Modelo Acta de Constitucin

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Acta de Constitucin
del Proyecto
Picnic Land
Fecha: 29/03/17

Carlos Augusto Rojas Ruiz modelo para ctedra segmento educativo

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Informacin del Proyecto

Datos

Empresa / Organizacin Picnic Land

Proyecto
Fecha de preparacin
Cliente
Patrocinador principal
Gerente de Proyecto
Transformar el concepto de picnic y llevarlo
al alcance de todos, brindando el servicio de
acompaamiento para todos los eventos de
celebraciones ya sea para personas naturales
o juridicas
18 Marzo de 2017
Todas las personas que deseen celebrar sus
fechas importantes
Lizeth Diaz Benavides
Lizeth Diaz Benavides

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departam Rama ejecutiva

ento / (Vicepresidencia)
Divisin
Lizeth Diaz Jefe de Comercial Mercadeo y publicidad
Benavides mercadeo

Propsito y Justificacin del Proyecto

Propsitos:
Dar a conocer un producto que pace la etapa de introduccin al
mercado luego tenga un crecimiento y llegue a su etapa de madurez
brindando confianza a los clientes potenciales, la comunidad, los
empleados y el gobierno. Hacer de la empresa una empresa pionera en
el mercado.
Justificacin:
Este proyecto da la posibilidad de experimentar la experiencia de
picnic en cualquier tipo de celebracin ya sean cumpleaos, baby
shower, despedidas de soltera, bautizos, reuniones familiares,
integraciones de empresas, entre otros eventos que harn de ese da
especial, aun mas especial, este mercado a pesar de tener tanta oferta
la demanda es muy grande ya que todos queremos celebrar ese da
especial.

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Descripcin del Proyecto y Entregables

1. Reuniones. Se realizar una reunin semanal presencial: Los lunes de 5:00

pm a 7:00 pm en un sitio designado por la lder del grupo con anterioridad,
con fin de hacer seguimiento al proyecto.
2. Comunicacin. La comunicacin oficial se realizar a travs del correo
electrnico el cual debe enviarse con copia a todos los miembros del grupo.
3. Mecanismo de toma de decisiones: Algunas decisiones se toman entre todos,
por medio de un consenso de grupo. Si un integrante NO se encuentra en el
momento de una reunin en donde hay consenso, se aprobar la decisin
tomada, deber aceptar y cumplir las decisiones que all se hayan tomado.
En caso de que la decisin que se debe tomar dependa en gran medida de la
persona ausente, el lder del grupo tendr la autoridad si as lo considera de
aplazar la decisin para la siguiente reunin.
4. Reporte de tareas. Compromiso de tener el avance de las tareas de cada
integrante los lunes antes de la reunin. El lunes en la reunin el lder del
proyecto har el seguimiento respectivo. Una vez culminada la tarea
asignada, cada miembro debe subir la tarea al repositorio del grupo y enviarle
la notificacin al lder de planeacin, para que realice el registro de
cumplimiento y ste informar al lder de calidad para que realice el control
de calidad y con el visto bueno de ste se envi la notificacin al lder del
grupo para que reporte las tareas y stas sean revisadas por el monitor y el
profesor de la asignatura.
5. Calidad de documentos: Todos los documentos generados deben ser
aprobados por el lder de calidad y luego revisados por la lder del grupo
antes de ser entregados o publicados.
6. Resolucin de conflictos: Si se presentan conflictos entre dos o ms personas
se podrn escalar al lder del equipo el cual podr personalmente intentar
solucionarlo, o podr ponerlo como un punto de la agenda de la reunin
semanal.

Requerimientos de alto nivel

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Requerimientos del producto

Al brindar servicios para una reunin de personas dentro las

expectativas del cliente es preciso dar seguridad en cuanto a la
alimentacin, maquinas empleadas, lugar de dichas reuniones. Los
productos a presentar deben dar todas las seguridades de calidad.
Como requerimiento tcnico es importante comprar una maquina o
fuente chocolatera de manejo industrial as como mquina para hacer
algodn de azcar.

Requerimientos del proyecto

Un requerimiento principal es adquirir un lugar para la elaboracin y

almacenamiento de productos, y almacenamiento de la maquinaria ya
adquirida

Objetivos
Objetivo Indicador
de xito
CUMPLIMI
Alcance: ENTO %

El alcance del proyecto incluye brindar acompaamiento y

herramientas que permitan festejar las fechas especiales con
seguridad, calidad y con un ambiente nico como lo es un picnic, el
alcance del producto se limita a los gustos y preferencia de los
clientes

Objetivo
Organizacin de Eventos
Buscar oportunidades de ahorro de costes
Cronograma (Tiempo)

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Objetivo Indicador
de xito
Costo
presupuesto global del proyecto
egresos Ingresos
maquina invercion $
fuente de $ inicial 2.000.000,00
chocolate tipo 300.000,00
industrial
maquina
algodn de $
azucar tipo 400.000,00
industrial
materiales( ute
ncilios,
$
manteles,
500.000,00
material
decorativo, etc
$
publicidad
200.000,00
$
imprevistos
600.000,00
$ $
2.000.000,00 2.000.000,00
Calidad
Los productos a ofrecer son alquiler asistido de maquinarias para
amenizar los festejos
Los servicios que se ofrecern son planificar, organizar y
desarrollar eventos que tienen como temtica principal picnic.

Otros

Premisas y Restricciones
Como restriccin principal del servicio es no cambiar la temtica de la
empresa como riesgo que al alquilarla maquinaria, el mal manejo las
dae y se acorte la vida til de dicha maquinaria.
Depende del lugar donde se lleven los servicio varia el precio del
producto o servicio ya que requiere de transporte de personal,
maquinaria, decoracin etc, al lugar deseado
Como riesgo esta que el estudio hecho en el mercado no sea preciso y
el servicio o producto no tenga el impacto esperado
Como restriccin est el presupuesto inicial ya que el valor del dlar o
factores externos econmicos pueden variar el precio o coste de la

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maquinaria que se va a adquirir

Una premisa radica en la bsqueda de personal adecuado, es decir se
necesitan personas capacitadas, y muy dinmicas dispuestas y atentas
al trabajo, personas con mucho carisma

Riesgos iniciales de alto nivel

RIESGO PRIORIDAD IMPACTO PROBABILIDAD DESCRIPCIN PLANES DE

CONTINGENCIA

Falta de Es posible que Se le preguntar a cada

equid todos los miembro que tanta
ad en miembros del experiencia y
cuant grupo no conocimiento tiene
o al cuenten con la en los diferentes
conoci misma lenguajes utilizados,
mient experiencia y con el fin de asignar
o de conocimiento tareas de acuerdo a
los de los los conocimientos,
lengu lenguajes y destrezas y
ajes y herramientas habilidades de cada
3 Medio Alta
herra utilizadas. Si persona. Si alguno
mient esto sucede, de los integrantes
as el tiempo de tiene un alto
utiliza desarrollo en conocimiento de
das general puede alguna de las
incrementarse herramientas, el
significativam lder evaluar la
ente. conveniencia de
programar sesiones
de entrenamiento
de las herramientas.

Problemas 4 Medio Baja Se debe considerar Intentar adquirir lo mas

tcnic la posibilidad antes posible
os de que se maquinaria de
presenten contingencia.
problemas
tcnicos como
fallas en las
maquinas, o
falta de
suministros

Problemas 2 Alto Baja Los problemas de El lder del grupo debe

de comunicacin dar participacin a
Comu dentro del los miembros del
nicaci grupo, pueden grupo en cada
n provocar una reunin, con el fin
baja en la de conocer los
productividad diferentes puntos de
e vista de cada
incumplimient persona y que se
o de las establezca un

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tareas del dilogo sano y

proyecto y por amigable. Los
ende de los acuerdos y
objetivos del responsabilidades
grupo. deben ser
comunicadas a
todos los
integrantes del
grupo, con el fin de
evitar malos
entendidos. Si el
lder detecta que un
integrante del grupo
tiene alguna
dificultad o existe
alguna rivalidad, se
debe hablar con
cada persona y
tratar de resolver los
conflictos en el
menor tiempo
posible.

Lista de Interesados (stakeholders)

Nombre Alcance Comunicacin
gerente del Capacidad para Principales actividades:
proyecto identificar riesgos
Lizeth Diaz y tomar Motivar lo miembros de equipo para
decisiones que realicen sus tareas.
objetivamente.
Velar porque cada semana se genere el
Propender por reporte semanal del proyecto.
explotar las
Guiar al equipo en la asignacin de
habilidades de
tareas y resolucin de problemas.
cada miembro
del equipo en pro Actuar como facilitador y coordinador en
del las reuniones del equipo.
cumplimiento de
los objetivos
definidos.
Lder mercadeo y Dirigir y guiar al Principales actividades:
publicidad Ines equipo en la
teles Guiar al equipo en la produccin de una

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Nombre Alcance Comunicacin

definicin, estrategia de desarrollo.
diseo,
desarrollo y Liderar el equipo para producir un
publicidad del estimado preliminar en tamao y tiempo
producto. de los productos a elaborar.

Liderar el equipo para producir un

diseo de alto nivel.

Lder de Producir un plan de calidad para el

produccin Apoyar al equipo proyecto.
Lorena andrade en la definicin
de un plan de Advertir oportunamente de los defectos
Apoyar al equipo calidad, y un de calidad encontrados.
en la definicin de seguimiento a la Establecer estndares y velar por el
un plan de calidad, calidad del cumplimiento de los mismos.
y un seguimiento a proceso y del
la calidad del producto. Revisar y aprobar todos los productos
proceso y del generados antes de publicarlos.
producto.
Registrar todas las reuniones del
equipo.

Requisitos de aprobacin del proyecto

Se autoriza al lder del proyecto para que en cualquier momento solicite al cliente
cualquier documento que sea vital para el desarrollo del proyecto, por su parte el
cliente se compromete a hacer entrega del mismo a la mayor brevedad posible
con el fin de no impactar el desarrollo del proyecto mismo.

El lder del proyecto se hace responsable por la elaboracin del plan de proyecto
que incluye una descripcin de las tareas a realizar, la agenda o cronograma de
desarrollo de las mismas, el presupuesto con su respectivo plan de gastos, la
asignacin de recursos, el plan de administracin de riesgos y el plan de calidad.

Asignacin del Gerente de Proyecto y nivel de autoridad

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Gerente de Proyecto

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

Divisin (Vicepresidencia)
Lizeth Diaz Gerente Gerencia Gerente
Benavides generalde

Niveles de autoridad

rea de autoridad Descripcin del nivel de autoridad

Decisiones de personal (Staffing)
Gestin de presupuesto y de sus
variaciones
Decisiones tcnicas
Resolucin de conflictos
Es responsabilidad del gerente la
contratacin, capacitacin de los futuros
empleados
Cada rea har el prepuesto y se
socializara y evaluar peridicamente
Las decisiones tcnicas se tomaran
segn el rea, y se hara aprobacin por
el gerente
Si se presentan conflictos entre dos o
ms personas se podrn escalar al lder
del equipo el cual podr personalmente
intentar solucionarlo, o podr ponerlo
como un punto de la agenda de la
reunin semanal.

Personal y recursos preasignados

Recurso Departamento / Rama ejecutiva
Divisin (Vicepresidencia)
Ines teles Mercadeo y Comercial
publicidad
Lorena Andrade Produccin y Comercial
control de calidad

Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma
Lizeth Diaz Benavides
29-03.2017

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