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MANUAL DE FUNCIONES Cdigo MAH-010

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COORDINADOR DE COMPRAS Pagina 1 de 5

FECHA REVISION NATURALEZA DEL CAMBIO FIRMA


EMISION
04-15/08 0

ELABOR REVIS APROB

CONTROLADO

Director Gest. Humana Repres. de la Calidad Gerente


FECHA: Marzo 25/08 FECHA: Abril 15 / 08 FECHA: Abril 15 / 08
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1. IDENTIFICACION DEL PUESTO DE TRABAJO

1.1 NOMBRE DEL CARGO: COORDINADOR DE COMPRAS


1.2 UBICACIN: ALMACEN DE INSUMOS
1.3 JEFE INMEDIATO: DIRECTOR DE PRODUCCION
1.4 REPORTA A: DIRECTOR DE PRODUCCION
1.5 EMPLEADOS A SU MANDO: 2
1.6 DOTACION Y ELEMENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL: UNIFORME

2. OBJETIVO DEL CARGO

Realizar una gestin evaluativa del inventario, que garantice la calidad de los insumos de la
organizacin, optimizando as los recursos. Adems debe asegurarse de comprar y recibir las
facturas verificadas, firmadas y selladas con la fecha en que reciben el insumo por el auxiliar de
insumos y debe verificar que dichas facturas reflejen las condiciones pactadas con el proveedor.

3. FUNCIONES

3.1 PREVISION:

Garantizar que se compren los elementos necesarios y los insumos con la calidad y la oportunidad
adecuada para suplir las necesidades de la organizacin.

3.2 PLANEACION:

Realizar una programacin adecuada para el abastecimiento de insumos de la empresa.


Realizar la planeacion del mantenimiento preventivo y correctivo de la maquinaria, equipos e
instalaciones de la empresa.
Realizar la programacin de la fumigacin en diferentes reas de la organizacin
Realizar la programacin de los mantenimientos de los aires acondicionados.
Realizar la coordinacin de la entrega de la dotacin del personal.

3.3 ORGANIZACIN:

Debe velar por la organizacin, el orden y aseo adecuado del rea destinada para la seccin de
comprar e in sumos.

3.4 PERSONAL:

Debe verificar la realizacin adecuada de las actividades establecidas para el personal a su cargo.
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3.5 CONTROL:
Asegurar que los productos entregados por el proveedor sean los solicitados y tengan la cantidad y
calidad requeridas.
Debe realizar un control riguroso de la mercanca que entra al almacn de insumos.
Es responsable de diligenciar y hacer firmar los contratos por prestacin de servicios (maquila).
Es responsable de realizar de manera semestral la Evaluacin a los Proveedores.

3.6 COORDINACION:

Surtir la planta de produccin con los insumos necesarios segn la planeacin presentada por la
Direccin de Produccin.
Surtir a los talleres externos
Surtir a la central de esterilizacin.
Abastecer al personal con elementos de papelera.
Abastecer la cafetera con los insumos requeridos.
Con el rea de logstica para recoger o entregar cualquier material requerido por el rea de
insumos, produccin, paquetes, central o compras

4. ACTIVIDADES

4.1 ACTIVIDADES DIARIAS

Coordinar el abastecimiento de la planta de produccin con los insumos requeridos.


Realizar la coordinacin y control de bodegas internas y las de maquila.
Revisar con base en orden de compra los precios y cantidad de insumos comprados e ingresar
informacin al sistema realizando facturas, remisiones de entrada, ordenes de servicio.
Entregar cuentas por cobrar y facturas de los talleres externos a diario al rea de contabilidad y
tener en cuenta las fechas de cierre para este personal (13 y 27 de cada mes).
Entregar facturas de proveedores generadas a contabilidad para su causacin (solo se reciben
hasta el 27 de cada mes).
Generar orden de compra.
Identificar insumos defectuosos y realizar informe de Devolucin y Reposicin e igualmente el de
Quejas y Reclamos segn sea el caso y hacer seguimiento de este informe y su reposicion
adicional las acciones correctivas por el proveedor.
Debe cumplir con el horario establecido por la empresa y con el reglamento interno de trabajo.
Debe mantener organizado y limpio su puesto de trabajo.

4.2 ACTIVIDADES PERIDICAS

Colaborar en el inventario mensual con la toma fsica y verificacin de existencia.


Coordinar las actividades y/o ejecucin de mantenimiento tanto preventivo como correctivo.

4.3 ACTIVIDADES EVENTUALES

Participar en los diferentes eventos y actividades propuestos por la organizacin.


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5. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

ANALISIS DE CARGO

REQUISITOS INTELECTUALES

EDUCACION
Indique la educacin que necesita una persona para desempear eficazmente el cargo.
Primaria Bachiller Comercial Bachiller Tcnico .

Carrera Tcnica x Cual (es): Administracin de Inventarios y Costos- Administrador de empresas- Mencin Compras, contabilidad

Carrera Universitaria X Cual (es): Ingeniero Industrial, contabilidad, Administracin

EXPERIENCIA

Para su trabajo se requiere de experiencia si x no En que rea(s): Compras, proactividad, influencias buenas, seguimiento minucioso de las rdenes de compra,
Evaluacin de proveedores, Actualizacin Registro de Proveedores y Trabajar en cooperacin con otras reas.

Se adquiere a travs de la ejecucin si x no En que tiempo? 3 meses

Cual sera la experiencia mnima: 1 a 2 semanas 1 mes 2 meses Cuanto tiempo? 1 ao a 2 aos

HABILIDADES Y COMPETENCIAS
Marque las opciones que considere necesarias para desempear eficazmente su cargo.

Capacidad Percepcin x Liderazgo x Toma de decisiones x Organizacin x Atencin Cliente x Capacidad Anlisis x Negociacin X Conocimiento de
administracin de inventarios x Otras Actividades Inherentes al cargo x Precios del Mercado x Supervisar al personal x

HABILIDADES GENERALES
Marque las opciones que considere necesarias para desempear eficazmente su cargo.

Ingles Redaccin x Excel/ Word X CG-UNO Maquinas

ENTRENAMIENTO Y/0 CAPACITACION


Requiere entrenamiento en:
Conocimiento de Productos, Software especializado.
Definir claramente los objetivos, responsabilidades y autoridad deben ser definidas .(informacin vertical)- Socializacin de los formatos que se deben llevar en el area de compras segn la norma
ISSO
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6. RESPONSABILIDADES

6.1 RESPONSABILIDADES POR MAQUINAS Y EQUIPOS:

Debe salvaguardar los diferentes elementos entregados por la compaa para la


realizacin adecuada de su gestin (ver hoja inventario).

6.2 RESPONSABILIDAD POR CONTACTOS:

Esta en continuo contacto con otros compaeros y empleados de la planta, debe


entablar relaciones de compaerismo, respeto y trabajo en equipo para optimizar
el logro de resultados.
Frecuentemente esta en contacto con pblico en general y proveedores por cual
debe ser muy respetuoso en el trato.

6.3 RESPONSABILIDAD POR INFORMACIN:

Esta en continuo contacto con informacin de alguna importancia, esta


informacin es de clientes y de proveedores, debe ser muy discreto tal como se
manifiesta en la clusula Novena de su contrato de trabajo.

6.4 RESPONSABILIDAD POR MANEJO DE DINERO O VALORES:

N/A

6.5 RESPONSABILIDAD POR ERRORES:

Se requiere mucha atencin y cuidado permanente para evitar errores

6.6 RESPONSABILIDAD POR SUPERVISIN:

Debe coordinar y supervisar el trabajo de los auxiliares de insumos.