Estructurar el paradigma de conservacin: un informe sobre los hallazgos del Proyecto

InterPARES
Jim Suderman

Fuente: Conferencia pronunciada en La Habana el 16 de marzo de 2005. Albergado en la base de

documentos de InterPARES 2 (http://www.interpares.org). Cedido por el autor.

Traduccin: Alejandro Delgado Gmez

Resumen
Esta presentacin resumir la investigacin de InterPARES considerando el modo en que el
entorno digital ha afectado a dos conceptos centrales: el ciclo de vida de los documentos y la
idea de documento. De manera especfica, la presentacin considerar la importancia del modelo
de ciclo de vida de los documentos desde la perspectiva del creador y del conservador,
relacionndolo con el modelo Gestionar la cadena de conservacin de InterPARES. La
presentacin tambin considerar la naturaleza de los documentos electrnicos como entidades
conceptuales con particular nfasis sobre la autenticidad. Se examinarn las implicaciones de
estos conceptos para la evaluacin y la conservacin archivsticas, en relacin con las teoras,
buenas prcticas y legislacin existentes.

Los archiveros estamos en el negocio del tiempo. Una ojeada al Code of Ethics del ICA confirma
sto. El primer item del Code requiere del archivero que proteja la integridad del material
archivstico y garantice as que sigue siendo evidencia fiable del pasado1. Proteger la evidencia
fiable del pasado puede ser el aspecto ms obvio del negocio del tiempo en el que estamos
implicados.

En mi presentacin de hoy explorar este aspecto del tiempo, as como otras dos
consideraciones relacionadas. Estas otras incluyen el ciclo de vida de los documentos y algunos
modos en que el soporte digital ha afectado a las actividades archivsticas de evaluacin y
conservacin. Esta ser una estructura eficaz para compartir los conceptos y hallazgos
emergentes del Proyecto de Investigacin InterPARES.

Las palabras latinas Inter PARES significan entre pares. Como acrnimo, est por
International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems. El proyecto de

1
International Council of Archives. Code of Ethics (1996), accesible en
http://www.ica.org/biblio/code_ethics_eng.html.

1
investigacin InterPARES ha estado en curso desde 1998, desarrollando conocimiento terico y
metodolgico para hacer posible la conservacin de documentos electrnicos confiables a largo
plazo. Por este motivo, la primera fase de la investigacin adopt necesariamente la perspectiva
del conservador. El tipo de documentos sobre los que se enfoc durante la primera fase de la
investigacin fue el de los de la etapa inactiva de su ciclo de vida. Por regla general, estos
documentos tenan algn tipo de analoga con los tipos de documentos que existen en forma de
papel. La segunda fase de la investigacin, actualmente en curso y a poco ms de un ao de su
finalizacin, adopta la perspectiva del creador de los documentos. Esta fase se enfoca sobre
documentos que todava estn activos dentro del contexto del creador de los documentos. La
investigacin actual tambin se extiende ms all de los documentos administrativos, como los
que se encuentran en el gobierno, para incluir documentos de las comunidades artstica y
cientfica. Esta perspectiva ampla los hallazgos de la primera fase de la investigacin,
considerando el modo en que los documentos devienen autnticos y confiables en primer lugar.

Coherente con el alcance ampliado de la segunda fase de la investigacin es el nmero mayor de

investigadores y gama de disciplinas implicadas. Hay aproximadamente cien investigadores, de
veinte pases, conectados con la actual segunda fase de InterPARES. Se dividen entre creadores
de documentos (artistas, cientficos, acadmicos de las artes y de las ciencias), expertos en
tecnologa, y expertos en documentos (archiveros, gestores de documentos, gestores de
informacin). La primera fase tuvo sesenta investigadores, predominantemente acadmicos de
la archivstica y archiveros, con unos pocos informticos y abogados, de un total de trece pases.
A travs de sus participantes, la investigacin de InterPARES une a la diplomtica y la
archivstica muchos campos de estudio, como msica y geomtica. La implicacin de acadmicos
de una amplia gama de reas artsticas y cientficas proporciona una aproximacin
interdisciplinar que se extiende ms all de lo que era posible en la primera fase de la
investigacin. Los estudios de caso y los censos forman el material bruto para el anlisis. Los
estudios de caso completados han examinado la creacin de documentos en una amplia gama de
entornos, como la creacin de una obra musical o un atlas digital o documentos del registro de la
propiedad. El alcance de los censos es similarmente amplio y los ejemplos incluyen las
prcticas de gestin de documentos de los fotgrafos digitales o estudios de la interactividad de
los sitios web del gobierno. Se han creado modelos de proceso y se han emprendido anlisis
diplomticos sobre la base de estos estudios y censos2.

A lo largo de mi presentacin relacionar algunos conceptos y hallazgos que emergen de la

investigacin de InterPARES con la teora y prctica archivsticas, particularmente en lo que se
refiere a evaluacin y conservacin. Algunos de los conceptos que se revisarn pueden parecer
elementales y les pido paciencia. Estos conceptos se revisan aqu porque el entorno digital ha

2
Los principios metodolgicos del Proyecto InterPARES 2 estn disponibles en
http://www.interpares.org/ip2/ip2_methodological_principles.cfm.

2
demostrado ser un reto a las asunciones ms bsicas de los archivos, notablemente a la
definicin de qu es realmente un documento -el centro del empeo archivstico!. Antes de
hablar acerca de la idea o concepto de documento explorar el ciclo de vida de los documentos.
La teora del ciclo de vida de los documentos es central a la investigacin de InterPARES, porque
identifica dos series complementarias de responsabilidades relacionadas con el documento, las
del creador y las del conservador.

El concepto de ciclo de vida es bastante reciente, datando aproximadamente de mediados del

siglo pasado. Antes de l los documentos eran o vivos, esto es participando en la actividad con
la que se relacionaba su creacin, o muertos, significando que la actividad con la que se
relacionaban estaba completamente terminada. Al comienzo de los aos cincuenta del siglo
veinte, los gestores de documentos canadienses y norteamericanos siendo los gestores de
documentos agentes de la organizacin creadora- estaban identificando tres fases en el ciclo de
vida, basadas en la frecuencia de uso. La primera fase inclua documentos actuales, porque
todava se utilizaban activa y frecuentemente. A medida que los requisitos del creador del
documento disminuan, todava segua estando activo, pero este perodo de actividad reducida
se llamaba semi-actual o semi-activo.

Esta segunda fase coincida frecuentemente con el almacenamiento de los documentos en una
instalacin en otro lugar, significando que no estaban inmediatamente a mano pero tenan que
recuperarse. Esta ineficacia se toleraba por la poca frecuencia de uso. La tercera fase tena lugar
cuando la organizacin creadora no perciba ningn requisito adicional para el documento. A los
documentos de esta fase se haca referencia como no actuales o inactivos. De acuerdo con
disposiciones autorizadas, los documentos inactivos eran o destrudos o transferidos a un
conservador, como un archivo, para su conservacin permanente. La relacin de estas fases con
localizaciones fsicas sigue estando reflejada en la legislacin existente en Francia y en Italia (y
posiblemente tambin en otras jurisdicciones). Mientras tanto en el Reino Unido se estaba
desarrollando la teora de la responsabilidad variable. Esta teora reconoca la responsabilidad
conjunta de los gestores de documentos y archiveros para administrar los documentos. La teora
expresaba la responsabilidad gradualmente disminuda del gestor de documentos sobre los
documentos a medida que estos se movan por el ciclo de vida, mientras que se incrementa la
responsabilidad del archivero en cuanto a la conservacin y el acceso. Lo significativo de este
desplazamiento en la responsabilidad era el reconocimiento de que los documentos, que la
organizacin creadora utilizaba y en los que confiaba durante su perodo activo, no deban
quedar disminudos de ninguna manera crtica cuando se produca la transicin al conservador
archivstico.

La definicin de InterPARES 2 del ciclo de vida de los documentos es: