.

ILUSTRACIN 1.4 FORMULARIO DE DETALLES DEL PROYECTO

Las propiedades siguientes se muestran en la ficha General del formulario


de detalles del proyecto:

Campo Descripcin
Id. de proyecto Muestra el identificador del proyecto.
Nombre del proyecto Escriba un nombre para el proyecto.

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Campo Descripcin
Grupo de proyectos Muestra el grupo de proyectos al que pertenece
el proyecto actual. Para cambiar el grupo de
proyectos, haga clic en Grupo de proyectos
en el grupo Configurar del Panel de acciones.
Tipo de proyecto Muestra el tipo de proyecto. El tipo de proyecto se
selecciona cuando se crea un proyecto. Los tipos
de proyecto se estudian en el captulo siguiente.
Etapa del proyecto Muestra el estado del proyecto en curso.
Para cambiar el estado del proyecto, haga clic
en Etapa del proyecto, en el grupo Mantener
del panel de acciones y seleccione otro estado.
Id. de contrato Seleccione el identificador del contrato del proyecto
de proyecto al que se adjuntar el proyecto.
Cuenta Seleccione la cuenta de cliente de la entrega
para el proyecto.
Correo electrnico Especifique la cuenta de correo electrnico
del cliente.
Director de ventas Seleccione el trabajador de ventas a cargo del
proyecto. Esto har que el proyecto aparezca
en la pgina de lista Mis proyectos del usuario.
Director del proyecto Seleccione la persona a cargo del proyecto.
Esto har que el proyecto aparezca en la pgina
de lista Mis proyectos del usuario.
Controlador de Seleccione la persona financieramente responsable
proyectos del proyecto. Esto har que el proyecto aparezca
en la pgina de lista Mis proyectos del usuario.
Fecha de creacin Muestra automticamente la fecha de creacin
del proyecto.
Fecha inicial Especifique la fecha en la que espera que se inicie
proyectada el proyecto.
Fecha inicial real Seleccione o especifique una fecha inicial del
proyecto.
Fecha final prevista Especifique la fecha en la que espera que finalice
el proyecto.
Fecha de extensin Si se ampli el proyecto, especifique la fecha
en la que espera que finalice.
Fecha final real Seleccione o especifique una fecha final
del proyecto.

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Grupo de proyectos
El grupo de un proyecto se cambia haciendo clic en Grupo de proyectos
en el Panel de acciones. Cambiar el grupo de proyecto tambin puede afectar
al tipo de proyecto y modificarlo.

ILUSTRACIN 1.5 FORMULARIO DE CAMBIO DE GRUPO DE PROYECTOS

Los tipos y grupos de proyectos se estudian detalladamente en los captulos


posteriores.

Numeracin de proyectos
Especifique el formato y comportamiento de los identificadores de proyecto
en la ficha Secuencias numricas del formulario Parmetros de gestin de
proyectos y contabilidad. Haga clic en Gestin de proyectos y contabilidad >
Configurar > Parmetros de gestin de proyectos y contabilidad. Cuando
configure la secuencia numrica, tenga en cuenta lo siguiente:

Si va a especificar manualmente los identificadores de proyecto


o har que se generen automticamente
Cmo desea ordenar los proyectos
La profundidad de las jerarquas de proyectos que utilizar
Qu caracteres utilizar como separadores entre los diferentes
niveles de jerarquas del proyecto
Cuntos proyectos crear posteriormente

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Numeracin de dgitos variables


Aunque puede configurar los identificadores de proyectos con un nmero
de dgitos variable, (por ejemplo, PROJ#), esta posibilidad puede producir
problemas al ordenar los proyectos, ya que los identificadores de proyecto
se ordenan alfabticamente y no numricamente.

Por ejemplo, si crea un proyecto nuevo con una secuencia numrica


de un solo dgito obtendr un identificador de proyecto de 1. Si sigue
creando proyectos, el sistema funcionar correctamente hasta alcanzar el
dcimo proyecto. El nmero de proyecto 10 se ordenar nicamente bajo
el nmero de proyecto 1.

Esto significa que los proyectos parecen estar desordenados, tal como se muestra
en la tabla siguiente.

Orden del proyecto creado Orden de clasificacin real


Proyecto 1 Proyecto 1
Proyecto 2 Proyecto 10
Proyecto 3 Proyecto 11
Proyecto 4 Proyecto 2
Proyecto 5 Proyecto 20
Proyecto 6 Proyecto 3
Proyecto 7 Proyecto 4
Proyecto 8 Proyecto 5
Proyecto 9 Proyecto 6
Proyecto 10 Proyecto 7
Proyecto 11 Proyecto 8
Proyecto 20 Proyecto 9

Para solucionarlo, se puede crear una secuencia numrica con ceros delante
(relleno), tal como se muestra a continuacin.

Nmero ms pequeo: 0001


Nmero ms grande: 999999

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Captulo 1: Uso de proyectos

Nmero de proyectos
El ejemplo anterior afecta a la cantidad de proyectos que se pueden crear
en el mdulo de gestin de proyectos y contabilidad.

Asigne un nmero ms elevado como nmero inferior si prev


muchos proyectos.

Si aumenta el nmero ms pequeo a 0001, se pueden crear 9999 proyectos


en el nivel superior. Si no supone un problema, no tenga en cuenta el problema
de ordenacin descrito y use los nmeros comprendidos entre 1 y 9999999999.

Profundidad de la jerarqua de proyectos


Cuando se crean las jerarquas de proyectos:

Cada nivel usa uno de los 10 caracteres disponibles en el nmero


del proyecto.
Si la secuencia numrica se configura para que comience con 0001,
el primer subproyecto del primer proyecto (es decir, el primer nivel)
recibe la numeracin 00011.
El segundo nivel asigna la numeracin 000111 y as sucesivamente.
El proyecto original se puede considerar como nivel cero.

Uso de caracteres como separadores


En lugar de ver un identificador de subproyecto creado de la forma descrita
anteriormente, 000111, puede insertar caracteres para separar los niveles.

Si especifica los caracteres en el formato de los proyectos, puede que sea


ms fcil leer el identificador del proyecto y descifrar los niveles.

As, el ejemplo podra cambiarse a 0001-1-1 y, de esta manera, reflejar


visualmente los distintos niveles.

Como el identificador del proyecto solo puede contener 10 caracteres, el nivel


de las jerarquas queda limitado. Ahora quedan 9999 proyectos que solo pueden
tener tres niveles por debajo. Esto permite nicamente nueve subproyectos por
nivel (el nmero de caracteres por nivel es de uno). O bien, se pueden crear 9999
proyectos si se usan solo dos niveles. Se admiten 99 subproyectos en cada nivel.

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Ampliacin de la longitud del campo Id. de proyecto


Si son necesarios muchos proyectos y subproyectos, cambie la longitud estndar
del Id. de proyecto para que contenga ms de 15 caracteres. Lleve a cabo esta
tarea en la configuracin inicial de Microsoft Dynamics AX o de versiones
posteriores, cuando sea necesario.

Jerarquas de proyectos
Algunos proyectos se pueden procesar de forma sencilla como un proyecto
grande de planificacin y contabilidad, siempre que la necesidad de subproyectos
y la complejidad sean bajas. Otros proyectos adquieren una visin general ms
explcita cuando las distintas etapas de las actividades del proyecto se dividen
en subproyectos independientes. Por ejemplo, si un proyecto grande tiene
varias etapas, como, por ejemplo, una etapa de diseo y otra de implementacin,
es posible crear un subproyecto separado para cada etapa.

Use los subproyectos para:

Obtener una estructura del proyecto que refleje las distintas


iniciativas del mismo.
Procesar situaciones de contabilidad especiales.

A continuacin, presentamos algunos ejemplos:

Facturacin de los gastos y materiales de un proyecto de precio fijo.


Seguimiento del consumo de tiempo interno como parte
de la preparacin de un proyecto externo.

Todos los tipos de proyectos se pueden combinar en una jerarqua de proyectos y


se pueden agregar ms subproyectos conforme avanza el mismo. Las propiedades
de la jerarqua de proyectos se muestran en la ficha Jerarqua de proyectos
del formulario Detalles de proyecto.

Formato de identificador de subproyecto


El campo Formato de Id. de subproyecto define el nivel siguiente de una
jerarqua de proyectos. Cuando se crea un subproyecto, el identificador del
subproyecto se forma anexando una secuencia numrica al identificador
del proyecto principal.

Para especificar el siguiente nivel, indique el nmero de caracteres que permite


al sistema conocer la forma de designar el identificador de proyecto para el
subproyecto y determine si debe o no incluir un sufijo. El sufijo tambin es
un nmero. El campo formato est estrechamente relacionado con el campo
Id. de proyecto.

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Captulo 1: Uso de proyectos

Puede especificar el formato del identificador de subproyecto en el formulario


Parmetros de gestin de proyectos y contabilidad.

De forma predeterminada, el nmero del identificador de proyecto contiene


nicamente 15 caracteres. El nmero de caracteres especificado en el campo
de formato se anexa al nmero del identificador del proyecto. La longitud de
los campos combinados no puede superar el nmero mximo de caracteres
especificado para el nmero del identificador del proyecto.

EJEMPLO: jerarqua de proyectos


Se configura un proyecto con un identificador de proyecto de 0001.
Asimismo, se requieren subproyectos. La jerarqua de proyectos se especifica
en el campo de formato en el nivel superior o en el proyecto principal y se
configura como -#.
El subproyecto nuevo se crea automticamente usando el identificador de
proyecto siguiente, 0001-1; el siguiente ser 00001-2 y as sucesivamente.
En total, se pueden crear hasta tres niveles en esta jerarqua (0001-1-1-1)
si se mantiene el mismo formato, porque hay 10 caracteres en el nmero
(recuerde que los guiones se consideran como un carcter).

Creacin de subproyectos
Puede crear subproyectos haciendo clic en Subproyecto en el Panel de acciones
de la ficha Proyectos del grupo Nuevo.

Proyecto principal
Puede ver el identificador del proyecto principal de un subproyecto en la ficha
Jerarqua de proyectos del formulario Proyectos.

Proyectos de cabecera
Si activa la casilla Proyecto de cabecera en el formulario Detalles de proyecto,
designar el proyecto como proyecto de cabecera. Este tipo de proyectos solo
son de resumen y no se pueden efectuar transacciones en ellos.

Debe crearse un proyecto de cabecera en el nivel superior de la jerarqua.


No se pueden agregar proyectos a un proyecto de cabecera despus de
la creacin de este.

Materiales de formacin para Microsoft Dynamics 1-13


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Presentacin de la jerarqua de proyectos


Abra Gestin de proyectos y contabilidad > Comn > Proyectos >
Todos los proyectos. Haga doble clic en un proyecto de la lista que sea miembro
de una jerarqua de proyectos.

ILUSTRACIN 1.6 DETALLES DEL PROYECTO CON JERARQUA

Los proyectos de la jerarqua de proyectos se pueden ver en el panel


de exploracin de la izquierda y es posible navegar por ellos.

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Captulo 1: Uso de proyectos

Prctica 1.2: Creacin de un subproyecto


En esta prctica, crear un subproyecto.

Escenario

El proyecto 10001-2 Contoso Retail Portland ha superado costes y necesita


un pedido de cambio. El director de cuentas del proyecto desea realizar un
seguimiento de este pedido de cambio como subproyecto del proyecto,
basndose en el tiempo y el material.

Ejercicios de nivel avanzado


Utilice la informacin proporcionada para crear el nuevo subproyecto
con el grupo de proyectos TM1.

Ejercicios de nivel intermedio


En el Panel de acciones, en la ficha Proyectos del grupo Nuevo, haga clic
en Subproyectos.

Paso a paso
1. Abra Gestin de proyectos y contabilidad > Comn > Proyectos >
Todos los proyectos. ;
2. Haga doble clic en el proyecto 10001-2 de Contoso Retail Portland.
3. En el Panel de acciones, en la ficha Proyectos del grupo Mantener,
haga clic en Editar. ;
4. En la ficha Jerarqua de proyectos de Formato de Id.
de subproyecto, escriba -#.
5. En el Panel de acciones, en la ficha Proyectos del grupo Mantener,
haga clic en Editar.
6. En el Panel de acciones, en la ficha Proyectos del grupo Nuevo,
haga clic en Subproyecto.
7. Seleccione TM1 para Grupo de proyectos y escriba
Change Order en Nombre del proyecto.
8. Haga clic en Aceptar.

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Campos de ordenacin de informes


Por cada proyecto, puede especificar hasta tres valores como clave de ordenacin
de los proyectos. La informacin de ordenacin es opcional y se puede agregar
en cualquier momento, incluso tras registrar las transacciones en un proyecto.
Estos valores se mantienen en la ficha Ordenacin de informes del formulario
Detalles de proyecto.

ILUSTRACIN 1.7 FORMULARIO DE DETALLES DEL PROYECTO


DE LA FICHA ORDENACIN DE INFORMES

Los cdigos de ordenacin del mdulo de gestin de proyectos y contabilidad


se asemejan a las dimensiones financieras. No obstante, a diferencia de
dichas dimensiones, no asignan gastos sino que proporcionan una opcin
para segmentar proyectos para analizarlos.

Para definir los criterios de ordenacin disponibles para los proyectos, abra
Gestin de proyectos y contabilidad > Configurar > Campos de ordenacin
de informes del proyecto.

Se pueden configurar tres criterios de ordenacin para cada proyecto.


La informacin solo se proporciona para usos estadsticos, ya que estos campos
no tienen vinculada ninguna lgica de negocios.

1-16 Materiales de formacin para Microsoft Dynamics


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Captulo 1: Uso de proyectos

Prctica 1.3: Establecimiento de los campos de ordenacin


de informes
En esta prctica, especificar la ordenacin de un proyecto e imprimir
el informe de prdidas y ganancias del mismo.

Escenario

Contoso desea analizar la rentabilidad del proyecto por regin. Para ello, use
el campo de ordenacin y el informe de prdidas y ganancias del proyecto.

Ejercicios de nivel avanzado


Establezca el campo de ordenacin de dos proyectos y ejecute el informe
de prdidas y ganancias del proyecto.

Ejercicios de nivel intermedio


Establezca el Campo de ordenacin 2 de un proyecto en WestCoast y del otro
proyecto en EastCoast antes de ejecutar el informe de prdidas y ganancias del
proyecto con la vista del proyecto establecida en Campo de ordenacin 2.

Paso a paso
1. Abra Gestin de proyectos y contabilidad > Comn > Proyectos >
Todos los proyectos.
2. Seleccione 10001 Contoso Retail Los Angeles y, a continuacin,
haga clic en Editar.
3. En la ficha Ordenacin de informes, establezca Campo
de ordenacin 2 en WestCoast.
4. Haga clic en Cerrar.
5. Seleccione 10002 Colorado Airport y, a continuacin, haga clic
en Editar.
6. En la ficha Ordenacin de informes, establezca Campo
de ordenacin 2 en EastCoast.
7. Haga clic en Cerrar.
8. Haga clic en Gestin de proyectos y contabilidad > Informes >
Prdidas y ganancias > Prdidas y ganancias del proyecto.
9. Active Tiempo y material en Incluir tipos de proyecto.
10. Active Hora en Incluir tipos de transaccin.
11. En Vista de proyecto, bajo Diseo filas, haga clic en Campo
de ordenacin 2.
12. Haga clic en Aceptar.

Materiales de formacin para Microsoft Dynamics 1-17


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Estructura de descomposicin del trabajo


La estructura de descomposicin del trabajo (WBS) del proyecto define
el conjunto de tareas ejecutadas en proyectos y se puede usar para realizar el
seguimiento preciso del consumo de horas, gastos y artculos y para realizar
previsiones. Para realizar el seguimiento del coste total de una tarea especfica,
indique la actividad asociada a la transaccin del proyecto cuando dicha
transaccin se especifique mediante un diario del proyecto.

Para configurar las actividades, abra Gestin de proyectos y contabilidad >


Comn > Proyectos > Todos los proyectos. Resalte el proyecto para el que
desee configurar un ABS. En el Panel de acciones, seleccione la ficha Plan.
En el grupo Actividades, haga clic en Estructura de descomposicin
del trabajo.

ILUSTRACIN 1.8 FORMULARIO DE ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIN


DEL TRABAJO

Las actividades se configuran mediante una jerarqua de actividades en las


que las subactividades se crean como tareas ms pequeas dentro de una tarea
o fase ms grande de un proyecto.

Las actividades se configuran mediante una jerarqua de actividades en las


que las subactividades se crean como tareas ms pequeas dentro de una tarea
o fase ms grande de un proyecto.

1-18 Materiales de formacin para Microsoft Dynamics


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Captulo 1: Uso de proyectos

La siguiente informacin se relaciona con el trabajo con actividades:

Como las actividades son tareas especficas realizadas en


un proyecto especfico, siempre son especficas de un proyecto
y no se comparten entre proyectos.
Cada transaccin de proyecto se puede asociar a una actividad de
la WBS. Este tema se tratar posteriormente en el captulo que trata
del uso de las transacciones de proyecto.
Tanto los presupuestos como las previsiones de proyecto pueden
referirse a actividades de la WBS. Las previsiones se estudian
en el curso de Conceptos avanzados de gestin de proyectos.
El complemento de gestin de proyectos y contabilidad ampla
la WBS para la programacin de recursos. Esta funcionalidad
se estudia en el curso Services Industries (Sectores de servicios,
en ingls).

Para crear una actividad nueva, en la ventana Estructura de descomposicin


del trabajo, haga clic en una actividad especfica y, a continuacin, en Nuevo.

Materiales de formacin para Microsoft Dynamics 1-19


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Prctica 1.4: Creacin de una estructura de descomposicin


del trabajo
En esta prctica, crear una estructura de descomposicin del trabajo.

Escenario

El director de un proyecto interno desea crear una jerarqua de actividades


para la primera fase del proyecto. Dicha fase estar compuesta por tres tareas
y dos subtareas:

Desarrollar un plan de proyecto


Elegir el equipo del proyecto
Puesta en marcha del proyecto
o Ponerse en contacto con el cliente
o Reservar el viaje

Ejercicios de nivel avanzado


Cree la WBS del proyecto.

Ejercicios de nivel intermedio


Haga clic en Nuevo mientras se encuentra en una tarea de nivel superior,
para crear las subtareas.

Paso a paso
1. Abra Gestin de proyectos y contabilidad > Comn > Proyectos >
Todos los proyectos.
2. En el Panel de acciones, en la ficha Proyectos del grupo Nuevo,
haga clic en Proyectos.
3. Seleccione Interno para el Tipo de proyecto.
4. Especifique el Id. de proyecto INT001, el Nombre del proyecto
Contoso Internal Project y seleccione Internal1 como Grupo
de proyectos.
5. Haga clic en Aceptar para crear el proyecto.
6. En el Panel de acciones, en la ficha Plan del grupo Actividades,
haga clic en Estructura de descomposicin del trabajo.
7. Haga clic en el nivel superior de la jerarqua (INT001).
8. Haga clic en Nuevo.
9. Denomine la actividad nueva Desarrollar plan de proyecto
y presione Ctrl+S para guardar el registro.
10. Haga clic en el nivel superior de la jerarqua (INT001).

1-20 Materiales de formacin para Microsoft Dynamics


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Captulo 1: Uso de proyectos

11. Haga clic en Nuevo.


12. Denomine la actividad nueva Elegir el equipo del proyecto
y presione Ctrl+S para guardar el registro.
13. Haga clic en el nivel superior de la jerarqua (INT001).
14. Haga clic en Nuevo.
15. Denomine la actividad nueva Iniciacin del proyecto y presione
Ctrl+S para guardar el registro.
16. Seleccione Iniciacin del proyecto y haga clic en Nuevo.
17. Denomine la actividad nueva Contactar al cliente y presione
Ctrl+S para guardar el registro.
18. Seleccione Iniciacin del proyecto y haga clic en Nuevo.
19. Denomine la actividad nueva Reservar viaje y presione Ctrl+S
para guardar el registro.

Materiales de formacin para Microsoft Dynamics 1-21


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Asistente para copiar proyectos


Use el Asistente para copiar proyectos para:

Crear proyectos nuevos o jerarquas de proyectos.


Transferir los valores de configuracin de un proyecto existente.
Habilitar un proyecto para que acte como plantilla
de otros proyectos creados posteriormente.

Los siguientes valores se pueden copiar desde el proyecto de plantilla:

Costes por horas y precios de ventas


Costes de gastos y precios de ventas
Precios de ventas de cuotas
Actividades
Configuracin de propiedad de la lnea
Registro
Reglas de validacin para categoras y trabajadores

La configuracin de las reglas de validacin se trata por separado en Conceptos


avanzados de gestin de proyectos.

Uso del Asistente para copiar proyectos


Un requisito previo para usar el asistente es activar la casilla Plantilla de
proyectos de la ficha Jerarqua del formulario Detalles de proyecto
de un proyecto existente.

Cuando se usa el Asistente para copiar proyectos, todos los proyectos


seleccionados como plantillas se pueden seleccionar.
Para que una estructura de proyecto est disponible para su copia,
todos los proyectos de la jerarqua deben estar definidos como
plantillas de proyectos.
Seleccionar un proyecto como plantilla no impide que se pueda
seguir editando el proyecto.

NOTA: si bien un proyecto designado como plantilla se puede modificar y


el siguiente proyecto creado basado en la nueva plantilla contiene el cambio,
todos los proyectos creados anteriormente no se actualizan con los cambios
de la plantilla.

1-22 Materiales de formacin para Microsoft Dynamics


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Captulo 1: Uso de proyectos

Procedimiento: Crear un proyecto nuevo mediante


el Asistente para copiar proyectos
Siga los pasos que indicamos a continuacin para crear un proyecto nuevo
con el Asistente para copiar proyectos.

1. Abra Gestin de proyectos y contabilidad > Comn > Proyectos >


Todos los proyectos.
2. En el panel de acciones, seleccione la ficha Proyectos. En el grupo
Nuevo, haga clic en Copiar proyecto.
3. Seleccione la plantilla que desee usar.
4. Determine si el proyecto es un subproyecto de un proyecto existente.
5. Decida el nombre que va a asignar al nuevo proyecto.
6. Seleccione el contrato de proyecto que desee usar. Se puede usar
un contrato de proyecto existente, se puede generar un contrato
de proyecto nuevo o bien se lo puede copiar.
7. Seleccione la informacin en la ficha General que va copiarse
de la plantilla. Especifique la informacin de la direccin para
sobrescribir la direccin del proyecto de plantilla.
8. Seleccione los campos de ordenacin y las dimensiones para
sobrescribir las configuraciones de ordenacin y dimensin
del proyecto de plantilla.
9. Seleccione las relaciones que desee copiar de la plantilla. Solo estn
disponibles las opciones configuradas en la plantilla. Se muestra
un resumen de las selecciones junto con las transacciones que
se van a agregar.
10. Revise la informacin general de los proyectos que se crearn.
11. Haga clic en Finalizar para crear los proyectos nuevos.

Fases del proyecto


Las etapas del proyecto determinan los tipos de operaciones que pueden
ejecutarse en los proyectos. Cada uno de los proyectos est asociado a una
de las etapas siguientes:

Creado
Estimado
Programado
En proceso
Terminado

Materiales de formacin para Microsoft Dynamics 1-23


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Conceptos bsicos de gestin de proyectos en Microsoft Dynamics

Asimismo, se proporcionan al usuario tres etapas opcionales definidas


por el usuario.

Aunque las etapas del proyecto se configuran para los distintos tipos de
proyectos, es posible pasar a la siguiente etapa cambiando la etapa actual
a la etapa siguiente o devolvindola a una etapa anterior.

Solo puede ejecutar transacciones en un proyecto que se encuentre en el estado


En proceso o en una de las etapas definidas por el usuario.

Las etapas pueden personalizarse en el formulario Parmetros de gestin


de proyectos y contabilidad.

1-24 Materiales de formacin para Microsoft Dynamics


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Captulo 1: Uso de proyectos

Prctica 1.5: Creacin y cambio de nombre de las etapas


del proyecto
En esta prctica, crear y cambiar el nombre de etapas de un proyecto.

Escenario

Contoso Ltd ha decidido que para los proyectos de tiempo y material necesita
establecer un mayor control sobre qu tareas se ejecutan durante determinadas
etapas de los proyectos. La empresa tiene que utilizar las cinco etapas del
proyecto predeterminadas, aunque durante la etapa Estimada, la nica tarea
que puede finalizar es la creacin de una previsin. Asimismo, la empresa desea
cambiar el nombre de la etapa Estimada por Previsin.

Ejercicios de nivel avanzado


Configure el mdulo de gestin de proyectos y contabilidad para que cumpla
con las nuevas necesidades de Contoso.

Ejercicios de nivel intermedio


Use la ventana Reglas de etapa del proyecto para controlar qu tareas se pueden
ejecutar durante una etapa de un proyecto.

Paso a paso
1. Abra Gestin de proyectos y contabilidad > Configurar >
Parmetros de gestin de proyectos y contabilidad.
2. Haga clic en la ficha Etapa del proyecto.
3. En la columna Tiempo y material, asegrese de que estn activadas
las siguientes casillas de verificacin: Creado, Estimado,
Programado, En proceso, Terminado.
4. Haga clic en la lnea Estimado y, a continuacin en Asignar
un nuevo nombre.
5. En el campo Texto de la primera lnea, escriba Previsin.
6. Haga clic en Aceptar.
7. Haga clic en Reglas de etapa del proyecto.
8. Establezca el Tipo de proyecto en Tiempo y material y seleccione
nicamente la opcin Crear previsin/presupuesto.
9. Haga clic en Cerrar.

Materiales de formacin para Microsoft Dynamics 1-25


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Conceptos bsicos de gestin de proyectos en Microsoft Dynamics

Resumen
El mdulo de gestin de proyectos y contabilidad de Microsoft Dynamics AX
incluye varios mtodos de creacin y gestin de proyectos.

Creacin de proyectos
Jerarquas de proyectos
Asistente para copiar proyectos
Ordenacin de proyectos
ABS de proyectos
Fases del proyecto

Cuando haya acabado de crear los proyectos, estar preparado para pasar a
estudiar temas en mayor profundidad como, por ejemplo, la eleccin de tipos
de proyectos y la ejecucin de transacciones.

1-26 Materiales de formacin para Microsoft Dynamics


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Captulo 1: Uso de proyectos

Evaluacin de conocimientos
Realice una evaluacin de conocimientos mediante las preguntas siguientes:

1. Entre los campos siguientes, cul es el que no se utiliza con jerarquas


de proyectos?
( ) Formato de identificador de subproyecto
( ) Formato de la transaccin
( ) Proyecto principal
( ) Proyecto de cabecera

2. En qu etapa del proyecto es posible especificar transacciones?


(Seleccione todas las respuestas vlidas)
( ) Creado
( ) En proceso
( ) Programado
( ) Definido por el usuario

3. Para cul de las siguientes tareas son tiles los campos de ordenacin
de proyectos?
( ) Registro
( ) Informes y anlisis
( ) Informes y anlisis
( ) Facturacin de clientes

Materiales de formacin para Microsoft Dynamics 1-27


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Conceptos bsicos de gestin de proyectos en Microsoft Dynamics

Interaccin rpida: Lecciones aprendidas


Dedique unos momentos a escribir tres conceptos principales que haya aprendido
en este captulo

1.

2.

3.

1-28 Materiales de formacin para Microsoft Dynamics


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Captulo 1: Uso de proyectos

Soluciones
Evaluacin de conocimientos
1. Entre los campos siguientes, cul es el que no se utiliza con jerarquas
de proyectos?
( ) Formato de identificador de subproyecto
() Formato de la transaccin
( ) Proyecto principal
( ) Proyecto de cabecera

2. En qu etapa del proyecto es posible especificar transacciones?


(Seleccione todas las respuestas vlidas)
( ) Creado
() En proceso
( ) Programado
() Definido por el usuario

3. Para cul de las siguientes tareas son tiles los campos de ordenacin
de proyectos?
( ) Registro
() Informes y anlisis
( ) Informes y anlisis
( ) Facturacin de clientes

Materiales de formacin para Microsoft Dynamics 1-29


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1-30 Materiales de formacin para Microsoft Dynamics


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