ID Jurisprudencia: 024352N03

Indicadores de Estado
Nuevo NO Reactivad SI Alterad NO
o o
N 24352 Carcter NNN Fecha 12-06-2003
Dictamen
Origenes MUN

Abogados
ags

Destinatarios
alcalde municipalidad vitacura

Texto
municipalidad puede encargar el bodegaje y custodia de los archivos edilicios,
excluidos los de carcter reservado, a empresa especializada en el rubro, a la
que se le entregan en cajas selladas con inventarios de los documentos que
incluyen, siendo un funcionario municipal quien las deja en el lugar y las retira si
se requiere algn antecedente contenido en ellas, sin que los particulares tengan
acceso a los mismos. ello, porque la entidad edilicia solo esta contratando un
servicio de almacenaje de la documentacin para que se guarden bajo vigilancia,
adoptando las providencias necesarias para que no la manipulen terceros.
adems, al tratarse de una empresa especializada en el bodegaje de
documentacin, la municipalidad va a lograr acceder a los antecedentes que
necesite con mayor rapidez y seguridad. as, en definitiva, no se entrega a
terceros la ejecucin de tareas que, por su naturaleza, son privativas de la
funcin publica de los municipios, sino que se trata de una labor de apoyo a sus
tareas propias, que permite el mejor cumplimiento de las mismas. por ende,
como los rganos del estado se encuentran obligados a procurar la eficiencia y
eficacia en el desempeo de sus funciones y la mejor utilizacin de los recursos
disponibles, no resulta objetable un convenio que, sin traspasar a terceros sus
funciones inherentes ni infringir el ordenamiento Juridico vigente, permite
gestionar mejor el cumplimiento de las funciones y atribuciones de las entidades
edilicias

Accin
complementa dictamen 22476/2002

Fuentes Legales
ley 18575 art/53, dfl 1/19653/2000 sepre, ley 18695 art/56

Descriptores
bodegaje y custodia archivos municipales por terceros
Documento Completo

N 24.352 12-VI-2003

Alcalde de una Municipalidad se ha dirigido a esta Contralora General solicitando un

pronunciamiento acerca de la procedencia de encargar a terceros, en los trminos que se
indican, el bodegaje y custodia de archivos municipales.

Aade, que el particular a quien se encargara el bodegaje no tendr injerencia alguna en el

manejo de la documentacin, sino que ste slo recibe una caja sellada, acompaada de un
inventario de los documentos que contiene, y a la que se le asigna un cdigo de barras, para su
localizacin posterior, siendo un funcionario municipal el que deja la caja en las bodegas del
particular, y el que la retira en el caso de que el municipio requiera la documentacin contenida
en ella, sin que particulares tengan acceso directo a los documentos.

Agrega, adems, que el municipio no se libera de responsabilidad por esa documentacin, y que
con dicha contratacin se procura dar solucin al problema de falta de capacidad de espacio que
enfrenta esa entidad edilicia, y se ahorran recursos econmicos, si se compara con los costos
que tendra que asumir el Municipio por la compra o arrendamiento de inmuebles para almacenar
directamente toda la documentacin que mantienen y que aumenta cada da.

Sobre el particular, cabe precisar que, conforme a lo dispuesto en el artculo 56 de Ley N 18.695,
Orgnica Constitucional de Municipalidades, el Alcalde es la mxima autoridad del municipio y
en tal calidad le corresponde su direccin y administracin superior y la supervigilancia de su
funcionamiento.

Asimismo, esa autoridad debe velar por la observancia del principio de probidad administrativa,
que implica ejercer su cargo con preeminencia del inters general sobre el particular. Dicho
inters general exige, de acuerdo a lo dispuesto en el artculo 53 de Ley N 18.575, Orgnica
Constitucional de Bases Generales de la Administracin del Estado, el empleo de medios idneos
de diagnstico, decisin y control, para concretar dentro del orden jurdico, una gestin eficiente y
eficaz.

En ese orden normativo, y acorde con los trminos en que se celebrara el contrato, se advierte
que a travs de dicho acuerdo de voluntades la municipalidad contrata slo un servicio de
almacenaje de la documentacin para que se guarden bajo vigilancia, adoptando las providencias
necesarias para que esa documentacin no sea manipulada por terceros, como es la entrega de
los documentos en cajas cerradas, y excluyendo los documentos de carcter reservado.

Se advierte, asimismo, que al tratarse de una empresa especializada en el bodegaje de

documentacin, el Municipio lograr tener acceso a los antecedentes que se requieran, con
mayor rapidez y seguridad en la gestin municipal.

Por consiguiente, en la especie no se entrega a terceros la ejecucin de tareas que, por su

naturaleza, son privativas de la funcin pblica de las municipalidades, sino que, en realidad, el
contrato a que alude el recurrente se refiere a una labor de apoyo a sus funciones propias, que
permite al Municipio el mejor cumplimiento de las mismas.

En efecto, siendo obligacin de los rganos del Estado, procurar la eficiencia y eficacia en el
desempeo de sus funciones, y el mejor empleo de los recursos disponibles, no resulta objetable
un convenio que, sin traspasar a terceros sus funciones inherentes, y sin infringir el ordenamiento
jurdico vigente, permite gestionar de mejor manera el cumplimiento de las funciones y
atribuciones de las entidades edilicias.

Por otra parte, cabe precisar, que si bien el recurrente ha efectuado la presentacin, como una
solicitud de reconsideracin del Dictamen N 22.476, de 2002, esta Contralora General ha
omitido pronunciarse en esos trminos, dado que ese dictamen se refiere a la posibilidad de
entregar a terceros, en general, la administracin y custodia de los archivos de la documentacin
municipal, lo que resulta improcedente por las razones que tambin en trminos generales se
sealan en l.

Por el contrario, el presente dictamen ha estimado admisible la celebracin del contrato de que se
trata, en atencin a las especiales caractersticas de ese acuerdo de voluntades en lo que
respecta a su objeto y contenido, motivo por el cual los conceptos que en general se emitieron en
el aludido Dictamen N 22.476, deben, en realidad, complementarse con la situacin especfica a
que se refiere el presente pronunciamiento.