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Mdulo 3

Planilla de clculo
4. Planilla de clculo

En el desarrollo de esta
materia se trabajar sobre
4.1- Componentes de la
interfaz de Excel
las capacidades de
procesamiento que nos
brinda el software de
aplicacin Microsoft Office,
el mismo es una suite
informtica de tipo
administrativo. Las planillas de clculo pertenecen a la categora Software de
En esta unidad vamos a Aplicacin y se pueden definir como una herramienta
estudiar la Planilla de
clculo Microsoft Excel. informtica que nos permite trabajar y operar en la
En este material de estudio
computadora con datos alfanumricos distribuidos en filas (que
se desarrollan las versiones se referencian mediante un nmero) y columnas (que se
2007 y 2010 de esta
herramienta, pero es muy referencian a travs de una letra), conformando una celda, de
importante aclarar que manera que puedan ejecutarse diversas operaciones aritmticas
siempre se trabaj sobre los
conceptos bsicos de cada de todo tipo de complejidad, y tambin grficos.
aplicacin, cuestin sta
que escapa puntualmente
de la versin especfica y el
nombre de la aplicacin. Todas las planillas de clculo se apegan a ciertos conceptos bsicos que
Es importante destacar, que debes comprender si deseas utilizarlos de manera efectiva. En las pginas
la real potencia del producto que componen este material, se desarrollan los comandos que son
se encuentra en el aplicables a cualquier planilla de clculo.
tratamiento de los datos,
para la resolucin de
distintos problemas que se
presentan en las actividades
personales y laborales.

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La planilla de clculos nos permite almacenar, organizar, consultar y
ordenar gran cantidad de informacin segn distintos criterios, como as
tambin realizar operaciones matemticas y estadsticas desde las ms
simples a las ms complejas.

Una hoja de clculo se encuentra compuesta por numerosas columnas y


ms de un milln de filas. De forma predeterminada, las filas van
numeradas y las columnas se encuentran etiquetadas con letras que van de
la A a la Z, para continuar con la secuencia, luego se combina la letra A con
cada una de las otras letras y as en forma sucesiva.

Las operaciones que nos permite realizar la aplicacin, se realizan


generalmente a travs de clculos entre las celdas (que son la interseccin
de una fila y una columna), las que pueden ser referenciadas utilizando la
letra de la columna y el nmero de la fila (ejemplo B2).

Cada celda tiene una direccin nica, es necesario introducir las


direcciones de las celdas en las frmulas para indicar a Excel lo que se
quiere calcular. De lo contrario, si en la frmula se utilizan los valores
numricos, al ser stos modificados, los resultados no se actualizan; para
que esto suceda se debe referenciar las celdas en las frmulas.

La celda es un pequeo editor de texto y en ella se puede escribir un texto,


insertar una imagen, un grfico, entre otros.

A diferencia del documento de Word, la planilla de clculo se organiza


como un libro, es decir que cuenta con distintas hojas; en la parte inferior
de la pantalla pueden apreciarse tres solapas denominadas Hoja 1, Hoja 2 y
Hoja 3. Haciendo clic sobre cualquiera de estas solapas puede ingresarse a
las mismas; los datos introducidos en una hoja no siempre tienen que
tener relacin con las otras hojas; pero empleando funciones o frmulas
pueden vincularse.

Los nombres de estas hojas se pueden modificar, tambin eliminar,


insertar, entre otras acciones.

Si se va haciendo clic con el cursor, se observa que se van resaltando las


celdas y es en estas donde se van a ir introduciendo los datos
sucesivamente tras desplazarse de celda en celda pulsando la tecla Enter.

Al iniciar Excel aparece la siguiente ventana:

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Referencias:

1. Barra de herramientas de acceso rpido

2. Barra de ttulo

3. Cinta de opciones organizadas en pestaas

4. Barras de desplazamiento

5. Zoom

6. Vistas de documento

7. Barra de estado

8. Ficha Archivo

9. rea de trabajo

10. Solapas con nombre de cada hoja

11. Barra de Edicin de frmulas

Rango

El conjunto de celdas consecutivas se denomina rango y se escribe


indicando: la primera celda del mismo y la ltima, separadas por dos
puntos.

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Hay tres tipos de rangos:

Rango Columna: es aquel que se conforma de la misma columna y


distinta fila, por ejemplo: A6:A19.

Rango Fila: difiere la columna y permanece constante la fila, por


ejemplo: D3:F3.

Rango Matricial: difieren las filas y las columnas, por ejemplo:


D15:G28. Se utilizan las celdas extremos para identificarlo.

Fuente: elaboracin propia

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa


obligatoria: Libro Microsoft e Office 2010 Todo prctica Pg. 289 y el
libro Manual de Office 2010 Pg. 257.

Edicin de datos

En una planilla de Excel bsicamente se pueden ingresar cuatro tipos de


datos:

1) Numricos (en todos los formatos permitidos).

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2) Alfanumricos: nmeros y letras (se utilizan en los rtulos de filas y
columnas, ttulos, entre otros).

3) Frmulas: son expresiones que se utilizan para realizar clculos, es


el mismo usuario quien crea las mismas.

4) Funciones: frmulas que han sido programadas previamente al


momento de crear la aplicacin y ya vienen incorporadas en sta. El
usuario slo debe indicar los argumentos o parmetros necesarios
para que el Excel pueda calcular el resultado.

Para ingresar datos debemos primero organizarlos, siempre conviene


hacerlo por filas, por ejemplo, si hablamos de los sueldos de los
empleados, pondremos toda la informacin referente a ste en una fila,
como podra ser su Apellido y Nombre, Categora y Sueldo. A su vez, en las
columnas pondremos siempre las mismas particularidades de todos los
elementos de las filas, es decir, en las columnas introduciremos la
informacin respectiva; por ejemplo, en la columna A, introduciremos el
Apellido y Nombre de los empleados; en la columna B, la Categora que le
corresponda a cada empleado, detallado en la columna A, de manera que
el Apellido y Nombre incluido en una fila de la columna A, tenga total
correspondencia con la Categora introducida en la misma fila de la
columna B y as sucesivamente, como se muestra en la siguiente imagen.

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Si en una columna los datos la sobrepasan, es decir que abarcan la celda
contigua tambin, podremos hacer doble clic con el mouse, entre la letra
que indica la columna donde estamos trabajando y la siguiente; y el ancho
de la columna adoptar el tamao de la palabra u oracin ms larga de esa
columna, o bien pisando y arrastrando con el mouse en la lnea que separa
la columna (letra) con la siguiente y buscar el ancho deseado.

Igual que para ajustar el ancho de la columna, podemos hacer lo mismo


con la fila.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa


obligatoria: Libro Microsoft e Office 2010 Todo prctica Pg. 269 y el
Manual de Office 2010 Pg. 189.

4.2 Formato
La apariencia del texto que se escribe en Excel se puede modificar
fcilmente.

Dentro de la ficha Inicio se encuentran los grupos: Portapapeles, Fuente,


Alineacin, Nmero, Estilos, Celdas y Modificar. Esta solapa nos permite
acceder a todos aquellos comandos que facilitan la mejora en la
presentacin de la informacin, como pueden ser los cambios de formato
de carcter, alineaciones de datos en las celdas, formato de nmero,
aplicacin de estilos, entre otras operaciones.

4.2.1 Fuente
El grupo Fuente nos permite aplicar formato a los datos que se encuentran
organizados en las celdas, las cuales han sido seleccionadas previamente.

Uno de los cambios de formato ms comunes que puedes hacer es el de


tipo de la fuente que muestran los datos que se encuentran en las celdas.

Una vez que se has encontrado la fuente que buscas basta con hacer clic
sobre ella para aplicarla.

Si conoces el nombre no ser necesario que busques la fuente en la lista,


puedes escribir directamente en la caja de texto que contiene el nombre
de la fuente actual, ya que se trata de un cuadro editable. A medida que
escribes, el cuadro se va auto rellenando con la fuente que cree que se est
buscando, de modo que es posible que al introducir nicamente dos o tres
letras, ya se muestre la que te interesa.

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Al hacer clic en la flecha de la esquina inferior derecha de cada panel de los
grupos Fuente, Alineacin y Nmero se abre el mismo cuadro de dilogo,
con la diferencia de la pestaa activa que muestra.

Permite aplicar tipografa, estilo, tamao, subrayado, efectos y color.

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4.2.2. Alineacin

Permite indicar el tipo de alineacin horizontal y vertical de los datos que


tiene almacenados cada celda, combinar celdas, ajustar, cambiar la
orientacin e inclinacin del texto segn la cantidad de grados
especificados.

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El comando Combinar y centrar une las celdas seleccionadas en una celda
de mayor tamao y centra el contenido en la nueva celda. Para revertir
esta situacin se debe desactivar la casilla de verificacin del comando
Combinar celdas haciendo clic sobre la tilde que muestra el cuadrado.

Generalmente se utiliza para crear etiquetas que abarcan varias columnas.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa


obligatoria: Libro Manual de Office 2010, Pg. 231.

4.2.3 Nmero

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Cuando hablamos de formato de nmeros nos referimos a como se ve un
nmero en una celda de Excel. Al cambiar el formato de un nmero en una
hoja de Excel, slo estamos cambiando lo forma en que Excel exhibe el
nmero. El nmero en s mismo no cambia. Por ejemplo: all vimos que
cuando vemos la fecha "9/05/2006" en una celda, Excel "ve" el nmero
38846 que es la cantidad de das transcurridos desde el 1/01/1900 hasta el
9/05/2006.

En la lista Categora, haz clic en el formato que desees usar y, a


continuacin, ajusta la configuracin si fuera necesario. Por ejemplo, si
usas el formato Moneda, puedes seleccionar un smbolo de moneda
diferente, mostrar ms o menos posiciones decimales o cambiar la forma
en que se muestran los nmeros negativos.

En el siguiente ejemplo se observan dos datos de tipo Fecha en diferentes


celdas. Para calcular la duracin del contrato, es decir, la cantidad de das
existentes entre una y otra fecha, Excel debe convertir cada dato en
formato nmero, como se observa en la segunda figura, y posteriormente
realizar la resta de ambas cantidades.

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Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa
obligatoria: Libro Manual de Office 2010 Pg.205, as como tambin el
Libro Microsoft e Office 2010 Todo prctica Pg. 261.

4.2.4 Estilos
En la pestaa Inicio encontramos estilos predefinidos listos para aplicarlos
a nuestra tabla o celda, de modo que adquiera un aspecto elegante
rpidamente.

Formato Condicional

El formato condicional es una funcionalidad de gran utilidad al momento


de realizar el anlisis de datos ya que nos permite aplicar un formato
especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto hace

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posible aplicar un tipo de fuente especfico o un color de relleno diferente
para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y as poder
identificarlas fcilmente en pantalla.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa


obligatoria: Libro Microsoft e Office 2010 Todo prctica Pg. 261 y el
Manual de Office 2010 Pg. 233.

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Dar formato como tabla

Esta opcin nos permite aplicar formato rpidamente a un conjunto de


celdas y lo convierte en una tabla seleccionando un estilo especfico.

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Estilos de celda

Excel provee de estilos de celda predefinidos, los cuales se pueden utilizar


para aplicar un formato a las celdas de manera rpida y conveniente.

Tambin se puede definir y crear nuestros propios estilos de celda.

Una vez que tienes ese estilo de celda que se aplicar continuamente a tus
reportes, lo mejor es guardarlo para que se encuentre disponible en todo
momento. Solamente se debe seleccionar la celda que contiene el formato
adecuado y pulsar el botn desplegable Estilos de celda y seleccionar la
opcin Nuevo estilo de celda. Se mostrar el cuadro de dilogo Estilo.

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Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa
obligatoria: Libro Microsoft e Office 2010 Todo prctica Pg. 261 y el
Manual de Office 2010 Pgs. 223, 231.

4.2.5 Celdas
El grupo Celdas permite:

Insertar: celdas, filas, columnas y hojas.

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Eliminar: celdas, filas, columnas y hojas.

Aplicar formato a las celdas, como por ejemplo, alto de fila, ancho
de columna, ocultar, proteger.

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4.3 Creacin de frmulas

Las frmulas son expresiones creadas por el usuario, que se utilizan


para realizar clculos o procesamiento de valores, produciendo un
nuevo valor que ser asignado a la celda en la cual se ha creado dicha
frmula. En una frmula, por lo general, intervienen valores que se
encuentran en una o ms celdas de un libro de trabajo.

Las frmulas estn conformadas por:

Operadores de clculo, operandos: los operadores especifican el


tipo de operacin o procesamiento que se desea realizar con los elementos
de una frmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de
operadores: aritmticos, de comparacin, texto y de referencia.

Los que se usan comnmente son los operadores aritmticos: +, -, * , /, ^ y


%.

Imagen 1 Recuperada de la web

Referencias a las celdas (anteriormente se coment que no es


conveniente trabajar con valores numricos directamente porque si stos
se modifican los resultados en donde intervienen los mismos no se
actualizan automticamente).

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y con frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una
celda, se debe colocar como primer carcter el signo igual (el signo igual =
le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una frmula).
Si directamente escribimos la frmula omitiendo el signo, el Excel
considera que se ha ingresado un dato de tipo alfanumrico, por
consiguiente muestra el mismo en forma literal como una cadena de
caracteres, es decir, no realiza el clculo.

Cuando se escribe la frmula no se deben dejar espacios


en blanco dentro de la misma.

Por ejemplo, la frmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que


contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuacin, se le sume
el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado (la multiplicacin *
tiene mayor prioridad, es decir, se calcula en primer lugar, que la suma + ).
Si la celda A5 contiene el valor numrico 10, la celda A4 contiene el valor
numrico 5, entonces, esta frmula al ser calculado por el Excel producir
25 como resultado final, el cual ser asignado a la celda en la que se
ingres la frmula.

El contenido de las celdas que utilizamos en las operaciones de las


frmulas debe ser numrico; si por equivocacin incluimos en la frmula
una celda que contenga un texto, puede darnos error. El error se muestra
de la siguiente forma: #VALOR! y significa, como ya mencionamos, que
hay un texto en la celda que queremos efectuar una operacin
matemtica.

La celda donde nos posicionamos para efectuar el clculo nunca debe estar
incluida dentro de la frmula.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la


celda #TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del
tipo de error.

Ejemplos de errores al momento de crear una frmula:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente


o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

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#NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de
operando incorrecto, como puede ser sumar celdas que contienen
textos.

#DIV/0! cuando se divide un nmero por cero.

#NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula.

#N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o


frmula.

#REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida.

#NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una


frmula o funcin.

#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no


se intersectan.

Utilizacin de parntesis

Para cambiar el orden de evaluacin de los operadores, se debe escribir


entre parntesis la parte de la frmula a la que se requiere cambiar el
orden preestablecido, de tal forma que sta se procese o calcule antes que
las dems. Los parntesis se deben colocar por pares, es decir, un
parntesis que abre y otro parntesis que cierra.

Por ejemplo, la siguiente frmula =10+7*5 produce como resultado 45


porque Excel calcula la multiplicacin antes que la suma. La frmula
multiplica 7 por 5 y luego suma 10 al resultado.

Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar el orden de


evaluacin, la frmula se puede escribir como =(10+7)*5. En este caso
Excel sumar 10 ms 7 y luego multiplica el resultado por 5, con lo que se
obtiene 85.

En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la


frmula le indican a Excel que calcule primero la suma del valor que
contiene la celda B4 ms el valor constante 30, y despus divida el
resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se
encuentran en las celdas G5, G6 y G7.

=(B4+30)/SUMA(G5:G7)

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Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa
obligatoria: Libro Microsoft e Office 2010 Todo prctica Pg. 283 as
como tambin el Manual de Office 2010 Pg. 207.

Clculo de porcentajes

Para calcular un porcentaje, la forma ms conveniente de hacerlo es


colocar el mismo en una celda con formato porcentual, posteriormente, en
la frmula se debe multiplicar la celda en donde se encuentra el porcentaje
y la celda en donde se encuentra la cantidad sobre la cual se desea obtener
el mismo.

Ejemplo:

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa


obligatoria: Libro Manual de Office 2010 Pg. 207.

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4.3.1 Referencias relativas y absolutas
Referencias relativas. Una referencia relativa de celda en una frmula
siempre conserva la posicin relativa entre la celda que contiene la frmula
y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha frmula de una
celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de celda
en la frmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada,
cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas.

Cuando se copia una frmula de una celda a otra celda, la referencia a


celdas en las frmula que se crea en la celda destino se ajusta
automticamente; por ejemplo, si la celda B2 contiene la frmula =A1 (que
hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se
modifica automticamente la frmula obtenindose en la celda B3 la nueva
frmula como =A2.

Frmula, con referencia relativa, copiada de la celda B2 a la celda B3

Ejemplo prctico: en este ejemplo cada empleado cobra un premio distinto


y se ha cargado respectivamente en una columna en la fila cada uno.

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Referencias absolutas (tambin se la denomina celda fija o congelada).
Una referencia absoluta de celda en una frmula siempre hace referencia a
la misma celda ubicada en una columna y fila especfica. Si se traslada
dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia
absoluta de celda en la celda destino no vara. De forma predeterminada
cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas y para
cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del
nombre de columna y del nmero de fila de la celda, por ejemplo $A$1.

Si una frmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras


celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula
=$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la
celda B2 a la celda B3, la frmula es la misma en ambas celdas.

Frmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3.

Ejemplo prctico: en este ejemplo el premio ya se ha cargado en una celda


y es para todos los empleados el mismo valor.

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Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna
El propsito de absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una
haber utilizado referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras
este ejemplo que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si se
sumando un valor, traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se
es para aclarar cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.
que no siempre se
utilizan referencias Si una frmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras
absolutas en el celdas, la referencia relativa se modifica automticamente y la referencia
clculo de absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula =A$1, que contiene una
porcentaje. referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la celda
B2 a la celda C3, la nueva frmula que contendr la celda C3 es entonces
=B$1.

Frmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3.

Ejemplo prctico: en este ejemplo se deben calcular el valor de las


columnas Aguinaldo, Sueldo + Aguinaldo, Aporte y Total a Cobrar.

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Observando el listado de empleados de la ferretera Blanco y las
actividades propuestas para realizar sobre dicha planilla:
1) En qu caso se necesita utilizar referencias relativas en las
frmulas?
2) En qu caso se necesita utilizar referencias absolutas en las
frmulas?

4.4 Insercin de objetos


En la ficha Insertar se encuentran los siguientes grupos: Tablas,
Ilustraciones, Grficos, Minigrficos, Filtro, Vnculos, Texto y Smbolos.

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4.4.1 Funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales
ejecutan clculos utilizando los valores especificados (denominados
argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o
grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar
operaciones simples o complejas.

Todas las funciones de Excel se expresan de la siguiente manera:

=Funcin( )

En donde = significa que la celda contendr una frmula a travs de una


funcin.

Funcin es la expresin genrica de cualquier funcin de Excel.

( ) se denomina argumento.

Cabe aclarar que si en el argumento de cualquier funcin se observa :


(dos puntos), ste se denomina rango, por ejemplo =suma(A1:B5), suma
todos los nmeros comprendidos entre A1 y B5.

Si dentro del argumento las celdas estn separadas por ; (punto y coma) la
funcin se ejecuta para cada celda que se menciona dentro del argumento,
es decir que se encuentran separadas por punto y coma, por ejemplo
=suma(A1;B5) realiza la suma entre la celda A1 y B5, que es igual a hacer
=A1+B5.

Estructura de las funciones incluidas en Excel:

=Nombre de la funcin(argumento 1;argumento 2;;argumento n)

Nombre de funcin. Cada una de las funciones incluidas en Excel


tiene un nombre nico que las diferencia unas de otras. Este
nombre es una cadena de caracteres alfabticos, por ejemplo, la
funcin PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o ms
puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman,
como por ejemplo la funcin CONTAR.SI.

Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por


punto y coma (;), y pueden ser nmeros, referencias de celda, texto
entre comillas, valores lgicos como VERDADERO o FALSO,
matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden
ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. La cantidad de
argumentos que deban ingresarse a una funcin es definido por la

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funcin misma, y cada uno de estos argumentos deber ser un valor
vlido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es
especificado por la funcin. Algunas funciones no necesitan
argumentos como la funcin HOY( ). Ntese que a pesar de no
tener argumentos esta funcin, es obligatorio colocarle tanto el
parntesis de apertura como el de cierre.

La estructura de una funcin comienza por el nombre de la


funcin, un parntesis de apertura, los argumentos de la
funcin separados por punto y coma y un parntesis de cierre.

Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y


se presiona el botn para insertar una funcin en la barra de frmulas
, si est activa esta barra de frmulas; o se abre el men Frmula
y a continuacin se selecciona la opcin Insertar Funcin.

Si se elige la herramienta Insertar Funcin:

Se abre el siguiente cuadro de dilogo:

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Se selecciona la categora en la lista desplegable y luego se selecciona la
funcin que se necesite.

En la ficha Frmulas, en el grupo Biblioteca de Funciones, se pueden


visualizar las categoras de las mismas representadas con conos que hacen
referencia a cada una. En cada uno de ellos se puede desplegar una lista en
donde se puede seleccionar la funcin que se est necesitando emplear.

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Ejercicio Prctico: al ejercicio que se vena resolviendo se le agreg como
actividad el clculo del Total a abonar por la empresa en funcin de los
Totales a Cobrar por empleado.

Para calcular el Total a Abonar se puede utilizar una frmula o una


funcin.

En primer lugar se utilizar una frmula para obtener el resultado que se


est buscando.

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Ahora se utilizar la funcin SUMA:

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Como se pudo observar, por ambos caminos se lleg al mismo resultado,
pero en este caso resulta conveniente utilizar la funcin porque en la
frmula se deben detallar cada una de las celdas.

Paleta de funciones: cuando insertes una funcin, la Paleta de frmulas te


servir de ayuda, la misma muestra el nombre de la funcin, cada uno de
sus argumentos, una descripcin de la funcin y de cada argumento, el
resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula.

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Explicacin y sintaxis de las funciones que se van a
utilizar en la materia

SUMA: Suma todos los nmeros de un rango.

Sintaxis:

SUMA(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros cuya suma deseas


obtener.

Se toman en cuenta nmeros, valores lgicos y representaciones de


nmeros que escribas directamente en la lista de argumentos.

Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se


contarn los nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por alto
las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error en esa
matriz o referencia.

Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda


traducir a nmeros causarn errores.

Ejemplos

Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50:


SUMA(A2:C2) es igual a 50

PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmtica) de los


argumentos.

Sintaxis

PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1;nmero2; ... son de 1 a 30 argumentos numricos cuyo promedio


deseas obtener.

Observaciones

Los argumentos deben ser nmeros o nombres, matrices o referencias que


contengan nmeros.

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Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o
celdas vacas, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las
celdas cuyo valor sea 0.

Sugerencia. Al calcular el promedio de las celdas, ten en cuenta la


diferencia entre las celdas vacas y las que contienen el valor cero,
especialmente si has desactivado la casilla de verificacin Valores cero de
la ficha Ver comando Opciones del men Herramientas. Las celdas vacas
no se cuentan pero s los valores cero.

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2:

PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11

PROMEDIO(A1:A5) es igual a SUMA(A1:A5)/CONTAR(A1:A5), que es igual a


11.

MIN: Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MIN(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1;nmero2; ... son entre 1 a 30 nmeros cuyos valores mnimos


deseas encontrar.

Puedes especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas,


valores lgicos o representaciones textuales de nmeros. Los
argumentos que son valores de error o texto que no se puede
traducir a nmeros, causan errores.

Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los


nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores
lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia
se pasan por alto. Si los valores lgicos o el texto no deben pasarse
por alto, utiliza la funcin MINA.

Si los argumentos no contienen nmeros, MIN devuelve 0.

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27, y 2:

MIN(A1:A5) es igual a 2

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MIN(A1:A5;0) es igual a 0

MAX: Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.

Sintaxis

MAX(nmero1;nmero2; ...)

Nmero1; nmero2; ... son entre 1 y 30 nmeros para los que se desea
encontrar el valor mximo.

Puedes especificar argumentos que sean nmeros, celdas vacas,


valores lgicos o representaciones de nmeros en forma de texto.
Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se
puedan traducir a nmeros causan errores.

Si un argumento es una matriz o referencia, se usarn slo los


nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores
lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia
se pasarn por alto. Utiliza MAXA si no se deben pasar por alto los
valores lgicos y el texto.

Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.

Ejemplos

Si A1:A5 contiene los nmeros 10, 7, 9, 27 y 2, entonces:

MAX(A1:A5) es igual a 27

MAX(A1:A5;30) es igual a 30

CONTARA: Cuenta el nmero de celdas que no estn vacas y los


valores que hay en la lista de argumentos. Usa CONTARA para
contar el nmero de celdas que contienen datos en un rango o
matriz.

Sintaxis

CONTARA(valor1;valor2; ...)

Valor1; valor2; ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores


que deseas contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de informacin,
incluyendo texto vaco ("") pero excluyendo celdas vacas. Si un argumento

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es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacas que se
encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesitas contar valores
lgicos, texto, o valores de error, usa la funcin COUNT.

Ejemplos

En el ejemplo siguiente,

CONTARA(A1:A7) es igual a 6

CONTARA(A4:A7) es igual a 4

CONTAR: Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros y los


nmeros en la lista de argumentos. Usa CONTAR para obtener el
nmero de entradas en un campo numrico de un rango o de una
matriz de nmeros.

Sintaxis

CONTAR(ref1;ref2; ...)

Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer


referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.

Los argumentos que son nmeros, fechas o representaciones


textuales de nmeros se cuentan; los argumentos que son valores
de error o texto que no puede traducirse a nmeros se pasan por
alto.

Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se cuentan los


nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas
vacas, valores lgicos, texto o valores de error de la matriz o de la
referencia. Utiliza la funcin CONTARA si necesitas contar valores
lgicos, texto o valores de error.

34
Ejemplos

En el ejemplo siguiente,

CONTAR(A1:A7) es igual a 3

CONTAR(A4:A7) es igual a 2

Ejercicio prctico:

35
Observando las actividades planteadas:
1) Cmo calcularas los resultados solicitados? A travs de frmulas
o funciones?
2) Qu funciones utilizaras en aquellos casos que sea necesario?
Qu argumentos colocaras en cada una?

A continuacin se puede visualizar la planilla del ejercicio con los


resultados obtenidos.

36
A continuacin se puede visualizar la planilla del ejercicio con las funciones
que se utilizaron editadas:

Calcular un valor basado en una condicin

Una frmula de Microsoft Excel realiza clculos con valores de la hoja de


clculo. Normalmente, las frmulas realizan clculos con todos los valores
de un rango determinado.

Sin embargo, qu sucede si deseas que Excel cambie la frmula si una


determinada condicin es cierta o si deseas incluir en el clculo slo los
valores que cumplan determinadas condiciones? Por ejemplo, es posible
que desees hacer un seguimiento de los pedidos hechos por los
vendedores y despus resumir las ventas de cada vendedor sin volver a
organizar los datos. O tal vez desees determinar la cantidad de bonificacin
por cada venta, basada en la cantidad total facturada. Cuando desees que
las frmulas realicen pruebas condicionales, puedes utilizar frmulas
condicionales en Excel.

Excel incluye tres funciones de hoja de clculo que calculan resultados


basados en condiciones.

Para contar el nmero de veces que un valor especfico aparece en


un rango de celdas, utiliza la funcin de hoja de clculo CONTAR.SI.

Para calcular una cantidad total basada en una sola condicin,


utiliza la funcin de hoja de clculo SUMAR.SI.

Para devolver un valor de dos, por ejemplo el porcentaje de


bonificacin, utiliza la funcin de hoja de clculo SI.

37
Funciones de hoja de clculo y CONTAR.SI y SUMAR.SI

Imagina que deseas crear un resumen que muestre, para cada vendedor, el
nmero total de pedidos hechos y la cantidad total facturada durante un
perodo determinado. Para contar el nmero de pedidos hecho, utiliza la
funcin de hoja de clculo CONTAR.SI. Para calcular la cantidad total
facturada, utiliza la funcin de hoja de clculo SUMAR.SI.

CONTAR.SI: Cuenta las celdas, dentro del rango, que no estn en


blanco y que cumplen con el criterio especificado En este ejemplo, la
funcin de hoja de clculo CONTAR.SI cuenta el nmero de pedidos
hechos por cada vendedor.

La funcin CONTAR.SI tiene dos argumentos: el rango que debe


comprobarse y el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio).

Sintaxis

=CONTAR.SI(rango;criterio)

Para Buchanan, la funcin (de la celda B32) tiene esta forma:


=CONTAR.SI(A2:A26;A32)

La funcin cuenta el nmero de veces que el nombre de la celda A32 (el


argumento criterio) aparece en la lista Vendedores (A2:A26, el argumento
rango).

Sintaxis

CONTAR.SI(rango;criterio)

Rango: es el rango dentro del cual desea contar el nmero de celdas que
no estn en blanco.

38
Criterio: es el criterio en forma de nmero, expresin o texto, que
determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento
criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas".

Ejemplos

Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas",


"melocotones" y "manzanas" respectivamente.

CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2

Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente.

CONTAR.SI(B3:B6;">55") es igual a 2

SUMAR.SI: Busca un valor dentro de un rango y despus suma todos


los valores correspondientes en otro rango En este ejemplo, la
funcin de hoja de clculo SUMAR.SI calcula la cantidad total
facturada por cada vendedor.

La funcin de hoja de clculo SUMAR.SI. tiene tres argumentos: el rango


que debe comprobarse, el valor que debe buscarse dentro del rango (el
criterio) y el rango que contiene los valores que deben sumarse.

=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Para Buchanan, la funcin (de la celda C32) tiene esta forma:


=SUMAR.SI(A2:A26;A32;B2:B26)

La frmula busca el texto de la celda A32 (el argumento criterio) en la lista


Vendedores (A2:A26, el argumento rango) y despus suma las cantidades

39
correspondientes de la columna Total factura (B2:B26 el argumento
rango_suma).

Funcin de hoja de clculo SI

SI: La funcin de hoja de clculo SI comprueba (valida) una


condicin que ha de ser verdadera o falsa. Si la condicin es
verdadera, la funcin devuelve un valor y, si es falsa, devuelve otro
valor.

Imagina que la organizacin determina las bonificaciones por venta en una


escala variable que otorga un 10 o un 15 por ciento segn la cantidad
facturada. Para determinar cul de los dos valores usar, basndose en una
condicin que puede ser verdadera o falsa, utiliza la funcin de hoja de
clculo SI.

La funcin de hoja de clculo SI devuelve una bonificacin del 10% o del


15% segn la cantidad facturada.

Esta funcin tiene tres argumentos: la condicin que se deseas comprobar,


el valor que se devolver si la condicin es verdadera y el valor que se
devolver si la condicin es falsa.

=SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Para la facturacin de 8.000 de Suyama, la funcin (de la celda C4) tiene


esta forma:
=SI(B4<10000;10%;15%)

Si la cantidad facturada es inferior a 10.000 $ (el argumento


prueba_lgica), la bonificacin ser del 10 por ciento (el argumento
valor_si_verdadero). Si la cantidad facturada son 10.000 $ o ms, la
bonificacin ser del 15 por ciento (el argumento valor _si_falso).

40
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si
dicho argumento es FALSO.

Utiliza SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_ lgica es cualquier valor o expresin que puede evaluarse como


VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el
valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como
VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO.

Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin.

Operadores de comparacin: se pueden comparar dos valores con los


siguientes operadores. Al comparar dos valores con estos operadores, el
resultado es un valor lgico, bien VERDADERO bien FALSO

Fuente: elaboracin propia

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento


prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena
de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala
como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto".
Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento
valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para
mostrar la palabra VERDADERO, utiliza el valor lgico VERDADERO para
este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula.

41
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es
FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto
excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin
SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica
es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de
valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico
FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir,
despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de
cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula.

Observaciones

Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos


valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms
elaboradas. Ve el ltimo de los ejemplos citados a continuacin.

Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se


evalan, la funcin SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de
las instrucciones.

Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz, cada


elemento de la matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin
SI.

Ejemplos

En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una frmula para


calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la frmula de A10 es igual
o menor que 100, la siguiente funcin mostrar "Dentro de presupuesto".
De lo contrario, la funcin mostrar "Presupuesto excedido".
SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto
excedido")

En el siguiente ejemplo, si el valor en la celda A:10 es 100,


prueba_lgica ser VERDADERO y se calcular el valor total del rango
B5:B15. De lo contrario, prueba_lgica ser FALSO y se devolver una
cadena de texto vaca ("") que borrar el contenido de la celda que
contenga la funcin SI.
SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"")

Supongamos que una hoja de clculo contiene las cifras de los


gastos actuales y los pronosticados. Las celdas B2:B4 contienen los "Gastos
actuales" para enero, febrero y marzo: 1500 $; 500 $; 500 $. Las celdas
C2:C4 contienen los "Gastos pronosticados" para los mismos perodos: 900
$; 900 $; 925 $.

42
Con las siguientes frmulas puedes escribir una frmula que compruebe si
te has excedido el presupuesto:

SI(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a


"Presupuesto excedido"

SI(B3>C3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a


"Aceptar"

Supongamos que deseas calcular diferentes porcentajes de


descuento segn la categora a la que pertenece el empleado:

Se podra utilizar la siguiente funcin anidada SI:


=SI(B2="A";C2*$B$8;SI(B2="B";C2*$B$9;C2*$B$10))

Como se observa, la segunda funcin SI representa tambin el argumento


valor_si_falso de la primera instruccin SI.

Ejercicio prctico: en el siguiente ejercicio se deben calcular las columnas


en funcin de las actividades planteadas.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa


obligatoria: Libro Manual de Office 2010 Pg. 255 y el libro Microsoft e
Office 2010 Todo prctica Pg. 283.

43
Teniendo en cuenta que para calcular el valor de cada columna se debe
validar si se cumple una condicin u otra y en base a esto ejecutar una u
otra accin, qu funcin debes utilizar?

44
Clculo columna Vacaciones:

Clculo columna Plus:

Ejercicio prctico: en el siguiente ejercicio se muestra un listado de


pelculas a las cuales se les debe calcular el Descuento y el Impuesto segn
su gnero y valor.

45
Est claro que para calcular ambas columnas se debe utilizar funcin SI
porque hay diferentes porcentajes de acuerdo al gnero y al valor de las
pelculas. Teniendo en cuenta la cantidad de posibles situaciones,
cuntas funciones SI se deben utilizar?

46
Clculo columna Descuento:

Clculo columna Impuesto:

47
4.4.2 Tablas
Dentro del grupo Tablas, el Excel nos da la posibilidad de insertar: tablas y
tablas dinmicas.

Nos permite insertar tablas para administrar y analizar datos relacionados.

Las tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja
ms fcilmente, tambin conocidas como tablas pivote son una
herramienta para el anlisis de datos dentro de una base de datos o tabla
de datos.

Su ventaja y funcionalidad radica en la capacidad de concentrar los datos


de los campos de inters de la base de datos y realizar diferentes
operaciones de agrupacin y ordenacin con ellos.

Las tablas dinmicas nos permiten resumir los datos e insertar un grfico
dinmico, las mismas consiste en el resumen de un conjunto de datos,
atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla
de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es
dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando
datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos
origen.

4.4.3 Ilustraciones
Dentro del grupo Ilustraciones se encuentran las herramientas Imagen,
Imgenes prediseadas, Formas, SmartArt, Grfico y Captura.

Imagen

Para insertar una imagen que se encuentre guardada en nuestro disco se


debe hacer clic en el cono Imagen de la cinta de opciones correspondiente
a la pestaa Insertar.

48
Si se inserta la imagen desde un archivo, en la parte inferior derecha del
cuadro de dilogo en el que la seleccionamos, si elegimos Insertar, sta se
guardar en el mismo archivo de documento.

Seleccionando Vincular al archivo, Excel 2010 abrir la imagen


desde donde se le ha indicado que se encuentra: esto puede ser
problemtico en caso de que la movamos a otra carpeta o
borremos, pero la ventaja ser que nuestro documento no ocupar
tanto espacio.

49
Si seleccionamos Insertar y vincular se guardar la imagen en el
documento y a la vez se crea un vnculo al archivo de la misma: si
sta se borra o renombra se usar la incrustada en la planilla.

Tambin se puede insertar de entre las Imgenes prediseadas que vienen


con Microsoft Office.

Formas

Para insertar una Forma se debe hacer clic en el icono Formas de la cinta
de opciones correspondiente a la pestaa Insertar: se selecciona la que se
desea, se hace clic en la pgina y se arrastra el ratn hasta darle el tamao
deseado para despus soltar el botn.

Para modificar la Forma hacemos clic con el botn derecho sobre ella y
seleccionamos Formato de forma o Ms opciones de diseo.

SmartArt

Un elemento grfico SmartArt es una representacin visual de la


informacin que se puede crear de forma fcil y rpida eligiendo entre los
diferentes diseos, con el objeto de comunicar mensajes o ideas
eficazmente de forma grfica.

Al crear un elemento grfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un


tipo de elemento grfico SmartArt, como Proceso, Jerarqua, Ciclo o
Relacin. Cada tipo de elemento grfico SmartArt contiene varios diseos
diferentes.

Una vez elegido el diseo, es muy fcil cambiar el diseo o tipo de


elemento grfico SmartArt. La mayor parte del texto y el resto del
contenido, as como los colores, estilos, efectos y el formato de texto, se
transfieren automticamente al nuevo diseo.

A medida que agregas y modificas el contenido en el panel de texto, el


elemento grfico SmartArt se actualiza automticamente, es decir, las
formas se agregan o se quitan segn sea necesario.

Tambin puedes agregar y quitar formas en un elemento grfico SmartArt


para ajustar la estructura del diseo. Por ejemplo, aunque el diseo
Proceso bsico aparezca con tres formas, puede ser que tu proceso solo
necesite dos o quizs cinco. A medida que agregas o quitas formas y
modificas el texto, la disposicin de las formas y la cantidad de texto que

50
contienen se actualizan automticamente y se mantiene el diseo y el
borde original del diseo del elemento grfico SmartArt.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa


obligatoria: Libro Manual de Office 2010 Pg. 245.

4.4.4 Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo,
tiene como objetivo facilitar tu interpretacin visualizando la informacin
en forma ms rpida y sencilla.

A menudo un grfico dice mucho ms que una serie de datos clasificados


por filas y columnas.

Cuando se crea un grfico en Excel, se puede optar por crearlo:

Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal


como cualquier otro objeto.

Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el


grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo
de objeto.

Elegir el tipo de grfico adecuado para mostrar la informacin es de suma


importancia. Cada tipo de grfico desplegar la informacin de una manera
diferente as que utilizar el grfico adecuado ayudar a dar la
interpretacin correcta a los datos.

Estos son los tipos de grficos ms utilizados en Excel:

o Grficos de columna

Un grfico de columnas muestra los valores y los grupos de series como


conjuntos de columnas verticales agrupadas por categora. Los valores se
representan por el alto de las columnas con relacin al eje Y. Las etiquetas
de las categoras aparecen en el eje X. Los grficos de columnas suelen
utilizarse para comparar valores de categoras.

Hay tres tipos de grficos de columnas: de columna, de columna apilada y


de columna 100% apilada.

Este tipo de grfico hace un nfasis especial en las variaciones de los datos
a travs del tiempo. Las categoras de datos aparecern en el eje horizontal
y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de
grfico con los grficos de barra, donde la diferencia principal es que en los
grficos de barra las categoras aparecen en el eje vertical.

51
o Grficos de lnea

Los grficos de lneas muestran una serie como un conjunto de puntos


conectados mediante una lnea. Los valores se representan por el alto de
los puntos con relacin al eje Y. Las etiquetas de las categoras se
presentan en el eje X. Los grficos de lneas suelen utilizarse para comparar
valores a lo largo del tiempo.

Existen dos tipos de grficos de lneas: de lneas y de lneas suavizadas.

Un grfico de lnea muestra las relaciones de los cambios en los datos en


un perodo de tiempo. Este grfico es comparado con los grficos de rea,
pero los grficos de lnea hacen un nfasis especial en las tendencias de los
datos ms que en las cantidades de cambio como lo hacen los grficos de
rea.

o Grficos circulares

Los grficos circulares muestran los datos de los valores en formato de


porcentajes de un total. Las categoras se representan mediante sectores
individuales. El tamao del sector viene determinado por el valor. Los
grficos circulares suelen utilizarse para mostrar porcentajes.

Existen dos tipos de grficos circulares: circulares y circulares seccionados.

52
Tambin conocidos como grficos de pie (en ingls) o grficos de pastel.
Estos grficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran
los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

o Grficos de Barra

Los grficos de barras muestran las series como conjuntos de barras


horizontales agrupadas por categora. Los valores se representan por la
longitud de las barras con relacin al eje X. Las etiquetas de las categoras
se presentan en el eje Y. Los grficos de barras suelen utilizarse para
comparar valores de categoras.

Existen tres tipos de grficos de barras: de barras, de barras apiladas y de


barras 100% apiladas.

Un grfico de barra hace un nfasis en la comparacin entre elementos en


un perodo de tiempo especfico. Este tipo de grfico incluye cilindros,
conos y pirmides.

o Grficos de rea

Los grficos de reas muestran las series como un conjunto de puntos


conectados por una lnea, con un rea rellenada por debajo de la lnea. Los

53
valores se representan por el alto de los puntos con relacin al eje Y. Las
etiquetas de las categoras aparecen en el eje X. Los grficos de reas
suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo.

Existen tres tipos de grficos de reas: de reas, de reas apiladas y de


reas 100% apiladas.

Los grficos de rea muestran la importancia de los valores a travs del


tiempo. Un grfico de rea es similar a un grfico de lnea, pero ya que el
rea entre las lneas est relleno, el grfico de rea le da una mayor
importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un grfico
de lnea.

o Grficos XY (Dispersin)

Los grficos XY o de dispersin muestran las series como un conjunto de


puntos. Los valores se representan por la posicin de los puntos en el
espacio del grfico. Las categoras, por su parte, por diferentes puntos del
grfico. Los grficos de dispersin suelen utilizarse para comparar valores
distintos de las categoras.

Hay tres tipos de grficos de dispersin: XY de dispersin, de dispersin con


puntos de datos conectados por lneas y de dispersin con puntos de datos
conectados por lneas suavizadas.

Los grficos de dispersin son tiles para mostrar la relacin entre


diferentes puntos de datos. Este tipo de grfico utiliza valores numricos
para ambos ejes en lugar de utilizar categoras en alguno de los ejes como
en los grficos anteriores.

54
o Grficos de burbujas

Los grficos de burbujas muestran las series como un conjunto de


smbolos. Los valores se representan por la posicin del punto en el espacio
del grfico y el tamao del smbolo. Las categoras, por su parte, por
diferentes smbolos en el grfico. Slo existe un tipo de grfico de burbujas.

o Grficos de Anillos

Los grficos de anillos muestran los datos de los valores en formato de


porcentajes de un total. Las categoras se representan mediante sectores
individuales. Los grficos de anillos suelen utilizarse para mostrar
porcentajes. Son idnticos en cuanto a funciones a los grficos circulares.

Existen dos tipos de grficos de anillos: de anillos y de anillos seccionados.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa


obligatoria: Libro Manual de Office 2010 Pg. 235 y el libro Microsoft e
Office 2010 Todo prctica Pg. 337.

4.4.5 Vnculos
El grupo Vnculos nos permite crear un hipervnculo o enlace a un archivo,
a una direccin de correo electrnico, a una direccin WEB, a un programa,
entre otras opciones.

4.4.6 Texto
El grupo Texto nos permite insertar cuadros de texto, objetos creados en
Word Art, encabezado y pie de pgina, objetos, entre otras opciones.

La posibilidad de insertar un cuadro de texto, es til por ejemplo cuando se


est dibujando en Excel y se desea agregar un texto en algn lugar del
dibujo o cerca del mismo, ya que si desea hacerlo con el cursor de Excel de
la manera corriente, se complica porque el rea del dibujo no permite el
ingreso para escribir.

Los cuadros de texto suelen ser rectangulares, generalmente tienen un


fondo blanco y estn vacos de texto, para que el usuario pueda escribir en
stos.

55
La herramienta Word Art nos permite insertar objetos independientes de
texto con formatos decorativos preestablecidos, los cuales pueden ser
modificados por el usuario.

La opcin Insertar un Objeto nos permite colocar cualquier elemento como


archivo de texto, audio, imagen, etc. El hecho de insertar un objeto
vinculado implica que el mismo se modificar en el archivo destino cada
vez que sufra alguna modificacin en su archivo origen.

4.5 Edicin de datos


En este punto del programa se va a considerar la expresin: edicin de
datos como aquella que integra las operaciones de ordenamiento, filtrado
y clculo de subtotal sobre una lista de datos estructurada dentro de una
planilla de clculo. Las herramientas que permiten realizar estas acciones
se encuentran dentro de la ficha Datos de la Cinta de opciones.

Una lista de datos en Excel se define como un conjunto de datos


organizados en filas o registros, en la que la fila superior contiene las
cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las dems filas
contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de
hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un
registro de entrada y cada columna un campo.

Las listas son muy tiles porque adems de almacenar informacin,


incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos
datos de forma muy cmoda.

4.5.1 Ordenamiento por columnas y niveles


Cuando disponemos de un listado compuesto por muchos registros, lo ms
habitual es ordenarlos siguiendo algn criterio. Esta ordenacin se puede
hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por
diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarqua que debe
establecerse.

Para hacer una ordenacin simple debemos posicionarnos en la columna


que se necesite ordenar y, desde la pestaa Datos, se debe hacer clic en los

botones de la seccin Ordenar y filtrar, se puede dar la orden de


ordenar en forma o descendente o ascendente respectivamente.

56
El botn Ordenar nos permite ordenar por ms de un criterio de
ordenacin. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de dilogo donde podemos
seleccionar los campos por los que queremos ordenar.

Slo si algn dato perteneciente a la columna que se eligi como primer


criterio para ordenar se repite, el Excel tendr en cuenta el segundo
criterio, y, slo si se repiten a la vez los datos del primer y segundo
criterio elegido, el Excel considerar el tercer criterio de ordenacin

En el desplegable Ordenar por se debe elegir la columna. Si los datos


tienen un encabezado que les da nombre, Excel los mostrar. Si no,
mostrar los nombres de columna (columna A, columna B, ...).

Luego se debe indicar en qu se basa nuestra ordenacin (Ordenar


segn). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el
color de su texto o fondo, o su cono.

57
Y cul es el Criterio de ordenacin: Si ascendente (A a Z),
descendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio personalizado
como: lunes, martes, mircoles...

Cuando se ha completado un criterio, se puede incluir otro pulsando


Agregar nivel, como se muestra en la imagen. De forma que se puede
ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o ms registros
tengan el mismo nombre, por apellido.

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo,


aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenacin de este nivel. Los
datos se ordenarn, primero, por el primer nivel de la lista, y
sucesivamente por los dems niveles en orden descendente.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa


obligatoria: Libro Manual de Office 2010 Pg. 216.

4.5.2 Utilizacin de filtros


Aplicar filtros es una forma rpida y fcil de buscar un subconjunto de
datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra slo
las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican
para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de
una consulta o un filtro) que se haya especificado para una columna.
Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

Autofiltro: que incluye filtrar por seleccin, para criterios simples

Filtro avanzado: para criterios ms complejos

A diferencia de la ordenacin, el filtrado no reorganiza los rangos. El


filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite al usuario modificar, aplicar formato,


representar en grficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad
de reorganizarlo ni ordenarlo.

Para activar la herramienta Filtro conviene estar posicionado en alguna


celda que compone el listado, de esta forma, el Excel coloca al lado de cada
nombre de campo una flecha que permite desplegar una lista.

58
Por ejemplo, si de acuerdo a este listado de empleados se desea visualizar
slo aquellos que trabajen en el sector Ventas, se debe hacer lo siguiente:

As muestra el Excel el listado una vez que se ha aplicado el Filtro.

59
Como la herramienta Filtro va a cumulando los resultados, si ahora se
activa un filtro en otra columna, el Excel slo tiene en cuenta estos tres
registros.

Por ejemplo, si slo se desea visualizar de estos tres registros cules


empleados cobran un Aguinaldo menor a $1.000, se debe hacer lo
siguiente:

60
La siguiente sera la planilla resultante al aplicar los dos filtros:

Para volver al listado original se debe hacer clic nuevamente en la


herramienta Filtro de la Cinta de Opciones.

Para ampliar sobre este tema se recomienda revisar la bibliografa


obligatoria: Libro Manual de Office 2010 Pg. 218.

4.5.3 Clculo de Subtotal


La funcin Subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi
inmediata filas con los totales de la informacin que disponemos en
nuestra hoja de clculo.

En la siguiente ventana se visualiza el ejercicio que se va a utilizar para


explicar la herramienta.

61
Lo primero que se debe realizar es ordenar nuestra lista por el campo que
deseamos cada corte de subtotal, por ejemplo en el ejercicio que se va a
resolver podra ser la carrera.

Una vez ordenado el listado por este campo, lo que se debe hacer es
seleccionar todas las celdas que formen al listado o bien posicionarse en
alguna de ellas.

Al estar seleccionados los datos, dentro de la pestaa Datos se debe


presionar el botn Subtotal, aparecer un cuadro de dilogo como el
siguiente:

Como lo que se est buscando es que se muestre la cantidad de pasantes


por carrera, se debe indicar que cada vez que cambie la carrera el Excel
utilice la funcin Cuenta y muestre la cantidad obtenida en la columna
Carrera.

Para poder realizar la actividad nro. 1 del ejercicio se debe elegir las
opciones que se observan dentro del cuadro de dilogo

La que sigue es la planilla que se obtiene como resultado:

62
Como resultado se observa que en nuestra hoja de clculo aparecen 3
cuadritos numerados del 1 al 3 del lado derecho de la hoja, esto es porque
ha agrupado las informacin de nuestro archivo en 3 niveles, una (la
nmero 1) que incluye todos los datos de nuestra hoja, la nmero2 es por
Carrera y por ltimo, la nmero 3 que nos muestra todos los datos que
tenemos.

Al hacer clic en el cuadrito marcado con el nmero 2 podemos ver que se


ocultan las lneas con datos y nos quedan slo las de subtotales, es decir, la
cuenta por Carrera:

De igual manera se puede hacer clic en el nmero 1 y se visualizar slo la


Cuenta general.

63
Para volver al listado original se debe hacer clic en el botn Quitar todos.

Resolucin Actividad Nro. 2:

64
Resolucin Actividad Nro. 3:

65
4.5 Vnculo de hojas
Visualizando la pantalla, se vuelve a reconocer que las planillas de clculos
estn compuestas por varias hojas, con slo hacer clic en una de las solapas
que muestra el nombre de cada hoja, automticamente se abre, sin perder
los datos de la hoja que estaba trabajando. Ten en cuenta que cuando
grabamos el libro, guardamos el contenido de todas las hojas.

Si quisiramos trabajar en la hoja 2, con parte de la informacin que se


encuentra en la hoja 1, para realizar nuevos clculos procederemos a su
copiado. Existen dos formas de hacerlo:

Una es copiar y posterior pegado. Para esto simplemente pintamos


los datos que queremos copiar; sin desmarcarlos, vamos al men
Editar y seleccionamos Copiar; hacemos clic en la hoja 2 y sobre la
celda en que queremos copiar los datos, procedemos a seleccionar
el men Editar y seleccionamos la opcin Pegar. Este pegado tiene
la limitacin que cuando cambiamos algn dato en la hoja 1, no se
cambia en la hoja 2.

Otra forma es la que se denomina copiado dinmico y se realiza


mediante frmula. La misma nos permite que, al cambiar un dato
de los copiados en la hoja 1, automticamente se cambia en la hoja
2. La frmula por utilizar deber estar compuesta por el signo igual,
el nombre de la hoja de donde provienen los datos que queremos
copiar, el signo de admiracin de cierre y la celda donde est el
dato, como por ejemplo =Hoja1!A14. Esto que se acaba de explicar
se denomina Vincular hojas.

Ejercicio Prctico: en el siguiente listado se debe calcular el Aguinaldo y el


Aporte correspondiente a cada empleado, dicho listado se encuentra en la
hoja Empleados del archivo. Se debe tener en cuenta que los porcentajes
correspondientes a ambos conceptos se encuentran en la hoja
Porcentajes.

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Hoja LISTADO

Hoja PORCENTAJE

Clculo de Aguinaldo

67
Clculo de Aporte

4.7 Configuracin de pgina


Si se necesita cambiar los mrgenes, tamao de papel, etc. del documento
con el que se va a trabajar, podemos hacerlo desde la pestaa Diseo de
pgina de la cinta de opciones.

En la ficha Diseo de Pgina podrs acceder a los grupos: Temas,


Configuracin de pgina, Fondo de pgina, Prrafo y Organizar.

Temas

Un tema nos permite aplicar distintos formatos sobre cada uno de los
estilos y elementos que componen la planilla. En un tema, por ejemplo, se
define que todos los ttulos sern de un determinado color, con un
determinado tamao y una determinada tipografa. Y as con todos los
estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento,

68
porque si hemos aplicado correctamente los estilos aplicarn formato por
completo con un solo clic.

Si dentro de los temas propuestos no hay ninguno que se ajuste a su gusto,


el Excel permite crear temas personalizados.

La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que ms se


aproxime a lo que buscamos, y utilizar los botones Colores, Fuentes y
Efectos que hay junto al botn Temas.

El grupo Configuracin de Pgina permite indicar los parmetros


relacionados con la hoja de trabajo en general de la planilla. En el mismo la
aplicacin permite:

Modificar los mrgenes: se puede definir a los mrgenes como el


espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una
pgina. Al cambiar los mrgenes de pgina de una planilla, cambia
el lugar donde el texto y los grficos aparecen en cada pgina.

Indicar la orientacin de las hojas que componen la planilla. Se


puede elegir entre orientacin vertical u horizontal para todo el
documento o parte del mismo. Cuando se cambia la orientacin,
tambin cambian las galeras de pginas y de portadas
prediseadas para proporcionar las pginas que tienen la
orientacin elegida.

Tamao de Papel: medida de la hoja que se va a utilizar para


imprimir).

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Bibliografa Lectura 4

Mediactive (2010) Manual de Office 2010. Buenos Aires: Alfaomega Grupo Editor.

Pea Perez, Rosario y Perez Daz, ngel (2010) Microsoft Office 2010 Todo
prctica. Buenos Aires: Alfaomega Grupo Editor

Imagen 1: http://isis.faces.ula.ve/computacion/Israel/Formulas_en_Excel.htm
Fecha acceso 24-10-2013

Fuentes consultadas

http://www.mastermagazine.info/termino/5264.php

http://exceltotal.com

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel/a/Excel-Introduccion-Y-Sus-Funciones-
Basicas.htm

http://msdn.microsoft.com/es-es/library/ms159640(v=sql.90).aspx

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/subtotales-funcion-subtotales-
HP010342929.aspx

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